PRAVILNIKO ORGANIZACIJI I SPROVOĐENJU POPISA IMOVINE I OBAVEZA I USKLAĐIVANJA KNJIGOVODSTVENOG STANJA SA STVARNIM STANJEM ZA DIREKTNE KORISNIKE BUDŽETA GRADA NOVOG SADA("Sl. list Grada Novog Sada", br. 3/2021 i 37/2022) |
Ovim pravilnikom o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza i usklađivanju knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem za direktne korisnike budžeta Grada Novog Sada (u daljem tekstu: Pravilnik), uređuje se način i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem i preciziraju aktivnosti koje se u tom cilju sprovode u gradskim upravama, posebnim organizacijama, službama i drugim organima Grada Novog Sada (u daljem tekstu: direktni korisnik), i to:
1. predmet popisa,
2. vreme, vrste i ciljevi sprovođenja popisa,
3. organizacija i rokovi za sprovođenja popisa i obrazovanje Centralne popisne komisije,
4. formiranje popisnih komisija,
5. priprema popisa i obaveze učesnika u popisu,
6. sprovođenje popisa,
7. usklađivanje stanja sredstava iskazanog u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom, utvrđivanje razlika po popisu, sastavljanje izveštaja o popisu, donošenje odluke u vezi sa završenim popisom i likvidacija viškova i manjkova, i
8. drugi zadaci i aktivnosti u vezi sa popisom, koji se obavljaju prema odredbama ovog pravilnika.
Predmet popisa su:
A. Imovina u javnoj svojini Grada Novog Sada (u daljem tekstu: Grad)
1. Nefinansijska imovina
1) Nefinansijska imovina u stalnim sredstvima
- nekretnine i oprema (grupa računa 011000)
- kultivisana imovina (grupa računa 012000)
- dragocenosti (grupa računa 013000)
- prirodna imovina (grupa računa 014000)
- nefinansijska imovina u pripremi i avansi (grupa računa 015000)
- nematerijalna imovina (grupa računa 016000)
2) Nefinansijska imovina u zalihama
- zalihe (grupa računa 021000)
- zalihe sitnog inventara i potrošnog materijala (grupa računa 022000)
2. Finansijska imovina
1) Dugoročna finansijska imovina
- dugoročna domaća finansijska imovina (grupa računa 111000)
- dugoročna strana finansijska imovina (grupa računa 112000)
2) Novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti, potraživanja i kratkoročni plasmani
- novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti (grupa računa 121000)
- kratkoročna potraživanja (grupa računa 122000)
- kratkoročni plasmani (grupa računa 123000)
3) Aktivna vremenska razgraničenja
- aktivna vremenska razgraničenja (grupa računa 131000)
3. Vanbilansna aktiva
B. Obaveze
1. Dugoročne obaveze
- domaće dugoročne obaveze (grupa računa 211000)
- strane dugoročne obaveze (grupa računa 212000)
- dugoročne obaveze po osnovu garancija (grupa računa 213000)
- obaveze po osnovu otplate glavnice za finansijski lizing (grupa računa 214000)
- obaveze po osnovu otplate garancija po komercijalnim transakcijama (grupa računa 215000)
2. Kratkoročne obaveze
- kratkoročne domaće obaveze (grupa računa 221000)
- kratkoročne strane obaveze (grupa računa 222000)
- kratkoročne obaveze po osnovu garancija (grupa računa 223000)
3. Obaveze po osnovu rashoda za zaposlene
- obaveze za plate i dodatke (klasa računa 231000)
- obaveze po osnovu naknada zaposlenima (klasa računa 232000)
- obaveze za nagrade i ostale posebne rashode (klasa računa 233000)
- obaveze po osnovu socijalnih doprinosa na teret poslodavca (klasa računa 234000)
- obaveze po osnovu naknada u naturi (klasa računa 235000)
- obaveze po osnovu socijalne pomoći zaposlenima (klasa računa 236000)
- službena putovanja i usluge po ugovoru (klasa računa 237000)
- obaveze po osnovu poslaničkih dodataka (klasa računa 238000)
- obaveze po osnovu sudijskih dodataka (klasa računa 239000)
4. Obaveze po osnovu ostalih rashoda, izuzev rashoda za zaposlene
- obaveze po osnovu otplate kamata i pratećih troškova zaduživanja (klasa računa 241000)
- obaveze po osnovu subvencija (klasa računa 242000)
- obaveze po osnovu donacija, dotacija i transfera (klasa računa 243000)
- obaveze za socijalno osiguranje (klasa računa 244000)
- obaveze za ostale rashode (klasa računa 245000)
5. Obaveze poslovanja
- primljeni avansi, depoziti i kaucije (klasa računa 251000)
- obaveze prema dobavljačima (klasa računa 252000)
- obaveze za izdate čekove i obveznice (klasa računa 253000)
- ostale obaveze (klasa računa 254000)
6. Pasivna vremenska razgraničenja (klasa računa 291000)
7. Vanbilansna pasiva
V. Imovina koja nije u javnoj svojini Grada
- Imovina koju koristi Grad (raspolaže i upravlja po bilo kom osnovu).
Ova imovina se popisuje na posebnim popisnim listama, koje se dostavljaju vlasniku te imovine.
III VREME, VRSTE I CILJEVI SPROVOĐENJA POPISA
Popis imovine i obaveza (u daljem tekstu: popis) i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom može biti organizovan kao redovan i vanredan.
Redovan popis se organizuje kao obavezan i potpun popis i vrši se na kraju godine (godišnji popis), sa stanjem na dan 31. decembar godine za koju se vrši popis.
U toku godine može se vršiti i vanredan popis, na dan i u roku koji odredi Gradonačelnik Grada Novog Sada (u daljem tekstu: Gradonačelnik) posebnom odlukom.
Vanredni popis može biti potpun i delimičan.
Vanredan popis vrši se po potrebi, prilikom: primopredaje dužnosti rukovodioca direktnog korisnika - naredbodavca, primopredaje dužnosti rukovalaca imovinom (računopolagači), prilikom pribavljanja sredstava, krađe, štete usled više sile, po nalogu nadležnog organa i drugim slučajevima.
Cilj sprovođenja popisa je utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza u određenom trenutku, i upoređivanje utvrđenog stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem, da bi se proverila tačnost knjigovodstvene evidencije i pravilnost rukovanja materijalnim vrednostima, odnosno svođenje knjigovodstvenog stanja zasnovanog na dokumentovanim promenama sa stanjem na dan iz člana 3. st. 2. i 3. ovog pravilnika, zasnovano na stvarnim promenama.
Popis ima kontrolnu ulogu u očuvanju i zaštiti imovine koja je u javnoj svojini Grada, kao i imovini sa kojom Grad raspolaže i upravlja po bilo kom osnovu.
IV ORGANIZACIJA I ROKOVI SPROVOĐENJA POPISA I OBRAZOVANJE CENTRALNE POPISNE KOMISIJE
Sve pripremne radnje i aktivnosti za popis (donošenje odluke o sprovođenju popisa, akti o obrazovanju popisnih komisija, akti o imenovanju komisija za popis, akt o obrazovanju i imenovanju Centralne popisne komisije i drugo), moraju biti završene pre 1. decembra tekuće godine.
Organizacija popisa imovine i obaveza Grada obuhvata postupke i procedure koje sprovode svi učesnici u popisu primenom odgovarajućih metoda i tehnika popisa.
Služba za zajedničke poslove, Gradska uprava za imovinu i imovinsko-pravne poslove, Gradska uprava za finansije, Gradska uprava za građevinsko zemljište i investicije i Direkcija za robne rezerve su u obavezi da dostave predloge zaposlenih lica koja će biti imenovana za članove Centralne popisne komisije, najkasnije do 15. novembra tekuće godine.
Direktni korisnici dužni su da predloge iz stava 1. ovog člana dostave Službi za zajedničke poslove u roku iz stava 1. ovog člana.
Odluku o sprovođenju popisa i rešenje o obrazovanju i imenovanju predsednika, zamenika predsednika i članova i zamenika članova Centralne popisne komisije donosi Gradonačelnik, najkasnije do 25. novembra tekuće godine na predlog Službe za zajedničke poslove.
Odlukom o sprovođenju popisa određuje se rok u kojem se sprovodi popis.
Odluka o sprovođenju popisa dostavlja se direktnim korisnicima i Službi za internu reviziju.
Centralnu popisnu komisiju čini predsednik komisije i najmanje tri člana, koji imaju svoje zamenike.
Centralna popisna komisija utvrđuje uputstvom za rad interne rokove za postupanje učesnika u popisu, kao i način i tehnike vršenja popisa.
Rešenje o obrazovanju i imenovanju Centralne popisne komisije dostavlja se predsedniku i članovima, kao i njihovim zamenicima Centralne popisne komisije i rukovodiocima direktnih korisnika i Službi za internu reviziju.
V OBRAZOVANJE POPISNIH KOMISIJA I IMENOVANJE ČLANOVA POPISNIH KOMISIJA
Rešenje o obrazovanju i imenovanju potrebnog broja popisnih komisija za redovan popis donosi Gradonačelnik na predlog Centralne popisne komisije, najkasnije do 1. decembra tekuće godine.
Direktni korisnici su u obavezi da Centralnoj popisnoj komisiji dostave predloge za članove popisnih komisija iz stava 1. ovog člana u roku koji odredi Centralna popisna komisija.
Rešenje o obrazovanju i imenovanju komisije za vanredan popis donosi Gradonačelnik na predlog direktnog korisnika.
Komisije za popis iz st. 1. i 3. ovog člana ima predsednika komisije i najmanje tri člana, koji imaju svoje zamenike.
Pre početka popisa, rešenja o imenovanju članova popisne komisije dostavljaju se Centralnoj popisnoj komisiji, direktnim korisnicima, licima iz stava 4. ovog člana i Službi za internu reviziju.
U popisnoj komisiji ne mogu biti imenovana lica koja rukuju imovinom koja se popisuje, odnosno računopolagači i njihovi neposredni rukovodioci.
Centralna popisna komisija i komisije za popis dužne su da donesu planove rada, po kojima će vršiti redovan popis, koji obavezno sadrže sve radnje koje će se vršiti pre i prilikom popisa, kao i rokovi za njihovo izvršenje.
Rokovi iz stava 1. ovog člana određuju se tako da se redovnim popisom obuhvati period popisa sa stanjem na dan 31. decembar godine za koju se vrši popis.
Plan rada iz stava 1. ovog člana Centralna popisna komisija i popisne komisija donose najkasnije do 5. decembra godine za koju se obavlja popis.
Plan rada popisna komisija dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji.
Centralna popisna komisija dostavlja svoj plan rada sa planovima rada popisnih komisija Službi za internu reviziju.
VI PRIPREMA POPISA I OBAVEZE UČESNIKA U POPISU
Pod pripremnim radnjama za popis podrazumevaju se postupci koje sprovode zadužena lica pre popisa radi uređivanja prostora, sortiranja predmeta popisa i omogućavanje njihove potpune identifikacije, kao i provere relevantne eksterne i interne dokumentacije (ugovori, fakture, situacije/obračuni, potvrde salda potraživanja i obaveza, zapisnici o primopredaji, zapisnici poreskih organa, sudska i druga rešenja, elaborati o proceni vrednosti i sl.) i ažuriranja evidencija koje omogućavaju utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza.
Za tačnost i istinitost popisa i izveštaja o popisu odgovorni su predsednik i članovi komisije za popis.
Direktni korisnici dužni su da pre početka popisa ažuriraju svoje pomoćne evidencije o imovini i izvrše usaglašavanje sa knjigovodstvenom evidencijom.
Zaposleni zaduženi za računovodstvene i finansijske poslove u obavezi su da pre početka popisa obezbede:
- ažurirane evidencije svih oblika imovine i obaveza,
- usaglašene otvorene stavke sa poveriocima i dužnicima,
- usaglašenu glavnu knjigu sa dnevnikom,
- usaglašene pomoćne knjige sa glavnom knjigom, kao i analitičke evidencije sa sintetičkim računima,
- informacije o materijalnoj imovini Grada koja se nalazi kod direktnih budžetskih korisnika, kao i o onim sredstvima koja se nalaze u upotrebi kod drugih oblika organizovanja,
- popisne liste sa upisanim podacima o inventarskim brojevima, nazivima, vrstama i jedinicama mere za imovinu koja je predmet popisa, podatke o kupcima, dobavljačima, poslovnim bankama i otvorenim računima, odobrenim kreditima i izdatim hartijama od vrednosti, kao i slične opšte podatke koji olakšavaju rad komisijama, i
- dodatne podatke i detalje kojima raspolažu, a koji su neophodni za identifikaciju imovine i obaveza.
Podaci iz knjigovodstva, odnosno iz odgovarajućih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisiji za popis pre upisivanja stvarnog stanja u popisne liste i pre nego što članovi popisne komisije potpišu te liste.
Rukovaoci imovinom u obavezi su da pre početka popisa:
- fizički urede mesta gde se imovina nalazi i izvrše sortiranje materijalnih dobara prema vrsti, kvalitetu, fizičkom stanju i slično da bi se omogućio pristup svim količinama i vrstama imovine,
- provere identifikaciona obeležja, i ukoliko ista nedostaju, traže od nadležnih službi ponovno označavanje (inventarski brojevi, bar-kodovi ili druge odgovarajuće oznake),
- izdvoje nefunkcionalne predmete popisa (materijal, inventar, opremu), kao i one bez ili sa umanjenom upotrebnom vrednošću (pohabani, pokvareni, slomljeni predmeti popisa i sl.), i
- sprovedu druge pripremne radnje kojima se obezbeđuje da popis imovine bude okončan kvalitetno i u planiranim rokovima.
Zadatak Centralne popisne komisije je da:
- koordinira rad svih komisija za popis,
- proverava da li su komisije za popis blagovremeno donele planove rada,
- proverava da li su komisije za popis na vreme započele i završile popis i prati njihov rad tokom popisa,
- proverava da li su izvršene pripreme za popis od strane svih učesnika u popisu,
- obavlja kontrolu tačnosti i sveobuhvatnosti popisa,
- obezbeđuje priloge (obrasce) za popis, i
- preduzima i druge radnje neophodne za vršenje popisa, a sve u skladu sa važećim propisima.
Zadatak popisne komisije iz člana 7. ovog pravilnika je da:
- utvrdi stvarne količine imovine koja se popisuje, i to: brojanjem, merenjem, procenom i sličnim postupcima, bližim opisivanjem popisane imovine i unošenjem tih podataka u popisne liste,
- utvrdi stvarno stanje imovine na osnovu popisnih lista na popisnim mestima,
- popisne liste imovine sačini u tri istovetna primerka, potpisane od strane predsednika i članova komisije i rukovaoci imovine, a svojim potpisom rukovalac imovinom potvrđuje da je popisnoj komisiji pokazana sva imovina;
- evidentira u popisne liste naturalne promene sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis,
- evidentira oštećenje imovine sa uočenim primedbama,
- dostavlja posebne popisne liste za imovinu koja se nalazi kod drugih oblika organizovanja, na osnovu verodostojne dokumentacije,
- popiše gotovinske ekvivalente i gotovine u blagajni, hartije od vrednosti i stalnih sredstava plaćanja koji se vrši brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste; gotovinu i hartije od vrednosti koje se nalaze na računima i depo-računima popišu na osnovu izvoda sa stanjem tih sredstava na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis,
- popiše nefinansijsku i finansijsku imovinu i obaveze prema stanju u poslovnim knjigama, i
- sastavlja izveštaje o izvršenom popisu.
Nakon izvršenog popisa i upisivanja stvarnog stanja u popisne liste, direktni korisnici na zahtev predsednika Centralne popisne komisije, dužne su da popisnoj komisiji, najkasnije narednog radnog dana, dostave knjigovodstveno stanje.
Obrada naturalnog popisa može se izvršiti i u elektronskom obliku, s tim da se tako sačinjene popisne liste sa rekapitulacijom štampaju, da ih potpišu svi članovi popisne komisije i da se uz iste prilože naturalne popisne liste i ostali popisni materijali.
U toku popisa iz stava 1. ovog člana popisna komisija vrši poređenje stvarnog stanja utvrđenog popisom sa knjigovodstvenim stanjem i u popisnim listama iskazuju razlike, odnosno viškove i manjkove po svakoj poziciji imovine iz popisnih lista.
Postupci usklađivanja knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem popisane imovine i obaveza obuhvataju:
- ispravke grešaka u slučajevima ako su popisom identifikovani pogrešno proknjiženi poslovni događaji, poslovni događaji proknjiženi na osnovu neverodostojne knjigovodstvene dokumentacije ili poslovni događaji za koje je utvrđeno da se nisu desili do datuma popisa,
- evidentiranje identifikovanih, a neproknjiženih događaja nastalih do datuma popisa,
- evidentiranje identifikovanih, a neproknjiženih poslovnih događaja koji se odnose na događaje nakon datuma popisa, ukoliko se radi o korektivnim poslovnim događajima, i
- evidentiranje utvrđenog, a neevidentiranog kala, rastura, kvara i loma, u skladu sa dozvoljenim količinama.
Ukoliko nakon sprovedenih odgovarajućih postupaka iz stava 1. ovog člana nije moguće otkloniti suštinske uzroke neslaganja, odnosno nije obezbeđena usklađenost knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem, razlike se evidentiraju kao manjkovi odnosno viškovi.
Odgovorno lice direktnih korisnika koji sastavljaju finansijske izveštaje, dužno je da u napomenama uz finansijske izveštaje prezentuje sva neusaglašena salda imovine i obaveza na dan popisa, uključujući razloge zbog kojih usaglašavanje knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem nije izvršeno.
Popisna komisija sačinjava izveštaje o utvrđenom stanju po popisu imovine i obaveza sa predlozima rešavanja viškova, manjkova, otpisa, uključujući potrebna obrazloženja, objašnjenja i izjave.
Po izvršenom popisu, popisna komisija sačinjava izveštaj o izvršenom popisu, koji obavezno sadrži: stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza, razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja, predlog načina rešavanja utvrđenih razlika (manjkova i viškova, način nadoknađivanja manjkova i evidentiranja viškova, kao i način za rešavanje pitanja imovine koja nije više za upotrebu), primedbe i objašnjenja radnika koji rukuju imovinom, odnosno koji su zaduženi materijalnim i novčanim sredstvima (o utvrđenim razlikama), kao i druge primedbe i predloge popisne komisije u vezi sa popisom, uz koji se prilaže popisna lista i dokumentacija koja je služila za sastavljanje popisne liste.
Popisna komisije će u svom izveštaju iz stava 1. ovog člana izneti primedbe i izjave rukovaoca imovinom direktnog korisnika o utvrđenim razlikama.
Izveštaj o izvršenom popisu nefinansijske imovine za prethodnu godinu, popisna komisija dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji, najkasnije do 25. januara naredne godine.
Izveštaj o izvršenom popisu finansijske imovine i obaveza za prethodnu godinu, popisna komisija dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji, najkasnije do 15. februara naredne godine.
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza sadrži sledeće priloge:
- popisne liste po kategorijama imovine, potpisane od strane svih članova popisne komisije i rukovaoca te imovine,
- rekapitulaciju popisnih lista po kategorijama imovine i sintetičkim kontima kako se ta sredstva i obaveze vode u glavnoj knjizi,
- posebne popisne liste imovine za rashodovanje,
- specifikacije, odnosno, preglede potraživanja i obaveza,
- beleške o merenju i brojanju sredstava u toku naturalnog popisa,
- popisne liste sa utvrđenim viškovima i manjkovima imovine, i
- eventualne izjave i primedbe odgovornih rukovaoca imovinom o uzrocima nastalih viškova i manjkova.
Centralna popisna komisija objedinjuje izveštaje popisnih komisija i sačinjava izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza sa predlogom manjkova, viškova i rashoda.
IX RAZMATRANJE IZVEŠTAJA O POPISU I DONOŠENJE ODLUKE
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza razmatraju predsednik Centralne popisne komisije, rukovodioci direktnog korisnika i Služba za internu reviziju i ukoliko se ustanovi da Izveštaj sadrži nedostatke usled propusta i nepravilnosti prilikom sprovođenja popisa, Centralna popisna komisija je dužna da otkloni uočene nedostatke, najkasnije do 20. februara naredne godine.
Centralna popisna komisija konačan izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza sa predlogom Odluke o usvajanju izveštaja o popisu imovine i obaveza dostavlja Gradonačelniku najkasnije do 25. februara naredne godine, na usvajanje.
U slučaju sprovođenja vanrednog popisa, izveštaj o popisu se dostavlja Gradonačelniku na usvajanje najkasnije u roku od 30 dana od dana izvršenog popisa.
Odluka o usvajanju izveštaja o popisu imovine i obaveza i izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza sa popisnim listama, dostavlja se direktnim korisnicima, u roku od 3 (tri) dana od dana usvajanja, a najkasnije do 10. marta naredne godine, radi knjiženja i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Odluka i izveštaj iz stava 1. ovog člana dostavljaju se direktnim korisnicima i Službi za internu reviziju.
Danom stupanja na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem Direkcije za robne rezerve Grada Novog Sada broj: XVIII-849/17 od 24. novembra 2017. godine.
Ovaj pravilnik stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Novog Sada", a započete aktivnosti na popisu imovine i obaveza za 2020. godinu nastaviće se po odredbama ovog pravilnika.
Samostalni član Pravilnika o izmenama
Pravilnika o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem za direktne korisnike budžeta Grada Novog Sada
("Sl. list Grada Novog Sada", br. 37/2022)
Član 4
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Novog Sada".