UPUTSTVOO RADU TREZORA GRADA ŠAPCA("Sl. list grada Šapca i opština: Bogatić, Vladimirci i Koceljeva", br. 1/2024) |
Uputstvom o radu trezora grada Šapca (u daljem tekstu: uputstvo) reguliše se način izvršenja budžeta, budžetsko računovodstvo i izveštavanje, kontrola finansijskih transakcija i izgled obrazaca za glavnu knjigu trezora, u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu i Uredbom o budžetskom računovodstvu.
Pojedine definicije koje se upotrebljavaju u ovom uputstvu imaju sledeće značenje:
• konsolidovani račun trezora grada Šapca je objedinjeni račun dinarskih i deviznih sredstava pripadajućih korisnika sredstava budžeta lokalne vlasti, koji je otvoren lokalnoj vlasti, a vodi se u Upravi za trezor;
• glavna knjiga trezora je glavna knjiga dvojnog knjigovodstva u kojoj se sistematski obuhvataju stanja i evidentiraju sve promene na imovini, obavezama, kapitalu, prihodima i rashodima, u skladu sa kontnim planom i budžetskom klasifikacijom propisanom zakonom, koju vodi Odeljenje za finansije;
• aproprijacija predstavlja ovlašćenje koje je Skupština grada Šapca dala gradonačelniku za trošenje javnih sredstava do određenog iznosa i za određene namene, za tekuću budžetsku godinu;
• podračun je evidencioni račun korisnika budžetskih sredstava koji se otvara u okviru konsolidovanog računa trezora, a vodi se u Upravi za trezor;
• direktni korisnici budžetskih sredstava su organi grada Šapca, utvrđeni Odlukom o budžetu grada Šapca, u skladu sa zakonom;
• indirektni korisnici budžetskih sredstava su mesne zajednice i javne ustanove osnovane od strane grada Šapca, nad kojima osnivač preko direktnih budžetskih korisnika sredstava vrši zakonom ili odlukom utvrđena prava;
• finansijski plan je akt indirektnog korisnika budžetskih sredstava koji sadrži procenu primanja i izdataka korisnika za budžetsku godinu.
Za izvršenje budžeta grada Šapca odgovoran je gradonačelnik grada Šapca, kao naredbodavac za izvršenje budžeta u skladu sa zakonom.
Lica odgovorna za izvršenje konsolidovanog računa trezora su:
1. budžetski izvršioci kod direktnog korisnika budžetskih sredstava:
- gradonačelnik i zamenik gradonačelnika grada Šapca,
• načelnik Gradske uprave,
• rukovodilac Odeljenja za budžet i finansije,
• lice koje po sistematizaciji vrši funkciju kontrole i overavanja tačnosti knjigovodstvenih isprava na osnovu kojih se podnosi zahtev za plaćanje;
2. budžetski izvršioci kod indirektnog budžetskog korisnika su:
• odgovorno lice (rukovodilac) indirektnog budžetskog korisnika ili lice koje on ovlasti,
• lice koje po sistematizaciji vrši funkciju kontrole i overavanja tačnosti knjigovodstvenih isprava na osnovu kojih se podnosi zahtev za transfer sredstava.
Obaveze koje preuzima direktni odnosno indirektni korisnik budžetskih sredstava moraju odgovarati aproprijaciji odobrenoj u Odluci o budžetu i za tu namenu i tom korisniku za odgovarajuću budžetsku godinu. Nakon stupanja na snagu Odluke o budžetu, direktni korisnik budžetskih sredstava vrši raspodelu sredstava indirektnim korisnicima u okviru svojih odobrenih aproprijacija.
Direktni i indirektni korisnici budžetskih sredstava preuzimaju obaveze na osnovu potpisanih ugovora. Preuzete obaveze čiji je iznos veći od iznosa sredstava predviđenog Odlukom o budžetu ili koje su nastale u suprotnosti sa zakonom ili drugim propisom, ne mogu se izvršavati na teret konsolidovanog računa trezora grada Šapca.
Evidentiranje aproprijacija i sprovođenje promena u aproprijacijama obuhvata:
• Odluku o budžetu grada Šapca - Skupština grada donosi Odluku o budžetu za narednu godinu u skladu sa budžetskim kalendarom;
• privremeno finansiranje - ukoliko Skupština grada ne donese budžet pre početka fiskalne godine, vrši se privremeno finansiranje u vremenu od najduže prva tri meseca fiskalne godine; izuzetno, period privremenog finansiranja se može produžiti za još tri meseca, tako da ukupno traje šest meseci;
• rebalans budžeta - Skupština grada na predlog Gradskog veća usvaja rebalans budžeta kojim se usklađuju prihodi i primanja i rashodi i izdaci budžeta;
• promene u aproprijaciji koje utiču na tekuću budžetsku rezervu - sredstva tekuće budžetske rezerve koriste se za neplanirane svrhe za koje nisu utvrđene aproprijacije ili za svrhe za koje se u toku godine pokaže da aproprijacije nisu bile dovoljne na osnovu rešenja o korišćenju sredstava tekuće budžetske rezerve koje donosi Gradsko veće grada Šapca na predlog Odeljenja za budžet i finansije;
• promene u aproprijaciji koje utiču na stalnu budžetsku rezervu - rešenje o upotrebi sredstava stalne budžetske rezerve donosi Gradsko veće grada Šapca na predlog Odeljenja za budžet i finansije i budžet za finansiranje rashoda u otklanjanju posledica vanrednih okolnosti;
• promene u aproprijaciji unutar direktnog korisnika budžetskih sredstava indirektni korisnik budžetskih sredstava uz odobrenje Odeljenja za budžet i finansije, izuzev aproprijacija za sredstva koja su dobijena za posebne namene, može vršiti preusmeravanje aproprijacija odobrenih na ime određenog rashoda u iznosu do 10% vrednosti aproprijacije za rashod čiji se iznos umanjuje;
• promene u aproprijaciji unutar indirektnog korisnika budžetskih sredstava - indirektni korisnik budžetskih sredstava uz odobrenje Odeljenja za budžet i finansije, izuzev odobrenih aproprijacija sa izvorom finansiranja 01 (Prihodi iz budžeta), može vršiti preusmeravanje odobrenih aproprijacija iz ostalih (dodatnih) izvora finansiranja na ime određenog rashoda bez ograničenja, tj. do nivoa vrednosti aproprijacije za rashod čiji se izvor umanjuje.
Postupak evidentiranja promene aproprijacije vrše budžetski izvršioci i to:
1. Za evidentiranje aproprijacija po Odluci o budžetu grada Šapca, aproprijacija po rebalansu budžeta, i evidentiranje privremenog finansiranja nadležno je Odeljenje za budžet i finansije.
2. Zahtev za promenu aproprijacija indirektni korisnik podnosi nadležnom direktnom korisniku.
3. Osnovanost za promene aproprijacija utvrđuje Odeljenje za budžet i finansije u skladu sa zakonom.
4. Akt o promeni aproprijacije donosi gradonačelnik grada Šapca, u skladu sa zakonom.
5. Za unos promena u aproprijacijama i čuvanje zvaničnih podataka o aproprijacijama nadležno je Odeljenje za budžet i finansije.
Zahtev za promenu aproprijacije se podnosi na propisanom Obrascu ZA u dva primerka. U zahtevu za promenu aproprijacije, budžetski korisnik dostavlja sledeće podatke:
• iznos zahteva za promenu,
• pisano obrazloženje za promenu aproprijacije,
• na teret koje aproprijacije.
Odobreni zahtev se zavodi u evidenciju Primljenih zahteva i jedan primerak se vraća podnosiocu.
Korisnici budžetskih sredstava mogu da vrše plaćanja do visine rashoda i izdataka koji su utvrđeni kvotama za određeni period.
Prilikom određivanja kvota za direktne korisnike budžetskih sredstava, lokalni organ uprave nadležan za finansije, ima u vidu sredstva planirana u budžetu za direktnog korisnika budžetskih sredstava, plan izvršenja budžeta za direktnog budžetskog korisnika i likvidne mogućnosti budžeta.
Lokalni organ uprave nadležan za finansije, obaveštava direktne korisnike budžetskih sredstava o kvotama, najkasnije u roku od 15 dana pre početka perioda na koji se odnosi.
Izvršenje budžeta se vrši na osnovu tromesečnih kvota koje donosi Odeljenje za budžet i finansije grada Šapca, a u skladu sa ostvarenim prihodima budžeta. Ako se u toku godine prihodi i primanja smanje, rashodi i izdaci budžeta izvršavaće se po prioritetima, i to: obaveze utvrđene zakonskim propisima - na postojećem nivou i minimalni stalni troškovi neophodni za nesmetano funkcionisanje korisnika budžetskih sredstava. Izuzetno od odredbe 1. ovog člana, budžetskom korisniku, odnosno korisniku javnih sredstava, se može odobriti i veće pravo, ako za to postoje opravdani razlozi, a što odobrava gradonačelnik. Ako korisnici budžetskih sredstava ne ostvare prihode iz drugih izvora u planiranom iznosu, aproprijacije utvrđene iz tih prihoda neće se izvršavati na teret budžeta.
Tromesečni planovi izvršenja budžeta i odgovarajuće kvote prema ekonomskoj klasifikaciji izrađuju se samo za izdatke koji se finansiraju prihodima iz budžeta u skladu sa Odlukom o budžetu za tekuću godinu,
Korisnik budžeta može u toku izvršenja budžeta podneti zahtev za promenu odobrenih kvota Odeljenju za budžet i finansije grada Šapca.
Zahtev za promenu kvota podnosi se na propisanom obrascu ZK u dva primerka, od kojih se jedan posle evidentiranja vraća podnosiocu zahteva.
Korisnik budžeta u zahtevu za promenu kvote na Obrascu ZK dostavlja sledeće podatke:
• iznos zahteva za promenu,
• pisano obrazloženje zašto je promena neophodna,
• način obračuna iznosa promene.
Promena visine kvote odobrava se izmenom Rešenja o kvotama. Evidenciju o promeni kvota vodi Odeljenje za budžet i finansije.
U skladu sa Odlukom o budžetu grada Šapca, budžetski korisnik podnosi Odeljenju za budžet i finansije:
1. Zahtev za plaćanje za direktne budžetske korisnike (tip 1). Zahtev se podnosi u dva primerka na propisanom obrascu ZP - Zahtev za plaćanje zajedno sa pratećom originalnom dokumentacijom. Odeljenje za budžet i finansije hronološki vodi Registar podnetih zahteva direktnih budžetskih korisnika koji sadrži broj zahteva, datum podnošenja i datum realizacije zahteva.
2. Zahtev za transfer za indirektne budžetske korisnike (tip 2). Zahtev se podnosi u dva primerka na propisanom obrascu ZT - Zahtev za transfer zajedno sa kopijama prateće dokumentacije. Odeljenje za budžet i finansije hronološki vodi Registar podnetih zahteva indirektnih budžetskih korisnika koji sadrži broj zahteva, datum podnošenja i datum realizacije zahteva.
3. Zahtev za transfer za ostale korisnike javnih sredstava (tip 7 i 8) koji poseduju podračun u okviru KRT-a grada Šapca. Zahtev se podnosi u dva primerka na propisanom obrascu ZT - Zahtev za transfer zajedno sa kopijama prateće dokumentacije odnosno bez kopija prateće dokumentacije ukoliko ugovor na osnovu kojeg se vrši transfer sredstava predviđa dostavljanje izveštaja o namenskoj realizaciji prenetih sredstava od strane korisnika javnih sredstava po isteku izveštajnog perioda iz ugovora. Odeljenje za budžet i finansije hronološki vodi Registar podnetih zahteva ostalih budžetskih korisnika koji sadrži broj zahteva, datum podnošenja i datum realizacije zahteva.
Zahtev za plaćanje/transfer se podnosi za svaki dokument (račun, rešenje, situacija, ugovor o delu...) osim zahteva za isplatu plata, dodataka i naknada zaposlenih koji se podnosi na obrascu IP - Zahtev za isplatu plata, dodataka i naknada zaposlenih.
U slučaju javne nabavke budžetski korisnik uz zahtev za plaćanje/transfer podnosi i dokumentaciju kojom potvrđuje da je postupak javne nabavke sproveden u skladu sa propisima kojima se uređuje postupak javnih nabavki, i to: Ugovor o javnoj nabavci i Izveštaj o dodeli sredstava ugovora o javnoj nabavci.
U slučaju javne nabavke male vrednosti budžetski korisnik uz zahtev za plaćanje/transfer sredstava podnosi i dokumentaciju kojom potvrđuje da je postupak javne nabavke male vrednosti sproveden u skladu sa propisima kojima se uređuje postupaka javnih nabavki male vrednosti i to: Ugovor o javnoj nabavci male vrednosti i Izveštaj o dodeli ugovora o javnoj nabavci male vrednosti.
U slučaju javne nabavke male vrednosti putem narudžbenice budžetski korisnik uz zahtev za plaćanje/transfer podnosi i dokumentaciju kojom potvrđuje da je postupak javne nabavke sproveden u skladu sa propisima kojima se uređuje postupak javnih nabavki.
Lice koje vrši funkciju overavanja ZP, ZT i IP obrazaca svojim potpisom potvrđuje daje:
1. obrazac pravilno popunjen;.
2. prateća računovodstvena dokumentacija validan osnov za plaćanje/transfer sredstava (potpuna, zakonita i tačna) i
3. plaćanje/transfer u skladu sa namenom određenom Odlukom o budžetu u skladu sa visinom raspoloživog prava za određenu vrstu rashoda u tromesečnom planu (kvoti) za izvršenje budžeta.
Lica iz stava 1. ovog člana, a po odobrenju gradonačelnika grada Šapca, mogu izuzetno odobriti zahtev za plaćanje koji je znatno iznad tromesečnog plana za prenos sredstava, ukoliko ocene da bi njegovo neizvršavanje imalo štetne posledice za funkcionisanje rada direktnog odnosno indirektnog korisnika budžetskih sredstava i ostalih korisnika javnih sredstava.
Ukoliko se u postupku overe podnetog zahteva konstatuje da je prateća računovodstvena dokumentacije nevalidna, da su stvorene obaveze na teret konsolidovanog računa trezora mimo nadležnosti direktnog budžetskog korisnika ili mimo raspoloživog prava, Odeljenje za budžet i finansije neće odobriti podneti zahtev za plaćanje i biće vraćen podnosiocu zahteva sa obaveštenjem o razlozima za neodobravanje isplate.
Nakon izvršene kontrole i overe podnetih zahteva na odgovarajućim obrascima od strane lica koje po sistematizaciji vrše poslove likvidatora trezora i rukovodioca Odeljenja za budžet i finansije, zahtev se podnosi na odobrenje odgovornom licu organa grada Šapca i gradonačelniku grada Šapca.
Po dobijenom odobrenju, na predlog Odeljenja za budžet i finansije, gradonačelnik grada Šapca donosi Rešenje o prenosu sredstava u skladu sa članom 58. stav 2. Zakona o budžetskom sistemu na osnovu kojeg se vrši plaćanje iz budžeta.
Računovodstvena dokumentacija se dostavlja na knjiženje i arhiviranje po izvršenom plaćanju, a najkasnije u roku od 2 dana od nastanka poslovne promene i drugog događaja.
Unutrašnja, odnosno interna kontrola je organizovana kao sistem postupaka i odgovornosti svih lica uključenih u transakcije i poslovne događaje kod direktnih i indirektnih budžetskih korisnika.
Direktni budžetski korisnik odgovoran je za unutrašnju kontrolu transakcija i poslovnih događaja, kao i transakcija i poslovnih događaja indirektnog budžetskog korisnika koji je u njegovoj nadležnosti.
Budžetski izvršilac je dužan da se prilikom nabavke robe i korišćenja usluga pridržava odredbi Zakona o javnim nabavkama i drugih podzakonskih akata koji regulišu ovu oblast.
Direktni budžetski korisnik ne može da stvara dužničko - poverilačke odnose odnosno obaveze na teret budžeta grada Šapca za rashode koji nisu u njegovoj nadležnosti, kao ni za rashode koje su iznad iznosa odobrenih tromesečnim planom za prenos sredstava.
Lice koje po sistematizaciji vrši poslove budžeta kod direktnog budžetskog korisnika nakon prijema knjigovodstvene isprave o nastalim obavezama i rashodima na teret budžeta kontrolom utvrđuje potpunost, ispravnost, računsku tačnost i zakonitost.
Kod obaveza za izvršenu nabavku robe ili izvršenu uslugu budžetski izvršilac proverava da li je usluga obavljena odnosno da li je roba isporučena. Budžetski izvršilac vrši pismenu evidenciju odstupanja računa od stvarno realizovane usluge ili isporučene robe čime se obezbeđuje da se isprava kojom je stvorena obaveza prema dobavljaču uskladi sa stvarnom vrednošću primljene robe ili izvršene usluge.
Ukoliko je plaćanje, izvršeno avansno (na osnovu predračuna, profakture i dr.) direktni budžetski korisnik je dužan da preuzme robu odnosno primi uslugu i obezbedi validnu knjigovodstvenu ispravu (fakturu, račun i dr.) u roku od 30 dana od izvršenog plaćanja.
Pre odobravanja zahteva za plaćanje/transfer sredstava odgovorno lice organa direktnog budžetskog korisnika procenjuje da li navedeni izdatak predstavlja efikasnu svrsishodnu upotrebu novčanih sredstava budžeta i da li je u funkciji rada organa i oblasti za koju je direktni budžetski korisnik zadužen.
Odeljenje za budžet i finansije po zahtevu gradonačelnika i načelnika Gradske uprave Šabac sačinjava izveštaj o ostvarenim prihodima i primanjima prema izvorima sredstava i izvršenim rashodima i izdacima sa računa budžeta grada Šapca.
Odeljenje za budžet i finansije može zatražiti dodatne podatke indirektnih budžetskih korisnika koji su neophodni za izradu izveštaja za potrebe gradonačelnika grada Šapca i načelnika Gradske uprave grada Šapca.
Tokom fiskalne godine u Odeljenju za budžet i finansije pripremaju se sledeći izveštaji:
- izveštaji o mesečnom ostvarenju budžeta u kojima se prikazuju prihodi i primanja i rashodi i izdaci po ekonomskim klasifikacijama (dostavlja se Ministarstvu finansija - Upravi za trezor);
- izveštaji u skladu sa Pravilnikom o sadržaju i načinu finansijskog izveštavanja o planiranim i ostvarenim prihodima i primanjima i planiranim i izvršenim rashodima i izdacima jedinice lokalne samouprave (dostavlja se Ministarstvu finansija - Upravi za trezor);
• periodični izveštaji (šestomesečni i devetomesečni) o izvršenju budžeta koji se dostavljaju Skupštini grada Šapca;
• izveštaj o investiranju novčanih sredstava (dostavlja se Ministarstvu finansija - Upravi za trezor);
• ostali finansijski izveštaji.
Indirektni budžetski korisnici dužni su da usaglase podatke iz svojih poslovnih knjiga sa podacima u glavnoj knjizi trezora. Na osnovu ovako usaglašenih podataka, pristupa se izradi izveštaja na osnovu koga se dobijaju podaci o ukupno ostvarenim prihodima i primanjima i izvršenim rashodima i izdacima, kao i o namenskom korišćenju budžetskih sredstava na nivou direktnog budžetskog korisnika.
Odeljenju za budžet i finansije, indirektni budžetski korisnici su dužni da dostave Obrazac 5 - Izveštaj o izvršenju budžeta, kao i obrazloženje ukoliko postoje odstupanja planiranih i utrošenih sredstava za iznose prekoračenja za izveštajni period.
Rok za dostavljanje kvartalnih izveštaja na Obrascu 5 za indirektne budžetske korisnike je 10 dana po isteku kvartala.
Direktni budžetski korisnik je dužan da obezbedi završne izveštaje o prihodima i primanjima i rashodima i izdacima prethodne fiskalne godine svojih indirektnih korisnika najkasnije do 31. marta radi izrade konsolidovanog završnog računa budžeta.
Odeljenje za budžet i finansije sastavlja konsolidovane Obrasce 1-5 za završni račun za prethodnu godinu i Odluku o završnom računu, a sve to prema propisanom kalendaru za podnošenje završnih računa:
• do 28. februara - indirektni korisnici budžetskih sredstava pripremaju završne račune za prethodnu godinu i podnose ih Upravi za trezor;
• do 31. marta - direktni korisnik budžetskih sredstava kontroliše i sravnjuje završne račune indirektnih korisnika budžetskih sredstava koji se nalaze u njegovoj nadležnosti, konsoliduje navedene izveštaje i sastavlja konsolidovani godišnji izveštaj;
• do 30.04. - Odeljenje za budžet i finansije sastavlja konsolidovani završni račun i podnosi Gradskom veću, koje usvaja Nacrt Odluke o završnom računu grada Šapca;
• do 1. juna - Gradsko veće grada Šapca dostavlja Skupštini grada Šapca Predlog Odluke o završnom računu grada Šapca;
• do 30. juna - Skupština grada Šapca usvaja Odluku o završnom računu grada Šapca i istu po usvajanju dostavlja Ministarstvu finansija - Upravi za trezor.
Rokovi u ovom kalendaru predstavljaju krajnji rok za podnošenje završnih računa i drugih akata.
V SADRŽAJ I VOĐENJE GLAVNE KNJIGE
Glavna knjiga sadrži sve transakcije i poslovne događaje, prihode i primanja, rashode i izdatke, stanje i promene na imovini, obavezama i izvorima finansiranja.
Glavna knjiga i pomoćne knjige direktnih i indirektnih budžetskih korisnika vode se u skladu sa Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem.
Ovo uputstvo stupa na snagu objavljivanjem u "Službenom listu grada Šapca".