PRAVILNIKO NAČINU EVIDENTIRANJA, KLASIFIKOVANJA, ARHIVIRANJA I ČUVANJA ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA U GRADSKOJ UPRAVI GRADA PROKUPLJA("Sl. list grada Prokuplja", br. 34/2023) |
Ovim pravilnikom utvrđuje se način evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala u Gradskoj upravi grada Prokuplja (u daljem tekstu: Gradska uprava).
Kancelarijsko poslovanje obuhvata:
- primanje, pregledanje i raspoređivanje pošte, primljene neposrednom predajom, preko pošte,
- evidentiranje akata i predmeta i dostavljanje istih u rad,
- administrativno-tehničko obrađivanje akata i predmeta,
- primanje i otpremanje pošte,
- arhiviranje, korišćenje i čuvanje predmeta,
- odabiranje arhivske građe i izlučivnje bezvrednog dokumentarnog materijala,
- predaja arhivske građe nadležnom arhivu.
Sva akta, dopisi, prilozi i ostala dokumenta mogu biti u papirnom i elektronskom obliku.
Način evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata uređuje se posebnim opštim aktom Gradske uprave o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
U okviru klasičnog kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju sledeće značenje:
- Akt/Dokument/Službeni dopis je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjava, menja, prekida ili završava neki službeni postupak, a koji sadrži sledeće delove, bez obzira da li je nastao u pisanom ili elektronskom obliku: pun naziv i adresu pošiljaoca, broj i datum, naziv i punu adresu primaoca, kratak sadržaj predmeta, veza vaš - naš broj, tekst akta, prilog, potpis ovlašćenog lica i otisak službenog pečata;
- Prilog je pisani stav (dokument, tabla, grafikon, crtež) koji se prilaže uz službeni dopis radi dopunjavanja, objašnjavanja ili dokazivanja sadržine službenog dopisa;
- Predmet je skup službenih dopisa i priloga koji se odnose na isto pitanje i čine celinu;
- Dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice;
- Folder/Fascikla je skup više predmeta ili dokumenata koji se odnose na istu materiju, aktivnost, događaj ili na isto pravno ili fizičko lice i može biti u papirnom ili elektronskom obliku;
- Pisarnica/Prijemna kancelarija je organizaciona jedinica ili radno mesto gde se vrše sledeći poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i združivanje službenih dopisa, dostavljanje dopisa unutrašnjim organizacionim jedinicama, otpremanje pošte, razvođenje, kao i njihovo stavljanje u arhivu i čuvanje;
- Dokumentarni materijal čine spisi, fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, knjige i kartoteka o evidenciji tih zapisa, zapisi u elektronskom obliku i dokumenta, kao i mikrofilmovi o njima primljeni i nastali u radu registrature dok su od značaja za tekući rad, nastao delovanjem i radom stvaraoca, dok se iz njega ne odabere arhivska građa. Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenta ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta bez obzira na formu i format beleženja kao i propisane evidencije o njemu;
- Arhivska građa je sav izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani, fotografisani, mikrofilmovani, skenirani ili digitalizovani elektronski zapis nastao izvorno u elektronskom obliku ili na drugi način zabeleženi) dokumentarni materijal nastao u toku rada stvaraoca koji je od značaja za istoriju, kulturu, umetnost, nauku i prosvetu i druge društvene oblasti bez obzira na to kada i gde su nastali i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van nje;
- Arhivski fond čine svi arhivski predmeti koji su nastali poslovanjem Gradske uprave;
- Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal;
- Registraturska jedinica je registrator, fascikla, kutija, svežanj, omot u koji se odlaže dokumentarni materijal i arhivska građa;
- Bezvredni dokumentarni materijal čine delovi dokumentarnog materijala koji su izgubili operativnu vrednost za tekući rad odnosno kojima je istekao zakonski rok čuvanja, a nemaju svojstvo arhivske građe;
- Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala je postupak kojim se arhivska građa odabira iz dokumentarnog materijala uz uništavanje onih delova dokumentarnog materijala kojima je prestala važnost za tekući rad a koji nemaju svojstvo arhivske građe;
- Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja je poseban akt kojim se određuju vrste arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Lista sadrži popis svih kategorija dokumentarnog materijala nastalog u radu Gradske uprave i njihove rokove čuvanja. Na osnovu Liste obavlja se postupak odabiranja arhivske građe kao i postupak izlučivanja bezvrednog dokumentarnog materijala. Kategorije kod kojih je rok čuvanja trajno, čuvaju se do predaje nadležnom arhivu;
- Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca. Arhivska knjiga sadrži popis (inventarni pregled) celokupnog dokumentarnog materijala nastalog u radu registrature kao i onog dokumentarnog materijala koji se po bilo kom osnovu nalazi kod stvaraoca. Arhivska knjiga može se voditi u papirnom ili elektronskom obliku;
- Arhiviranje je procedura odlaganja obrađenih i završenih predmeta u odgovarajuće arhivske jedinice (registratore, fascikle, kutije, svežnjeve, omote i dr) prema hronološkom redu ili utvrđenoj klasifikaciji i njihova predaja u arhivu pisarnice i arhivski depo;
- Arhivski depo je posebna prostorija, u kojima se čuva dokumentarni materijal i arhivska građa odložena ad akta.
II PRIMANJE, PREGLEDANJE,OTVARANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE
Prijem pošte (akata, podnesaka, paketa, novčanih pisama, telegrama i dr.) obavlja se putem poštanske službe, elektronskom poštom, ličnom dostavom putem kurira ili na zahtev stranke.
Pošta se prima u toku trajanja radnog vremena, u pisarnici Gradske uprave.
Poštu prima zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici ili zaposleni koji ga zamenjuje.
Poštu od poštanske službe preuzimaju zaposleni koji imaju punomoć za prijem pošte za tekuću godinu.
Običnu ili preporučenu poštu primljenu u zatvorenim kovertima otvara zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici ili zaposleni koji ga zamenjuje.
Pošiljke u vezi sa raspisanim licitacijama, konkursima, javnim nabavkama i sl. otvara određena komisija. Zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici dužan je da na koverat stavi otisak prijemnog štambilja sa evidentiranim datumom prijema i vreme prijema.
U slučaju kada je datum prijema akta od značaja za ispunjavanje određenog vremenskog roka, zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici dužan je da uz sam akt priloži i koverat u kojem je isti dostavljen.
Pošta koja je adresirana na druge organe, javna preduzeća, ustanove ili druga lica zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici ne otvara već ih na najpogodniji način šalje adresatu ili vraća pošti.
Pošiljke na kojima je označeno da predstavljaju državnu, vojnu ili službenu tajnu evidentiraju se u posebne evidencije. Ovu pošiljku otvara načelnik Gradske uprave.
Pri otvaranju koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina, da se prilozi akata ne pomešaju, izgube i slično.
Ako su koverte pošiljki ili omoti paketa, koji su neposredno predati pisarnici oštećeni i postoji sumnja o neovlašćenom otvaranju, pre otvaranja o tome treba sačiniti zapisnik u prisustvu dva zaposlena i konstatovati vrstu i obim oštećenja i da li nešto nedostaje u primljenoj pošiljci.
Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregradka, zaposleni koji ima punomoć za podizanje pošte ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost ili je u pitanju preporučena pošiljka, a utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju radnik pisarnice mora zahtevati od odgovornog radnika pošte da se stanje i sadržina pošiljke komisijski utvrdi i da preda pošti podnesak u vezi sa naknadom štete, a posle toga će preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu.
Na svaku primljenu pošiljku koja će biti zavedena u osnovnu evidenciju ili druge knjige evidencije, zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici utiskuje prijemni štambilj i potom je raspoređuje.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se po pravilu u gornji desni ugao prve strane, ako tu nema mesta otisak prijemnog štambilja stavlja se na drugo pogodno mesto, vodeći računa računa da tekst podneska ostane potpuno čitak i razumljiv.
Ako na prednjoj strani nema dovoljno mesta otisak prijemnog štambilja stavlja se na poleđini akta u gornji levi ugao, a ako su strane akta u celini popunjene tekstom otisak se stavlja na komad čiste hartije koji se pričvršćuje za akt.
Zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici kada neposredno prima poštu od strane dostavljača (kurira), dužno je da potvrdi prijem pošiljke stavljajući otisak prijemnog štambilja, datum i čitak potpis u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili na kopiji akata čiji se original prima. Pored potpisa stavlja i službeni pečat.
Ukoliko akt ili podnesak koji se neposredno predaje zaposleni raspoređen na radno mesto u pisarnici, sadrži formalne nedostatke (nije potpisan, nema priloge navedene uz tekst, nema podataka o podnosiocu i sl.), ovlašćeni zaposleni u pisarnici ukazaće stranci na te nedostatke i objasniti kako da se oni otklone. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se akt primi ovlašćeni zaposleni u pisarnici će ga primiti, s tim da će na njemu sačiniti službenu zabelešku o upozorenju.
U otisak prijemnog štambilja upisuju se sledeći podaci:
1. U rubriku "primljeno" - datum prijema akta
2. U rubriku "organizaciona jedinica" - oznaka unutrašnje organizacione jedinice
3. U rubriku "broj" - broj osnovne evidencije
4. U rubriku "prilog" - ukupan broj primljenih priloga
5. U rubriku "vrednosti" - ukupan iznos neponištenih taksenih maraka prilepljenih na akt ili priloženih uz akt ili ukupan iznos novca.
Ako se prilog sastoji od više listova treba naznačiti i broj listova takvog priloga.
Koverat koji se prilaže uz akt, priloženi tekstovi, marke i sl. ne smatraju se prilozima.
Ostale oznake na aktima (npr. veza brojeva i sl.) beleže se pored otiska prijemnog štambilja.
Primljenu poštu raspoređuje ovlašćeni zaposlen koji otvara i pregleda poštu.
Raspoređivanje akata se vrši na organe i organizacione jedinice istog dana kad je pošta primljena prema unapred određenim oznakama za organe i organizacione jedinice.
Oznake za organe su u vidu rimskih brojeva, a oznake za organizacione jedinice su u vidu dvocifrenih arapskih brojeva.
Rešenje o oznakama organa i organizacionih jedinica u njihovom sastavu donosi načelnik gradske uprave krajem tekuće godine za narednu godinu.
III EVIDENTIRANJE I DOSTAVLJANJE U RAD PREDMETA
U okviru kancelarijskog poslovanja vode se osnovne (u obliku AOP tj. automatske obrade podataka u kancelarijskom poslovanju) i pomoćne evidencije (knjiga primljene pošte, interna dostavna knjiga, dostavna knjiga za mesto, dostavna knjiga za poštu i drugo.
Osnovu automatske obade podataka u kancelarijskom poslovanju čini vođenje osnovne evidencije o predmetima u obliku kartoteke.
Osnovu automatske obrade podataka kancelarijskog poslovanja čini vođenje osnovne evidencije o predmetima u obliku kartoteke.
Za automatsku obradu podataka u kancelarijskom poslovanju glavni meni informacionog podsistema sadrži sledeće opcije:
1) formiranje i održavanje datoteka,
2) rad sa strankama,
3) izrada dnevnih izveštaja,
4) periodični izveštaji,
5) dinamika primljenih i arhiviranih predmeta,
6) statistička obrada podataka.
U okviru formiranja i održavanja datoteka neophodno je formiranje, održavanje i korišćenje pomoćnih datoteka informacionog podsistema sledeće sadržine:
1) organi - šifre i nazivi organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica;
2) klase - jedinstvena klasifikacija predmeta po materiji sa klasifikacionim znacima i sadržinom;
3) predmeti - svi podaci za upravne predmete;
4) istorijat - kretanje predmeta i faze rešavanja;
5) žalbe - organi nadležni za rešavanje žalbi.
Nakon prijema podnesaka stranke evidentiranje predmeta se vrši putem terminala.
U datoteku se unose podaci o stranci i vrsti i sadržini predmeta, izuzev rednog broja koji se po pojedinim klasifikacionim znacima automatski dodeljuju.
Evidentiranje odnosno obeležavanje predmeta vrši se po vrsti predmeta, i to kao:
1) C - "crveni predmet" - obeležavaju se prvostepeni upravni predmeti u kojima se postupak pokreće po zahtevu stranke,
2) Ž - "žuti predmet" - obeležavaju se prvostepeni upravni predmeti u kojima se postupak pokreće po službenoj dužnosti,
3) O - "beli predmeti" - vanupravni.
Datoteka se pretražuje na terminalu prema prezimenima i imenima stranaka, odnosno prema klasifikacionim znacima pod kojim se predmet vodi.
Nakon evidentiranja predmeta automatski se štampa prva strana omota spisa, potvrda o prijemu podneska i opšta uplatnica za plaćanje propisane administrativne takse.
Putem terminala vrši se stalno ažuriranje svih podataka neophodnih za praćenje kretanja i način rešavanja upravnih predmeta. Evidentiraju se sve promene kod svakog predmeta u pogledu vrste predmeta.
Na kraju radnog dana treba odštampati sadržinu svih evidentiranih predmeta za taj dan i odložiti u poseban dosije koji služi kao paralelna evidencija u slučaju eventualnog uništenja podataka memorisanih u odgovarajućim uređajima.
Kao dnevni izveštaji izrađuju se:
1) izveštaj o kretanju predmeta upravnog postupka pojedinog organa državne uprave odnosno organizacione jedinice (može se birati da li se žele crveni predmeti, žuti predmeti) svrstati u grupe - rešeni odnosno nerešeni predmeti;
2) izveštaj o kretanju vanupravnih predmeta po pojedinim organima (beli predmeti)svrstani u grupe - rešeni, nerešeni;
3) rekapitulacija o kretanju predmeta upravnog postupka svih organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica (svega rešeno - nerešeno po vrstama predmeta i klasifikacionim znacima);
4) rekapitulacija o kretanju stvarnih i običnih ličnih predmeta svih organa državne uprave odnosno organizacionih jedinica.
U okviru periodičnih izveštaja štampaju se analitički pregledi "od datuma do datuma" koji obuhvataju sve rešene i nerešene predmete po organima državne uprave, odnosno organizacionim jedinicama i vrstama predmeta (upravni i ostali), sa zbirom predmeta po klasifikacionim znacima i zbirom za pojedine organe državne uprave odnosno organizacionu jedinicu.
U okviru dinamike prijema i arhiviranja predmeta dobijaju se operativni izveštaji za dnevno praćenje stanja rešavanja arhiviranja upravnih i ostalih predmeta.
Izveštaji su sledeći:
1) pregled nerešenih upravnih predmeta kod odabranih organizacionih jedinica, odnosno organa državne uprave sa stanjem na dan unetog datuma (predmeti čiji su rokovi rešavanja istekli sa datim datumom);
2) pregled predmeta koji su rešeni u jednom naznačenom vremenskom periodu povrsti predmeta i organu državne uprave odnosno organizacionoj jedinici;
3) grafički prikaz ukupno primljenih i arhiviranih predmeta po mesecima za tekuću godinu za odabrani organ državne uprave odnosno organizacionu jedinicu;
4) ekranski prikaz stanja rešavanja predmeta za odabrani organ državne uprave odnosno organizacionu jedinicu (broj predmeta prenetih iz ranijih godina, broj predmeta.
U okviru statističke obrade podataka izrađuju se godišnji izveštaji o radu na rešavanju upravnih predmeta po odgovarajućim upravnim oblastima, u skladu sa propisima iz ove oblasti.
Na kraju kalendarske godine štampa se analitički izveštaj o svim nerešenim predmetima sa svim podacima i automatski se svi podaci prenose u datoteku kao početno stanje predmeta za rešavanje u narednoj kalendarskoj godini.
Rešavanje prenetih predmeta iz ranijih godina vrši se uvek pod novim brojem uz obezbeđenje veze sa brojem iz ranijih i kasnijih godina.
Na kraju kalendarske godine štampaju se analitičke kartice sa podacima svih evidentiranih predmeta u toku jedne godine. Ove analitičke kartice se povezuju u posebnu knjigu koja služi za trajnu dokumentaciju
Ako dođe do eventualnog kvara terminala preko koga se vrši evidentiranje predmeta u toku radnog vremena sa strankama, nastaviće se sa prijemom podnesaka i izdaće se potvrda o prijemu podneska stranci. Evidentiranje će se izvršiti odmah po nastanka rada terminala i naknadno stranci dostaviti nova potvrda o prijemu podneska.
Primljeni i raspoređeni akti i podnesci zavode se u osnovnu evidenciju istog dana i pod istim datumom pod kojim su primljeni.
Telegrami i akti sa određenim rokovima ili akti po kojima se ima hitno postupati treba pre ostalih akata zavesti u osnovnu evidenciju i odmah ih dostaviti u rad organu ili organizacionoj jedinici.
Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga primljeni akti ne mogu zavesti istog dana kad su primljeni, zavešće se najkasnije sledećeg radnog dana, pre zavođenja nove pošte i to pod datumom kad su primljeni.
Dostavljanje akata u rad vrši se preko interne dostavne knjige.
Dostavljanje računa u rad vrši se preko "knjige računa" koja istovremeno predstavlja osnovnu evidenciju te vrste akata.
Dostavljanje pošte upućene na ličnost vrši se preko interne dostavne knjige uz potpis primaoca.
Službeni listovi, časopisi i druge publikacije dostavljaju se preko kartona za dostavu službene štampe.
Svaki službeni dopis treba da sadrži sledeće delove:
- zaglavlje, u gornjem levom uglu (naziv i sedište, broj, datum, puna adresa);
- adresa primaoca (pun naziv odnosno porodično ime i sedište primaoca);
- sa leve strane ispod adrese primaoca stavlja se oznaka "Predmet" ispod koje, radi lakšeg združivanja, se upisuje broj i datum primljenog akta na koji se odgovara, ili broj i datum ranije otpremljenog akta i sl;
- tekst koji mora biti jasan, sažet i čitak, otkucan na računaru;
- ispod teksta ovlašćeno lice potpisuje službeni dopis i uz potpis se stavlja otisak službenog pečata;
- ispod teksta sa leve strane navode se prilozi koji se dostavljaju uz službeni dopis.
Službeni dopis piše se u najmanje dva primerka, od kojih se jedan šalje primaocu, a drugi se zadržava u arhivi pisarnice.
IV OTPREMANJE I RAZVOĐENJE POŠTE
Svi rešeni predmeti koje treba otpremiti ili staviti u arhivu, vraćaju se u prijemnu kancelariju putem interne dostavne knjige.
Na omotu akta koji se dostavlja za arhiviranje, obrađivači pored oznake "a/a" upisuje rok čuvanja predmeta koji je predviđen za tu vrstu predmeta iz Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, popisuje spisa koja se nalaze u predmetu i potpisuje se.
Zaposleni prilikom primanja predmeta, proverava da li je obrađivač dostavio kompletan predmet u štampanom obliku, kao i formalnu ispravnost službenog dopisa i na eventualne nedostatke ukazuje obrađivaču i vraća mu predmet na dopunu.
U arhivu se ne smeju staviti predmeti u kojima nije obrađena spoljni i unutrašnji deo omota spisa, a kod upravnih predmeta ako nema odgovarajućeg akta kojim se upravni postupak okončava i dokaz o dostavljanju odgovarajućeg upravnog akta stranci.
Predmeti se razvode na sledeći način:
- a/a - sa oznakom roka čuvanja predmeta ako je rad po predmetu potpuno završen i treba ga staviti u arhivu.
- "R" (što znači rok) i datum do kada se očekuje da se po traženju postupi ili kada predmet treba ponovo uzeti u rad.
- Ako se vrši razvođenje akata koji je izvorno rešen, treba staviti oznaku "Izvorno" a zatim datum tačan naziv i sedište organa kome je predmet otpremljen.
Datumi i oznake razvođenja upisuju se hronološkim redom u odgovarajuću rubriku Interno dostavne knjige o kretanju spisa.
Predmeti za koje je određeno da se u pisarnici drže do određenog roka stavljaju se u rokovnik predmeta.
Rokovnik predmeta sastoji se od fascikala u koje se stavljaju predmeti prema datumu roka iz tekućeg i narednih meseci, složeni po brojevima delovodnika odnosno po klasifikacionim oznakama.
Otpremanje pošte vrši zaposleni raspoređen na poslovima ekspedicije pošte i to putem poštanske službe, ili ličnom dostavom putem kurira, faksom ili elektronskim putem (e-mail) u zavisnosti od načina na koji je primljena, po pravilu istog dana kada je pošta primljena - treba je otpremiti.
Sva kovertirana pošta koja se otprema putem poštanske službe obavezno se upisuje u dostavnu knjigu za poštu. Dostavna knjiga za poštu služi kao dokaz o izvršenoj otpremi i kao evidencija o poštanskim troškovima. Predmeti koji se otpremaju u mestu ličnom dostavom putem kurira, obavezno se upisuju u dostavnu knjigu za mesto.
Sva pošta preuzeta u toku dana do 12 časova mora se otpremiti istog dana. Pošta preuzeta posle 12 časova, ako nije označeno "Hitna dostava", otpremiće se narednog dana.
Više službenih akata, odnosno predmeta za jednog primaoca pakuje se u jedan koverat. Ako se jedan od tih službenih akata šalje preporučeno, u zajednički koverat se stavlja i službeni akt koji bi inače trebao biti otpremljen kao obična pošiljka.
Koverat u kome se otpremaju službena akta treba da sadrži u gornjem levom uglu prve strane: tačan naziv i adresu pošiljaoca i oznaku svih akata koji se nalaze u koverti.
Ako se na istu adresu istovremeno otpremi više akata ili neki drugi materijal, koji ne mogu d stanu u koverat, treba ih upakovati i otpremiti po važećim poštanskim propisima.
Vrednosna pošiljka, sudska akta i poverljiva prepiska otprema se uvek preporučenom pošiljkom.
Otpremanje hitne pošte u mesto primaoca može se vršiti preko kurira i putem dostavne knjige za mesto.
U dostavnu knjigu za poštu upisuju se sve pošiljke, koje se otpremaju poštom. Dostavna knjiga služi kao evidencija o završenoj otpremi, kao i predaji novca na ime poštanskih troškova.
V ARHIVIRANJE I ČUVANJE DOKUMENTARNOG MATERIJALA
Svi rešeni predmeti moraju biti odloženi u odgovarajuće arhivske jedinice (registrator, knjiga, fascikla, arhivska kutija, svežanj, omot i dr.). Na spoljnim omotima arhivskih jedinica ispisuje se: pun naziv Gradske uprave, godina nastanka i vrsta dokumentarnog materijala, evidencioni brojevi predmeta i redni broj pod kojim je arhivska jedinica upisana u Arhivsku knjigu.
Dokumentarni materijal čuva se prema rokovima utvrđenim u Listi kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
U pisarnici, odnosno u radnim prostorijama, završeni predmeti se mogu držati najviše godinu dana od dana zavođenja. Posle tog roka se smeštaju u arhivski depo, odloženi po godinama i poretku iz arhivske knjige, u odgovarajućim drvenim ili metalnim stalažama - policama. Predmetima stavljenim u arhivski depo rukuje zaposleni-arhivar.
Arhivirani predmeti u papirnom obliku čuvaju se u podesnim prostorijama određenim za arhivski depo.
Prostorije arhivskog depoa treba da budu snabdevene odgovarajućim (po mogućnosti metalnim) policama ili ormanima, protivpožarnim aparatima i da su obezbeđene od nestajanja, vlage, drugih oštećenja ili neovlašćenog uvida u registraturski materijala i arhivsku građu.
Sav dokumentarni materijal nastao u radu Gradske uprave kao i dokumentarni materijal i arhivska građa koji se po bilo kom osnovu nađe u prostorijama iste upisuje se u Arhivsku knjigu, koja služi kao opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog materijala.
Arhivska knjiga se može voditi u papirnom i elektronskom obliku.
Evidentiranje se vrši za svaku poslovnu godinu od 01.01.do 31.12. tekuće godine.
Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na sledeći način:
1) prva rubrika "Redni broj" - u ovu rubriku upisuju se od broja jedan nadalje brojevi dokumentarnog materijala iste vrste (iste klasifikacione oznake) nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Dokumentarne jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim se materijal određene vrste vodi u arhivskoj knjizi;
2) druga rubrika "Datum upisa" - upisuje se dan, mesec i godina upisa dokumentarnog materijala. Dokumentarni materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do kraja aprila naredne godine;
3) treća rubrika "Godina nastanka" - upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je dokumentarni materijal nastao. Za dokumentarni materijal koji obuhvata podatke iz više godina, upisuje se početna i završna godina, odnosno raspon godina (na primer: matična knjiga za period 1960-1964);
4) četvrta rubrika "Sadržaj" - upisuje se kratka sadržina dokumentarnog materijala;
5) peta rubrika "Klasifikaciona oznaka" - upisuje se klasifikaciona oznaka dokumentarnog materijala;
6) šesta rubrika "Rok čuvanja iz Liste kategorija" - upisuje se rok čuvanja dokumentarnog materijala iz usvojene Liste kategorija;
7) sedma rubrika "Broj saglasnosti na Listu kategorija" - upisuje se broj saglasnosti nadležnog arhiva na usvojenu Listu kategorija;
8) osma rubrika "Količina dokumentarnog materijala" - upisuje se ukupan broj jedinica (fascikla, kutija, registrator) istovrsnog dokumentarnog materijala, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe upisuje se format i memorijski kapacitet za svaki unos posebno;
9) deveta rubrika "Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom" - upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten dokumentarni materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala upisuje se vrsta uređaja za skladištenje podataka sa lokacijom gde se nalazi;
10) deseta rubrika "Broj i datum zapisnika" - upisuje se broj i datum davanja saglasnosti od strane nadležnog arhiva za izdvajanje radi uništenja dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;
11) jedanaesta rubrika "Primedba" - upisuju se podaci u vezi sa izdvajanjem ili predajom arhivske građe nadležnom javnom arhivu, odnosno dodatne informacije od značaja za pretragu i pristup podacima.
Arhivska knjiga se ne zaključuje, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva.
Prepis arhivske knjige može biti izvod iz računara/fotokopija obrasca arhivske knjige za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, dostavlja se nadležnom arhivu, do kraja aprila meseca tekuće godine.
Prepis arhivske knjige za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, dostavlja se nadležnom arhivu do kraja aprila meseca tekuće za prethodnu kalendarsku godinu.
U arhivskom depou čuva se dokumentarni materijal i arhivska građa, u sređenom i bezbednom stanju, do uništenja prema Listi kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja ili do predaje nadležnom arhivu. Arhivski depo u kojem se čuva arhivska građa i dokumentarni materijal mora biti snabdeven dovoljnom količinom arhivskih polica za smeštaj dokumentacije, protivpožarnim aparatom i da je obezbeđen od nestajanja, vlage i drugih oštećenja.
Arhivskom građom i dokumentarnim materijalom u arhivskom depou rukuje, čuva, stručno je održava i preduzima sve potrebne mere u cilju zaštite arhivske građe zaposlen u Gradskoj upravi raspoređen na radno mesto arhivar.
Predmet iz arhive, se izdaje po potrebi na privremeno korišćenje samo uz revers, koji se popunjava u 3 primerka. Jedan primerak reversa se čuva na mestu odakle je uzet predmet, drugi u posebnoj fascikli radnika arhive, a treći dobija korisnik predmeta.
Revers sadrži: broj predmeta i klasifikacionu oznaku, datum uzimanja i potpis radnika koji predmet uzima.
Predmet uzet na revers može se zadržati najviše do 60 dana.
VII ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE BEZVREDNOG DOKUMENTARNOG MATERIJALA
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala vrši se na osnovu Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala vrši se svake godine za dokumentarni materijal čiji su rokovi čuvanja istekli.
Lista kategorija sadrži redni broj, naziv kategorije dokumentarnog materijala i rok čuvanja.
Ukoliko se tokom godine jave nove vrste dokumenata, vrši se izmena i dopuna postojeće Liste.
Za rad na Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja određuju se ovlašćeno lice u Gradskoj upravi.
Listu usvaja načelnik Gradske uprave, potom se usvojena Lista dostavlja nadležnom arhivu u dva originalna primerka. Lista se primenjuje po dobijenoj saglasnosti u pisanoj formi od strane arhiva.
Za trajno čuvanje određuju se kategorije materijala koje sadrže podatke od značaja za rad Gradske uprave i zaposlenih u njemu, kao i podatke koji odražavaju suštinu rada Gradske uprave. Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je izvorno nastala.
Za dokumentarni materijal koji nije ocenjen kao arhivska građa, rokovi čuvanja se određuju zavisno od potreba Gradske uprave za korišćenje u praktične svrhe, kao i u skladu sa posebnim zakonskim propisima. Izvorni oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja tek nakon digitalizacije i ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenta.
Za postupak odabiranja arhivske građe i izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala kome je rok čuvanja istekao, odluku donosi načelnik Gradske uprave.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala obavlja se na osnovu Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala obavlja se isključivo iz sređenog i u arhivskoj knjizi evidentiranog dokumentarnog materijala. Izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala obavlja se svake godine za dokumentarni materijal čiji su rokovi čuvanja istekli.
Za poslove na odabiranju arhivske građe, izradu popisa bezvrednog dokumentarnog materijala kome su rokovi čuvanja istekli i izlučivanju bezvrednog dokumentarnog materija, načelnik Gradske uprave formira komisiju i ona broji najmanje 3 člana.
Popis bezvrednog dokumentarnog materijala sastavlja Komisija i dostavlja nadležnom arhivu u dva primerka i sadrži: redni broj, broj iz arhivske knjige, godinu nastanka materijala (raspon godine), vrstu predmeta, količini, rok čuvanja i primedbu, broj iz liste kategorija, potpise članova komisije.
Popis je sastavni deo Zapisnika o izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala.
Nakon dobijene saglasnosti nadležnog arhiva, pristupa se uništavanju dokumentarnog materijala, pri čemu je stvaralac dužan da preduzme neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi.
VIII PREDAJA ARHIVSKE GRAĐE NADLEŽNOM ARHIVU
Arhivska građa se o predaje nadležnom arhivu, nakon trideset godina od njenog nastanka ili po prestanku rada stvaraoca.
U saglasnosti sa nadležnim arhivom, rok iz stava 1. ovog člana u izuzetnim slučajevima se može skratiti ili produžiti.
Gradska uprava kao stvaralac arhivske građe dužno je da arhivsku građu preda u originalu, sređenu, označenu, popisanu, neoštećenu ili sa saniranim oštećenjima, tehnički opremljenu. O primopredaji arhivske građe sačinjava se Zapisnik čiji je sastavni deo Popis arhivske građe koja se predaje nadležnom arhivu.
Gradska uprava je dužna da obaveštava nadležni arhiv o svim pravnim i fizičkim promenama nastalim u vezi sa arhivskom građom i registraturskim materijalom, zatim o eventualnim statusnim promenama organizacije i promeni: naziva, adrese, delatnosti, osnivača i dr.
Gradska uprava i svi zaposleni su dužni da sa izuzetnom pažnjom čuvaju i održavaju arhivsku građu i dokumentarni materijal u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, ovim Pravilnikom i stručnim uputstvima nadležnog arhiva.
Ovaj pravilnik stupa na snagu u roku od osam dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Prokuplja" i objaviće se na internet stranici grada Prokuplja.
Sve izmene i dopune Pravilnika izvršiće se po istom postupku po kome je i donet.
Redakcija je zadržala numeraciju odeljaka kako je objavljena u "Sl. listu grada Prokuplja", br. 34/2023.