PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNIH NABAVKI I NABAVKI NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE, DRUŠTVENIH I DRUGIH POSEBNIH USLUGA U GRADU JAGODINI ("Sl. glasnik grada Jagodine", br. 27/2020 i 20/2022) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje postupak javne nabavke i nabavki unutar Grada Jagodine (u daljem tekstu: Grad) odnosno organizacionih jedinica i organa grada (u daljem tekstu: korisnik nabavke), i to: način planiranja javnih nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, način sprovođenja postupka javne nabavke i praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci, način komunikacije unutar naručioca, pravila, obaveze i odgovornost lica i organizacionih jedinica, način planiranja i sprovođenja nabavki na koje se zakon ne primenjuje, kao i način planiranja i sprovođenje postupka nabavki društvenih i drugih posebnih usluga.
Na pitanja koja nisu posebno uređena ovim pravilnikom shodno se primenjuju odgovarajuće odredbe Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon) i propisa donetih na osnovu Zakona.
Ovaj pravilnik primenjuju svi korisnici nabavke Grada koji su u skladu sa unutrašnjom organizacijom i opštim aktima, uključeni u planiranje, sprovođenje postupaka javnih nabavki, izvršenje ugovora, planiranje i sprovođenje postupaka nabavki na koje se zakon ne primenjuje i planiranje i sprovođenje postupaka nabavki društvenih i drugih posebnih usluga i to:
1) Skupština grada;
2) Gradonačelnik;
3) Gradsko veće;
4) Gradsko Pravobranilaštvo;
5) Gradska uprava za društvene delatnosti, opšte, normativne i zajedničke poslove;
6) Gradska uprava za finansije, privredu, komunalne delatnosti i urbanizam;
7) Gradska uprava za javne prihode, zaštitu životne sredine i inspekcijski nadzor;
8) Gradska uprava za poslove organa Grada.
tač. 9)-11) (brisane)
III ZNAČENJE UPOTREBLJENIH POJMOVA
Javna nabavka je nabavka na osnovu ugovora o javnoj nabavci dobara, usluga ili radova od strane korisnika nabavki, na način i pod uslovima propisanim Zakonom i ovim Pravilnikom.
Plan javnih nabavki je godišnji plan nabavki organa i organizacionih jedinica Grada koje će korisnici nabavki sprovoditi u toku kalendarske godine i koji sadrži podatke o predmetu javne nabavke i CPV oznaku, procenjenu vrednost javne nabavke, vrstu postupka javne nabavke i okvirno vreme pokretanja postupka, koji se objavljuje na Portalu i internet stranici naručioca.
Plan nabavki je plan nabavki na koje se zakon ne primenjuje i nabavki društvenih i drugih posebnih usluga čija vrednost ne prelazi iznos vrednosti pragova definisanih članom 27. Zakona.
Nabavka na koju se zakon ne primenjuje je nabavka ispod vrednosti pragova do kojih se zakon ne primenjuje i nabavka društvenih i drugih posebnih usluga iz člana 27. Zakona, kao i nabavke izuzete od primene zakona koje se sprovode uz primenu načela Zakona.
Nabavka društvenih i drugih posebnih usluga je nabavka iz člana 75. Zakona, koja obuhvata usluge navedene u Prilogu 7 Zakona.
Odgovorno lice je lice nadležno za donošenje odluka u postupku.
Ponuđač je privredni subjekt koji je podneo ponudu.
Privredni subjekt je svako lice ili grupa lica, koje na tržištu nudi dobra, usluge ili radove.
Služba za javne nabavke je organizaciona jedinica u okviru Gradske uprava za finansije, privredu, komunalne delatnosti i urbanizam, koja obavlja poslove koji se odnose na sprovođenje postupaka javnih nabavki kao i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, u skladu sa članom 27. Zakona, za potrebe Grada.
Postupak javnih nabavki sprovodi se na način da se obezbeđuje poštovanje načela javnih nabavki predviđenih Zakonom o javnim nabavkama (dalje: Zakon): načela efikasnosti i ekonomičnosti, načela obezbeđivanja konkurencije i zabrane diskriminacije, načela transparentnosti postupka javne nabavke, načela jednakosti privrednih subjekata i načela proporcionalnosti.
Pravilnikom se uređuju postupak planiranja nabavki, rokovi izrade i donošenja plana javnih nabavki i izmena plana javnih nabavki, ovlašćenja i odgovornost Korisnika nabavki, odnosno lica koja učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak planiranja nabavki.
Plan javnih nabavki donosi se na godišnjem nivou i sadrži obavezne elemente određene Zakonom i podzakonskim aktom i mora biti usklađen sa budžetom Grada.
Plan javnih nabavki donosi odgovorno lice korisnika nabavke za tekuću godinu, poštujući pravila o njegovom sačinjavanju i objavljivanju na Portalu javnih nabavki i internet stranici Naručioca koja su propisana Zakonom i podzakonskim aktom.
Izmene i dopune plana javnih nabavki takođe donosi odgovorno lice korisnika nabavke.
Plan javnih nabavki i izmene Plana javnih nabavki objavljuju se na Portalu javnih nabavki i internet stranici Naručioca, u roku od deset dana od dana donošenja.
Ako pojedini podaci iz plana javnih nabavki predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka, ti podaci iz plana se neće objavljivati.
Pored plana javnih nabavki iz stava 1. ovog člana, naručilac posebno planira i nabavke na koje se Zakon ne primenjuje iz člana 27. Zakona, odnosno priprema poseban plan izuzetih nabavki koji sadrži podatke o ukupnoj vrednosti nabavki po svakom osnovu za izuzeće.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje svake nabavke su:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi...);
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o privrednim subjektima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.
Navedeni kriterijumi se uzimaju u obzir i prilikom donošenja odluke o tome koje će se nabavke uvrstiti u plan nabavki i sprovesti u tekućoj godini, kao u određivanju redosleda prioriteta nabavki.
Prioritetne nabavke su i one koje su neophodne za nesmetano obavljanje delatnosti, kojima se obezbeđuje kontinuitet poslovanja i ostvarenje strateških ciljeva i odobrenih projekata, kao i one kod kojih nesprovođenje postupka predstavlja rizik za otežano obavljanje delatnosti uz velike troškove, a alternativna rešenja ne postoje ili su neracionalna u smislu troškova koje iziskuju.
Kod nabavki kod kojih su troškovi održavanja i remonta postojeće opreme veći od troškova nabavke opreme, prednost će se dati nabavci nove opreme u odnosu na održavanje i remont.
Služba za javne nabavke koja se nalazi u okviru Gradske uprava za finansije, privredu, komunalne delatnosti i urbanizam, zadužena je za koordinaciju postupka planiranja.
Postupak planiranja Korisnik nabavke počinje utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima nabavki, koje su neophodne za obavljanje redovnih aktivnosti iz delokruga i koje su u skladu sa postavljenim ciljevima.
Stvarne potrebe za dobrima, uslugama i radovima koje treba nabaviti krajnji Korisnici nabavke određuju u skladu sa kriterijumima za planiranje nabavki.
Krajnji korisnici nakon usvajanja finansijskog plana, dostavljaju Službi javnih nabavki u pismenom obliku predlog plana javnih nabavki za narednu godinu.
Služba za javne nabavke razmatra usaglašenost Predloga plana nabavki sa raspoloživim sredstvima iz finansijskog plana i preuzetim obavezama, i nakon usaglašavanja sa istim priprema Plan javnih nabavki za korisnike, koji dostavlja odgovornom licu.
Prilikom utvrđivanja i iskazivanja svojih potreba Korisnici nabavke se moraju rukovoditi kriterijumima za planiranje javnih nabavki, ciljevima postupka javnih nabavki, procenom prioriteta javnih nabavki, razlozima od značaja za ocenu opravdanosti iskazanih potreba i procenom vrednosti javne nabavke, stanju zaliha, relevantnim podacima u vezi sa tržišnim kretanjima u planskoj godini.
Donošenje Plana javnih nabavki
Odgovorno lice Korisnika nabavke donosi godišnji Plan javnih nabavki i Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje iz člana 27. Zakona.
Plan javnih nabavki Služba za javne nabavke objavljuje na Portalu javnih nabavki i internet stranici Naručioca u roku od deset dana od dana donošenja, i istovremeno dostavlja Korisnicima nabavke koji učestvuju u planiranju.
Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje iz člana član 27. Zakona Služba za javne nabavke objavljuje na internet stranici Naručioca u roku od deset dana od dana donošenja.
Izmene i dopune plana javnih nabavki donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana javnih nabavki i Služba za javne nabavke ih objavljuje na Portalu javnih nabavki i internet stranici Naručioca u roku od deset dana od dana donošenja, i istovremeno dostavlja Korisnicima nabavke koji učestvuju u planiranju.
Izmene Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje iz člana član 27. Zakona Služba za javne nabavke objavljuje na internet stranici Naručioca u roku od deset dana od dana donošenja.
Određivanje odgovarajuće vrste postupka javne nabavke
Služba za javne nabavke, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou korisnika nabavke.
Služba za javne nabavke određuje vrstu postupka za svaki predmet javne nabavke u skladu sa odredbama Zakona, te osnovanost izuzeća od primene Zakona u skladu sa čl. 27. Zakona.
U skladu sa prethodno definisanom vrstom postupka, Služba za javne nabavke objedinjuje istovrsna dobra, usluge i radove u jedinstveni postupak, gde god je to moguće, imajući u vidu dinamiku potreba, plaćanja, svrsishodnosti i ekonomičnosti predmetnog postupka.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Korisnici nabavke određuju period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu sa važećim propisima i realnim potrebama naručioca, načelom ekonomičnosti i efikasnosti.
Određivanje dinamike pokretanja postupka javne nabavke
Dinamiku pokretanja postupaka javnih nabavki određuje Služba za javne nabavke, a imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Korisnici nabavke u saradnji sa Službom za javne nabavke, određuju da li je opravdano (moguće) sprovesti rezervisanu javnu nabavku.
O svojoj oceni opravdanosti Korisnik nabavke uz Predlog nabavki dostavlja obrazloženje.
Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke
Služba za javne nabavke određuje da li je opravdano zajedničko sprovođenje javne nabavke, kao i da li se time ostvaruju načela ekonomičnosti i efikasnosti postupka javne nabavke. Postupku zajedničke javne nabavke prethodi donošenje odluke o zajedničkom sprovođenju postupka nabavke.
VI CILJEVI POSTUPKA JAVNE NABAVKE
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih privrednih subjekata u postupku javne nabavke;
6) zaštitu životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika.
VII DOSTAVLJANJE, PRIJEM I PISMENA KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA JAVNIH NABAVKI
Dostavljanje, prijem, kretanje i evidentiranje ponuda, prijava i drugih pismena u vezi sa postupkom javne nabavke i obavljanjem poslova javnih nabavki (planiranje, sprovođenje postupka i izvršenje ugovora o javnoj nabavci), obavlja se u skladu sa Zakonom, elektronskim putem preko Portala javnih nabavki, u kojem se dokumentacija prima, otvara i pregleda, zavodi, raspoređuje.
Nakon otvaranja ponuda, svaka ponuda se štampa i dolaze u posebne registratore. Način otvaranja ponuda, sadržinu zapisnika o otvaranju ponuda i druga pitanja od značaja za postupak otvaranja ponuda je propisala Kancelarija za javne nabavke, podzakonskim aktima.
Ukoliko se delovi ponude ne mogu podneti elektronskim putem, predaju se na pisarnici Gradske uprave. Naručilac je dužan da prilikom prijema, na koverti, odnosno kutiji u kojoj se nalaze, obeleži vreme prijema. Ako su delovi ponude dostavljeni neposredno, naručilac predaje ponuđaču potvrdu prijema.
Ponude za nabavke izuzete od primene Zakona se dostavljaju putem pisarnice gradske uprave u zatvorenim kovertama, ili elektronskim putem preko e - pošte:
javne.nabavke.jagodina@gmail.com.
Ponude za nabavke izuzete od primene Zakona poslate putem elektronske pošte otvaraju zaposleni u Službi za javne nabavke, nakon isteka roka za dostavljanje ponuda.
Poslove u pisarnici obavlja organizaciona jedinica u skladu sa opštim aktom o unutrašnjoj organizaciji.
Ekspedicija je deo pisarnice u kojoj se pošta prima od organizacionih jedinica radi otpremanja za zemlju i inostranstvo i vodi evidencija o otpremljenoj pošti.
U pisarnici poštu prima zaposleni zadužen za prijem pošte, u skladu s rasporedom radnog vremena.
Primljena pošta zavodi se u odgovarajućoj evidenciji istog dana kad je primljena i pod datumom pod kojim je primljena i odmah se dostavlja Službi za javne nabavke.
Zaposleni na pisarnici prima samo delove ponude koje nije moguće poslati elektronskim putem, preko Portala javnih nabavki, kao i ponude za nabavke izuzete od primene Zakona.
Primljene delove ponude koje nije moguće dostaviti elektronskim putem, u postupku elektronske javne nabavke, kao i ponude za nabavke izuzete od primene Zakona, zavode se u trenutku prijema i na svakom delu ponude, obavezno se mora naznačiti datum i tačno vreme prijema.
Ukoliko zaposleni iz stava 3. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema delova ponude i ponuda za nabavke izuzete od primene Zakona, [npr. deo ponude nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl], dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je Službi za javne nabavke.
Primljene delove ponude, kao i ponude za nabavke izuzete od primene Zakona čuva Služba za javne nabavke u izvornom dostavljenom obliku do otvaranja ponuda kada ih predaje komisiji za javnu nabavku.
Organizaciona jedinica u kojoj se obavljaju poslovi pisarnice i Služba za javne nabavke, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o dostavljenim ponudama bilo elektronskim putem ili putem pošte, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na imejl adrese koje su određene za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način, u skladu sa zakonom ili posebnim propisom.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca - imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i sl.), ta pošta se preko imejl naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Sva akta u postupku javne nabavke potpisuje odgovorno lice Korisnika nabavke, izuzev akata koje u skladu sa odredbama Zakona potpisuje komisija za javnu nabavku. Akta mogu biti potpisana elektronskim potpisom.
VIII SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke podnosi korisnik nabavke, odnosno organizaciona jedinica koja je ovlašćena od strane ostalih Korisnika nabavki za podnošenje zahteva u slučaju objedinjenih javnih nabavki - zajedničko sprovođenje,(u daljem tekstu: podnosilac zahteva).
Zahtev iz stava 1.ovog člana podnosi se ukoliko je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki naručioca. za tekuću godinu.
Zahtev iz stava 1.ovog člana podnosi se Službi za javne nabavke, u roku za pokretanje postupka koji je određen Planom javnih nabavki.
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi Diskriminatorske kriterijume za kvalitativni izbor privrednih subjekata i tehničke specifikacije.
Podnosilac zahteva uz zahtev za pokretanje postupka javne nabavke, dostavlja obrazloženje za pokretanje pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva za podnošenje ponuda i potrebne dokaze, ukoliko smatra da su ispunjeni Zakonom propisani uslovi za pokretanje ove vrste postupka.
Služba za javne nabavke upućuje Kancelariji za javne nabavke zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva za podnošenje ponuda, o čemu obaveštava podnosioca zahteva.
Po prijemu zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, Služba za javne nabavke dužan je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente, a naročito da li je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki Korisnika nabavki.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Na osnovu urednog zahteva, Služba za javne nabavke bez odlaganja sačinjava predlog Odluke o sprovođenju postupka javne nabavke, koji sadrže sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Odluka iz stava 1. ovog člana se zajedno sa zahtevom za pokretanje postupka javne nabavke i ostalom pratećom dokumentacijom, dostavljaju odgovornom licu korisnika nabavke na potpis.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Članovi Komisije za javne nabavke se imenuju Odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke. Odgovorno lice korisnika donosi Odluku o sprovođenju postupka javne nabavke.
Komisija mora da ima neparan broj članova, a najmanje tri člana.
U komisiji za javnu nabavku jedan član mora da bude lice koje ima stečeno visoko obrazovanje iz pravne naučne oblasti na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno visoko obrazovanje koje je zakonom izjednačeno sa akademskim nazivom master na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili službenik za javne nabavke sa visokim obrazovanjem na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno visoko obrazovanje koje je zakonom izjednačeno sa akademskim nazivom master na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili lice koje je steklo sertifikat za službenika za javne nabavke do dana stupanja na snagu Zakona o javnim nabavkama.
Članovi komisije imenuju se iz reda zaposlenih u Službi za javne nabavke i korisnika nabavke, a mogu biti imenovani i članovi iz drugih organizacionih jedinica ukoliko za to postoji objektivna potreba.
Za članove komisije se imenuju lica koja imaju odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, kada je to potrebno.
Članovi komisije za javnu nabavku mogu da budu lica koja nisu zaposlena kod naručioca, ako naručilac nema zaposlena lica koja imaju odgovarajuća stručna znanja.
U komisiju se ne mogu imenovati lica za koja postoji saznanje da mogu biti u sukobu interesa za predmet javne nabavke.
Nakon otvaranja ponuda, članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa. Ako procenjena vrednost javne nabavke ne prelazi iznos od 3.000.000,00 dinara, naručilac nije dužan da imenuje komisiju za javnu nabavku, u kom slučaju postupak javne nabavke sprovodi lice koje naručilac imenuje.
Način pružanja stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke
Sve organizacione jedinice dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija se pisanim putem obraća nadležnoj organizacionoj jedinici.
Organizaciona jedinica od koje je zatražena stručna pomoć komisije, dužna je da pisanim putem odgovori na zahtev komisije, u roku koji određuje komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ukoliko organizaciona jedinica ne odgovori komisiji ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava ovlašćeno lice naručioca, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme mogu da pripreme i podnesu ponudu, odnosno prijavu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Komisija je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o sprovođenju postupka, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju javne nabavke.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune konkursne dokumentacije, sačinjava komisija za javnu nabavku.
Članovi i zamenici članova iz reda zaposlenih korisniku nabavke su odgovorni za dodatne informacije i pojašnjenja koja se odnose na tehničke specifikacije, kriterijume za izbor privrednog subjekta u vidu ispunjenosti uslova za obavljanje profesionalne delatnosti, finansijskog i ekonomskog, tehničkog i stručnog kapaciteta. Članovi i zamenici članova iz reda zaposlenih u Službi za javne nabavke su odgovorni za dodatne informacije i pojašnjenja koja se odnose na sva ostala pitanja i konkursnu dokumentaciju.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Postupak javne nabavke smatra se pokrenutim slanjem na objavljivanje javnog poziva i drugih oglasa koji se koriste kao javni poziv, osim u slučaju pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva kada se postupak smatra pokrenutim danom slanja poziva za podnošenje ponuda. Objavljivanje oglasa o javnoj nabavci, konkursne dokumentacije i drugih akata u postupku javne nabavke vrši Služba za javne nabavke za potrebe komisije za javnu nabavku, u skladu sa Zakonom.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda se sprovodi na mestu i u vreme koji su navedeni u javnom pozivu, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda elektronskim putem.
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača. Naručilac mora da omogući ovlašćenom predstavniku ponuđača koji fizički prisustvuje postupku javnog otvaranja ponuda da:1) na Portalu javnih nabavki izvrši uvid u obrazac ponude svih ponuđača i2) utvrdi da su delovi ponude koji su traženi u postupku javne nabavke, a koji ne mogu da se dostave elektronskim sredstvima putem Portala javnih nabavki podneti do isteka roka za podnošenje ponuda.
Portal javnih nabavki formira zapisnik o otvaranju ponuda iz podataka koje su ponuđači putem Portala javnih nabavki uneli u obrazac ponude. Portal javnih nabavki automatski stavlja na raspolaganje zapisnik o otvaranju ponuda naručiocu i svim ponuđačima, čime se postupak otvaranja ponuda putem Portala javnih nabavki završava. Po okončanju postupka javne nabavke, zapisnik o otvaranju ponuda postaje javno dostupan putem Portala javnih nabavki.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom, i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini Izveštaj o postupku javne nabavke.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1) predmet javne nabavke, procenjenu vrednost javne nabavke ukupno i posebno za svaku partiju;
2) vrednost ugovora, okvirnog sporazuma ili sistema dinamične nabavke;
3) osnovne podatke o ponuđačima odnosno kandidatima;
4) naziv izabranog ponuđača odnosno kandidata, razloge zbog kojih je njegova ponuda izabrana odnosno prijava prihvaćena, deo ugovora ili okvirnog sporazuma koji će izvršavati podizvođač i nazive podizvođača ako postoje;
5) rezultate ocene ponuda i ispunjenosti kriterijuma za kvalitativni izbor privrednog subjekta i, ako je primenjivo, kriterijuma ili pravila za smanjenje broja kandidata, ponuda i rešenja i to:
(1) nazive izabranih kandidata ili ponuđača i razloge za njihov izbor;
(2) nazive odbijenih/isključenih kandidata ili ponuđača, razloge za odbijanje njihovih prijava ili ponuda i ponuđenu cenu tih ponuda;
6) razloge za odbijanje ponude za koje se ustanovi da su neuobičajeno niske;
7) način rangiranja ponuda;
8) okolnosti koje opravdavaju primenu pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva;
9) okolnosti koje opravdavaju primenu konkurentnog postupka sa pregovaranjem i konkurentnog dijaloga koje sprovodi javni naručilac;
10) razloge zbog kojih je naručilac odlučio da obustavi postupak javne nabavke;
11) razloge iz člana 45. st. 3. i 5. ZJN zbog kojih nisu korišćena elektronska sredstva za podnošenje ponuda;
12) sukob interesa koji je utvrđen i mere koje su povodom toga preduzete, kada je to primenjivo;
13) obrazloženje razloga zbog kojih predmet javne nabavke nije podeljen u partije u skladu sa članom 36. stav 2. ZJN.
U skladu sa Izveštajem o postupku javne nabavke, komisija za javnu nabavku priprema predlog Odluke o dodeli ugovora, elektronskim putem, na propisanom obrascu predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, koji mora biti obrazložen i mora da sadrži naročito podatke iz izveštaja o postupku javne nabavke i uputstvo o pravnom sredstvu. Komisija za javnu nabavku priprema i predlog odluke o isključenju kandidata u restriktivnom postupku, konkurentnom postupku sa pregovaranjem, konkurentnom dijalogu, pregovaračkom postupku sa objavljivanjem javnog poziva i partnerstvu za inovacije, prema unapred definisanim kriterijumima za kvalitativni izbor privrednog subjekta, odnosno kriterijumima ili pravilima za smanjenje broja kandidata u tim postupcima, a na osnovu rezultata pregleda i ocene prijava, donosi posebnu odluku o isključenju kandidata za svakog pojedinog učesnika koji neće biti pozvan da podnese ponudu ili da vodi dijalog.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se odgovornom licu Korisnika na potpisivanje.
Potpisana odluka se objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od tri dana od dana donošenja.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava kojim se osporava dodeli ugovora, odnosno odluka o zaključenju okvirnog sporazuma, te ukoliko u roku predviđenim Zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, Služba za javne nabavke sačinjava predlog ugovora, odnosno okvirnog sporazuma, a isti mora odgovarati modelu iz konkursne dokumentacije.
Služba za javne nabavke upućuje u proceduru potpisivanja predlog ugovora, koji nakon pregleda, potpisuje Odgovorno lice.
Ugovor se sačinjava u dovoljnom broju primeraka prema potrebi naručioca.
Nakon potpisivanja ugovora od strane Odgovornog lica, Služba za javne nabavke dostavlja primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani.
Služba za javne nabavke dostavlja potpisani primerak ugovora predlagaču nabavke, licu/komisiji za kontrolu izvršenja ugovora i Rukovodiocu organizacione jedinice za računovodstvo i finansije.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija postupa u skladu sa članom 26. Pravilnika.
IX OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Služba za javne nabavke koordinira rad komisija za javne nabavke, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Akte u postupku javne nabavke sačinjava Služba za javne nabavke, a komisija za javnu nabavku sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda i izveštaj o postupku javne nabavke.
Za predviđenost sredstava u budžetu u postupku donošenja Plana javnih nabavki i u trenutku pokretanja javne nabavke, do trenutka potpisivanja ugovora odgovorna je Gradska uprava za finansije, privredu, komunalne delatnosti i urbanizam.
Za donošenje odluka u postupku javne nabavke i za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora o javnoj nabavci odgovorni su: Služba za javne nabavke i odgovorno lice Korisnika.
Služba za javne nabavke i korisnik nabavke određuju oblikovanje javne nabavke po partijama.
Za kriterijume za kvalitativni izbor privrednog subjekta za učešće u postupku javne nabavke odgovorna je Komisija za javnu nabavku.
Za Tehničke specifikacije predmeta javne nabavke odgovoran je korisnik nabavke i odgovoran je za iste, a dužan je da potpiše i overi svaku stranicu tehničkih specifikacija. Tehničke specifikacije, kao obavezan deo konkursne dokumentacije, podnosilac zahteva određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca i istovremeno omogućiti širokom krugu ponuđača da podnesu odgovarajuće ponude. Tehničke specifikacije Službi za javne nabavke mogu biti dostavljene u elektronskoj formi, potpisane elektronskim potpisom.
Za kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, odgovorna je Komisija za javnu nabavku.
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom vrši korisnik nabavke i komisija.
Za model ugovora o javnoj nabavci odgovorna je Komisija za javnu nabavku.
Za postupanje sa zahtevom za zaštitu odgovorna je komisija za nabavku. Ako je zahtev za zaštitu prava uredan, blagovremen i izjavljen od strane ovlašćenog lica, komisija za javnu nabavku je dužna da na osnovu činjeničnog stanja, u ime i za račun naručioca odluči po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu prava preduzima radnje na način, u rokovima i u skladu sa postupkom koji je propisan Zakonom.
Za prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Kancelariji za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji odgovorna je Služba za javne nabavke.
X NAČIN OBEZBEĐIVANJA KONKURENCIJE I TRANSPARENTNOSTI
Konkurencija u postupku javne nabavke obezbeđuje se u skladu sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U postupku javne nabavke neophodno je odrediti kriterijume za izbor privrednih subjekata, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
U pregovaračkom postupku bez objavljivanja javnog poziva, poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
U slučaju nabavki na koje se Zakon ne primenjuje poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet javne nabavke, dolazi se istraživanjem tržišta na način određen u delu planiranja nabavki.
Lice zaduženo za izvršenje nabavke na koje se zakon ne primenjuje i zaposleni iz Službe za javne nabavke sačinjavaju Izveštaj o oceni ponuda na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje.
XI POSTUPANJE U CILJU ZAŠTITE PODATAKA I ODREĐIVANJE POVERLJIVOSTI
Postupanje u cilju zaštite podataka
Služba za javne nabavke, članovi komisije, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o ponuđačima koje je kao poverljive, u skladu sa Zakonom, ponuđač označio u ponudi, dužni su da iste čuvaju kao poverljive i odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi.
Privredni subjekt kao poverljivi podatak ne sme da označi izjavu i podatke o ispunjenosti kriterijuma za kvalitativni izbor privrednog subjekta, kataloge, ponuđenu cenu i elemente cene, kao i druge podatke u vezi sa kriterijumima za dodelu ugovora i uslovima za izvršenje ugovora.
Ponude i sva dokumentacija iz postupka nabavke, čuva se u Službi za javne nabavke, koja je dužna da preduzme sve mere u cilju zaštite podataka u skladu sa zakonom.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.
Dokumentacija se čuva u Službi za javne nabavke do izvršenja ugovora, nakon čega se dostavlja nadležnoj organizacionoj jedinici na arhiviranje.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače.
Preuzimanje konkursne dokumentacije može se usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost ili na drugi odgovarajući način u skladu sa čl. 45. st. 6. ZJN.
Za određivanje poverljivosti podataka ovlašćena je i odgovorna organizaciona jedinica koja je dužna da informacije o poverljivim podacima naručioca dostavi Službi za javne nabavke.
Služba za javne nabavke, za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja rešenja o imenovanju, članovima komisije dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa Zakonom.
XII EVIDENTIRANJE RADNJI I AKATA, ČUVANJE DOKUMENTACIJE U VEZI SA JAVNOM NABAVKOM, IZVEŠTAVANJE O JAVNIM NABAVKAMA I VOĐENJE EVIDENCIJE O ZAKLJUČENIM UGOVORIMA
Naručilac je dužan da evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, da čuva svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje najmanje pet godina od zaključenja pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma, odnosno pet godina od obustave ili poništenja postupka javne nabavke.
Služba za javne nabavke vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama, u pisanoj i/ili elektronskoj formi.
Nadležna lica korisnika nabavki dužni su da vode evidenciju ugovora u okviru njihovih nadležnosti, zaključenih na osnovu člana 41. stava 1. tačka 1. i 2. ovog Pravilnika.
Služba za javne nabavke vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o nabavkama zaključenih na osnovu člana 41. stava 1. tačka 3. ovog Pravilnika.
Služba za javne nabavke dužna je, do 31. januara tekuće godine za prethodnu godinu, na Portalu objavi zahtevane podatke o zaključenim ugovorima o sprovedenim postupcima nabavki na koju se ZJN ne primenjuje, u skladu sa ZJN-om i Uputstvom za objavljivanje podataka o javnim nabavkama koje su izuzete od primene Zakona.
XIII NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE
Nabavke na koje se zakon ne primenjuje, kao i nabavke društvenih i drugih posebnih usluga iz člana 27. Zakona, sprovode se po pravilima propisanim ovim pravilnikom uz primenu načela Zakona na način koji je primeren okolnostima konkretne nabavke.
Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje obuhvataju:
1. nabavke koje su izuzete od primene Zakona definisane čl. 11, 12, 13,14. i 15. Zakona;
2. nabavke ispod pragova do kojih se Zakon ne primenjuje (član 27. Zakona).
U slučaju nabavke na koje se Zakon ne primenjuje primenjuju se načela Zakona na način koji je primeren okolnostima konkretne nabavke.
Zahtev za pokretanje postupka nabavke iz stava 2. ovog člana, podnosi odgovorno lice korisnika nabavke.
Zahtev iz stava 2. tačka 2. ovog člana podnosi se Službi za javne nabavke, i nabavku sprovodi lice zaposleno na poslovima javnih nabavki ili komisija koju odgovorno lice ovlasti da sprovede konkretnu nabavku.
Zahtev za pokretanje postupka nabavke iz stava 2. tačka 1. ovog člana, podnosi odgovorno lice korisnika nabavke, i nabavku sprovode lica koja su zaposlena kod korisnika u čijoj su nadležnosti predmetne nabavke, i ista su odgovorna za zakonitost sprovođenja nabavke i praćenje izvršenja ugovore.
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi diskriminatorske uslove i tehničke specifikacije.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Zaposleni/komisija zadužen da sprovede nabavku iz člana 41. ovog zakona dužan je da primenjuju načela ovog zakona na način koji je primeren okolnostima konkretne nabavke, tako što će:
- poslati Poziv za podnošenje ponude (e- mejlom ili faksom ili poštom), na najmanje tri adrese ponuđača koji mogu da ispune predmet nabavke i koji su navedeni u zahtevu za pokretanje postupka;
- ispitati i istražiti tržište, uzeti u obzir i prethodna iskustva u nabavci predmetne nabavke, istražiti putem interneta cenovnika potencijalnih ponuđača, portala javnih nabavki, sajtova nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima i sl.
- sprečiti postojanje sukoba interesa potpisivanjem Izjave o odsustvu sukoba interesa, od strane zaposlenih koji sprovode postupak nabavke.
Ponude se mogu dostavljati: e-mailom i poštom.
Korisnik nabavke koji je inicirao postupak nabavke kada sprovodi postupak nabavke bez primene zakona, dužan je da postupa u skladu sa načelima Zakona na način koji je primeren okolnostima konkretne nabavke i evidentira i dokumentuje sve radnje u postupku.
Na osnovu izveštaja o sprovedenom postupku sačinjenom od strane ovlašćenog lica ili komisije, može se zaključiti ugovor o nabavci.
Ugovor o nabavci će sačiniti Služba za javne nabavke ili pravna služba u čijoj su nadležnosti predmetne nabavke, na osnovu instrukcija koje se odnose na oblast nabavke, dobijenih od strane Korisnika nabavke.
XIV PRAĆENJE IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Pravila za dostavljanje ugovora o javnoj nabavci
Neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci Služba za javne nabavke dostavlja primerak ugovora i drugu potrebnu dokumentaciju:
- Korisniku nabavke;
- Licu koje je zaduženo za praćenje finansijskog izvršenja ugovora
- Organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija;
- drugim organizacionim jedinicama koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora, koje su korisnici isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova ili na čije će aktivnosti uticati izvršenje ugovora
- Nadzornom organu određenom od strane Naručioca.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci može vršiti samo lice koje je ovlašćeno od strane rukovodioca organizacione jedinice u čijem je delokrugu raspolaganje dobrima, uslugama ili radovima koji su predmet ugovora o javnoj nabavci, odnosno u čijem je delokrugu njihovo upravljanje (u daljem tekstu: organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci).
Određivanje lica za praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Odgovorno lice Korisnika određuje lice koje će vršiti kvantitativni i kvalitativni prijem dobara/usluga/radova, pratiti rok važenja sredstava finansijskog obezbeđenja ugovornih obaveza, i vršiti ostale potrebne radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Prijem dobara, usluga i radova može se vršiti i komisijski. Komisiju rešenjem imenuje odgovorno lice Korisnika.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice/komisija koje/a je/su imenovano/a da vrši/e kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, proverava/ju:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
Potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova
Lice/komisija koje/a je/su imenovano/a da vrši/e kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, sačinjava/ju:
- zapisnik o kvantitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara, usluga ili radova, kao i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica, ulazni račun i sl.) i
- zapisnik o kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju ugovorenim.
Zapisnici se potpisuju od strane zaposlenog/ih iz stava 1. ovog člana i ovlašćenog predstavnika druge ugovorne strane i sačinjavaju se u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Postupanje u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
U slučaju kada lice/a koje/a je/su imenovano/a da vrši/e radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnim nabavkama utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, ono/a ne sačinjava/ju zapisnik o kvantitativnom prijemu i zapisnik o kvalitativnom prijemu, već sačinjava/ju i potpisuje/ju reklamacioni zapisnik, u kome navodi/e u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci reklamacioni zapisnik dostavlja Službi za javne nabavke.
Služba za javne nabavke dostavlja drugoj ugovornoj strani reklamacioni zapisnik i dalje postupa povodom reklamacije u vezi sa izvršenjem ugovora.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje, kao i pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja propisani su Pravilnikom o budžetskom računovodstvu i uputstvom o funkcionisanju trezora.
Računi i druga dokumenta za plaćanje primaju se u skladu sa opštim aktima i istog dana se dostavljaju organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, osim onih računa koji su naslovljeni na organizacionu jedinicu u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, kada se ti računi primaju na način utvrđen u stavu 5. ovog člana.
Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvedene radove, organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa kontroliše postojanje obaveznih podataka na računu koji su propisani zakonom, a kod uvoza dobara i kompletnost dokumentacije o izvršenom uvozu, kao i ugovorene rokove i uslove plaćanja.
Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom ili ako dokumentacija o izvršenom uvozu nije kompletna, organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa vraća račun izdavaocu računa.
Nakon opisane kontrole, račun se bez odlaganja dostavlja organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, radi kontrole podataka koji se odnose na vrstu, količinu, kvalitet i cene dobara, usluga ili radova. Posle kontrole ovih podataka, na računu se potpisuju zaposleni koji su u skladu sa pisanim nalogom izvršili kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova i rukovodilac organizacione jedinice u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, čime potvrđuju tačnost tih podataka. Ovaj račun se nakon toga dostavlja organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa.
Kada se račun primi u organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci - kontrola i potpisivanje tog računa sprovodi se odmah, na opisan način, i dostavlja se organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, koje naknadno vrši kontrolu iz stava 2. ovog člana.
U slučaju da se kontrolom iz stava 4. ovog člana utvrdi neispravnost računa - on se osporava, uz sačinjavanje službene beleške u kojoj se navode razlozi tog osporavanja i koju potpisuje rukovodilac organizacione jedinice u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Ova se beleška dostavlja rukovodiocu organizacione jedinice u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, radi reklamacije izdavaocu tog računa.
Nakon izvršene kontrole i kompletiranja prateće dokumentacije za plaćanje, organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa račun obrađuje i dostavlja na plaćanje organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
U slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, o tome bez odlaganja obaveštava Službu za javne nabavke, uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza.
Služba za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja vrši realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu sa važećim propisima.
Organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija:
- odmah nakon realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja o tome obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi javnih nabavki.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje, koji organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu magacinsko poslovanje dostavljaju rukovodioci organizacionih jedinica.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionoj jedinici za obavljanje poslova iz njenog delokruga a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionoj jedinici, na osnovu zaduženja rukovodioca organizacione jedinice.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za izmenom ugovora o javnoj nabavci, o tome obaveštava Službu za javne nabavke. Lice/a dostavljaju prateće mišljenje o potrebi izmene ugovora, u kojima detaljno opisuju opravdanost, razloge, finansijske implikacije i predlog izmene. Takođe, dostavljaju i saglasnost za izmenu ugovora, kojom jasno i nedvosmisleno potvrđuju da su saglasni sa izmenom koju predlažu.
Ukoliko druga ugovorna strana zahteva izmenu ugovora o javnoj nabavci, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci ovaj zahtev zajedno sa svojim mišljenjem i saglasnosti o potrebi i opravdanosti zahtevanih izmena, dostavlja Službi za javne nabavke.
Služba za javne nabavke proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, Služba za javne nabavke izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora, koje dostavlja na potpis ovlašćenom licu.
Služba za javne nabavke u roku od deset dana od dana donošenja odluku objavljuje na Portalu javnih nabavki.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku, o tome obaveštava drugu ugovornu stranu.
Ukoliko druga ugovorna strana ne otkloni greške u garantnom roku u skladu sa ugovorom, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama o tome obaveštava Služba za javne nabavke.
Služba za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja realizuje sredstvo obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku.
XV USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI
Naručilac će omogućiti kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki.
Program usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki sačiniće organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi javnih nabavki.
XVI NABAVKE DRUŠTVENIH I DRUGIH POSEBNIH USLUGA
Nabavke društvenih i drugih posebnih usluga sprovode se u skladu sa članom 75. Zakona i odredbama ovog pravilnika, koji se odnosi na primenu načela Zakona.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku grada Jagodine".
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o bližem uređivanju postupka javne nabavke ("Službeni glasnik grada Jagodine", broj 3/2017).
Samostalni član Pravilnika o izmenama
Pravilnika o bližem uređivanju postupka javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje, društvenih i drugih posebnih usluga u gradu Jagodini
("Sl. glasnik grada Jagodine", br. 20/2022)
Član 5
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku grada Jagodine", a primenjivaće se od 01.01.2023. godine.