PRAVILNIKO NAČINU EVIDENTIRANJA, ZAŠTITE I KORIŠĆENJA ELEKTRONSKIH DOKUMENATA("Sl. list grada Prokuplja", br. 10/2023) |
Ovim pravilnikom se reguliše način evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata te elektronskog poslovanja u informacionim sistemima Gradske uprave grada Prokuplja (u daljem tekstu: Gradska uprava).
U okviru elektronskog poslovanja pojedini termini imaju sledeće značenje:
Elektronski dokument jeste skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video zapisa sadržanih u podnesku, pismenu, rešenju, ispravi ili bilo kom drugom aktu koji sačine pravna i fizička lica ili organi vlasti radi korišćenja u pravnom prometu ili u upravnom, sudskom ili drugom postupku pred organima vlasti, ako je elektronski izrađen, digitalizovan, poslat, primljen, sačuvan ili arhiviran na elektronskom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju.
Elektronsko poslovanje je upotreba podataka u elektronskom obliku, sredstava elektronske komunikacije i elektronske obrade podataka u obavljanju poslova Gradske uprave.
Elektronski potpis je skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili logički povezani sa drugim (potpisanim) podacima u elektronskim obliku tako da se elektronskim potpisom potvrđuje integritet tih podataka i identitet potpisnika. Svrha elektronskog potpisa je da potvrdi autentičnost sadržaja poruke (dokaz da poruka nije promenjena na putu od pošiljalaca do primaoca), kao i da obezbedi garantovanje identiteta pošiljaoca poruke.
Arhivska građa u elektronskom obliku je arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku.
Dokumentarni materijal u elektronskom obliku je dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.
Digitalizacija je konverzija dokumenta iz oblika koji nije elektronski u elektronski oblik.
Digitalizovani dokument je dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta.
II ELEKTRONSKO KANCELARIJSKO POSLOVANJE
Elektronsko kancelarijsko poslovanje obuhvata nastanak, upotrebu i zaštitu podataka u elektronskom obliku, sredstva elektronske komunikacije i elektronske obrade podataka u obavljanju poslova Gradske uprave.
Elektronsko kancelarijsko poslovanje obezbeđuje da se u informacionom sistemu Gradske uprave obavljaju poslovi kancelarijskog poslovanja odnosno da se u tom sistemu postupa sa svim dokumentima u elektronskom obliku.
Poslovne ili računovodstvene isprave mogu da se čuvaju na elektronskim medijima kao originalna dokumenta ili digitalne kopije ako je obezbeđeno da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu; da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni; da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema; da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanja podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.
U okviru elektronskog kancelarijskog poslovanja u Gradskoj upravi se koriste odgovarajući informacioni sistemi koji omogućavaju: vođenje elektronske evidencije o primljenoj ili novonastaloj računovodstvenoj dokumentaciji, kao i ostalim dokumentima (dopisi, zahtevi, itd); obavljanje knjigovodstvenih i računovodstvenih poslova; internu dostavu elektronskih dokumenata i obaveštavanje ovlašćenih korisnika sistema o elektronskim dokumentima; back up i čuvanje elektronskih i/ili u elektronski oblik prenesenih dokumenata i njihovo elektronsko arhiviranje.
Gradska uprava je dužna da koristi računovodstveni softver koji omogućava funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i onemogućava brisanje proknjiženih poslovnih promena.
Zaposlena lica u Gradskoj upravi su ovlašćena za rad u postojećim informacionim sistemima i imaju određenu vrstu ovlašćenja i prava pristupa, shodno zaduženjima radnog mesta.
Lica ovlašćena za poslove administriranja postojećih informacionih sistema su lica zaposlena u Gradskoj upravi, koja vrše poslove obezbeđenja informacione sigurnosti i pružaju podršku u radu.
III NAČIN I POSTUPAK RADA U INFORMACIONOM SISTEMU
Način evidentiranja elektronskih dokumenata informacionom sistemu vrši se odgovarajućim softverom koji služi isključivo za tu namenu.
IV ZAŠTITA ELEKTRONSKIH DOKUMENATA
Svi zaposleni u Gradskoj upravi, dužni su da pažljivo rukuju i rade sa elektronskom i informatičkom opremom, da je koriste u skladu sa uputstvima proizvođača i internim aktima Gradske uprave.
Zaposleni su dužni da svaki kvar ili problem elektronske i informatičke prirode prijave ovlašćenom licu, kako bi se hitno i efikasno preduzele mere za sprečavanje gubitka podataka i osiguravanje informacionog sistema.
U Gradskoj upravi je dozvoljeno korišćenje isključivo legalnih operativnih sistema, softvera i programa.
Korišćenje nedozvoljenih i nelegalnih operativnih sistema, softvera i programa, smatraće se povredom radne obaveze, u skladu sa aktima gradske uprave.
Zaštita podataka u informacionom sistemu vrši se izradom zaštitnih kopija podataka ("back up") i sprovodi se jednom dnevno.
V PRISTUP INFORMACIONIM SISTEMIMA
Pristup i rad u postojećim informacionim sistemima imaju svi zaposleni u Gradskoj upravi shodno zaduženjima radnog mesta. Zaštita pristupa podacima obezbeđuje se davanjem ovlašćenjem neposrednim izvršiocima od strane načelnika gradske uprave.
Pristup postojećim elektronskim podacima u informacionom sistemu moguć je isključivo uz pomoć odgovarajuće lozinke zaposlenog, dodelom nivoa prava pristupa sistemu ili na drugi način, odobren od strane načelnika gradske uprave.
Informacije o lozinkama korisnika se smatraju strogo poverljivim i ni u kom slučaju nije dozvoljena razmena lozinki između zaposlenih niti otkrivanje lozinki trećim licima.
Strogo je zabranjena svaka namerna ili nesmotrena aktivnost koja može imati negativan uticaj na pravilno i neprekidno funkcionisanje informacionih sistema, na raspoloživost za upotrebu sistema legalnim korisnicima, kao i aktivnosti i radnje koje se mogu smatrati agresivnim ili uvredljivim.
Zaposleni ne smeju da pišu, razvijaju, kopiraju, izvršavaju ili čuvaju bilo kakav zlonamerni kod čija je namena da replikuje, uništi ili na bilo koji drugi način ometa normalno funkcionisanje informacionih sistema.
VI OBAVEZE GRADSKE UPRAVE KAO STVARAOCA I IMAOCA ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA U ELEKTRONSKOM OBLIKU
Elektronsko arhiviranje je deo informacionog sistema u Gradskoj upravi, u okviru kojeg se čuvaju elektronska dokumenta, tako da je osigurano dugotrajno čuvanje elektronske arhivske građe, njeno održavanje, migriranje podataka na nove nosače u propisanim formatima, sve do predaje elektronske arhivske građe nadležnom arhivu, u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa i utvrđenim rokovima čuvanja.
Elektronsko arhiviranje dokumentacije vrši se u cilju lakšeg pronalaženja dokumenata, čuvanja i bržeg manipulisanja poslovnim informacijama.
Elektronska dokumenta moraju biti elektronski potpisana kvalifikovanim digitalnim sertifikatom izdatim od priznatih sertifikovanih tela Republike Srbije i predstavljaju važeći elektronski dokument sa kojim će se ostvarivati komunikacija sa drugim pravnim licima i/ili državnim institucijama.
Svi segmenti postupaka vezanih za evidentiranje, popisivanje, izveštavanje i dr, mogu biti izvršavani kroz softverske sisteme koji kreiraju elektronska dokumenta i izveštaje.
Obaveza Gradske uprave je da osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu.
Gradska uprava, kao stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, dužno je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuje zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.
Stvaranje uslova za postupke i tehnološka rešenja koja se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, vrši u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi, propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i ostalim važećim propisima.
Gradska uprava, kao stvaralac i imalac arhivske građe u elektronskom obliku u obavezi je da ovu građu preda zajedno sa pripadajućim metapodacima i dekodiranu, na način koji odredi nadležni javni arhiv.
Gradska uprava, kao stvaralac i imalac arhivske građe u elektronskom obliku dužna je da, prilikom predaje, omogući upotrebljivost sadržaja arhivske građe, uz obezbeđenje tehničkih uslova, u skladu sa zakonskim propisima.
Gradska uprava je dužna da obezbedi postupke i tehnološka rešenja koja se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenata.
Pouzdano elektronsko čuvanje dokumenta podrazumeva obezbeđenje: dokaza da je dokument postojao u tačno određenom trenutku zasnovano na kvalifikovanom vremenskom žigu; održavanje statusa validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa ili pečata u odnosu na vremenski trenutak nastanka; dostupnost izvorno čuvanog elektronskog dokumenta i svih dodatnih podataka kojima se utvrđuje ispunjenost uslova iz prethodna dva stava; održavanje poverenja u integritet i autentičnost tokom celog perioda čuvanja.
Arhivska građa odnosno dokumentarni materijal koji se trajno čuva, iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe, ne sme se oštetiti ni uništiti bez obzira na to da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.
Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.
Izvorni oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja, može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se digitalizuje i čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata u skladu sa Zakonom.
U slučaju dokumenata koji su izvorni nastali u obliku koji nije elektronski, Gradska uprava može da izvrši digitalizaciju dokumenta u elektronski oblik pogodan za čuvanje. Pre početka procesa digitalizacije, tj. konverzije dokumenta iz oblika koji nije elektronski u elektronski oblik; je dužno da pribavi mišljenje nadležnog arhiva.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Prokuplja".