UPUTSTVOO RADU TREZORA GRADA SUBOTICE ("Sl. list grada Subotice", br. 59/2020) |
Uputstvom o radu trezora Grada Subotica (u daljem delu Uputstvo) reguliše se postupak izvršenja budžeta, budžetsko računovodstvo i izveštavanje, interna kontrola finansijskih transakcija grada Subotica i sadržina obrazaca koji se koriste u poslovanju trezora grada Subotica za Glavnu knjigu trezora.
Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora su:
1. Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora kod direktnih korisnika (u daljem tekstu: budžetski izvršilac) su:
- rukovodioci organa i službi grada,
- zamenici rukovodioca organa i službi grada,
- lica ovlašćena za odobravanje isplate i podnošenje zahteva za plaćanje i
- lica ovlašćena za kontrolu i overu tačnosti knjigovodstvenih isprava na osnovu kojih se podnose zahtevi.
2. Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora u Sekretarijatu za finansije (u daljem tekstu: izvršilac trezora) su:
- sekretar Sekretarijata za finansije i Zamenik Sekretara Sekretarijata za finansije i
- lice koje po sistematizaciji vrši poslove kontrole i overavanja zahteva za plaćanje, poslove odobravanja plaćanja i lice koje neposredno vrši poslove izvršenja rashoda i izdataka sa konsolidovanog računa trezora.
3. Naredbodavac za izvršenje budžeta - Gradonačelnik.
Izvršenje budžeta
Aproprijacije i preuzimanje obaveza
Aproprijacija je od strane Skupštine grada Odlukom o budžetu grada, dato ovlašćenje Gradonačelniku za trošenje javnih sredstava do određenog iznosa i za određene namene za budžetsku godinu.
Obaveze koje preuzima direktni, odnosno indirektni korisnik budžetskih sredstava moraju odgovarati aproprijaciji odobrenoj za tu namenu tom korisniku za budžetsku godinu.
U roku od 15 dana od dana stupanja na snagu odluke o budžetu, direktni korisnici budžetskih sredstava koji su, u budžetskom smislu, odgovorni za indirektne korisnike budžetskih sredstava, vrše raspodelu sredstava indirektnim korisnicima u okviru svojih odobrenih aproprijacija, i o tome obaveštavaju svakog indirektnog korisnika.
Direktni korisnici, preko kojih se vrši finansiranje indirektnih budžetskih korisnika, mogu da vrše raspodelu samo u okviru budžetom odobrenih aproprijacija.
Funkcioner, odnosno rukovodilac budžetskog korisnika je odgovoran za zakonitu, namensku i ekonomičnu upotrebu sredstava.
Pre preuzimanja obaveza, direktni i indirektni korisnici budžeta grada dužni su da obaveste Sekretarijat za finansije Gradske uprave o nameri preuzimanja obaveze podnošenjem Zahteva za preuzimanje obaveze korisnika budžetskih sredstava u skladu sa odobrenim aproprijacijama i planom izvršenja budžeta (kvote).
Obrazac Zahtev za preuzimanje obaveze korisnika budžetskih sredstava je propisan ovim Uputstvom i čini njegov sastavni deo.
Izuzetno, direktni i indirektni korisnici mogu preuzeti obaveze po ugovoru koji se odnosi na kapitalne izdatke i zahteva plaćanje u više godina podnošenjem pismenog zahteva Sekretarijatu za finansije, a najviše do iznosa iskazanih u planu kapitalnih izdataka, na osnovu kojeg Sekretarijat za finansije izrađuje predlog za preuzimanje obaveza koje zahtevaju plaćanje u više godina, na koji saglasnost daje Gradonačelnik.
Preuzete obaveze čiji je iznos veći od iznosa sredstava predviđenog budžetom ili koje su nastale u suprotnosti sa zakonom ili drugim propisom, ne mogu se izvršavati na teret konsolidovanog računa trezora grada.
Ukoliko se naknadno utvrdi da za izvršenje određenog plaćanja nije postojao pravni osnov, direktni korisnik budžetskih sredstava obavezan je da odmah zatraži povraćaj sredstava u budžet.
Ne može se vršiti plaćanje koje nije odobreno u budžetu.
Ukoliko nastupe okolnosti gde je neophodan veći iznos sredstava za budžetskog korisnika od utvrđenog Odlukom o budžetu, isti podnosi Inicijativu - Zahtev za promenu aproprijacije Sekretarijatu za finansije koje daje predlog, a Rešenje o promeni aproprijacije donosi Gradonačelnik.
Direktni i indirektni korisnici budžetskih sredstava Grada Subotica, pre najavljivanja novih obaveza, dužni su da prijave preuzete, a neizvršene obaveze iz prethodne budžetske godine, na obrascu propisanom ovim uputstvom.
Zahtev direktnog budžetskog korisnika za plaćanje
U skladu sa usvojenim planom korišćenja aproprijacija - finansijskim planovima direktni budžetski korisnik podnosi naredbodavcu zahtev za plaćanje na odobrenje i overu.
Direktni budžetski korisnik je obavezan da vodi Registar podnetih zahteva za plaćanje u koji će hronološkim redom upisivati sve podnete zahteve za prenos sredstava.
Zahtev za plaćanje se podnosi na propisanom obrascu: ZPD - Zahtev za plaćanje - prenos po dokumentu, zajedno sa pratećom originalnom dokumentacijom o nastaloj poslovnoj promeni (u daljem tekstu: Knjigovodstvena isprava).
U slučaju javne nabavke direktni korisnik uz zahtev za plaćanje za nabavku dobara, usluga i radova (javne nabavke), podnosi dokumentaciju kojom potvrđuje da je postupak javne nabavke sproveden u skladu sa propisima kojima se uređuje postupak javnih nabavki, i to: Ugovor o javnoj nabavci, Izveštaj o dodeli Ugovora o javnoj nabavci pod uslovima predviđenim propisima kojima se uređuje postupak javnih nabavki.
Direktni korisnici zahtev za plaćanje grupišu prema propisanim klasifikacijama (organizaciona, funkcionalna, programska i ekonomska klasifikacija).
Direktni korisnik je obavezan da vodi Registar podnetih zahteva za plaćanje u koji će hronološkim redom upisivati sve podnete zahteve za plaćanje.
Zahtevi za plaćanje se popunjavaju na obrascu ZPD koji je sastavni deo ovog Uputstva, a podnose se Naredbodavcu na odobrenje.
Nakon odobrenja i overe podneti zahtev se zavodi u Knjigu evidencije Rešenja o odobrenim zahtevima za plaćanje i dostavlja se Sekretarijatu za finansije.
Zahtev za plaćanje po dokumentu (Obrazac - ZPD) sadrži:
- naziv direktnog korisnika budžetskih sredstava (JBBK),
- razdeo,
- glavu,
- naziv organizacione jedinice direktnog korisnika,
- programsku klasifikaciju,
- funkciju,
- broj popisa akata,
- broj zahteva i datum podnošenja,
- iznos sredstava za isplatu,
- način plaćanja,
- osnov plaćanja (broj i datum dokumenta),
- naziv dobavljača/korisnika,
- šifru programa,
- poziciju,
- ekonomsku klasifikaciju (na šestom nivou),
- izvor finansiranja,
- overu od strane budžetskog izvršioca,
- broj Rešenja naredbodavca i
- overu od strane naredbodavca.
Zahtev direktnog korisnika za prenos sredstava
Direktni budžetski korisnik Gradska uprava preko organizacionih jedinica - Sekretarijata preuzima zahteve od indirektnih korisnika, zavode ih u Registar primljenih zahteva, kontroliše da li su u skladu sa Odlukom o budžetu i planom korišćenja aproprijacija - finansijskim planom, da li je sproveden postupak javnih nabavki, da li je dokumentacija ispravna sa formalne, računske i suštinske strane, te ukoliko je dokumentacija ispravna, popunjava odgovarajući Zahtev za prenos sredstava indirektnom korisniku (obrazac ZPS-IK), overava ga svojim potpisom, kompletira ga sa zahtevom indirektnog korisnika i prosleđuje Naredbodavcu za odobrenje prenosa sredstava.
Indirektni korisnik mora blagovremeno podnositi zahteve, kako bi obaveze izvršili u primerenom roku.
Ukoliko zahtev indirektnog korisnika nije uredan, direktni korisnik ne odobrava zahtev i vraća ga indirektnom korisniku na dopunu.
Zahtevi za prenos sredstava indirektnom korisniku se popunjavaju na obrascu ZPS-KI koji je sastavni deo ovog Uputstva, a podnose se Naredbodavcu na odobrenje.
Nakon odobrenja i overe podneti zahtev se zavodi u Knjigu evidencije Rešenja o odobrenim zahtevima za plaćanje i dostavlja se Sekretarijatu za finansije.
Zahtev za prenos sredstava indirektnom korisniku (Obrazac ZPS-IK) sadrži:
- naziv direktnog korisnika budžetskih sredstava (JBBK),
- razdeo,
- glavu,
- naziv organizacione jedinice direktnog korisnika,
- programski klasifikaciju,
- funkciju,
- naziv indirektnog korisnika (JBBK),
- broj računa indirektnog korisnika i PIB,
- broj popisa akata,
- broj zahteva i datum podnošenja,
- iznos sredstava za isplatu,
- osnov plaćanja (broj i datum dokumenta),
- ekonomsku klasifikaciju (na šestom nivou),
- šifru programa,
- poziciju,
- izvor finansiranja,
- rok plaćanja,
- overu od strane budžetskog izvršioca,
- broj Rešenja naredbodavca i
- overu od strane naredbodavca.
Sekretarijat za finansije - Služba za trezor, budžetsko planiranje i izveštavanje vrši prijem, zavođenje i kontrolu zahteva, proverava da li postoji kompletna dokumentacija, da li je zahtev potpisan od strane direktnog budžetskog korisnika. Ukoliko zahtev ne sadrži sve potrebne elemente vraća ga direktnom budžetskom korisniku i zavodi u evidenciju odbijenih zahteva. Ukoliko je zahtev uredan, popunjava se Nalog za plaćanje po dokumentu i/ili Nalog za prenos sredstava po dokumentu, ovlašćena lica ga potpisuju i prosleđuje se nadležnom licu za poslove likvidature radi plaćanja odnosno prenosa odobrenih sredstava iz budžeta. Ukoliko se ne odobri zahtev od strane nadležnog lica budžetskog izvršioca u Sekretarijatu za finansije, zahtev se vraća direktnom budžetskom korisniku uz obrazloženje.
Sekretarijat za finansije dužno je da organizuje evidenciju svih primljenih zahteva, odnosno da vodi Registar primljenih zahteva.
Sekretarijat za finansije - Služba za trezor, budžetsko planiranje i izveštavanje odobrava dnevno overene zahteve za plaćanje kada utvrdi:
- da je masa sredstava za dnevnu isplatu u skladu sa raspoloživim sredstvima na konsolidovanom računu budžeta,
- da su zahtevi u skladu sa Odlukom o budžetu i
- da zahtevi predstavljaju efikasnu i svrsishodnu upotrebu novčanih sredstava budžeta.
Overeni i odobreni zahtevi za plaćanje izvršavaju se u skladu sa zakonskim rokovima za izmirenje obaveza, a u skladu sa raspoloživim sredstvima budžeta.
Izuzetno iz stava 1. ovog člana mogu se odobriti vanredni zahtevi za plaćanje koji su iznad kvartalnog plana za plaćanje ili prenos sredstava, ukoliko se oceni da bi njihovo neizvršavanje imalo štetne posledice za funkcionisanje i rad direktnog budžetskog korisnika, uz saglasnost Gradonačelnika.
Nakon plaćanja, dokumentacija se upućuje Službi za računovodstvo na knjiženje, a direktni korisnik se obaveštava o sprovedenom plaćanju prethodnog dana.
Procedura za prestrukturiranje pozicija
U slučaju da se u toku godine obim poslovanja ili ovlašćenja direktnog korisnika budžetskih sredstava promeni, iznos aproprijacija izdvojenih za aktivnosti tog korisnika mogu se uvećati, odnosno smanjiti na teret ili u korist tekuće budžetske rezerve.
Inicijativu za korišćenje tekuće budžetske rezerve podnosi direktni budžetski korisnik Sekretarijatu za finansije, a koje daje predlog Gradonačelniku za donošenje Rešenja o korišćenju tekuće budžetske rezerve.
Direktni korisnik budžetskih sredstava, uz odobrenje Sekretarijata za finansije, može izvršiti preusmeravanje aproprijacija odobrenih na ime određenog rashoda u iznosu određenom Zakonom o budžetskom sistemu.
Ako u toku godine dođe do promene okolnosti koja ne ugrožava utvrđene prioritete unutar budžeta, Gradonačelnik donosi odluku da se iznos aproprijacije koji nije moguće iskoristiti, prenese u tekuću budžetsku rezervu i može se koristiti za namene koje nisu predviđene budžetom ili za namene za koje sredstva nisu predviđena u dovoljnom obimu.
Preusmeravanje aproprijacija iz stava 3. i 4. odnose se na aproprijacije iz prihoda iz budžeta, dok se iz ostalih izvora mogu menjati bez ograničenja.
Izuzetno, u slučaju da se budžetu Grada iz drugog budžeta (Republike, Pokrajine, druge opštine) opredele aktom namenska transferna sredstva, uključujući i namenska transferna sredstva za nadoknadu šteta usled elementarnih nepogoda, kao i u slučaju ugovaranja donacije, čiji iznosi nisu mogli biti poznati u postupku donošenja ove odluke, Sekretarijat za finansije na osnovu tog akta otvara odgovarajuće aproprijacije za izvršenje rashoda po tom osnovu.
Sredstva stalne budžetske rezerve koriste se u otklanjanju posledica vanrednih okolnosti, kao što su zemljotres, poplava, suša, požar, klizišta, snežni nanosi, grad, životinjske i biljne bolesti, ekološka katastrofa i druge elementarne nepogode, odnosno drugih vanrednih događaja, koji mogu da ugroze život i zdravlje ljudi ili prouzrokuju štetu većih razmera.
Rešenje o upotrebi sredstava stalne budžetske rezerve donosi Gradsko veće, na predlog Sekretarijata za finansije.
Finansijska kontrola kod direktnih korisnika budžetskih sredstava
Unutrašnja, odnosno interna kontrola je organizovana kao sistem postupaka i odgovornosti svih lica uključenih u transakcije i poslovne događaje kod direktnih i indirektnih budžetskih korisnika.
Funkcioner odnosno rukovodilac organa i službi grada organizuje finansijski nadzor u okviru svojih nadležnosti.
Budžetski izvršilac kod direktnog budžetskog korisnika odgovoran je za unutrašnju kontrolu svojih transakcija i poslovnih događaja, kao i transakcija i poslovnih događaja indirektnog budžetskog korisnika koji je u njegovoj nadležnosti.
Budžetski izvršilac je dužan da se prilikom nabavke robe i usluga pridržava odredbi Zakona o javnim nabavkama i drugih podzakonskih akata koji regulišu ovu oblast.
Direktni budžetski korisnik ne može da stvara dužničko-poverilačke odnose, odnosno obaveze na teret budžeta grada Subotica za rashode koji nisu u njegovoj nadležnosti, kao ni za rashode koji su iznad iznosa sredstava odobrenih finansijskim planom za izvršenje budžeta.
Funkcioner odnosno rukovodilac organa i službi grada odgovoran je za preuzete obaveze na teret konsolidovanog računa trezora.
Budžetski izvršilac kod direktnog budžetskog korisnika nakon prijema knjigovodstvene isprave o nastalim obavezama i rashodima na teret budžeta kontrolom utvrđuje njihovu potpunost, istinitost, računsku tačnost i zakonitost.
Kod obaveza za izvršenu nabavku robe, ili izvršenu uslugu, budžetski izvršilac proverava da li je usluga obavljena, odnosno da li je roba isporučena. Budžetski izvršilac vrši pismenu evidenciju, odstupanja računa od stvarno realizovane robe, ili izvršene usluge. Evidencija sadrži podatke o navedenim odstupanjima, čime se obezbeđuje da se isprava kojom je stvorena obaveza prema dobavljaču uskladi sa stvarnom vrednošću primljene robe, ili izvršene usluge.
Budžetski izvršilac vodi registar zahteva za plaćanje i knjigovodstvenih isprava kojima su stvorene obaveze na teret budžetskih sredstava. U registar se hronološkim redom zavode svi dati zahtevi za plaćanje i knjigovodstvene isprave na osnovu kojih se podnosi zahtev za plaćanje tako što se upisuje: broj zahteva, naziv dobavljača, vrsta i datum dokumenta, datum prijema dokumenta, datum dospeća plaćanja i datum izvršenog plaćanja.
Obaveze po osnovu dužničko-poverilačkih odnosa budžetskog korisnika izmiruju se u roku dospeća za plaćanje utvrđenog knjigovodstvenom ispravom.
Ukoliko je plaćanje izvršeno avansno (na osnovu predračuna, profakture i dr.) direktni budžetski korisnik je dužan da preuzme plaćenu robu i obezbedi validnu knjigovodstvenu ispravu (fakturu, račun) u roku od sedam dana od dana izvršenog plaćanja.
Direktnom budžetskom korisniku koji ne izvrši preuzetu obavezu plaćanja, bez opravdanog razloga, uputiće se budžetska inspekcija u kontrolu.
Budžetski izvršilac kod direktnog budžetskog korisnika može da overi zahtev za plaćanje sa konsolidovanog računa trezora za kupljenu robu, odnosno izvršene usluge tek nakon što je utvrdio:
a) da li postoji dovoljno raspoloživog prava za potrošnju na poziciji na čiji teret treba da se izvrši plaćanje,
b) da je pravno ili fizičko lice dostavilo robu ili izvršilo uslugu,
v) da je pravno ili fizičko lice ispostavilo validnu knjigovodstvenu ispravu za prodatu robu odnosno izvršenu uslugu,
g) da knjigovodstvena isprava sadrži podatke o nazivu pravnog ili imenu fizičkog lica kome se vrši plaćanje, kao i broj žiro računa pravnog, odnosno fizičkog lica čime se obezbeđuje obavljanje vršenja plaćanja stvarnom izvršiocu i
d) da su svi iznosi i obračuni tačni.
Izuzetno budžetski izvršilac može da overi zahtev za plaćanje i na osnovu knjigovodstvene isprave kojom se stvara obaveza na teret konsolidovanog računa trezora i pre prijema robe ili usluge, uz obrazloženje razloga za avansno plaćanje koje se zajedno sa zahtevom dostavlja na plaćanje.
Pre odobravanja zahteva za plaćanje, odgovorno lice direktnog budžetskog korisnika za odobravanje ceni da li navedeni izdatak predstavlja efikasnu i svrsishodnu upotrebu novčanih sredstava budžeta i da li je u funkciji rada resora i oblasti za koju je direktni budžetski korisnik zadužen.
Budžetsko izveštavanje
Finansijsko izveštavanje
Analizu primanja i izvršenih plaćanja sa konsolidovanog računa trezora Sekretarijat za finansije dostavlja mesečno Gradonačelniku.
U cilju izveštavanja Gradonačelnika i Skupštine grada, Sekretar Sekretarijata za finansije, ukoliko oceni da su mu potrebni dodatni podaci, može iste zatražiti od direktnog budžetskog korisnika.
Periodični izveštaji Sekretarijata za finansije
Tokom fiskalne godine Sekretarijat za finansije podnosi izveštaje Gradonačelniku i Skupštini grada.
U Sekretarijatu za finansije pripremaju se sledeći izveštaji:
- Izveštaj o mesečnom ostvarenju budžeta u kom se prikazuju mesečni prihodi i primanja i rashodi i izdaci po organizacionoj, programskoj, funkcionalnoj i ekonomskoj klasifikaciji budžeta,
- Periodični izveštaji (šestomesečni i devetomesečni) o ostvarenju budžeta kojima se prikazuje opšti proces izvršenja budžeta i
- Ostali finansijski izveštaji, prema potrebama i zahtevima.
Izveštavanje trezora od strane direktnih budžetskih korisnika
Rukovodilac direktnog korisnika najkasnije do 15. u mesecu dostavlja kvartalne izveštaje o izvršenju finansijskih planova (obrazac broj 5) indirektnih korisnika koji su u njegovoj nadležnosti, kao i konsolidovani izveštaj o izvršenju budžeta u nadležnosti Sekretarijata.
Budžetski izvršilac kod direktnog budžetskog korisnika dužan je da do 1. marta obezbedi završne izveštaje o primanjima i izdacima prethodne fiskalne godine svojih indirektnih korisnika i da ih najkasnije do 31. marta dostavi Sekretarijatu za finansije radi izrade konsolidovanog završnog računa budžeta.
Sekretarijat za finansije sastavlja nacrt konsolidovanog završnog računa budžeta grada Subotica i podnosi ga najkasnije do 30. aprila naredne godine Gradskom veću grada Subotica na usvajanje.
Usvojen nacrt završnog računa od strane Gradskog veća grada Subotica dostavlja se kao predlog Skupštini grada na usvajanje najkasnije do 01. juna, a koja ga treba usvojiti najkasnije do 30. juna, nakon čega se isti dostavlja Ministarstvu finansija.
Budžetski izvršilac direktnog budžetskog korisnika dužan je da vodi evidenciju podataka, na način propisan ovim uputstvom, uključujući i evidenciju dokumenata, registara, pismenih izveštaja i elektronskih podataka, koje se odnose na finansijske zadatke i aktivnosti, kao i da obezbedi da su ti podaci, na zahtev budžetske inspekcije i revizije, dostupni za pregled.
Sadržaj i vođenje glavne knjige
Glavna knjiga trezora sadrži sve transakcije i poslovne događaje, prihode i primanja, rashode i izdatke, stanje i promene na imovini, obavezama i izvorima finansiranja. U glavnoj knjizi trezora vodi se posebna evidencija za svakog direktnog budžetskog korisnika.
Glavna knjiga trezora i glavna knjiga direktnih i indirektnih budžetskih korisnika u okviru glavne knjige trezora vode se u skladu sa Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem.
Do gašenja računa indirektni korisnici vode svoju glavnu knjigu.
Direktni i indirektni korisnici budžetskih sredstava sačinjavaju pregled svih preuzetih, a neizmirenih obaveza koje će isplatiti na teret aproprijacija tekuće godine.
Pregled ovih neizmirenih obaveza dostavlja se najkasnije do 31. januara Sekretarijatu za finansije, radi evidentiranja u glavnoj knjizi trezora direktnog budžetskog korisnika.
Otvaranje podračuna za pojedine vrste prihoda
Na zahtev direktnog i indirektnog budžetskog korisnika u okviru konsolidovanog računa trezora mogu se otvoriti podračuni:
- za prihode ostvarene iz izvornih aktivnosti direktnih korisnika i
- za prihode ostvarene od donacija i namenskih transfernih sredstava.
Nalog o otvaranju podračuna donosi lice koje je ovlašćeno od strane Gradonačelnika.
Zatvaranje podračuna vrši se na osnovu zahteva direktnog ili indirektnog budžetskog korisnika ili po službenoj dužnosti.
Podračun čini integralni deo konsolidovanog računa trezora.
Direktni i indirektni budžetski korisnik sredstva sa podračuna može koristiti isključivo za namene planirane budžetom i godišnjim finansijskim planom.
Sve odredbe ovog Uputstva vezane za izvršenje budžeta, budžetsko računovodstvo i izveštavanje, kontrolu finansijskih transakcija i budžetsko knjigovodstvo primenjuje se i na izvršavanje rashoda i izdataka sa ovih podračuna.
Glavna knjiga podračuna je sastavni deo glavne knjige trezora.
Kršenje ovog uputstva od strane budžetskih izvršilaca smatra se težom povredom radne obaveze. Sekretari Sekretarijata Gradske uprave će, ukoliko to oceni neophodnim, o izvršenim povredama radne obaveze obavestiti Načelnika gradske uprave i Gradonačelnika.
Ovog uputstva se moraju pridržavati i svi zaposleni koji učestvuju u procesu nastanka i realizacije poslovnih događaja.
Danom početka primene ovog uputstva prestaje da važi Uputstvo o radu trezora grada Subotice ("Službeni list grada Subotica" broj 2/16).
Član 36
Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Subotica".
Obrasce, koji su sastavni deo ovog uputstva, objavljene u "Sl. listu grada Subotice", br. 59/2020, možete pogledati OVDE
Redakcija je zadržala numeraciju članova kako je objavljeno u "Sl. listu grada Subotice", br. 59/2020.