UPUTSTVO ZA PRIMENU ZAKONA O SLOBODNOM PRISTUPU INFORMACIJA OD JAVNOG ZNAČAJA ("Sl. list grada Prokuplja", br. 38/2023)

1. Uvodne odredbe

1.1. Ovo Uputstvo za primenu Zakona o slobodnom pristupu informacija od javnog značaja namenjeno je svim zaposlenima u Gradskoj upravi grada Prokuplja (u daljem tekstu: Gradska uprava), sa ciljem da rešenja iz Zakona slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja (daljem tekstu: Zakon) učini razumljivim i jasnim kako bi se primena samog zakona nesmetano odvijala, omogućavajući na taj način transparentnost i kontrolu rada Gradske uprave od strane građana što je, uostalom, i sama svrha ovog Zakona.

1.2. Svi pojmovi koji su u Uputstvu upotrebljeni u gramatičkom muškom rodu podrazumevaju prirodni muški i ženski rod lica na koje se odnose.

1.3. Uputstvo posebno apeluje na rukovodioce organizacionih jedinica da u svrhu omogućavanja interesa javnosti da zna, objavljuju i time javnosti učine dostupnim sve informacije o radu organizacione jedinice koje se, u skladu sa odredbama Zakona, smatraju informacijama od javnog značaja (tzv. proaktivni pristup Zakonu o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja). Na taj način, postupanje po predmetnom zakonu biće olakšano i na dug rok smanjiće broj podnetih zahteva za slobodan pristup informacijama od javnog značaja.

1.4. Uputstvo se objavljuje u Službenom listu grada Prokuplja, na zvaničnoj internet prezentaciji grada Prokuplja i na oglasnoj tabli Gradske uprave.

1.5. Načelnik Gradske uprave je dužan da obezbedi da svi zaposleni budu upoznati sa sadržinom ovog Uputstva.

2. Pojam informacije od javnog značaja

2.1. Prema Zakonu (član 2. stav 1), informacija od javnog značaja jeste informacija kojom raspolaže organ javne vlasti, nastala u radu ili u vezi sa radom organa javne vlasti, sadržana u određenom dokumentu, a odnosi se na sve ono o čemu javnost ima opravdan interes da zna.

2.2. U skladu s navedenim, informacija od javnog značaja sadrži u sebi dva osnovna elementa: - radi se o informaciji kojom raspolaže organ javne vlasti, u konkretnom slučaju Gradska uprava grada Prokuplja, i - radi se o informaciji za koju javnost ima opravdani interes da zna.

2.3. Opravdani interes javnosti da zna postoji uvek kada se radi o informacijama kojima raspolaže Gradska uprava, a tiču se ugrožavanja, odnosno zaštite zdravlja stanovništva i životne sredine. Ako se radi o drugim informacijama kojima raspolaže Gradska uprava, smatra se da postoji opravdani interes javnosti da zna osim ako Gradska uprava ne dokaže suprotno. Konkretno, tražilac informacije ne treba da dokazuje da ima interes da zna za određenu informaciju, niti da dokazuje da je njegov interes opravdan. Takođe, Gradska uprava ne sme od tražioca da zahteva navođenje razloga za podnošenje zahteva.

3. Pravo na pristup informacijama od javnog značaja

3.1. Prava iz Zakona pripadaju svima pod jednakim uslovima, bez obzira na državljanstvo, prebivalište, boravište, odnosno sedište, ili lično svojstvo kao što su rasa, veroispovest, nacionalna i etnička pripadnost, pol i slično (član 6).

3.2. Zahtev mora da sadrži: naziv organa vlasti u konkretnom slučaju Gradska uprava, ime, prezime/naziv i adresu tražioca, kao i što preciznije opis informacije koja se traži (jasno navedena informacija koja se traži, odnosno na šta se konkretno ona odnosi). Zahtev može, ali ne mora da sadrži i druge podatke koji olakšavaju pronalaženje informacije.

3.3. Ako zahtev ne sadrži podatke iz stava 2. ovog člana, odnosno ako zahtev nije uredan, lice zaduženo za postupanje dužno je da, najkasnije u roku od osam dana od dana prijema zahteva, bez nadoknade, pouči tražioca kako da te nedostatke otkloni, odnosno da dostavi tražiocu uputstvo o dopuni.

Ako tražilac ne otkloni nedostatke u roku koji mu odredi organ vlasti, a koji ne može biti kraći od osam ni duži od 15 dana od dana prijema uputstva o dopuni, a nedostaci su takvi da se po zahtevu ne može postupati, organ vlasti doneće rešenje o odbacivanju zahteva kao neurednog.

3.4. Zahtevi za ostvarivanje prava se podnose u pisanom i usmenom obliku - saopštavanjem u zapisnik. Usmeni zahtevi se podnose u toku radnog vremena Gradske uprave, svakog radnog dana od 07 do 15 časova. koji se saopštava u zapisnik, pri čemu se takav zahtev unosi u posebnu evidenciju i primenjuju se rokovi kao da je zahtev podnet pismeno.

Pisani zahtevi se podnose putem pošte adresirani na Gradska uprava grada Prokuplja, Nikodije Stojanovića Tatko.2,18400 Prokuplje, ličnim dostavljanjem zahteva u pisarnicu Gradske uprave i na e-mail adresu lica zaduženog za postupanju po Zakonu.

Gradska uprava je propisala obrazac putem kojeg se podnosi zahtev za slobodan pristup informacijama - link adresa: https://prokuplje.org.rs/informator-o-radu/

Gradska uprava mora razmotriti i zahteve koji nisu sačinjeni na ovom obrascu.

3.5. Nije retko da tražioci informacije greškom upute zahtev za slobodan pristup zaposlenima u Gradskoj upravi za koje smatraju da mogu pružiti informacije koje se potražuju. Ako zaposleni primi putem elektronske pošte dokument koji predstavlja ili može predstavljati zahtev za slobodan pristup informacijama od javnog značaja, dužan je da ga bez odlaganja prosledi na elektronsku poštu lica zaduženog za postupanje po predmetnom zakonu.

3.6. U slučaju da zaposleni primi telefonski poziv od potencijalnog tražioca informacije, dužan je da ga uputi na kontakt informacije lica zaduženog za postupanje.

3.7. Svi zaposleni, bez izuzetka, dužni su da tražiocima pruže sve neophodne i potrebne informacije kako bi ostvarili pravo propisano Zakonom.

Članom 38. stav 4. Zakona propisano je: "Svi zaposleni u organu vlasti dužni su da ovlašćenom licu pruže svu neophodnu pomoć i dostave potpune i tačne informacije neophodne za postupanje po zahtevu".

Članom 46. stav 3. Zakona propisano je: "Novčanom kaznom od 20.000 do 100.000 dinara kazniće se za prekršaj zaposleni u organu vlasti ako ovlašćenom licu ne dostavi informacije neophodne za postupanje po zahtevu, odnosno ako mu dostavi nepotpune ili netačne informacije (član 38. stav 4)".

4. Isključenje ili ograničenje prava na pristup informacijama

4.1. Prava iz Zakona mogu se izuzetno podvrgnuti ograničenjima propisanim tim zakonom ako je to neophodno u demokratskom društvu radi zaštite od ozbiljne povrede pretežnijeg interesa zasnovanog na ustavu ili zakonu (član 8). Potrebno je istaći da se nijedna odredba Zakona ne sme tumačiti na način koji bi doveo do ukidanja nekog prava koji Zakon priznaje ili do njegovog ograničenja u većoj meri od one koja je propisana u stavu 1 člana 8. Zakona.

4.2. Član 9. Zakona propisuje da Gradska uprava može tražiocu uskratiti pristup informacijama od javnog značaja ako bi time:

- ugrozio život, zdravlje, bezbednost ili koje drugo važno dobro nekog lica;

- ugrozio, omeo ili otežao sprečavanje ili otkrivanje krivičnog dela, optuženje za krivično delo, vođenje predistražnog postupka, vođenje sudskog postupka, izvršenje presude ili sprovođenje kazne, vođenje postupaka u smislu zakona kojim je uređena zaštita konkurencije, ili koji drugi pravno uređeni postupak, ili fer postupanje i pravično suđenje, do okončanja postupka;

- bitno umanjio sposobnost države da upravlja ekonomskim procesima u zemlji, ili bitno otežao ostvarenje opravdanih ekonomskih interesa Republike Srbije ili ugrozio ili bi mogao ugroziti sprovođenje monetarne, devizne ili fiskalne politike, finansijsku stabilnost, upravljanje deviznim rezervama, nadzor nad finansijskim institucijama ili izdavanje novčanica i kovanog novca;

- ozbiljno ugrozio odbranu zemlje, nacionalnu ili javnu bezbednost, međunarodne odnose ili prekršio pravila međunarodnog arbitražnog prava;

- bitno umanjio sposobnost države da upravlja ekonomskim procesima u zemlji, ili bitno otežao ostvarenje opravdanih ekonomskih interesa Republike Srbije ili ugrozio ili bi mogao ugroziti sprovođenje monetarne, devizne ili fiskalne politike, finansijsku stabilnost, upravljanje deviznim rezervama, nadzor nad finansijskim institucijama ili izdavanje novčanica i kovanog novca;

- učinio dostupnim informaciju ili dokument za koji je propisima ili službenim aktom zasnovanim na zakonu određeno da se čuva kao tajni podatak ili predstavlja poslovnu ili profesionalnu tajnu, ili podatak dobijen u postupku zastupanja za čije objavljivanje zastupani nije dao odobrenje, u skladu sa zakonom kojim se uređuje rad pravobranilaštva, a zbog čijeg bi odavanja mogle nastupiti teške pravne ili druge posledice po interese zaštićene zakonom koji pretežu nad pravom javnosti da zna;

- povredio pravo intelektualne ili industrijske svojine, ugrozio zaštitu umetničkih, kulturnih i prirodnih dobara;

- ugrozio životnu sredinu ili retke biljne i životinjske vrste.

4.3. Gradska uprava može tražiocu ograničiti ostvarivanje prava na pristup informacijama od javnog značaja ako bi time povredio pravo na privatnost, pravo na zaštitu podataka o ličnosti, pravo na ugled ili koje drugo pravo lica na koje se tražena informacija lično odnosi, osim: ako je lice na to pristalo; ako se radi o ličnosti, pojavi ili događaju od interesa za javnost, a naročito ako se radi o javnom funkcioneru u smislu zakona kojim se uređuje sprečavanje sukoba interesa pri obavljanju javnih funkcija i ako je informacija vezana za vršenje njegove javne funkcije; ako se radi o licu koje je svojim ponašanjem dalo povoda za traženje informacije.

5. Postupanje po zahtevu za slobodan pristup informacijama od javnog značaja

5.1. Postupak za ostvarivanje prava na slobodan pristup informacijama pokreće se podnošenjem zahteva načelniku ili ovlašćenom licu za postupanje po Zakonu. Za postupanje po Zakonu nadležan je načelnik Gradske uprave ili zaposleni koga načelnik rešenjem ovlasti da sprovodi postupak ostvarivanja prava na slobodan pristup informacijama od javnog značaja. Lice zaduženo za postupanje, nakon prijema i obrade zahteva za slobodan pristup informacijama od javnog značaja isti prosleđuje dopisom, putem mejla ili pisarnice, rukovodiocu organizacione jedinice, odnosno licima u organizacionim jedinicama za koje smatra da mogu posedovati informacije koje se potražuju zahtevom. Dopis lice zaduženo za postupanje, osim samog zahteva, sadrži i precizne rokove u kojima organizaciona jedinica ili zaposleni moraju dostaviti tražene informacije. Osim roka za dostavljanje traženih podataka, dopis sadrži i preciznu informaciju o rokovima u kojima je moguće traženje dodatnog roka za postupanje po zahtevu. Dodatni rok ne može biti duži od 40 dana od dana prijema zahteva. Posebno treba istaći da Gradska uprava mora postupiti po zahtevu tražioca informacije najkasnije u roku od 48 časova od prijema zahteva ako se zahtev odnosi na informaciju o: zaštiti života i slobode pojedinaca, ugrožavanju ili zaštiti zdravlja stanovništva i ugrožavanju ili zaštiti životne sredine.

5.2. Zaposleni, odnosno organizacione jedinice moraju strogo poštovati rokove koje odredi lice zaduženo za postupanje po Zakonu i, bez odlaganja, prikupiti i dostaviti tražene informacije. Radi efikasnijeg rada i činjenice da sva dokumentacija, vezana za postupanje, treba, po pravilu, da se odvija putem mejla ili, izuzetno, pisarnice Gradske uprave.

5.3. U slučaju kada organizaciona jedinica, odnosno zaposleni Gradske uprave, ne poseduju određene informacije dužni su da daju obrazloženi odgovor (npr: ne spada u delokrug rada; regulativom, uz ukazivanje na regulativu, nije predviđeno skupljanje takvog seta podataka, podatke prikuplja neka druga org. jedinica i/ili organ vlasti i tsl).

5.4. Članom 26. st. 1. do 3. Zakona propisano je da su organi vlasti dužni da Povereniku, na njegov zahtev i u roku koji on odredi, a koji ne može biti duži od 15 dana, dostave sve podatke neophodne za utvrđivanje činjeničnog stanja od značaja za donošenje rešenja iz čl. 24. i 25. Zakona, kao i za odlučivanje o podnošenju zahteva za pokretanje prekršajnih postupaka koji su u vezi sa tim rešenjima. Povereniku će, radi utvrđivanja činjeničnog stanja, biti omogućen pristup svakom nosaču informacije na koji se Zakon primenjuje.

6. Rokovi u kojima Gradska uprava mora da postupi po zahtevu tražioca informacije

6.1. Gradska uprava je dužna da bez odlaganja, a najkasnije u roku od 15 dana od dana prijema zahteva, tražioca informacije obavesti da li poseduje traženu informaciju, da mu omogući uvid u dokument koji sadrži traženu informaciju, kao i da mu izda, odnosno dostavi kopiju traženog dokumenta.

6.2. Kao što je već navedeno, kod informacija za koju se može pretpostaviti da je od značaja za zaštitu života ili slobode nekog lica odnosno za ugrožavanje ili zaštitu zdravlja stanovništva i životne sredine Gradska uprava mora obavesti tražioca o posedovanju te informacije, da mu stavi na uvid dokument koji sadrži traženu informaciju, odnosno da mu izda kopiju tog dokumenta najkasnije u roku od 48 sati od prijema zahteva.

6.3. Ako Gradska uprava nije u mogućnosti, iz opravdanih razloga, da od 15 dana od dana prijema zahteva, obavesti tražioca o posedovanju informacije, da mu stavi na uvid dokument koji sadrži traženu informaciju, da mu izda, odnosno uputi kopiju tog dokumenta, dužan je da o tome, najkasnije u roku od sedam dana od dana prijema zahteva, obavesti tražioca i odredi naknadni rok, koji ne može biti duži od 40 dana od dana prijema zahteva, u kome će tražioca obavestiti o posedovanju informacije, staviti mu na uvid dokument koji sadrži traženu informaciju, izda mu, odnosno uputi kopiju tog dokumenta.

6.4. Gradska uprava će zajedno sa obaveštenjem o tome da će tražiocu staviti na uvid dokument koji sadrži informaciju, odnosno izdati mu kopiju tog dokumenta, saopštiti tražiocu vreme, mesto i način na koji će informacija biti stavljena na uvid, iznos nužnih troškova izrade kopije dokumenta, a u slučaju da ne raspolaže tehničkim sredstvima za izradu kopije, upoznaće tražioca sa mogućnošću da upotrebom svoje opreme izradi kopiju.

6.5. Uvid u dokument koji sadrži traženu informaciju vrši se u službenim prostorijama Gradske uprave.

6.6. Ako Gradska uprava odbije da u celini ili delimično obavesti tražioca o posedovanju informacije, da mu stavi na uvid dokument koji sadrži traženu informaciju, da mu izda odnosno uputi kopiju tog dokumenta, dužan je da bez odlaganja, a najkasnije u roku od 15 dana od prijema zahteva, donese rešenje o odbijanju zahteva i da to rešenje pismeno obrazloži, kao i da u rešenju uputi tražioca na pravna sredstva koja može izjaviti protiv takvog rešenja.

6.7. Tražilac može izjaviti žalbu Povereniku u roku od 15 dana od dana dostavljanja rešenja Gradske uprave u skladu sa članom 22 Zakona.

Na sajtu Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti www.poverenik.rs može se naći obrazac zahteva i obrasci žalbe koje može podneti tražilac informacija.

7. Troškovi koji se mogu naplatiti

7.1. Uvid u dokument koji sadrži traženu informaciju vrši se u službenim prostorijama Gradske uprave.

7.2. Uvid u dokument koji sadrži traženu informaciju je besplatan u skladu sa članom 19 Zakona.

Kopija dokumenta koji sadrži traženu informaciju izdaje se uz obavezu tražioca da plati naknadu nužnih troškova izrade te kopije, a u slučaju upućivanja i troškove upućivanja.

Vlada propisuje troškovnik na osnovu koga Gradska uprava obračunava troškove iz prethodnog stava.

Od obaveze plaćanja naknade za kopije dokumenta koji sadrži traženu informaciju oslobođeni su novinari, kada kopiju dokumenta zahtevaju radi obavljanja svog poziva, udruženja za zaštitu ljudskih prava, kada kopiju dokumenta zahtevaju radi ostvarivanja ciljeva udruženja i sva lica kada se tražena informacija odnosi na ugrožavanje, odnosno zaštitu zdravlja stanovništva i životne sredine, osim ako se radi o informaciji koja je već objavljena i dostupna u zemlji ili na internetu.

8. Postupanje sa nosačima informacija, njihovo održavanje i čuvanje i vrste informacija koje je dužan da objavljuje

8.1. Članom 2. stav. 2. Zakona definisano je da "nosač informacija" predstavlja papir, traku, film, elektronski medij i tsl. na kome se nalazi dokument koji je predmet zahteva za slobodan pristup informacijama od javnog značaja.

Članom 41. definisano je da je Gradska uprava dužna da održava nosače informacija tako da omogući ostvarenje prava na pristup informacijama od javnog značaja. Od posebnog značaja predstavlja zvanična internet prezentacija gde je, u skladu sa načelnim upućivanjem Zakona, potrebno učiniti dostupnim i javnim sve informacije o radu Gradske uprave. sa ciljem da se podigne transparentnost u radu Gradske uprave i stepen poverenja građana i na taj način omogući postepeno smanjivanje broja podnetih zahteva za slobodan pristup informacijama od javnog značaja.

Članom 39. Zakona uređuje obaveza Gradske uprave da izradi Informator o svom radu koji sadrži naročito sledeće vrste informacija:

1) osnovne podatke o organu i informatoru (uključujući radno vreme i informaciju o pristupačnosti osobama sa invaliditetom objektima koje koristi organ);

2) organizacionu strukturu (organigram);

3) imena, podatke za kontakt i opis funkcija rukovodilaca organizacionih jedinica;

4) opis pravila u vezi sa javnošću rada;

5) opis nadležnosti, ovlašćenja i obaveza;

6) opis postupanja u okviru nadležnosti, ovlašćenja i obaveza;

7) za kolegijalne organe, podatke o održanim sednicama i opis načina donošenja odluka;

8) navođenje propisa koje organ primenjuje u svom radu i propisa za čije donošenje je nadležan;

9) navođenje strategija, programa, planova i izveštaja koje je doneo organ;

10) navođenje akata iz tač. 8) i 9) ovog stava koji su u postupku pripreme od strane organa;

11) spisak usluga koje organ pruža zainteresovanim licima;

12) postupak radi pružanja usluga iz tačke 11) ovog stava;

13) pregled podataka o pruženim uslugama iz tačke 11) ovog stava;

14) finansijske podatke (podatke o budžetu, odnosno finansijskom planu i izvorima prihoda);

15) podatke o javnim nabavkama, uključujući plan javnih nabavki i spisak zaključenih ugovora o nabavkama dobara, usluga, radova i nepokretnosti, sa vrednostima zaključenih ugovora, datumom zaključenja i rokom trajanja;

16) podatke o državnoj pomoći (sa podacima o subjektima subvencija i donacija i njihovim iznosima);

17) podatke o izvršenim inspekcijama i revizijama poslovanja organa;

18) podatke o isplaćenim platama, zaradama i drugim primanjima, uključujući podatke o platama organa rukovođenja, odnosno upravljanja i rukovodilaca organizacionih jedinica;

19) podatke o sredstvima rada i objektima koje organ poseduje, odnosno koristi;

20) čuvanje nosača informacija;

21) vrste informacija u posedu, uključujući sadržaj baza podataka i registara kojima rukuje organ;

22) vrste informacija kojima organ vlasti omogućava pristup;

23) spisak najčešće traženih informacija od javnog značaja;

24) informacije o podnošenju zahteva, sa adresama za prijem pošte i elektronske pošte i podacima o rokovima za postupanje po zahtevu, pravu na pravno sredstvo i licu nadležnom za postupanje po zahtevu.

8.2. Uputstvo za izradu i objavljivanje Informatora o radu organa javne vlasti ("Službeni glasnik RS", br. 10/22) detaljno razrađuje svaku od navedenih stavki i od neobične je važnosti da se sa njim upoznaju svi zaposleni u Gradskoj upravi.

8.3. S obzirom da postoji zakonska obaveza ažuriranja predmetnog dokumenta u roku od 30 dana od dana nastanka određene promene potrebno da svi rukovodioci organizacionih jedinica svaku nastalu promenu, bez odlaganja, a koja se tiče njihovog delokruga rada, prijave licu koje će biti ovlašćeno od strane odgovornog lica Gradske uprave za unos izmena u informator o radu. Izmene i dopune Informatora dostavljaće se, radi jednostavnijeg i efikasnog rada, putem mejla.

8.4.Posebno treba naglasiti da je predmetnim izmenama i dopunama zakona koje stupaju na snagu 17. februara 2022. godine uvedena eventualna prekršajna odgovornost za sve učesnike u postupanju po Zakonu o slobodnom pristupu informacijama - odgovorno lice organa vlasti (načelnik Gradske uprave), ovlašćeno lice za postupanje po zakonu i zaposlene u organu vlasti (Gradske uprave).

8.5. S obzirom na kompleksnost i sadržajnost Informatora o radu, svi rukovodioci organizacionih jedinica i ostali zaposleni koje rukovodioci odrede, treba blagovremeno da sakupe i sistematizuju podatke koji treba da se nađu u Informatoru, a tiču se njihovog delokruga rada. Informator se izrađuje u okviru Informacionog sistema koji održava Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

9. Stupanje na snagu

9.1. Ovo Uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u Službenom listu grada Prokuplja.