SMERNICEZA IZRADU GODIŠNJEG PLANA RADA GRADSKIH UPRAVA I STRUČNIH SLUŽBI GRADA KRAGUJEVCA("Sl. list grada Kragujevca", br. 25/2023) |
Smernice za izradu Godišnjeg plana rada Gradskih uprava i stručnih službi grada Kragujevca (u daljem tekstu: Smernice) su akt kojim se utvrđuje sadržina i postupak izrade godišnjeg plana rada Gradskih uprava i stručnih službi grada Kragujevca.
Godišnji plan rada Gradskih uprava i stručnih službi grada Kragujevca (u daljem tekstu: Plan rada) je plansko-upravljački akt kojim se planira ostvarivanje ciljeva rada u tekućoj godini, a koji su vezani za:
ü delokrug i organizaciju gradske uprave odnosno stručne službe,
ü posebne ciljeve i mere sadržane u aktima strateškog planiranja koji su izrađeni u skladu sa Zakonom o planskom sistemu Republike Srbije ("Službeni glasnik Republike Srbije", broj 30/18)
ü planirana sredstva u budžetu Grada i druge raspoložive resurse.
Cilj izrade Plana rada je poboljšanje efikasnosti, rejtinga službeničkog sistema kod javnog mnjenja i transparentnosti rada organa javne vlasti.
Godišnje planiranje rada je upravljački alat i Proces čiji je izlazni rezultat jednogodišnji Plan rada koji ima više ciljeva
- upoznati korisnike (javnost / građane /medije) o Planu rada - kratak i jasan, razumljiv javnosti, s fokusom na najvažnije aktivnosti koje obavlja za sve korisnike;
- sprovođenje kratkoročnih planskih akata strateškog planiranja na godišnjem nivou;
- sprovođenje načela dobrog finansijskog upravljanja - u skladu sa utvrđenim procesima i procedurama finansijskog upravljanja i kontrole, a sa ciljem prenošenja ovlašćenja i odgovornosti za sprovođenje akata strateškog planiranja, na niže rukovodstvo kao i kvalitetniju procenu rizika;
- povećanje efikasnosti rada službenika i nameštenika - služi kao glavni izvor za planirane poslova odnosno godišnjih radnih ciljeva službenika;
- jačanje vrednosti organizacije - kroz podizanje svesti građana o načinu rada i postupanja službenika i nameštenika.
Plan rada donosi načelnik Gradske uprave odnosno rukovodilac stručne službe, najkasnije do 31. decembra tekuće godine za narednu godinu. Plan rada se izrađuje u skladu sa usvojenom Odlukom o budžetu grada Kragujevca i Kadrovskim planom gradskih uprava i stručnih službi grada Kragujevca.
Proces izrade Plana rada sastoji se od više faza, i to:
- pregled i sveobuhvatna analiza postojećeg stanja (kao izlazni dokument ove faze procesa planiranja su izrađeni zapisnici sa radnih sastanaka načelnika Gradske uprave odnosno rukovodioca stručne službe sa rukovodiocima unutrašnjih organizacionoj jedinica);
- utvrđivanje prioritetnih ciljeva Gradske uprave odnosno stručne službe u skladu sa planskim aktima Grada;
- utvrđivanje mera/aktivnosti za sprovođenje ciljeva;
- utvrđivanje pokazatelja za merenje postignutog učinka mere/aktivnosti;
- izrada predloga Plana rada;
- izrada konačnog teksta Plana rada na osnovu dobijenih komentara, sugestija i predloga rukovodilaca unutrašnjih organizacionih jedinica;
- objavljivanje Plana rada na sajtu Grada www.kragujevac.ls.gov.rs i internom portalu gradskih uprava i stručnih službi.
Gradske uprave i stručne službe su u obavezi da se pridržavaju smernica, kao i strateških, zakonskih i podzakonskih akata prilikom izrade Plana rada.
Plan rada je podložan promenama tokom godine, ukoliko se okolnosti koje utiču na njegovo sprovođenje, značajno promene.
Neophodni elementi Plana rada su:
- opšti podaci,
- kratka analiza rada u prethodnoj godini,
- ciljevi, aktivnosti za godinu za koju se usvaja Plan rada i mere za njihovo sprovođenje,
- pokazatelji za merenje postignutog učinka mere/aktivnosti (opis, početna i ciljana vrednost),
- planirana finansijska sredstva,
- nadležnost, odgovornost i rok za sprovođenje aktivnosti,
- lista projekta (za gradske uprave i stručne službe koje u svojim aktivnostima imaju sprovođenje projekta) i
- aneksi/prilozi (ukoliko ih ima).
U okviru opštih podataka, navode se informacije o poslovima koje su u nadležnosti gradske uprave odnosno stručne službe, grafički prikaz organizacione strukture gradske uprave odnosno stručne službe, pregled sistematizovanih, odnosno popunjenih radnih mesta po organizacionim jedinicama.
U delu analize rada gradske uprave odnosno stručne službe, u godini koja prethodi godini za koju se izrađuje Plan rada, daje se opšta ocena ostvarenosti ciljeva i uočeni rizici za poslovanje gradske uprave odnosno stručne službe.
Ciljevi i planirane aktivnosti za godinu za koju se usvaja Plan rada, su suštinski bitan element Plana rada, koji sadrži operativne ciljeve i ciljane vrednosti gradske uprave odnosno stručne službe, tako da budu u skladu sa:
- strateškim usmerenjem JLS;
- zahtevima krajnjih korisnika usluga JLS;
- zakonima i ostalim propisima.
Kako bi se osigurala efikasna sprovodljivost Plana rada, gradska uprava odnosno stručna služba, treba da utvrdi najviše pet ciljeva i između 15 i 20 aktivnosti i mera za sprovođenje istih.
Ciljevi i aktivnosti moraju da:
- budu u skladu i doprinesu ostvarivanju nadređenih ciljeva iz strateških akata i ciljanim vrednostima iz istih;
- budu merljivi;
- se prate, u planiranim vremenskim razmacima (kvartalno);
- se objavljuju i saopštavaju sprovodiocima aktivnosti i javnosti;
- se menjaju ako za tim postoji potreba.
Pokazatelji rezultata su kvalitativni ili kvantitativni podaci kojima se meri sprovođenje ciljeva odnosno aktivnosti.
Za svaki cilj odnosno aktivnost potrebno je definisati najmanje jedan pokazatelj rezultata.
Pokazatelji rezultata moraju da budu u skladu sa pokazateljima rezultata sprovođenja strateških ciljeva koji su utvrđeni u strateškim aktima.
Posredstvom pokazatelja meri se uspeh u ostvarenju željene promene između početnog stanja i stanja nakon sprovođenja mera koje pripadaju odnosnom cilju. Kod utvrđivanja bazne (početne) vrednosti kao referentni uzima se najskoriji period (bazna godina) za koji postoje podaci. Ciljne vrednosti se određuju na osnovu početnog stanja (bazne vrednosti) i realne procene onoga što se može ostvariti u određenom periodu, imajući u vidu raspoložive resurse.
Plan rada treba da sadrži pregled i kratak opis mera i predviđene resurse za njihovo sprovođenje. Mere predstavljaju skup ključnih i povezanih aktivnosti koje se preduzimaju radi postizanja cilja, odnosno željenog stanja tokom ili na kraju perioda za koji se donosi Plan rada.
Merama se neposredno ostvaruje cilj iz Plana rada a posredno se doprinosi ostvarivanju strateškog cilja JLS.
Odgovornost za sprovođenje Plana rada ima dva nivoa. Prvi nivo su načelnici gradskih uprava odnosno rukovodioci stručnih službi koji odgovara i rukovodi sprovođenjem celokupnog Plana rada.
Sledeći nivo odgovornosti su unutrašnje organizacione jedinice u okviru gradske uprave u čijoj nadležnosti je sprovođenje mera iz Plana rada.
Plan rada može da sadrži listu projekata kojima se ostvaruju ciljevi iz Plana rada i obezbeđuje sprovođenje strateških ciljeva JLS.
U listi projekata se navodi: naziv projekta, izvor finansiranja, rok u kome je predviđeno da se sprovedu aktivnosti u projektu i u zavisnosti od životnog ciklusa projekta, opis stanja u kome se trenutno nalazi projekat.
Aneks/prilozi Plana rada mogu da budu akti koje je gradska uprava odnosno stručna služba donela u vezi sa Planom rada, kao što su analiza stanja, izveštaj o sprovedenim konsultacijama i sl.
Plan rada pored navedenog, može da sadrži tekuće mere i aktivnosti (koje Gradske uprave i stručne službe sprovode u okviru svojih redovnih nadležnosti), ali tako da one u najvećoj meri doprinose realizaciji utvrđenih ciljeva Plana rada.
Stručne službe, mogu u skladu sa nadležnostima, da Plan rada usklade sa obaveznim planskim aktima koje donose na osnovu posebnih zakona.
Gradske uprave i stručne službe, su u obavezi da u cilju praćenja realizacije Plana rada, kvartalno dostavljaju Gradskom veću na usvajanje, narativne izveštaje o realizaciji Plana rada i procesa finansijskog upravljanja i kontrole.
Smernice se primenjuju na izradu Plana rada za 2024. godinu.
Smernice objaviti u "Službenom listu grada Kragujevca".