ODLUKA BROJ 2021/02REGIONALNOG UPRAVNOG ODBORA TRANSPORTNE ZAJEDNICE O USVAJANJU PRAVILA O NAKNADI TROŠKOVA LICIMA IZVAN STALNOG SEKRETARIJATA TRANSPORTNE ZAJEDNICE KOJA SU POZVANA DA UČESTVUJU NA SASTANCIMA TRANSPORTNE ZAJEDNICE("Sl. glasnik RS", br. 83/2021) |
REGIONALNI UPRAVNI ODBOR TRANSPORTNE ZAJEDNICE,
imajući u vidu Ugovor o osnivanju Evropske zajednice, a naročito član 35. tog ugovora,
ODLUČIO JE SLEDEĆE:
Pravila o naknadi troškova licima izvan Stalnog sekretarijata Transportne zajednice koja su pozvana da učestvuju na sastancima Transportne zajednice utvrđeni su u Aneksu, ovim se usvajaju.
Nakon usvajanja, Stalni sekretarijat Transportne objavljuje ova pravila na veb sajtu Transportne zajednice.
Ova odluka stupa na snagu danom donošenja.
Sačinjeno u Sarajevu, 7. juna 2021. godine.
Za Regionalni upravni odbor
Predsedavajući
- Potpis -
Zoran Andrić
PRAVILA O NAKNADI TROŠKOVA LICIMA IZVAN STALNOG SEKRETARIJATA TRANSPORTNE ZAJEDNICE KOJA SU POZVANA DA UČESTVUJU NA SASTANCIMA TRANSPORTNE ZAJEDNICE
1.1. Ova pravila primenjuju se na učesnike koji su pozvani na sledeće sastanke Transportne zajednice:
a) Ministarski savet, Regionalni upravni odbor, tehnički odbori, Socijalni forum;
b) Odbor za budžet;
v) radne grupe, koordinacione grupe i druga radna tela osnovana odlukama ili zaključcima Ministarskog saveta, Regionalnog upravnog odbora;
g) konferencije, sastanci, radionice i drugi forumi koje organizuje Stalni sekretarijat Transportne zajednice, a koji se odnose na program rada Transportne zajednice;
d) sastanci različite prirode organizovani u okviru oblasti primene Ugovora o transportnoj zajednici (debate na visokom nivou, radionice, itd.);
đ) postupci odabira za radna mesta koja je objavila Transportna zajednica (članovi izborne komisije); ili
e) postupci odabira za radna mesta koja je objavila Transportna zajednica (podnosioci zahteva).
1.2. U načelu, na naknadu ima pravo samo jedan predstavnik po korisničkoj strani (ministarstvo, regulatorni organ, agencija, subjekt, itd.). Direktor Stalnog sekretarijata Transportne zajednice (u daljem tekstu: Stalni sekretarijat) može se odstupiti od ovog pravila obrazloženom odlukom, u slučaju zajedničkih sastanaka nekoliko odbora ili radnih grupa.
1.3. Naknađuju se samo troškovi putovanja i smeštaja. Pored toga dnevnice se ne plaćaju.
2.1. Svi pozvani učesnici imaju pravo na naknadu putnih troškova od mesta navedenog u pozivu (posao ili kućna adresa) do mesta sastanka, najprikladnijim prevoznim sredstvom s obzirom na udaljenost. Načelno, to su putovanje železnicom druge klase za putovanja kraća od 400 km (u jednom smeru, prema zvaničnoj udaljenosti železnicom) i putovanje avionom ekonomske klase za rastojanja od 400 km ili više.
2.2. Direktor Stalnog sekretarijata trudi se da sastanci budu organizovani tako da se učesnicima omogući da ostvare pogodnosti od najekonomičnije cene putovanja.
2.3. Putni troškovi nadoknađuju se samo uz podnošenje originalnih potpornih dokumenata.
2.4. Ako vazdušni ili železnički transport nije dostupan ili nije isplativ, odobrava se putovanje autobusom ili automobilom.
2.5. Troškovi putovanja privatnim vozilom nadoknađuju se u iznosu od 0,22 EUR po kilometru.
2.6. Vožnja taksijem nadoknađuje se samo ako nije dostupan lokalni prevoz.
2.7. Putni troškovi nadoknađuju se do iznosa od 700 EUR.
3.1. Pozvani učesnici koji moraju da provedu jednu ili više noći na mestu održavanja sastanka jer vreme sastanka nije usklađeno sa vremenom letova ili vozova imaju pravo na naknadu troškova smeštaja do 120 EUR po noćenju. Broj noćenja ne sme biti veći od broja dana sastanka + 1.
3.2. Dodatna noć može se izuzetno nadoknaditi, uz prethodno odobrenje direktora Stalnog sekretarijata, ako bi produženje boravka pozvanom učesniku omogućilo smanjenje troškova transporta u vrednosti većoj od troškova dodatnog noćenja.
3.3. Nadoknađuju se samo troškovi smeštaja. Svi ostali troškovi u vezi sa boravkom u hotelu neće biti nadoknađeni (internet, telefon, fotokopiranje, mini-bar, doručak koji nije uključenu cenu, itd.).
4.1. U načelu, pozvani učesnici kako je definisano na osnovu člana 1.1. tač. a)-d) rezervišu svoje karte i smeštaj. Rezervacije se vrše što je ranije moguće kako bi se dobila najekonomičnija cena karte/smeštaja. Akontacija troškova, uključujući rezervaciju putovanja i/ili smeštaja, od Stalnog sekretarijata Transportne zajednice, ograničena je na izuzetne slučajeve i na nju se primenjuju odredbe člana 6.
4.2. Za učesnike kako je definisano na osnovu člana 1.1. tač. đ) i e), putovanje i smeštaj organizuje Stalni sekretarijat.
5.1. Zahtev za naknadu putnih troškova podnosi se Stalnom sekretarijatu u elektronskom obliku najkasnije 15 kalendarskih dana nakon datuma datog sastanka.
5.2. Koristi se obrazac iz Dodatka 1. Zahtev mora biti potkrepljen dokumentima kao dokaz o nastalim troškovima, odnosno kartama (uključujući karte za javni prevoz) i računima ili, u slučaju onlajn rezervacija, štampanim primerkom elektronske rezervacije i karti za ukrcavanje za putovanje u inostranstvo. U priloženim dokumentima mora se videti klasa korišćenog putovanja, vreme putovanja i plaćeni iznos. Naknada se ne isplaćuje ako nije dostavljen kompletan skup računa.
5.3. Sva povezana korespondencija u vezi sa pitanjima naknade troškova šalje se u pisanom obliku na: finance@transport-community.org
5.4. Naknade se isplaćuju samo putem bankovnog transfera.
5.5. Naknada se vrši u evrima na navedeni bankovni račun institucije ili organizacije koja imenuje učesnika sastanka. Primenjuje se devizni kurs koji važi na datum sastanka.
5.6. Naknada se može izvršiti na privatni bankovni račun pozvanog učesnika samo na pismeni zahtev institucije ili organizacije koja imenuje učesnika.
5.7. Podaci o bankovnom računu koje treba dostaviti sadrže sledeće: ime korisnika (vlasnik računa), adresu vlasnika računa, naziv banke, broj bankovnog računa (IBAN), šifra Swift (BIC).
6. Akontacije za troškove putovanja i smeštaja
6.1. Direktor Stalnog sekretarijata može odlučiti, na osnovu zahteva koji mu je u pisanoj formi podnela institucija ili organizacija, da li treba isplatiti akontaciju za putne troškove i troškove smeštaja za učesnike kako je definisano na osnovu člana 1.1. tač. a)-d).
6.2. Zahtev za plaćanje akontacije podnosi se u pisanom obliku Stalnom sekretarijatu, na namensku adresu e-pošte finance@transport-community.org, najmanje 21 kalendarski dan pre datuma sastanka. Koristi se obrazac iz Dodatka 2. Kasno podnošenje takvog zahteva može služiti kao opravdanje za odbijanje zahteva.
6.3. Nakon odobravanja zahteva i u skladu sa nacrtom dnevnog reda sastanka, Stalni sekretarijat rezerviše putovanje i smeštaj za datog učesnika. Stalni sekretarijat pozvanom učesniku šalje e-poštom potvrde rezervacije za kartu i smeštaj.
6.4. Prilikom podnošenja zahteva za isplatu akontacije za putne troškove, učesnik se obavezuje da učestvuje na datom sastanku.
6.5. Ako pozvani učesnik nije u mogućnosti da učestvuje na sastanku - iz razloga koji se ne mogu direktno pripisati Transportnoj zajednici - institucija ili organizacija koja je imenovala učesnika obeštećuje Stalni sekretarijat za troškove nastale u vezi sa organizacijom puta (npr. troškovi rezervisanih karata, uključujući naknade za otkazivanje, itd.).
7.1. Direktor Stalnog sekretarijata odgovoran je za propisno sprovođenje ovih pravila.
7.2. Stalni sekretarijat tokom perioda od pet godina čuva evidenciju, dokumente i dokaze koji se odnose na naknadu, uključujući dokumente koji se odnose na izuzetan tretman.
Dodatke 1 i 2, koji su sastavni deo ove odluke, objavljene u "Sl. glasniku RS", br. 83/2021, možete pogledati OVDE