UPUTSTVOO NAČINU RADA POKRAJINSKIH ORGANA U ELEKTRONSKOM POSLOVANJU("Sl. list AP Vojvodine", br. 20/2024) |
Uputstvom o načinu rada pokrajinskih organa u elektronskom poslovanju (u daljem tekstu: Uputstvo) uređuje se način rada u postupanju u Pisarnici Autonomne pokrajine Vojvodine (u daljem tekstu: Pisarnica) koju koriste: Služba Skupštine Autonomne pokrajine Vojvodine, Sekretarijat Pokrajinske vlade, pokrajinski sekretarijati, pokrajinske posebne upravne organizacije, službe koje osniva Pokrajinska vlada, Pokrajinski zaštitnik građana - ombudsman, Pravobranilaštvo Autonomne pokrajine Vojvodine i drugi organizacioni oblici Autonomne pokrajine Vojvodine koji su uključeni u rad Pisarnice Autonomne pokrajine Vojvodine (u daljem tekstu: Pokrajinski organi) kao i elektronsko poslovanje između Pokrajinskih organa i Pokrajinskih organa i fizičkih i pravnih lica.
Komunikacija između Pokrajinskih organa obavlja se elektronskim putem: elektronskom poštom ili kroz Pisarnicu.
Ukoliko je podnesak između Pokrajinskih organa dostavljen elektronskom poštom, a iziskuje rad kroz Pisarnicu, Pokrajinski organ kojem je podnesak dostavljen, dužan je da ga samostalno unese u Pisarnicu.
Materijal za Pokrajinsku vladu i dalje se podnosi kroz aplikaciju eVlada.
Prilikom pripreme materijala za Pokrajinsku vladu, zahtev za davanje mišljenja podnosi se kroz aplikaciju eVlada. Davalac mišljenja je dužan da da mišljenje (broj mišljenja se određuje u Pisarnici), i nakon davanja mišljenja isto dostavi podnosiocu zahteva kroz aplikaciju eVlada.
Kada je Pokrajinska vlada drugostepeni organ, Pokrajinski organ na čiji akt je izjavljena žalba, dužan je da spise predmeta dostavi kroz Pisarnicu, uz istovremeno dostavljanje materijala potrebnog za odlučivanje na sednici Pokrajinske vlade kroz aplikaciju eVlada.
Izuzetno, predmeti koji su započeti pre 31.12.2023. godine dostavljaju se Pokrajinskoj vladi u papirnoj formi.
Dokumentaciju koja je počev od 1.1.2024. godine dostavljena uz prijave na konkurse koje sprovode Pokrajinski organi, a koja se nalazi u prostorijama Uprave za zajedničke poslove pokrajinskih organa, Pokrajinski organi obavezni su da preuzmu u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog uputstva.
U konkursima koje Pokrajinski organi budu objavljivali od dana stupanja na snagu ovog uputstva mora se navesti obaveza pravnih lica da prijave na konkurs i konkursnu dokumentaciju dostavljaju elektronskim putem, a fizičkih lica elektronskim putem ili u papirnoj formi. Dostava elektronskim putem mora biti izvršena u skladu sa odredbama Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju.
Dostavljanje akata zaposlenima i radno angažovanim licima u Pokrajinskim organima vrši se putem službene elektronske pošte, izuzev ukoliko zaposlenim nema istu, u kom slučaju se dostavljanje vrši u Jedinstveno elektronsko sanduče (u daljem tekstu: eSanduče), a ukoliko zaposleni nema isto, u papirnoj formi na radnom mestu ili putem poštanskog operatera, u skladu sa zakonom.
Dostavljanje akata fizičkim i pravnim licima vrši se putem eSandučeta, izuzev ukoliko fizičko lice nema isto, u kom slučaju se dostavljanje vrši putem poštanskog operatera.
Dostavljanje akata između Pokrajinskih organa vrši se putem elektronske pošte na adrese koje su Pokrajinski organi odredili za elektronsku komunikaciju.
Ukoliko zaposleni u radu Pisarnice uoči problem tehničke ili druge prirode, dužan je da se prvo obrati administratoru Pokrajinskog organa.
Ukoliko administrator nije u mogućnosti da problem otkloni, dužan je da se obrati administratoru Uprave za zajedničke poslove pokrajinskih organa.
Ukoliko administrator Uprave za zajedničke poslove pokrajinskih organa nije u mogućnosti da problem otkloni, obavestiće administratora Pokrajinskog organa radi obraćanja Kancelariji za informacione tehnologije i elektronsku upravu.
Kada je potrebno izvršiti promenu u katalogu postupaka u Pisarnici, zaposleni se obraćaju Kancelariji za informacione tehnologije i elektronsku upravu.
Akti Pokrajinskih organa overavaju se kvalifikovanim elektronskim pečatom.
Izuzetno, akti se overavaju kvalifikovanim elektronskim potpisom kada je posebnim propisom ili aplikacijom predviđeno da se overavaju na navedeni način ili kada rukovodilac Pokrajinskog organa ovlasti lice za potpisivanje određenih akata kvalifikovanim elektronskim potpisom.
Prilikom izrade dokumenta u Pisarnici, kontrolor dokumenta (rukovodioci užih unutrašnjih jedinica) u Pokrajinskom organu) kontrolu dokumenta vrše u Pisarnici koristeći opciju "odobravanje" i ne potpisuju dokument kvalifikovanim elektronskim potpisom.
Izuzetno, u slučaju da se dokument Pokrajinskog organa u skladu sa posebnim propisom potpisuje od strane više lica pre overe kvalifikovanim elektronskim pečatom ili potpisom, potpisi navedenih lica moraju biti stavljeni prekvalifikovanog elektronskog pečata ili potpisa.
Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu APV".