UREDBAO UPRAVLJANJU PROGRAMIMA PRETPRISTUPNE POMOĆI EVROPSKE UNIJE U OKVIRU INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA III) ZA PERIOD 2021-2027. GODINE("Sl. glasnik RS", br. 29/2023) |
Ovom uredbom bliže se uređuju način upravljanja programima pretpristupne pomoći Evropske unije u Republici Srbiji koji se finansiraju iz instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA III) za period 2021-2027. godine, strukture i organi za upravljanje programima, kao i način na koji se uređuju njihovi međusobni odnosi, a u vezi sa pripremom, programiranjem, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem, vidljivošću i izveštavanjem o sprovođenju programa koji se finansiraju iz IPA III u slučaju kada Evropska komisija poverava poslove izvršenja budžeta za određene programe Republici Srbiji.
Pojedini izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi imaju sledeće značenje:
1) instrument za pretpristupnu pomoć (IPA III) jeste finansijski instrument Evropske unije koji podržava strategiju proširenja Evropske unije, čija namena je da pruži pomoć zemljama kandidatima i potencijalnim zemljama kandidatima u procesu pristupanja Evropske unije;
2) okvirni sporazum jeste Okvirni sporazum o finansijskom partnerstvu između Republike Srbije koju zastupa Vlada Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA III);
3) sektorski sporazum jeste sporazum zaključen između Republike Srbije i Evropske komisije koji reguliše sprovođenje konkretnog programa IPA III, utvrđuje pravila i procedure koje se primenjuju u konkretnom slučaju, a koje nisu sastavni deo Okvirnog sporazuma ili finansijskih sporazuma;
4) finansijski sporazum jeste sporazum zaključen između Republike Srbije i Evropske komisije za sprovođenje određenog godišnjeg ili višegodišnjeg programa IPA III;
5) bilateralni sporazum jeste sporazum zaključen između dve zemlje učesnice u programu prekogranične saradnje kojim se određuje sistem upravljanja i kontrole programa prekogranične saradnje, definišu odgovorne strukture i organi za upravljanje, sprovođenje, kontrolu i reviziju programa prekogranične saradnje, kao i njihova prava i obaveze u cilju obezbeđivanja pravilnog funkcionisanja programa;
6) program jeste godišnji ili višegodišnji akcioni plan ili mera za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije;
7) akcioni dokument jeste dokument za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije sa definisanim ciljevima, očekivanim rezultatima, načinom sprovođenja i ostalim uslovima za njihovu realizaciju;
8) strateški odgovor jeste srednjoročni dokument, koji se revidira na godišnjem nivou u sklopu procesa programiranja, a čija je funkcija da ukrstivši prioritete definisane u Programskom okviru za IPA III i prioritete iz nacionalnih strateških dokumenata utvrdi ciljeve i akcije za finansiranje iz IPA III podrške;
9) akcija jeste skup koordinisanih aktivnosti koje se sprovode radi ostvarivanja predviđenih rezultata i postizanja definisanog cilja, za koje je utvrđen način sprovođenja, budžet i okvirni rokovi, sve pripadajuće mere podrške i indikatori učinka;
10) aktivnost jeste deo akcije kojom se iskazuju posebni zadaci koje treba preduzeti tokom trajanja akcije da bi se ostvarili predviđeni rezultati;
11) operativni program jeste dokument koji se usvaja na osnovu akcionih dokumenata, a koji sadrži procenu srednjoročnih potreba i ciljeva, opis izabranih strateških akcija, detaljnu finansijsku tabelu, modalitete vrednovanja i praćenja, indikativnu listu velikih projekata, kao i druge potrebne informacije koje se odnose na sprovođenje programa;
12) veliki projekat jeste projekat velike vrednosti čiji ukupan trošak prelazi iznos od 20.000.000 evra, a koji se sastoji od niza aktivnosti vezanih za izvođenje radova, pružanje usluga i/ili nabavku robe ili opreme koje imaju za cilj postizanje konačnog i nepodeljenog zadatka precizne ekonomske ili tehničke prirode, sa precizno definisanim ciljevima i čiji su ukupni troškovi veći od iznosa podrške koji je utvrđen u relevantnom sektorskom ili finansijskom sporazumu;
13) program prekogranične saradnje jeste dokument kojim se utvrđuju prioriteti, ciljevi i metode finansiranja i sprovođenja aktivnosti koje se finansiraju iz utvrđenog budžeta koji izrađuje struktura za programe prekogranične saradnje u zemljama učesnicama u programu;
14) operacija jeste projekat, ugovor, akcija ili grupa projekata u okviru programa prekogranične saradnje koji doprinose ciljevima tematske oblasti politika ili tematskih prioritetnih oblasti na koje se odnose;
15) program ruralnog razvoja u oblasti poljoprivrede (IPARD program) jeste dokument kojim se definišu prioriteti, investicije, mere i finansijski okvir podrške u okviru IPARD finansijske pomoći;
16) korisnik IPA III jeste Republika Srbija, a u slučaju programa prekogranične saradnje može označavati i drugu državu učesnicu u programu prekogranične saradnje;
17) krajnji primalac jeste državni organ, služba Vlade, jedinica lokalne samouprave ili drugi korisnik javnih sredstava koji učestvuje u pripremi i sprovođenju ugovora zaključenih u okviru realizacije delova programa IPA III, kao i organizacije definisane kao prihvatljive na programskom nivou za programe prekogranične saradnje a na koje se prenosi vlasništvo nad dobrima pribavljenim po osnovu ugovora, bilo da se radi o ugovorima o pružanju usluga, nabavci robe ili izvođenju radova;
18) sistem upravljanja i kontrole jeste okvir institucionalnog i organizacionog uspostavljanja struktura i organa, u okviru javne administracije, kao i definisanje relevantnih procesa i procedura za upravljanje i sprovođenje pomoći iz IPA III, u skladu sa pravilima propisanim relevantnim zakonodavnim okvirom Evropske unije za upravljanje IPA III. Sistem za upravljanje i kontrolu sredstava IPA III uspostavljen je tako da obezbeđuje poštovanje načela odgovornog finansijskog upravljanja, transparentnosti, nediskriminacije i vidljivosti IPA III pomoći, i obuhvata sledeće: uspostavljanje i obezbeđivanje funkcionisanja delotvornog i efikasnog sistema interne kontrole zasnovanog na najboljim međunarodnim praksama koji obuhvata preventivne mere za blagovremeno sprečavanje, otkrivanje, prijavljivanje i ispravljanje nepravilnosti i prevara; korišćenje računovodstvenog sistema koji pravovremeno pruža tačne, potpune, analitičke i pouzdane podatke; obezbeđivanje da strukture i organi za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III podležu nezavisnoj eksternoj reviziji koja se sprovodi u skladu sa međunarodno prihvaćenim standardima revizije od strane revizorskog organa koji je funkcionalno nezavisan od struktura i organa koji su subjekt revizije; primenu odgovarajućih pravila i procedura za obezbeđivanje finansiranja trećim licima, uključujući transparentne, nediskriminatorne, efikasne i delotvorne procedure revizije, pravila za povraćaj nepropisno isplaćenih sredstava i pravila za isključenje iz pristupa finansiranju; javno objavljivanje adekvatnih podataka o primaocima; obezbeđivanje zaštite podataka o ličnosti;
19) okvir interne kontrole - komponente, principi i karakteristike okvira interne kontrole u okviru IPA III opisani u Aneksu B Okvirnog sporazuma;
20) primalac jeste korisnik bespovratne pomoći (uključujući i tvining partnera), izvođač u okviru ugovora o uslugama, nabavci i radovima, korisnik u okviru programa prekogranične saradnje, ugovorna strana u okviru sporazuma o doprinosu u slučaju kada Evropska komisija poverava poslove izvršenja budžeta za određene programe Republici Srbiji, ili bilo koje fizičko ili pravno lice koje prima finansijsku pomoć iz IPA III;
21) korisnik u smislu programa prekogranične saradnje jeste javni ili privatni subjekt, odgovoran za pokretanje i sprovođenje operacija u okviru programa prekogranične saradnje;
22) vodeći IPA III korisnik u smislu programa prekogranične saradnje jeste korisnik IPA III koji je imenovan za vodećeg i shodno tome je ugovorni organ za dati prekogranični program iz te države;
23) strukture prekogranične saradnje jesu institucije uključene u pripremu i upravljanje određenim programom prekogranične saradnje u svakom od korisnika IPA III koji učestvuju u njemu. Odgovornosti svake od struktura prekogranične saradnje su definisane u zavisnosti od modela upravljanja;
24) tvining jeste instrument Evropske unije za izgradnju kapaciteta institucija koji se zasniva na partnerskoj saradnji između organa javne uprave i prihvaćenih ovlašćenih tela država članica Evropske unije i države korisnice IPA III, radi ostvarenja obaveznih rezultata koji su zajednički dogovoreni sa Evropskom komisijom i pružanja podrške državi korisnici IPA III za usklađivanje i primenu pravnih tekovina Evropske unije;
25) tvining partner jeste telo, organ državne uprave zemlje članice Evropske unije;
26) nepravilnost jeste svako kršenje odredaba važećih pravila i ugovora koje je rezultat radnje ili propusta od strane lica zaposlenih kod korisnika javnih sredstava, izvođača u okviru ugovora o uslugama, nabavci i radovima, korisnika i krajnjih primalaca, koje kao posledicu ima, ili bi moglo da ima, štetni efekat na opšti budžet Evropske unije, a samim tim i na budžet Republike Srbije, naplatom neopravdanih troškova za opšti budžet;
27) telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije jeste unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansija koja obavlja poslove koji se odnose na preduzimanje svih mera i aktivnosti u cilju zaštite finansijskih interesa Evropske unije i Republike Srbije, uključujući koordinaciju i sprovođenje administrativnih provera, koordinaciju i praćenje aktivnosti suzbijanja i prevencije nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije;
28) administrativne provere su radnje provera, službenih kontrola, nadzora i drugih mera radi utvrđivanja prirode nepravilnosti u cilju zaštite finansijskih interesa Evropske unije, a samim tim i finansijskih interesa Republike Srbije;
29) održivost IPA III pomoći označava stepen u kojem rezultati koji su ostvareni i čijem postizanju je doprinela finansijska pomoć nastavljaju da traju, ili će se nastaviti nakon što se period sprovođenja akcije završi;
30) provere su sve radnje koje u okviru svojih nadležnosti preduzimaju odgovorne strukture i organi u cilju obezbeđivanja razumnog uverenja o: efektivnosti, efikasnosti i ekonomičnosti aktivnosti i transakcija; pouzdanosti, ažurnosti i tačnosti izveštavanja; zaštiti imovine i informacija; prevenciji i otkrivanju i ispravkama prevara i nepravilnosti i njihovom kontinuiranom praćenju; odgovarajućem upravljanju rizicima koji se odnose na zakonitost i regularnost odnosnih transakcija.
Drugi izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi, koji nisu definisani u stavu 1. ovog člana, imaju značenje određeno Okvirnim sporazumom.
II STRUKTURE I ORGANI ZA UPRAVLJANJE PROGRAMIMA PRETPRISTUPNE POMOĆI EVROPSKE UNIJE U OKVIRU IPA III
Funkcije i odgovornosti struktura i organa za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III
Strukture i organi za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III dužni su da prilikom obavljanja poslova iz svojih nadležnosti, navedenih u čl. 5-16. ove uredbe:
1) primenjuju i promovišu principe finansijske pomoći Evropske unije u okviru IPA III;
2) obezbeđuju zakonitost i regularnost transakcija za koje su odgovorni;
3) poštuju principe odgovornog finansijskog upravljanja, transparentnosti i nediskriminacije;
4) obezbeđuju nivo zaštite finansijskih interesa Evropske unije koji je ekvivalentan onom koji se obezbeđuje kada Evropska komisija direktno upravlja sredstvima IPA III;
5) održavaju usklađenost sa propisanim okvirom interne kontrole;
6) obezbeđuju internu reviziju svojih struktura i poslovnih procesa i aktivnosti;
7) vrše nadzor i provere u skladu sa svojim delokrugom;
8) obezbeđuju i poštuju adekvatnu podelu dužnosti;
9) uspostavljaju efikasne i proporcionalne mere za borbu protiv nepravilnosti, prevara, korupcije i sukoba interesa;
10) obezbeđuju da zastupnici ili predstavnici Nacionalnog službenika za odobravanje, Revizorskog organa, Upravljačkog organa, interne revizije, kao i zastupnici ili predstavnici Evropske komisije, uključujući Evropsku kancelariju za borbu protiv prevara (u daljem tekstu OLAF), mogu da pregledaju svu relevantnu dokumentaciju i račune koji se odnose na stavke koje se finansiraju iz IPA III;
11) pomažu Evropskom revizorskom sudu da obavi revizije u vezi sa korišćenjem pomoći IPA III;
12) obezbeđuju zaštitu podataka o ličnosti;
13) obezbeđuju javnost, transparentnost, stratešku komunikaciju i vidljivost IPA III pomoći;
14) zajedno sa nadležnim organima korisnika IPA III omogućavaju dodelu olakšica za sprovođenje aktivnosti i izvršenje ugovora, kao i primenu pravila o porezima, carinama i drugim fiskalnim dažbinama;
15) učestvuju u odborima za praćenje i pružaju im sve informacije neophodne za podršku njihovom radu;
16) pružaju podršku vrednovanju i omogućavaju pristup podacima i relevantnim informacijama neophodnim za sprovođenje vrednovanja;
17) čuvaju dokumentaciju i informacije kako bi osigurali dovoljno detaljan revizorski trag;
18) preduzimaju sve druge neophodne korake da olakšaju sprovođenje IPA III pomoći.
U okviru IPA III određuju se sledeće strukture i organi:
1) Nacionalni IPA koordinator;
2) Nacionalni službenik za odobravanje;
3) Upravljačka struktura Nacionalnog službenika za odobravanje, koju čine:
(1) Telo za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje;
(2) Računovodstveno telo;
4) Struktura za upravljanje godišnjim/višegodišnjim programom, koju čine sledeći organi:
(1) Upravljački organi;
(2) Posrednička tela za upravljanje politikom;
(3) Posrednička tela za finansijsko upravljanje;
5) Struktura za upravljanje programima prekogranične saradnje u Republici Srbiji, koju čine sledeći organi:
(1) Upravljački organ za programe prekogranične saradnje;
(2) Posredničko telo za finansijsko upravljanje programima prekogranične saradnje;
6) Struktura za upravljanje IPARD programom, koju čine sledeći organi:
(1) IPARD upravljačko telo;
(2) IPARD agencija.
7) Revizorski organ, u skladu sa propisom kojim se određuje revizorski organ za reviziju sistema upravljanja programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć IPA III.
Organi i lica koji obavljaju poslove struktura i organa iz stava 1. ovog člana, kao i tela iz člana 24. ove uredbe, određuju se odlukom Vlade.
Nacionalni IPA koordinator jeste član Vlade ili funkcioner koji je uključen u strukturu za pregovore o članstvu u Evropskoj uniji i koga postavlja Vlada.
Nacionalni IPA koordinator je odgovoran za sveukupan proces koordinacije programiranja, praćenje sprovođenja, vrednovanja i izveštavanja o IPA III pomoći, kao i za saradnju sa Evropskom komisijom u vezi sa korišćenjem IPA III.
Nacionalni IPA koordinator obavlja sledeće poslove:
1) obezbeđuje blisku vezu između korišćenja IPA III pomoći i opšteg procesa pristupanja Evropskoj uniji;
2) obezbeđuje opštu koordinaciju programiranja, u skladu sa ciljevima i tematskim prioritetima programskog okvira IPA III, praćenje sprovođenja, vrednovanja i izveštavanja o IPA III, uključujući koordinaciju unutar državne uprave, kao i koordinaciju sa drugim donatorima;
3) koordinira učešće Republike Srbije kao korisnika IPA III u relevantnim programima prekogranične saradnje sa jednom ili više država članica Evropske unije i jednim ili više korisnika IPA III, kao i kada je to moguće, u transnacionalnim i međuregionalnim programima saradnje. Poslove koordinacije Nacionalni IPA koordinator može, u skladu sa potrebama, da delegira koordinatoru za teritorijalnu saradnju ili Upravljačkom organu za programe prekogranične saradnje;
4) nastoji da osigura da državna uprava preduzima sve neophodne korake radi olakšavanja sprovođenja povezanih programa;
5) koordinira pripremu Strateškog odgovora i akcionih dokumenata u skladu sa tematskim prioritetima i procesom definisanim u okviru programskog okvira IPA III i smernicama Evropske komisije, uzimajući u obzir važeća planska dokumenta, uključujući i evropske makroregionalne strategije i strategije morskog sliva i dostavlja ih Evropskoj komisiji;
6) koordinira pripremu izmena i dopuna IPA III programa, osim za IPARD III programe za koje IPARD upravljačko telo predlaže izmene i dopune Evropskoj komisiji, a kopiju predloga dostavlja Nacionalnom IPA koordinatoru;
7) podnosi velike projekte Evropskoj komisiji na ocenu;
8) obezbeđuje da relevantne nacionalne institucije, kao i zainteresovane strane, partneri iz oblasti ekonomije, socijalne politike i ekologije, organizacije civilnog društva i jedinice lokalne samouprave budu adekvatno konsultovane i da imaju pravovremeni pristup relevantnim informacijama u vezi sa pomoći IPA III;
9) koordinira sveukupnim procesom pripreme i sprovođenja aktivnosti informisanja šire javnosti i obezbeđivanja vidljivosti IPA III programa i akcija finansiranih u okviru IPA III pomoći i izrađuje IPA III strateški okvir za komunikaciju;
10) obrazuje Odbor za praćenje IPA u saradnji sa Evropskom komisijom, ko-predsedava Odborom za praćenje IPA sa Evropskom komisijom, daje saglasnost na poslovnik o radu Odbora za praćenje IPA, učestvuje u radu sektorskih odbora za praćenje i obezbeđuje učešće zainteresovanih strana u Odboru za praćenje IPA;
11) učestvuje u uspostavljanju i funkcionisanju Zajedničkih odbora za praćenje za programe prekogranične saradnje i obezbeđuje učešće svojih predstavnika u radu tih odbora;
12) prati održivost i efekte programa finansiranih iz IPA III, prati ispunjenost preduslova za otpočinjanje postupaka sprovođenja javnih nabavki u okviru sprovođenja programa, kao i korišćenje dobara nabavljenih iz IPA III nakon realizacije ugovora kroz koje se sprovode programi;
13) u saradnji sa Evropskom komisijom koordinira izradu plana vrednovanja i u slučaju da Evropska komisija rukovodi procesom vrednovanja projekata, obezbeđuje pristup podacima potrebnim za sprovođenje procesa vrednovanja;
14) koordinira izradu i dostavlja Evropskoj komisiji Godišnji izveštaj o sprovođenju finansijske pomoći pružene kroz IPA programe koji su se sprovodili u prethodnoj finansijskoj godini, koji obuhvata napredak ostvaren u sprovođenju poverenih zadataka, uključujući sve probleme na koje se naišlo kao i preduzete korektivne mere. Dodatni zahtevi za izveštavanje mogu biti navedeni u sektorskim ili finansijskim sporazumima, uključujući zahteve za izveštavanje za operativne programe i IPARD III program;
15) koordinira izradu i dostavlja Evropskoj komisiji završni izveštaj o sprovođenju svakog programa nakon njegovog završetka, koji obuhvata celokupan period sprovođenja, uključujući posebno informacije o očekivanim i stvarnim postignutim rezultatima, kao i finansijske informacije u vezi sa sprovođenjem aktivnosti;
16) obavlja i druge poslove u cilju ostvarivanja svoje uloge.
Stručne i administrativno-tehničke poslove za Nacionalnog IPA koordinatora obavlja Tehnički sekretarijat Nacionalnog IPA koordinatora (u daljem tekstu: NIPAK TS), koji se određuje odlukom Vlade iz člana 4. stav 2. ove uredbe.
NIPAK TS koordinira izradu i dostavlja Nacionalnom službeniku za odobravanje godišnju izjavu o upravljanju za prethodnu finansijsku godinu uz zahtevanu prateću dokumentaciju.
Nacionalni službenik za odobravanje
Nacionalni službenik za odobravanje jeste funkcioner koga postavlja Vlada ili državni službenik na položaju koga postavlja Vlada na predlog ministra nadležnog za finansije.
Nacionalni službenik za odobravanje obavlja poslove u vezi sa finansijskim upravljanjem pretpristupnim sredstvima Evropske unije u Republici Srbiji u smislu obezbeđivanja zakonitosti i regularnosti transakcija, stara se o uspostavljanju i delotvornom funkcionisanju sistema upravljanja i kontrole u vezi sa IPA III i ostvaruje saradnju sa nadležnim organima državne uprave, službama Vlade i drugim institucijama u vezi sa vršenjem kontrole i provera u sprovođenju ovih poslova.
Nacionalni službenik za odobravanje obavlja sledeće poslove:
1) obezbeđuje uspostavljanje i efikasno i delotvorno funkcionisanje sistema upravljanja i kontrole u realizaciji pomoći iz IPA III uz podršku Tela za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje, i to:
(1) priprema i podnosi Evropskoj komisiji zahtev za poveravanje poslova sprovođenja budžeta za odgovarajući program IPA III;
(2) prati kontinuirano ispunjenje uslova Evropske komisije za poveravanje zadataka u vezi sa sprovođenjem budžeta uključujući i usklađenost sa okvirom interne kontrole definisanim u Okvirnom sporazumu, od strane odgovornih organa i struktura. U slučaju neispunjenja ovih uslova o tome obaveštava Evropsku komisiju, Nacionalnog IPA koordinatora i Revizorski organ, preduzima odgovarajuće zaštitne mere u vezi sa izvršenim isplatama ili potpisanim ugovorima i neophodne aktivnosti kako bi se obezbedilo ponovno ispunjavanje uslova;
(3) odobrava procedure iz člana 18. ove uredbe za obavljanje poslova iz nadležnosti svih struktura i organa;
(4) bez odlaganja obaveštava Evropsku komisiju o svakoj značajnoj promeni sistema upravljanja i kontrole, pravila i procedura koja se odnosi na poslove upravljanja sredstvima IPA III u cilju obezbeđivanja kontinuiranog ispunjenja uslova za poveravanje zadataka u vezi sa sprovođenjem budžeta;
(5) prati rezultate svih eksternih i internih provera i revizija u vezi sa IPA III sistemom upravljanja i kontrole, uključujući i one koje su izvršili Revizorski organ, Evropska komisija ili Evropski revizorski sud i koordinira pripremu i sprovođenje povezanih akcionih planova u cilju poboljšanja usklađenosti i efikasnosti sistema upravljanja i kontrole IPA III;
(6) obezbeđuje sprovođenje procene i delotvorno postupanje u vezi sa slučajevima sumnje na nepravilnosti, prevara, korupcije i sukoba interesa, kao i funkcionisanje povezanog mehanizma kontrole i izveštavanja o tome;
(7) sarađuje i razmenjuje informacije sa telom za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije, u vezi sa slučajevima sumnje na nepravilnosti i prevare, u cilju obezbeđivanja potrebnih radnji u vezi sa postupcima koji se odnose na konkretne slučajeve i omogućuje tom telu da direktno prijavi sumnje na nepravilnosti i prevaru, kako bi se sprečilo dvostruko prijavljivanje slučajeva ili neprijavljivanje;
2) obezbeđuje efikasno i delotvorno finansijsko upravljanje uz podršku Računovodstvenog tela, i to:
(1) uspostavlja računovodstveni sistem na obračunskoj osnovi za evidentiranje i čuvanje, u elektronskom obliku, tačnih, potpunih i pouzdanih računovodstvenih podatka za svaki IPA III program/aktivnost/operaciju koji obezbeđuje sve podatke potrebne za sastavljanje zahteva za plaćanje i godišnjih finansijskih izveštaja odnosno bilansa;
(2) organizuje i upravlja sistemom evro računa za novčana sredstva iz pretpristupne pomoći Evropske unije;
(3) dostavlja Evropskoj komisiji projekciju očekivanih zahteva za plaćanje za predmetnu finansijsku godinu i za sledeću finansijsku godinu;
(4) dostavlja Evropskoj komisiji zahteve za sredstvima i prima uplate od Evropske komisije;
(5) obezbeđuje postojanje, ispravnost i dostupnost stavki za sufinansiranje;
(6) sredstva dobijena od Evropske komisije i javno sufinansiranje stavlja na raspolaganje Posredničkim telima za finansijsko upravljanje radi daljeg transfera primaocima;
(7) stara se da se obezbedi dovoljan iznos sredstava kako bi se premostio eventualni manjak zbog zakasnelog transfera sredstava od Evropske komisije, odnosno zbog plaćanja po nalozima za povraćaj koje izda Evropska komisija;
(8) obezbeđuje obavljanje menjačkih poslova, po potrebi;
(9) vrši potrebne finansijske ispravke u vezi sa nepravilnostima i dostavlja Evropskoj komisiji komentare i informacije u postupcima finansijskih korekcija;
(10) dostavlja obrazloženje Evropskoj komisiji kada postoji namera Evropske komisije da prekine ili obustavi plaćanja i preduzima korektivne mere kada je to potrebno;
3) u cilju izveštavanja, potvrđuje potpunost, tačnost i verodostojnost sledećih dokumenata: godišnjih računovodstvenih izveštaja; godišnjih finansijskih izveštaja ili izveštaja prema obračunskom načelu, u kojima se jasno razlikuju priznati troškovi i izvršena plaćanja; godišnjih izjava o upravljanju po programu, uključujući izveštaje o sistemu upravljanja i kontrole i statusu akcionih planova za rešavanje revizorskih nalaza koje izdaju Revizorski organ, službe interne revizije i Evropska komisija; finansijskih izveštaja ili izjava po obračunskom načelu za period od 12 meseci koji se završio 30. juna iste godine; konačnih izveštaja o troškovima programa, i dostavlja ih Evropskoj komisiji, uz dostavljanje kopija Nacionalnom IPA koordinatoru i Revizorskom organu. Dodatni zahtevi za izveštavanje mogu biti navedeni u sektorskim ili finansijskim sporazumima;
4) daje preporuke svim odgovornim strukturama i organima u vezi sa mogućnostima za sprovođenje predloženih programa/akcija, tokom procesa programiranja, i u vezi sa administrativnim kapacitetima predlagača za njihovo sprovođenje;
5) učestvuje u praćenju sprovođenja i vrednovanju programa finansiranih iz IPA III, učestvuje u radu Odbora za praćenje IPA i po potrebi u radu sektorskih odbora za praćenje;
6) obavlja poslove utvrđene u bilateralnim sporazumima između država učesnica koji se odnose na upravljanje programima prekogranične saradnje;
7) obavlja i druge poslove u cilju ostvarivanja svoje uloge.
Radi obavljanja poslova iz stava 3. ovog člana, Nacionalni službenik za odobravanje može da zahteva dodatne informacije i vrši provere u skladu sa svojim nadležnostima.
Nacionalni službenik za odobravanje može angažovati nezavisne revizore u cilju sprovođenja dodatne revizije institucija.
Upravljačka struktura Nacionalnog službenika za odobravanje
Unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansija obavlja poslove Upravljačke strukture Nacionalnog službenika za odobravanje.
Upravljačka struktura Nacionalnog službenika za odobravanje obavlja poslove utvrđene Okvirnim sporazumom, sektorskim i finansijskim sporazumima.
Uže unutrašnje jedinice u unutrašnjoj jedinici iz stava 1. ovog člana koja obavlja poslove Upravljačke strukture Nacionalnog službenika za odobravanje obavljaju poslove Tela za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje i Računovodstvenog tela.
Telo za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje pruža podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje u obavljanju poslova iz člana 6. stav 3. tačka 1) i tač. 3)-7) ove uredbe, a naročito poslove pružanja podrške koji se odnose na:
1) uspostavljanje sistema upravljanja i kontrole IPA III i praćenje njegovog funkcionisanja;
2) redovno prikupljanje informacija radi obezbeđenja usklađenosti sa okvirom interne kontrole;
3) vršenje nadzora nad sistemom upravljanja i kontrole, uključujući i sprovođenje provera kod odgovornih struktura i organa, krajnjih primalaca, primalaca i korisnika u smislu programa prekogranične saradnje, radi uveravanja Nacionalnog službenika za odobravanje o zakonitosti i pravilnosti transakcija IPA III i o efikasnom i delotvornom funkcionisanju sistema interne kontrole;
4) izveštavanje Evropske komisije o funkcionisanju sistema upravljanja i kontrole i statusu akcionih planova i praćenju izveštaja o reviziji koje izdaju Revizorski organ, službe interne revizije i Evropska komisija, kao i u vezi sa tim pružanje podrške NIPAK TS-u u pripremi godišnjih i završnih izveštaja o sprovođenju, kao i Upravljačkim organima prilikom izveštavanja sektorskih odbora za praćenje; sastavljanje godišnje izjave o upravljanju za svaki IPA III program i obezbeđivanje njenog podnošenja Evropskoj komisiji, uz dostavljanje kopije Nacionalnom IPA koordinatoru i Revizorskom organu.
Računovodstveno telo pruža podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje u obavljanju poslova iz člana 6. stav 3. tač. 2) i 3) ove uredbe, a naročito poslove pružanja podrške koji se odnose na:
1) finansijsko upravljanje IPA III programima, uključujući i upravljanje računima;
2) obezbeđivanje računovodstvenog sistema na obračunskoj osnovi za svaki program/akciju/operaciju IPA III;
3) obezbeđivanje finansijskog izveštavanja Evropske komisije na osnovu tačnih, pouzdanih i potpunih računovodstvenih podataka za svaki program/akciju/operaciju IPA III.
Upravljački organ je organ državne uprave ili služba Vlade ili unutrašnja jedinica u organu državne uprave ili službi Vlade koja obavlja poslove koji se odnose na upravljanje godišnjim i višegodišnjim programima IPA III i obezbeđivanje adekvatne pripreme, programiranja, sprovođenja, praćenja, vrednovanja, vidljivosti i izveštavanja o sprovođenju programa iz svoje nadležnosti.
Upravljački organ daje predlog za određivanje, u skladu sa članom 4. stav 2. ove uredbe, jednog ili više Posredničkih tela za upravljanje politikom za jednogodišnje ili višegodišnje programe.
Upravljački organ je dužan da vrši nadzor nad rezultatima rada Posredničkih tela za upravljanje politikom kada su određena.
Upravljački organ daje predlog za određivanje, u skladu sa članom 4. stav 2. ove uredbe, jednog ili više Posredničkih tela za finansijsko upravljanje čiji su zadaci odvojeni od zadataka Upravljačkog organa, i koje ima samostalnost u donošenju finansijskih odluka u okviru programa. Upravljački organ vrši nadzor nad rezultatima rada Posredničkih tela za finansijsko upravljanje uz poštovanje njihove samostalnosti u donošenju finansijskih odluka.
Upravljački organ obavlja poslove koji se odnose na:
1) upravljanje celokupnim programom;
2) koordinaciju sprovođenja programa i projekata u tehničkom i operativnom smislu, obezbeđivanje praćenja i provere rada posredničkih tela vezane za pravovremenu pripremu tehničke dokumentacije i sprovođenje postupaka javnih nabavki, kao i praćenje i proveru rezultata rada posredničkih tela u odobravanju rezultata, odnosno aktivnosti projekata tokom njihovog sprovođenja;
3) dostavljanje svih potrebnih informacija Nacionalnom IPA koordinatoru, Nacionalnom službeniku za odobravanje, Upravljačkoj strukturi Nacionalnog službenika za odobravanje i Revizorskom organu u cilju podrške njihovom radu i pripremi njihovih izveštaja;
4) predlaganje procedura za obavljanje poslova iz svog delokruga, kao i procedure za obavljanje poslova iz nadležnosti posredničkih tela na koje je preneo deo poslova i prosleđuje Nacionalnom službeniku za odobravanje na odobravanje;
5) kontinuirano praćenje usklađenosti sa okvirom interne kontrole u organima strukture za upravljanje programima, predlaganje i praćenje sprovođenja korektivnih mera i izveštavanje Nacionalnog službenika za odobravanje o bilo kakvim odstupanjima, korektivnim merama i njihovom sprovođenju;
6) izradu i dostavljanje Nacionalnom službeniku za odobravanje godišnjih izjava o upravljanju za prethodnu finansijsku godinu za programe koji su u njegovoj nadležnosti, uz zahtevanu prateću dokumentaciju;
7) obrazovanje i predsedavanje odborima za praćenje programa koji su u njegovoj nadležnosti i redovno izveštavanje odbora za praćenje IPA i sektorskog odbora za praćenje o napretku u sprovođenju tih programa, u smislu ispunjenosti ciljeva programa;
8) izradu i dostavljanje ad hoc, povremenih ili periodičnih izveštaja o sprovođenju programa u njegovoj nadležnosti na zahtev Nacionalnog IPA koordinatora, Nacionalnog službenika za odobravanje i Evropske komisije, kao i svih dodatnih izveštaja ako su predviđeni u sektorskim ili finansijskim sporazumima;
9) praćenje da su sredstva za nacionalno sufinansiranje pravovremeno planirana u skladu sa predviđenom dinamikom sprovođenja akcija, aktivnosti i ugovora i uključivanje u proces planiranja, posebno u višegodišnjim programima;
10) praćenje da su sredstva za dodatne i nepredviđene troškove obezbeđena, kao i nadoknadu nepropisno utrošenih sredstava;
11) blagovremeno prijavljivanje sumnji na nepravilnost i sumnji na prevaru kao i preduzimanje efikasnih i srazmernih mera prevencije i suzbijanja prevara, uzimajući u obzir prepoznate rizike i učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti, po potrebi;
12) izradu strateških planova komunikacije za informisanje šire javnosti i obezbeđivanje vidljivosti IPA III programa i ostvarenih rezultata;
13) praćenje održivosti akcija / operacija finansiranih u okviru programa;
14) obavljanje drugih poslova u vezi sa upravljanjem programom.
U slučaju da za upravljanje višegodišnjim programima nije imenovano Posredničko telo za upravljanje politikom, Upravljački organ će obavljati i druge poslove iz člana 9. ove uredbe.
Posrednička tela za upravljanje politikom
Unutrašnja jedinica u organu državne uprave ili službi Vlade, obrazovana u skladu sa propisima kojima se uređuje osnivanje i delokrug organa državne uprave ili službe Vlade, obavlja poslove Posredničkog tela za upravljanje politikom iz svoje nadležnosti.
Posredničko telo za upravljanje politikom, kada je određeno, obavlja poslove koji se odnose na programiranje, sprovođenje, praćenje, izveštavanje, upravljanje i kontrolu programa, i to:
1) predlaganje operacija za finansiranje i učestvovanje u pripremi akcionih dokumenata;
2) pripreme tehničke dokumentacije neophodne za raspisivanje javnih nabavki i poziva za podnošenje predloga i pomoć u pripremi odgovora na zahteve za pojašnjenjem;
3) imenovanje članova komisije za ocenjivanje sa pravom glasa;
4) uspostavljanje tima stručnjaka ili podršku Upravljačkom organu u uspostavljanju takvog tima, kako bi usvojio rezultate aktivnosti i ugovora koji se sprovode;
5) praćenje tehničkih aspekata tokom sprovođenja akcija i ugovora;
6) obezbeđivanje usaglašenosti sa zahtevima i pravilima Evropske unije u vezi sa informisanjem, publicitetom, transparentnošću, vidljivošću i komunikacijom;
7) praćenje održivosti rezultata akcija/operacija finansiranih u okviru programa;
8) potvrđivanje da su ugovorene usluge pružene, nabavka isporučena i instalirana, da su radovi završeni i da su aktivnosti sprovedene u skladu sa ugovornim obavezama;
9) dostavljanje svih potrebnih informacija Nacionalnom IPA koordinatoru, Nacionalnom službeniku za odobravanje, Upravljačkom organu i Revizorskom organu, kao i Posredničkom telu za finansijsko upravljanje u cilju podrške njihovom radu i pripremi izveštaja iz njihove nadležnosti;
10) izradu i dostavljanje Upravljačkom organu godišnjih izjava o upravljanju za prethodnu finansijsku godinu za programe koji su u njihovoj nadležnosti i zahtevane prateće dokumentacije;
11) dostavljanje informacija Upravljačkom organu u vezi sa vršenjem poslova koje je Upravljački organ preneo Posredničkom telu za upravljanje politikom i sprovođenje korektivnih mera u cilju obezbeđenja usklađenosti sa okvirom interne kontrole;
12) izradu i dostavljanje ad hoc, povremenih ili periodičnih izveštaja o sprovođenju programa koji su u njegovoj nadležnosti na zahtev Nacionalnog IPA koordinatora, Nacionalnog službenika za odobravanje, Upravljačkog organa i Evropske komisije ili za potrebe nadležnog sektorskog odbora za praćenje;
13) pravovremeno planiranje i obezbeđivanje sredstava i/ili osiguravanje sredstava za nacionalno sufinansiranje u skladu sa predviđenom dinamikom sprovođenja akcija, aktivnosti i ugovora, kao i sredstava za dodatne i nepredviđene troškove i nadoknadu nepropisno utrošenih sredstava;
14) blagovremeno identifikovanje i prijavljivanje sumnji na nepravilnost, nepravilnosti i sumnji na prevaru, uzimajući u obzir prepoznate rizike, učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti po potrebi i postupanje po donetoj odluci o utvrđenoj nepravilnosti;
15) obavljanje i drugih poslova ili pružanje podrške koja se odnosi na tehničko stručno znanje Posredničkog tela za upravljanje politikom, uključujući i učešće u radu odgovarajućeg odbora za praćenje programa u čije je sprovođenje uključeno.
Posrednička tela za finansijsko upravljanje
Poslove Posredničkog tela za finansijsko upravljanje obavlja unutrašnja jedinica u organu državne uprave, organ u sastavu ministarstva ili posebna organizacija, u skladu sa propisima kojima se uređuje njihovo osnivanje i delokrug.
Posredničko telo za finansijsko upravljanje u saradnji sa drugim odgovornim strukturama i organima za upravljanje programom u okviru IPA III, obavlja poslove koji se odnose na:
1) obezbeđivanje da su aktivnosti predložene za finansiranje u skladu sa procedurama i kriterijumima koji se primenjuju na odgovarajući program, akciju, poziv za podnošenje ponuda i poziv za podnošenje predloga;
2) praćenje izvršenja ugovora, koji podrazumeva administrativne, finansijske, tehničke i fizičke aspekte;
3) sprovođenje provera u cilju obezbeđivanja da se plaćanja primaocima izvršavaju u skladu sa zakonima Republike Srbije i pravilima Evropske unije, zahtevima programa i uslovima ugovora;
4) obavljanje poslova koji se odnose na imenovanje predsednika i sekretara komisije za ocenjivanje;
5) obezbeđivanje da su zahtevi i odredbe Evropske unije koje se odnose na transparentnost, komunikaciju i vidljivost adresirane u relevantnoj tenderskoj dokumentaciji i da su ispunjeni tokom sprovođenja ugovora;
6) obavljanje i drugih poslova u vezi sa finansijskim upravljanjem.
Posredničko telo za finansijsko upravljanje samostalno obavlja poslove koji se odnose na:
1) sprovođenje postupaka javne nabavke, postupaka dodele bespovratnih sredstava, kontrole kvaliteta relevantne dokumentacije i drugih postupaka ugovaranja, u skladu sa pravilima i procedurama koja se odnose na ove postupke, uključujući pravila o nacionalnosti i poreklu iz člana 19. Okvirnog sporazuma kao i načela sprovođenja tvining programa;
2) obezbeđivanje da su aktivnosti odabrane za finansiranje u skladu sa procedurama i kriterijumima koji se primenjuju na program, akciju, poziv za podnošenje ponuda i poziv za podnošenje predloga u skladu sa čl. 18, 19. i 22. Okvirnog sporazuma;
3) zaključivanje ugovora, kao i izmene i dopune ugovora;
4) odobravanje isplate primaocima IPA III sredstava;
5) potraživanje povraćaja od primalaca sredstava IPA III;
6) održavanje posebnog računovodstvenog sistema zasnovanog na obračunskoj osnovi za evidentiranje i čuvanje, u elektronskom obliku, tačnih, potpunih i pouzdanih računovodstvenih podataka za svaki IPA III program/akciju/operaciju i primenu adekvatne računovodstvene kodifikacije.
Posredničko telo za finansijsko upravljanje obavlja i sledeće poslove koji se odnose na:
1) dostavljanje svih potrebnih informacija telima strukture za upravljanje programom, Nacionalnom IPA koordinatoru, Nacionalnom službeniku za odobravanje, Upravljačkom organu i Revizorskom organu, kao i Posredničkom telu za upravljanje politikom, u cilju podrške njihovom radu i pripremi njihovih izveštaja;
2) izradu i dostavljanje Nacionalnom službeniku za odobravanje godišnjih računovodstvenih izveštaja; godišnjih finansijskih izveštaja ili izveštaja prema obračunskom načelu, u kojima se jasno razlikuju priznati troškovi i izvršena plaćanja; finansijskih izveštaja ili izjava po obračunskom načelu za period od 12 meseci koji se završio 30. juna iste godine; konačnih izveštaja o troškovima programa, uz dostavljanje Upravljačkom organu, a u skladu sa procedurama i sporazumima iz člana 18. ove uredbe;
3) izradu i dostavljanje Upravljačkom organu godišnjih izjava o upravljanju za prethodnu finansijsku godinu za programe koji su u njegovoj nadležnosti i zahtevane prateće dokumentacije;
4) dostavljanje informacija Upravljačkom organu u vezi sa ispunjenošću kriterijuma interne kontrole i sprovođenje korektivnih mera, kao i pružanje svih traženih informacija o napretku postupka javne nabavke, ugovaranju i plaćanju na nivou ugovora;
5) izradu i dostavljanje ad hoc, povremenih ili periodičnih izveštaja o sprovođenju programa koji su u njegovoj nadležnosti na zahtev Nacionalnog IPA koordinatora, Nacionalnog službenika za odobravanje, Upravljačkog organa i Evropske komisije ili za potrebe nadležnog sektorskog odbora za praćenje;
6) blagovremeno otkrivanje i prijavljivanje sumnji na nepravilnost, sprovođenje postupaka utvrđivanja nepravilnosti i pisanje odluke, preduzimanje korektivnih mera u procesu postupanja po donetoj odluci o potvrđenoj nepravilnosti, preduzimanje efikasnih i srazmernih mera prevencije i suzbijanja prevare, uzimajući u obzir prepoznate rizike, i postupanje po donetoj odluci o utvrđivanju nepravilnosti u saradnji sa drugim odgovornim strukturama i organima za upravljanje programom u okviru IPA III;
7) obavljanje poslova podrške vidljivosti projekata i objavljivanje dokumentacije, u skladu sa procedurama;
8) obavljanje i drugih povezanih poslova u vezi sa finansijskim upravljanjem.
III STRUKTURA ZA UPRAVLJANJE PROGRAMIMA PREKOGRANIČNE SARADNJE
Strukture i organi za programe prekogranične saradnje
Strukture i organi koji učestvuju u programima prekogranične saradnje uspostavljaju se u okviru državne uprave Republike Srbije kao korisnika IPA III radi pripreme, sprovođenja i upravljanja programima prekogranične saradnje. Jedna struktura za upravljanje programima prekogranične saradnje može biti odgovorna za više programa prekogranične saradnje.
Strukture i organi koji učestvuju u programima prekogranične saradnje, pored Nacionalnog IPA koordinatora, Nacionalnog službenika za odobravanje i Upravljačke strukture Nacionalnog službenika za odobravanje, čine:
1) Upravljački organ za programe prekogranične saradnje;
2) Posredničko telo za finansijsko upravljanje programima prekogranične saradnje.
Upravljački organ za programe prekogranične saradnje
Unutrašnja jedinica koja obavlja poslove prekogranične saradnje u organu državne uprave nadležnom za upravljanje programima prekogranične saradnje ili službi Vlade nadležnoj za upravljanje programima prekogranične saradnje obavlja poslove Upravljačkog organa za programe prekogranične saradnje.
Upravljački organ za programe prekogranične saradnje daje predlog za određivanje, u skladu sa članom 4. stav 2. ove uredbe, Posredničkog tela za finansijsko upravljanje čiji su zadaci odvojeni od zadataka Upravljačkog organa za programe prekogranične saradnje, i koje ima samostalnost u donošenju finansijskih odluka u okviru programa. Upravljački organ za programe prekogranične saradnje vrši nadzor nad rezultatima rada Posredničkog tela za finansijsko upravljanje programima prekogranične saradnje uz poštovanje njihove samostalnosti u donošenju finansijskih odluka.
Upravljački organ za programe prekogranične saradnje obavlja poslove koji se odnose na:
1) upravljanje programima prekogranične saradnje;
2) učestvovanje u pripremi programa prekogranične saradnje i njihovim izmenama;
3) dostavljanje svih potrebnih informacija Nacionalnom IPA koordinatoru, Nacionalnom službeniku za odobravanje, Upravljačkoj strukturi Nacionalnog službenika za odobravanje i Revizorskom organu u cilju podrške njihovom radu i pripremi izveštaja iz njihove nadležnosti;
4) obezbeđivanje ispunjenja zadataka vezanih za pripremu, operativno praćenje, praćenje tehničkih aspekata operacija i potvrdu da su operacije sprovedene u bliskoj saradnji sa drugim korisnikom IPA III koji učestvuje u programu;
5) predlaganje procedure za obavljanje poslova iz svog delokruga, kao i procedure za obavljanje poslova iz nadležnosti Posredničkog tela za finansijsko upravljanje programima prekogranične saradnje i prosleđivanje Nacionalnom službeniku za odobravanje na odobravanje;
6) kontinuirano praćenje usklađenosti strukture sa okvirom interne kontrole, predlaganje i praćenje sprovođenja korektivnih mera i izveštavanje Nacionalnog službenika za odobravanje o bilo kakvim odstupanjima, korektivnim merama i njihovom sprovođenju;
7) izradu i dostavljanje Nacionalnom službeniku za odobravanje godišnjih izjava o upravljanju za prethodnu finansijsku godinu za programe koji su u njegovoj nadležnosti, uz zahtevanu prateću dokumentaciju, uključujući i godišnje finansijske izveštaje;
8) izradu i dostavljanje ad hoc, povremenih ili periodičnih izveštaja o sprovođenju programa koji su u njegovoj nadležnosti na zahtev Nacionalnog IPA koordinatora, Nacionalnog službenika za odobravanje i Evropske komisije, kao i svih dodatnih izveštaja ako su predviđeni finansijskim sporazumima;
9) blagovremeno prijavljivanje sumnji na nepravilnost i sumnji na prevaru kao i preduzimanje efikasnih i srazmernih mera prevencije i suzbijanja prevara, uzimajući u obzir prepoznate rizike i učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti, po potrebi;
10) praćenje održivosti akcija/operacija finansiranih u okviru programa;
11) imenovanje članova komisije za ocenjivanje sa pravom glasa i obezbeđivanje da komisija za ocenjivanje uključuje jednog člana više sa pravom glasa iz države učesnice koja nije vodeći korisnik IPA III;
12) pripremanje tehničke dokumentacije neophodne za objavljivanje poziva u bliskoj saradnji sa drugim korisnikom IPA III;
13) praćenje napretka sprovođenja operacija i tehničkih aspekata operacija, kao i potvrđivanje da su operacije sprovedene u bliskoj saradnji sa drugim korisnikom IPA III;
14) pripremanje izveštaja za pripremne i redovne sastanke Zajedničkih odbora za praćenje programa prekogranične saradnje i druge bilateralne sastanke, kao i sprovođenje strateških odluka Zajedničkih odbora za praćenje;
15) koordiniranje aktivnosti potpisivanja finansijskih sporazuma od strane Republike Srbije;
16) u saradnji sa drugom državom učesnicom u programu, iniciranje pripremanje i koordiniranje aktivnosti potpisivanja bilateralnih sporazuma, praćenje i obezbeđivanje njihovog sprovođenja u skladu sa svojim nadležnostima, kao i za izmene tih sporazuma;
17) davanje potvrde o spremnosti za rad i obavljanje sistemske provere Zajedničkih tehničkih sekretarijata za programe prekogranične saradnje na teritoriji Republike Srbije (gde je primenljivo);
18) blisko sarađivanje sa drugom državom učesnicom u programu prekogranične saradnje;
19) učestvovanje u uspostavljanju i funkcionisanju Zajedničkih odbora za praćenje za programe prekogranične saradnje kao i imenovanje predstavnika Republike Srbije u Zajedničkim odborima za praćenje;
20) pripremanje i sprovođenje strateških odluka Zajedničkih odbora za praćenje;
21) obezbeđivanje učešća predstavnika iz Republike Srbije na sastancima Zajedničkih odbora za praćenje i na drugim bilateralnim sastancima;
22) uspostavljanje Zajedničkih tehničkih sekretarijata i obezbeđivanje da je angažovano adekvatno osoblje;
23) pružanje podrške radu Zajedničkih odbora za praćenje kao i informacija koje su tim odborima potrebne za obavljanje njihovih zadataka, posebno podataka koji se odnose na napredak u dostizanju specifičnih ciljeva operativnog programa i ciljanih vrednosti po tematskim prioritetima kako je utvrđeno u prekograničnom programu saradnje;
24) uspostavljanje sistema za prikupljanje pouzdanih informacija o sprovođenju programa prekogranične saradnje;
25) sastavljanje godišnjih i završnih izveštaja o sprovođenju programa prekogranične saradnje;
26) pripremanje i sprovođenje koherentnog plana komunikacije i vidljivosti;
27) izrađivanje godišnjih planova rada Zajedničkih tehničkih sekretarijata koje odobrava Zajednički odbor za praćenje;
28) obavljanje i drugih poslova u vezi sa upravljanjem programom.
U cilju efikasnog upravljanja programima, Upravljački organ za programe prekogranične saradnje izvršava zadatke iz člana 5. stav 3. tačka 3) ove uredbe.
Posredničko telo za finansijsko upravljanje programima prekogranične saradnje
Unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansije, organ u sastavu ministarstva ili posebna organizacija obavlja poslove Posredničkog tela za finansijsko upravljanje programima prekogranične saradnje, u skladu sa propisima kojima se uređuje njihovo osnivanje i delokrug.
Posredničko telo za finansijsko upravljanje programima prekogranične saradnje, pored poslova iz člana 10. ove uredbe za potrebe programa prekogranične saradnje, obavlja i poslove koji se odnose na imenovanje predsednika i sekretara komisije za ocenjivanje.
IV STRUKTURA ZA UPRAVLJANJE IPARD PROGRAMOM
Struktura za upravljanje IPARD programom
Strukturu za upravljanje IPARD programom u okviru IPA III čine:
1) IPARD upravljačko telo;
2) IPARD agencija.
Unutrašnja jedinica u kojoj se obavljaju poslovi koji se odnose na IPA ruralni razvoj u ministarstvu nadležnom za poljoprivredu obavlja poslove IPARD upravljačkog tela.
IPARD upravljačko telo obavlja poslove koji se odnose na pripremu i sprovođenje akcija, odabir mera i obezbeđenje njihove vidljivosti, koordinaciju, praćenje, vrednovanje i izveštavanje, i to:
1) pripremu predloga IPARD III programa i svih njegovih izmena i dopuna, uključujući i one koje zahteva Evropska komisija;
2) mogućnosti kontrolisanja i proverljivosti mera definisanih IPARD III programom u saradnji sa IPARD agencijom;
3) izbor mera u okviru svakog poziva za podnošenje zahteva u okviru IPARD III programa i njihov vremenski raspored, uslove prihvatljivosti i finansijsku alokaciju po meri i po pozivu, u saradnji sa IPARD agencijom;
4) obezbeđivanje da su doneti odgovarajući propisi za sprovođenje IPARD III programa;
5) pružanje pomoći u radu sektorskog odbora za praćenje, posebno obezbeđivanjem dokumenata neophodnih za praćenje kvaliteta sprovođenja IPARD III programa;
6) uspostavljanje izveštajnog i informacionog sistema za prikupljanje finansijskih i statističkih podataka o sprovođenju IPARD III programa, uključujući i informacije dobijene od IPARD agencije i njihovo dostavljanje IPARD III odboru za praćenje, u skladu sa modalitetima dogovorenim između Republike Srbije i Evropske komisije, koristeći gde je moguće kompjuterizovane sisteme koji omogućavaju razmenu podataka sa Evropskom komisijom i koji su povezani sa sistemom izveštavanja i informacionim sistemom koji uspostavlja Nacionalni službenik za odobravanje;
7) predlaganje izmena i dopuna IPARD III programa Evropskoj komisiji nakon konsultacija sa IPARD agencijom uz saglasnost IPARD III odbora za praćenje i obaveštavanje Nacionalnog IPA koordinatora, kao i obaveštavanje odgovarajućih organa uprave o potrebi da se izvrše odgovarajuće izmene propisa nakon odluke Evropske komisije da izmeni i dopuni IPARD III program;
8) izradu godišnjeg akcionog plana za planirane operacije u okviru mere tehničke pomoći uz saglasnost IPARD III odbora za praćenje;
9) izradu plana vrednovanja koji se podnosi sektorskom odboru za praćenje i izveštavanje IPARD III odbora za praćenje i Evropske komisije o napretku ostvarenom u sprovođenju ovog plana;
10) izradu koherentnog plana vidljivosti i komunikacije uz konsultacije sa sektorskim odborom za praćenje i obaveštavanje Evropske komisije, nakon što prihvati savete sektorskog odbora za praćenje;
11) staranje da se upravljanje i sprovođenje delegiranih poslova obavlja odgovorno, u slučaju kada je deo poslova poveren drugom organu javne uprave u skladu sa principom odgovornog finansijskog upravljanja;
12) blagovremeno prijavljivanje sumnji na nepravilnost i sumnji na prevaru kao i preduzimanje efikasnih i srazmernih mera prevencije i suzbijanja prevara, uzimajući u obzir prepoznate rizike i učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti, po potrebi;
13) obavljanje i drugih poslova u vezi sa upravljanjem i sprovođenjem IPARD III programa.
Organ uprave nadležan za agrarna plaćanja u sastavu ministarstva nadležnog za poslove poljoprivrede obavlja poslove IPARD agencije.
IPARD agencija obavlja poslove koji se odnose na:
1) pružanje potvrde IPARD upravljačkom telu o kontrolisanosti i proverljivosti mera u IPARD III programu;
2) raspisivanje poziva za podnošenje zahteva i objavljivanje rokova i uslova uz prethodni dogovor sa IPARD upravljačkim telom u vezi sa pitanjima koja se odnose na izbor mera u okviru svakog poziva za podnošenje prijava u okviru IPARD III programa i njihov vremenski raspored, uslove podobnosti i finansijsku alokaciju po meri, po pozivu, kao i sprovođenje postupka za ostvarivanje prava na IPARD podsticaje;
3) odabir projekata koji će se sprovesti;
4) odobravanje prava na IPARD podsticaje i obezbeđivanje informacija o mogućim sankcijama u slučaju nepoštovanja obaveza za korisnike i primaoce IPARD sredstava;
5) praćenje sprovođenja odobrenih projekata;
6) održavanje posebnog računovodstvenog sistema zasnovanog na obračunskoj osnovi za evidentiranje i čuvanje, u elektronskom obliku, tačnih, potpunih i pouzdanih računovodstvenih podataka za IPARD program i primenu adekvatne računovodstvene kodifikacije;
7) izveštavanje o napretku u sprovođenju mera u odnosu na pokazatelje;
8) obezbeđivanje da primalac bude svestan doprinosa projektu Evropske unije;
9) pravovremeno planiranje i obezbeđivanje sredstava za nacionalno sufinansiranje u skladu sa predviđenom dinamikom sprovođenja projekata, kao i osiguravanje sredstava za dodatne i nepredviđene troškove i nadoknadu nepropisno utrošenih sredstava;
10) blagovremeno otkrivanje i prijavljivanje sumnji na nepravilnost, potvrđenih nepravilnosti i prevara, sprovođenje postupaka utvrđivanja nepravilnosti i preduzimanje efikasnih i srazmernih mera prevencije i suzbijanja prevare, uzimajući u obzir prepoznate rizike, i postupanje po donetoj odluci o utvrđivanju nepravilnosti kao i obezbeđivanje izveštavanja o nepravilnostima na nacionalnom nivou;
11) obezbeđivanje da Nacionalni službenik za odobravanje, Upravljačka struktura Nacionalnog službenika za odobravanje i IPARD upravljačko telo dobiju sve informacije neophodne za obavljanje njihovih zadataka;
12) obezbeđivanje poštovanja obaveza u vezi sa javnošću IPARD III programa;
13) obezbeđivanje da za bilo koji projekat u okviru IPARD III programa ukupna javna pomoć dodeljena iz svih izvora po projektu ne prelazi utvrđene najviše gornje granice za javne troškove;
14) obavljanje i drugih poslova utvrđenih sektorskim sporazumom.
U pogledu ulaganja u vrstu infrastrukturnih projekata za koje očekuje da će ostvariti značajan neto prihod, IPARD agencija će, pre odobravanja tih projekata, proceniti da li se radi o projektu ove vrste. Ako zaključi da se radi o takvoj vrsti projekta, IPARD agencija će obezbediti da javna pomoć iz svih izvora ne prelazi 50% ukupnih troškova koji se odnose na projekat i koji se smatraju prihvatljivim za sufinansiranje od Evropske unije.
V UREĐIVANJE MEĐUSOBNIH ODNOSA ZA SPROVOĐENJE PROGRAMA PRETPRISTUPNE POMOĆI EVROPSKE UNIJE U OKVIRU IPA III
Krajnji primalac dobija materijalnu i/ili nematerijalnu imovinu prema ugovorima finansiranim u okviru IPA III programa i dužan je da koristi sredstva u skladu sa ciljevima utvrđenim u tom ugovoru. U nekim slučajevima, Posredničko telo za upravljanje politikom može biti krajnji primalac.
Krajnji primalac primenjuje uputstva data od strane Upravljačkog organa, Posredničkog tela za finansijsko upravljanje i Posredničkog tela za upravljanje politikom za ispunjavanje svojih obaveza u vezi sa programiranjem, nabavkom, sprovođenjem ugovora i održivošću rezultata za projekte finansirane u okviru IPA III i svih odgovarajućih obaveza izveštavanja, u skladu sa sporazumom iz člana 18.
Krajnji primalac je odgovoran za održivost rezultata projekata finansiranih u okviru IPA III programa, kao i za planiranje sredstava u svom budžetu za održavanje rezultata i vidljivosti.
Krajnji primalac odmah obaveštava Posredničko telo za upravljanje politikom i Upravljački organ o svim promenama koje utiču ili mogu da utiču na održivost projekata finansiranih u okviru programa IPA III.
Za potrebe revizije i kontrole, Krajnji primalac je odgovoran za pružanje svih potrebnih informacija i dokumenata, kao i pristupa materijalnoj i nematerijalnoj imovini koja se finansira u okviru IPA III programa, predstavnicima Nacionalnog IPA Koordinatora, Nacionalnog službenika za odobravanje, Upravljačkog organa, Posredničkog tela za upravljanje politikom i jedinica koje ih podržavaju, Revizorskom organu, telu za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa sredstvima Evropske unije, službama Evropske komisije, Evropskoj kancelariji za borbu protiv prevara i Evropskom revizorskom sudu i za obezbeđivanje da korektivne mere u vezi sa preporukama datim kao rezultat tih kontrola i revizija budu blagovremeno i pravilno planirane, sprovedene, praćene i da se izveštava o njima.
Obavljanje dodatnih, proceduralnih i operativnih poslova struktura i organa definiše se:
1) sporazumima koji uključuju regulisanje odnosa između odgovornih struktura i organa za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III i između odgovornih struktura i organa i krajnjeg primaoca, na koga se primenjuje sprovođenje pomoći IPA III od strane Republike Srbije kao korisnika IPA III;
2) procedurama o procesima programiranja, sprovođenja, praćenja, vrednovanja i izveštavanja u vezi sa programima koji se finansiraju iz IPA III koje potvrđuje Nacionalni službenik za odobravanje.
Administrativni kapaciteti za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III
Strukture i organi za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III su dužni da obezbede i održe odgovarajuće administrativne kapacitete za nesmetano i kontinuirano obavljanje poslova u vezi sa pripremom, programiranjem, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o sprovođenju programa koji se finansiraju iz IPA III.
Strukture i organi za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III su dužni da obaveštavaju Nacionalnog službenika za odobravanje i nadležni Upravljački organ o promeni koja se odnosi na administrativne kapacitete, uključujući novo zapošljavanje, preraspodelu ili odlazak zaposlenih kao i da u slučaju uočenih većih nedostataka predlože plan sa merama otklanjanja nedostataka.
Nacionalni IPA koordinator i Nacionalni službenik za odobravanje, a u saradnji sa ministrom nadležnim za finansije, odgovorni su za predlaganje i praćenje sprovođenja odgovarajuće politike zadržavanja zaposlenih koji obavljaju poslove koji se odnose na upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III.
VI NADZOR, KONTROLA I REVIZIJA
Nadzor, kontrolu i reviziju struktura i organa za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III u saradnji sa nadležnim organima Republike Srbije obavljaju Evropska komisija ili nezavisni revizori određeni od strane Evropske komisije, Evropska kancelarija za borbu protiv prevara (OLAF), Evropski revizorski sud i telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije, a u skladu sa članom 50. Okvirnog sporazuma.
Svi finansijski sporazumi, kao i programi i akcije koji iz njih budu usledili i odgovarajući ugovori i podugovori koje korisnici zaključe sa krajnjim primaocima, podležu nadzoru i kontroli koju vrši Evropska komisija, uključujući i kontrole koje vrši Evropska kancelarija za borbu protiv prevara (OLAF), telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije i revizije od strane Evropskog suda revizora.
Strukture i organi za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III odgovorni su za preduzimanje korektivnih mera na osnovu datih preporuka i otklanjanje uočenih nedostataka koje su rezultat izvršenih kontrola i revizija iz st. 1. i 2. ovog člana.
Strukture i organi za upravljanje programima koji se finansiraju iz IPA III, krajnji primaoci, primaoci, korisnici u smislu programa prekogranične saradnje i vodeći IPA III korisnici u smislu programa prekogranične saradnje dužni su da za potrebe kontrola i revizija iz st. 1. i 2. ovog člana obezbede pristup svojim zaposlenima, radnim prostorijama i dokumentaciji koja se odnosi na programe koji se finansiraju iz IPA III kao i da preduzimaju sve druge radnje u cilju omogućavanja obavljanja kontrola i revizija.
Strukture i organi za upravljanje programima koji se finansiraju iz IPA III, krajnji primaoci, primaoci, korisnici u smislu programa prekogranične saradnje i vodeći IPA III korisnici u smislu programa prekogranične saradnje dužni su da evidentiraju, čuvaju i arhiviraju dokumentaciju tako da se obezbedi odgovarajući revizorski trag u skladu sa odredbama potpisanih finansijskih sporazuma na osnovu kojih se sprovode programi koji se finansiraju iz IPA III.
U cilju odgovornog upravljanja sredstvima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III strukture i organi za sprovođenje programa pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III, krajnji primaoci i korisnici u smislu programa prekogranične saradnje koji su korisnici javnih sredstava, dužni su da uspostave sistem finansijskog upravljanja i kontrole u skladu sa zakonom kojim se uređuje budžetski sistem.
Internu reviziju u vezi sa upravljanjem programima koji se finansiraju iz IPA III obavljaju interni revizori u organima državne uprave i službama Vlade u skladu sa zakonom kojim se uređuje budžetski sistem.
Interni revizori iz stava 1. ovog člana, podnose revizorske izveštaje rukovodiocu subjekta revizije i rukovodiocu korisnika javnih sredstava.
Rukovodilac korisnika javnih sredstava podnosi kopiju revizorskih izveštaja ili izvode iz revizorskog izveštaja Upravljačkom organu i Nacionalnom službeniku za odobravanje.
VII ZAŠTITA FINANSIJSKIH INTERESA REPUBLIKE SRBIJE I FINANSIJSKIH INTERESA EVROPSKE UNIJE
U cilju zaštite finansijskih interesa Republike Srbije i finansijskih interesa Evropske unije, Republika Srbija kao korisnik IPA III kome su povereni zadaci sprovođenja budžeta IPA III uspostavlja mehanizme za sprečavanje, otkrivanje i ispravljanje nepravilnosti i prevara prilikom sprovođenja programa pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III, u skladu sa zahtevima iz Okvirnog sporazuma. Republika Srbija kao korisnik IPA III takođe izvršava povraćaj neopravdano isplaćenih sredstva i u tom pogledu pokreće sudski postupak, po potrebi.
Nacionalni službenik za odobravanje odgovoran je za prijavljivanje i podnošenje izveštaja o utvrđenim nepravilnostima i prevarama Evropskoj komisiji u okviru sistema upravljanja i kontrole programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III i obezbeđuje sprovođenje procene i delotvorno postupanje u slučajevima sumnje na nepravilnosti, prevara, korupcije i sukobe interesa, kao i funkcionisanje povezanog mehanizma kontrole i izveštavanja o preduzetim merama.
Državni službenici i zaposleni u strukturama i organima za sprovođenje programa koji se finansira iz IPA III, dužni su da potpišu izjavu da su upoznati sa pojmom nepravilnosti i sa sistemom prijavljivanja nepravilnosti, te da prijave svako odstupanje, nedoslednost ili kršenje propisa koje predstavlja nepravilnost ili izaziva osnovanu sumnju da je došlo do prevare.
Zaštita podnosioca prijave o nepravilnosti uređena je zakonom i drugim propisima kojima se uređuje zaštita uzbunjivača.
Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije
Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije je unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansija i obavlja poslove koji se odnose na preduzimanje svih mera i aktivnosti u cilju zaštite finansijskih interesa Evropske unije i Republike Srbije.
Poslovi koje obavlja se odnose na:
1) koordinaciju pravnih, administrativnih i operativnih aktivnosti usmerenih na suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije;
2) sprovođenje administrativnih provera prijava nepravilnosti i sumnji na prevaru, utvrđivanje činjenica za potrebe donošenja odluke i pokretanje postupaka radi sankcionisanja nepravilnosti i zloupotreba u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije;
3) utvrđivanje mogućih slabosti u sistemu za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u Republici Srbiji koji se finansiraju iz IPA III;
4) ostvarivanje operativne i tehničke saradnje sa odgovornim licima i telima u sistemu za upravljanje pretpristupnom pomoći Evropske unije u okviru IPA III i OLAF u cilju prikupljanja informacija u vezi sa dokazima, kao i utvrđivanjem činjenica i pokretanjem postupaka radi sankcionisanja nepravilnosti i zloupotreba u postupanju sa sredstvima iz IPA III od strane nadležnih državnih organa i institucija;
5) razmenu podataka o nepravilnostima i slučajevima prevare u postupanju sa sredstvima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III sa telima u mreži za borbu protiv prevara i upravljanje nepravilnostima u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije i sa OLAF;
6) pružanje administrativno tehničke i logističke podrške predstavnicima Evropske Komisije i OLAF-a na teritoriji Republike Srbije;
7) praćenje toka istraga i sudskih postupaka u vezi sa slučajevima dokazane prevare i izveštavanje OLAF o njima;
8) podršku radu mreže za borbu protiv prevara i upravljanje nepravilnostima u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije;
9) koordinaciju aktivnosti u vezi sa usaglašavanjem nacionalnih propisa sa propisima Evropske unije u vezi sa zaštitom finansijskih interesa Evropske unije;
10) praćenje i izveštavanje kroz Sistem za upravljanje nepravilnostima (IMS) o svim slučajevima nepravilnosti i prevara.
Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije, u cilju utvrđivanja činjenica u vezi sa prijavljenim nepravilnostima i sumnjama na prevaru, sarađuje sa strukturama i organima za sprovođenje programa pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA III, krajnjim primaocima, korisnicima u smislu programa prekogranične saradnje i primaocima koji su dužni da u okviru te saradnje omoguće uvid u dokumentaciju i saradnju na licu mesta.
Uz prethodno obaveštenje tela za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije i drugih nadležnih organa od strane Evropske komisije, ovlašćeni zastupnici ili predstavnici Evropske komisije uključujući OLAF, imaju pravo da sprovode sve istražne radnje, a posebno provere i inspekcije na licu mesta koje Evropska komisija ili OLAF mogu smatrati neophodnim za sprovođenje programa, akcije ili ugovora, uključujući i posete na lokacijama i u prostorijama gde se vrše aktivnosti koje se finansiraju iz IPA III.
Republika Srbija kao korisnik IPA III dužna je da u skladu sa članom 40. Okvirnog sporazuma izvrši povraćaj nepropisno utrošenih sredstava.
Ugovorom sa primaocem se uređuje, odnosno drugim pravnim aktom primaocu se nalaže povraćaj nepropisno isplaćenih sredstava, odnosno mogućnost prebijanja dugovanja.
Praćenje održivosti IPA III pomoći nakon završetka ugovora
Republika Srbija kao korisnik IPA III će obezbediti održivost IPA III pomoći. Dugoročni uticaji i održivost pomoći IPA III biće praćeni u skladu sa procedurama iz člana 18. ove uredbe.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".