PRAVILNIKO ORGANIZACIJI I SPROVOĐENJU POPISA IMOVINE I OBAVEZA I USKLAĐIVANJA KNJIGOVODSTVENOG STANJA SA STVARNIM STANJEM GRADA PIROTA("Sl. list grada Niša", br. 99/2021 i 91/2023) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje način vršenja popisa kao i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza i usaglašavanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom.
Pravilnikom se reguliše:
- predmet popisa;
- ciljevi, vrste i rokovi popisa;
- formiranje popisnih komisija;
- priprema popisa i zaduženje učesnika u popisu;
- obavljanje popisa, utvrđivanje razlika nakon popisa i sastavljanje izveštaja o popisu, donošenje rešenja o rezultatima popisa, usaglašavanje stanja u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom i likvidacija utvrđenih viškova i manjkova;
- drugi poslovi u vezi sa popisom, koji se obavljaju prema odredbama ovog pravilnika.
Pod popisom se podrazumeva utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza, kao i usaglašavanje sa knjigovodstvenim stanjem. Cilj popisa je utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza u određenom trenutku i usaglašavanja stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem, u cilju provere tačnosti knjigovodstvene evidencije i pravilnosti rukovanja materijalnim vrednostima.
Popis obuhvata imovinu i obaveze, u skladu sa pravilnikom koji propisuje klasifikacioni okvir i kontni plan za budžetski sistem, kao i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje je utvrđeno popisom.
Imovina koja je predmet popisa obuhvata:
- nefinansijsku imovinu (u stalnim sredstvima i u zalihama);
- finansijsku imovinu (novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti, potraživanja i kratkoročni plasmani, kao i aktivna vremenska razgraničenja).
Obaveze koje su predmet popisa iz stava 1. ovog člana obuhvataju:
- obaveze po osnovu rashoda za zaposlene;
- obaveze po osnovu ostalih rashoda izuzev rashoda za zaposlene;
- obaveze iz poslovanja;
- pasivna vremenska razgraničenja.
Popis imovine i obaveza može biti redovan i vanredan.
Redovan popis imovine i obaveza vrši se na kraju poslovne godine, sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Redovan popis imovine i obaveza počinje najkasnije 1. decembra godine za koju se vrši popis.
Vanredni popis može da se vrši u toku godine u izuzetnim slučajevima propisanim zakonom, u slučajevima promene odgovornog lica - računopolagača, nastanka štete usled elementarnih nepogoda, pojave krađe i pronevere, u slučajevima dotrajalosti osnovnih sredstava i sitnog inventara, kao i drugim slučajevima po nalogu nadležnog organa ili ovlašćenog lica.
Pre početka popisa vrši se usklađivanje promena i stanja pomoćnih knjiga i evidencija sa dnevnikom i pomoćnih knjiga i evidencija sa glavnom knjigom trezora.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom, vrši se na kraju budžetske godine, sa stanjem na dan 31. decembara tekuće godine.
Načelnik gradske uprave donosi Rešenje o popisu i obrazovanju komisija za popis kojim utvrđuje:
- predmet popisa;
- broj komisija;
- nadležnost pojedinih komisija;
- vreme obavljanja popisa;
- rok za podnošenje izveštaja o popisu i popisnih lista Centralnoj popisnoj komisiji.
Načelnik Gradske uprave rešenjem iz stava 1. ovog člana obrazuje Centralnu popisnu komisiju i potreban broj stalnih i povremenih komisija za popis imovine i obaveza i imenuje predsednike i članove komisija najkasnije do 1. decembra tekuće godine.
Načelnik Gradske uprave donosi Uputstvo za rad komisija za popis.
Načelnik Gradske uprave dostavlja Rešenje o popisu i obrazovanju komisija za popis i Uputstvo za rad komisija za popis internoj reviziji.
Komisiju za popis čine predsednik i najmanje dva člana.
Za članove komisije za popis ne mogu biti imenovana lica koja su odgovorna za rukovanje imovinom koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci, kao ni lica koja vode analitičku evidenciju te imovine.
Komisija za popis može predložiti načelniku Gradske uprave angažovanje veštaka ili odgovarajuće pravno lice za procenu kvaliteta, vrednosti i upotrebljivosti pojedinih oblika imovine i obaveza.
Komisija za popis može predložiti načelniku Gradske uprave Pirot da imenuje stručno lice iz Gradske uprave koje će izvršiti procenu vrednosti opreme manje vrednosti.
Komisija za popis pre početka popisa sastavlja Plan rada, najkasnije do 10. decembra tekuće godine u kojem u skladu sa uputstvima za popis, predviđa i sve potrebne radnje pre popisa, za vreme popisa i nakon popisa.
Prilikom obavljanja popisa komisije za popis su dužne da se pridržavaju Plana rada. Plan rada komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji i internoj reviziji.
Lica materijalno odgovorna za imovinu koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci dužni su da bez odlaganja i u celini stave na raspolaganje popisnim komisijama sredstva i dokumentaciju, kao i da izvrše raspored i obeležavanje sredstava i ostale neophodne pripreme radi što lakšeg, bržeg i pravilnijeg popisivanja.
Odeljenje za privredu i finansije - Odsek za trezor dužno je da pripremi popisne liste sa nomenklaturnim brojevima, nazivima, vrstom i jedinicama mere imovine koja se popisuje, kao i dodatne podatke kojima raspolaže, koji su neophodni za identifikovanje imovine.
Podaci iz knjigovodstva, odnosno iz odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisijama za popis pre upisivanja stvarnog stanja u popisne liste i pre nego što članovi komisije za popis potpišu te liste.
Usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom, vrši se najkasnije do 15. marta sledeće godine za prethodnu godinu, za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj.
Kada se popis vrši posle 31. decembra, neophodno je izvršiti svođenje stanja po popisu sa stanjem na dan 31. decembra. Svođenje stanja po popisu sa stanjem na dan 31. decembra, odnosno na dan izvršenog popisa u toku godine vrši se pomoću knjigovodstvene dokumentacije.
II POPIS NEFINANSIJSKE IMOVINE U STALNIM SREDSTVIMA I ZALIHAMA
Popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima obuhvata: nekretnine i opremu, nematerijalna ulaganja, dragocenosti, prirodnu imovinu i nefinansijsku imovinu u pripremi i nematerijalnu imovinu.
Popis nefinansijske imovine u zalihama obuhvata: zalihe materijala, rezervnih delova, alata, sitnog inventara i robe. Popis nematerijalne imovine obuhvata: kompjuterske softvere, književna i umetnička dela, ostala nematerijalna osnovna sredstva, nematerijalnu imovinu u pripremi i avanse za nematerijalnu imovinu.
Rad komisije za popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima i zalihama obuhvata:
1) utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje (merenjem, brojanjem, procenom i dr.), bliže opisivanje popisane imovine i unošenje tih podataka u popisne liste;
2) utvrđivanje stvarnog stanja na osnovu popisnih lista na popisnim mestima i tom prilikom sačinjava dva primerka popisnih lista imovine od kojih se jedan primerak potpisan od strane popisne komisije i lica koje zadužuje imovinu u datom prostoru ostavlja na popisnom mestu kao zaduženje za stalnu imovinu koja se koristi, a drugi primerak predstavlja sastavni deo izveštaja o popisu;
3) evidentiranje u popisne liste naturalne promene nastale u periodu vršenja popisa pre i posle decembra godine za koju se vrši popis i svođenje na stanje na dan 31. decembra te godine;
4) evidentiranje o oštećenju imovine sa uočenim primedbama;
5) dostavljanje posebne popisne liste za imovinu koja se nalazi kod drugih pravnih subjekata, na osnovu verodostojne dokumentacije;
6) unošenje cena popisane imovine;
7) vrednosno obračunavanje popisane imovine;
8) unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja u popisne liste;
9) utvrđivanje razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja;
10) sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima sadrže sledeće podatke:
- redni broj;
- inventarni broj;
- naziv osnovnog sredstva;
- neotpisanu sadašnju vrednost osnovnog sredstva;
- mesto gde se nalazi, odnosno lokaciju osnovnog sredstva;
- eventualno utvrđeni višak ili manjak.
Tuđa imovina popisuje se u posebnim popisnim listama koje se najkasnije do 10. januara naredne godine dostavljaju vlasnicima imovine na overu i potpis.
Imovina data u zakup ili na korišćenje popisuje se na osnovu raspoložive dokumentacije i pomoćnih evidencija, uz pribavljanje popisnih lista, potpisanih i overenih od strane popisne komisije korisnika te imovine.
Načelnik Gradske uprave za vršenje popisa imovine iz prethodnog stava može da uputi komisiju da izvrši popis kod pravnog lica koje tu imovinu koristi ili da sa tim pravnim licem formira mešovitu komisiju za popis.
Imovina koja na dan popisa nije zatečena (imovina data na popravku, imovina data na zajam, imovina u inostranstvu i sl.) unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do poslednjeg dana popisa nisu primljene popisne liste od pravnih lica kod kojih se imovina nalazi.
Imovina čija je vrednost umanjena zbog oštećenja, neispravnosti, zastarelosti i sl. popisuje se na posebnim popisnim listama. Utvrđeni manjak ne može se prebijati sa viškom, osim sporadično u slučaju očigledne zamene pojedinih materijala i robe.
Popis nematerijalnih ulaganja vrši se na osnovu dokumenata koji su služili kao osnov za knjiženje.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima potpisuju rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije i odgovorno lice. Popisne liste nefinansijske imovine u zalihama potpisuju rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije i odgovorno lice.
III POPIS NOVČANIH SREDSTAVA, PLEMENITIH METALA, HARTIJA OD VREDNOSTI, POTRAŽIVANJA, KRATKOROČNIH PLASMANA I AKTIVNIH VREMENSKIH RAZGRANIČENJA
Popis novčanih sredstava, plemenitih metala, hartija od vrednosti, potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
Pre popisa novčanih sredstava, plemenitih metala, hartija od vrednosti, potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja i pre pripreme za izradu godišnjeg finansijskog izveštaja Gradske uprave Pirot, obavlja se usaglašavanje pomoćnih knjiga i evidencija sa stanjem glavne knjige trezora.
Novčana sredstva na podračunima uključenim u konsolidovani račun trezora, novčana sredstva na deviznim računima otvorenim u Narodnoj banci Srbije, popisuju se na osnovu izvoda stanja tih računa na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Popis akcija i učešća u kapitalu vrši se na osnovu izvoda iz zvaničnih registara, Centralnog registra hartija od vrednosti i Agencije za privredne registre, odnosno na osnovu potvrde izdavaoca ukoliko učešće nije predmet zvaničnog registra.
Popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrednosti i stranih sredstava plaćanja vrši se brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Popis potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja obuhvata:
- potraživanja od kupaca u zemlji i inostranstvu;
- potraživanja od zaposlenih;
- potraživanja od drugih organa i organizacija;
- potraživanja po osnovu preplaćenih poreza i doprinosa;
- ostala potraživanja;
- dati avansi, depoziti i kaucije;
- aktivna vremenska razgraničenja.
U posebnim popisnim listama iskazuju se potraživanja u dinarima, potraživanja u stranoj valuti, kao i potraživanja koja su sumnjiva, sporna i zastarela.
IV POPIS OBAVEZA I PASIVNIH VREMENSKIH RAZGRANIČENJA
Popis obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
Pre popisa obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja i pre pripreme za izradu godišnjeg finansijskog izveštaja obavlja se usaglašavanje pomoćnih knjiga i evidencija sa glavnom knjigom trezora.
U posebnim popisnim listama iskazuje se obaveze u dinarima, obaveze u stranoj valuti, obaveze koje su zastarele, kao i obaveze za koje ne postoji validna dokumentacija.
V USAGLAŠAVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
Usaglašavanje finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza sa dužnicima i poveriocima vrši se najmanje jednom u toku godine u skladu sa Uredbom. Odeljenje za privredu i finansije Gradske uprave Pirot je obavezno da dužnicima dostavi izvod otvorenih stavki (IOS), najkasnije do 5. decembra tekuće godine.
Odeljenje za privredu i finansije Gradske uprave Pirot je obavezno da do 5. decembra tekuće godine dostavi izvod otvorenih stavki (IOS) poveriocima, koji do 15. novembra tekuće godine nisu dostavili Gradskoj upravi svoj izvod otvorenih stavki (IOS). Komisija za popis potraživanja i obaveza proverava na osnovu analitičke evidencije, knjigovodstvenih dokumenata i vraćenih i overenih izvoda otvorenih stavki (IOS) da li postoji osnov za potraživanje ili evidencijama na dan 31. decembra i konstatuje eventualna odstupanja. Komisija za popis potraživanja i obaveza sastavlja posebnu popisnu listu za potraživanja i posebnu popisnu listu za obaveze.
Komisija za popis potraživanja i obaveza treba da obrati posebnu pažnju na popis sumnjivih i spornih potraživanja, čekova i menica ili drugih instrumenata obezbeđenja plaćanja kojima je rok za naplatu istekao, kao i potraživanja bez uredne dokumentacije. U izveštaju o popisu popisna komisija u posebnim popisnim listama iskazuje sporna, nenaplativa i zastarela potraživanja, sporne i zastarele obaveze, kao potraživanja i obaveze za koje ne postoji tačna, odnosno potpuna dokumentacija.
Komisija za popis popisuje i ostala sredstva koja nisu obuhvaćena prethodnim članovima pravilnika, a pre svega sredstva koja se vode u vanbilansnoj evidenciji.
Sredstva iz stava 1. ovog člana komisija za popis popisuje prema stanju iz knjigovodstvene evidencije na dan 31. decembra i proverava njihovu tačnost.
U skladu sa propisima, popis knjiga, filmova, fotosa i arhivske građe vrši se jednom u pet godina.
VII IZVEŠTAJ O IZVRŠENOM POPISU
Komisija za popis nakon obavljenog popisa sastavlja izveštaj o obavljenom popisu, koji sadrži:
- stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza;
- razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- uzroke neslaganja između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- predlog za likvidaciju utvrđenih razlika;
- predlog za knjiženje manjkova, odnosno viškova, pripremljenih na osnovu odgovarajuće dokumentacije za evidentiranje utvrđenih razlika i izjava lica odgovornih za manjak;
- predlog za rashodovanje, zbog oštećenja, zastarelosti ili nekog drugog razloga;
- objašnjenja o razlikama nastalim kao posledica zamene pojedinih istovrsnih ili sličnih sredstava;
- predlog mera za otklanjanje utvrđenih manjkavosti u korišćenju imovine i postupanju sa imovinom;
- druge primedbe i predloge u vezi sa popisom.
Uz izveštaj o popisu prilažu se popisne liste po vrstama imovine i obaveza i dokumentacija koja je služila za sastavljanje popisne liste.
Komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji izveštaj o izvršenom popisu nefinansijske imovine do roka utvrđenog u Rešenju (Odluci) o popisu i obrazovanju komisija za popis, a najkasnije do 25. januara naredne godine.
Komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji izveštaj o izvršenom popisu finansijske imovine i obaveza do roka utvrđenog u Rešenju (Odluci) o popisu i obrazovanju komisija za popis, a najkasnije do 15. februara naredne godine.
Centralna popisna komisija dostavlja konačni izveštaj Načelniku gradske uprave i internom revizoru najkasnije do 25. februara naredne godine.
Načelnik Gradske uprave grada Pirota razmatra Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza i donosi Rešenje o rezultatima popisa najkasnije do 18. februara naredne godine, kojim je obuhvaćeno sledeće:
- postupak sa utvrđenim manjkovima;
- postupak sa utvrđenim viškovima;
- kalo, rastur, kvar i lom;
- rashod imovine koja je dotrajala i više nije upotrebljiva;
- otpis potraživanja i obaveza;
- postupak sa sumnjivim, spornim i zastarelim potraživanjima;
- postupak sa spornim i zastarelim obavezama;
- poreske obaveze u vezi sa utvrđenim manjkom, viškom, rashodom ili otpisom;
- odgovornost i obaveze zaposlenih kojima su manjkovi stavljeni na teret;
- i drugim činjenicama vezanim za popis.
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza, popisne liste i izveštaje o izvršenom popisu pojedinih komisija za popis zajedno sa Rešenjem o rezultatima popisa dostavlja se Odeljenju za privredu i finansije Gradske uprave Grada Pirota na knjiženje u pomoćnim knjigama i glavnoj knjizi radi usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem najkasnije u roku od dva dana od dana usvajanja.
Za sva pitanja koja nisu regulisana ovim pravilnikom, odnosno koja nisu blagovremeno usklađena sa zakonskim odredbama, primenjuju se direktno odredbe Uredbe i drugih podzakonskih akata.
Danom stupanja na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o popisu imovine i obaveza III br. 110/06-2010.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Niša".
Samostalni član Odluke o izmeni i dopuni
Pravilnika o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem Grada Pirota
("Sl. list grada Niša", br. 91/2023)
Član 2
Ova Odluka stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Niša".