REŠENJEO DAVANJU SAGLASNOSTI NA PRAVILNIK O UPRAVI PRAVOBRANILAŠTVA GRADA NIŠA("Sl. list grada Niša", br. 48/2023) |
I Daje se saglasnost na Pravilnik o upravi pravobranilaštva Grada Niša, koji je doneo Gradski pravobranilac, broj PGN-68/2022, februara 2023. godine.
II Rešenje i Pravilnik o upravi pravobranilaštva Grada Niša, broj PGN-68/2022, februara 2023. godine, objaviti u "Službenom listu Grada Niša".
II Rešenje dostaviti: Pravobranilaštvu Grada Niša.
* * *
Na osnovu člana 28 Odluke o pravobranilaštvu Grada Niša ("Službeni list Grada Niša", br. 102/2014), Gradski pravobranilac Pravobranilaštva Grada Niša donosi
PRAVILNIK
O UPRAVI PRAVOBRANILAŠTVA GRADA NIŠA
Pravilnikom o upravi pravobranilaštva Grada Niša (u daljem tekstu: pravilnik) se definišu procedure u unutrašnjoj organizaciji rada uprave pravobranilaštva, radi obezbeđenja urednog, blagovremenog i jednoobraznog obavljanja poslova u Pravobranilaštvu Grada Niša a u skladu sa Odlukom o pravobranilaštvu Grada Niša kojom se uređuje nadležnost i organizacija pravobranilaštva Grada Niša, radi pravne zaštite imovinskih prava i interesa Grada.
Odredbe akta/pravilnika kojima se bliže uređuje postupak evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja dokumentacione građe pravobranilaštva inkorporirane su u Pravilnik o upravi, kao i odredbe akta/pravilnika koje se odnose na evidentiranje, korišćenje, čuvanje i arhiviranje elektronskog dokumenta, koji je nastao u radu pravobranilaštva.
Ovim pravilnikom se uređuje odnos Pravobranilaštva Grada Niša (u daljem tekstu: Pravobranilaštvo) prema građanima i javnosti; obeležja pravobranilaštva; komunikacija i korespondencija uprave Pravobranilaštva Grada Niša sa organima grada; unutrašnje uređenje rada pravobranilaštva; prijem i način vođenja evidencije, raspodela predmeta i rukovanje predmetima, način evidentiranja, klasifikovanja i arhiviranja predmeta; način evidentiranja zaštite i korišćenje elektronskih dokumenata; sačinjavanje liste kategorija dokumentarnog materijala i postupak izlučivanja bezvrednog dokumentacionog materijala; vođenje arhivske knjige i postupanje sa arhivskim materijalom i druga pitanja od značaja za rad Pravobranilaštva.
O sprovođenju Pravilnika stara se Gradski pravobranilac, koji u vršenju nadzora nad primenom Pravilnika može zaposlenima dati bliža uputstva i objašnjenja.
2.1. SEDIŠTE, PEČAT, ELEKTRONSKA ADRESA PRAVOBRANILAŠTVA
Sedište Pravobranilaštva je u Nišu u ul. Vožda Karađorđa broj 16.
Na zgradi u kojoj je smešteno Pravobranilaštvo mora jasno biti istaknut naziv Pravobranilaštva, napisan velikim ćiriličnim slovima.
Pravobranilaštvo ima pečat koji sadrži grb Republike Srbije i naziv "Republika Srbija - Grad Niš - Pravobranilaštvo Grada Niša", na srpskom jeziku, napisan ćiriličkim pismom.
Adresa elektronske pošte za elektronski prijem podnesaka i elektronsku komunikaciju pravobranilaštva na jedinstvenoj informaciono-komunikacionoj mreži Grada Niša, je: pravobranilastvo@gu.ni.rs
U Pravobranilaštvu u službenoj upotrebi je srpski jezik i ćiriličko pismo.
Gradski pravobranilac i zamenici gradskog pravobranioca, pravobranilački punomoćnik i pravobranilački pripravnik u vršenju poslova iz nadležnosti Pravobranilaštva koriste službenu legitimaciju. Službena legitimacija upotrebljava se prilikom preduzimanja službenih radnji van prostorija pravobranilaštva i u druge svrhe se ne može koristiti.
Na spoljnoj strani korica službene legitimacije utisnut je grb Republike Srbije, kao i natpis "Republika Srbija - Grad Niš - Pravobranilaštvo Grada Niša" i naziv "Službena legitimacija". Na unutrašnjoj strani službene legitimacije postoji prostor dimenzija 3 x 3,5cm za fotografiju, mesto gde se upisuje ime i prezime, funkcija koju vrši, broj legitimacije, datum izdavanja, mesto za potpis Gradskog pravobranioca i pečat Pravobranilaštva Grada Niša.
Službenik Pravobranilaštva zadužen za poslove uprave pravobranilaštva vodi evidenciju o izdatim službenim legitimacijama. Evidencija sadrži: redni broj legitimacije, ime i prezime i položaj, odnosno zvanje lica koje je izdata legitimacija, datum i potpis lica koje je službenu legitimaciju primilo.
U slučaju da imalac izgubi službenu legitimaciju dužan je da odmah, a najkasnije u roku od tri dana o tome obavesti Gradskog pravobranioca.
Izgubljena službena legitimacija briše se iz evidencije o izdatim službenim legitimacijama i izdaje se nova.
Imaoc legitimacije kome prestane položaj ili radni odnos, odnosno promeni radno mesto, dužan je da službenu legitimaciju vrati gradskom pravobranilaštvu.
Nevažeće službene legitimacije, uništiće se, o čemu će se sačiniti službena beleška.
III GRADSKO PRAVOBRANILAŠTVO I DRŽAVNI I DRUGI ORGANI, GRAĐANI I JAVNOST
Rad Pravobranilaštva dostupan je javnosti, u granicama i na način određen zakonom.
U cilju što uspešnijeg izvršavanja svojih zadataka Pravobranilaštvo sarađuje sa organima lokalne samouprave i sa državnim organima, na način kojim se obezbeđuje kvalitetnije i efikasnije obavljanje poslova iz delokruga organa.
3.2. ODNOS SA SUBJEKTIMA KOJE PRAVOBRANILAŠTVO ZASTUPA
Po dobijanju predmeta u rad, zamenik ili pravobranilački pomoćnik (obrađivač predmeta) obaveštava gradske uprave i organe grada koje po zakonu zastupa a povodom čijih radnji i nadležnosti je nastao sporni pravni odnos i na čija se imovinska prava i interese taj predmet odnosi, o pravnim radnjama i pravnim sredstvima koje treba preduzeti. Ukoliko između predloga/stava obrađivača za preduzimanje potrebnih radnji i mišljenja zastupanog subjekta postoji neslaganje, zamenik će u roku od 3 dana uputiti zastupanom subjektu obrazloženo obaveštenje o odbijanju postupanja (u slučaju da se nalogom ili zahtevom zastupanog subjekta krši zakon ili ugrožavaju imovinska prava i interesi grada). Ukoliko zastupani subjekat insistira pri izdatom nalogu i nakon dobijanja obaveštenja, zamenik će postupiti potom nalogu ili zahtevu i o tome sačiniti službenu belešku.
Kada Pravobranilaštvo zatraži od organa grada, gradskih uprava, gradskih javnih preduzeća i ustanova i gradskih opština da dostave spise ili obaveštenja, odnosno da pruže podatke i objašnjenja potrebna za preduzimanje radnji za koje je pravobranilaštvo nadležno, u zahtevu će obrađivač odrediti rok u kojem je potrebno postupiti po tom zahtevu.
Ako organi i ostali pravni subjekti iz st.1 ovog člana ne dostave spise ili obaveštenja, odnosno ne pruže podatke i objašnjenja, ili ako to bez opravdanog razloga ne učine u roku određenom u zahtevu, zamenik će o tome informisati Pravobranioca Grada radi prosleđivanja obaveštenja o tom nepostupanju, Gradskom veću i Gradonačelniku.
3.3. PRUŽANJE OBAVEŠTENJA STRANKAMA
Stranke, njihovi punomoćnici i druge osobe koje dolaze u gradsko pravobranilaštvo, radi predaje određenih pismena, primaju se u pisarnici. Šef pisarnice može strankama i njihovim punomoćnicima davati obaveštenja samo na osnovu podataka iz upisnika a za pružanje drugih obaveštenja uputiće stranku da se obrati gradskom pravobraniocu, odnosno zameniku kod koga je predmet u radu. Prilikom davanja obaveštenja strankama, ne smeju se iznositi podaci koji bi štetili interesima stranaka u sporu.
3.4. PRUŽANJE OBAVEŠTENJA MEDIJIMA
Obaveštenja predstavnicima sredstava javnog informisanja o radu Pravobranilaštva i zapažanjima u vezi sa zaštitom imovinskih prava i interesa Grada, daje Pravobranilac ili zamenik koga on ovlasti, u dogovoru sa organima grada, vodeći računa o tačnosti podataka.
Prilikom informisanja javnosti preko medija, mora se voditi računa da se podaci saopštavaju u interesu javnosti rada Pravobranilaštva ali da se njima ne povređuje pravo na privatnost ili ugled suprotne strane u sudskom postupku, kao ni pravo na zaštitu podataka o ličnosti, niti da se iznose zaštićeni podaci.
Službenici ne smeju kopirati, menjati, prikazivati, objavljivati bilo koji elektronski ili štampani dokument iz spisa predmeta koji su u radu u pravobranilaštvu, niti za sopstvene potrebe, niti u cilju distribuiranja medijima.
Svi službenici u Pravobranilaštvu su dužni da čuvaju službenu tajnu za koju su saznali na radu ili u vezi sa radom u Pravobranilaštvu i da vode računa o zaštiti podatka o ličnosti, u slučajevima predviđenim zakonom.
Koji podaci predstavljaju službenu tajnu i oznaku stepena poverljivosti određuje Pravobranilac, s tim da se stepen tajnosti određen u drugom organu zadržava i u postupanju Pravobranilaštva.
Istim stepenom tajnosti kojim je označen određeni tajni podatak ("poverljivo" ili "strogo poverljivo"), označava se i omot spisa u kojem se tajni podatak čuva, prenosi ili arhivira. Zaposleni koji u radu koristi tajni podatak ili se upoznao sa njegovom sadržinom, dužan je da taj podatak čuva, čak i posle prestanka funkcije ili radnog odnosa.
Uvid u tajne podatke može imati samo Pravobranilac Grada i zamenik pravobranioca kao obrađivač predmeta. Izjavu za pristup tajnim podacima radi obrade predmeta daje zamenik pravobranioca. Dozvola za interni pristup tajnim podacima daje se i šefu pisarnice koji će u vezi sa tim obaviti kancelarijske poslove i voditi evidenciju o predmetima koji su obeleženi kao "poverljivo" i "strogo poverljivo", kao i evidenciju za pristup tajnim podacima.
3.6. PRISTUP INFORMACIJAMA OD JAVNOG ZNAČAJA
Ovlašćeno lice uprave pravobranilaštva, pruža informaciju od javnog značaja u skladu sa zakonom, na osnovu zahteva za pristup informacijama od javnog značaja, podnetog u pisanoj formi. Informacija od javnog značaja je svaka informacija nastala u radu ili u vezi sa radom pravobranilaštva kao organa javne vlasti a odnosi se na sve ono o čemu javnost ima opravdani interes da zna.
Uvid u spise aktivnog predmeta odobriće se samo ovlašćenom predstavniku subjekta koje pravobranilaštvo zastupa u postupku pred sudom ili u upravnom postupku.
Informacija se može dostaviti podnosiocu u formi obaveštenja na osnovu prikupljenih podataka od postupajućeg zamenika pravobranioca ili od Gradskog pravobranioca ili kao fotokopija dokumenta a može se tražiocu omogućiti uvid u dokument koji sadrži traženu informaciju.
Pravobranilaštva će učiniti dostupnom tražene informacije, osim onih za koje u zakonu postoji ograničenje ili isključenje slobode pristupa informacijama od j. značaja, kao i onih koje su već dostupne javnosti preko nosača informacije ili su već javno objavljene.
3.7. INFORMATOR O RADU PRAVOBRANILAŠTVA
Informator o radu pravobranilaštva kao skup podataka i informacija o radu pravobranilaštva, dostupan je građanima preko računarskih mreža. Informator o radu priprema se u skladu sa zakonom i objavljuje putem Jedinstvenog informacionog sistema informatora o radu.
Posredstvom nadležne službe resorne gradske uprave, na sajtu Grada Niša objavljuje se zvanična internet-prezentacija o radu pravobranilaštva.
Službenik koji je odgovoran za tačnost i dostupnost podataka i pravilnu izradu Informatora o radu pravobranilaštva, redovno ažurira podatke u Informatoru a na osnovu prethodne konsultacije sa Gradskim pravobraniocem kao rukovodiocem organa.
IV ORGANIZACIJA RADA U PRAVOBRANILAŠTVU
4.1. UPRAVLJANJE UPRAVOM PRAVOBRANILAŠTVA
Funkciju pravobranilaštva Grada Niša obavlja Gradski pravobranilac i zamenici Gradskog pravobranioca. Njihova dužnost je da svoju funkciju vrše zakonito, pravilno, blagovremeno i da štite čast i ugled svoje profesije.
Gradski pravobranilac predstavlja pravobranilaštvo. Kao rukovodilac organa uređuje organizaciju uprave pravobranilaštva.
Na zaposlene u Pravobranilaštvu u ostvarivanju prava i obaveza iz radnog odnosa primenjuju se odredbe zakona i drugih propisa koje se primenjuju na zaposlene u organima grada.
Gradski pravobranilac odlučuje o pravima i odgovornostima zaposlenih.
Izdaje u pismenoj formi opšta uputstva i naredbe za rad i postupanje zaposlenih u pravobranilaštvu radi blagovremenog i urednog izvršavanja poslova, u skladu sa zakonom.
4.2. POVERAVANJE OBAVLJANJA POJEDINIH POSLOVA UPRAVE I OVLAŠĆENJA ZAMENIKA GRADSKOG PRAVOBRANIOCA
Gradskog pravobranioca u slučaju odsutnosti ili sprečenosti zamenjuje zamenik određen godišnjim rasporedom poslova. Zamenik može preduzeti svaku radnju iz nadležnosti Gradskog pravobranilaštva, ukoliko nije u isključivoj nadležnosti gradskog pravobranioca.
Obavljanje pojedinih poslova uprave, gradski pravobranilac može poveriti i drugim zaposlenima u skladu sa Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i aktom o sistematizaciji radnih mesta u gradskom pravobranilaštvu i godišnjim rasporedom poslova.
Raspored prostorija u kojim je smešteno pravobranilaštvo određuje pravobranilac. Rasporedom se određuju prostorije gradskog Pravobranioca, zamenika pravobranioca i ostalih zaposlenih.
Plan rasporeda prostorija ističe se na vidnom mestu na ulazu u radni prostor pravobranilaštva.
Kancelarija Pravobranioca Grada Niša, označava se posebnim natpisom.
Član 22
Prilikom određivanja rasporeda prostorija imaće se u vidu da prostorije namenjene za rad na predmetima iste vrste budu međusobno povezane.
Za prijem podnesaka i pošiljki odrediće se, po pravilu, prostorije u neposrednoj blizini ulaza u službenu zgradu, odnosno u radni prostor Pravobranilaštva Grada Niša. Za smeštaj arhiviranih predmeta pravobranilaštva odrediće se poseban prostor. Prostorije arhive se zaključavaju.
Na vratima kancelarije gradskog pravobranioca, biće istaknuto ime, prezime i položaj, kao i na vratima zamenika pravobranioca. Na vratima prostorija u kojima rade obrađivači predmeta, biće istaknut natpis pravobranilačkih pomoćnika sa ličnim imenima, kao i imena ostalih zaposlenih u organizacionim jedinicama pravobranilaštva.
4.3. ZAŠTITA PEČATA I ŠTAMBILJA
Štambilji i pečati se drže tako da budi pristupačni samo onome ko njima rukuje. Po završetku radnog vremena, pečati i štambilji se drže zaključani u radnom stolu ili ormanu.
Šef pisarnice i službenik na poslovima uprave su odgovorni za čuvanje pečata i štambilja.
4.4. ZAPOSLENI U UPRAVI PRAVOBRANILAŠTVA
U pravobranilaštvu rade pravobranilački pomoćnici i pravobranilački pripravnici, kao i zaposleni koji obavljaju računovodstvene i administrativno-tehničke i druge prateće poslove značajne za rad pravobranilaštva.
Broj zaposlenih u pravobranilaštvu se određuje aktom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta koji predlaže Gradski pravobranilac a donosi ga Gradsko Veće.
Zaposleni, u granicama svojih ovlašćenja i dužnosti, dužni su da blagovremeno i pravilno izvršavaju poslove i zadatke koji su im povereni u skladu sa propisima i Pravilnikom o upravi i aktom o sistematizaciji radnih mesta, kao i poslove i zadatke neposredno određene od strane gradskog pravobranioca i zamenika pravobranioca.
Zaposleni su dužni da, vršeći poslove iz nadležnosti pravobranilaštva, štite ugled Pravobranilaštva i postupaju u skladu sa zakonom, savesno, nepristrasno, politički neutralno i bez diskriminacije po bilo kom osnovu.
Zaposleni u upravi su odgovorni za savesno i namensko korišćenje pokretnih stvari u javnoj svojini (oprema, kancelarijski materijal i inventar) koje koriste u obavljanju poslova.
4.5. GODIŠNJI RASPORED POSLOVA
Pravobranilac vrši raspored poslova i zadataka, za svaku kalendarsku godinu. Godišnji raspored se donosi u pisanoj formi i potpisuje ga gradski pravobranilac. Sa sadržinom godišnjeg rasporeda poslova, gradski pravobranilac upoznaje sve zamenike pravobranioca i zaposlene, najkasnije do početka kalendarske godine na koju se odnosi. Zamenici pravobranioca mogu da iznesu svoje sugestije u vezi godišnjeg rasporeda, kako bi se unapredio rad.
Godišnjim rasporedom poslova određuje se:
- način dodele predmeta u rad zamenicima pravobranioca;
- način dodele predmeta u rad pravobranilačkim pomoćnicima i pripravnicima;
- način dodele predmeta unutrašnjim organizacionim jedinicama i radnim grupama u kojima će pojedini zaposleni vršiti određene poslove;
- raspored zamenjivanja odsutnih službenika i zamenika.
Gradski pravobranilac može utvrđeni godišnji raspored poslova, u toku godine menjati zbog znatnijeg povećanja broja predmeta, duže odsutnosti zamenika ili zaposlenog i iz drugih opravdanih razloga, a u cilju efikasnijeg vršenja nadležnosti i obavljanja poslova uprave u Gradskom pravobranilaštvu.
Gradski pravobranilac može odstupiti od uobičajenog načina dodeljivanja predmeta, kada to opravdavaju razlozi opterećenosti ili sprečenosti pojedinih obrađivača.
O dodeli predmeta se vodi evidencija. Prilikom dodele predmeta vodi se računa da zamenici pravobranioca i pomoćnici dobiju u rad podjednak broj predmeta. Prilikom sačinjavanja rasporeda vodiće se računa da raspravama i drugim službenim radnjama prisustvuje lice kome je predmet dodeljen u rad.
Po ovlašćenju gradskog pravobranioca, dodelu predmeta u radnoj grupi za poslove izvršenja predmeta može vršiti zamenik koji je zadužen za tu pravnu oblast.
Plan godišnjih odmora utvrđuje gradski pravobranilac, vodeći računa da na poslu bude dovoljan broj zamenika i zaposlenih za rešavanje tekućih i hitnih predmeta.
4.6. KOLEGIJUM PRAVOBRANILAŠTVA
Po potrebi, radi usklađivanja rada i razmatranja pravnih i drugih složenijih pitanja, kao i za zauzimanje zajedničkog stava o jednoobraznom postupanju u istorodnim predmetima, održavaju se stručni sastanci kolegijuma.
Kolegijum Pravobranilaštva čine Gradski pravobranilac i zamenici Gradskog pravobranioca.
Sastanke saziva i njihovim radom rukovodi Pravobranilac. Sednici kolegijuma mogu da prisustvuju i pravobranilački pomoćnik i pripravnici, kao i drugi zaposleni.
Na kolegijumu mogu da se daju mišljenja o predlogu stručnog usavršavanja, kao i da se razmatraju pitanja od značaja za zaštitu i unapređenje profesionalnog integriteta nosilaca pravobranilačke funkcije.
4.7. STRUČNO USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH
Izdanja zakona i drugih propisa, stručne knjige i časopisi, službeni listovi i druge publikacije koji su pribavljeni za potrebe Pravobranilaštva, čine stručnu biblioteku Pravobranilaštva. Stručna biblioteka se čuva u prostorijama Pravobranilaštva u podesnim ormanima i njome rukuje zaposleni koji je za to određen rasporedom poslova.
O nabavci stručnih knjiga i časopisa i pretplati na službene listove, časopise i druge publikacije, odlučuje Pravobranilac, u okviru sredstava obezbeđenih budžetom Grada.
U cilju podizanja nivoa znanja i veština za obavljanje poslova u pravobranilaštvu, zaposleni imaju mogućnost da posredstvom informacionog sistema koriste obezbeđeni Paket usluga pravne baze, radi upoznavanja sa novim propisima, i aktuelnim izmenama propisa, kao i sa službenim mišljenjima i objavljenom sistematizovanom sudskom praksom. Zaposleni u pravobranilaštvu imaju mogućnost da koriste i štampana izdanja komentara različitih zakona.
Službenici imaju obavezu da se stručno usavršavaju i preko Programa obuke (seminari, predavanja, obuke, radionice) ili putem elektronskog učenja odnosno preko "vebinara" koje organizuju ovlašćeni akreditovani predavači.
Program obuke pravobranilačkog pripravnika i volontera utvrđuje gradski pravobranilac.
V UNUTRAŠNJA ORGANIZACIJA GRADSKOG PRAVOBRANILAŠTVA
5.1. POSLOVI UPRAVE PRAVOBRANILAŠTVA
U Gradskom pravobranilaštvu poslovi se obavljaju individualno, kroz unutrašnje organizacione jedinice, na osnovu godišnjeg rasporeda poslova.
U poslove uprave spadaju poslovi kojima se obezbeđuju uslovi za pravilan rad i poslovanje Pravobranilaštva. Unutrašnjom organizacijom rada uprave grupišu se istorodni poslovi u odnosu na vrstu administrativno-tehničkih, pravnih i finansijsko-ekonomskih poslova, koji se obavljaju u upravi Pravobranilaštva, kao i drugi poslovi u skladu sa zakonom.
Službenici pravobranilaštva obavljaju poslove uprave u skladu sa aktom o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta u pravobranilaštvu grada Niša a na osnovu prethodno utvrđenih kompetencija za rad službenika u jedinicama lokalne samouprave. U upravi se obavljaju:
- pravni poslovi uprave (priprema nacrta akata, vođenje potrebne evidencije za potrebe pravobranilaštva i skraćenog delovodnika, korespondencija sa drugim upravama i organima grada, staranje o stručnom osposobljavanju, čuvanje stručne biblioteke, trebovanje kancelarijskog materijala i inventara);
- finansijsko-ekonomski poslovi (finansijska analiza izvršnih predmeta, priprema predloga finansijskih planova, poslovi statistike za potrebe pravobranilaštva) i pružanje informacije od javnog značaja, ažuriranje Informatora o radu pravobranilaštva;
- poslovi pisarnice i arhive (prijem i formiranje predmeta, čuvanje upisnika i pomoćnih knjiga, poslovi arhiviranja, čuvanja i izdavanja spisa predmeta i elektronskog dokumenta, sačinjavanje liste kategorija arhivske građe i vođenje arhivske knjige);
5.2. ORGANIZACIONA JEDINICA ZA OBRADU IZVRŠNIH PREDMETA
Poslove praćenja izvršenja sudskih presuda, kao i izvršenja na osnovu verodostojnih isprava, odnosno pravne i administrativne poslove za obradu izvršnih predmeta i praćenje izmirenja potraživanja i dugovanja, sprovodi posebna organizaciona jedinica uprave pravobranilaštva.
Za obavljanje poslova u ovoj organizacionoj zaduženi su zaposleni: pravobranilački pomoćnik sa pravosudnim ispitom koji koordiniše radom grupe, pravobranilački pomoćnik bez pravosudnog ispita i zaposleni na administrativnim poslovima evidencije i arhiviranja predmeta.
Nadzor nad radom zaposlenih za obavljanje poslova u vezi izvršenja predmeta vrši zamenik pravobranioca kao neposredni rukovodilac, koga je odredio Gradski pravobranilac. Ovlašćeni zamenik daje uputstva za rad ovoj radnoj grupi, radi postizanja delotvornosti i jednoobraznosti u postupanju.
Zaposleni zaduženi za izvršne poslove, postupaju isključivo po izvršnim "I" predmetima. Određuje se službenik koji obavlja poslove izvršenja, da prisustvuje i ispražnjenju poslovnog prostora kojim gazduje Grad.
5.3 RUKOVOĐENJE ORGANIZACIONIM JEDINICAMA PRAVOBRANILAŠTVA
U aktu o sistematizaciji radnih mesta u pravobranilaštvu, može se shodno odredbama Zakona o pravobranilaštvu, sistematizovati radno mesto sekretara koji pomaže Gradskom pravobraniocu u vršenju poslova uprave u Pravobranilaštvu Grada. Radom uprave po ovlašćenju Gradskog pravobranioca može da koordiniše pravobranilački pomoćnik.
Nadzor nad radom uprave Pravobranilaštva vrši Pravobranilac ili zamenik koji zamenjuje pravobranioca u njegovom odsustvu sa ciljem unutrašnje kontrole delotvornosti i jednoobraznosti u postupanju i otklanja nepravilnosti i odugovlačenja u radu.
Neposredni rukovodilac pisarnice za prijem i arhiviranje predmeta je šef pisarnice.
Neposredni rukovodilac organizacione jedinice za obradu izvršnih predmeta je zamenik pravobranioca, određen godišnjim Rasporedom poslova.
VI AKTI PRAVOBRANILAŠTVA I RUKOVANJE PREDMETIMA
6.1. SADRŽINA I OBLIK AKTA PRAVOBRANILAŠTVA
Akte koje Pravobranilaštvo Grada Niša upućuje drugim organima, pravnim ili fizičkim licima, treba da sadrže zaglavlje u gornjem levom uglu.
Zaglavlje sadrži mali grb i naziv: "Republika Srbija, Grad Niš, Pravobranilaštvo Grada Niša" (sve ispisano velikim slovima), sedište organa, broj telefona, broj predmeta, datum.
Adresa organa ili pravnog lica kome se akt upućuje, sadrži njegov puni naziv i sedište. Adresa fizičkog lica kao primaoca, sadrži njegovo ime i prezime i mesto/adresu gde se akt šalje.
Ispod adrese stavlja se oznaka veze sa aktom primaoca (ukoliko je ta veza postojala). Na mestu gde se akt potpisuje, navodi se funkcija potpisnika akta, ispod toga njegovo ime i prezime i na tom mestu se overava pečatom Pravobranilaštva Grada Niša.
Ako se uz akt nalaze prilozi, na kraju akta sa leve strane se može kratko naznačiti o kojim prilozima se radi.
Pre overe pečatom, pisarnica sravnjuje pismeni otpravak akta sa njegovim izvornikom.
6.2. PRIJEM I POSTUPANJE SA PISMENIMA
Ako ovim pravilnikom nije drugačije određeno, na rad pisarnice shodno će se primenjivati propisi o kancelarijskom poslovanju.
Primanje svih podnesaka, spisa, telegrama, paketa i drugih pismena vrši se u prijemnoj kancelariji Pravobranilaštva.
Zaposleni određen za primanje pismena u Pravobranilaštvu potvrdiće prijem pismena stavljanjem potpisa i otiska prijemnog štambilja na kopiju pismena. Na svaki novi primerak primljenog pismena stavlja se otisak prijemnog štambilja sa datumom prijema pismena. Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, na prvu stranu u gornji desni deo pismena, a ako tu nema mesta, otisak se stavlja na pogodno mesto prve stranice.
Prijem pismena od suda i drugog organa i organizacije potvrđuje se stavljanjem čitkog datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili kopiji pismena čiji se original prima. Pored potpisa stavlja se i službeni pečat Pravobranilaštva.
Zaposleni koji prima pismena neposredno od stranke ne sme odbiti prijem pismena.
Ako pismeno sadrži formalni nedostatak zaposleni koji prima pismeno ukazaće stranci na nedostatak i objasniće kako da ga otkloni. Ako stranka i pored upozorenja, zahteva da se pismeno primi, radnik će ga primiti s tim što će na pismeno staviti zabelešku o upozorenju.
Ako Pravobranilaštvo nije nadležno za postupanje po pismenu, zaposleni koji prima pismeno upozoriće na to podnosioca i uputiće ga nadležnom organu.
Poštu primljenu u zatvorenim omotima otvara zaposleni određen za prijem pismena.
Poverljivu, kao i poštu sa naznakom "strogo poverljivo" otvara Pravobranilac ili zamenik koji ga zamenjuje.
Prilikom otvaranja pošte treba paziti da se ne oštete pismena, da se prilozi raznih pismena ne pomešaju, da neko pismeno i prilog ne ostane u omotu i da se proveri da se brojevi napisani kao prilog slažu sa brojevima primljenih pismena i dr.
Primljena pismena sređuju se prema oznaci odgovarajućeg upisnika i predaju u rad bez odlaganja.
Vraćene dostavnice i povratnice po kojoj je dostava izvršena ulažu se odmah u predmet.
Pravobranilaštvo vodi upisnike i knjige propisane ovim pravilnikom, a po potrebi može voditi i druge pomoćne knjige.
Upisnik se sastoji iz potrebnog broja tabaka propisanog obrasca koji su povezani u knjigu sa tvrdim koricama. Na koricu se stavlja oznaka upisnika i godina na koju se upisnik odnosi. Jedna knjiga upisnika može se koristiti za više godina, u kojem slučaju se na sredini prve strane lista kojim počinje nova godina, stavlja oznaka godine.
Upisnici se vode odvojeno za pojedine vrste predmeta, tako da se može iz upisnika utvrditi u kom je stadijumu postupak po određenom predmetu i gde se predmet nalazi.
Upisnike i druge pomoćne knjige vodi radnik određen rasporedom poslova.
Zavođenje pismena u upisnike vrši se hronološkim redom.
Upis se ne može brisati niti na drugi način poništiti. Ako je neki predmet pogrešno zaveden, precrtava se crvenom olovkom u vodoravnom redu celi upis kosom crtom od levog donjeg prema desnom gornjem uglu i u rubriku za primedbe stavlja se oznaka "pogrešan upis".
Predmet koji se zavodi iza pogrešno zavedenog predmeta dobija novi sledeći redni broj, a poništeni redni brojevi pri zaključivanju upisnika na kraju godine se odbijaju od poslednjeg rednog broja.
Ostali pogrešni upisi se popravljaju unošenjem tačnog upisa, s tim što se pogrešan upis precrtava tako da ostaje čitak.
Podaci koji su od značaja za rad pravobranilaštva upisuju se u upisnike, pomoćne knjige i druge evidencije, a ako postoji tehnički i drugi uslovi, ti podaci se evidentiraju elektronskim sredstvima.
Upisnike, pomoćne knjige i elektronski vođene upisnike vode zaposleni koji rade u pisarnici.
Pravobranilaštvo vodi upisnike po pravnim oblastima, odnosno po vrsti predmeta: "P" upisnik - za parnične predmete; "R" upisnik - za vanparnične predmete; "I" upisnik - za predmete izvršenja; "U" upisnik - za upravne predmete; "A" upisnik - za krivične predmete; "Pr" upisnik - za pravne poslove preventive; "M" upisnik - za pravna mišljenja; "PGN" upisnik (skraćeni delovodnik) - za poslove opšte uprave u Pravobranilaštvu; "Re" upisnik - u vezi predmeta iz restitucije; "RGZ" upisnik - u vezi promene upisa u katastru.
U upisnik "P" zavode se tužbe u parničnim stvarima, prigovori protiv platnog naloga i predmeti u kojima je sud odbio predlog za izdavanje platnog naloga.
U upisnik "R" zavode se predmeti u kojima sudovi odlučuju u vanparničnom postupku, predmeti po zamolnici druge jedinice lokalne samouprave za preduzimanje pravnih radnji pred sudom ili drugim nadležnim organom i predlozi za obezbeđenje dokaza.
U upisnik "I" zavode se predlozi za izvršenje, protivizvršenje i ostali predlozi po Zakonu o izvršenju i obezbeđenju.
U ovaj upisnik se zavode i predmeti stečaja, kao i rešenja doneta u izvršnom postupku povodom predloga drugih poverilaca koje je sud dostavio Pravobranilaštvu.
U upisnik "U" zavode se zahtevi za pokretanje upravnog postupka, tužbe kojima se pokreće upravni spor protiv upravnih akata kojima je rešavano o pravu ili obavezi u upravnoj stvari i drugi zahtevi u primeni ZUP-a i ZUS-a.
U upisnik "A" zavode se predmeti u kojima sud odlučuje u krivičnom postupku.
U upisnik "Pr" zavode se predmeti u vezi preduzetih mera i radnji Pravobranilaštva vezane za prevenciju u svim predmetima.
U upisnik "M" zavode se zahtevi gradskih uprava Grada Niša za davanje pravnog mišljenja prilikom zaključivanja ugovora u kojima je ugovorna strana Grad Niš i zahtevi radi pružanja pravnih saveta i druge stručne pomoći u vezi sa zaključivanjem imovinsko-pravnih ugovora.
U upisnik "PGN" koji se vodi kao skraćeni delovodnik, zavode se pismena koja se odnose na poslove uprave i organizacije rada Pravobranilaštva kao i druge organizacione poslove, kao i propisi koje donosi Pravobranilac, pozivi, opšta uputstva i raspisi.
U upisnik "PGN" se zavode pod rednim brojem odluke ovog organa koje dobijaju redni broj iz ovog upisnika u odnosu na datum kada su donete.
U upisnik "Re" zavode se predmeti po zahtevima stranaka za restituciju shodno Zakonu o vraćanju oduzete imovine i obeštećenju.
U upisnik "RGZ" zavode se predmeti (rešenja) Službe za katastar nepokretnosti koja su doneta u upravnom postupku upisa, prenosa i brisanja javne svojine ili promene prava korišćenja Grada na nepokretnostima, u javnim ispravama RGZ.
Pismeno kojim se osniva novi predmet zavodi se pod datumom kada je primljeno. Novi predmet dobija omot spisa, zavodi se u odgovarajući upisnik i daje mu se oznaka predmeta.
Oznaka predmeta se sastoji od skraćenog naziva upisnika, rednog broja i poslednja dva broja godine u kojoj je primljeno pismeno zavedeno u upisnik.
Ako se u toku postupka nastavi vođenje predmeta pod oznakom drugog upisnika ili se izmeni oznaka i broj predmeta istog upisnika, ranija oznaka na omotu se precrtava, a ispod nje stavlja nova.
Primljena i raspoređena pismena kojima se ne osniva novi predmet, nakon stavljanja oznake, ulažu se u predmete na koje se odnose. Pismena se ulažu u predmet i spajaju redom kojim su uvedene u popis spisa.
Sređeni predmeti predaju se u rad, a predaja predmeta i vraćanje predmeta evidentira se u upisniku u rubrici za primedbe.
Predmeti za koje je utvrđeno da se drže u pisarnici - u evidenciji do određenog roka, stavljaju se u rokovnik predmeta.
Predaja predmeta obrađivaču i vraćanje pisarnici evidentira se u rokovniku predmeta. Lice koje vodi rokovnik dužno je da 3 dana pre isteka roka predmet preda u rad obrađivaču. Ako je po predmetu stiglo kakvo pismeno pre isteka roka, predmet će se odmah predati u rad.
Posle sprovedenih radnji, obrađivač vraća predmet pisarnici i označava na omotu predmeta rok za evidenciju. Pisarnica sprovodi radnje po nalogu obrađivača koje su naznačene na omotu predmeta.
Predmete hitne prirode ili poverljive prirode, pisarnica je dužna odmah uneti u upisnik i predati u rad. Ovakvi predmeti se vidno označavaju sa oznakom "HITNO" ili oznakom tajnosti "POVERLJIVO".
Na hitnost ili postojanje roka, posebno će se upozoriti obrađivač kome se predmet predaje u rad.
Kad je predmet konačno rešen ispred rednog broja stavlja se crvena oznaka konačnog rešenja.
Predmet se smatra konačno rešenim kad je u Pravobranilaštvu preduzeta tražena pravna radnja, ako je predmet kod organa nadležnog za odlučivanje pravosnažno rešen ili kad je određen prekid postupka prema Zakonu o parničnom postupku.
Obrađivač predmeta u popis spisa koji se nalazi na unutrašnjim stranama omota, upisuje sve preduzete radnje i službene beleške.
Kada se u predmetu koji je u upisniku označen kao konačno rešen nastavi postupak povodom vanrednog pravnog leka ili posle prekida postupka, predmet će se voditi pod istim brojem.
6.8. PREVOĐENJE, ZDRUŽIVANJE I SPAJANJE PREDMETA
Kad se više predmeta spoje radi sprovođenja jedinstvenog postupka, rešenjem se označava zajednički redni broj pod kojim će biti spojeni predmeti. U rubrici za primedbe (pod rednim brojem zajedničkog predmeta) stavlja se zabeleška sa oznakom koji su predmeti spojeni. Spojeni predmet se vodi dalje pod oznakom zajedničkog predmeta.
Kad se neki predmet prilaže drugom predmetu, prilaganje će se zabeležiti običnom olovkom u rubrici za primedbe kod rednog broja predmeta koji se prilaže sa datumom prilaganja. Ovakva beleška stavlja se i u rubriku za primedbe upisnika pod rednim brojem predmeta kojem je drugi predmet priložen.
6.9. POSTUPANJE SA UPISNICIMA NA KRAJU GODINE
Upisnici se zaključuju na kraju godine. Zaključivanje se vrši tako što se iza poslednjeg upisanog rednog broja stavlja konstatacija koja sadrži sledeće podatke: dan, mesec i godina zaključenja, redni broj poslednjeg upisa, broj pogrešnih upisa, broj tačnog upisa, broj rešenih predmeta i broj nerešenih predmeta. Ovu konstataciju potpisuje radnik koji vodi upisnik.
Predmeti koji su na kraju godine ostali nerešeni prenose se u sledeću godinu tako što se na prvoj strani upisnika navode samo redni brojevi tih predmeta. Svi upisi koji se odnose na te predmete vrše se i dalje u ranijem upisniku. Kad se takav predmet reši u tekućoj godini, u ranijem upisniku stavlja se kod rednog broja znak konačnog rešenja, a na prvoj strani novog upisnika crvenom olovkom precrtava se redni broj rešenog predmeta.
Ako se pojedini predmeti konačno ne reše u godini u kojoj su zavedeni ni u narednoj godini, prevode se sa svim potrebnim upisima u tekuću godinu, pre novih predmeta. Prevedeni predmeti zadržavaju raniju oznaku, ali dobijaju hronološkim redom nove brojeve.
U primedbi upisnika prevedenog predmeta upisuje se da je predmet preveden u novi upisnik sa novim rednim brojem a kod rednog broja predmeta stavlja se znak konačnog rešenja.
Ispod poslednjeg prevedenog predmeta u novom upisniku povlači se crvenom olovkom vodoravna crta iza koje se zavode pismena primljena u tekućoj godini, nastavljajući redni broj u tom upisniku.
Pored upisnika u Pravobranilaštvu se vodi i knjiga ekspedicione pošte u koji se zavodi pošta koja se otprema iz Pravobranilaštva.
Otpremanje pismena radi dostavljanja vrši zaposleni određen rasporedom poslova "ekspeditor". Dužan je da prilikom otpreme (ekspedicije) pošiljke proveri da li je u svakom predmetu obrađenom za otpremu postupljeno po dostavnoj naredbi, da li su pošiljke adresovane, da li sadrže sve potrebne priloge i da li primerci otpravka potpisani.
Pismena preuzeta za otpremanje, po pravilu, otpremaju se istog dana. Sve pošiljke koje se otpremaju preko pošte razvrstavaju se u dve grupe: obične i preporučene, s tim da se redom upisuju u dostavnu knjigu za poštu.
Na primerku pismena koji ostaje u Pravobranilaštvu konstatuje se otpremanje stavljanjem pečata, štambilja "ekspedovano" i upisuje se datum otpreme i potpisuje "ekspeditor".
Pisarnica pravobranilaštva vodi i pomoćnu knjigu "PD" - "Pogrešna dostava" u koju se upisuju podnesci koji su propustom pošiljaoca ili dostavljača ekspedovani pravobranilaštvu. O pogrešnoj dostavi se radi kada predmetni podnesak nije naslovljen na Gradsko pravobranilaštvo.
Kada se prilikom prijema pošte, u pisarnici evidentira pogrešna dostava koja je prosleđena pravobranilaštvu kao nenadležnom organu, upisuje se u skraćeni delovodnik podatke o pošiljaocu pismenog, datum prijema i datum otpremanja natrag pošiljaocu. Pismeno koje nije naslovljeno na pravobranilaštvo Grada Niša se vraća dostavljaču i konstatuje u pomoćnoj knjizi da je podnesak vraćen pošiljaocu.
U slučaju kada je pošiljka primljena u pisarnici jer je u koverti navedena adresa pravobranilaštva ali prilikom otvaranja koverte se konstatuje da pismeno nije naslovljeno na pravobranilaštvo Grada Niša, evidentira se u pomoćnoj "PD" knjizi, da se radi o pogrešnoj dostavi i unosi datum prijema i datum otpremanja. Rukovodilac pisarnice pogrešno prosleđeno pismeno uz prateći akt upućuje/vraća pošiljaocu.
7.1. POSTUPANJE SA OKONČANIM PREDMETIMA
Svršeni predmeti u tekućoj i prethodnoj godini, idu u priručnu arhivu i drže se u zasebnom ormanu u prijemnoj kancelariji, sređeni po oznakama upisnika i rednim brojevima predmeta.
Na kraju tekuće godine predmeti iz priručne arhive kojima je protekao rok od dve godine prenose se na dalje čuvanje za arhivu pravobranilaštva sa upisnicima i drugim pomoćnim knjigama, ako nisu potrebni za tekući rad.
Pravosnažno rešeni predmeti stavljaju se u arhivu i čuvaju kao svršeni, u posebnoj prostoriji. Stavljanje predmeta u arhivu pravobranilaštva vrši se na osnovu pismene naredbe obrađivača predmeta, Pravobranioca i njegovih zamenika.
Predmetima stavljenim u arhivu rukuje zaposleni određen rasporedom poslova.
Za arhivu pravobranilaštva određuju se posebne prostorije koje svojim smeštajnim kapacitetom mogu obuhvatiti sve arhivirane predmete pravobranilaštva. Prostorije u kojima je smeštena arhiva se zaključavaju. Ključem arhive pravobranilaštva rukuje arhivar i šef pisarnice.
U prostoriji za arhivu, svršeni predmeti se sređuju po vrsti predmeta (parnični, vanparnični, izvršni) i po rednim brojevima u posebne fascikle. Na omote stavljaju se skraćene oznake i godina predmeta i redni brojevi predmeta.
Upis podataka u arhivsku knjigu vrši ovlašćeni službenik za poslove arhive u pravobranilaštvu.
U slučaju preseljenja arhive, pribavlja se mišljenje nadležnog organa koji vrši nadzor nad primenom odredbi Zakona o arhivskoj građi.
Dokumentarni materijal se evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira.
Pravobranilaštvo kao stvaralac i imalac čuva dokumentarni materijal u odgovarajućem prostoru i sa odgovarajućom opremom za smeštaj i zaštitu dokumentacionog materijala.
Akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao i primerak akta o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata dostavlja se nadležnom javnom arhivu.
8.2. ČUVANJE DOKUMENATA U ELEKTRONSKOJ FORMI
Dokumentacioni materijal se trajno čuva i u elektronskom obliku. Preko nadležne-resorne gradske uprave se vrši prebacivanje na nove nosače u el. obliku, u propisanom formatu. U slučaju digitalizacije dokumenata, pribavlja se mišljenje nadležnog organa koji vrši nadzor nad primenom odredbi Zakona o arhivskoj građi.
Elektronska dokumenta se arhiviraju u informacionom sistemu Gradske uprave Grada Niša, tako da je osigurano dugotrajno čuvanje elektronske arhivske građe, njeno održavanje, migriranje podataka na nove nosače u propisanim formatima, sve do predaje elektronske arhivske građe nadležnom arhivu, u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa i utvrđenim rokovima čuvanja. To podrazumeva dostupnost izvorno čuvanog elektronskog dokumenta i svih dodatnih podataka, kao i održavanje poverenja u integritet i autentičnost svih podataka tokom perioda čuvanja podataka.
8.3. LISTA KATEGORIJA I ROKOVI ČUVANJA
U skladu sa odredbama zakona koje regulišu arhivsku građu, Gradski pravobranilac na kolegijumu u dogovoru sa zamenicima pravobranioca, donosi odluku o rokovima čuvanja dokumentacionog materijala. Uprava pravobranilaštva sačinjava Listu kategorija dokumentacionog materijala koji je nastao radom pravobranilaštva od osnivanja do dana stupanja liste na pravnu snagu, kao i dokumentacionog materijala koji će ubuduće nastati, sa rokovima čuvanja.
Lista kategorija sa rokovima čuvanja predstavlja sastavni deo Pravilnika o upravi pravobranilaštva.
Izmene i dopune Liste vrše se na isti način kao i u postupku za njeno donošenje.
Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, dostavlja se nadležnom istorijskom arhivu radi dobijanja saglasnosti.
Ovlašćeni službenik organizacione jedinice pravobranilaštva za prijem i arhiviranje predmeta pravobranilaštva, vodi Arhivsku knjigu na propisanom obrascu i u obavezi je da u skladu sa zakonom, do 3.aprila tekuće godine dostavi nadležnom organu arhivsku knjigu.
Za potrebe Istorijskog arhiva Grada Niša vrši se prepis iz arhivske knjige.
Arhivska građa se predaje nadležnoj javnoj arhivi pod uslovima i rokovima predviđenim zakonom.
Rukovodilac organizacione jedinice pravobranilaštva za prijem i arhiviranje predmeta, po potrebi staviće na uvid potrebnu dokumentaciju za vršenje stručnog nadzora od strane ovlašćenog lica javnog arhiva, u pogledu klasifikovanja, čuvanja, odabiranja i zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.
U slučaju promena koje su od značaja za arhivsku građu, rukovodilac organizacione jedinice pravobranilaštva za prijem i arhiviranje predmeta obaveštava nadležni arhiv o nastaloj promeni, najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
8.4 ODABIRANJE I UNIŠTENJE BEZVREDNOG MATERIJALA
Ovlašćeni službenik Pisarnice za prijem i arhiviranje predmeta pravobranilaštva obavlja poslove odabiranja bezvrednog dokumentacionog materijala kome je istekao rok čuvanja, radi njegovog fizičkog izdvajanja iz arhive, u cilju uništenja.
Za bezvredni dokumentacioni materijal kome je istekao rok čuvanja, sačinjava se Lista za uništenje materijala koji se ne čuva trajno.
Izlučivanje dokumentacionog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi a kome je istekao rok čuvanja, vrši se komisijski (po vrsti, hronologiji i količini) po pribavljenom odobrenju za uništenje tog materijala, u pismenoj formi (rešenju) nadležnog javnog arhiva.
IX DOKUMENTI U ELEKTRONSKOJ FORMI
9.1. ELEKTRONSKA KORESPODENCIJA
U skladu sa zakonom i propisima, korespondencija između organa javne vlasti obavlja se i putem elektronske pošte. Pravobranilaštvo kao deo organizacione strukture Grada Niša koristi jedinstvenu informaciono-komunikacionu mrežu za čije uspostavljanje i održavanje je nadležna služba resorne gradske uprave.
Svi zaposleni u pravobranilaštvu dužni da savesno rukuju sa informatičkom opremom koja podržava informacioni sistem i ne smeju da dekodiraju, zaustave, rastave ili na neki drugi način umanje formu ili bilo koji deo informacionog sistema.
Održavanje i popravku računarske opreme isključivo vrše ovlašćena lica resorne gradske uprave, preko koje se vrši i zamena, odnosno nabavka nove računarske opreme.
Pravobranilaštvo razmenjuje podatke sa drugim državnim organima, radi preduzimanja pravnih radnji iz svoje nadležnosti. Pravobranilaštvo ukoliko postoji tehnička mogućnost, preuzima podatke iz registra i evidencija drugih organa javne vlasti iz službenih evidencija koje su obavezi da vode, u elektronskom obliku bez dodatnih provera u skladu sa zakonom.
Po posebnom ovlašćenju pravobranioca određuje se zaposleni u upravi pravobranilaštva, koje pribavlja podatke od nadležnih organa za potrebe vođenja sudskih postupaka. Jedinstveni nalog za pristup e- upravi obezbeđuje nadležna služba resorne gradske uprave za pristup elektronskoj razmeni podataka.
9.3. PRIJEM I EVIDENTIRANJE DOKUMENATA U ELEKTRONSKOJ FORMI
Pravobranilaštvo prima podneske koji su upućeni na elektronsku adresu ovog organa putem informaciono-komunikacione mreže. Ovako primljeni podnesci se evidentiraju u pisarnici i stavlja se zabeleška o danu prijema na oštampanom podnesku primljenom elektronskim putem, sa oštampanim obraćanjem podnosioca putem mail-a i ulažu u predmet na koji se odnose.
Na zahtev pošiljaoca, šalje se potvrda o prijemu el. podneska pošiljaocu. Potvrdu o prijemu dokumenta preko informaciono- komunikacione mreže, izdaje ovlašćeni službenik pisarnice pravobranilaštva.
Kada se stranka putem mail-a obrati Pravobranilaštvu sa predlogom za mirno rešavanje spora, predlogom za dobrovoljno ispunjenje dugovanja u više rata, zahtevom za preventivno reagovanje ili zahtevom za dostavu informacija od javnog značaja i dr., pravobranilaštvo podnosiocu zahteva takođe u elektronskoj formi dostavlja odgovor, s tim da se fotokopija prepiske ulaže u spise predmeta na koji se e-korespondencija odnosi.
Baza podataka u pravobranilaštvu pored prijemnih knjiga i arhivske knjige, ima i elektronsku evidenciju primljenih i arhiviranih predmeta. Novoprimljeni inicijalni akti i podnesci se mogu skenirati radi uvođenja u elektronsku bazu podataka i dokumentacije.
Elektronska baza podataka sadrži više evidencija po e-upisnicima, koji su jednoobrazni sa upisnicima u papirnoj formi. Upisnici u elektronskom obliku označavaju se istim slovnim ili brojčanim oznakama kao i upisnici koji se vode u obliku knjige.
Pristup internet aplikaciji prilagođenoj za pisarnicu pravobranilaštva, radi upisa i popunjavanja baze sa podacima o formiranim i arhiviranim predmetima po upisnicima, kao i menjanje podataka, imaju zaposleni u pisarnici a shodno zaduženjima svakog pojedinačnog zaposlenog u pisarnici. Pristup elektronskoj evidenciji pisarnice i unos podataka moguć je samo na osnovu autentifikacije, odnosno korisničkog naloga.
9.5. KORIŠĆENJE DOKUMENATA U ELEKTRONSKOJ FORMI
Zaposlenima je omogućen rad u informacionom sistemu, shodno opisu posla i njihovim zaduženjima. Pristup informacionom sistemu je moguć uz prethodnu autentifikaciju koja podrazumeva upotrebu korisničkog imena i odgovarajuće lozinke korisnika.
U radu se može koristiti i kopirani elektronski dokument. Kopijom izvornog dokumenta se smatra odštampana spoljna forma elektronskog dokumenta, kao i elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta, čija forma nije elektronska.
Dokument koji je digitalizovan kao i odštampani primerak elektronskog dokumenta imaju istu dokaznu snagu kao originalni dokumenti, uz ispunjenje zakonskih uslova.
Za prebacivanje dokumentacije na nove nosače u el. obliku u propisanom formatu je ovlašćena služba resorne gradske uprave.
9.6. ZAŠTITA ELEKTRONSKE BAZE PODATAKA
Informacioni sistem i elektronska komunikacija mora da ispunjava standarde informacione bezbednosti. Za izradu akta o bezbednosti informacionog sistema, kao i pripremu procedure za pouzdano elektronsko čuvanje i arhiviranje dokumentarnog materijala u elektronskom obliku za potrebe organa Grada, ovlašćena je resorna gradska uprava, koja dodeljuje svakom pojedinačnom zaposlenom u pravobranilaštvu nivo pristupa informacionom sistemu.
Informacije o korisničkim imenima i lozinkama korisnika smatraju se strogo poverljivim i nije dozvoljena razmena lozinki između zaposlenih, niti otkrivanje lozinki trećim licima.
Radi zaštite pristupa informacionom sistemu, ovlašćenje za unos podataka u elektronsku bazu prilikom formiranja novih predmeta, kao i elektronsko praćenje kretanja predmeta, unošenje dodatnih informacija i arhiviranje predmeta, imaju službenici pisarnice kao neposredni korisnici, uz nadzor neposrednog rukovodioca pisarnice za prijem i arhiviranje predmeta.
Zaposleni su dužni da bez odlaganja prijave neposrednom rukovodiocu, svaki kvar ili problem elektronske i informatičke prirode, kao i svako neovlašćeno otkrivanje, neovlašćeni pristup, izmenu, gubitak ili uništenje podatka. Zaposleni koga je ovlastio pravobranilac, obaveštava o incidentu nadležnu službu resorne gradske uprave, radi preduzimanja mera za sprečavanje gubitka podataka i obezbeđivanja uspostavljanja ponovne raspoloživosti podataka i pristupa informacionom sistemu.
Zaposleni su dužni da se prilikom pristupa i rada unutar informacionog sistema, uzdržavaju od svake radnje koja može negativno da utiče na pravilno i neprekidno funkcionisanje informacionog sistema, kao i na raspoloživost za upotrebu informacionog sistema i od strane drugih zaposlenih. Zaposleni ne smeju preduzimati bilo koje radnje čija je namena da replikuje, uništi ili da na bilo koji drugi način ometa funkcionisanje informacionih sistema pravobranilaštva.
Danom stupanja ovog pravilnika na snagu, prestaje da važi Pravilnik o upravi pravobranilaštva JP 62/2015 od 26.07.2015. god.
Po dobijanju saglasnosti Skupštine Grada Niša, ovaj pravilnik objaviti u "Službenom listu Grada Niša".
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana po objavljivanju u "Službenom listu Grada Niša".
Na osnovu člana 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Službeni glasnik RS", br. 6/2020) i člana 27. Odluke o pravobranilaštvu Grada Niša ("Službeni list Grada Niša", br. 102/2014), Gradski pravobranilac Pravobranilaštva Grada Niša donosi
LISTU KATEGORIJA DOKUMENTARNOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA
Član 1
Pravobranilaštvo Grada Niša utvrđuje sledeće kategorije dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja:
Redni broj |
Kategorija dokumentarnog materijala |
Rok čuvanja |
Klasifikaciona oznaka (opciono - ovu kolonu popunjavaju samo stvaraoci koji koriste klasifikacione oznake) |
|
I Pravilnici i drugi opšti akti |
|
|
1 |
Pravilnik o sistematizaciji radnih mesta i Kadrovski plan |
TRAJNO |
|
2 |
Pravilnik o upravi pravobranilaštva |
TRAJNO |
|
3 |
Pravilnik o načinu evidentiranja i arhiviranja |
TRAJNO |
|
4 |
Pravilnik i lista kategorija registratorskog materijala sa rokovima za čuvanje |
TRAJNO |
|
5 |
Pravilnik o bližim uslovima za sprovođenje kontinuirane edukacije za zaposlene u Pravobranilaštvu Grada Niša |
TRAJNO |
|
6 |
Pravilnik o finansijskom upravljanju i kontroli u Pravobranilaštvu Grada Niša |
TRAJNO |
|
|
II Pravni i opšti poslovi |
|
|
1 |
Personalni dosijei zaposlenih |
TRAJNO |
|
2 |
Predlog i rešenja o postavljanju zamenika pravobranioca i gradskog pravobranioca |
TRAJNO |
|
3 |
Dokumentacija u vezi sprovođenja konkursa za slobodna radna mesta |
3 godine |
|
4 |
Prigovori i žalbe na rešenja o raspoređivanju na radna mesta |
3 godine |
|
5 |
Rešenja iz radnog odnosa, molbe i rešenja za korišćenje godišnjeg odmora i plaćenog/neplaćenog odsustva i ostale personalne evidencije (potvrde, uverenja) |
3 godine |
|
6 |
Zahtev i karton deponovanih potpisa ovlašćenih lica |
TRAJNO |
|
7 |
Zapisnici o primopredaji dužnosti |
5 godina |
|
8 |
Ugovori o delu, o autorskom honoraru i drugi obligac. pravni ugovori |
10 godina |
|
9 |
Punomoćja i ovlašćenja i ostale pomoćne evidencije |
3 godine |
|
10 |
Ostale personalne evidencije (evidencije radnog vremena, izostanci, zakašnjenja, bolovanja itd.) |
3 godine |
|
11 |
Razne kopije potvrda i uverenja i rešenja i ostala dokumentacija iz ove oblasti |
3 godine |
|
|
III Kancelarijsko poslovanje |
|
|
1 |
Arhivska knjiga |
TRAJNO |
|
2 |
Svi upisnici i registri, delovodnici (obični, skraćeni) |
TRAJNO |
|
3 |
Interna dostavna knjiga za poštu, knjiga ekspedovane pošte |
10 godina |
|
4 |
Dokumenta o odabiranju arhivske građe i uništavanju bezvrednog dokumentarnog materijala |
TRAJNO |
|
5 |
Predmeti iz upisnika uprave pravobranilaštva "PGN" za koji se vodi skraćeni delovodnik a koji nisu označeni za čuvanje duže od 5 godina |
3 godine |
|
6 |
Liste kategorija registratorskog materijala |
TRAJNO |
|
7 |
Zapisnik o izlučivanju registratorskog materijala |
TRAJNO |
|
8 |
Rešenja o određivanju plana arhivskih oznaka za arhiviranje svršenih predmeta |
TRAJNO |
|
|
IV Programi rada, izveštaji i analize |
|
|
1 |
Godišnji izveštaj o radu pravobranilaštva |
5 godina |
|
2 |
Ostali izveštaji, analize i informacije u vezi sa predmetima i radom pravobranilaštva |
5 godina |
|
3 |
Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti nadležnih organa, kao i akti u vezi inspekcijskog nadzora |
TRAJNO |
|
4 |
Predlog finansijskog plana za izradu budžeta |
10 godina |
|
5 |
Predlog rebalansa budžeta |
10 godina |
|
6 |
Izveštaj o izvršenju budžeta |
10 godina |
|
|
V Osnovna delatnost |
|
|
1 |
"P" PARNIČNI PREDMETI |
|
|
1.1 |
Predmeti po tužbama za naknadu štete usled ujeda pasa, mačaka; pada na javnoj površini; povrede od pada grana; štete na vozilima usled poplave i sl. |
10 godina |
|
1.2 |
Predmeti po tužbama za utvrđivanje svojine na zemljištu |
TRAJNO |
|
1.3 |
Predmeti FOZ - po tužbama za isplatu novčane naknade zbog faktičkog oduzimanja zemljišta |
TRAJNO |
|
1.4 |
Radni sporovi |
10 godina |
|
2 |
"I" IZVRŠNI PREDMETI |
|
|
2.1 |
Predmeti po izvršnim zahtevima za ispražnjenje posl. prostora |
3 godine |
|
2.2 |
Predmeti po izvršnim zahtevima za predaju nepokretnosti |
3 godine |
|
2.3 |
Predmeti po izvršnim zahtevima za novčane činidbe |
10 godina |
|
2.4 |
Predmeti u kojima je obustavljen postupak izvršenja |
10 godina |
|
3 |
"R" VANPARNIČNI PREDMETI |
|
|
3.1 |
Predmeti po zahtevu za utvrđivanje naknade za eksproprijaciju |
TRAJNO |
|
3.2 |
Akta doneta u upravnom postupku - RGZ rešenja |
TRAJNO |
|
3.3 |
Raspisi, obaveštenja |
3 godine |
|
4 |
"U" UPRAVNI PREDMETI |
|
|
4.1 |
Upravni sporovi |
10 godina |
|
4.2 |
Akta doneta u upravnom postupku Utvrđivanje javnog interesa, administrativni prenos |
TRAJNO |
|
5 |
"A" KRIVIČNI PREDMETI |
|
|
5.1 |
Prijave - predistražni postupak |
5 godina |
|
5.2 |
Predmeti u kojima je podnet odštetni zahtev |
10 godina |
|
5.3 |
Presuđeni predmeti povodom privatne tužbe za izvršeno krivično delo |
10 godina |
|
5.4 |
Predmeti pokrenuti po prijavi pravobranilaštva |
10 godina |
|
5.5 |
Presuđeni predmeti pokrenuti po prijavi za zloupotrebu službenog položaja |
10 godina |
|
6 |
"Pr" PREVENTIVA |
|
|
6.1 |
Predmeti za mirno rešavanje spora |
3 godine |
|
6.2 |
Predmeti po zahtevima za postupanje |
3 godine |
|
6.3 |
Predmeti - nenadležnost |
3 godine |
|
6.4 |
Predmeti rešavani pred komisijom za mirno rešavanje sporova |
5 godina |
|
7 |
"Re" RESTITUCIJA |
|
|
7.1 |
Rešenja Agencije za restituciju |
10 godina |
|
7.2 |
Postupci po žalbi |
5 godina |
|
8 |
"M" MIŠLJENJA |
|
|
8.1 |
Mišljenja |
TRAJNO |
|
8.2 |
Obaveštenja po zahtevu za pružanje mišljenja |
3 godine |
|
8.3 |
Ostala obaveštenja |
2 godine |
|
Član 2
Ova lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja primenjivaće se na arhivsku građu i dokumentarni materijal nastao radom pravobranilaštva, od osnivanja do dana stupanja ove liste na snagu, kao i na dokumentarni materijal koji će ubuduće nastajati.
Član 3
Izmene i dopune Liste vrše se na isti način kao pri postupku za njeno donošenje.
Član 4
Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja stupa na snagu kada se na nju dobije saglasnost od strane Arhiva Srbije.