PROCEDURAZA IZVEŠTAVANJE O SISTEMU FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE("Sl. list grada Kragujevca", br. 10/2022) |
Akcionim planom za uspostavljanje sistema finansijskog upravljanja i kontrole (FUK) utvrđene su obaveze i rokovi za nosioce poslovnih procesa u Gradskim upravama i stručnim službama grada Kragujevca. Jedna od obaveza jeste podnošenje izveštaja o aktivnostima na sprovođenju uspostavljanja sistema FUK.
Proces izveštavanja o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole (u daljem tekstu: Izveštavanje) započinje upućivanjem zahteva sa Upitnikom za samoocenjivanje interne kontrole članovima Radne grupe za uspostavljanje sistema FUK, koji su određeni kao obveznici izveštavanja, da dostave izveštaj o sprovođenju aktivnosti. Zahtev upućuje koordinator za FUK ili zamenik rukovodioca radne grupe za uspostavljanje, praćenje i sprovođenje sistema FUK.
Izveštaji se izrađuju na kvartalnom nivou, odnosno četiri puta u toku godine. Ova dinamika omogućava koordinatoru za FUK da adekvatno prati sprovođenje aktivnosti i blagovremeno pripremi Godišnji izveštaj o sistemu FUK-a, dok od članova Radne grupe zahteva kontinuirano fokusiranje na blagovremeno preduzimanje aktivnosti u procesu uvođenja FUK-a.
U tabeli su prikazane faze, rokovi i obaveze u procesu izveštavanja nosilaca aktivnosti u procesu uvođenja FUK-a.
Period na koji se odnosi izveštaj |
Slanje zahteva za dostavljanje izveštaja |
Rok za dostavljanje izveštaja |
Izrada internog kvartalnog izveštaja |
1. januar - 31. mart |
15. mart - 31. mart |
15. april |
15. april - 15. jun |
1. april - 30. jun |
15. jun - 30. jun |
15. jul |
15. jul - 15. septembar |
1. jul - 30. septembar |
15. septembar - 30. septembar |
15. oktobar |
15. septembar - 15. decembar |
1. oktobar - 31. decembar |
15. decembar - 31. decembar |
15. januar |
15. januar - 15. mart |
Izveštaji se izrađuju za period od tri meseca. Obveznici izveštavanja dužni su da opišu sve aktivnosti koje su sprovedene u izveštajnom periodu u cilju uspostavljanja i unapređenja sistema finansijskog upravljanja i kontrole.
4.2. Upućivanje zahteva za dostavljanje kvartalnog izveštaja
Zahtev za izradu kvartalnog izveštaja upućuje se krajem kvartala, a najkasnije do isteka perioda na koji se kvartalni izveštaj odnosi, kako bi se obezbedila blagovremenost u izveštavanju.
4.3. Rok za dostavljanje izveštaja
Rok za izveštavanje odnosno dostavljanje izveštaja iznosi 15 dana od dana završetka kvartala.
4.4. Izrada internog kvartalnog prikaza sprovedenih aktivnosti na osnovu izveštaja obveznika
Nakon isteka roka za dostavljanje kvartalnih izveštaja obveznika izveštavanja, koordinator za FUK ili zamenik rukovodioca radne grupe za uspostavljanje, praćenje i sprovođenje sistema FUK analizira trenutno stanje tako što: 1) vrši uvid u dostavljene izveštaje svih obveznika izveštavanja i upućuje ponovni zahtev onim obveznicima koji to nisu učinili; i 2) ocenjuje status aktivnosti i pruža pomoć prilikom ažuriranja poslovnih procesa u slučaju nastalih promena. Na osnovu sumiranih podataka, koordinator za FUK izrađuje interni kvartalni prikaz sprovedenih aktivnosti. Svrha ovog prikaza je blagovremeno utvrđivanje problema u okviru poslovnih procesa i/ili izveštavanju, kao i olakšavanje pripreme Godišnjeg izveštaja koji se dostavlja Ministarstvu finansija - Centralnoj jedinici za harmonizaciju. Period za izradu internog kvartalnog prikaza sprovedenih aktivnosti je fleksibilan, ali je preporuka da se izveštaj pripremi pre otpočinjanja izveštavanja za naredni kvartal.
5.1. Sadržaj izveštaja o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole
Izveštaj sadrži sve bitne informacije od značaja za sistem FUK, kao i ažurirane poslovne procese. Sastavni deo izveštaja je stepen napretka, odnosno visina ispunjenosti ciljeva poslovnih procesa. Takođe, u cilju ujednačavanja izveštavanja i lakšeg praćenja sprovođenja aktivnosti, uz zahtev za dostavljanje izveštaja dostavlja se Upitnik za samoocenjivanje interne kontrole. Pitanja u Upitniku su pripremljena tako da odgovor "NE" ukazuje na slabost koja mora da se rešava.
5.2. Preporuke za dalje postupanje/ komentari (fakultativni deo)
Obveznik izveštavanja ima mogućnost da pored obaveznih informacija iznese sve činjenice koje smatra relevantnim, a koje mogu biti od značaja za ocenu statusa aktivnosti ili davanje preporuka u izveštaju.
5.3. Izveštavanje korisnika javnih sredstava prema Ministarstvu finansija - CJH
Na osnovu kvartalnih izveštaja, kao i na osnovu drugih relevantnih izvora, koordinator za FUK izrađuje Godišnji izveštaj o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole, na način propisan od strane ovog Ministarstva.
5.4. Način prikupljanja podataka i informacija o stanju i statusu sprovođenja aktivnosti
Za ocenu statusa aktivnosti osnovni izvor informacija predstavljaju izveštaji obveznika, koji moraju da sadrže verifikaciju preduzetih aktivnosti. Koordinator za FUK prilikom izrade Godišnjeg izveštaja, uzima u obzir sve što obveznici izveštavanja dostavljaju, a može da im uputi dodatna pitanja ili zahteve za pojašnjenje, ukoliko nešto nije dovoljno jasno za adekvatnu ocenu statusa aktivnosti. Pored izveštaja obveznika, za analizu konteksta u kojem se određene aktivnosti sprovode i bolje razumevanje stanja u oblasti koja je predmet izveštavanja, koordinator može koristiti i druge izvore informacija. To mogu biti: Istraživanja u određenoj oblasti koja je predmet praćenja; Izveštaji drugih Gradskih uprava o stanju u pojedinim oblastima; Izveštaji o radu Gradskih uprava; Plan razvoja grada Kragujevca i slično.
U cilju adekvatnog ocenjivanja statusa aktivnosti neophodno je da obveznici izveštavanja adekvatno izveste o sprovođenju aktivnosti koje preuzimaju kako bi sistem FUK-a adekvatno funkcionisao. Jasan pokazatelj rezultata kod pojedinih aktivnosti su akta koja se usvajaju od strane raznih organa JLS (kao na primer: pravilnik, procedura, uputstvo, odnosno dokumenat koji predstavlja revizorski trag). Za ovakve aktivnosti je jednostavno doći do odgovora da li su sprovedene, čak i ukoliko obveznik ne izvesti adekvatno o njihovom sprovođenju.
VI Proceduru za izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole, objaviti u "Službenom listu grada Kragujevca".