UPUTSTVOO VOĐENJU MATIČNIH KNJIGA I OBRASCIMA MATIČNIH KNJIGA("Sl. glasnik RS", br. 93/2018 i 24/2022) |
1. Ovim uputstvom uređuje se način vođenja matičnih knjiga; kriterijumi za određivanje matičnih područja; čuvanje matičnih knjiga i spisa; način vršenja uvida u matične knjige i spise; način obnavljanja uništenih ili nestalih matičnih knjiga; način izdavanja izvoda iz matičnih knjiga i uverenja o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige; način vođenja evidencije o izdatim izvodima iz matičnih knjiga i uverenjima o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige; način upisa podatka o nacionalnoj pripadnosti, kao i o promeni pola.
Ovim uputstvom propisuju se obrasci: matičnih knjiga, evidencije registara matičnih knjiga, posebne evidencije o odloženim upisima, izvoda iz matičnih knjiga i uverenja o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige, zapisnika o prijavi rođenja, zaključenja braka i smrti, kao i prijave rođenja, zaključenja braka i smrti u inostranstvu.
Ovo uputstvo primenjuju organi iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama i diplomatsko-konzularna predstavništva Republike Srbije iz člana 68. stav 1. Zakona o matičnim knjigama, koja vode matične knjige o ličnom stanju državljana Republike Srbije u inostranstvu (u daljem tekstu: diplomatsko-konzularna predstavništva), kao i drugi organi u skladu sa zakonom.
II NAČIN VOĐENJA MATIČNIH KNJIGA
2. Matične knjige vode se u elektronskom i papirnom obliku.
O ličnim stanjima građana vode se: matična knjiga rođenih, matična knjiga venčanih i matična knjiga umrlih.
3. Matične knjige vode se za matična područja u sedištu matičnog područja. Matično područje čini jedno ili više naseljenih mesta.
U slučaju donošenja odluke o novom određivanju matičnih područja u toku kalendarske godine za koju je započeto vođenje matičnih knjiga po ranijoj odluci, nova odluka počeće da se primenjuje istekom te kalendarske godine, do kada se matične knjige vode prema ranijoj odluci o matičnim područjima.
U slučaju spajanja matičnih područja matičar preuzima sve matične knjige koje su se vodile za spojena matična područja.
U slučaju podele matičnog područja matične knjige preuzeće matičar onog matičnog područja u čijem sastavu je veći broj naseljenih mesta matičnog područja koje je podeljeno.
Po pribavljenom mišljenju ministarstva nadležnog za poslove uprave skupština opštine, odnosno grada, odnosno grada Beograda donosi odluku o određivanju matičnog područja.
Prilikom određivanja matičnih područja, organi iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama dužni su da vode računa o sledećim kriterijumima:
1) da su obezbeđeni kadrovski kapaciteti iz člana 10. Zakona o matičnim knjigama;
2) da su obezbeđeni tehnički uslovi za rad u Registru matičnih knjiga;
3) o ukupnom broju matičnih knjiga i upisa u matične knjige koje se vode za određeno matično područje;
4) o broju izdatih izvoda iz matičnih knjiga sa podacima o ukupnom broju izdatih izvoda za godinu koja prethodi godini u kojoj se donosi odluka o matičnim područjima i broju izdatih izvoda na mesečnom nivou u godini u kojoj se donosi odluka o matičnim područjima;
5) o demografskim (broj stanovnika u naseljenim mestima koja čine određeno matično područje) i geografskim razlozima (specifičnosti geografskih lokaliteta) za vođenje matičnih knjiga na određenom matičnom području.
Uz Predlog odluke o određivanju matičnih područja radi pribavljanja mišljenja Ministarstva, dostavlja se obrazloženje koje sadrži pravni osnov i razloge za donošenje odluke, objašnjenje pojedinačnih rešenja u odnosu na kriterijume iz stava 6. ove tačke i procenu finansijskih sredstava.
U predlogu odluke kao naseljeno mesto može se odrediti samo naseljeno mesto koje je određeno u skladu sa zakonom.
4. Papirni oblik matične knjige - je knjiga tvrdog poveza. Strane knjige, osim prvog i poslednjeg lista, numerisane su.
5. Na koricama i prvoj nenumerisanoj strani knjige iz tačke 4. ovog uputstva odštampan je naziv matične knjige: Matična knjiga rođenih, odnosno Matična knjiga venčanih, odnosno Matična knjiga umrlih.
Na prvoj nenumerisanoj strani ispod naziva matične knjige odštampan je prostor u koji se upisuje opština - grad i naziv matičnog područja za koje se vodi matična knjiga, sedište matičnog područja, datum prvog upisa u matičnu knjigu sa oznakom prvog tekućeg broja, datum poslednjeg upisa u matičnu knjigu sa oznakom poslednjeg tekućeg broja, kao i prostor za potpis matičara punim imenom i prezimenom i overu pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja.
Ako se promeni naziv opštine, odnosno grada ili naziv matičnog područja, kao i naziv naseljenog mesta, novi naziv upisuje se u produžetku ranijeg naziva, sa datumom kada je promena nastala.
Na poslednjoj nenumerisanoj strani odštampana je zabeleška: "Ova matična knjiga ima … (i slovima) numerisanih strana", koju punim imenom i prezimenom potpisuje matičar i overava pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja.
6. Matične knjige zaključuju se na kraju svake kalendarske godine sa 31. decembrom i taj dan i mesec, uz godinu za koju se vodi matična knjiga, upisuju se kao datum zaključenja matične knjige.
Matična knjiga zaključuje se tako što se na narednom praznom obrascu matične knjige iza poslednjeg upisa u godini upisuje zabeleška: "Ova matična knjiga koja se vodi za matično područje … za … godinu zaključena je sa tekućim brojem … (i slovima), 31. (tridesetprvog) decembra … godine".
Ako u toku godine nije bilo upisa činjenice rođenja, odnosno zaključenja braka, odnosno smrti u matičnu knjigu, matična knjiga se zaključuje upisom zabeleške: "U ovoj matičnoj knjizi koja se vodi za matično područje … za … godinu nije bilo upisa".
Zabelešku iz st. 2. i 3. ove tačke potpisuje matičar punim imenom i prezimenom, a overava potpisom punim imenom i prezimenom i pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja funkcioner koji rukovodi tim organom.
7. Matične knjige u elektronskom obliku vode se u Registru matičnih knjiga.
Registar matičnih knjiga je jedinstvena baza podataka o ličnom stanju građana i sadrži evidenciju o ličnom stanju građana koja se vodi u elektronskom obliku.
Matične knjige u Registru matičnih knjiga za tekuću godinu vodi matičar ovlašćen za vođenje matične knjige u papirnom obliku.
Matičar je dužan da bez odlaganja, sa upisom u Registar matičnih knjiga izvrši upis u matičnu knjigu u papirnom obliku, odnosno sa upisom u matičnu knjigu u papirnom obliku, bez odlaganja izvrši upis u Registar matičnih knjiga.
Upisivanje podataka u matične knjige
8. U matične knjige upisuju se samo činjenice i podaci propisani zakonom i drugim propisima donetim na osnovu zakona.
9. Za upisivanje činjenica i podataka u matične knjige upotrebljava se mastilo otporno na uticaj vlage i svetlosti. Upisani podaci moraju biti čitljivi i jasni, a ne smeju se precrtavati ili prepravljati preko teksta ili brisati.
10. Pre upisa matičar utvrđuje sve činjenice i podatke koje upisuje u matične knjige u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak.
Lični podaci roditelja deteta, bračnih drugova i umrlog lica upisuju se na osnovu podataka iz matičnih knjiga, izvoda iz matičnih knjiga i lične karte, a za strance putne isprave.
Ako postoji osnovana sumnja da je podatak koji se upisuje u matičnu knjigu netačan, matičar je dužan da ga proveri pre upisa.
Izuzetno, upis se može odložiti radi provere, odnosno utvrđivanja podataka koji nedostaju, a koji se upisuju u matičnu knjigu, o čemu se vodi posebna evidencija.
11. Upisi u matične knjige vrše se, po pravilu, onim redom kako su prispele prijave za upis.
U prijavi za upis u matičnu knjigu moraju se navesti istiniti podaci.
Prijava može biti podneta elektronski, pisanim ili usmenim putem.
O prijavi podnetoj usmenim putem sačinjava se zapisnik na propisanom obrascu.
Podatak o rođenju i smrti koji je upisao u matičnu knjigu povodom prijave podnete usmenim putem matičar je dužan da pročita licu koje je prijavilo taj podatak, a podatak o zaključenju braka - supružnicima i njihovim svedocima, o čemu će u matičnoj knjizi sačiniti zabelešku.
Upis u matičnu knjigu potpisuje lice koje je izvršilo prijavu, odnosno supružnici i svedoci.
Ako se brak zaključuje preko punomoćnika ili u prisustvu tumača, upis potpisuju i punomoćnik, odnosno tumač.
Ako lice iz st. 5-7. ove tačke odbije da potpiše upis u matičnu knjigu, matičar će o tome sačiniti zabelešku u kojoj će navesti razloge zbog kojih upis nije potpisan.
Ako lice iz stava 5. ove tačke nije pismeno ili nije u stanju da se potpiše, potpisaće ga pismeno lice koje će staviti i svoj potpis. Ovo lice ne može biti matičar.
12. Činjenica rođenja, zaključenja braka ili smrti (osnovni upis) upisuju se u matične knjige pod tekućim brojevima, i to počev od broja 1 do broja kojim se završava poslednji upis istekom kalendarske godine. Ako se u toku kalendarske godine matična knjiga ispuni upisivanje se nastavlja u drugoj matičnoj knjizi pod tekućim brojem koji sledi poslednjem tekućem broju iz prethodne matične knjige, a na prvoj nenumerisanoj strani knjige ispred datuma prvog upisa u toj matičnoj knjizi i tekućeg broja upisuje se rimski broj koji označava redni broj matične knjige u kalendarskoj godini (I/2010, II/2010 i tako redom).
13. Tekući brojevi u matične knjige upisuju se arapskim brojevima pre početka upisa u obrazac matične knjige.
14. U matične knjige datumi rođenja, zaključenja braka ili smrti upisuju se tako što se dan, mesec i godina upisuju arapskim brojevima, i to dan od 01-31, mesec od 01-12, a u izvode iz matičnih knjiga dan se pored upisa arapskim brojevima upisuje u zagradi i slovima, mesec samo slovima, a godina arapskim brojem.
Ako u matičnim knjigama koje su vođene do početka primene Zakona o državnim matičnim knjigama ("Službeni list FNRJ", broj 29/46) ili na obrascima propisanim Opštim uputstvom za sastav i vođenje matičnih knjiga ("Službeni list FNRJ", broj 29/46) i Uputstvom o vođenju matičnih knjiga ("Službeni list SFRJ", broj 42/68) nije upisan dan, mesec i godina rođenja, odnosno dan ili mesec ili godina rođenja, nadležni organ iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama dužan je da sprovede postupak u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak, utvrdi činjenično stanje i donese odgovarajuće rešenje. Na osnovu tog rešenja matičar upisuje ove činjenice u matičnu knjigu tako što u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabelešku: "Dan, mesec i godina rođenja (dan ili mesec ili godina rođenja) … upisan-i na osnovu rešenja … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
Časovi se upisuju brojevima od 00-24, a minuti od 00-60.
15. U matične knjige kao mesto rođenja, zaključenja braka ili smrti, odnosno prebivališta i boravišta, mogu se upisati samo ona naseljena mesta koja su kao takva utvrđena zakonom. Nazivi mesta u stranim državama i nazivi stranih država upisuju se u skladu s pravilima srpskog jezika i ćiriličkog pisma, a u zagradi se mogu upisati i u izvornom obliku.
Lično ime deteta, roditelja, supružnika i umrlog pripadnika nacionalne manjine upisuje se u matičnu knjigu na jeziku i pismu nacionalne manjine posle upisa na srpskom jeziku ćiriličkim pismom, ispod njega istim oblikom i veličinom slova.
Lično ime stranog državljanina upisuje se u matičnu knjigu venčanih, odnosno matičnu knjigu umrlih prema pravilima jezika i pisma države čiji je državljanin, u obliku sadržanom u izvodu iz matične knjige rođenih inostranog organa, posle upisa na srpskom jeziku ćiriličkim pismom, ispod njega istim oblikom i veličinom slova.
Prezime deteta državljanina Republike Srbije kome je određeno prezime roditelja koji je strani državljanin upisuje se u matičnu knjigu rođenih u skladu sa pravilima srpskog jezika i ćiriličkog pisma, a ispod njega istim oblikom i veličinom slova može se upisati i u izvornom obliku.
Prezime supružnika državljanina Republike Srbije koji je prilikom zaključenja braka uzeo prezime drugog supružnika koji je strani državljanin upisuje se u matičnu knjigu venčanih u skladu sa pravilima srpskog jezika i ćiriličkog pisma, a ispod njega istim oblikom i veličinom slova može se upisati i u izvornom obliku.
16. O pročitanom upisu činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti prijaviocu, odnosno supružnicima i svedocima u matične knjige, u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis pročitan, nema primedaba", a ako ih ima: "Upis pročitan, … (upisuju se primedbe)".
17. Greške u matičnim knjigama koje su uočene pre zaključenja upisa ispravlja matičar. Ispravka greške vrši se tako što matičar u rubriku "Primedbe" upisuje zabelešku o tome šta se ispravlja (na primer: Prezime deteta je Novaković).
18. Osnovni upis u matičnoj knjizi zaključuje se upisivanjem datuma upisa i potpisom matičara koji je izvršio upis. Datum se upisuje arapskim brojevima, a matičar se potpisuje punim imenom i prezimenom.
Upis u matičnu knjigu u papirnom obliku matičar overava svojim potpisom, a upis u matičnu knjigu u elektronskom obliku, matičar digitalno potpisuje kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, čime se taj upis smatra zaključenim.
19. Posle zaključenja osnovnog upisa sve naknadne promene upisuju se u matične knjige u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške".
20. Ako su rubrike "Primedbe" i "Naknadni upisi i zabeleške" ispunjene, a zabeleška nije upisana u potpunosti ili je potrebno upisati novu, navedene rubrike produžavaju se dodatnim listićima od hartije istog kvaliteta. Na listiću se upisuje tekući broj i godina osnovnog upisa, a listić se overava pečatom organa tako da otisak pečata zahvata listić i list matične knjige na koji je listić nalepljen.
21. Ispod zabeleške koja se upisuje u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške", sa leve strane upisuje se dan, mesec i godina upisa zabeleške arapskim brojevima, a sa desne zabelešku potpisuje, punim imenom i prezimenom, matičar koji je zabelešku upisao. Ako se u rubriku istovremeno upisuje više zabeleški, svaka zabeleška upisuje se sa novim redom, a datum i potpis matičara upisuju se samo ispod poslednje zabeleške.
22. Greške u matičnim knjigama koje se uoče posle zaključenja osnovnog upisa matičar može ispraviti samo na osnovu rešenja nadležnog organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama koji vodi matičnu knjigu u koju se ispravka vrši, kao i pravnosnažnih odluka drugih nadležnih organa. Ispravke se upisuju u matične knjige u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške".
Izuzetno od stava 1. ove tačke, ako je u Registar matičnih knjiga pogrešno upisan podatak zbog tehničke ili očigledne greške ili greške u prijavi, organ iz člana 6. st. 2. i 4. ovog zakona vrši ispravku greške nastale nakon zaključenja elektronskog upisa, a pre upisa u papirni oblik, s tim da se datum i tekst ispravke beleži u okviru Registra matičnih knjiga.
23. Ako se po službenoj dužnosti ili na zahtev stranke, odnosno lica koje za to ima pravni interes utvrdi da je upis činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti izvršen od strane mesno nenadležnog organa za vođenje matičnih knjiga, mesno nadležan organ će bez odlaganja pokrenuti postupak, utvrditi činjenično stanje u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak i doneti rešenje o upisu činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti u odgovarajuću matičnu knjigu. Jedan primerak rešenja dostavlja mesno nenadležnom organu kod koga je upis izvršen, koji će po prijemu rešenja bez odlaganja sprovesti postupak i doneti rešenje o poništenju izvršenog upisa činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti u matičnoj knjizi. Upis se poništava tako što se precrtava dvema crvenim paralelnim kosim linijama, osim rubrike "Naknadni upisi i zabeleške" u koju se upisuje zabeleška: "Ovaj upis je poništen na osnovu rešenja … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja), jer je izvršen od strane mesno nenadležnog organa". Nenadležni organ dostavlja jedan primerak rešenja o poništenju izvršenog upisa mesno nadležnom organu, koji će po prijemu rešenja izvršiti upis u odgovarajuću matičnu knjigu na osnovu svog rešenja. U rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Raniji upis u matičnu knjigu … koja se vodi za opštinu - grad … matično područje … poništen rešenjem (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja), a ovaj upis izvršen je na osnovu rešenja (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
Po izvršenom upisu mesno nadležni organ dostaviće izvod iz matične knjige rođenih, odnosno venčanih, odnosno umrlih mesno nenadležnom organu kod koga je upis izvršen, koji će na osnovu tog izvoda u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" poništenog upisa upisati zabelešku: "Upis je izvršen u matičnu knjigu koja se vodi za opštinu - grad … matično područje … tekući broj … za … godinu".
Ako je upis činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti izvršen u matičnu knjigu rođenih, matičnu knjigu venčanih ili matičnu knjigu umrlih istovremeno kod mesno nadležnog i mesno nenadležnog organa, mesno nadležni organ čim sazna za ovu činjenicu dostavlja izvod iz odgovarajuće matične knjige mesno nenadležnom organu kod koga je upis izvršen. Mesno nenadležan organ po prijemu izvoda iz matične knjige postupa na način utvrđen st. 1. i 2. ove tačke.
24. Činjenica rođenja deteta u zdravstvenoj ustanovi upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu prijave rođenja koju podnosi zdravstvena ustanova. U prijavi rođenja podaci o roditeljima upisuju se iz lične karte, za strance putne isprave i izvoda iz matične knjige rođenih, odnosno izvoda iz matične knjige venčanih.
Rođenje deteta van zdravstvene ustanove dužan je da prijavi otac deteta, a ako on nije u mogućnosti da to učini, drugi član domaćinstva, odnosno lice u čijem stanu je dete rođeno, ili majka čim za to bude sposobna, ili babica, odnosno lekar koji su prisustvovali porođaju, a ako ovih lica nema ili nisu u mogućnosti da prijave rođenje - lice koje je saznalo za rođenje.
O usmenoj prijavi rođenja sačinjava se zapisnik u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak, a podaci o roditeljima upisuju se u zapisnik iz lične karte, za strance putne isprave i izvoda iz matične knjige rođenih, odnosno izvoda iz matične knjige venčanih.
Prijavilac rođenja potpisuje se u odgovarajuću rubriku matične knjige rođenih punim imenom i prezimenom. Ako ovo lice odbije da potpiše upis u matičnu knjigu, matičar će u rubriku "Primedbe" upisati zabelešku: "Upis odbio-la da potpiše … (ime i prezime prijavioca) … (navode se razlozi zbog kojih upis nije potpisan)".
Dete čiji su roditelji nepoznati upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu rešenja nadležnog organa starateljstva. U rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu rešenja … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
Dete bez roditeljskog staranja iz člana 51. Zakona o matičnim knjigama upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu rešenja nadležnog organa starateljstva. U rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu rešenja … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
Ako se upis činjenice rođenja upisuje u matičnu knjigu rođenih po isteku zakonskog roka, upis se vrši na osnovu rešenja nadležnog organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu rešenja … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
Ako se podaci o roditeljima upisuju na osnovu odluke nadležnog suda kojom je utvrđeno materinstvo ili očinstvo podaci o utvrđenom roditelju, odnosno roditeljima upisuju se u odgovarajuće rubrike matične knjige, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Presudom … (naziv i sedište suda, broj i datum presude) utvrđeno je da je majka - otac deteta … (upisuje se lično ime roditelja)".
Ako se podaci o roditeljima upisuju na osnovu strane sudske odluke kojom je utvrđeno materinstvo ili očinstvo, podaci o utvrđenom roditelju, odnosno roditeljima upisuju se u odgovarajuće rubrike matične knjige kada stranu sudsku odluku prizna nadležni sud u Republici Srbiji, ako međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Odlukom... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke), utvrđeno je da je majka - otac deteta... (upisuje se lično ime roditelja)".
Podatak o nacionalnoj pripadnosti upisuje se u matičnu knjigu rođenih u skladu sa Zakonom o matičnim knjigama.
Naknadni upis podataka o nacionalnoj pripadnosti deteta u matičnu knjigu rođenih vrši se tako što se što se u rubriku: "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Na osnovu zajedničke izjave roditelja date na zapisnik... (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika) detetu je određena... nacionalna pripadnost."
Detetu kome roditelji zajedničkom izjavom volje promene podatak o nacionalnoj pripadnosti u rubriku: "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Na osnovu zajedničke izjave roditelja date na zapisnik... (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika) detetu je promenjen podatak o nacionalnoj pripadnosti sa... nacionalne pripadnosti na... nacionalnu pripadnost."
Detetu kome roditelji zajedničkom izjavom volje žele da brišu podatak o nacionalnoj pripadnosti u rubriku: "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Na osnovu zajedničke izjave roditelja date na zapisnik... (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika) roditelji su se izjasnili da dete nema... nacionalnu pripadnost."
Ukoliko jedan od roditelja nije živ ili nije poznat za upisivanje podatka o nacionalnoj pripadnosti deteta, kao i na promenu ili brisanje tog podatka shodno se primenjuju zabeleške iz st. 11-13. ove tačke Uputstva.
Naknadni upis podataka o nacionalnoj pripadnosti punoletnog lica u matičnu knjigu rođenih vrši se tako što se što se u rubriku: "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Na osnovu izjave... (ime i prezime) date na zapisnik... (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika) upisan je podatak o... nacionalnoj pripadnosti."
Promena podataka o nacionalnoj pripadnosti punoletnog lica u matičnu knjigu rođenih vrši se tako što se što se u rubriku: "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Na osnovu izjave... (ime i prezime) date na zapisnik... (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika) promenjen je podatak o nacionalnoj pripadnosti sa... nacionalne pripadnosti na... nacionalnu pripadnost."
Brisanje podataka o nacionalnoj pripadnosti punoletnog lica u matičnu knjigu rođenih vrši se tako što se što se u rubriku: "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Na osnovu izjave date na zapisnik... (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika)... (ime i prezime) izjasnio-la se da nije... nacionalne pripadnosti".
Poništenje upisa podatka o nacionalnoj pripadnosti upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu rešenja nadležnog organa, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Upis podatka o...nacionalnoj pripadnosti poništen na osnovu rešenja (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja), koje je postalo pravnosnažno... (datum pravnosnažnosti odluke).
Podatak o promeni pola upisuje se u matičnu knjigu rođenih.
Upis podatka o promeni pola u matičnu knjigu rođenih vrši se na osnovu rešenja nadležnog organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Na osnovu rešenja... (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja) promenjen pol sa... (oznaka prvobitno upisanog pola) pola u... (oznaka drugog pola) pol".
25. Podaci o sticanju državljanstva i prestanku državljanstva upisuju se u matičnu knjigu rođenih na način utvrđen propisima kojima se uređuje državljanstvo.
26. Jedinstveni matični broj građana (u daljem tekstu: matični broj) upisuje se u odgovarajuću rubriku matične knjige rođenih na osnovu elektronski određenog matičnog broja, koji dostavlja organ unutrašnjih poslova koji ga je odredio. Izuzetno, podatak o određenom matičnom broju upisuje se u matičnu knjigu rođenih u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" tako što se upisuje zabeleška: "Dana … određen matični broj … (upisuje se matični broj), kao i u odgovarajuću rubriku matične knjige rođenih.
U matične knjige rođenih vođene do početka primene Zakona o državnim matičnim knjigama ("Službeni list FNRJ", broj 29/46), matični broj upisuje se tako što se u slobodnom prostoru u rubrici "Ime deteta i pol" otvori mala zagrada, a zatim malim slovima upisuje matični broj, znak jednakosti i određeni matični broj, nakon čega se zatvara mala zagrada, na primer: "(matični broj = 1802922925000)".
U matične knjige rođenih koje su vođene na obrascima propisanim Opštim uputstvom za sastav i vođenje matičnih knjiga ("Službeni list FNRJ", broj 29/46) i Uputstvom o vođenju matičnih knjiga ("Službeni list SFRJ", broj 42/68), određeni matični broj upisuje se u rubriku "Naknadni upisi i pribeleške" na način objašnjen u stavu 2. ove tačke.
Ako je lice kome je određen matični broj u braku, odmah po upisu matičnog broja u matičnu knjigu rođenih matičar upisuje matični broj u matičnu knjigu venčanih na način utvrđen stavom 2. ove tačke, a ako matičnu knjigu venčanih vodi drugi matičar dostavlja izveštaj sledeće sadržine: "Obaveštavate se da je … (upisuje se: ime i prezime lica kome je određen matični broj; ime i prezime oca i majke; dan, mesec i godina rođenja; mesto i opština - grad rođenja, a ako je lice rođeno u inostranstvu i država), koji-a je upisan-a u matičnu knjigu rođenih koja se vodi za opštinu - grad …, matično područje …, pod tekućim brojem … za … godinu, određen matični broj … (upisuje se matični broj). Imenovani-a je zaključila-la brak (dan, mesec i godina zaključenja braka; mesto zaključenja braka, a ako je lice zaključilo brak u inostranstvu i država; ime i prezime supružnika) koji je upisan u matičnu knjigu venčanih koja se vodi za opštinu - grad …, matično područje … za … godinu". Odmah po prijemu ovog izveštaja, određeni matični broj upisuje se u matičnu knjigu venčanih na način uređen stavom 2. ove tačke.
Kada matičar koji vodi matičnu knjigu rođenih primi rešenje o pasiviziranju pogrešno određenog matičnog broja i određivanju novog matičnog broja, precrtaće vodoravnom linijom upisani matični broj tako da ostane čitljiv i u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisaće zabelešku: "Rešenjem … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja) pasiviziran matični broj … (upisuje se raniji matični broj) i određen matični broj … (upisuje se novi matični broj).
O pasiviziranju ranijeg matičnog broja i određivanju novog matičnog broja matičar upisuje zabelešku iz stava 5. ove tačke i u matičnu knjigu venčanih za lice kome je određen novi matični broj, a ako matičnu knjigu venčanih vodi drugi matičar dostavlja izveštaj sledeće sadržine: "Obaveštavate se da je … (upisuje se: ime i prezime lica kome je određen novi matični broj; ime i prezime oca i majke; dan, mesec i godina rođenja; mesto i opština - grad rođenja, a ako je lice rođeno u inostranstvu i država), koji-a je upisan-a u matičnu knjigu rođenih koja se vodi za opštinu - grad …, matično područje …, pod tekućim brojem … za … godinu, određen novi matični broj … (upisuje se novi matični broj) rešenjem … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja). Imenovani-a je zaključila-la brak (dan, mesec i godina zaključenja braka; mesto zaključenja braka, a ako je lice zaključilo brak u inostranstvu i država; ime i prezime supružnika) koji je upisan u matičnu knjigu venčanih koja se vodi za opštinu - grad …, matično područje … za … godinu". Odmah po prijemu ovog izveštaja određeni matični broj upisuje se u matičnu knjigu venčanih na način uređen stavom 5. ove tačke.
Kada matičar koji vodi matičnu knjigu rođenih primi rešenje o paziviziranju greškom određenog matičnog broja postupa na način uređen u st. 5. i 6. ove tačke.
Po upisu matičnog broja u matičnu knjigu rođenih, odnosno matičnu knjigu venčanih matičar na poleđini rešenja, odnosno obaveštenja iz st. 1-6. ove tačke, upisuje zabelešku: "Ovaj matični broj upisan je u matičnu knjigu rođenih - matičnu knjigu venčanih koja se vodi za opštinu - grad …, matično područje … za … godinu". Zabelešku potpisuje matičar koji je izvršio upis zabeleške u matičnu knjigu rođenih, odnosno matičnu knjigu venčanih punim imenom i prezimenom i overava pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja, ispod čega arapskim brojevima upisuje dan, mesec i godinu upisa zabeleške.
27. Prezime deteta upisuje se u matičnu knjigu rođenih prema prezimenu roditelja.
Ako roditelji deteta imaju različito prezime, sporazum o prezimenu deteta uzima se na zapisnik u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak. Ako roditelji ne postignu sporazum o prezimenu deteta, odnosno ako u zakonom određenom roku nisu odredili prezime detetu, zapisnik sa podacima o rođenju deteta dostavlja se nadležnom organu starateljstva, radi određivanja prezimena deteta. Po prijemu rešenja od nadležnog organa starateljstva prezime deteta upisuje se u matičnu knjigu rođenih onako kako je to odredio organ starateljstva, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Prezime deteta … odredio … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
28. O određivanju imena detetu od roditelja se uzima izjava na zapisnik u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak. Ako roditelji ne postignu sporazum o imenu deteta, odnosno ako u zakonom određenom roku nisu odredili ime detetu, odnosno ako su odredili pogrdno ime, ime koje vređa moral ili ime koje je u suprotnosti sa običajima i shvatanjima sredine, postupa se na način propisan u tački 27. stav 2. ovog uputstva.
29. Ako ime ili prezime, odnosno i ime i prezime deteta sadrži više od tri reči matičaru koji vodi matičnu knjigu rođenih na zapisnik u skladu sa zakonom koji uređuju opšti upravni postupak saopštava se i odluka o skraćenom ličnom imenu.
Skraćeno lično ime upisuje se u odgovarajuću rubriku matične knjige rođenih, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Skraćeno lično ime kojim se služi u pravnom saobraćaju saopšteno na zapisnik … (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika)".
Ako je ime ili prezime, odnosno i ime i prezime deteta, određeno rešenjem nadležnog organa starateljstva, a sadrži više od tri reči, istim rešenjem određuje se i skraćeno lično ime, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se i zabeleška: "Skraćeno lično ime deteta … kojim se služi u pravnom saobraćaju odredio … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
Promena ličnog imena, odnosno ili imena ili prezimena upisuje se u matičnu knjigu rođenih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Rešenjem... (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja) promenjeno... (lično ime, ime ili prezime) u... (novo lično ime, ime ili prezime)".
30. Dan, mesec, godina i čas rođenja upisuju se u matičnu knjigu rođenih na osnovu prijave rođenja koju dostavlja zdravstvena ustanova.
Ako dete nije rođeno u zdravstvenoj ustanovi dan, mesec, godina, čas i mesto rođenja utvrđuju se u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak. Pored izjave na zapisnik, koju matičar uzima od prijavioca i lica koja su bila prisutna rođenju deteta, matičar od prijavioca pribavlja medicinski dokument (lekarski izveštaj ili otpusnu listu) nadležne zdravstvene ustanove o izvršenom zdravstvenom zbrinjavanju porodilje i novorođenčeta, neposredno po porođaju. Ako matičar nije u mogućnosti da nesumnjivo utvrdi ove činjenice, obratiće se za pomoć nadležnom organu unutrašnjih poslova na čijem području je dete rođeno ili nađeno zahtevom za utvrđivanje činjenica u vezi sa rođenjem deteta od strane žene koja se identifikuje kao majka deteta.
31. Činjenica rođenja mrtvorođenog deteta upisuje se u matičnu knjigu rođenih isto kao i živog deteta, a ime deteta upisuje se na izričit zahtev roditelja. U rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Dete je rođeno mrtvo".
32. Izjava o priznanju očinstva može se dati pred matičarem, organom starateljstva, sudom ili javnim beležnikom, kao i u testamentu. Izjava o priznanju očinstva daje se na zapisnik matičaru koji vodi matičnu knjigu rođenih za dete u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak, a može se dati i matičaru koji nije nadležan za upis u matičnu knjigu rođenih, odnosno pred organom starateljstva, sudom ili javnim beležnikom, koji su dužni da bez odlaganja zapisnik ili ispravu koja sadrži izjavu o priznanju očinstva dostave matičaru koji vodi matičnu knjigu rođenih za dete.
Priznanje očinstva upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu zapisnika, odnosno isprava iz stava 1. ove tačke, nakon što majka deteta dâ izjavu o saglasnosti sa priznanjem očinstva.
Izjava o saglasnosti majke sa priznanjem očinstva neće se tražiti ako je majka u prijavi rođenja deteta navela da ocem deteta smatra muškarca koji je kasnije priznao očinstvo.
Izjava o saglasnosti majke može se uzeti na istom zapisniku na kome je priznato očinstvo tako što se u zapisnik upisuje: "Saglasna sam sa izjavom da je … (navodi se ime i prezime lica koje je priznalo očinstvo deteta) prirodni otac mog deteta rođenog … (dan, mesec i godina rođenja), u … (mesto i opština-grad rođenja)". Ako se upis podataka o ocu vrši istovremeno sa upisom podataka o detetu u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "(ime i prezime oca) dao izjavu o priznanju očinstva na zapisnik … (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika), a majka deteta saglasila se sa priznanjem očinstva na istom zapisniku". Ako je saglasnost data u posebnoj ispravi, upisuje se i naziv isprave, naziv i sedište organa koji je ispravu izdao, broj i datum isprave.
Ako se upis navedenih činjenica vrši posle zaključenja osnovnog upisa zabeleška iz stava 4. ove tačke upisuje se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške", kao i podaci o ocu deteta koji se upisuju u matičnu knjigu rođenih.
33. Ako detetu pre priznanja očinstva nije određeno ime i prezime, odnosno ili ime ili prezime u izjavi o priznanju očinstva roditelji mogu sporazumno odrediti ime i prezime ili samo ime, odnosno samo prezime deteta na način uređen tač. 27-29. ovog uputstva.
Ako je detetu određeno ime i prezime pre priznanja očinstva, ime i prezime, odnosno ili ime ili prezime može se promeniti u skladu sa zakonom kojim se uređuje lično ime, a upis promene imena i prezimena, odnosno ili imena ili prezimena vrši se na osnovu rešenja nadležnog organa za promenu ličnog imena. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Ime i prezime deteta (ime - prezime) … promenjeno u … rešenjem … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
Ako je detetu posle priznanja očinstva određeno ime i prezime ili samo ime, odnosno samo prezime, odnosno ako je promenjeno ime i prezime ili samo ime, odnosno samo prezime, matičar će o tome obavestiti nadležne organe koji vode evidenciju o prebivalištu, državljanstvu, statistici i dr. bez odlaganja, a najkasnije sledećeg radnog dana.
34. Ako roditelji deteta koje je otac priznao za svoje, uz saglasnost majke, odnosno čije je očinstvo utvrđeno presudom nadležnog suda, međusobno zaključe brak, matičar će na osnovu uvida u matičnu knjigu venčanih ili u izvod iz matične knjige venčanih po službenoj dužnosti u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisati zabelešku: "Dete je postalo bračno zaključenjem braka između roditelja … (datum zaključenja braka, opština - grad i matično područje, tekući broj i godina upisa u matičnu knjigu venčanih)" i o tome obavestiti roditelje.
35. Ako se presudom nadležnog suda utvrdi da majka deteta nije lice koje je upisano u matičnu knjigu rođenih u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Presudom … (naziv i sedište suda, broj i datum presude) utvrđeno je da … (lično ime lica koje je u matičnu knjigu rođenih upisano kao majka) nije majka deteta". Ako je istom presudom utvrđeno i materinstvo u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Presudom … (naziv i sedište suda, broj i datum presude) utvrđeno je da je … (upisuje se lično ime lica i drugi podaci o majci koji se upisuju u matičnu knjigu rođenih) majka deteta".
Ako se stranom sudskom odlukom utvrdi da majka deteta nije lice koje je upisano u matičnu knjigu rođenih, a stranu sudsku odluku prizna nadležni sud u Republici Srbiji, ako međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Odlukom... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke) utvrđeno je da... (lično ime lica koje u matičnu knjigu rođenih upisano kao majka) nije majka deteta". Ako je istim odlukama utvrđeno i materinstvo u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: Odlukom... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke), utvrđeno je da je... (upisuje se lično ime lica i drugi podaci o majci koje se upisuje u matičnu knjigu rođenih) majka deteta".
36. Ako se presudom nadležnog suda utvrdi da otac deteta nije lice koje je upisano u matičnu knjigu rođenih u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Presudom … (naziv i sedište suda, broj i datum presude) utvrđeno je da … (lično ime lica koje je u matičnu knjigu rođenih upisano kao otac) nije otac deteta". Ako je istom presudom utvrđeno i očinstvo u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Presudom … (naziv i sedište suda, broj i datum presude) utvrđeno je da je … (upisuje se lično ime lica i drugi podaci o ocu koji se upisuju u matičnu knjigu rođenih) otac deteta".
Ako se stranom sudskom odlukom utvrdi da otac deteta nije lice koje je upisano u matičnu knjigu rođenih, a stranu sudsku odluku prizna nadležni sud u Republici Srbiji, ako međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Odlukom... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke) utvrđeno je da... (lično ime lica koje u matičnu knjigu rođenih upisano kao otac) nije otac deteta". Ako je istim odlukama utvrđeno i očinstvo u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: Odlukom... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke), utvrđeno je da je... (upisuje se lično ime lica i drugi podaci o ocu koje se upisuje u matičnu knjigu rođenih) otac deteta".
37. Usvojeno dete upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu rešenja o novom upisu rođenja usvojenika koje donosi organ starateljstva.
Podaci o usvojenom detetu upisuju se u matičnu knjigu rođenih prema podacima sadržanim u dispozitivu rešenja iz stava 1. ove tačke, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu rešenja o novom upisu usvojenika … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
Na osnovu rešenja o novom upisu rođenja usvojenika poništava se raniji upis usvojenika u matičnu knjigu rođenih. Raniji upis poništava se tako što matičar koji je izvršio novi upis usvojenika precrtava raniji upis u matičnu knjigu rođenih dvema paralelnim crvenim linijama, osim rubrike "Naknadni upisi i zabeleške" u koju upisuje zabelešku: "Upis poništen na osnovu rešenja o novom upisu rođenja usvojenika … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja). Novi upis usvojenika izvršen je u matičnu knjigu rođenih koja se vodi za opštinu - grad …, matično područje …, pod tekućim brojem … za … godinu".
Poništenje usvojenja deteta upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu rešenja o poništenju rešenja o novom upisu rođenja usvojenika koje donosi organ starateljstva. Novi upis rođenja usvojenika poništava se tako što se precrtava dvema paralelnim crvenim linijama, osim rubrike "Naknadni upisi i zabeleške" u koju se upisuje zabeleška: "Upis poništen na osnovu rešenja o poništenju rešenja o novom upisu rođenja usvojenika … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
Rešenjem iz stava 4. ove tačke osnažuje se prvi upis rođenja deteta, tako što matičar koji je izvršio poništenje novog upisa rođenja usvojenika u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" matične knjige rođenih u kojoj je izvršen prvi upis rođenja deteta upisuje zabelešku: "Upis osnažen rešenjem o poništenju rešenja o novom upisu rođenja usvojenika … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja). Novi upis rođenja usvojenika izvršen u matičnu knjigu rođenih koja se vodi za opštinu - grad … matično područje …, pod tekućim brojem … za … godinu, poništen je istim rešenjem".
38. Činjenica rođenja državljanina Republike Srbije nastala van njene teritorije upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu izvoda iz matične knjige inostranog organa, po podnetoj prijavi za upis činjenice rođenja van teritorije Republike Srbije.
Upis podataka u matičnu knjigu rođenih vrši se na osnovu podataka sadržanih u izvodu iz matične knjige rođenih inostranog organa, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu izvoda iz matične knjige rođenih … (naziv inostranog organa koji je ispravu izdao, sedište i država, broj i datum izdavanja isprave)". U rubriku "Mesto i opština - grad rođenja, a ako je dete rođeno u inostranstvu i država", pored mesta rođenja upisuje se i naziv strane države.
Ako neki od podataka u inostranom izvodu iz matične knjige rođenih nedostaje, matičar će u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak utvrditi podatke koji nedostaju i upisati ih u matičnu knjigu rođenih. Ako matičar vodi matične knjige na osnovu kojih može da utvrdi potrebne podatke, upisaće ih istovremeno sa upisom podataka iz inostranog izvoda iz matične knjige rođenih.
Ako lično ime deteta upisano u inostrani izvod iz matične knjige rođenih nije određeno u skladu sa domaćim propisima o ličnom imenu, matičar će zatražiti od roditelja da ga odrede u skladu sa zakonom koji uređuje lično ime. Izjavu o određivanju ličnog imena deteta u skladu s domaćim propisima roditelji mogu dati i pred diplomatsko-konzularnim predstavništvom Republike Srbije prilikom podnošenja prijave za upis činjenice rođenja u matične knjige koje se vode po Zakonu o matičnim knjigama. Na osnovu izjave roditelja o određenom ličnom imenu deteta u skladu sa domaćim propisima u matičnu knjigu rođenih upisuje se lično ime deteta.
Ako roditelji ne odrede lično ime deteta u skladu sa stavom 4. ove tačke, postupa se na način uređen tač. 27-29. ovog uputstva.
Ako se upis činjenice rođenja iz stava 1. ove tačke vrši saglasno članu 76. stav 4. Zakona o matičnim knjigama, upis podataka u matičnu knjigu rođenih vrši se na osnovu pravnosnažne odluke nadležnog suda, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu pravnosnažne odluke suda … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
Ako su podaci o licu utvrđeni u vanparničnom postupku utvrđivanja vremena i mesta rođenja, upisuju se u matičnu knjigu rođenih na osnovu pravnosnažnog rešenja suda o vremenu i mestu rođenja, a u rubrici "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu rešenja o vremenu i mestu rođenja... (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja)".
Upis izvršen na osnovu rešenja suda o vremenu i mestu rođenja poništava se na osnovu pravnosnažnog rešenja suda o stavljanju van snage rešenja o vremenu i mestu rođenja. Upis se poništava tako što se precrtava dvema crvenim paralelnim kosim linijama, osim rubrike "Naknadni upisi i zabeleške" u koju se upisuje zabeleška: "Ovaj upis je poništen na osnovu rešenja... (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja)".
Ako se licu iz stava 7. ove tačke, nakon izvršenog upisa, odlukom suda u parničnom postupku, utvrdi drugačije vreme rođenja, novi podatak o vremenu rođenja upisuje se u matičnu knjigu rođenih na način uređen tačkom 22. ovog uputstva.
Ako se licu iz stava 7. ove tačke, nakon izvršenog upisa, odlukom suda u parničnom postupku, utvrdi drugačije mesto rođenja, upis se poništava tako što se precrtava dvema crvenim paralelnim kosim linijama, osim rubrike "Naknadni upisi i zabeleške" u koju se upisuje zabeleška: "Ovaj upis je poništen na osnovu rešenja... (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja), jer je izvršen od strane mesno nenadležnog organa. Novi upis izvršen u matičnu knjigu rođenih koja se vodi za opštinu - grad..., matično područje..., pod tekućim brojem... za... godinu".
39. Lišenje roditeljskog prava upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu pravnosnažne sudske odluke o potpunom ili delimičnom lišenju roditeljskog prava, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Roditelji (majka - otac) deteta potpuno - delimično lišeni (lišen-a) roditeljskog prava … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
Vraćanje roditeljskog prava upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu pravnosnažne sudske odluke o vraćanju roditeljskog prava, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Roditeljima (majci - ocu) deteta vraćeno roditeljsko pravo … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
40. Produženje roditeljskog prava upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu pravnosnažne sudske odluke o produženju roditeljskog prava, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Produženo roditeljsko pravo roditeljima (majci - ocu) … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
Prestanak produženog roditeljskog prava upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu pravnosnažne sudske odluke o prestanku produženog roditeljskog prava, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Prestalo produženo roditeljsko pravo roditeljima (majci - ocu) … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
41. Stavljanje lica pod starateljstvo upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu rešenja o stavljanju pod starateljstvo, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Stavljen-a pod starateljstvo … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
Prestanak starateljstva upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu rešenja o prestanku starateljstva, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Starateljstvo prestalo … (naziv i sedište organa starateljstva, broj i datum rešenja)".
42. Lišenje poslovne sposobnosti upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu pravnosnažne sudske odluke o potpunom ili delimičnom lišenju poslovne sposobnosti, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Potpuno, odnosno delimično lišen-a poslovne sposobnosti … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
Vraćanje poslovne sposobnosti upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu pravnosnažne sudske odluke o vraćanju poslovne sposobnosti, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Vraćena poslovna sposobnost … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
43. Činjenica zaključenja braka upisuje se u matičnu knjigu rođenih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Zaključio-la brak … (datum), sa … (ime i prezime supružnika), upisan u matičnu knjigu venčanih koja se vodi za … (opština - grad), matično područje …, tekući broj … za … godinu". Ako je brak zaključen u diplomatsko-konzularnom predstavništvu Republike Srbije upisuje se zabeleška: "Zaključio-la brak … (datum), sa … (ime i prezime supružnika), upisan u matičnu knjigu venčanih koja se vodi u … (naziv i sedište diplomatsko-konzularnog predstavništva Republike Srbije), tekući broj … za … godinu".
Činjenica zaključenja braka pred nadležnim inostranim organom upisuje se u matičnu knjigu rođenih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Zaključio-la brak … (datum), sa … (ime i prezime supružnika) u … (naziv mesta i strane države u kojoj je brak zaključen), upisan u matičnu knjigu venčanih koja se vodi za … (opština - grad), matično područje …, tekući broj … za … godinu".
Ako činjenica zaključenja braka pred nadležnim inostranim organom ne može biti upisana u matičnu knjigu venčanih, jer ni jedan od supružnika nije državljanin Republike Srbije, zaključenje braka upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu inostranog izvoda iz matične knjige venčanih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Zaključio-la brak … (datum) sa … (ime i prezime supružnika) u … (naziv mesta i strane države u kojoj je brak zaključen). Brak upisan u matičnu knjigu venčanih … (naziv i sedište inostranog organa, broj i datum isprave na osnove koje se vrši upis zabeleške)".
Odmah ispod zabeleške o zaključenju braka upisuje se zabeleška o prezimenu supružnika posle zaključenja braka, i to: "Zadržao-la svoje prezime; Uzeo-la prezime ženika-neveste … (navodi se prezime drugog supružnika); Svom prezimenu dodao-la prezime ženika - neveste, tako da prezime posle zaključenja braka glasi: … (navodi se prezime posle zaključenja braka); Prezimenu ženika - neveste dodao-la svoje prezime, tako da prezime posle zaključenja braka glasi: … (navodi se prezime posle zaključenja braka)".
44. Ako je brak prestao razvodom braka, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Brak zaključen sa... (ime i prezime supružnika) razveden presudom... (naziv i sedište suda, broj i datum odluke), koja je postala pravnosnažna... (datum pravnosnažnosti odluke)". Ako je brak prestao razvodom pred inostranim sudom, upis podatka o razvodu braka u matičnu knjigu rođenih vrši se samo ako je stranu sudsku odluku o razvodu braka priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Brak zaključen sa … (ime i prezime supružnika) razveden odlukom … (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao … (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
Ako je brak prestao poništenjem braka, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Brak zaključen sa... (ime i prezime supružnika) poništen presudom... (naziv i sedište suda, broj i datum odluke), koja je postala pravnosnažna... (datum pravnosnažnosti odluke)". Ako je brak prestao poništenjem pred inostranim sudom, upis podatka o poništenju braka u matičnu knjigu rođenih vrši se samo ako je stranu sudsku odluku o poništenju braka priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Brak zaključen sa … (ime i prezime supružnika) poništen odlukom … (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao … (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
Ako je brak prestao smrću supružnika, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Brak prestao... (dan, mesec, godina i mesto smrti) smrću supružnika… (ime i prezime supružnika) a činjenica smrti upisana je u matičnu knjigu umrlih koja se vodi za opštinu - grad …, matično područje …, tekući broj … za … godinu", a ako je činjenica smrti supružnika upisana u matičnu knjigu umrlih diplomatsko-konzularnog predstavništva Republike Srbije, upisuje se zabeleška: "Brak prestao... (dan, mesec, godina i mesto smrti) smrću supružnika … (ime i prezime supružnika) a činjenica smrti upisana je u matičnu knjigu umrlih koja se vodi u … (naziv i sedište diplomatsko-konzularnog predstavništva Republike Srbije), tekući broj … za … godinu".
Ako činjenica smrti supružnika nastala van teritorije Republike Srbije ne može biti upisana u matičnu knjigu umrlih, jer ni jedan od supružnika nije državljanin Republike Srbije, prestanak braka smrću supružnika upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu inostranog izvoda iz matične knjige umrlih, tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Brak prestao … (dan, mesec, godina smrti i mesto) smrću supružnika … (ime i prezime supružnika). Činjenica smrti upisana u matičnu knjigu umrlih inostranog organa … (naziv i sedište inostranog organa, broj i datum isprave na osnovu koje se vrši upis zabeleške)".
45. Supružniku koji je promenio prezime zaključenjem braka, a posle prestanka braka u skladu sa zakonom koji uređuje lično ime uzeo prezime koje je imao pre zaključenja braka u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Uzeo-la prezime koje je imao-la pre zaključenja braka … (prezime pre zaključenja braka, naziv i sedište organa, broj i datum isprave na osnovu koje se vrši upis)".
Ako supružnik u toku trajanja braka promeni lično ime, odnosno ili ime ili prezime, u matičnu knjigu rođenih za drugog supružnika u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Rešenjem... (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja) promenjeno... (lično ime, ime ili prezime) supružnika u... (novo lično ime, ime ili prezime)".
46. Ako roditelj, odnosno staratelj promeni lično ime, odnosno ili ime ili prezime u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Roditelj (majka - otac), odnosno staratelj deteta promenio-la... (lično ime, ime ili prezime) u... (novo lično ime, ime ili prezime) rešenjem... (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
Ako je roditelj, odnosno staratelj deteta promenio prezime zaključenjem novog braka u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Roditelj (majka - otac), odnosno staratelj deteta promenio-la prezime u... (prezime uzeto zaključenjem braka) zaključenjem novog braka... (datum), koji je upisan u matičnu knjigu venčanih koja se vodi za... (opština - grad), matično područje... pod tekućim brojem... za... godinu".
47. Činjenica smrti upisuje se u matičnu knjigu rođenih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Umro-la … (datum, mesto i opština - grad smrti), upisan-a u matičnu knjigu umrlih koja se vodi za … (opština - grad), matično područje …, pod tekućim brojem … za … godinu". Ako je činjenica smrti upisana u matičnu knjigu umrlih koja se vodi u diplomatsko-konzularnom predstavništvu Republike Srbije upisuje se zabeleška: "Umro-la … (datum, mesto i država smrti), upisan-a matičnu knjigu umrlih koja se vodi u … (naziv i sedište diplomatsko-konzularnog predstavništva Republike Srbije), tekući broj … za … godinu".
Činjenica smrti lica koje je rođeno u Republici Srbiji, a nije državljanin Republike Srbije, nastala van teritorije Republike Srbije, upisuje se u matičnu knjigu rođenih na osnovu inostranog izvoda iz matične knjige umrlih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Umro-la … (datum, mesto i država smrti). Činjenica smrti upisana u matičnu knjigu umrlih inostranog organa … (naziv i sedište inostranog organa, broj i datum isprave na osnovu koje se vrši upis zabeleške)".
Ako je smrt dokazana u sudskom postupku u matičnu knjigu rođenih u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Utvrđeno da je lice umrlo... (datum smrti) pravnosnažnim rešenjem... (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja), a činjenica smrti upisana u matičnu knjigu umrlih koja se vodi za... (opština - grad), matično područje..., pod tekućim brojem... za... godinu". Ako je smrt dokazana u sudskom postupku pred inostranim sudom činjenica smrti upisuje se u matičnu knjigu rođenih samo ako je stranu sudsku odluku priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Utvrđeno da je lice umrlo... (datum smrti) odlukom inostranog suda... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke), a činjenica smrti upisana u matičnu knjigu umrlih koja se vodi za... (opština - grad), matično područje..., pod tekućim brojem... za... godinu".
O proglašenju nastalog lica za umrlo u matičnu knjigu rođenih u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Proglašen-a umrlim-om pravnosnažnim rešenjem... (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja), a činjenica smrti upisana u matičnu knjigu umrlih koja se vodi za... (opština - grad), matično područje..., pod tekućim brojem... za... godinu". Ako je nestalo lice proglašeno za umrlo pred inostranim sudom činjenica smrti upisuje se u matičnu knjigu rođenih, ako je stranu sudsku odluku priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Proglašen-a umrlim-om odlukom inostranog suda... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke), a činjenica smrti upisana u matičnu knjigu umrlih koja se vodi za... (opština - grad), matično područje..., pod tekućim brojem... za... godinu".
Ako je rešenje o proglašenju nestalog lica umrlim ukinuto u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Rešenje o proglašenju nestalog lica umrlim ukinuto pravnosnažnim rešenjem … (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja)". Ako je odluku o proglašenju nestalog lica umrlim ukinuo inostrani sud, taj podatak upisuje se u matičnu knjigu rođenih samo ako je stranu sudsku odluku priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Odluka o proglašenju nestalog lica umrlim ukinuta odlukom inostranog suda … (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao … (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
47a Ako nakon osnovnog upisa u matičnu knjigu rođenih, dođe do promene ličnih podataka, matičar koji vodi matičnu knjigu rođenih o istom obaveštava nadležnog matičara koji vodi evidenciju o državljanima, bez odlaganja, a najkasnije sledećeg radnog dana.
48. Budući supružnici nameru da zaključe brak prijavljuju matičaru pismeno ili usmeno.
O usmenoj prijavi sačinjava se zapisnik o prijavi zaključenja braka, uz koji se prilažu javne isprave propisane zakonom koji uređuje brak.
49. Posle proglašenja da je brak zaključen matičar upisuje brak u matičnu knjigu venčanih.
50. Podaci o supružnicima upisuju se u matičnu knjigu venčanih na osnovu javnih isprava iz tačke 48. stav 2. ovog uputstva i lične karte, a za strance putne isprave.
U rubriku "Ime i prezime supružnika" upisuju se prezimena supružnika koja su imali pre zaključenja braka.
51. Matični broj upisuje se u matičnu knjigu venčanih na osnovu izvoda iz matične knjige rođenih i lične karte.
Ako se matični broj upisuje u matičnu knjigu venčanih posle zaključenja osnovnog upisa, upis se vrši na način uređen tačkom 26. ovog uputstva.
52. U rubriku "Izjava supružnika o novom prezimenu" upisuje se zabeleška o tome kako su se supružnici prilikom zaključenja braka sporazumeli o budućem prezimenu, i to: "Ženik-nevesta zadržao-la svoje prezime; Ženik - nevesta uzeo-la prezime supružnika … (navodi se prezime drugog supružnika); Ženik - nevesta svom prezimenu dodao-la prezime drugog supružnika, tako da prezime posle zaključenja braka glasi: … (navodi se prezime posle zaključenja braka); Ženik - nevesta prezimenu drugog supružnika dodao-la svoje prezime, tako da prezime posle zaključenja braka glasi: … (navodi se prezime posle zaključenja braka)".
53. Ako je zaključenju braka prethodio postupak davanja dozvole za zaključenje braka u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Dozvola za zaključenje braka … (ime i prezime supružnika) data odlukom … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
54. Upis braka u matičnu knjigu venčanih potpisuju supružnici svojim imenom i novim prezimenom, svedoci i matičar.
55. Ako se brak zaključuje preko punomoćnika, na mestu određenom za potpis supružnika koga zastupa punomoćnik, potpisuje se punomoćnik punim imenom i prezimenom, a u rubriku "Ime i prezime i prebivalište punomoćnika" upisuje se zabeleška: "Za ženika - nevestu punomoćnik … (ime i prezime punomoćnika)".
56. Ako je zaključenju braka prisustvovao i tumač, u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Brak je zaključen u prisustvu ovlašćenog tumača za … jezik … (ime i prezime, prebivalište tumača) za supružnika … (ime i prezime supružnika koji ne poznaje jezik na kome je brak zaključen)".
Tumač se potpisuje na mestu određenom za potpisivanje tumača punim imenom i prezimenom.
57. Ako lica iz tač. 54-56. ovog uputstva odbiju da potpišu upis u matičnu knjigu venčanih, matičar će u rubriku "Primedbe" upisati zabelešku: "Upis odbio-la da potpiše … (ime i prezime supružnika, svedoka, punomoćnika ili tumača) … (navode se razlozi zbog kojih upis nije potpisan)".
58. Činjenica zaključenja braka državljanina Republike Srbije nastala van njene teritorije upisuje se u matičnu knjigu venčanih na osnovu izvoda iz matične knjige venčanih inostranog organa, po podnetoj prijavi za upis činjenice zaključenja braka nastale u inostranstvu.
Upis podataka u matičnu knjigu venčanih vrši se na osnovu podataka sadržanih u izvodu iz matične knjige venčanih inostranog organa, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu izvoda iz matične knjige venčanih … (naziv inostranog organa koji je ispravu izdao, sedište i država, broj i datum isprave)". U rubriku "Mesto zaključenja braka, a ako je brak zaključen u inostranstvu i država", pored mesta u kome je brak zaključen upisuje se i država.
Ako neki od podataka u inostranom izvodu iz matične knjige venčanih nedostaje, matičar će, u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak utvrditi činjenice koje nedostaju i podatak o tome upisati u matičnu knjigu venčanih. Ako matičar vodi matične knjige na osnovu kojih može da utvrdi potrebne podatke upisaće ih istovremeno sa upisom podataka iz inostranog izvoda iz matične knjige venčanih.
Ako na osnovu inostranog izvoda iz matične knjige venčanih nije moguće utvrditi prezime supružnika koje su uzeli prilikom zaključenja braka, matičar po službenoj dužnosti pribavlja taj podatak od inostranog organa pred kojim je brak zaključen. Ako ni na taj način nije moguće utvrditi prezime supružnika, matičar tu činjenicu utvrđuje na osnovu izjave supružnika, koja se može dati neposredno pred matičarom ili pred diplomatsko-konzularnim predstavništvom Republike Srbije prilikom podnošenja prijave iz stava 1. ove tačke. Na osnovu obaveštenja nadležnog inostranog organa, odnosno izjave supružnika, o prezimenu supružnika posle zaključenja braka upisuje se zabeleška na način uređen tačkom 52. ovog uputstva.
Ako se upis činjenice zaključenja braka iz stava 1. ove tačke vrši saglasno članu 76. stav 4. Zakona o matičnim knjigama, upis podataka u matičnu knjigu venčanih vrši se na osnovu pravnosnažne odluke nadležnog suda, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu pravnosnažne odluke suda … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
59. Brak koji nije zaključen pred matičarom upisuje se u matičnu knjigu venčanih na osnovu pravnosnažne sudske odluke o utvrđivanju postojanja braka, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Brak utvrđen odlukom … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke)".
60. Ako supružnici ili jedan od supružnika promeni lično ime, odnosno ili ime ili prezime taj podatak upisuje se u matičnu knjigu venčanih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Rešenjem … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja) promenjeno … (lično ime, ime ili prezime) supružnicima (ženiku - nevesti) u … (novo lično ime, ime ili prezime)".
61. Prestanak braka razvodom upisuje se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" tako što se upisuje zabeleška: "Brak razveden presudom. … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke), koja je postala pravnosnažna... (datum pravnosnažnosti odluke)". Ako je brak prestao razvodom pred inostranim sudom upis prestanka braka razvodom u matičnu knjigu venčanih vrši se samo ako je stranu sudsku odluku o razvodu braka priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Brak razveden odlukom … (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao … (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
Prestanak braka poništenjem upisuje se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" tako što se upisuje zabeleška: "Brak poništen presudom. … (naziv i sedište suda, broj i datum odluke), koja je postala pravnosnažna... (datum pravnosnažnosti odluke)". Ako je brak prestao poništenjem pred inostranim sudom upis prestanka braka razvodom u matičnu knjigu venčanih vrši se samo ako je stranu sudsku odluku o poništenju braka priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Brak poništen odlukom … (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao … (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
Prestanak braka smrću supružnika upisuje se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" tako što se upisuje odgovarajuća zabeleška iz tačke 44. st. 3. i 4. ovog uputstva.
62. Po upisu zabeleške o razvodu braka, poništenju braka i prestanku braka smrću supružnika u matičnu knjigu venčanih, matičar je dužan da bez odlaganja dostavi o tome elektronski izveštaj u Registar matičnih knjiga matičaru koji vodi matičnu knjigu rođenih za supružnike, odnosno supružnika.
63. Činjenica smrti upisuje se u matičnu knjigu umrlih na osnovu elektronske, pisane ili usmene prijave lica iz člana 61. Zakona o matičnim knjigama.
O usmenoj prijavi sačinjava se zapisnik o prijavi smrti.
64. Ako je lice umrlo u zdravstvenoj ustanovi uz prijavu prilaže se i potvrda o smrti koju izdaje nadležna zdravstvena ustanova u skladu sa propisom koji uređuje obrazac potvrde o smrti i postupak izdavanja potvrde o smrti.
Ako je lice umrlo van zdravstvene ustanove uz prijavu prilaže se potvrda o smrti koju izdaje lekar koga je odredila skupština opštine, odnosno grada, odnosno grada Beograda za utvrđivanje vremena i uzroka smrti i izdavanje potvrde o smrti.
Nepopunjeni obrasci potvrde o smrti ne mogu se nalaziti kod organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama, niti matičar iste može popunjavati i davati na potpis i overu lekaru određenom za utvrđivanje vremena i uzroka smrti i izdavanje potvrde o smrti.
65. Ako su prilikom osnovnog upisa činjenice smrti neki od podataka koji se upisuju u matičnu knjigu umrlih nepoznati, rubrika predviđena za upisivanje tih podataka ostaje prazna, a matičar nadležan za vođenje matične knjige umrlih u koju se vrši upis činjenice smrti bez odlaganja preduzima mere da se isti pribave i upišu.
Ako se upis podataka koji su nepoznati vrši posle zaključenja osnovnog upisa u matičnu knjigu umrlih, naknadni upis tih podataka vrši se na osnovu rešenja nadležnog organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Podatak o … (navodi se utvrđeni podatak) utvrđen rešenjem … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
66. Matični broj upisuje se u matičnu knjigu umrlih na osnovu matičnog broja upisanog u ličnoj karti, matičnoj knjizi rođenih, odnosno matičnoj knjizi venčanih ili izvodima iz matične knjige rođenih, odnosno matične knjige venčanih.
67. Činjenica smrti državljanina Republike Srbije nastala van njene teritorije upisuje se u matičnu knjigu umrlih na osnovu izvoda iz matične knjige umrlih inostranog organa, po podnetoj prijavi za upis činjenice smrti nastale u inostranstvu.
Upis podataka u matičnu knjigu umrlih vrši se na osnovu podataka sadržanih u izvodu iz matične knjige umrlih inostranog organa, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu izvoda iz matične knjige umrlih … (naziv inostranog organa koji je istu izdao, sedište i država, broj i datum isprave)". U rubriku "Mesto i opština - grad smrti, a ako je lice umrlo u inostranstvu i država", pored mesta u kome je lice umrlo upisuje se i država.
Ako neki od podataka u inostranom izvodu iz matične knjige umrlih nedostaje, matičar će, u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak, utvrditi činjenice koje nedostaju i podatak o tome upisati u matičnu knjigu umrlih. Ako matičar vodi matične knjige na osnovu kojih može da utvrdi potrebne podatke upisaće ih istovremeno sa upisom podataka iz inostranog izvoda iz matične knjige umrlih. Ako se podaci koji nedostaju utvrde posle zaključenja osnovnog upisa, upis tih podataka vrši se na način utvrđen tačkom 65. stav 2. ovog uputstva.
68. Ako se činjenica smrti upisuje u matičnu knjigu umrlih po isteku zakonskog roka upis se vrši na osnovu rešenja nadležnog organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu rešenja … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
69. Ako je činjenica smrti dokazana u sudskom postupku, upis se vrši na osnovu pravnosnažnog rešenja nadležnog suda, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu pravnosnažnog rešenja … (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja)". Ako je činjenica smrti dokazana u sudskom postupku pred inostranim sudom činjenica smrti upisuje se u matičnu knjigu umrlih samo ako je stranu sudsku odluku priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu odluke inostranog suda... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
Ako je nestalo lice proglašeno za umrlo u sudskom postupku, upis se vrši na osnovu pravnosnažnog rešenja nadležnog suda, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu pravnosnažnog rešenja suda … (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja)". Ako je nestalo lice proglašeno za umrlo pred inostranim sudom činjenica smrti upisuje se u matičnu knjigu umrlih samo ako je stranu sudsku odluku o proglašenju nestalog lica za umrlo priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen na osnovu odluke inostranog suda... (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao... (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
Ako je rešenje o proglašenju nestalog lica za umrlo ukinuto, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Rešenje o proglašenju nestalog lica za umrlo ukinuto pravnosnažnim rešenjem … (naziv i sedište suda, broj i datum rešenja)". Ako je odluku o proglašenju nestalog lica umrlim ukinuo inostrani sud taj podatak upisuje se u matičnu knjigu umrlih samo ako je stranu sudsku odluku priznao nadležni sud u Republici Srbiji, a međunarodnim ugovorom nije drukčije određeno. U rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Odluka o proglašenju nestalog lica umrlim ukinuta odlukom inostranog suda … (naziv i sedište inostranog suda, broj i datum odluke), koju je priznao … (naziv i sedište nadležnog suda u Republici Srbiji, broj i datum odluke)".
70. Ako se činjenica smrti upisuje u matičnu knjigu umrlih na osnovu zapisnika o nalasku leša rubrike određene za upisivanje podataka o umrlom ne popunjavaju se, a u rubriku "Primedbe" upisuje se zabeleška: "… (dan, mesec, godina, mesto i opština-grad nalaska leša) nađen je leš nepoznatog muškog-ženskog lica, starog približno … godina, visine … cm. Upis izvršen na osnovu zapisnika o nalasku leša … (naziv i sedište organa, broj i datum zapisnika)".
Ako se naknadno utvrdi identitet lica čiji je leš nađen upis podataka u odgovarajuće rubrike izvršiće se na osnovu rešenja nadležnog organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama, a u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška: "Upis podataka o umrlom izvršen na osnovu rešenja … (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
Ako supružnik umrlog promeni lično ime, odnosno ili ime ili prezime taj podatak upisuje se u matičnu knjigu umrlih tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Rešenjem... (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja) promenjeno... (lično ime, ime ili prezime) supružniku u... (novo lično ime, ime ili prezime)".
71. Ako matičar koji je upisao činjenicu smrti u matičnu knjigu umrlih vodi matičnu knjigu rođenih, odnosno matičnu knjigu venčanih za to lice, on bez odlaganja, a najkasnije sledećeg radnog dana u matičnu knjigu rođenih, odnosno matičnu knjigu venčanih upisuje odgovarajuću zabelešku iz tačke 47, odnosno tačke 61. ovog uputstva.
Ako matičar koji je upisao činjenicu smrti u matičnu knjigu umrlih ne vodi matičnu knjigu rođenih, odnosno matičnu knjigu venčanih, on je dužan da bez odlaganja dostavi o tome elektronski izveštaj u Registar matičnih knjiga matičaru koji vodi matičnu knjigu rođenih, odnosno matičnu knjigu venčanih radi upisa odgovarajuće zabeleške iz tačke 47, odnosno tačke 61. ovog uputstva.
Nakon upisa činjenice smrti u matičnu knjigu umrlih, matičar o tome obaveštava nadležnog matičara koji vodi evidenciju o državljanima, bez odlaganja, a najkasnije sledećeg radnog dana.
72. Matičar koji je izvršio upis činjenice smrti u matičnu knjigu umrlih, dužan je da najkasnije u roku od 30 dana po izvršenom upisu dostavi nadležnom ostavinskom sudu izvod iz matične knjige umrlih koji se odnosi na to lice, u skladu sa zakonom koji uređuje vanparnični postupak.
Evidencije registara matičnih knjiga
73. Evidencije registara matičnih knjiga vode se posebno za matičnu knjigu rođenih, matičnu knjigu venčanih i matičnu knjigu umrlih.
74. Odmah po upisu činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti u odgovarajuću matičnu knjigu, matičar to lice upisuje u odgovarajuću evidenciju registra matične knjige.
75. U evidencije iz tačke 73. ovog uputstva upisi se vrše prema početnom slovu prezimena.
76. Osnovni upisi koji nisu izvršeni u godini kada su se te činjenice desile (upisi izvršeni na osnovu rešenja o naknadnom upisu; na osnovu izvoda iz matičnih knjiga inostranog organa; sudskih odluka o utvrđivanju postojanja braka, proglašenju nestalog lica umrlim ili smrti utvrđenoj u sudskom postupku i dr.) upisuju se istovremeno u registar koji se vodi uz matičnu knjigu za godinu u kojoj je osnovni upis izvršen i u registar koji se vodi za godinu kada se činjenica desila, a u rubriku "Napomena" upisuje se početno slovo prezimena i redni broj pod kojim je upis izvršen u registru matične knjige u kojoj je činjenica rođenja, zaključenja braka ili smrti upisana ("J-4", "V-26").
77. Po završetku svake kalendarske godine u registru se ostavlja onoliko praznih rubrika koliko se pretpostavlja da bi moglo biti upisa činjenica koje su se ranije desile. Ispod ostavljenih praznih rubrika, na sredini strane registra, ispisuje se arapskim brojem naredna godina i upisuju se lična imena lica koja su upisana u matične knjige u toj godini. Ako u toku godine nije bilo upisa, takođe se ostavlja nekoliko praznih rubrika.
78. U registar koji se vodi uz matičnu knjigu venčanih upisuju se oba supružnika prema prezimenu koje su imali pre zaključenja braka.
79. Osnovni upis činjenice smrti lica čiji identitet nije utvrđen upisuje se u registar pod slovom "N". Ako se naknadno utvrdi identitet, izvršiće se novi upis, prema početnom slovu prezimena, a u rubriku "Napomena" upisuje se zabeleška: "Upis izvršen pod ličnim imenom … (ime i prezime)".
III ČUVANJE MATIČNIH KNJIGA I SPISA
80. Matične knjige i spisi na osnovu kojih se vrši upis u matične knjige moraju se čuvati u sređenom i bezbednom stanju, na način koji obezbeđuje zaštitu od neovlašćenog korišćenja, slučajnog ili neodobrenog uništenja ili gubitka.
81. Organi iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama dužni su da obezbede sve mere fizičko-tehničkog obezbeđenja, uključujući protivpožarne, protivpoplavne i druge zaštitne mere za bezbedno čuvanje matičnih knjiga i spisa.
82. Vrata i prozori prostorija u kojima se čuvaju matične knjige i spisi moraju biti obezbeđeni na način koji omogućava kvalitetno, pouzdano i bezbedno čuvanje istih.
Matične knjige i spisi čuvaju se u posebno obezbeđenim metalnim ormarima koji se obavezno zaključavaju posle radnog vremena. U toku radnog vremena ne smeju se ostavljati bez nadzora.
83. Ako je papirni oblik matične knjige oštećen, organ iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama dužan je da preduzme mere tehničke zaštite, odnosno poslove na njihovom održavanju (konzervaciji i restauraciji) na način i pod uslovima utvrđenim propisima o kulturnim dobrima.
84. Spisi na osnovu kojih se vrši upis u matične knjige evidentiraju se i vode pod tekućim brojem osnovnog upisa u godini za koju se vodi određena matična knjiga i čuvaju se u omotu spisa.
Za svaki tekući broj u godini upisa formira se poseban omot spisa, a svi spisi koji se odnose na taj tekući broj, bez obzira da li se odnose na osnovni upis odgovarajuće činjenice u matičnu knjigu ili upis naknadnih zabeleški posle zaključenja osnovnog upisa, ulažu se u isti omot spisa.
Za svaku matičnu knjigu formira se posebna fascikla za tekuću godinu. Na fasciklama se označavaju vrsta matične knjige, godina za koju se vodi matična knjiga i tekući broj upisa od broja 1 do broja upisa kojim je zaključena matična knjiga u kalendarskoj godini.
Ukoliko je u matičnoj knjizi mali broj upisa u kalendarskoj godini, u istoj fascikli mogu se čuvati spisi za više godina.
IV NAČIN VRŠENJA UVIDA U MATIČNE KNJIGE I SPISE
85. Uvid u matičnu knjigu i spise na osnovu kojih je izvršen upis u matičnu knjigu, kao i uvid u Registar matičnih knjiga dozvoliće se licu iz člana 41. Zakona o matičnim knjigama samo u sedištu matičnog područja za koje se vodi ta matična knjiga i to u prisustvu matičara.
86. Za uvid u matičnu knjigu i spise na osnovu kojih je izvršen upis u matičnu knjigu podnosi se pisani zahtev. U zahtevu se obavezno navode podaci o podnosiocu zahteva i razlozima za uvid u matičnu knjigu, odnosno spise.
87. Uvid u matičnu knjigu i spise na osnovu kojih je izvršen upis u matičnu knjigu vrši se tako što matičar licu kome je dozvoljen uvid u matičnu knjigu, odnosno spise pokazuje upis, odnosno spise odgovarajuće matične knjige. O svakom uvidu u matičnu knjigu, odnosno spise sačinjava se zapisnik u kome se upisuju razlozi uvida u matičnu knjigu, odnosno spise, datum kada je izvršen uvid u matičnu knjigu, odnosno spise, kao i podaci iz lične karte za lice koje je uvid izvršilo. Zapisnik potpisuju punim imenom i prezimenom lice koje je izvršilo uvid u matičnu knjigu, odnosno spise i matičar.
88. O odbijanju zahteva za uvid u matičnu knjigu, kao i spise na osnovu kojih je izvršen upis u matičnu knjigu, organ iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama donosi rešenje u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak.
V NAČIN OBNAVLJANJA MATIČNIH KNJIGA
89. Ako su matične knjige uništene ili nestale njihovom obnavljanju pristupa se bez odlaganja.
90. Ministar nadležan za poslove uprave (u daljem tekstu: Ministar) rešenjem određuje obnavljanje uništenih ili nestalih matičnih knjiga, kao i postupak i rok u kome će biti obnovljene.
Troškove obnavljanja snosi organ kod kog je uništeni primerak matične knjige bio na čuvanju.
91. Radi obnavljanja matičnih knjiga građani su dužni da daju podatke koji su im poznati.
92. Ako se matična knjiga uništi ili nestane obnavlja se na osnovu sačuvanog oblika matične knjige na način i u roku koji rešenjem odredi Ministar, s tim da kada se obnavlja papirni oblik matične knjige na osnovu Registra matičnih knjiga, na prvoj nenumerisanoj strani matične knjige navode se podaci o vrsti knjige, opštini odnosno gradu i matičnom području za koje se vodi matična knjiga, prepisane strane, tekući brojevi i godine prepisanih upisa, a tačnost podataka u obnovljenom papirnom obliku matične knjige overava matičar svojim potpisom punim imenom i prezimenom.
93. Ako su oba primerka matične knjige koja su se vodila u skladu sa odredbama Zakona o matičnim knjigama ("Službeni glasnik RS", br. 20/09 i 145/14), odnosno prema ranijim propisima o matičnim knjigama, potpuno ili delimično uništena ili nestala obnoviće se u skladu sa Zakonom o matičnim knjigama ("Službeni glasnik RS", br. 20/09 i 145/14), i na način propisan tač. 91-93. Uputstva o vođenju matičnih knjiga i obrascima matičnih knjiga ("Službeni glasnik RS", br. 109/09, 4/10 - ispravka, 10/10, 25/11, 5/13 i 94/13).
VI NAČIN IZDAVANJA IZVODA I UVERENJA IZ MATIČNIH KNJIGA
94. Na osnovu činjenica i podataka koje sadrže matične knjige izdaju se izvodi iz matične knjige rođenih, izvodi iz matične knjige venčanih i izvodi iz matične knjige umrlih (u daljem tekstu: izvodi iz matičnih knjiga) i uverenja koja sadrže pojedine podatke upisane u matične knjige ili pojedine činjenice o ličnom stanju građana koje proizilaze iz tih podataka (u daljem tekstu: uverenja).
Izvodi iz matičnih knjiga i uverenja izdaju se na osnovu podataka sadržanih u Registru matičnih knjiga.
Izvode iz matičnih knjiga može izdati ovlašćeni matičar, odnosno ovlašćeno lice iz člana 70. Zakona o matičnim knjigama za bilo koje matično područje opštine, odnosno grada, odnosno grada Beograda, odnosno diplomatsko-konzularnog predstavništva, a uverenje izdaje matičar koji vodi matičnu knjigu iz koje se izdaje uverenje.
95. Ako se izvodi iz matičnih knjiga izdaju saglasno članu 81. stav 3. Zakona o matičnim knjigama, izvod iz matične knjige potpisuje matičar, odnosno ovlašćeno lice iz člana 70. Zakona o matičnim knjigama i overava pečatom organa koji ga je ovlastio da njime rukuje, uz navođenje mesta i datuma izdavanja.
96. Podaci se u izvode iz matičnih knjiga upisuju čitko, a nijedan podatak ne sme se precrtavati ili prepravljati preko teksta ili brisati.
U izvode iz matičnih knjiga ne upisuju se zabeleške o osnovu upisa, ispravkama grešaka, o prijaviocu i datumu upisa u matične knjige.
97. Ako se izdaje izvod iz matične knjige u kojoj nisu upisani podaci o danu, mesecu i godini rođenja, odnosno danu ili mesecu ili godini rođenja, pre izdavanja izvoda iz matične knjige, postupa se na način uređen tačkom 14. stav 2. ovog uputstva.
98. Ako je u matičnu knjigu lično ime deteta, roditelja, supružnika ili umrlog pripadnika nacionalne manjine upisano i na jeziku i pismu nacionalne manjine, u izvod iz matične knjige lično ime na jeziku i pismu pripadnika nacionalne manjine upisuje se posle upisa ličnog imena na srpskom jeziku ćiriličkim pismom, ispod njega istim oblikom i veličinom slova.
Kada se u izvod iz matične knjige posle imena i prezimena upisuje i prezime pre zaključenja braka, ovaj podatak se upisuje u produžetku, u zagradi istim oblikom i veličinom slova.
99. Ako se nakon zaključenja upisa u matičnoj knjizi promeni naziv naseljenog mesta, opštine, grada ili države gde je nastala činjenica rođenja, zaključenja braka ili smrti, upisuje se novi naziv tako što se u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabeleška: "Promenjen naziv naseljenog mesta/opštine/grada/države rođenja/zaključenja braka/smrti sa...na.... "
100. U izvode iz matičnih knjiga koji se izdaju iz matičnih knjiga koje se vode u diplomatsko-konzularnim predstavništvima Republike Srbije u rubriku: "Grad" upisuje se naziv i sedište diplomatsko-konzularnog predstavništva Republike Srbije u inostranstvu.
Izvod iz matične knjige rođenih
101. Ako ime ili prezime, odnosno i ime i prezime sadrže više od tri reči u izvod iz matične knjige rođenih upisuje se skraćeno lično ime.
102. U izvod iz matične knjige rođenih, u rubriku "Podaci o roditeljima" upisuju se podaci o licima koja su upisana kao roditelji deteta bez upisa zabeleške po kom osnovu su upisana kao roditelji.
Za usvojeno dete u izvod iz matične knjige rođenih kao podaci o roditeljima upisuju se podaci o usvojiteljima, bez upisa zabeleške po kom osnovu su upisani kao roditelji.
U izvod iz matične knjige rođenih ne upisuje se zabeleška o usvojenju deteta.
103. Ako su detetu roditelji, po izmeni njegovog ličnog statusa, odredili ime i prezime, odnosno ili ime ili prezime, odnosno promenili ime i prezime, odnosno ili ime ili prezime u izvod iz matične knjige rođenih ne upisuje se zabeleška o osnovu određivanja, odnosno promene imena i prezimena, odnosno ili imena ili prezimena.
104. U izvod iz matične knjige rođenih upisuje se zabeleška da je dete rođeno mrtvo.
U izvod iz matične knjige rođenih upisuju se zabeleške o potpunom ili delimičnom lišenju ili vraćanju roditeljskog prava, produženju i prestanku produženog roditeljskog prava, stavljanju lica pod starateljstvo i prestanku starateljstva i lišenju i vraćanju poslovne sposobnosti.
Ako je u matičnu knjigu rođenih upisan podatak o nacionalnoj pripadnosti u skladu sa članom 45a Zakona o matičnim knjigama, u izvod iz matične knjige upisuje se podatak o nacionalnoj pripadnosti.
105. Za lice koje je u braku u izvod iz matične knjige rođenih upisuje se zabeleška o zaključenom braku. U rubriku "Prezime" upisuje se prezime koje lice ima u trenutku izdavanja izvoda iz matične knjige rođenih.
Ako je brak prestao razvodom, odnosno poništenjem, odnosno smrću supružnika, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" izvoda iz matične knjige upisuje se odgovarajuća zabeleška o prestanku braka, a ako je više puta bio zaključen brak upisuje se samo zabeleška o prestanku poslednjeg braka.
106. U izvod iz matične knjige rođenih koji se izdaje posle smrti lica, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se odgovarajuća zabeleška o smrti.
Izvod iz matične knjige venčanih
107. U izvod iz matične knjige venčanih u rubrike "Ime" i "Prezime" upisuje se lično ime koje su supružnici imali u trenutku zaključenja braka, a u rubriku "Prezime koje su supružnici uzeli pri zaključenju braka" upisuje se prezime koje su uzeli pri zaključenju braka.
Ukoliko supružnici u toku trajanja braka promene lično ime u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se zabeleška iz tačke 60. ovog uputstva.
108. U izvod iz matične knjige venčanih ne upisuje se zabeleška da je brak zaključen na osnovu dozvole za zaključenje braka, odnosno preko punomoćnika.
109. U izvod iz matične knjige venčanih ne upisuju se podaci o svedocima, punomoćniku i tumaču koji su prisustvovali zaključenju braka i matičaru pred kojim je brak zaključen.
110. Ako je brak prestao razvodom, odnosno poništenjem, odnosno smrću supružnika, u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" izvoda iz matične knjige venčanih upisuje se odgovarajuća zabeleška o prestanku braka.
Izvod iz matične knjige umrlih
111. U izvod iz matične knjige umrlih upisuju se poslednji podaci upisani u matičnu knjigu umrlih do vremena izdavanja izvoda.
112. U izvod iz matične knjige umrlih u rubriku: "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje se odgovarajuća zabeleška ako je rešenje o proglašenju nestalog lica za umrlo ukinuto.
113. Uverenje se izdaje na zahtev lica iz člana 41. Zakona o matičnim knjigama.
114. U zahtevu se navode podaci upisani u matičnu knjigu, odnosno činjenice o ličnom stanju građana koje proizlaze iz podataka upisanih u matičnu knjigu, a koje uverenje treba da sadrži.
U zahtevu se navodi i svrha izdavanja uverenja.
115. Uverenje koje se izdaje mora da sadrži samo podatke koji su upisani u matičnu knjigu, odnosno činjenice o ličnom stanju građana koje proizilaze iz podataka upisanih u matičnu knjigu do vremena izdavanja uverenja.
Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga
116. O izdatim izvodima iz matičnih knjiga i uverenjima vodi se Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga.
117. Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga vodi se posebno za svaku vrstu matične knjige iz koje se izdaju izvodi i uverenja.
118. Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga je sastavni deo osnovne evidencije o aktima i predmetima koju vode organi iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama u skladu sa propisima o kancelarijskom poslovanju.
119. Izdati izvodi iz matičnih knjiga evidentiraju se po hronološkom redu.
Broj pod kojim se izvod ili uverenje iz matične knjige izdaje sastoji se od broja pod kojim je Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga evidentirana u osnovnoj evidenciji o aktima i predmetima, podbroja - rednog broja iz Evidencije o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga i oznake organa iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama.
120. Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga zaključuje se na kraju kalendarske godine (31. decembra) službenom zabeleškom napisanom ispod poslednjeg rednog broja pod kojim je izdat izvod ili uverenje iz matične knjige u toj godini. Ovu zabelešku potpisuje matičar punim imenom i prezimenom i overava pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja.
121. U okviru Registra matičnih knjiga vodi se evidencija o izvodima izdatim u skladu sa članom 81. stav 3. Zakona o matičnim knjigama kao i uverenjima iz matičnih knjiga.
U evidenciju iz stava 1. evidentira se: broj pod kojim je izdat izvod, odnosno uverenje, vrsta isprave (izvod ili uverenje), vrsta matične knjige iz koje je isprava izdata, jedinstveni serijski broj obrasca izvoda, odnosno uverenja, organ iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama koji je izdao izvod, odnosno uverenje, grad/opština i matično područje iz čije matične knjige se izdaje izvod, odnosno uverenje, tekući broj matične knjige iz koje se izdaje izvod, odnosno uverenje i godina upisa, ime i prezime lica za koje se izdaje izvod, odnosno uverenje, datum izdavanja izvoda, odnosno uverenja, ime i prezime matičara koji je izdao izvod, odnosno uverenje.
VII MATIČNE KNJIGE U DIPLOMATSKO-KONZULARNOM PREDSTAVNIŠTVU
122. Odredbe ovog uputstva kojima se bliže uređuje način vođenja matičnih knjiga, čuvanje matičnih knjiga i spisa, način vršenja uvida u matične knjige i spise, način obnavljanja uništenih ili nestalih matičnih knjiga; način izdavanja izvoda iz matičnih knjiga i uverenja o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige i sadržini i načinu vođenja evidencije o izdatim izvodima iz matičnih knjiga i uverenjima o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige koje vode organi iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama shodno se primenjuju na matične knjige koje se vode u diplomatsko-konzularnim predstavništvima Republike Srbije iz člana 68. stav 1. Zakona o matičnim knjigama.
VIII OBRASCI MATIČNIH KNJIGA, EVIDENCIJE REGISTARA MATIČNIH KNJIGA, IZVODA I UVERENJA IZ MATIČNIH KNJIGA I ZAPISNIKA I PRIJAVA O ROĐENJU, ZAKLJUČENJU BRAKA I SMRTI
123. Obrasci: matične knjige rođenih, matične knjige venčanih i matične knjige umrlih; evidencije registara matičnih knjiga; evidencije o odloženim upisima; izvoda iz matične knjige rođenih, izvoda iz matične knjige venčanih i izvoda iz matične knjige umrlih; uverenja o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige; evidencije o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga; zapisnika o prijavi rođenja, zapisnika o prijavi zaključenja braka i zapisnika o prijavi smrti; prijave činjenica rođenja, zaključenja braka i smrti nastalih u inostranstvu - odštampani su uz ovo uputstvo i čine njegov sastavni deo.
124. Matične knjige izrađuju se i vode na posebnim obrascima, vertikalnog formata A3. Jedna strana matične knjige rođenih, matične knjige venčanih i matične knjige umrlih je jedan obrazac.
Svaka matična knjiga sastoji se od 200 listova.
125. Matična knjiga rođenih vodi se na Obrascu 1, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Obrazac iz stava 1. ove tačke izrađuje se od specijalne 100-gramske hartije sa štampom u crvenoj boji i sadrži grb Republike Srbije u sredini obrasca.
126. Matična knjiga venčanih vodi se na Obrascu 2, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Obrazac iz stava 1. ove tačke izrađuje se od specijalne 100-gramske hartije sa štampom u plavoj boji i sadrži grb Republike Srbije u sredini obrasca.
127. Matična knjiga umrlih vodi se na Obrascu 3, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Obrazac iz stava 1. ove tačke izrađuje se od specijalne 100-gramske hartije sa štampom u svetlobraon boji i sadrži grb Republike Srbije u sredini obrasca.
Obrazac evidencije registra matične knjige
128. Evidencija registra matične knjige vodi se u obliku knjige tvrdog poveza, vertikalnog formata A4.
Na korici knjige iz stava 1. ove tačke odštampan je naziv registra: Evidencija registra matične knjige, a na prvoj nenumerisanoj strani evidencije registra matične knjige upisuje se vrsta matične knjige, opština-grad, matično područje i godina za koju se vodi registar.
129. Evidencija registra matične knjige vodi se na Obrascu 4, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Obrazac evidencije o odloženim upisima
130. Evidencija o odloženim upisima vodi se u obliku knjige tvrdog poveza, horizontalnog formata A4.
Na korici i prvoj nenumerisanoj strani knjige iz stava 1. ove tačke odštampan je naziv evidencije: Evidencija o odloženim upisima.
Evidencija iz stava 1. ove tačke sastoji se od 100 listova.
131. Evidencija o odloženim upisima vodi se na Obrascu 5, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Obrasci izvoda iz matičnih knjiga
132. Izvodi iz matičnih knjiga izrađuju se i izdaju u štampanom obliku na posebnim obrascima, vertikalnog formata A4 ili u elektronskom obliku kao elektronski dokument, koji sadrži sve podatke koji se upisuju u izvode iz matičnih knjiga, u skladu sa propisima.
Izvodi iz matičnih knjiga u elektronskom obliku kao elektronski dokument, osim podataka iz stava 1. ove tačke, sadrže i mašinski čitljivu grafičku oznaku - matični kod, odnosno dvodimenzionalni bar-kod, radi omogućavanja pristupa izvodima iz matičnih knjiga u elektronskom obliku putem interneta.
Elektronski dokument iz stava 1. ove tačke dostavlja se preko jedinstvenog elektronskog sandučića, u skladu sa propisima kojima se uređuju elektronska uprava, elektronski dokument, elektronska identifikacija i usluge od poverenja u elektronskom poslovanju.
133. Obrasci izvoda iz matičnih knjiga izrađuju se od zaštićene 100-gramske hartije sa sledećim elementima: vodeni znak, UV vlakanca, hemijska zaštita i papir bez izbeljivača.
Zaštitni elementi u štampi su: anti-kopi elementi, OVD elementi, mikrotekst, vizuelno nevidljiva boja koja pod UV svetlom fluorescira i numeracija štampana crvenom bojom (jedinstveni serijski broj obrasca izvoda) koja pod UV svetlom fluorescira, uz primenu grafičkih tehnologija: ofset štampa, sito štampa i holografija.
134. Izvod iz matične knjige rođenih izdaje se na Obrascu 6, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Pored elemenata zaštite iz tačke 133. ovog uputstva, obrazac iz stava 1. ove tačke izrađuje se sa štampom u crvenoj boji i sadrži grb Republike Srbije, u zaglavlju i sredini obrasca.
135. Izvod iz matične knjige venčanih izdaje se na Obrascu 7, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Pored elemenata zaštite iz tačke 133. ovog uputstva, obrazac iz stava 1. ove tačke izrađuje se sa štampom u plavoj boji i sadrži grb Republike Srbije, u zaglavlju i sredini obrasca.
136. Izvod iz matične knjige umrlih izdaje se na Obrascu 8, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Pored elemenata zaštite iz tačke 133. ovog uputstva, obrazac iz stava 1. ove tačke izrađuje se sa štampom u braon boji i sadrži grb Republike Srbije, u zaglavlju i sredini obrasca.
137. U jedinicama lokalne samouprave u kojima je statutom utvrđeno da je u službenoj upotrebi jezik pripadnika nacionalne manjine, obrasci izvoda iz matičnih knjiga iz tač. 134-136. ovog uputstva štampaju se i dvojezično, na srpskom jeziku ćiriličkim pismom i na jeziku i pismu one nacionalne manjine čiji je jezik u službenoj upotrebi. Tekst rubrika na jeziku i pismu pripadnika nacionalne manjine ispisuje se ispod teksta na srpskom jeziku, istim oblikom i veličinom slova.
Izvodi iz matičnih knjiga koji se štampaju dvojezično u skladu sa stavom 1. ove tačke nose oznaku: Obrazac 6a - izvod iz matične knjige rođenih, Obrazac 7a - izvod iz matične knjige venčanih i Obrazac 8a - izvod iz matične knjige umrlih.
138. Uverenja se izrađuju i izdaju na posebnom obrascu, vertikalnog formata A4.
139. Obrazac uverenja izrađuje se od zaštićene 100-gramske hartije sa sledećim elementima: vodeni znak, UV vlakanca, hemijska zaštita i papir bez izbeljivača.
Zaštitni elementi u štampi su: anti-kopi elementi, mikrotekst, vizuelno nevidljiva boja koja pod UV svetlom fluorescira i numeracija štampana crvenom bojom (jedinstveni serijski broj obrasca uverenja) koja pod UV svetlom fluorescira, uz primenu grafičkih tehnologije ofset štampe.
140. Uverenje se izdaje na Obrascu 9, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Pored elemenata zaštite iz tačke 139. ovog uputstva, obrazac iz stava 1. ove tačke izrađuje se sa štampom u sivoj boji i sadrži grb Republike Srbije, u zaglavlju i sredini obrasca.
Obrazac evidencije o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga
141. Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga vodi se u obliku knjige tvrdog poveza, horizontalnog formata A4.
Na korici knjige iz stava 1. ove tačke odštampan je naziv evidencije: Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga, a na prvoj nenumerisanoj strani -naziv evidencije i prostor u koji se upisuje vrsta matične knjige iz koje se izdaju izvodi i uverenja iz matičnih knjiga.
Evidencija iz stava 1. ove tačke sastoji se od 100 listova.
142. Evidencija o izdatim izvodima i uverenjima iz matičnih knjiga vodi se na Obrascu 10, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Obrasci zapisnika o prijavi rođenja, prijavi zaključenja braka i prijavi smrti
143. Obrasci zapisnika o prijavi rođenja, zapisnika o prijavi zaključenja braka i zapisnika o prijavi smrti izrađuju se na posebnom obrascu, vertikalnog formata A4.
144. Zapisnik o prijavi rođenja sastavlja se na Obrascu 11, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
145. Zapisnik o prijavi zaključenja braka sastavlja se na Obrascu 12, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
146. Zapisnik o prijavi smrti sastavlja se na Obrascu 13, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
Obrasci prijava rođenja, zaključenja braka i smrti u inostranstvu
147. Prijava rođenja u inostranstvu, prijava zaključenja braka u inostranstvu i prijava smrti u inostranstvu izrađuju se na posebnom obrascu, vertikalnog formata A4.
148. Prijava rođenja u inostranstvu podnosi se na Obrascu 14, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
149. Prijava zaključenja braka u inostranstvu podnosi se na Obrascu 15, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
150. Prijava smrti u inostranstvu podnosi se na Obrascu 16, koji je odštampan uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.
151. Danom početka primene ovog uputstva prestaje da važi Uputstvo o vođenju matičnih knjiga i obrascima matičnih knjiga ("Službeni glasnik RS", br. 109/09, 4/10 - ispravka, 10/10, 25/11, 5/13 i 94/13), osim tač. 91-93. tog uputstva.
152. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije", a primenjuje se od 1. januara 2019. godine.
Samostalna odredba Uputstva o izmenama i dopunama
Uputstva o vođenju matičnih knjiga i obrascima matičnih knjiga
("Sl. glasnik RS", br. 24/2022)
12. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije", a počinje da se primenjuje u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu.
Obrasce 1-16, koji su sastavni deo ovog uputstva, objavljene u "Sl. glasniku RS", br. 93/2018, možete pogledati OVDE