PRAVILNIKO FINANSIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI U GRADSKOJ UPRAVI GRADA ZAJEČARA("Sl. list grada Zaječara", br. 50/2023) |
Finansijsko upravljanje i kontrola sprovodi se određenim politikama, procedurama i aktivnostima sa osnovnim zadatkom da se obezbedi razumno uveravanje da će kao korisnik javnih sredstava svoje ciljeve ostvarivati kroz:
- poslovanje u skladu sa važećim zakonskim propisima;
- pouzdanim finansijskim izveštajima;
- efikasnim korišćenjem sredstava;
- zaštitom podataka;
- obezbeđenjem integriteta zaposlenih, njihovu stručnosti i etičnosti.
Gradska Uprava Grada Zaječara je uvela i implementirala elemente sistema finansijskog upravljanja i kontrole pre više godine, prvi elementi uvedeni su još 2013. godine i kasnije je vršeno njihovo ažuriranje, sa promenom Akta o sistematizaciji radnih mesta i sa promenom identifikovanih rizika. Pravilnik o finansijskom upravljanju i kontroli je deo sistema ažuriranja podataka sistema, jer su se pojavili novi poslovni procesi, došlo je do izmene Akta o sistematizacije, a sa novim procesima identifikovani su novonastali rizici.
Tim konsultanata je prilikom ažuriranja sistema finansijskog upravljanja i kontrole, koristio u svom radu, definisane poslovne procese, i identifikovao nove procese.
Finansijsko upravljanje i kontrola obuhvata sledeće elemente:
1) Kontrolno okruženje;
2) Upravljanje rizicima;
3) Kontrolne aktivnosti;
4) Informisanje i komunikacije;
5) Praćenje i procenu sistema.
Finansijsko upravljanje i kontrola u Gradskoj upravi grada Zaječara (U daljem tekstu "UPRAVA") organizuje se kao sistem procedura i odgovornosti svih lica u Upravi i obavezujući je za sve zaposlene u okviru svih organizacionih jedinica i užih organizacionih jedinica:
1. Odeljenje za opšte, zajedničke i normativno-pravne poslove:
1.1 Odsek za opšte poslove i poslove upravljanja ljudskim resursima;
1.2 Odsek za matične poslove;
1.3 Odsek za poslove mesnih kancelarija, mesnih zajednica, izborna prava, protivpožarnu zaštitu i elektronsku upravu;
1.4 Odsek za poslove organa grada i normativno - pravne poslove;
1.5 Odsek za zajedničke poslove;
1.6 Kancelarija za poslove pisarnice i poslove Gradskog informativno - uslužnog centra;
1.7 Kancelarija za skupštinske poslove.
2. Odeljenje za objedinjene javne nabavke i lokalni ekonomski razvoj
2.1 Odsek za objedinjene javne nabavke;
2.2 Kancelarija za lokalni ekonomski razvoj.
3. Odeljenje za privredu i društvene delatnosti:
3.1 Odsek za privredu i društvene delatnosti.
4. Odeljenje za urbanizam, građevinske i komunalno-stambene poslove:
4.1 Odsek za imovinsko-pravne i urbanističke poslove;
4.2 Odsek za građevinske, komunalne i investicione poslove;
4.3 Kancelarija za sprovođenje objedinjene procedure;
4.4 Kancelarija za zaštitu životne sredine.
5. Odeljenje za komunalnu miliciju i inspekcijske poslove:
5.1 Odsek komunalne policije;
5.2 Odsek za inspekcijski nadzor iz oblasti prosvetnog inspekcijskog nadzora, komunalnog uređenja, građevine, lokalnih javnih prihoda i poslovi bezbednosti i zaštite na radu.
6. Odeljenje za finansije
6.1 Odsek za budžet;
6.2 Odsek za trezor;
6.3 Kancelarija za knjigovodstvo.
7. Odeljenje za lokalnu poresku administraciju
7.1 Odsek za utvrđivanje lokalnih javnih prihoda;
7.2 Odsek za naplatu lokalnih javnih prihoda, normativno i poresko upravne poslove.
ORGANIZACIONA ŠEMA
Sistem procedura i odgovornosti obavezujući je i za rukovodeća i izvršilačka radna mesta, sa posebnim akcentom na mikroodgovornost.
Konsultantski tim je popisao sve poslovne procese i aktivnosti po svakom izvršilačkom radnom mestu, u šifriranju poslovnih procesa i sa njima povezanih identifikovanih rizika, kao i rizike, kako pojedinačne koji su izvršioci prijavili kao specifične, tako i opšte rizike koji su vezani za to izvršilačko radno mesto. Radne liste poslovnih procesa i aktivnosti su Prilog Strategiji za upravljanje rizicima.
Takođe su popisani i novi poslovni procesi, vezani za pojedina izvršilačka radna mesta.
Za uspostavljanje, održavanje i redovno ažuriranje sistema finansijskog upravljanja i kontrole odgovoran je rukovodilac Uprave kao i rukovodioci užih organizacionih jedinica na nivou mikroodgovornosti. Rukovodilac Uprave je ovim Pravilnikom definisan kao NOSILAC RIZIKA.
DEFINISANJE KONTROLNOG OKRUŽENJA
Kontrolno okruženje ima presudan uticaj na odlučivanje i izvršavanje predviđenih aktivnosti i u značajnoj meri kreira i utiče na funkcionisanje i efikasnost sistema interne kontrole Uprave. Kontrolno okruženje se definiše kao stil rukovođenja, podrške rukovodstva, kao i njihove kompetentnosti, skup etičkih i moralnih vrednosti i integriteta zaposlenih koji doprinose efikasnijem radu Uprave.
Utvrđeni faktori koji su od bitnog uticaja na kontrolno okruženje Uprave jesu: funkcije i nadležnosti, delegiranje ovlašćenja i odgovornosti, organizaciona struktura Uprave kao i odgovarajuće subordinacije.
Gradska uprava je donela i usvojila veći broj procedura i pravilnika, koji su javno dostupni na internet stranici grada Zaječara. Pravilnici su definisali procedure za nastajanje i praćenje pojedinih rashoda, kao i protok dokumentacije i informacija, i treba da doprinesu efikasnom i racionalnom utrošku svih resursa.
U Gradskoj upravi grada Zaječar doneti su sledeća interna akta, važeća i u 2022. godini:
• Pravilnik o zvanjima, zanimanjima i platama zaposlenih u Gradskoj upravi grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 15/2016),
• Pravilnik o postupku unutrašnjeg uzbunjivanja u Gradskoj upravi grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 16/2019),
• Pravilnik o bližim uslovima za sprovođenje kontinuirane edukacije za zaposlene u Gradskoj upravi grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 7/2016),
• Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja i održavanja službenih vozila Gradske uprave grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 7/2016 i 13/2016),
• Pravilnik o rasporedu radnog vremena u Gradskoj upravi grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 47/2018),
• Pravilnik o računovodstvenim politikama ("Sl. list grada Zaječara", br. 37/2016),
• Pravilnik o načinu i postupku prenosa neutrošenih budžetskih sredstava Grada Zaječara na račun izvršenja budžeta Grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 45/2018),
• Pravilnik o kriterijumima i merilima za utvrđivanje cene usluga i učešću korisnika i njegovih srodnika u troškovima pomoći u kući ("Sl. list grada Zaječara", br. 43/2020),
• Pravilnik o informaciono-komunikacionom sistemu Gradske uprave grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 14/2017),
• Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza u organima i službama organa grada Zaječara i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem ("Sl. list grada Zaječara", br. 11/2017),
• Pravilnik o načinu razvrstavanja i evidenciji osnovnih sredstava, sitnog inventara i potrošnog materijala u organima i službama organa grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 11/2017),
• Pravilnik o načinu uklanjanja nepropisno parkiranih, zaustavljenih i napuštenih vozila ("Sl. list grada Zaječara", br. 35/2011),
• Pravilnik o utvrđivanju osnovnih sredstava, sitnog inventara i potrošnog sredstava u organima i službama organa grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 11/2017),
• Pravilnik o radu trezora grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 9/2012),
• Pravilnik o upravljanju sukobom interesa zaposlenih u Gradskoj upravi grada Zaječara ("Sl. list grada Zaječara", br. 16/2019),
• Uputstvo o radu trezora ("Sl. list grada Zaječara", br. 37/2016),
• Plan upravljanja rizicima od povrede principa rodne ravnopravnosti u Gradskoj upravi grada Zaječara za 2023. godinu.
SPISAK AKATA GRADA ZAJEČARA
STRATEGIJE:
- Strategija lokalnog ekonomskog razvoja za period 2015-2020;
- Strategija razvoja socijalne politike grada Zaječara za 2015-2019;
- Lokalni antikorupcijski plan grada Zaječara 2019-2022;
- Lokalni akcioni plan za zapošljavanje za 2019. godinu;
- Lokalni akcioni plan za mlade u gradu Zaječaru za period 2018-2022.
ODLUKE:
- Odluka o simbolima grada Zaječara;
- Odluka o javnim raspravama;
- Odluka o javnim priznanjima;
- Odluka o naknadama odbornika, članova Gradskog veća i članova radnih tela Skupštine grada i Gradskog veća;
- Odluka o načinu objavljivanja odluka i drugih opštih akata organa Grada Zaječara;
- Odluka o Gradskom veću grada Zaječara;
- Odluka o Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Odluka o mesnim zajednicama;
- Odluka o određivanju matičnih područja;
- Odluka o lokalnim administrativnim taksama i Rešenje o utvrđivanju usklađenih novčanih iznosa lokalnih administrativnih taksi;
- Odluka o naknadama za izvršene usluge Gradske uprave Zaječar;
- Odluka o službenim putovanjima izabranih, imenovanih i postavljenih lica u organima Grada Zaječara;
- Odluka o utvrđivanju vremena i uzroka smrti lica umrlih izvan zdravstvene ustanove i izdavanje potvrde o smrti na teritoriji Grada Zaječara;
- Odluka o utvrđivanju prosečnih cena kvadratnog metra nepokretnosti po zonama za utvrđivanje poreza na imovinu za 2019. godinu;
- Odluka o utvrđivanju koeficijenata za nepokretnosti po zonama i prosečnih cena odgovarajućih nepokretnosti na osnovu kojih je za 2018. god. utvrđena osnovica poreza na imovinu obveznika koji ne vode poslovne knjige u najopremljenijoj zoni;
- Odluka o utvrđivanju stope poreza na imovinu na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o određivanju zona na teritoriji grada Zaječara za utvrđivanje poreza na imovinu;
- Odluka o visini stope amortizacije za utvrđivanje poreza na imovinu;
- Odluka o lokalnim komunalnim taksama;
- Odluka o naknadama za korišćenje javnih površina na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o pristupanju izradi Lokalnog akcionog Plana za unapređenje položaja žena i rodne ravnopravnosti grada Zaječara;
- Odluka o pristupanju izradi plana razvoja grada Zaječara od 2021-2027 godine;
- Odluka o davanju u zakup poslovnih prostorija grada Zaječara;
- Odluka o nadležnostima u postupku pribavljanja i raspolaganja stvarima u javnoj svojini grada Zaječara;
- Odluka o određivanju nosioca prava korišćenja na stvarima u javnoj svojini grada Zaječara;
- Odluka o građevinskom zemljištu;
- Odluka o komunalnom uređenju na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o naknadi za korišćenje građevinskog zemljišta;
- Odluka o određivanju koeficijenata za utvrđivanje naknade na ime troškova investicionog i tekućeg održavanja zgrada;
- Odluka o određivanju maksimalne spratnosti na teritoriji grada Zaječara u postupku ozakonjenja;
- Odluka o određivanju početnog iznosa zakupnine kod davanja u zakup građevinskog zemljišta;
- Odluka o opštem kućnom redu u stambenim i stambeno-poslovnim zgradama na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o postavljanju manjih montažnih objekata na javnim površinama;
- Odluka o snabdevanju vodom za piće na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o sprovođenju i obezbeđenju uslova u postupku izvršenja rešenja i uklanjanju objekata na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o subvencionisanju gradskog i prigradskog linijskog prevoza putnika na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o upravljanju grobljima i pogrebnim uslugama na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o uređenju položaja, ovlašćenja, prava i dužnosti glavnog urbaniste grada Zaječara;
- Odluka o uslovima i načinu snabdevanja toplotnom energijom;
- Odluka o utvrđivanju doprinosa za uređivanje građevinskog zemljišta;
- Odluka o linijskom gradskom i prigradskom prevozu putnika u drumskom saobraćaju na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o zaštiti arteskih i subarteskih česama na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o određivanju lokacije za odlaganje građevinskog otpada i otpada od rušenja objekata na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o zaštiti izvorišta vodosnabdevanja Akumulacije "Grlište";
- Odluka o stavljanju Spomen Park šume "Kraljevica" pod zaštitu grada Zaječara;
- Odluka o režimu zaštite Spomen Park šume "Kraljevica";
- Odluka o broju dece u vaspitnim grupama u Predškolskoj ustanovi "Đulići" u Zaječaru;
- Odluka o dodatnoj zaštiti porodilja na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o javnim parkiralištima;
- Odluka o merama zaštite poljoprivrednog zemljišta na području grada Zaječara;
- Odluka o mreži osnovnih škola na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o mreži predškolskih ustanova na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o obrazovanju Saveta za zdravlje grada Zaječara;
- Odluka o određivanju nadležnog organa za sprovođenje postupka davanja u zakup i davanja na korišćenje poljoprivrednog zemljišta u državnoj svojini;
- Odluka o rasporedu radnog vremena obavljanja trgovinske, ugostiteljske i zanatske delatnosti;
- Odluka o rasporedu sredstava u oblasti sporta za 2018. godinu;
- Odluka o socijalnoj zaštiti građana na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o stipendiranju studenata grada Zaječara;
- Odluka o sufinansiranju programa rada udruženja;
- Odluka o taksi prevozu putnika i limo servisu na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o utvrđivanju potreba za rešenje stambenih potreba izbeglica na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o boravišnoj taksi;
- Odluka o lokalnim i nekategorisanim putevima;
- Odluka o merama za zaštitu od požara na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o načinu postavljanja pčelinjaka na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o načinu, kriterijumima i postupku dodele sredstava iz budžeta grada Zaječara za podsticanje projekata od javnog interesa koje realizuju udruženja;
- Odluka o prioritetnim oblastima od javnog interesa grada Zaječara za 2019. i 2020. godinu u kojima će se podsticati projekti od javnog interesa koje realizuju udruženja;
- Odluka o utvrđivanju kriterijuma za dodelu sredstava budžetskog fonda za podsticanje rađanja dece na teritoriji grada Zaječara;
- Odluka o komunalnoj inspekciji;
- Odluka o uniformi i oznakama komunalnih policajaca;
- Odluka o boji i načinu označavanja vozila i opreme komunalne policije;
PRAVILNICI
- Pravilnik o korišćenju sredstava reprezentacije;
- Pravilnik o unutrašnjem redu i pravilima ponašanja zaposlenih i posetioca u zgradi Gradske uprave grada Zaječara;
- Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta u Gradskoj upravi, Pravobranilaštvu grada Zaječara, Budžetskoj inspekciji i Službi za internu reviziju grada Zaječara;
- Pravilnik o zvanjima, zanimanjima i platama zaposlenih u Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Pravilnik o koeficijentima za obračun i isplatu plata izabranih, imenovanih i postavljenih lica;
- Pravilnik o postupku unutrašnjeg uzbunjivanja u Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Pravilnik o bližim uslovima za sprovođenje kontinuirane edukacije za zaposlene u Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja i održavanja službenih vozila Gradske uprave grada Zaječara;
- Pravilnik o disciplinskoj i materijalnoj odgovornosti zaposlenih u Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Pravilnik o rasporedu radnog vremena u Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Pravilnik o uslovima, kriterijumima i postupku sprovođenja javnog konkursa za izbor članova radnog tela za praćenje LAP-a;
- Pravilnik o načinu obavljanja poslova javne nabavke u organima grada Zaječara;
- Pravilnik o računovodstvenim politikama;
- Pravilnik o načinu i postupku prenosa neutrošenih budžetskih sredstava Grada Zaječara na račun izvršenja budžeta Grada Zaječara;
- Pravilnik o uvođenju procedure za plaćanje računa u Gradskoj upravi Zaječar;
- Pravilnik o odobravanju i finansiranju programa kojima se zadovoljavaju potrebe i interesi građana u oblasti sporta u gradu Zaječaru;
- Pravilnik o kategorizaciji sportskih organizacija;
- Pravilnik o metodologiji utvrđivanja cene usluga socijalne zaštite;
- Pravilnik o pružanju usluge pomoći u kući i organizovanju službe pomoći u kući u Centru za socijalni rad "Zaječar" Zaječar;
- Pravilnik o kriterijumima i merilima za utvrđivanje cene usluga i učešću korisnika i njegovih srodnika u troškovima pomoći u kući;
- Pravilnik o utvrđivanju javnog interesa;
- Pravilnik o merilima za imenovanje direktora javnih preduzeća čiji je osnivač grad Zaječar;
- Pravilnik o sprovođenju javnog nadmetanja u postupku davanja u zakup poslovnih prostorija grada Zaječara;
- Pravilnik o načinu ostvarivanja prava na prevoz putnika u gradskom i prigradskom linijskom prevozu na teritoriji grada Zaječara;
- Pravilnik o načinu raspodele i obračunu troškova isporučene toplotne energije sa zajedničkog mernog mesta u toplotno predajnoj stanici;
- Pravilnik o informaciono-komunikacionom sistemu Gradske uprave grada Zaječara;
- Pravilnik o načinu i metodama hvatanja i zbrinjavanja napuštenih pasa na teritoriji grada Zaječara;
- Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza u organima i službama organa grada Zaječara i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem;
- Pravilnik o načinu korišćenja sredstava sa podračuna, odnosno drugih računa konsolidovanog računa trezora grada Zaječara;
- Pravilnik o načinu razvrstavanja i evidenciji osnovnih sredstava, sitnog inventara i potrošnog materijala u organima i službama organa grada Zaječara;
- Pravilnik o načinu uklanjanja nepropisno parkiranih, zaustavljenih i napuštenih vozila;
- Pravilnik o utvrđivanju osnovnih sredstava, sitnog inventara i potrošnog sredstava u organima i službama organa grada Zaječara;
- Pravilnik o poklonima;
- Pravilnik o postupku i načinu rešavanja zahteva građana za naknadu štete nastale usled ujeda pasa lutalica;
- Pravilnik o radu trezora grada Zaječara;
- Pravilnik o upravljanju sukobom interesa zaposlenih u Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Pravilnik o uslovima za dodelu seoskih kuća sa okućnicom bračnim parovima na teritoriji grada Zaječara;
- Pravilnik o uvođenju procedura i standarda kod javnih nabavki u Gradskoj upravi grada Zaječara.
KODEKSI:
- Etički kodeks ponašanja funkcionera lokalne samouprave u Zaječaru;
- Kodeks ponašanja službenika i nameštenika grada Zaječara.
UPUTSTVA:
- Uputstvo o radu trezora;
- Uputstvo o pripremi budžeta grada Zaječara za 2019. godinu;
- Uputstvo za rad komisija za popis;
OSTALA OPŠTA AKTA:
- Statut Grada Zaječara;
- Poslovnik Skupštine grada Zaječara;
- Poslovnik Gradskog veća grada Zaječara;
- Plan postupnog uvođenja rodno odgovornog budžetiranja u postupak pripreme i donošenja budžeta Grada Zaječara za 2019. god.
- Program o pripravničkom stažu i stručnoj obuci pripravnika u Gradskoj upravi grada Zaječara;
- Program osnovne obuke zaposlenih iz oblasti zaštite od požara;
- Program mera zaštite uređenja i korišćenja poljoprivrednog zemljišta u državnoj svojini 2019;
- Program zaštite životne sredine za period 2012-2019;
- Naredba o zabrani korišćenja sredstava reprezentacije direktnim i indirektnim korisnicima budžeta Grada Zaječara, kao i javnim preduzećima i ustanovama osnovanim od strane Grada Zaječara.
Ovim Pravilnikom bliže se definišu pojam i vrste rizika i metode za utvrđivanje rizika, kao i merenje rizika.
RIZIK podrazumeva verovatnoću nastanka štete ili gubitka, faktor, element ili bilo šta u čemu je sadržana opasnost. Rizik se može definisati i kao moguća pretnja, događaj ili štetni događaj, ili propuštanje radnje odnosno nečinjenje koje može prouzrokovati gubitak imovine ili ugleda ili ugroziti uspešno izvršavanje zadataka.
Rizike možemo podeliti na:
1. Inherentni (ugrađeni) rizik;
2. Kontrolni rizik;
3. Rezidualni rizik.
INHERENTNI RIZIK je rizik sa kojim se Uprava suočava, pre primene bilo kakvih mera interne kontrole.
KONTROLNI RIZIK je rizik da internim kontrolama neće biti otkrivena greška.
REZIDUALNI RIZIK je nivo rizika koji ostaje posle primene postojećih mera i interne kontrole.
Inherentni rizik je rizik koji postoji nezavisno od primene bilo kakvih mera. U inherentne rizike spadaju:
1. Stepen složenosti propisa, odnosno poteškoće u vezi tumačenja propisa;
2. Stepen i razvijenost organizacione strukture;
3. Vrednost uključenih sredstava;
4. Stručnost zaposlenih.
Kontrolni rizik nastaje kao posledica neadekvatnih internih kontrola, kontrolnih sistema i mogućnosti da oni na neadekvatan način štite čitav sistem. Najčešći primeri kontrolnog rizika su sledeći:
1. Neefikasne procedure i procesi;
2. Neblagovremenost spoljašnih informacija;
3. Nepoštovanje vremenskih rokova;
4. Neadekvatni prenosi sredstava između računa (Uprava - resorna ministarstva);
5. Neodgovarajuće eksterno izveštavanje;
6. Nepostojanje linija utvrđenih nadležnosti;
7. Nedovoljna interna komunikacija;
8. Neadekvatan broj zaposlenih i nedovoljna veština i znanja zaposlenih;
9. Nezakonite radnje rukovodilaca;
10. Neadekvatno razdvajanje zaduženja/razgraničavanje zaduženja zaposlenih;
11. Nepravilno čuvanje dokumentacije;
12. Neuspešno ograničavanje pristupa informacijama;
13. Suviše restriktivan pristup informacijama.
Upravljanje rizikom je ključno upravljačko sredstvo koje rukovodstvo koristi za ostvarivanje strateških i operativnih ciljeva. Zato je obaveza svake organizacione jedinice da ispita šta su rizici koji mogu da ugroze njene poslovne aktivnosti i preduzme mere koje će ublažiti rizike do prihvatljivog nivoa. Najvažnije je da organizaciona jedinica identifikuje, proceni, rangira i tretira rizik. Upravljanje rizikom mora da omogući i obezbedi:
- Kontinuiran razvojni proces na nivou svih organizacionih jedinica u Upravi;
- Proces koji sprovode svi rukovodioci i zaposleni na svim nivoima odgovornosti;
- Proces koji omogućava identifikaciju stvarnih rizika, rizičnih događaja koji mogu ugroziti upravljanje programima.
Procene rizika se vrše redovno, svake prve nedelje u mesecu, dok se evaluacije mogu obavljati povremeno. Ono što je je jako bitno to je da za svaki uočeni rizik treba utvrditi "Vlasnika rizika" kako bi se preduzele mere za ublažavanje rizika, odnosno "Vlasnik rizika" je rukovodioc Odeljenja, u kome je utvrđeno da postoji određeni rizik.
Rukovodilac za finansijsko upravljanje i kontrolu - koji ujedno preuzima i funkciju menadžera rizika:
1. Prikuplja obrasce od rukovodioca odeljenja, u kojima zaposleni obaveštavaju o utvrđenim rizicima u njihovoj organizacionoj jedinici, i stara se o tome da budu ispravno popunjeni;
2. Obaveštava zaposlene o donesenim odlukama u vezi sa obaveštenjima o utvrđenim rizicima;
3. Vrši edukaciju o vrstama i mogućnostima nastanka rizika;
4. Vodi registar rizika.
Upravljanje rizikom je proces koji ima sledeće faze:
1. IDENTIFIKOVANJE RIZIKA;
2. PROCENA RIZIKA;
3. IZBOR NAČINA REAGOVANJE NA RIZIK;
4. FORMIRANJE REGISTRA RIZIKA;
5. PRAĆENJE I IZVEŠTAVANJE.
I FAZA - IDENTIFIKOVANJE RIZIKA
U ovoj fazi rukovodilac i zaposleni u organizacionoj jedinici koji su najbolje upoznati sa ciljevima započinju sa popisom ciljeva, procesa i aktivnosti date organizacione jedinice. U toku uvođenja sistema finansijskog upravljanja i kontrole, 2018. godine, u Upravi su popisani svi poslovni procesi i aktivnosti i izvršeno je njihovo šifriranje. Nakon popisivanja ciljeva i procesa, počinje se sa identifikacijom rizika. Svi zaposleni i rukovodioci analizirajući postignute rezultate u prethodnom mesecu obaveštavaju menadžera rizika o svim potencijalnim pretnjama koje su uočili na svom radnom mestu, podnošenjem OBRAZACA o utvrđenom riziku. Prilikom predaje obrazaca zaposleni uz obrazac iznose i sopstvenu procenu verovatnoće rizika i njegovog uticaja, takođe predlažu korektivne mere i rokove za primenu korektivnih mera. Zaposleni Obrazac obaveštenja o riziku predaju šefu organizacione jedinice, a šef organizacione jedinice - Rukovodiocu za finansijsko upravljanje i kontrolu, na rešavanje i dalje postupanje.
Obrazac o utvrđenom riziku ima sledeću sadržinu: Redni broj, naziv organizacione jedinice, naziv izvršilačkog radnog mesta, identifikovani rizik ili rizični događaj, procenu verovatnoće nastajanja datog rizika, procenu uticaja datog rizika, predložena mera za ublažavanje rizika i rok za primenu korektivnih mera.
Obrazac za obaveštenje o riziku sastavni je deo ovog Pravilnika i odštampan je uz ovaj Pravilnik.
II FAZA PROCENA RIZIKA
Ciljevi procene rizika su da se utvrdi sledeće:
1. Obezbede informacije o identifikovanim nivoima rizika: verovatnoća da će se dogoditi i značaj njihovog uticaja;
2. Rangiranje rizika prema prioritetu.
Bitno kod ove faze jeste utvrditi verovatnoću da će određeni rizik nastati i i efekat koji će nastanak rizika izazvati.
Za bodovanje verovatnoće i uticaja rizika koriste se standardne skale koje su odštampane i čine sastavni deo ovog Pravilnika.
Na osnovu skala vrši se bodovanje svih identifikovanih rizika, uzimajući u obzir verovatnoću događaja i uticaj rizika.
Za svaki rizik se izračunava sledeće:
Verovatnoća događaja x Uticaj = Broj bodova rizika (skor)
Menadžer rizika na bazi prikupljenih obrazaca za obaveštavanje o utvrđenom riziku sačinjava REGISTAR RIZIKA.
IZBOR NAČINA REAGOVANJA NA RIZIK
Nakon identifikovanja i ocenjivanja rizika, odlučuje se o vrsti korektivne mere koja će se primeniti za svaki od rizika.
Postoji pet osnovnih metoda reagovanja na rizik:
1. IZBEGAVANJE RIZIKA - Ova metoda ima za osnovni cilj da se u određenim okolnostima odustane od aktivnosti, kao jedini mogući način da se kontroliše rizik;
2. PODELA RIZIKA - Rizik se može deliti uspostavljanjem zajedničkih aktivnosti i poduhvata kako bi se smanjio početni ukupan nivo rizika;
3. UBLAŽAVANJE RIZIKA - Ovo je najčešći odgovor na rizik, preduzimaju se sve mere kako bi se ublažila verovatnoća nastanka rizika i njegov uticaj;
4. PRENOŠENJE RIZIKA - Prenošenje rizika podrazumeva prenošenje rizika na drugi subjekat putem Ugovora;
5. PRIHVATANJE RIZIKA - Prihvatanje rizika u onoj situaciji kada imamo analizu troškova i koristi i kada bi mera za ublažavanje bila skuplja od od posledica nastalih u slučaju nastanka rizika.
Glavnu odgovornost za praćenje i tretiranje identifikovanih rizika ima VLASNIK RIZIKA = RUKOVODILAC ORGANIZACIONE JEDINICE - Odeljenja u kome je rizik i nastao. Lice koje je odgovorno za sprovođenje procedure prijavljivanja rizika, u određenom roku, informiše menadžera rizika o identifikovanom riziku. Nakon dobijanja Obrasca Obaveštenja o riziku, Rukovodilac za finansijsko upravljanje i kontrolu, a kasnije menadžer rizika, unosi podatke u identifikovanim rizicima u REGISTAR RIZIKA.
Registar RIZIKA je tabela koja sadrži sledeće elemente:
- Cilj;
- Opis rizika;
- Analiza rizika;
- Odgovor na rizik;
- Praćenje rizika.
Tabela REGISTRA RIZIKA sastavni je deo ovog Pravilnika i odštampan je uz ovaj Pravilnik.
Obrazac obaveštenja o rizicima se dostavlja svim zaposlenima - neposrednim izvršiocima i njihovim neposrednim rukovodiocima i o tome mora postojati pisani trag u skladu sa procedurom kancelarijskog poslovanja.
Menadžer rizika objedinjuje sve prikupljene tabele i rangira rizike prema prioritetima u REGISTRU RIZIKA.
Menadžer rizika dostavlja Registar rizika Centralnoj jedinici za harmonizaciju.
Praćenje i izveštavanje vrše "vlasnik rizika", rukovodilac organizacione jedinice u kojoj je rizik identifikovan i menadžer rizika. Oni nadgledaju korektivne mere, rezultate koje daju korektivne mere, eventualno identifikovanje novih rizika i o tome izveštavaju Načelnika Gradske uprave, prema dinamici odgovora na rizik u skladu sa vrstom, i procenom uticaja identifikovanog rizika.
Kontrolne aktivnosti predstavljaju politike i procedure koje je uspostavilo rukovodstvo Gradske uprave grada Zaječara, u pisanom obliku, a koje imaju za cilj smanjenje mogućih rizika koji mogu nastati i ugroziti predviđene ciljeve u vezi sa planiranim aktivnostima i izvršenju donetog budžeta. Kontrolnim postupcima implementiraju se kontrolne aktivnosti koje treba da budu odvojene i adekvatno nadgledane. Uprava je kroz set pisanih procedura omogućila adekvatnu:
1. Autorizacija, ovlašćenje i odobravanje;
2. Podela ovlašćenja i dužnosti;
3. Sistem duplog potpisa;
4. Adekvatno dokumentovanje;
5. Pravila za pristup sredstvima i informacijama;
6. Interna verifikacija.
Uprava će za Pravilnike i procedure koje naknadno budu usvojene, izvršiti dopunu čl. 3. ovog Pravilnika.
Informisanje i komunikacija u Upravi, definiše se kao primena aplikativnog softvera kojim se i vrši komunikacija sa povezanim organizacionim celinama. Dobar aplikativni program - softversko rešenje i komunikacija treba da omogući:
1. Identifikovanje, prikupljanje i distribuciju, u odgovarajućem obliku i vremenskom okviru, pouzdanih informacija koje omogućavaju zaposlenima da preuzmu odgovornost;
2. Efektivno komuniciranje, horizontalno i vertikalno, na svim hijerarhijskim nivoima;
3. Izgradnju odgovarajućeg informacionog sistema koji omogućava da svi zaposleni imaju jasne i precizne direktive i instrukcije o njihovoj ulozi i odgovornostima u vezi sa finansijskim upravljanjem i kontrolom;
4. Korišćenje dokumentacije i sistema toka dokumentacije koji obuhvata pravila beleženja, izrade, kretanja, upotrebe i arhiviranja dokumentacije;
5. Dokumentovanje svih poslovnih procesa i transakcija radi izrade odgovarajućih revizorskih tragova;
6. Uspostavljanje efektivnog, blagovremenog i pouzdanog sistema izveštavanja, uključujući nivoe i rokove za izveštavanje, vrste izveštaja koji se podnose rukovodstvu i način izveštavanja u slučaju otkrivanja grešaka, nepravilnosti, pogrešne upotrebe sredstava i informacija, prevara ili nedozvoljenih radnji.
Za sve transakcije aplikativni softver treba da obezbedi postojanje, kompleksnost, tačnost, pravilnu klasifikaciju i tačno sumiranje.
Praćenje i procena sistema finansijskog upravljanja i kontrole u Upravi je organizovana na način da omogućava kontinuirano unapređenje sistema i poboljšanje njegove efikasnosti.
Proces praćenja i procene se vrši tekućim uvidom, samoprocenjivanjem i internom revizijom. Praćenje i procena sistema podrazumeva uvođenje sistema za nadgledanje finansijskog upravljanja i kontrole procenom adekvatnosti i efikasnosti njegovog funkcionisanja.
Praćenje i procena sistema utvrđuje obavezno uvođenje i implementaciju funkcije internog revizora u skladu sa čl. 80. Zakona o budžetskom sistemu ("Službeni glasnik RS", br. 54/2009, 73/2010, 101/2010, 101/201, 93/2012, 62/2013, 63/2013 - ispr. i 108/2013, 142/2014, 68/2015 - dr. zakon, 103/2015, 99/2016, 113/2017, 95/2018, 31/2019, 72/2019, 149/2020, 118/2021, 138/2022 i 92/2023).
Procena obuhvata:
- uspostavljanje strukture izveštavanja namenjene objektivnosti i nezavisnosti interne revizije;
- saradnja rukovodioca i interne revizije;
- postupanje po preporukama internih i eksternih revizora.
Rukovodilac Uprave je dužan da do 31. marta tekuće godine za prethodnu godinu na propisan način izvesti Ministarstvo finansija - Centralnu jedinicu za harmonizaciju, o adekvatnosti i funkcionisanju sistema finansijskog upravljanja i kontrole. Upitnik o samoproceni dostavlja rukovodilac za finansijsko upravljanje i kontrolu.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana njegovog objavljivanja.
Obrazac, skale i Registar rizika, koji su sastavni deo ovog pravilnika, objavljene u "Sl. listu grada Zaječara", br. 50/2023, možete pogledati OVDE