PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE I NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE("Sl. list grada Bora", br. 21/2021) |
Ovim pravilnikom o bližem uređenju postupka javne nabavke u Pravobranilaštvu grada Bora (u daljem tekstu: pravilnik) bliže se uređuje procedura planiranja nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki i izvršenje ugovora unutar Pravobranilaštva grada Bora (u daljem tekstu: Naručilac).
Pravilnikom se uređuju učesnici, odgovornosti, način obavljanja poslova javnih nabavki u skladu sa zakonom kojim se uređuju javne nabavke (u daljem tekstu: Zakon), a naročito se uređuje način planiranja nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci kao i sva druga bitna i značajna pitanja.
Pravilnikom se uređuju i javne nabavke dobara, pružanje usluga ili ustupanje izvođenja radova, koje su, shodno članu 11.-15. i članu 27. Zakona izuzete od primene zakona (u daljem tekstu: nabavke na koje se zakon ne primenjuje).
Ovaj pravilnik je namenjen Pravobranilaštvu grada Bora koji je, u skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, uključeni u planiranje nabavki, sprovođenje postupaka javnih i drugih nabavki, izvršenje ugovora i kontrolu javnih nabavki.
Naručilac je Pravobranilaštvo grada Bora.
Javna nabavka je nabavka dobara, usluga ili radova od strane naručioca, na način i pod uslovima propisano Zakonom i ovim Pravilnikom.
Nabavka na koju se Zakon ne primenjuje je nabavka koja je izuzeta od primene Zakona, odnosno nabavka dobara, usluga i radova koji su takođe potrebni za obavljanje delatnosti, a na koju se ne primenjuju odredbe Zakona, pod uslovima definisanim ovim Pravilnikom i načelima Zakona.
Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje je godišnji plan nabavki naručioca koji čine nabavke koje su izuzete iz primena Zakona i sprovode se po pravilima definisanim ovim Pravilnikom, u skladu sa načelima Zakona.
Privredni subjekat je svako lice ili grupa lica koja na tržištu nude dobra, usluge ili radove.
Ponuđač je privredni subjekt koji je podneo ponudu.
Administrator je lice koje se kod naručioca prvo registruje na Portal javnih nabavki (u daljem tekstu: Portal), kome Portal automatski dodeljuje administratorska prava unutar naručioca i koje može da izvršava sve radnje na Portalu koje su namenjene i koje sprovodi naručilac kao korisnik Portala.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj formi između naručioca i ponuđača u skladu sa sprovedenim postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Dokumentacija o nabavci je svaki dokument u kome se opisuju ili utvrđuju elementi nabavke ili postupka, a koji uključuje javni poziv, prethodno informativno ili periodično indikativno obaveštenje u slučaju kada se ono koristi kao javni poziv, obaveštenje o uspostavljanju sistema kvalifikacije, opisnu dokumentaciju i konkursnu dokumentaciju.
Konkursna dokumentacija je dokumentacija koja sadrži tehničke specifikacije, uslove ugovora, obrasce dokumenata koje podnose privredni subjekti, informacije o propisanim obavezama i drugu dokumentaciju i podatke od značaja za pripremu i podnošenje prijava i ponuda.
Opšti rečnik nabavke je referentni sistem klasifikacije predmeta javne nabavke, koji se primenjuju u postupku javne nabavke kojim se istovremeno obezbeđuje usklađenost sa drugim postojećim klasifikacijama.
Cilj pravilnika je da se nabavke sprovode u skladu sa Zakonom, da se obezbedi jednakost, konkurencija i zaštita ponuđača od bilo kog vida diskriminacije, da se obezbedi blagovremeno pribavljanje dobara, usluga i radova uz najniže troškove i u skladu sa objektivnim potrebama Pravobranilaštva grada Bora.
Opšti ciljevi ovog pravilnika su:
1) jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova javnih nabavki, a naročito planiranja, sprovođenja postupka i praćenja izvršenja ugovora o javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje;
2) utvrđivanje obaveze pisane komunikacije u postupku javne nabavke i nabavke na koje se Zakon ne primenjuje, kao i komunikacije u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje;
3) evidentiranje svih radnji i akata tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje;
4) uređivanje ovlašćenja i odgovornosti u svim fazama javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje;
5) kontrola planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje;
6) definisanje uslova i načina profesionalizacije i usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki, sa ciljem pravilnog, efikasnog i ekonomičnog obavljanja poslova iz oblasti javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje;
7) definisanje opštih mera za sprečavanje korupcije u javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje i sprečavanje eventualnih prekršajnih postupaka.
Ovim Pravilnikom se uređuju postupak planiranja nabavki, rokovi izrade, donošenja i izmena plana nabavki, izvršenje plana nabavki, nadzor nad izvršenjem, izveštavanje, ovlašćenja i odgovornost, odnosno lica koja učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak planiranja.
Postupak planiranja javnih nabavki i nabavki na koje se ne primenjuje Zakon u Pravobranilaštvu grada Bora sprovodi lice koje pravobranilac ovlasti posebnom Odlukom.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje svake nabavke su:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi…);
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja;
11) obezbeđivanje uslova da predmet nabavke ne zagađuje životnu sredinu odnosno obezbeđivanje optimalnog smanjenja potrošnje energije odnosno postizanje energetske efikasnosti.
Pravila i način određivanja predmeta nabavke i tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Predmet nabavke su dobra, usluge ili radovi koji su određeni u skladu sa Zakonom i Opštim rečnikom nabavki.
Tehničkim specifikacijama utvrđuju tehničke karakteristike dobara, usluga i radova i sve druge okolnosti koje su od značaja za izvršenje ugovora (mesto i rokovi izvršenja, posebni zahtevi u pogledu načina izvršenja i sl.), na način propisan Zakonom.
Specifikacije za određene nabavke izrađuje stručno lice u zavisnosti od predmeta nabavke.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Lice na poslovima javnih nabavki zadužen je za koordinaciju postupka planiranja (u daljem tekstu: nosilac planiranja).
Postupak planiranja, počinje utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima nabavki koje su neophodne za obavljanje redovnih aktivnosti iz delokruga, a u skladu su sa postavljenim ciljevima.
Stvarne potrebe za dobrima, uslugama i radovima koje treba nabaviti određuju se u skladu sa kriterijumima za planiranje nabavki.
Provere da li su iskazane potrebe u skladu sa kriterijumima za planiranje nabavke obavlja nosilac planiranja.
Nakon izvršene provere, nosilac planiranja obaveštava organizacione jedinice o svim uočenim neslaganjima potreba sa kriterijumima za planiranje nabavki.
Lice na poslovima javnih nabavki vrši neophodne ispravke i utvrđuju stvarnu potrebu za svaku pojedinačnu nabavku, o čemu obaveštavaju nosioca planiranja.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Pravobranilaštvo grada Bora vrši ispitivanje i istraživanje tržišta tako što ispituju stepen razvijenosti tržišta, upoređuje cene više potencijalnih ponuđača, prati kvalitet, period garancije, način i troškove održavanja, rokove isporuke, postojeće propise i standarde, mogućnosti na tržištu za zadovoljavanje potreba naručioca na drugačiji način i dr.
Ispitivanje i istraživanje tržišta se vrši na neki od sledećih načina:
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
- istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...);
- ispitivanje iskustava drugih naručilaca;
- primarno sakupljanje podataka (ankete, upitnici…);
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti nabavke
Procenjena vrednost nabavke određuje se na osnovu sprovedenog ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke koje uključuje proveru cene, kvaliteta, perioda garancije, održavanje i sl., uzimajući u obzir potrebne količine i prethodno iskustvo u nabavci konkretnog predmeta nabavke.
Procenjena vrednost nabavke mora biti validna u vreme pokretanja postupka.
Određivanje procenjene vrednosti nabavke ne može se vršiti na način koji ima za cilj izbegavanje primene zakona, niti se u tom cilju može vršiti podela predmeta nabavke na više nabavki.
Predmet nabavke određuje se na način da predstavlja tehničku, tehnološku, funkcionalnu i drugu objektivno odredivu celinu.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Pravobranilaštvo grada Bora predlaže period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu sa važećim propisima i realnim potrebama naručioca, načelom ekonomičnosti i efikasnosti, a kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Obaveze i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika u planiranju su definisani tako što u predviđenom roku nosilac planiranja izrađuje Plan javnih nabavki na koje se zakon ne primenjuje koji mora biti usaglašen sa Programom poslovanja i sa finansijskim planom i isti dostavlja Gradskoj upravi grada Bora - Odeljenju za finansije i javne nabavke.
Donošenje Plana nabavki na koje se ne primenjuje Zakon
Odgovorno lice naručioca donosi Plan nabavki na koje se zakon ne primenjuje na osnovu prethodno sprovedenog postupka u skladu sa ovim aktom, nakon usvajanja finansijskog plana i programa poslovanja, a usvaja ga Skupština grada Bora do 31. januara.
Pravila procedure donošenja primenjuju se na proceduru donošenja Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje.
Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje nosilac planiranja objavljuje na sajtu Naručioca.
Izmene i dopune plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana nabavki, kada su ispunjeni uslovi propisani Zakonom.
Nosilac planiranja je u obavezi da Izmene i dopune plana javnih nabavki objavi na sajtu Naručioca u roku od deset dana od dana donošenja.
Nadzor nad izvršenjem plana nabavki
Nosilac planiranja i učesnici u planiranju u delu koji su planirali dužni su da prate izvršenje plana nabavki po različitim kriterijumima (poziciji plana, predmetu nabavke, vrsti postupka, broju zaključenih ugovora, dobavljačima, realizaciji i važenju pojedinačnih ugovora i sl).
Praćenje realizacije omogućava analizu ostvarenih rezultata, preciznije i sigurnije planiranje u budućem periodu, te povećanje efikasnosti i kvaliteta poslovnih procesa uz uštede koje proizilaze iz profesionalnog pristupa procesu osmišljenog planiranja.
Ciljevi postupka javne nabavke
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke;
6) zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika;
8) smanjenje troškova postupka javnih nabavki.
IV KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA NABAVKI, DOSTAVLJANJE PRIJEM I PISMENA KOMUNIKACIJA
Komunikacija sa privrednim subjektima u postupku javne nabavke vrši se putem Portala javnih nabavki, odnosno putem pošte, kurirske službe i elektronske pošte, u skladu sa odredbama Zakona i uputstvom za korišćenje Portala javnih nabavki iz člana 184. Zakona.
Ako je privredni subjekt dostavio dokument iz postupka javne nabavke elektronskom poštom, smatraće se da je dokument primljen danom slanja. Komunikacija sa privrednim subjektima u postupku javne nabavke izuzetno može da se vrši usmenim putem ako se ta komunikacija ne odnosi na bitne elemente postupke javne nabavke i ako Zakonom drugačije nije propisano, pod uslovom da je njena sadržina u zadovoljavajućoj meri dokumentovana.
Administrativna prava za korišćenje Portala javnih nabavki ima lice na poslovima javnih nabavki. Dostavljanje, prijem, kretanje i evidentiranje ponuda, prijava i drugih pismena u vezi sa postupkom javne nabavke i obavljanjem poslova javnih nabavki (planiranje, sprovođenje postupka i izvršenje ugovora o javnoj nabavci), obavlja se preko pisarnice, u kojoj se pošta prima, otvara i pregleda, zavodi, raspoređuje i dostavlja organizacionim jedinicama.
U pisarnici poštu prima zaposleni zadužen za prijem pošte, u skladu s rasporedom radnog vremena. Primljena pošta zavodi se u odgovarajućoj evidenciji istog dana kad je primljena i pod datumom pod kojim je primljena i odmah se dostavlja u rad.
Primljene ponude u postupku javne nabavke u slučaju kada se postupak ne sprovodi putem Portala javnih nabavki, izmene i dopune ponude, delovi ponuda koji se ne mogu dostaviti elektronskim putem preko Portala javnih nabavki, kao i ostala dokumentacija koja se odnosi na postupak nabavke, zavode se u trenutku prijema i na svakoj ponudi, odnosno izmeni ili dopuni ponude ili drugom dokumentu koji se odnosi na postupak nabavke, obavezno se mora naznačiti tačno vreme prijema odnosno datum, delovodni broj, čas i minut prijema.
Ukoliko zaposleni iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je licu na poslovima javnih nabavki.
Primljene ponude se čuvaju u zatvorenim kovertama do otvaranja ponuda kada se predaju imenovanom licu za javne nabavke.
Zaposleni iz stava 1., lice na poslovima javnih nabavki kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o dostavljenim ponudama ili izmenama i dopunama ponude dužni su da ih čuvaju kao poslovnu tajnu.
Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na e-mail adrese koje su određene za prijem pošte u elektronskom obliku.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca - imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i sl.), ta pošta se preko e-mail naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Zaposleni je dužan da pisarnici bez odlaganja dostavi, radi zavođenja, svu elektronsku poštu koju je upotrebom e-mail naloga ili na drugi odgovarajući način neposredno primio od drugih lica, a koja sadrži akte kojima se dopunjava, menja, prekida ili završava neka službena radnja, odnosno poslovna aktivnost.
Potvrda o prijemu elektronske pošte izdaje se korišćenjem e-mail naloga (korisničke adrese).
Komunikacija u postupcima nabavke na koje se zakon ne primenjuje
Komunikacija sa ponuđačima u postupku nabavki na koje se zakon ne primenjuje obavlja se pismenim putem i putem elektronske pošte, na način na koji je ovim Pravilnikom regulisana komunikacija u postupku javne nabavke.
Potpisivanje i parafiranje akata
Sva akta u postupcima nabavki parafira lice koje je obrađivalo predmet a potpisuje odgovorno lice Naručioca, izuzev akata koje u skladu sa zakonom potpisuje lice imenovano za sprovođenje postupka nabavke.
V SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke podnosi Pravobranilac grada Bora Odeljenju za finansije i javne nabavke (u daljem tekstu: podnosilac zahteva).
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se ukoliko je javna ili druga nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se licu na poslovima nabavki, u roku za pokretanje postupka koji je predviđen Planom nabavki.
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi diskriminatorske uslove i tehničke specifikacije.
Finansijska služba potvrđuje da li su za tu nabavku predviđena sredstva u Programu poslovanja naručioca.
Po prijemu zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, lice na poslovima javnih nabavki proverava da li isti sadrži sve utvrđene elemente.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Ukoliko podneti zahtev sadrži sve neophodne elemente, zahtev se dostavlja na odobrenje odgovornom licu naručioca, koji potpisuje i overava podneti zahtev.
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Na osnovu odobrenog zahteva lice na poslovima javnih nabavki sačinjava predlog odluke o sprovođenju postupka javne nabavke, koja sadrži sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Odluku iz stava 1. ovog člana potpisuje odgovorno lice Naručioca.
Postupak javne nabavke počinje donošenjem odluke o sprovođenju postupka, a pokreće se slanjem na objavljivanje javnog poziva i drugih oglasa koji se koriste kao javni poziv, izuzev pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva u skladu sa Zakonom.
Odlukom o sprovođenju postupka odgovorno lice naručioca imenuje lice ili komisiju koja sprovodi postupak javne nabavke.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Odredbe zakona ne primenjuju se na:
1) Nabavka dobara, usluga i sprovođenje konkursa za dizajn, čija je procenjena vrednost manja od 1.000.000,00 dinara bez PDV-a i nabavku radova čija je procenjena vrednost manja od 3.000.000,00 dinara bez PDV-a.
2) Kao i u drugim slučajevima propisanim Zakonom Postupak nabavke na koje se Zakon ne primenjuje pokreće se na isti način kao i postupak javnih nabavki, a sprovodi ga komisija za nabavku koja se imenuje odlukom o pokretanju postupka ili lice koje naručilac imenuje, poštujući načela Zakona.
Za nabavke čija procenjena vrednost nije veća od pragova definisanih stavom 1. tačka 1., dostavlja zahtev za pokretanje postupka licu na poslovima nabavki.
Zahtev za pokretanje postupka nabavke na koje se Zakon ne primenjuje sadrži: redni broj, datum, naziv i vrstu dobara, usluga ili radova koji se nabavljaju (sa pratećim prilogom ukoliko je isti neophodan, npr. tehnička specifikacija i sl.), broj pozicije iz Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, potpis pravobranioca ili drugog ovlašćenog lica (podnosilac zahteva).
Lice na poslovima nabavki zahtev pravobraniocu uz Predlog odluke o pokretanju postupka nabavke na koje se Zakon ne primenjuje na potpisivanje, koji svojim potpisom daje saglasnost na zahtev i odobrava pokretanje postupka nabavke na koje se Zakon ne primenjuje.
Pre svake pojedinačne nabavke potrebno je ispitati tržište i neophodno je obezbediti konkurenciju uvek kada je to moguće. Radi obezbeđivanja konkurencije, prilikom realizacije nabavke na koje se Zakon ne primenjuje, uvek kada je to moguće, pozivaju se najmanje tri lica koja obavljaju delatnost nabavke, a koja su prema saznanjima sposobna da izvrše nabavku. Uz poziv za podnošenje ponuda dostavlja se i obrazac ponude.
U zavisnosti od predmeta nabavke može da prikupi ponude, predračune, cene i sl. putem interneta, pošte, elektronskom poštom, obilaskom prodavnica ili telefonom.
Svaka dobijena ponuda mora da se zavede, a ukoliko se do informacije došlo telefonskim putem, lice koje je dobilo informaciju dužno je da sačini zapisnik i da isti potpiše i zavede. Ukoliko se desi da zaposleni ne može da dobije dovoljan broj ponuda iz opravdanih razloga, o tome je takođe dužan da sačini zapisnik ili službenu belešku i da isti/u potpiše i zavede.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Lice imenovano za sprovođenje postupka nabavke priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu i odgovarajuću ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Imenovano lice je dužno da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o pokretanju postupka, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju javne nabavke i da se stara o zakonitosti postupka.
Po prispelim/prikupljenim ponudama komisija ili lice koje odredi prvobranioc sačinjava Zapisnik o prispelim ponudama, koji se overava od strane komisije ili lica koje je odredio pravobranioc.
Nakon overenog zapisnika komisija/imenovano lice sačinjava Odluku o izboru najpovoljnije ponude koju potpisuje prvobranioc.
U zavisnosti od predmeta nabavke, u postupcima nabavke na koje se zakon ne primenjuje za nabavku specifičnih dobara, usluga ili radova može se zaključiti ugovor uvek kada se proceni da bi to bilo potrebno ili neophodno i svrsishodno.
O načinu realizacije nabavki odlučuje odgovorno lice Naručioca u skladu sa Zakonom.
Evidencija o nabavkama koje su izuzete od primene Zakona
Lice koje sprovodi postupak evidentira podatke o vrednosti i vrsti nabavke iz člana 11.-21. Zakona koje su izuzete od primene Zakona i to po svakom osnovu za izuzeće posebno, kao i nabavki iz člana 27. Zakona.
Lice koje sprovodi postupak, za svaki osnov za izuzeće, evidentira i dostavlja administratoru sledeće podatke:
- osnov za izuzeće od primene Zakona;
- vrsta predmeta nabavki (dobra, usluge, radovi);
- ukupan broj zaključenih ugovora;
- ukupna ugovorena vrednost bez poreza na dodatu vrednost;
- ukupna ugovorena vrednost sa porezom na dodatu vrednost.
Administrator, naveden podatke zbirno objavljuje na Portalu najkasnije do 31. januara tekuće godine za prethodnu godinu, prema uputstvu koje Kancelarija za javne nabavke objavljuje na svojoj internet stranici.
VI NAČIN PRAĆENJA IZVŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, lice na poslovima javnih nabavki po jednu kopiju ugovora dostavlja:
- imenovanom licu koji je, u skladu sa delokrugom rada, odgovorna za praćenje izvršenja ugovora;
- odeljenju za finansije i javne nabavke u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija;
- drugim organizacionim jedinicama koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa drugom ugovornom stranom sa kojom je zaključen ugovor vrši lice na poslovima javnih nabavki.
Lice na poslovima javnih nabavki odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice na poslovima javnih nabavki vrši kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
O postupanju privrednog subjekta suprotno ugovorenom (neizvršavanju obaveza na ugovoreni način), lice iz stava 1. ovog člana obaveštava pravobranioca.
O prijemu predmeta nabavke sačinjava se zapisnik u koji se unose i podaci o tome da li je privredni subjekt ugovorenu obavezu ispunio na ugovoreni način u pogledu količine, kvaliteta i rokova ispunjenja obaveze.
Zapisnik potpisuju izvršilac iz stava 1. ovog člana i pravobranioc.
Zapisnik se sačinjava u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Lice na poslovima javnih nabavki sačinjava pismenu belešku o svim uočenim nedostacima u postupku izvršenja ugovora.
Nadzor nad izvođenjem radova vrši se u skladu sa propisima koji uređuju oblast predmeta nabavke.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
Ako privredni subjekt ne izvršava obaveze na ugovoreni način lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora upućuje pisanu reklamaciju privrednom subjektu, ukazuje na uočene propuste, odnosno u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorom i preduzima druge mere u cilju urednog izvršenja ugovora i o tome pisanim putem obaveštava lice koje sprovodi postupak javne nabavke kao i službe nadležne za realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i/ili raskid ugovora.
U slučaju reklamacija postupa se u skladu sa ugovorom i propisima kojima se uređuju obligacioni odnosi i oblast premeta nabavke.
Pravila prijema i overavanje računa i drugih dokumenata za plaćanje
Prijem i overavanje računa i drugih dokumenata za plaćanje, kao i realizacija ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja vršiće se u skladu sa opštim aktima pravobranilaštva i važećom zakonskom regulativom koja reguliše tu oblast.
U slučaju da postoji potreba za izmenom ugovora o javnoj nabavci, o tome lice na poslovima javnih nabavki obaveštava pravobranioca.
Lice na poslovima javnih nabavki zajedno sa Komisijom/imenovanim licem proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, lice na poslovima javnih nabavki izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora, koje dostavlja na potpis odgovornom licu Naručioca.
VII USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH NA POSLOVIMA JAVNIH NABAVKI
Naručilac će omogućiti kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u Službenom listu grada Bora.