PRAVILNIKO NAČINU I ROKOVIMA VRŠENJA POPISA IMOVINE I OBAVEZA U ORGANIMA GRADA SMEDEREVA I USKLAĐIVANJA KNJIGOVODSTVENOG STANJA SA STVARNIM STANJEM("Sl. list grada Smedereva", br. 7/2022) |
Ovim Pravilnikom uređuje se postupak, način i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza svih organa grada Smedereva (u daljem tekstu: vršioci popisa) i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Popis obuhvata: nefinansijsku imovinu (u stalnim sredstvima i u zalihama), finansijsku imovinu, obaveze i vanbilansnu evidenciju u skladu sa pravilnikom koji propisuje klasifikacioni okvir i kontni plan za budžetski sistem, kao i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje je utvrđeno popisom.
Popis imovine i obaveza može biti redovan i vanredan.
Redovan popis imovine i obaveza vrši se na kraju poslovne godine, sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Redovan popis imovine i obaveza počinje najkasnije 1. decembra godine za koju se vrši popis, donošenjem Odluke o popisu i obrazovanju komisija za popis i Uputstva za rad komisija za popis.
Vanredni popis može da se vrši u toku godine u izuzetnim slučajevima propisanim zakonom (statusne promene, promene oblika organizovanja i drugo), u slučajevima promene odgovornog lica - računopolagača, nastanka štete usled elementarnih nepogoda, pojave krađe i pronevere, kao i u drugim slučajevima po nalogu načelnika Gradske uprave grada Smedereva.
PRIPREMA ZA POPIS I PERIOD NA KOJI SE REDOVAN POPIS ODNOSI
Pre započinjanja popisa vrši se usklađivanje evidencija i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje redovnim popisom, vrši se na kraju budžetske godine, sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Vršioci redovnog popisa dužni su da popis i usklađivanje stanja nefinansijske imovine vrše sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Vršioci redovnog popisa dužni su da usaglašavanje finansijske imovine i obaveza vrše sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
DONOŠENJE ODLUKE O POPISU I OBRAZOVANJE POPISNIH KOMISIJA
Načelnik Gradske uprave grada Smedereva donosi Odluku o popisu i obrazovanju komisija za popis kojom utvrđuje:
- predmet popisa;
- broj i nadležnost pojedinih komisija;
- vreme obavljanja popisa;
- rok za podnošenje izveštaja o popisu i popisnih lista Centralnoj popisnoj komisiji i
- rok za podnošenje konačnog izveštaja o popisu Centralne popisne komisije.
Načelnik Gradske uprave grada Smedereva odlukom obrazuje Centralnu popisnu komisiju i potreban broj popisnih komisija i imenuje predsednika komisija, članove komisija, kao i njihove zamenike iz redova zaposlenih, najkasnije do 1. decembra tekuće godine.
Odluka o popisu i obrazovanju komisija za popis dostavlja se svim članovima popisne komisije, Službi za internu reviziju grada Smedereva, Odeljenju za finansije Gradske uprave grada Smedereva, Odeljenju za privredu i javne nabavke Gradske uprave grada Smedereva i arhivi.
U toku popisa Centralna popisna komisija, obavlja sledeće poslove:
1) koordinira radom svih popisnih komisija;
2) utvrđuje da li su popisne komisije blagovremeno donele plan rada;
3) utvrđuje da li su popisne komisije na vreme započele i završile popis i prati njihov rad u toku popisa;
4) utvrđuje da li su izvršene pripreme za popis od strane svih učesnika u obavljanju poslova popisa (popisne komisije, lica koja su zadužena za rukovanje imovinom, knjigovodstva i računopolagača);
5) preduzima druge radnje neophodne za vršenje popisa imovine i obaveza u skladu sa propisima;
6) sastavlja Izveštaj o rezultatima izvršenog redovnog godišnjeg popisa imovine, potraživanja i obaveza i isti dostavlja načelniku Gradske uprave grada Smedereva i Službi za internu reviziju grada Smedereva.
Za tačnost popisa i Izveštaja o popisu odgovorni su članovi popisnih komisija.
UPUTSTVO ZA RAD KOMISIJE I PLAN RADA
Načelnik Gradske uprave grada Smedereva donosi Uputstvo za rad komisija za popis.
Komisija za popis pre početka redovnog popisa sastavlja Plan rada, najkasnije do 10. decembra tekuće godine, u kojem, u skladu sa Uputstvom za popis, predviđa i sve potrebne radnje pre popisa, za vreme popisa i nakon popisa. Prilikom obavljanja popisa, komisije za popis su dužne da se pridržavaju plana rada. Plan rada komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji i Službi za internu reviziju grada Smedereva.
Komisija za popis može predložiti angažovanje veštaka ili odgovarajuće pravno lice za procenu kvaliteta, vrednosti i upotrebljivosti pojedinih oblika imovine i obaveza.
ODGOVORNOST UČESNIKA U POSTUPKU POPISA
Predsednik i članovi komisije za popis, kao i njihovi zamenici ne mogu biti lica koja su odgovorna za rukovanje imovinom koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci, kao ni lica koja vode analitičku evidenciju te imovine.
Lica materijalno odgovorna za imovinu koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci dužni su da izvrše raspored i obeležavanje sredstava i ostale neophodne pripreme radi što lakšeg, bržeg i pravilnijeg popisivanja.
Odeljenje za finansije Gradske uprave grada Smedereva je dužno da pripremi popisne liste sa nomenklaturnim brojevima, nazivima, vrstom i jedinicama mere imovine koja se popisuje, kao i dodatne podatke kojima raspolaže, koji su neophodni za identifikovanje imovine.
Odeljenje za privredu i javne nabavke je dužno da pripremi popisne liste sa nazivima, vrstom i jedinicama mere imovine koja se popisuje, kao i dodatne podatke kojima raspolaže, koji su neophodni za identifikovanje imovine.
Podaci iz knjigovodstva, odnosno iz odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisijama za popis pre upisivanja stvarnog stanja u popisne liste i pre nego što članovi komisija za popis potpišu te liste.
Popis obuhvata sledeće radnje i aktivnosti:
1) utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje (merenjem, brojanjem, procenom i sličnim postupcima), bliže opisivanje popisane imovine, kao i unošenje tih podataka u popisne liste;
2) utvrđivanje stvarnog stanja na osnovu popisnih lista na popisnim mestima i tom prilikom se sačinjavaju dva primerka popisnih lista imovine od kojih se jedan primerak potpisan od strane popisne komisije i lica koje zadužuje imovinu u datom prostoru ostavlja na popisnom mestu kao zaduženje za stalnu imovinu koja se koristi, a drugi primerak predstavlja sastavni deo izveštaja o popisu;
3) evidentiranje u popisne liste naturalnih promena sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši redovan popis;
4) evidentiranje o oštećenju imovine sa uočenim primedbama;
5) dostavljanje posebnih popisnih lista za imovinu koja se nalazi kod drugih pravnih subjekata, na osnovu verodostojne dokumentacije;
6) unošenje cena popisane imovine;
7) vrednosno obračunavanje popisane imovine;
8) unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja u popisne liste;
9) utvrđivanje razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja;
10) popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrednosti i stalnih sredstava plaćanja koji se vrši brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste; gotovina i hartije od vrednosti koje se nalaze na računima i depo računima popisuju se na osnovu izvoda sa stanjem tih sredstava na dan 31. decembra godine za koju se vrši redovan popis;
11) sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu i
12) druge provere neophodne za pravilno utvrđivanje stvarnog stanja i razlika u odnosu na knjigovodstveno stanje.
Popis akcija i učešća u kapitalu vrši se na osnovu izvoda iz zvaničnih registara, Centralnog registra hartija od vrednosti i Agencije za privredne registre, odnosno ukoliko učešće nije predmet zvaničnog registra, na osnovu potvrde izdavaoca.
Popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrednosti i stranih sredstava plaćanja vrši se brojanjem po apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Novčana sredstva na podračunima uključenim u konsolidovani račun trezora, novčana sredstva na deviznim računima otvorenim u Narodnoj banci Srbije i hartije od vrednosti koje se nalaze na računima i depo-računima u zvaničnim registrima, popisuju se na osnovu izvoda stanja tih računa na dan 31. decembra godine za koju se vrši redovan popis.
Popis sredstava u blagajni vrši se prvog radnog dana naredne godine u odnosu na godinu za koju se popis vrši.
Popis finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se prema stanju u poslovnim knjigama, pod uslovom da je njihovo usklađivanje sa dužnicima i poveriocima izvršeno najmanje jednom godišnje i da o tome postoji verodostojna isprava.
U posebnim popisnim listama iskazuju se sporna potraživanja, kao i potraživanja za koja se predlaže pokretanje izvršnog ili sudskog postupka, kao i potraživanja za koja ne postoje uredne isprave.
U posebnim popisnim listama iskazuju se obaveze u dinarima, obaveze u stranoj valuti, obaveze koje su zastarele ili za koje su se stekli uslovi za otpis u skladu sa zakonom, kao i obaveze za koje ne postoje uredne isprave.
Imovina drugih pravnih subjekata koja se u trenutku popisa, u skladu sa validnom dokumentacijom, nalazi na korišćenju kod vršioca popisa evidentira se na posebnim popisnim listama, koje se dostavljaju tom pravnom subjektu.
Imovina koja na dan popisa nije zatečena kod vršioca popisa unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do dana završetka popisa nisu primljene popisne liste od pravnog lica kod koga se ta imovina nalazi.
U posebne popisne liste unose se podaci o izvršenom popisu za imovinu čija je vrednost umanjena zbog neispravnosti, zastarelosti, oštećenja i slično, kao i imovina koja je dotrajala i za koju se predlaže rashod, odnosno imovina za koju se predlaže otpis.
O izvršenom popisu sastavlja se izveštaj koji sadrži: stvarno i knjigovodstveno stanje imovine, razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja sa obrazloženim uzrocima neslaganja, predloge za načine rešavanja utvrđenih razlika, prebijanje manjkova i viškova nastalih po osnovu zamena, način postupanja sa manjkovima, način likvidacije i nadoknađivanja manjkova, sagledavaju se odgovornosti i obaveze lica kojima su manjkovi stavljeni na teret, način postupanja i prihodovanje viškova, rashodovanje imovine koja je dotrajala ili više nije upotrebljiva, sa predlogom načina njenog otuđenja, otpisivanje zastarelih potraživanja, prihodovanja zastarelih obaveza, odredbe o pokretanju sudskog i izvršnog postupka, preciziranje poreskih obaveza u vezi sa utvrđenim manjkom, viškom, rashodom ili otpisom, predloženi način knjiženja, primedbe i objašnjenja lica koja rukuju, odnosno koja su zadužena materijalnim i novčanim vrednostima o utvrđenim razlikama, kao i druge primedbe i predloge komisije.
Ispravka vrednosti finansijskih plasmana i potraživanja, kao i otpis finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza moraju se posebno obrazložiti i dokumentovati.
Izveštaj o izvršenom popisu gotovog novca i hartija od vrednosti, popisna komisija sačinjava i dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 25. januara naredne godine.
Izveštaje o izvršenom popisu osnovnih sredstava i sitnog inventara u vlasništvu grada Smedereva, popisna komisija sačinjava i dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 25. januara naredne godine.
Izveštaj o izvršenom popisu zemljišta i građevinskih objekata u javnoj svojini grada Smedereva, popisna komisija sačinjava i dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 25. januara naredne godine.
Izveštaj o izvršenom popisu poslovnog prostora u javnoj svojini grada Smedereva ili poslovnog prostora čiji je korisnik grad Smederevo, popisna komisija sačinjava i dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 25. januara naredne godine.
Izveštaj o izvršenom popisu zaliha robe i materijala u ekonomatu, popisna komisija sačinjava i dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 25. januara naredne godine.
Izveštaj o izvršenom popisu finansijske imovine i obaveza, popisna komisija sačinjava i dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 15. februara naredne godine.
Ukoliko neki od izveštaja o izvršenom popisu sadrži propuste i nepravilnosti, Centralna popisna komisija isti vraća nadležnoj komisiji na doradu i određuje primereni rok za dostavljanje novog izveštaja.
Izveštaj o izvršenom redovnom popisu imovine, potraživanja i obaveza, Centralna popisna komisija dostavlja načelniku Gradske uprave grada Smedereva i Službi za internu reviziju grada Smedereva najkasnije do 25. februara naredne godine.
Gradsko veće grada Smedereva razmatra Izveštaj o izvršenom popisu i donosi akt o usvajanju izveštaja.
Ukoliko Izveštaj o izvršenom popisu sadrži propuste i nepravilnosti, isti se vraća Centralnoj popisnoj komisiji, odnosno nadležnoj popisnoj komisiji na doradu i određuje primereni rok za dostavljanje novog izveštaja.
Akt o usvajanju izveštaja o popisu i rezultatima popisa, pored podataka o vrednosti popisanog stvarnog stanja mora da sadrži odredbe o: postupanju sa utvrđenim manjkom, postupanju sa utvrđenim viškom, rashodovanju imovine koja je dotrajala ili više nije upotrebljiva, sa predlogom načina njenog otuđenja, otpisu potraživanja i obaveza, pokretanju sudskog i izvršnog postupka, poreskim obavezama u vezi sa utvrđenim manjkom, viškom, rashodom ili otpisom, odgovornostima i obavezama lica kojima su manjkovi stavljeni na teret i druge odredbe koje su neophodne za računovodstveno evidentiranje rezultata popisa.
Termini koji su u ovom Pravilniku izraženi u gramatičkom muškom rodu podrazumevaju prirodni muški i ženski rod lica na koja se odnose.
Za sva pitanja koja nisu regulisana ovim Pravilnikom, odnosno koja nisu blagovremeno usklađena sa zakonskim odredbama, primenjuju se direktno odredbe Uredbe o budžetskom računovodstvu i druga podzakonska akta.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Smedereva".