ODLUKAO UPOTREBI SLUŽBENIH VOZILA I POTROŠNJI NAFTNIH DERIVATA ZA POTREBE SLUŽBENIH PUTOVANJA ORGANA GRADA KIKINDE("Sl. list grada Kikinde", br. 17/2022) |
Odlukom o upotrebi službenih vozila i potrošnji naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa grada Kikinde (u daljem tekstu: Odluka) uređuju se uslovi, procedura i način korišćenja službenih vozila i potrošnje naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa grada Kikinde, kao i kontrola i nadzor nad upotrebom službenih vozila i potrošnjom naftnih derivata ovih organa.
Pod službenim vozilima u smislu ove odluke podrazumevaju se sva motorna vozila, odnosno putnička vozila, teretna vozila i različite radne mašine koje pripadaju gradu Kikindi (u daljem tekstu: Grad) ili su data Gradu na korišćenje, kao i privatna vozila koja se po posebnom odobrenju organa koriste za službene svrhe.
Spisak službenih vozila razvrstan po klasama vozila i normativi potrošnje naftnih derivata određeni po tipu vozila u određenoj budžetskoj godini zaključkom propisuje Gradonačelnik grada Kikinde (u daljem tekstu: Gradonačelnik) i menja se u skladu s potrebama Grada.
U spisku iz stava 2. ovog člana obavezno se utvrđuje potrošnja u gradu, potrošnja na otvorenom i potrošnja u kombinovanoj vožnji prema tipu vozila, kubikaži (cm3) i snazi motora u vozilima (kW) za svako vozilo koje se koristi za potrebe službenih putovanja organa Grada.
Vozila prve klase su službena vozila koja koriste Gradonačelnik, članovi Gradskog veća grada Kikinde (u daljem tekstu: Gradsko veće) i predsednik, zamenik predsednika, sekretar i zaposleni u Skupštini grada Kikinde (u daljem tekstu: Skupština grada), drugi funkcioneri, kao i službenici na položaju, Načelnik Gradske uprave (u daljem tekstu: Načelnik) i Zamenik načelnika Gradske uprave grada Kikinde (u daljem tekstu: Zamenik načelnika), odnosno svaki zaposleni po posebnom odobrenju Gradonačelnika ili Načelnika.
Vozila druge klase su službena vozila koja koriste zaposleni ili ugovorno angažovana lica u Gradskoj upravi grada Kikinde (u daljem tekstu: Gradska uprava) i drugim organima Grada.
Vozila treće klase su ostala službena vozila koja koriste druga lica u skladu s odlukom Gradonačelnika ili Načelnika osim vozila iz stava 1. i 2. ovog člana.
Službena vozila se mogu koristiti isključivo za obavljanje poslova i zadataka koji su u nadležnosti Grada, od kojih su najčešći:
- učešće na sednicama i sastancima;
- službena putovanja u cilju stručnog usavršavanja i obučavanja;
- obavljanje poslova protokolarne prirode;
- prevoz opreme i materijala potrebnog za rad;
- prevoz novčanih i drugih vrednosnih pošiljki, kao i pošiljki koje sadrže podatke poverljive prirode;
- prevoz predstavnika drugih organa ili organizacija kada oni po pozivu vrše poslove i zadatke koji su obaveza Grada i
- obavljanje drugih službenih aktivnosti van službenih prostorija Grada.
Pravo na stalno korišćenje služenih vozila sa vozačem imaju Gradonačelnik, Gradsko veće, Skupština grada, drugi funkcioneri i službenici na položaju.
Gradskoj upravi, po prioritetu najpre sekretarima i rukovodiocima unutrašnjih organizacionih jedinica, odnosno drugim zaposlenima i ugovorno angažovanim licima u Gradskoj upravi i u drugim organima Grada, usluga vozača za službeno putovanje se odobrava izuzetno.
Vozač u smislu ove odluke je zaposleni na radnom mestu vozača, odnosno svako zaposleno ili ugovorno angažovano lice koje ima odgovarajuću vozačku dozvolu, a kada se potrebe Grada ne mogu zadovoljiti s postojećim brojem vozača.
Procedure za odobrenje službenog puta i kontrolu upotrebe službenih vozila i potrošnje naftnih derivata sprovode se odvojeno za različite organe Grada.
U Kabinetu Gradonačelnika grada Kikinde (u daljem tekstu: Kabinet) sprovodi se procedura iz stava 1. ovog člana za potrebe Gradonačelnika, Gradskog veća i Skupštine, drugih funkcionera, kao i svih drugih lica po odobrenju Gradonačelnika.
U Gradskoj upravi sprovodi se procedura iz stava 1. ovog člana za potrebe službenika na položaju, zaposlenih i ugovorno angažovanih lica u ovom organu.
O bližem uređivanju procedure u skladu s ovom odlukom, obezbeđivanju uslova za korišćenje službenih vozila i naftnih derivata, određivanju prioriteta u odobravanju i korišćenju vozila i naftnih derivata, stara se Sekretarijat za opštu upravu i zajedničke poslove u Gradskoj upravi, odnosno rukovodilac Odseka za zajedničke poslove u svojstvu odgovornog lica za zajedničke poslove ovog sekretarijata.
Za odobrenje službenog putovanja neophodno je podnošenje zahteva za odobrenje putovanja službenog putovanja u zemlji i u inostranstvu (u daljem tekstu: Zahtev) na posebnom obrascu, osim za korišćenje službenih vozila na teritoriji Grada, kada se korišćenje istih odobrava bez posebnog zahteva.
Zahtev iz člana 9. Odluke podrazumeva posebnu formu koju za određenu budžetsku godinu propisuje Sekretarijat za opštu upravu i zajedničke poslove.
Zahtev iz stava 1. ovog člana obavezno sadrži: ime i prezime korisnika koji podnosi zahtev, funkciju ili zvanje korisnika, vreme i relaciju službenog putovanja, planirano vreme odlaska i dolaska sa službenog puta, zvaničan dokument koji se prilaže uz zahtev i služi obrazloženju svrsishodnosti službenog putovanja, napomenu da je potreban vozač, saglasnost neposrednog rukovodioca i odobrenje službenog putovanja.
Lica koja podnose Zahtev iz stava 1. ovog staraju se da obezbede saglasnost neposrednog rukovodioca i tako odobren zahtev podnose administrativno-tehničkom radniku ovog sekretarijata za potrebe Gradske uprave, odnosno Šefu Službe Skupštine grada i Gradskog veća grada Kikinde (u daljem tekstu: Služba Skupštine i Gradskog veća) za potrebe drugih organa Grada.
Administrativno-tehnički radnik Sekretarijata za opštu upravu i zajedničke poslove i Šef Službe Skupštine i Gradskog veća dostavljaju potpun i blagovremen zahtev rukovodiocu Odseka za zajedničke poslove koji obezbeđuje vozilo i vozača ako je isti potreban.
Ukoliko nije moguće iz objektivnih razloga obezbediti vozilo ili vozača, a nije moguće realizovati službeno putovanje bez vozača, Korisnik se obaveštava da može koristiti druga javna prevozna sredstva za potrebe službenog putovanja (autobus, voz i druga prevozna sredstva) i stiče pravo na naknadu troškova takvog službenog putovanja.
Naknada troškova službenog putovanja iz stava 2. ovog člana sprovodi se po proceduri koju određuje Sekretarijat za finansije u Gradskoj upravi u skladu sa zakonom.
Službeno vozilo se stavlja licu koje će službeno putovati (u daljem tekstu: Korisnik) na raspolaganje na osnovu odobrenog zahteva iz člana 10. Odluke.
Zahteve iz člana 10. Odluke odobrava Gradonačelnik za sve organe Grada osim za Gradsku upravu.
Načelnik odobrava zahteve za Gradsku upravu.
O odobrenom službenom putovanju administrativno-tehnički radnik i Šef Službe Skupštine i Gradskog veća obaveštavaju Korisnika i arhiviraju zahtev u skladu s propisima kojima se uređuje kancelarijsko poslovanje organa jedinice lokalne samouprave.
Ukoliko više korisnika ima potrebu za korišćenjem službenog vozila u jednom danu, rukovodilac Odseka za zajedničke poslove određuje prioritet u korišćenju službenih vozila, a nakon obavezne konsultacije s Gradonačelnikom ili Načelnikom u zavisnosti od organa za čiju potrebu planira službeno putovanje.
Drugi korisnici Budžeta grada Kikinde mogu zatražiti službena vozila i vozača Grada ukoliko ne raspolažu sopstvenim vozilom, kao i izuzetno u svakom drugom slučaju po odobrenju Gradonačelnika ili Načelnika, a kada je neophodno dodatno obrazložiti ovu potrebu uz Zahtev.
Kontrolu upotrebe službenih vozila i potrošnju naftnih derivata u smislu ove odluke za sve organe Grada sprovodi rukovodilac Odseka za zajedničke poslove.
Pod kontrolom u smislu člana 16. Odluke podrazumeva se analiza ispravnosti i svrsishodnosti odobrenih službenih putovanja, odnosno poštovanja procedura za odobrenje službenog puta, arhiviranje zahteva i adekvatno popunjavanje putnih naloga, korišćenje službenih vozila, sipanje naftnih derivata, vođenje drugih evidencija i sačinjavanje izveštaja o upotrebi službenih vozila i potrošnji naftnih derivata za službena putovanja organa Grada.
Lice angažovano za poslove obezbeđivanja ulaza u zgradu odnosno druge objekte Grada (u daljem tekstu: Portir), vodi evidenciju o potencijalnim, odobrenim službenim putovanjima u skladu s najavom rukovodioca Odseka za zajedničke poslove, kao i evidenciju o okončanim službenim putovanjima svih korisnika.
Evidencija iz stava 1. ovog člana obavezno sadrži podatke za konkretnog korisnika, vozača, službeno vozilo, podatke o vremenu i realizaciji službenog putovanja, kao i napomene o utvrđenoj nepravilnosti popunjavanja putnog naloga od strane korisnika, odnosno druge bitne napomene korisnika ili Portira.
Korisnik je dužan da napomene Portiru svaku nepravilnost od značaja za službeno putovanje, odnosno da istakne svaku drugu činjenicu od značaja za službeno putovanje.
O svim napomenama Korisnika iz stava 1. ovog člana Portir bez odlaganja obaveštava rukovodioca Odseka za zajedničke poslove.
Rukovodilac Odseka za zajedničke poslove, odnosno Portir, vodi dnevnu kontrolu psihičkog stanja vozača i korisnika (trezvenost, odmornost i drugo), a obavezno na osnovu subjektivne procene o neadekvatnom psihičkom stanju istima Korisniku ne predaju ključ za službeno vozilo, o čemu se vodi posebna evidencija.
O nepravilnosti iz stava 1. ovog člana Portir obavezno upozorava Rukovodioca Odseka za zajedničke poslove.
Rukovodilac Odseka za zajedničke poslove će zabraniti upravljanje vozilom vozaču u svakom slučaju sumnje da zbog umora, bolesti, dejstva opojnih sredstava ili psihofizičkog stanja isti nije u stanju da bezbedno upravlja službenim vozilom u javnom saobraćaju.
Ako je vozaču iz bilo kog razloga oduzeta vozačka dozvola, dužan je da to odmah prijavi rukovodiocu Odseka za zajedničke poslove.
Službena vozila koja se uključuju u saobraćaj moraju biti odobrenog tipa po važećim normativima u smislu važećih propisa od značaja za saobraćaj.
Službena vozila koja se uključuju u saobraćaj moraju biti snabdevena ispravnim uređajima i opremom u smislu važećih propisa od značaja za saobraćaj.
Kontrola snabdevenosti službenim vozila ispravnom i odgovarajućom opremom se vrši na dnevnom nivou pre započinjanja službenog putovanja i nakon završenog službenog putovanja, kao i minimum jednom u toku meseca.
Vozač ili Korisnik koji koristi službeno vozilo dužan je da isto vrati na mesto određeno za parkiranje službenih vozila, a da ključ, putni nalog i druge neophodne stvari i opremu preda Portiru.
O šteti koja je nastala tokom službenog putovanja, vozač ili Korisnik su obavezni da sačine posebnu izjavu.
Rukovodilac Odseka za zajedničke poslove je odgovoran za:
- tehničku ispravnost vozila;
- uočavanje i otklanjanje svih kvarova i nedostataka na vozilu u skladu sa predmetnom javnom nabavkom;
- neposredno sprovođenje mera u oblasti bezbednosti saobraćaja;
- kontrolu psihofizičkog stanja vozača i
- preduzimanje svih propisanih mera u slučaju saobraćajne nezgode i drugo.
Vozač, odnosno zaposleni, odgovoran je za:
- upravljanje vozilom i skladu s važećim propisima u oblasti saobraćaja;
- uredno popunjavanje putnih naloga;
- dnevnu kontrolu ispravnosti vozila;
- tehničku ispravnost vozila u slučaju da vožnja traje više dana;
- praćenje stanja i ispravnosti vozila preko odgovarajućih instrumenata;
- pravilno opterećenje vozila;
- preduzimanje svih propisanih mera u slučaju saobraćajne nezgode i
- drugo.
Kontrola upotrebe službenih vozila i potrošnje naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa Grada podrazumeva sačinjavanje dva izveštaja o upotrebi službenih vozila i korišćenju naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa Grada.
Jedan izveštaj u smislu stava 1. ovog člana sačinjava se za Gradonačelnika, Gradsko veće i Skupštinu grada, dok se drugi izveštaj sačinjava za Gradsku upravu.
Kontrola i nadzor nad upotrebom služenih vozila i potrošnjom naftnih derivata za sve organe Grada obavljaju se na dnevnom i na mesečnom nivou.
Na dnevnom nivou rukovodilac Odseka za zajedničke poslove vodi računa o pravilnoj upotrebi službenih vozila i potrošnji naftnih derivata u službene svrhe vođenjem evidencije odobrenih zahteva za službeno putovanje, rezervisanih službenih vozila i okončanih službenih putovanja, kao i obavljenih transakcija za sipanje naftnih derivata.
Na mesečnom nivou, kontrola i nadzor vrše se sačinjavanjem mesečnih izveštaja o upotrebi službenih vozila i potrošnji naftnih derivata.
Pojedinačne izveštaje iz člana 27. ove odluke člana dužan je da sačini rukovodilac Odseka za zajedničke poslove.
Izveštaj o upotrebi službenih vozila i potrošnji naftnih derivata za potrebe službenih putovanja Gradske uprave potpisuje Načelnik.
Izveštaj o upotrebi službenih vozila i potrošnji naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa Grada osim Gradske uprave potpisuje Gradonačelnik.
Formu Izveštaja o upotrebi službenih vozila i potrošnji naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa Grada propisuje Sekretarijat za opštu upravu i zajedničke poslove.
Izveštaj iz člana 30. Odluke sastavlja se za svaki mesec, prema dinamici fakturisanih obaveza, odnosno robe i eventualnih usluga, po fakturi dobavljača naftnih derivata.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana obavezno sadrži:
- Prikaz količine ukupno utrošenih naftnih derivata po evidenciji rukovodioca Odseka za zajedničke poslove;
- Broj fakture dobavljača naftnih derivata na koju se izveštaj odnosi i navedenu količinu naftnih derivata iskazanih u fakturi;
- Ukupnu pređenu kilometražu po vozilu;
- Stvarnu prosečnu potrošnju naftnih derivata za svako pojedinačno vozilo;
- Normativne vrednosti prosečne potrošnje naftnih derivata za svaki tip vozila u skladu s Odlukom;
- Spisak pojedinačnih aktivnosti sipanja naftnih derivata od strane službenih lica po službenom vozilu s registracionom oznakom istog, brojem kartice i količine kupljenih naftnih derivata po konkretnoj transakciji za svaku transakciju sipanja naftnih derivata;
- Analizu kontrole korišćenja naftnih derivata za službene potrebe organa Grada koju sačinjava rukovodilac Odseka za zajedničke poslove, uz obaveznu napomenu koju isti upućuje Gradonačelniku ili Načelni ku ukoliko postoje određena odstupanja od utvrđene količine utrošenih naftnih derivata u izveštaju i količine fakturisanih naftnih derivata u fakturi dobavljača naftnih derivata, odnosno odstupanja u stvarnoj prosečnoj potrošnji naftnih derivata u odnosu na normativne vrednosti potrošnje.
Sastavni deo izveštaja iz stava 1. ovog člana obavezno čine kopije putnih naloga i zahtevi za odobrenje službenog putovanja iz člana 10. Odluke.
Mesečni izveštaj o upotrebi službenih vozila i korišćenju naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa Grada sačinjava se na osnovu normativa potrošnje naftnih derivata za službena vozila organa Grada određenih u skladu sa članom 2. stav 2 Odluke.
Nadzor nad upotrebom službenih vozila i korišćenjem naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa Grada vrši Gradsko veće razmatranjem i usvajanjem dva godišnja izveštaja o upotrebi službenih vozila i korišćenju naftnih derivata za potrebe službenih putovanja organa Grada u smislu člana 27. Odluke, koja priprema Sekretarijat za opštu upravu i zajedničke poslove.
Ova odluka stupa na snagu osmog dana od objavljivanja u "Službenom listu Grada Kikinde".
Stupanjem na snagu ove odluke prestaje da važi Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja službenih vozila i upotrebi naftnih derivata u službene svrhe Grada Kikinde ("Službeni list grada Kikinde", broj 4/2018).