METODOLOŠKA PRAVILAZA IZRADU I UPRAVLJANJE PROCEDUROM("Sl. list grada Kragujevca", br. 26/2022) |
AKTIVNOST |
OVLAŠĆENO LICE |
IME I PREZIME |
DATUM |
POTPIS |
Izradio: |
Koordinator za finansijsko upravljanje i kontrolu |
Marija Šapić |
|
|
Kontrolisao: |
Načelnik odeljenja za razvoj ljudskih resursa |
Zorica Savković |
|
|
Verifikovao: |
VD Načelnika GU za ljudske resurse i zajedničke poslove |
Biljana Stanojević |
|
|
Odobrio: |
Član Gradskog veća za lokalnu samoupravu |
Sanja Tucaković |
|
|
1.1. Ovim Metodološkim pravilima za izradu i upravljanje procedurom (u daljem tekstu: Metodološka pravila) se definiše proces izrade procedura u okviru Gradske uprave grada Kragujevca u skladu sa sistemom finansijskog upravljanja i kontrole odnosno definiše se forma, radnje i postupci koji se preduzimaju prilikom izrade, verifikacije, usvajanja, arhiviranja i distribucije procedura, izveštavanja, kao i usaglašavanje procedura usled izmena zakonskih i podzakonskih propisa.
1.2. Metodološka pravila primenjuju se i na proces izrade uputstva kao sastavnog dela procedure.
2.1. Utvrđeni ciljevi poslovnih procesa ostvaruju se:
1) korišćenjem raspoloživih finansijskih, materijalnih, ljudskih i drugih resursa i imovine Grada, na pravilan, ekonomičan, efikasan i efektivan način,
2) poštovanjem zakonskih, podzakonskih i drugih akata i propisa,
3) unapređivanjem odgovornosti i svesti rukovodilaca i zaposlenih za učinak poslovanja,
4) pravovremenim izveštavanjem, praćenjem i procenom učinaka rada,
5) pravovremenim preduzimanjem mera u cilju unapređenja rezultata poslovanja i minimiziranje mogućnosti odnosno eliminisanje mogućnosti nastanka rizika koji mogu dovesti do nerealizacije postavljenih ciljeva poslovnih procesa.
3.0. Područje primene i odgovornosti
3.1. Metodološka pravila primenjuju zaposleni u svim unutrašnjim organizacionim jedinicama Gradske uprave grada Kragujevca.
3.2. Za doslednu primenu Metodoloških pravila u celosti odgovoran je načelnik Gradske uprave i rukovodioci unutrašnjih organizacionih jedinica.
4.0. Veza sa drugim dokumentima
4.1. Zakon o budžetskom sistemu ("Službeni glasnik Republike Srbije", broj 54/09, 73/10, 101/10, 101/11, 93/12, 62/13, 63/13 - ispr., 108/13, 142/14, 68/15 - dr. zakon, 103/15, 99/16, 113/17, 95/18, 31/19, 72/19, 149/20, 118/21 i 118/21 - dr. zakon),
4.2. Pravilnik o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru ("Službeni glasnik Republike Srbije", broj 89/19)
4.3. Odluka o organizaciji Gradskih uprava grada Kragujevca ("Službeni list grada Kragujevca", broj 37/21-prečišćen tekst)
5.1. Definicije:
5.1.1. Finansijsko upravljanje i kontrola je sistem politika, procedura i aktivnosti kojim se upravljajući rizicima obezbeđuje uveravanje u razumnoj meri da će se ciljevi korisnika javnih sredstava ostvariti na pravilan, ekonomičan, efikasan i efektivan način, kroz:
1) poslovanje u skladu sa propisima, unutrašnjim aktima i ugovorima;
2) potpunost, realnost i integritet finansijskih i poslovnih izveštaja;
3) dobro finansijsko upravljanje i zaštitu sredstava i podataka (informacija).
5.1.2. Procedura - akt kojim se razrađuje i detaljno definiše obavezni logički sled aktivnosti radi realizacije određenog procesa ili dela procesa i postizanja cilja - koje radno mesto obavlja koju potrebnu aktivnost, kada - nakon pristizanja kog dokumenta ili kog dana u mesecu ili sl. i u kom roku je u obavezi da izvrši potrebnu aktivnost, koja kada se preduzima u zadatom redosledu daje propisani dokument koji se predaje na dalju realizaciju - kome, kada i sl. ili daje rezultat.
5.1.3. Uputstvo - akt kojim se razrađuje i detaljnije definiše obavezni logički sled poslovne aktivnosti radi realizacije određene aktivnosti ili više aktivnosti određenog procesa, odnosno procedure ili pojedinih odredbi zakonskih i podzakonskih akata ili akata organa Grada.
5.1.4. Rizik - predstavlja verovatnoću da će se desiti određeni događaj koji bi mogao imati negativan uticaj na ostvarivanje ciljeva korisnika javnih sredstava. Rizik se meri kroz njegove posledice i verovatnoću dešavanja.
5.1.5. Ekonomičnost - podrazumeva da sredstva koja korisnik javnih sredstava upotrebljava za sprovođenje svojih delatnosti budu blagovremeno dostupna, u odgovarajućim količinama, odgovarajućeg kvaliteta i po najpovoljnijoj ceni.
5.1.6. Efektivnost - predstavlja odnos između postignutih rezultata i predviđenih ciljeva.
5.1.7. Efikasnost - znači postizanje najboljeg odnosa između upotrebljenih sredstava i postignutih rezultata.
5.2. Skraćenice:
5.1.1. FUK - finansijsko upravljanje i kontrola
5.1.2. IFKJ - interna finansijska kontrola u javnom sektoru
5.1.3. KJS - korisnik javnih sredstava
6.1. Postupak izrade procedure i tok dokumentacije
Proceduru izrađuje lice ili tim organizacione celine iz oblasti na koju se procedura odnosi. Ukoliko je potrebno, uključuju se i druga lica u zavisnosti od predmeta i područja primene procedure. Po izradi procedure, lice ili tim za izradu procedure dostavlja načelniku Gradske uprave potpisan predlog izrađene procedure u elektronskom i pisanom obliku. Načelnik uprave razmatra predlog procedure, vraća na doradu i ispravke ukoliko za tim ima potrebe, nakon čega usvaja proceduru zajedno sa pripadajućim obrascima, formama izveštaja za praćenje rizika i formama izveštaja za praćenje rezultata rada, koji se na tu proceduru odnose. Ukoliko se predmet i područje primene odnose na više uprava, usvajanje se vrši od strane više nadležnih uprava.
6.2. Usvajanje procedure
Proceduru potpisuju izrađivač procedure i načelnik Gradske uprave, čime se procedura usvaja. Po usvajanju teksta i forme procedure, na prvoj strani se upisuje naziv procedure, datum i mesto usvajanja procedure i procedura se zavodi u Delovodnik procedura.
6.3. Obaveštavanje o usvajanju/ ukidanju procedure
Jedan primerak procedure ostaje kod koordinatora za finansijsko upravljanje i kontrolu koji vodi Delovodnik procedura. Skenirana procedura putem mejla dostavlja se rukovodiocima užih organizacionih jedinica u čijoj je nadležnosti kontrola primene procedure, a rukovodilac uže organizacione jedinice istu prosleđuje izvršiocima koji su u obavezi da dosledno primenjuju proceduru. Ukoliko postoje tehničke mogućnosti, šalje se i link do predmetne procedure i na taj način izvrši dostavljanje i obaveštavanje. O uvođenju nove procedure, ukidanju ili izmeni stare procedure, odgovorno lice (šef službe/grupe, načelnik odeljenja, sekretar sekretarijata, načelnik Gradske uprave) u obavezi je da obavesti sve zaposlene i koordinatora za finansijsko upravljanje i kontrolu.
6.4. Čuvanje procedure
Procedura se čuva u za to predviđenom registratoru, na mestu dostupnom svim zaposlenima u svako doba. Za čuvanje procedure odgovoran je rukovodilac uže organizacione jedinice.
6.5. Sadržaj procedure
Svaka procedura sadrži iste celine, odnosno podnaslove, i to:
1. Predmet - u ovom delu se navodi proces, deo procesa ili oblast koja se konkretnom procedurom uređuje.
2. Cilj - u ovom delu se ukratko navodi cilj i svrha konkretne procedure.
3. Područje primene i odgovornosti - Definišu se organizacione jedinice i radna mesta koja u svom radu primenjuju proceduru, kao i odgovornost za doslednu primenu i kontrolu izvršenja procedure.
4. Veza sa drugim dokumentima - Navode se sva dokumenta (zakoni, pravilnici, uputstva, druge procedure, odluke, zaključci, stručna literatura) koji su u vezi sa konkretnom procedurom ili na koje se procedura poziva, ukoliko je to moguće.
5. Definicije i skraćenice - Definicije u proceduri predstavljaju određivanje jednog pojma po njegovim svojstvima koji mora biti jasan i precizan. Ukoliko se u Proceduri navode skraćenice, obavezno je dodatno objašnjenje šta koja skraćenica predstavlja.
6. Opis aktivnosti - U ovom odeljku navode se ulazna dokumenta na osnovu kojih se započinje proces, deo procesa, koje radno mesto, kom radnom mestu ih dostavlja, na koji način, konkretne aktivnosti, uloge, zadaci radnih mesta na kojima se sprovodi procedura a na način koji dovodi do cilja, uz poštovanje zakonskih i podzakonskih akata (ne navodeći zakonska i podzakonska akta jer su već navedeni u tački 4.), kao i internih akata (ne navodeći interna akta jer su već navedena u tački 4.), rokovi za sprovođenje istih i izlazna dokumenta, radna mesta na kome se kreiraju izlazna dokumenta, kom radnom mestu se dostavljaju, u kom formatu, propisanom obrascu i na koji način.
Precizno objasniti postupak od ulaznog dokumenta/zahteva/naloga, do krajnjeg rezultata, tj. izlaznog dokumenta, kako bi svakom novoraspoređenom na radnom mestu bilo potpuno jasno na koji način obavlja dodeljeni posao.
7. Prilozi i zapisi - Navode se sva pomoćna i dodatna dokumenta koja sa procedurom čine funkcionalnu celinu i pružaju dodatna objašnjenja (obrasci, skice...).
8. Izveštavanje - u ovom odeljku definišu se modeli izveštaja uz pomoć kojih nadređeni vrše nadzor.
8.1. Uz svaku proceduru potrebno je definisati model/e izveštaja i periodičnost izrade istih (mesečno, kvartalno, polugodišnje, godišnje ili dr.) sa ciljem:
- sprečavanja/minimiziranja mogućnosti nastanka rizika,
- kontrole da li je rizik nastao, odgovora na rizik, meru za upravljanje rizikom, kao i rok za izvršenje planiranih radnji (registar rizika),
- praćenja postignutih rezultata iz perioda u period i kada je to moguće trenda kretanja,
- praćenja realizacije i nadzora rezultata rada i postavljenih ciljeva, procesa ili delova procesa (realizovano/ ciljano) u apsolutnom i procentualnom iznosu,
- i preduzimanja potrebnih mera radi poboljšanja rezultata, kao i u cilju izveštavanja drugih organizacionih jedinica i uprava sa kojima se sarađuje, organa i stručnih službi Grada, nadležnih republičkih organa, i javnosti.
8.2. Cilj izveštaja je:
- upravljanje rizicima kako bi se u razumnoj meri obezbedilo uveravanje da će se ciljevi organizacije ostvariti na pravilan, ekonomičan, efikasan i efektivan način,
- predlaganje, iniciranje ili preduzimanje mera za prevazilaženje ili minimiziranje rizika i postizanje definisanih ciljeva.
8.3. Načelnici uprava, rukovodioci stručnih službi i rukovodioci unutrašnjih organizacionih jedinica, odgovorni su za izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole, u okviru ovlašćenja i odgovornosti radnog mesta na koje su postavljeni ili raspoređeni i u skladu sa propisima o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru.
8.4. Organizovanje, koordinaciju, praćenje primene sistema finansijskog upravljanja i kontrole za sve organe, uprave i stručne službe Grada, u skladu sa propisima o budžetskom sistemu i objedinjavanje godišnjeg izveštaja o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole, na osnovu izveštaja uprava i prikupljenih podataka koje su uprave dužne da dostave, vrši uprava u čijoj nadležnosti su poslovi ljudskih resursa i zajedničkih poslova.
6.6. Forma i izgled procedure
Svaka procedura se piše ćiriličnim pismom, fontom Arial, veličina 12. Svaku stranu, sem početne numerisati u dnu (Footer). Naziv i šifra procedure se upisuju na naslovnoj strani, ravnjanje - Centar. Na stranama posle naslovne, uneti zaglavlje (Header) sa osnovnim podacima: naziv Gradske uprave, naziv procedure.
6.7. Izmena procedure
Kada usled izmenjenih okolnosti nastupi potreba za izmenom procedure, radi se nova verzija, tako da će posle verzije broj 1. sledeća biti verzija broj 2. Po izradi revidirane procedure na naslovnoj strani se unosi datum poslednje revizije. Postupak odobravanja i distribucije se obavlja na način kako je procedura izrađena u prvoj verziji. Izrađivač revidirane procedure ne mora biti lice koje je izradilo početnu usvojenu verziju procedure.
Revidirana procedura se zavodi i arhivira kroz Delovodnik procedura i dostavlja zaposlenima, uz povlačenje svih primeraka prve verzije procedure kako bi se obezbedila dosledna primena važeće verzije procedure.
7.1. Izveštaj o realizaciji usvajanja procedura:
7.1.1. Cilj - nadzor nad realizacijom usvajanja procedura.
7.1.2. Periodičnost izrade - na 15 dana.
7.1.3. Za izradu i dostavu izveštaja odgovoran je koordinator za FUK.
7.1.4. Dostavlja se svakog 1. i 15. u mesecu za period od prethodnih 15 dana, na e-mail člana Gradskog veća za lokalnu samoupravu.
7.1.5. Prvi izveštaj Uprave se dostavlja 15.08.2022.godine, s tim što prvi izveštaj sadrži spisak prioritetnih procedura:
2 (dve) procedure za svaku unutrašnju organizacionu jedinicu Uprave. Krajnji rok za izradu prioritetnih procedura je 01.09.2022.godine.
Prioritetne su one procedure koje se odnose na poslovne procese ili delove poslovnih procesa u čijoj realizaciji učestvuju 2 ili više uprava i kod kojih su rizici najznačajniji ili su uočeni veći problemi u radu.
7.2. Izveštaj o rizicima
7.2.1. Cilj ovog izveštaja je monitoring i kontinuirano praćenje mera za upravljanje rizikom i rokova za izvršenje planiranih radnji.
7.2.2. Periodičnost izrade - Izveštaji se izrađuju za period od tri meseca, odnosno četiri puta godišnje. Ova dinamika omogućava da se adekvatno prati sprovođenje aktivnosti i blagovremeno tretiraju rizici.
8.1. Prilog 1: Forma Procedure
8.2. Prilog 2: Forma Izveštaja o realizaciji usvajanja procedura
8.3. Prilog 3: Forma izveštaja o rizicima
Metodološka pravila za izradu i upravljanje procedurom objaviti u "Službenom listu grada Kragujevca".