PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐENJU PLANIRANJA I SPROVOĐENJA POSTUPAKA JAVNIH NABAVKI I NABAVKI NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE, KAO I NABAVKI DRUŠTVENIH I POSEBNIH USLUGA I PRAĆENJA IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNIM NABAVKAMA I NABAVKAMA NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE("Sl. list grada Zaječara", br. 14/2024) |
Ovim Pravilnikom se, za potrebe Javnog naručioca: Gradske uprave grada Zaječara, Skupštine grada Zaječara, Gradskog veća grada Zaječara, Kabineta Gradonačelnika grada Zaječara i Pravobranilaštva grada Zaječara (u daljem tekstu: Naručioc), bliže uređuje planiranje i način sprovođenja postupaka javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, kao i društvenih i drugih posebnih usluga i praćenje izvršenja zaključenih ugovora o javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje.
Pravilnik je namenjen svim organizacionim jedinicama Naručioca i svim licima koja učestvuju u poslovima planiranja i sprovođenja postupaka javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, kao i licima i organizacionim jedinicama koja prate izvršenja ugovora, a koji su dužni da primenjuju odredbe ovog Pravilnika.
Ciljevi ovog Pravilnika su: precizno uređivanje načina obavljanja poslova u vezi sa javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje u fazama planiranja, sprovođenja postupaka i praćenja izvršenja ugovora, i uređivanje odgovornosti u poslovima u vezi s nabavkama.
Ciljevi obavljanja poslova javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje
Ciljevi obavljanja poslova javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje su:
• javna nabavka/nabavka dobara, usluga i radova koji su potrebni građanima i Naručiocu;
• javna nabavka/nabavka dobara, usluga i radova koji su neophodni za kvalitetno obavljanje poslova organizacionih jedinica;
• celishodnost i opravdanost javne nabavke/nabavke - pribavljanje dobara, usluga i radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba Naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
• ekonomično trošenje sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga i radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
• blagovremeno i efikasno sprovođenje postupaka javnih nabavki/nabavki;
• transparentno trošenje sredstava iz budžeta;
• obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih privrednih subjekata;
• zaštita životne sredine, kroz pribavljanje predmeta koji minimalno utiču na životnu sredinu i investicija u cilju poboljšanja životne sredine.
II PLANIRANJE JAVNIH NABAVKI I NABAVKI NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE
Plan nabavki Naručioca sastoji se od Plana javnih nabavki i Plana nabavki na koje se ne primenjuje Zakon, i predstavlja spisak nabavki čije se pokretanje očekuje u godini za koju se Plan nabavki donosi, i mora biti usklađen sa budžetom Grada Zaječara.
Plan javnih nabavki sadrži elemente propisane Zakonom, i to:
1) predmet javne nabavke i oznaku iz opšteg rečnika nabavki;
2) procenjenu vrednost javne nabavke;
3) vrstu postupka javne nabavke;
4) okvirno vreme pokretanja postupka.
Plan nabavki na koje se ne primenjuje Zakon sadrži predmet nabavke, procenjenu vrednost nabavke i odredbu Zakona na osnovu koje se Zakon ne primenjuje na tu nabavku.
Plan nabavki može da sadrži i druge elemente, u skladu sa instrukcijama za planiranje iz ovog Pravilnika.
Kriterijumi za planiranje javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje su:
• da je predmet javne nabavke/nabavke u funkciji obavljanja poslova Naručioca i u interesu građana, i u skladu sa ciljevima definisanim u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, usvojeni akcioni planovi i drugi planski dokumenti);
• da su uzeti u obzir svi troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke/nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
• da predložene tehničke specifikacije i utvrđene količine određenog predmeta javne nabavke/nabavke odgovaraju stvarnim potrebama Naručioca;
• uzimanje u obzir stanja na zalihama, iskustvenih pokazatelja u vezi sa mesečnom, kvartalnom i godišnjom potrošnjom i sl.;
• da je procenjena vrednost javne nabavke/nabavke odgovarajuća i realna, kao i zasnovana na kvalitetno sprovedenom istraživanju tržišta;
• da li javna nabavka/nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova i kolika je visina i priroda tih troškova;
• da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja;
• troškovi održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl.;
• rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka javne nabavke/nabavke.
Dodatni kriterijumi za planiranje opredeljuju se obzirom na specifičnosti predmetne nabavke.
Instrukcije za planiranje javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje
Odeljenje za finansije pre početka planiranja za narednu plansku godinu, izrađuju Uputstvo sa detaljnim smernicama i limitima za planiranje i koje se dostavljaju svim organizacionim jedinicama, odnosno svima koji učestvuju u planiranju i iskazuju potrebe za nabavkama.
Odsek za javne nabavke najkasnije do 5. avgusta pisanim putem obaveštava sve organizacione jedinice, odnosno sve Načelnike Odeljenja i službi, Gradsko veće i pomoćnike gradonačelnika da pisanim putem, na propisanom obrascu, iskažu potrebe za nabavkama za narednu godinu.
Svi zaposleni u okviru svojih Odeljenja i službi dužni su da dostave svom Načelniku iskazane potrebe u pisanom obliku. Načelnici Odeljenja i službe dužni su da u pisanom obliku dostave objedinjene potrebe za narednu godinu Odseku za javne nabavke najkasnije do 20. avgusta sa opisom predmeta nabavke, okvirnim količinama, procenjenom vrednošću i predlogom prioriteta za određenim nabavkama.
Članovi Gradskog veća i pomoćnici gradonačelnika iz oblasti za koju su zaduženi mogu da u pisanom obliku dostave potrebe za narednu godinu na način i u roku propisanom stavom 2. ovog člana.
Postupak planiranja lica iz stava 2. i 3. ovog člana (u daljem tekstu: tim za planiranje) počinju utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima nabavki, koje su neophodne za obavljanje redovnih aktivnosti iz delokruga i koje su u skladu sa postavljenim ciljevima i kriterijuma za planiranje nabavki.
Tim za planiranje iskazuje stvarne potrebe:
• uzimajući u obzir stanje zaliha i postojeće informacije i bazu podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima,
• na osnovu ispitivanja prethodnih iskustava u nabavci istog predmeta,
• na osnovu istraživanja tržišta,
• kod nabavki radova, u skladu sa projektnom dokumentacijom (predmer i predračun radova).
Istraživanje tržišta svakog pojedinačnog predmeta nabavke vrši se: prikupljanjem informacija o načinu zadovoljavanja konkretne potrebe, upoređivanjem cena na tržištu, kvaliteta, perioda garancije, načina i troškova održavanja i dr.
Istraživanje tržišta vrši se putem istraživanja na internetu, ispitivanja iskustava drugih naručilaca i na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki pojedinačni predmet nabavke.
Lica iz tima za planiranje mogu da traže ili da uzmu u obzir savet nezavisnih stručnjaka, nadležnih organa ili privrednih subjekata, pod uslovom da se time ne narušavaju načela obezbeđenja konkurencije i zabrane diskriminacije, jednakosti privrednih subjekata i transparentnosti.
Na osnovu iskazanih potreba iz člana 7. ovog Pravilnika, pristupa se izradi Nacrta plana nabavki za narednu godinu.
Nacrt plana nabavki Odsek za javne nabavke dostavlja Odeljenju za finansije najkasnije do 1. septembra. Nacrt Plana nabavki potpisuje i pečatom overava odgovorno lice Naručioca - načelnik Gradske uprave Zaječar (u daljem tekstu: odgovorno lice).
Rok za donošenje Plana nabavki
Plan javnih nabavki za tekuću godinu donosi se nakon donošenja Odluke o budžetu grada Zaječara i Finansijskog plana. Rok za donošenje Plana javnih nabavki je 15 (petnaest) dana od dana dostavljanja Finansijskog plana od strane Odeljenja za finansije Odseku za javne nabavke.
Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, Naručilac donosi prema svojim potrebama i opredeljenim finansijskim sredstvima u Finansijskom planu i to u Word ili Excel formatu u roku iz stava 1. ovog člana.
Plan nabavki iz stava 1. i 2. ovog člana potpisuje i pečatom overava odgovorno lice Naručioca.
Objavljivanje i dostavljanje plana nabavki
Plan javnih nabavki neposredno po donošenju, a najkasnije u roku od deset dana od dana donošenja, se objavljuje na Portalu javnih nabavki i na internet stranici Naručioca.
Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje nakon donošenja se objavljuje na inetrnet stranici Naručioca.
Doneti Planovi nabavki iz stava 1. i 2. ovog člana dostavljaju se Odeljenju za finansije, Odseku za javne nabavke i arhivi Gradske uprave Zaječar neposredno po donošenju.
U skladu sa Zakonom, izmenom i dopunom Plana javnih nabavki smatra se planiranje nove javne nabavke, izmena predmeta javne nabavke i povećanje procenjene vrednosti javne nabavke za više od 10%. Sve izmene i dopune Plana javnih nabavki se u roku od deset dana od dana donošenja objavljuju na Portalu javnih nabavki i na internet stranici Naručioca.
U slučaju potrebe, Plan nabavki na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje se može izmeniti i izmene se ne objavljuju.
Izmene i dopune Plana javnih nabavki donose se u postupku i rokovima koji je propisan za donošenje Plana nabavki i to tako da sve izmene budu vidljive u odnosu na osnovni plan i da sve izmene budu obrazložene (veza za budžetom, izvor finansiranja nove nabavke, dobijanje novih nadležnosti, usvajanje projekata itd.)
Izmene i dopune Plana nabavki iz stava 1. i 2. ovog člana potpisuje i pečatom overava odgovorno lice Naručioca.
III KOMUNIKACIJA U VEZI SA POSLOVIMA JAVNIH NABAVKI
Komunikacija u postupku javne nabavke između Naručioca i trećih lica (privrednih subjekata, ponuđača, podnosioca prijava, nadležnih organa i drugih lica) vrši se u skladu sa Zakonom - putem Portala javnih nabavki, a izuzetno kada Zakon dozvoljava i putem pošte, kurirske službe i elektronskim putem - slanjem elektronske pošte.
Komunikacija iz stava 1. ovog člana se izuzetno može vršiti usmenim putem, u skladu sa Zakonom, i to ako se ta komunikacija ne odnosi na bitne elemente postupka javne nabavke i ako Zakonom drugačije nije propisano, pod uslovom da je njena sadržina u zadovoljavajućoj meri dokumentovana, sačinjavanjem zapisnika, odnosno internih beleški od strane lica koje je vršilo komunikaciju usmenim putem.
Komunikacija u vezi s poslovima javnih nabavki unutar Naručioca vrši se pisanim ili elektronskim putem, na način da se omogući evidentiranje svih izvršenih radnji. Odgovorno lice Naručioca sve eventualne naredbe, naloge, uputstva i smernice, a koje se odnose na neke posebne zahteve Naručioca u vezi sa izradom planova i izvršavanjem poslova javnih nabavki, kao i nabavki na koje se zakon ne primenjuje daje isključivo pisanim putem.
Delovi ponude ukoliko se ne dostavljaju putem Portala javnih nabavki, do njihovog otvaranja čuvaju se kod nosioca realizacije odloženi u arhivski orman i zaključani, do momenta otvaranja ponuda kada se predaju komisiji za javnu nabavku.
IV EVIDENTIRANJE, ČUVANJE DOKUMENTACIJE U VEZI SA NABAVKAMA I VOĐENJE EVIDENCIJA
U pisanoj ili elektronskoj formi se evidentiraju i dokumentuju sve radnje tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Naručilac je dužan da, u skladu sa propisima kojima se uređuje oblast dokumentarne građe i arhiva, čuva celokupnu dokumentaciju vezanu za javne nabavke
Radnje iz stava 1. ovog člana u fazi planiranja vrši nosilac planiranja, u postupku javne nabavke komisija za javnu nabavku, odnosno lice koje sprovodi postupak nabavke, a u fazi praćenja realizacije ugovora o nabavci lice, odnosno organizaciona jedinica koji su zaduženi za praćenje realizacije ugovora.
Dokumentacija iz stava 1. ovog člana je bilo koji dokument koji je nastao tokom planiranja nabavke, sprovođenja postupka nabavke i izvršenja ugovora o nabavci, a koji naručilac čuva najmanje pet godina od zaključenja pojedinačnog ugovora o nabavci ili okvirnog sporazuma, odnosno pet godina od obustave ili poništenja postupka.
Nosilac planiranja vodi sledeće evidencije:
• evidenciju o ugovorima zaključenim u postupku nabavke;
• evidenciju o dobavljačima;
• evidenciju o negativnim referencama.
V SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Zahtev za sprovođenje postupka javne nabavke
Lice zaposleno na poslovima javnih nabavki podnosi pisani zahtev odgovornom licu Naručioca za sprovođenje postupka javne nabavke.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se ukoliko je javna nabavka predviđena godišnjim Planom javnih nabavki za tekuću godinu, osim ako je drugačije propisano Zakonom.
Zahtev se dostavlja odgovornom licu Naručioca na odobrenje (saglasnost) tek ukoliko podneti zahtev sadrži sve neophodne elemente propisane ovim Pravilnikom, ito:
1. Zavodni broj zahteva i datum zahteva;
2. Predmet nabavke i naziv partija, ukoliko je predmet oblikovan po partijama i CPV oznaku;
3. Tehničke specifikacije
4. Podatke iz Plana nabavki;
5. Podatke iz Finansijskog plana;
6. Procenjenu ukupnu vrednost nabavke i procenjenu vrednost po partijama;
7. Period na koji se planira zaključenje ugovora;
8. Ako se nabavkom dodeljuje jednogodišnji ili višegodišnji ugovor, navesti procenjenu vrednost po godinama za svaku godinu;
9. Potvrdu o postojanju finansijskih sredstava u Finansijskom planu i Planu nabavki (Potvrdu o postojanju sredstava u budžetu/finansijskom planu za sprovođenje konkretne javne nabavke daje Odeljenje za finansije i to potpisivanjem na zahtevu za nabavku, a potvrdu o postojanju sredstava u Planu nabavki daje Odsek za javne nabavke. Ukoliko nije donet budžet ili finansijski plan, odgovorno lice Naručioca donosi odluku o sprovođenju postupka nabavke za osnovno funkcionisanje samo do iznosa sredstava planiranih u skladu sa odlukom o privremenom finansiranju. U tom slučaju Odeljenje za finansije potvrđuje postojanje određenog iznosa sredstava planiranih, u skladu sa odlukom o privremenom finansiranju);
10. Ime i prezime lica koje podnosi zahtev i potpis;
11. Saglasnost odgovornog lica Naručioca (pečat i potpis).
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Na osnovu odobrenog zahteva, podnosilac zahteva, sačinjava predlog odluke o sprovođenju postupka javne nabavke, koja sadrži sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se na potpis odgovornom licu Naručioca.
Nakon potpisivanja, primerak odluke se bez odlaganja dostavlja članovima komisije za javnu nabavku, sa potvrdom o dostavi.
Ukoliko se sprovodi pregovarački postupak bez objavljivanja javnog poziva, nosilac realizacije izrađuje i na Portalu javnih nabavki objavljuje obaveštenje o sprovođenju ove vrste postupka, koje sadrži obrazloženje osnovanosti primene tog postupka.
Nosilac realizacije istovremeno sa objavljivanjem obaveštenja o sprovođenju pregovaračkog postupka upućuje Kancelariji za javne nabavke zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka zajedno sa obrazloženjem i svom dokumentacijom u vezi sa razlozima koji opravdavaju sprovođenje te vrste postupka.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Postupak javne nabavke sprovodi komisija za javnu nabavku, odnosno lice koje imenuje Naručilac.
Ako procenjena vrednost javne nabavke ne prelazi iznos od 3.000.000 dinara, Naručioc nije dužan da imenuje komisiju za javnu nabavku, u kom slučaju postupak javne nabavke sprovodi lice zaduženo za sprovođenje postupka koje imenuje Naručilac.
Za sprovođenje javnih nabavki čija je procenjena vrednost veća 3.000.000 dinara imenuje se komisija za javnu nabavku.
Komisija mora da ima neparan broj članova, a najmanje tri člana.
U komisiji za javnu nabavku jedan član mora da bude službenik za javne nabavke sa stečenim visokim obrazovanjem na osnovnim akademskim studijama u obimu od najmanje 240 ESPB bodova ili master akademskim studijama, specijalističkim akademskim studijama, specijalističkim strukovnim studijama, odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili specijalističkim studijama na fakultetu ili lice koje je steklo sertifikat za službenika za javne nabavke do dana stupanja na snagu ovog zakona.
Nosilac realizacije javne nabavke, po pravilu, mora biti član komisije za javnu nabavku.
Članovi komisije za javnu nabavku i njihovi zamenici imenuju se iz reda zaposlenih svih organizacionih jedinica kod Naručioca, zavisno od toga šta je predmet javne nabavke.
Za člana komisije imenuje se lice koje ima odgovarajuća stručna znanja iz oblasti koja je predmet javne nabavke, kada je to potrebno.
Naručilac može u komisiju za javnu nabavku imenovati lica koja nisu zaposlena kod Naručioca, ako nema zaposlena lica koja imaju odgovarajuća stručna znanja iz oblasti koja je predmet javne nabavke.
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka, preduzima sve radnje u postupku javne nabavke, a naročito priprema oglase o javnoj nabavci, konkursnu dokumentaciju, vrši stručnu ocenu ponuda i prijava, priprema izveštaje o postupku javne nabavke, obavlja potrebnu komunikaciju u postupku javne nabavke u skladu sa odredbama Zakona i preduzima potrebne radnje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava.
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka, stara se o zakonitosti sprovođenja postupka.
Nakon otvaranja ponuda, članovi komisije za javnu nabavku i njihovi zamenici, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka, potpisuju Izjavu o postojanju ili nepostojanju sukoba interesa. Ako je neko od ovih lica u sukobu interesa, nakon potpisivanja Izjave o postojanju sukoba interesa, o tome obaveštava nosioca realizacije, koji obaveštava odgovorno lice Naručioca. To lice se izuzima iz daljeg postupka javne nabavke, a zamenik člana preuzima njegovo mesto u komisiji za javnu nabavku ili se imenuje drugo lice za sprovođenje postupka javne nabavke.
Način pružanja stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke i nabavke na koje se zakon ne primenjuje
Sve organizacione jedinice (Odeljenja i službe) Naručioca dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji za javnu nabavku/nabavku, odnosno licu zaduženom za sprovođenje postupka.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija za javnu nabavku/nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka, se pisanim ili elektronskim putem obraćaju nadležnoj organizacionoj jedinici.
Organizaciona jedinica od koje je zatražena stručna pomoć, dužna je da pisanim putem ili elektronskim putem odgovori na zahtev iz stava 2. ovog člana, u roku koji određuje komisija za javnu nabavku/nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka.
Ukoliko organizaciona jedinica ne odgovori komisiji za javnu nabavku/nabavku, odnosno licu zaduženom za sprovođenje postupka, ili ne odgovori u roku, o tome se obaveštava odgovorno lice Naručioca koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima i internim pravilnicima za nepoštovanje radnih obaveza.
Izrada konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka, priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane Zakonom i podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Podaci sadržani u konkursnoj dokumentaciji i podaci koji su navedeni u javnom pozivu i drugim oglasima koji se koriste kao javni poziv ne smeju da budu u suprotnosti.
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka, sprovode sve radnje potrebne za realizaciju javne nabavke u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima i odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke.
Član komisije za javnu nabavku - Od čega jedan član mora da bude službenik za javne nabavke sa stečenim visokim obrazovanjem na osnovnim akademskim studijama u obimu od najmanje 240 ESPB bodova ili master akademskim studijama, specijalističkim akademskim studijama, specijalističkim strukovnim studijama, odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili specijalističkim studijama na fakultetu ili lice koje je steklo sertifikat za službenika za javne nabavke do dana stupanja na snagu ovog zakona, priprema delove konkursne dokumentacije koji se odnose na:
1) uputstvo ponuđačima kako da sačini ponudu;
2) obrazac ponude;
3) kriterijume za kvalitativni izbor i uputstvo kako se dokazuje ispunjenost kriterijuma;
4) model i uslove ugovora;
5) obrazac strukture ponuđene cene;
6) obrazac troškova pripreme ponude;
7) ostale obrasce i izjave u zavisnosti od predmeta konkretne nabavke;
8) vrste sredstava finansijskog obezbeđenja kojim ponuđači obezbeđuju ispunjenje svojih obaveza u postupku javne nabavke, kao i ispunjenje svojih ugovornih obaveza i za povraćaj avansnog plaćanja, visinu iznosa koji se obezbeđuje i način i uslove unovčavanja sredstava finansijskog obezbeđenja (ukoliko je potrebno zahtevati sredstva finansijskog obezbeđenja u konkretnom postupku javne nabavke);
9) uslove i rokove plaćanja;
10) rok važenja ponude.
Član komisije za javnu nabavku koji ima odgovarajuće stručno znanje iz oblasti iz koje je predmet nabavke priprema konkursnu dokumentaciju u delu koji se odnosi na:
1) tehničke specifikacije u smislu člana 98. Zakona, standarde koje je donelo priznato telo za standardizaciju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i sl.;
2) nacrte, projektnu dokumentaciju, crteže, modele, uzorke i ostalu raspoloživu tehničku dokumentaciju koja se odnosi na izvršenje predmeta javne nabavke;
3) kriterijume za izbor, naročito u pogledu specifičnih uslova stručnog i tehničkog kapaciteta, koji proizilaze iz opisa predmeta javne nabavke, kao i kriterijuma za dodelu ugovora.
Ukoliko postupak javne nabavke sprovodi lice zaduženo za sprovođenje postupka, to lice sačinjava konkursnu dokumentaciju.
Konkursna dokumentacija se izrađuje u okvirnom roku od 15 dana od donošenja odluke o sprovođenju postupka javne nabavke.
Podnosilac tehničke specifikacije je dužan da što preciznije odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke karakteristike, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok i sl., a može odrediti i specifične kriterijume za kvalitativni izbor, na način da ne koristi diskriminatorske kriterijume za kvalitativni izbor i tehničke specifikacije.
Pravila o određivanju tehničkih specifikacija utvrđena su Zakonom. Tehničke specifikacije se određuju na objektivan način, pre svega određivanjem opisnih tehničkih karakteristika predmeta konkretne javne nabavke. Određivanjem tehničkih specifikacija treba izbegavati opisivanje koje bi neopravdano favorizovalo određeno dobro, odnosno ponuđača.
Ako se u tehničkoj specifikaciji navede da se u konkursnoj dokumentaciji za javnu nabavku zahteva dostavljanje uzoraka/modela za potrebe testiranja - tehnička specifikacija predmeta javne nabavke mora sadržati i sve elemente testiranja, to jest parametre koji se proveravaju pri stručnoj oceni ponuda, odnosno oceni ispunjenosti zahtevanih karakteristika.
Pri određivanju tehničkih specifikacija uzimaju se u obzir kriterijumi pristupačnosti za lica sa invaliditetom ili da rešenje bude prilagođeno za sve korisnike, kao i obavezno poštovanje svih mera, standarda i propisa u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu.
Tehničke specifikacije ne mogu da upućuju na posebnu marku ili izvor ili određeni proces koji karakteriše proizvode ili usluge koje pruža određeni privredni subjekt ili na žigove, patente, vrste ili određeno poreklo ili proizvodnju, koje bi za posledicu imalo davanje prednosti ili eliminisanje određenih privrednih subjekata ili određenih proizvoda, osim ako predmet ugovora to opravdava.
Izuzetno, upućivanje na način iz prethodnog stava je dozvoljeno ako predmet nabavke ne može dovoljno precizno i razumljivo da se opiše, u skladu sa članom 99. Zakona, pri čemu takvo upućivanje mora da bude praćeno rečima "ili odgovarajuće".
Podnosilac tehničke specifikacije može predložiti i kriterijume za izbor privrednog subjekta, a koji se tiču stručnog i tehničkog kapaciteta, sa obrazloženjem predloženih kriterijuma. Podnosilac zahteva može predložiti i specifične kriterijume ekonomski najpovoljnije ponude, sa obrazloženjem tih kriterijuma.
Podnosilac zahteva može, uz obrazloženje, u zahtevu predložiti da se javna nabavka oblikuje u više partija.
Predlog podnosioca zahteva za oblikovanje javne nabavke u više partija mora biti zasnovan na osnovu objektivnih kriterijuma (prema vrsti, količini, svojstvima, nameni, mestu ili vremenu izvršenja i sl.), pri čemu se određuje predmet i obim pojedine partije, uzimajući u obzir mogućnost učešća malih i srednjih preduzeća u postupku javne nabavke kada je to opravdano, a naročito ukoliko je procenjena vrednost javne nabavke jednaka ili veća od iznosa evropskih pragova.
Podnosilac tehničke specifikacije se smatra odgovornim za izrađene tehničke specifikacije, i kriterijume za izbor/kriterijume za dodelu ugovora, koji su predloženi u zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke.
Naručilac je dužan da primenjuje ekološke aspekte prilikom određivanja tehničkih specifikacija, kriterijuma za izbor privrednog subjekta, kriterijuma za dodelu ugovora ili uslova za izvršenje ugovora o javnoj nabavci u slučaju nabavke: fotokopir papira, računarske opreme (desktop računara, laptop računara i monitora), kancelarijske elektronska oprema (štampača, skenera, multifunkcionalnih uređaja i sl.), klima uređaja (standardnih klima uređaja, inverter klima za grejanje i hlađenje i sl.) i sredstava za čišćenje (proizvoda za čišćenje tvrdih površina, tekstilnih proizvoda za čišćenje i sl.), a sve u skladu sa Pravilnikom o vrstama dobara za koja su naručioci u obavezi da primenjuju ekološke aspekte u postupcima javnih nabavki ("Službeni glasnik RS", br. 115/23).
Javni poziv se objavljuje u svim postupcima javne nabavke, osim u pregovaračkom postupku bez objavljivanja javnog poziva i u slučaju kada je to uređeno odredbama Zakona.
Javni poziv i druge oglase o javnoj nabavci izrađuje i objavljuje komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke.
Objavljivanje konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke, istovremeno sa slanjem na objavljivanje javnog poziva, poziva za podnošenje prijava ili poziva za podnošenje ponuda ili pregovaranje u sistemu kvalifikacije, šalje na objavljivanje konkursnu dokumentaciju na Portal javnih nabavki.
U slučaju da konkursna dokumentacija ne može da se objavi putem elektronskih sredstava na Portalu javnih nabavki, iz razloga navedenih u članu 45. stav 3. Zakona, u javnom pozivu ili u pozivu za podnošenje prijava ili pozivu za podnošenje ponuda navodi se da će konkursna dokumentacija biti poslata sredstvima koja nisu elektronska.
U slučaju da konkursna dokumentacija sadrži poverljive podatke u smislu člana 45. stav 5. Zakona, u javnom pozivu ili u pozivu za podnošenje prijava ili pozivu za podnošenje ponuda, navode se mere usmerene na zaštitu poverljivih informacija koje se zahtevaju, kao i način na koji može da se preuzme konkursna dokumentacija.
Ne može se od privrednog subjekta zahtevati naknada bilo kakvih troškova za izradu i stavljanje na raspolaganje konkursne dokumentacije, odnosno preuzimanje konkursne dokumentacije.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Dodatne informacije ili pojašnjenja, kao i potrebne izmene i dopune konkursne dokumentacije, sačinjava komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke, u skladu sa Zakonom, nakon čega se ista šalje na objavljivanje na Portal javnih nabavki, u rokovima propisanim Zakonom.
Obustava postupka pre isteka roka za podnošenje ponuda
U slučaju obustave postupka pre isteka roka za podnošenje ponuda, komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke, postupaju u skladu sa odredbama Zakona.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Sačinjavanje i objavljivanje oglasa o javnoj nabavci, javnog poziva, konkursne dokumentacije i drugih akata u postupku javne nabavke vrši komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke (ili nosilac realizacije za njihove potrebe), u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima.
Oglasi se objavljuju preko Portala javnih nabavki u skladu sa čl. 183. i 184. Zakona, na standardnim obrascima čiju sadržinu utvrđuje Kancelarija za javne nabavke i u skladu sa uputstvom o načinu slanja i objavljivanja oglasa, koje sačinjava Kancelarija za javne nabavke i objavljuje na svojoj internet stranici.
Sadržina oglasa o javnoj nabavci navedena je u Prilogu 4. Zakona.
Oglasi iz stava 1. tač. 1)-4) člana 105. Zakona u postupcima javnih nabavki čija je procenjena vrednost jednaka ili veća od 5.000.000 dinara objavljuju se i na Portalu službenih glasila Republike Srbije i baza propisa, u formi za objavljivanje koja je dostupna na Portalu javnih nabavki.
Na postupak otvaranja ponuda, sadržinu zapisnika o otvaranju ponuda i druga pitanja od značaja za postupak otvaranja ponuda primenjuju se odredbe Zakona i podzakonskog akta Kancelarije za javne nabavke.
Zabranjeno je davanje informacija o primljenim ponudama do otvaranja ponuda, a sva lica su u obavezi da ponude čuvaju na način da ne dođu u posed neovlašćenih lica.
O postupku otvaranja ponuda vodi se poseban zapisnik, koji se formira na Portalu javnih nabavki. Ukoliko su delovi ponuda podneti na način koji nije elektronski putem Portala javnih nabavki, o tome se sačinjava posebna službena beleška.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke, nakon otvaranja ponuda, pristupaju stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom, i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku, nakon ocene ispunjenosti uslova za dodelu ugovora iz člana 144. Zakona, sačinjavaju izveštaj o postupku javne nabavke.
Ocenu dostavljenih dokaza o ispunjenosti kriterijuma za kvalitativni izbor vrši član komisije - službenik za javne nabavke.
Ocenu ispunjenosti zahtevanih tehničkih specifikacija i dostavljenih modela i uzoraka, kao i kriterijuma za izbor (naročito u pogledu specifičnih uslova stručnog i tehničkog kapaciteta, koji proizilaze iz opisa predmeta javne nabavke) i kriterijuma za dodelu ugovora vrši član komisije koji je izrađivao tehničku specifikaciju.
Ukoliko postupak javne nabavke sprovodi lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke, to lice je odgovorno za sprovođenje svih radnji u postupku stručne ocene ponuda, osim u delu ocene iz stava 3. ovog člana, u kojem slučaju može zatražiti pomoć lica koje je izradilo tehničku specifikaciju.
Sačinjavanje izveštaja o postupku javne nabavke
Izveštaj o postupku javne nabavke mora da sadrži podatke propisane Zakonom.
Izveštaj o postupku javne nabavke nije neophodan za ugovore koji se zaključuju na osnovu okvirnog sporazuma, u skladu sa članom 67. stav 1. i članom 67. stav 3. tačka 1) Zakona.
Naručilac je dužan da izveštaj o postupku javne nabavke dostavi Kancelariji za javne nabavke ili drugom nadležnom organu, na njihov zahtev i u roku koji odrede.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izveštaj o stručnoj oceni prijava.
Donošenje odluke o dodeli ugovora, odluke o obustavi postupka i odluke o isključenju kandidata
U skladu sa Izveštajem, komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka javne nabavke, pripremaju predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, predlog odluke o isključenju kandidata, kao i obaveštenja o priznavanju kvalifikacije, u skladu sa odredbama Zakona.
Predlog odluke o dodeli ugovora, odluke o obustavi postupka i odluke o isključenju kandidata dostavlja se odgovornom licu Naručioca na potpisivanje.
Nakon objavljivanja odluke o dodeli ugovora, odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, odnosno odluke o obustavi postupka, Naručilac je dužan da u roku od dva dana od dana prijema pisanog zahteva, koji se dostavlja putem Portala javnih nabavki, privrednom subjektu koji je podneo ponudu, odnosno prijavu u postupku javne nabavke, omogući uvid u dokumentaciju i kopiranje dokumentacije iz postupka o trošku podnosioca zahteva, odnosno preuzimanje dokumentacije na odgovarajući način, s tim da je naručilac obavezan da zaštiti poverljive podatke, u skladu sa odredbama Zakona.
Radnje u vezi sa uvidom u dokumentaciju vrši nosilac realizacije.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka, preduzimaju sve radnje u postupku zaštite prava i postupa po podnetom zahtevu za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom.
O preduzetim radnjama u postupku zaštite prava, komisija za javnu nabavku pisanim ili elektronskim putem obaveštava nosioca realizacije, koji pruža stručnu pomoć u vezi sa postupanjem po podnetom zahtevu za zaštitu prava.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava nakon donošenja odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, odnosno ako u roku propisanom Zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, kao i ako je postupak zaštite prava obustavljen, nosilac realizacije sačinjava predlog ugovora, a isti mora odgovarati modelu ugovora iz konkursne dokumentacije.
Naručilac može zaključiti ugovor o javnoj nabavci i pre isteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava:
• na osnovu okvirnog sporazuma;
• u slučaju primene sistema dinamičke nabavke;
• ako je podneta samo jedna ponuda, koja je prihvatljiva;
• u slučaju primene pregovaračkog postupka bez prethodnog objavljivanja javnog poziva iz člana 61. stav 1. tačka 2) Zakona.
Neposredno po potpisivanju ugovora, odgovorno lice Naručioca donosi i potpisuje i rešenje o imenovanju lica zaduženog za praćenje realizacije ugovora i njegovog zamenika, ukoliko to lice, odnosno njegov zamenik nisu imenovani samim ugovorom.
Nakon potpisivanja ugovora, nosilac realizacije dostavlja sve primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani ili obezbeđuje potpisivanje na drugi odgovarajući način, u roku od deset dana od isteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava.
Ako ponuđač odbije da zaključi ugovor o javnoj nabavci, odnosno okvirni sporazum, ugovor se može zaključiti sa prvim sledećim najpovoljnijim ponuđačem, pri čemu će se ponovo izvršiti stručna ocena ponuda i doneti odluka o dodeli ugovora, odnosno okvirnog sporazuma, ako je zbog metodologije dodele pondera potrebno da se utvrdi prvi sledeći najpovoljniji ponuđač.
Ugovor o javnoj nabavci, odnosno okvirni sporazum, mora da bude zaključen u skladu sa uslovima određenim u dokumentaciji o nabavci i izabranom ponudom.
Ugovor na osnovu okvirnog sporazuma zaključuje se u pisanoj formi, a isto pravno dejstvo može da ima i narudžbenica, ako sadrži sve bitne elemente ugovora.
Nosilac realizacije dostavlja fotokopiju ugovora i fotokopiju sredstava finansijskog obezbeđenja (ukoliko postoje) licu zaduženom za praćenje realizacije ugovora, odnosno drugim organizacionim jedinicama koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora (koje su korisnici predmeta nabavke ili na čije aktivnosti će uticati izvršenje ugovora).
Ugovor o javnoj nabavci može da se zaključi u elektronskoj formi, u skladu sa zakonom kojim se uređuje elektronski dokument i zakonom kojim se uređuje elektronski potpis.
Obaveštenje o dodeli ugovora, obustavi postupka ili poništenju postupka, obaveštenje za dobrovoljnu prethodnu transparentnost
Nosilac realizacije je dužan da obaveštenje o dodeli ugovora pošalje na objavljivanje u roku od 30 dana od dana zaključenja ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma.
Nosilac realizacije je dužan da tromesečno objavljuje zbirno obaveštenje o dodeli ugovora koji su zaključeni na osnovu okvirnog sporazuma i na osnovu sistema dinamične nabavke, u roku od 30 dana od dana isteka tromesečja u kome su ugovori zaključeni.
Izuzetno, ne moraju se objaviti određeni podaci o dodeli ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma ako bi njihovo objavljivanje bilo protivno odredbama Zakona ili na drugi način bilo protivno opštem interesu, ako bi nanelo štetu opravdanim poslovnim interesima određenog privrednog subjekata ili bi moglo da dovede do povrede konkurencije na tržištu.
U slučaju obustave ili poništenja postupka javne nabavke, nosilac realizacije je dužan da podatke o tome objavi u obrascu obaveštenja o dodeli ugovora u roku od 30 dana od dana konačnosti odluke o obustavi ili poništenju postupka javne nabavke.
Nosilac realizacije na Portalu javnih nabavki objavljuje podatke o svim ugovorima zaključenim nakon sprovedenog postupka javne nabavke, o svim izmenama ugovora po osnovu čl. 156-161. Zakona o javnim nabavkama, kao i podatke o ugovorima/narudžbenicama zaključenim odnosno izdatim u skladu sa članom 27. ovog zakona o Javnim nabavkama i njihovim izmenama.
Podaci o ugovorima zaključenim nakon sprovedenog postupka javne nabavke i podaci o ugovorima/narudžbenicama zaključenim odnosno izdatim u skladu sa odredbama člana 27. Zakona o javnim nabavkama zakona objavljuju se u roku propisanom članom 109. st. 1. i 2. Zakona o javnim nabavkama, a sve u skladu sa Pravilnikom o načinu objavljivanja i vrsti podataka o ugovorima i izmenama ugovora koje naručioci objavljuju na Portalu javnih nabavki ("Službeni glasnik RS", br. 115/23 od 22.12.2023. godine).
VI NAČIN PRAĆENJA IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI I NABAVCI NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE
Određivanje lica za praćenje izvršenja ugovora i pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi s tim izvršenjem
Naručilac određuje lice koje će biti zaduženo i odgovorno za praćenje izvršenja zaključenog ugovora.
Lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora je dužno da prati, kontroliše, vodi potrebne evidencije i izveštava o realizaciji, zastojima, nepravilnostima i svim drugim informacijama značajnim za realizaciju ugovora za čije je praćenje izvršenja odgovoran.
Lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora je dužno da blagovremeno pre isteka roka važenja ugovora ili finansijskog ispunjenja ugovora, o tome obavesti Naručioca, kako bi se blagovremeno pokrenuo novi postupak nabavke i sprečio zastoj u funkcionisanju i redovnom procesu rada.
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora odvija se isključivo pisanim putem, odnosno poštom, mejlom ili faksom, osim kada je usmena komunikacija u vezi sa tekućim (ne o bitnim) stvarima jedina moguća. Ukoliko se održava sastanak sa drugom ugovornom stranom, o tome se sačinjava beleška.
Sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora po pravilu komunicira lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora, a po potrebi i odgovorno lice Naručioca.
Odredbe ovog Pravilnika kojima je bliže uređeno praćenje i kontrola izvršenja ugovora o javnoj nabavci od strane naručioca, primenjuju se na sve ugovore o nabavkama koje zaključuje naručilac, bez obzira da li su ti ugovori zaključeni za nabavke na koje se primenjuje ili ne primenjuje Zakon, ili za nabavke društvenih i drugih posebnih usluga.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Na kriterijume, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova primenjuju se važeći propisi, opšti akti i procedure naručioca kojima se uređuje ova oblast, kao i odredbe zaključenog ugovora.
Lica koja vrše kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova dužna su da provere:
• da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenoj;
• da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim.
Ako drugačije nije propisano opštim i internim aktima ili zaključenim ugovorom, lica koja vrše kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova sačinjavaju sledeći dokument koji sadrži:
• potvrdu o kvantitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara, usluga ili radova, kao i prijem neophodne dokumentacije;
• potvrdu o kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju ugovorenim, ili reklamacioni dokument, ako količina ili kvalitet isporučenih dobara, usluga ili radova nisu u skladu sa ugovorenim.
Ako drugačije nije propisano opštim i internim aktima ili zaključenim ugovorom, plaćanje se vrši na osnovu računa koje dostavlja druga ugovorna strana, uz koje se dostavlja propratna dokumentacija.
U slučaju da je u ponudi privrednog subjekta sa kojim je zaključen ugovor navedeno da će Naručilac neposredno da plaća podizvođaču za deo ugovora koji je on izvršio, ukoliko podizvođač zahteva da mu se dospela potraživanja plaćaju neposredno, Odeljenje za finansije je dužno da neposredno plaća dospela potraživanja podizvođaču za deo ugovora koji je on izvršio.
Ako nije predviđeno neposredno plaćanje dospelih potraživanja podizvođaču za deo ugovora koji je on izvršio, Odsek za javne nabavke je dužno da nakon plaćanja privrednom subjektu sa kojim je zaključen ugovor zatraži da u roku od 60 dana dostavi dokaz i izjavu podizvođača da je izvršio plaćanje podizvođaču njegovih potraživanja.
Ukoliko privredni subjekt sa kojim je zaključio ugovor u roku iz stava 3. ovog člana ne dostavi dokaz i izjavu podizvođača, Odsek za javne nabavke je dužan da dostavi Kancelariji za javne nabavke predlog za pokretanje prekršajnog postupka.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora i u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora odgovorno je za izvršenje tog ugovora i dužno je da o eventualnim problemima (neblagovremeno izvršenje ugovornih obaveza, problemi u vezi s tim izvršenjem, prestanak ugovora i dr.) bez odlaganja obavesti pisanim putem Naručioca.
Ukoliko se utvrdi da kvalitet i količina dobara, usluga ili radova ne odgovaraju ugovorenim, lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora sačinjava reklamacioni zapisnik u kome navodi neslaganja sa ugovorom.
O potrebama otklanjanja grešaka u garantnom roku obaveštava se druga ugovorna strana. Ukoliko druga ugovorna strana ne otkloni greške u ostavljenom roku, proveravaju se uslovi za realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i obaveštava se Odsek za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i ako smatra da su ti uslovi ispunjeni obaveštava Odeljenje za finansije radi realizacije.
Pravila postupanja u vezi s ugovorenim sredstvima finansijskog obezbeđenja
Sredstva finansijskog obezbeđenja čuvaju se u Odeljenju za finansije i o tome se vodi posebna evidencija.
Lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora stara se o rokovima važenja sredstava finansijskog obezbeđenja i pribavljanju novih sredstava finansijskog obezbeđenja, ako je postojećim istekao rok važenja, a ugovorne obaveze nisu izvršene.
Kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, o tome bez odlaganja obaveštava Odsek za javne nabavke, uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza.
Odsek za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i, ako smatra da su ti uslovi ispunjeni obaveštava Odeljenje za finansije i javne nabavke radi realizacije.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom u toku trajanja ugovora i raskidom ugovora
U slučaju potrebe za izmenom ili raskidom ugovora o javnoj nabavci, lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora o tome obaveštava Odsek za javne nabavke.
Ako druga ugovorna strana zahteva izmenu ugovora o javnoj nabavci, lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora taj zahtev, zajedno sa svojim mišljenjem o tome da li su zahtevane izmene potrebne i opravdane, dostavlja Odseku za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke, odnosno nosilac realizacije proverava da li su ispunjeni uslovi za izmenu ili raskid ugovora propisani zakonom i samim ugovorom i uz dobijenu saglasnost Naručioca priprema dokumente potrebne za izmenu i raskid ugovora (aneks ugovora, izjavu o raskidu itd.) i iste dostavlja Naručiocu na potpis.
Nosilac realizacije je dužan da na Portalu javnih nabavki objavljuje sve izmene ugovora u skladu sa članom 156-161. Zakona o javnim nabavka I u skladu sa odredbama Pravilnika o načinu objavljivanja i vrsti podataka o ugovorima i izmenama ugovora koje naručioci objavljuju na Portalu javnih nabavki ("Sl. glasnik RS", br. 115/2023 od 22.12.2023. godine).
VII SPROVOĐENJE POSTUPAKA NABAVKI DRUŠTVENIH I DRUGIH POSEBNIH USLUGA
Javne nabavke društvenih i drugih posebnih usluga propisane su čl. 75. Zakona i Prilogom 7. Zakona.
Javne nabavke društvenih i drugih posebnih usluga se planiraju, a realizacija ugovora o ovim nabavkama prati, u skladu sa odredbama ovog Pravilnika koje se odnose na druge javne nabavke.
Javne nabavke društvenih i drugih posebnih usluga čija je procenjena vrednost jednaka ili veća od 15.000.000 dinara sprovode se u skladu sa Zakonom i primenom odredaba ovog Pravilnika kojima se uređuje sprovođenje postupka javne nabavke, kada je to moguće.
Na postupanje u vezi sa oglasima o javnoj nabavci i rokovima za podnošenje ponuda primenjuju se odredbe člana 75. Zakona.
Nabavke društvenih i drugih posebnih usluga čija je procenjena vrednost manja od 15.000.000 dinara, sprovode se u skladu sa odredbama Pravilnika kojim se uređuje sprovođenje postupaka nabavki na koje se Zakon ne primenjuje.
Naručilac će omogućiti osposobljavanje zaposlenih koji se bave poslovima planiranja i poslovima javnih nabavki, kao i kontinuirano stručno usavršavanje.
Program stručnog usavršavanja zaposlenih iz stava 1. ovog člana sačinjava organizaciona jedinica u čijem delokrugu su poslovi ljudskih resursa.
IX OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Nosilac realizacije koordinira radom komisije za javne nabavke, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke odgovorni su: nosilac realizacije i komisija za javnu nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka.
Za donošenje konačnih odluka, rešenja i drugih akata u postupku javne nabavke odgovoran je predstavnik Naručioca kao odgovorno lice.
Svaka organizaciona jedinica, odnosno svako lice koje sprovodi radnje u postupku javne nabavke u skladu sa propisima i ovim Pravilnikom, odgovara za preduzete radnje.
Za tehničku specifikaciju predmeta javne nabavke odgovorno je lice koju je isto izrađivalo.
X NABAVKE NA KOJE SE ZAKON O JAVNIM NABAVKAMA NE PRIMENJUJE
Sprovođenje postupaka nabavki na koje se zakon ne primenjuje
Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje propisane su čl. 11-21. Zakona, a Zakon se ne primenjuje i na nabavke ispod pragova propisanih članom 27. Zakona.
Postupci nabavki na koje se ne primenjuje Zakon se sprovode tako da se:
• obezbedi primena svih načela Zakona na način koji je primeren okolnostima konkretne nabavke;
• obezbede ciljevi ovog Pravilnika;
• spreči postojanje sukoba interesa;
• ugovori cena koja nije veća od uporedive tržišne cene za predmet nabavke zahtevanog kvaliteta.
Zahtev za sprovođenje postupka nabavke
Lice zaposleno na poslovima nabavki na koje se Zakon ne primenjuje (u daljem tekstu: nosilac realizacije) podnosi Zahtev za nabavku, a sve u skladu sa članom 15. ovog Pravilnika.
U zahtevu nije obaveza da se unosi CPV oznaka nabavke, osim za nabavku društvenih i posebnih usluga na koje se zakon ne primenjuje.
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka nabavke
Na osnovu odobrenog Zahteva, nosilac realizacije sačinjava predlog odluke o sprovođenju postupka nabavke koja sadrži podatke iz Zahteva za nabavku.
Odluka o sprovođenju postupka sadrži i podatke o:
• licu koje je zaduženo za sprovođenje postupka nabavke, odnosno komisiji za nabavku;
• najmanje tri potencijalna ponuđača kojima će se uputiti poziv za podnošenje ponuda, a izuzetno, ukoliko se poziv upućuje manjem broju potencijalnih ponuđača, razlozi se moraju pismeno obrazložiti.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se odgovornom licu Naručioca na potpis.
Nakon potpisivanja, primerak odluke iz stava 2. ovog člana se bez odlaganja dostavlja licu koje je zaduženo za sprovođenje postupka nabavke, odnosno komisiji za nabavku, sa potvrdom o dostavi.
Lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke i komisija za nabavku
Odluka o sprovođenju postupka nabavke sadrži podatke o licu zaduženom za sprovođenje postupka nabavke, odnosno komisiji za nabavku.
Ako procenjena vrednost nabavke ne prelazi iznos od 1.000.000 dinara i ako predmet nabavke nije složen i ne zahteva odgovarajuća stručna znanja iz oblasti koja je predmet nabavke, ne postoji obaveza imenovanja komisije za nabavku, u kom slučaju postupak nabavke sprovodi lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke.
Za sprovođenje nabavki čija je procenjena vrednost veća od 1.000.000 dinara imenuje se komisija za nabavku.
Komisija mora da ima neparan broj članova, a najmanje tri člana od čega jedan član mora da bude službenik za javne nabavke.
U komisiji za nabavku jedan član mora da bude nosilac realizacije.
Za člana komisije imenuje se lice koje ima odgovarajuća stručna znanja iz oblasti koja je predmet nabavke, kada je to potrebno, odnosno lice koje je izrađivalo tehničku specifikaciju.
Članovi komisije za nabavku, mogu da budu lica koja nisu zaposlena kod naručioca, ako naručilac nema zaposlena lica koja imaju odgovarajuća stručna znanja iz oblasti koja je predmet nabavke.
Komisija za nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke, preduzima sve radnje u postupku nabavke.
Komisija za nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke, stara se o zakonitosti sprovođenja postupka.
Zadaci lica zaduženog za sprovođenje postupka, odnosno komisije za nabavku su da:
• pripremi poziv za podnošenje ponuda i druge akte u postupku nabavke;
• pregleda primljene ponude;
• preduzima sve druge potrebne radnje u vezi sa sprovođenjem postupka nabavke.
Poziv za podnošenje ponuda sadrži predmet nabavke, tehničke specifikacije, količinu, jedinicu mere, rok za dostavljanje ponuda i način podnošenja ponuda, kriterijume, rok isporuke, rok plaćanja, kontakt za traženje dodatnih pojašnjenja u vezi sa sačinjavanjem ponude, rok i način davanja dodatnih pojašnjenja, a u slučaju potrebe i druge elemente, s obzirom na predmet nabavke.
Poziv za podnošenje ponuda i drugi potrebni dokumenti sačinjavaju se u okvirnom roku od pet radnih dana od dana donošenja odluke o sprovođenju postupka nabavke.
Nosilac realizacije poziv za podnošenje ponuda i druge sačinjene dokumente dostavlja pisanim putem (uključujući i i-mejl) privrednim subjektima navedenim u odluci o sprovođenju postupka i objavljuje na internet stranici Naručioca.
Rok za podnošenje ponuda mora biti primeren vremenu potrebnom za pripremu ponude i utvrđuje se za svaki pojedinačni postupak nabavke.
Način podnošenja ponude i pregled primljenih ponuda
Način podnošenja ponuda određuje se u pozivu za podnošenje ponuda i može biti: neposredno, putem pošte ili elektronskim putem.
Ponude podnete neposredno ili putem pošte evidentira u posebnu evidenciju o primljenim ponudama organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi pisarnice, dok ponude podnete elektronskim sredstvima evidentira nosilac realizacije.
Primljene ponude se pregledaju neposredno po isteku roka za podnošenje ponuda.
U postupku sprovođenja nabavke, neposredno po isteku roka za podnošenje ponuda, sačinjava se Izveštaj o sprovođenju postupka nabavke na koje se zakon ne primenjuje, koji sadrži:
• podatke o nabavci;
• podatke o poslatim pozivima za dostavu ponuda i da li je i kada je nabavka objavljena na internet stranici Naručioca;
• podatke o vremenu i mestu pregleda ponuda;
• broj primljenih ponuda, vreme prijema i način podnošenja;
• elemente primljenih ponuda (cena, rok isporuke i dr.);
• druge potrebne podatke.
Izveštaj o sprovođenju postupka može se dostaviti privrednim subjektima koji su podneli ponude na njihov zahtev pisanim putem (uključujući i i-mejl).
U postupku pregleda ponuda, članovi komisije, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke, potpisuju Izjavu o postojanju ili nepostojanju sukoba interesa, obzirom da su im poznati privredni subjekti koji su podneli ponude.
Ako je član komisije za nabavku u sukobu interesa, nakon potpisivanja Izjave o postojanju sukoba interesa, to lice se izuzima iz daljeg postupka nabavke, a zamenik člana preuzima njegovo mesto u komisiji za nabavku.
Ako je lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke u sukobu interesa, nakon potpisivanja Izjave o postojanju sukoba interesa, imenuje se novo lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke.
Ponuda mora biti blagovremena i ispunjavati sve zahteve iz poziva za podnošenje ponuda, u suprotnom ponuda će biti odbijena.
Izveštajem o sprovođenju postupka nabavke na koje se zakon ne primenjuje, lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke, odnosno komisija za nabavku predlaže Naručiocu izbor najpovoljnije ponude. Smatra se da je izvršen izbor najpovoljnije ponude kada odgovorno lice Naručioca da saglasnost (odobrenje) na Izveštaj kojim se predlaže zaključenje ugovora sa najpovoljnijim ponuđačem.
Nakon davanja saglasnosti Naručioca na izbor najpovoljnije ponude, nosilac realizacije sačinjava predlog ugovora o nabavci, a isti mora odgovarati modelu ugovora iz poziva za podnošenje ponuda, ukoliko je isti bio sastavni deo poziva.
Nosilac realizacije dostavlja predlog ugovora na potpis odgovornom licu Naručioca. Nakon potpisivanja ugovora o nabavci, nosilac realizacije dostavlja sve primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani ili obezbeđuje potpisivanje na drugi odgovarajući način.
Nosilac realizacije dostavlja fotokopiju ugovora o nabavci licu zaduženom za praćenje realizacije ugovora, odnosno drugim organizacionim jedinicama koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora (koje su korisnici predmeta nabavke ili na čije aktivnosti će uticati izvršenje ugovora).
Ugovor o nabavci se može zaključiti u elektronskoj formi, u skladu sa zakonom kojim se uređuje elektronski dokument i zakonom kojim se uređuje elektronski potpis.
Za nabavku dobara, usluga i radova čija je ukupna procenjena vrednost na godišnjem nivou niža od 500.000 dinara, može se umesto zaključenja ugovora, izdati narudžbenica koja sadrži sve elemente ugovora.
Nabavke stanova i zemljišta na koje se Zakon ne primenjuje
U skladu sa članom 12. stav 1. tačka 1) Zakona, na nabavku stanova i zemljišta ne primenjuje se Zakon o javnim nabavkama, već se te nabavke sprovode u skladu sa posebnim zakonskim i podzakonskim propisima uz poštovanje svih načela propisanih Zakonom o javnim nabavkama.
Zahtev za zaštitu prava kojim se osporava zakonitost dodele ugovora primenom odredaba čl. 11-21. Zakona
Zahtev za zaštitu prava kojim se osporava zakonitost dodele ugovora primenom odredaba čl. 11-21. Zakona, smatraće se blagovremenim ako je podnet u roku od deset dana od dana objavljivanja obaveštenja za dobrovoljnu prethodnu transparentnost iz člana 109. stav 5. zakona, ukoliko je naručilac navedeno obaveštenje objavio.
Podnosilac zahteva koji je propustio da podnese zahtev za zaštitu prava u skladu sa stavom 1. ovog člana, nema pravo da podnese zahtev za zaštitu prava nakon objavljivanja obaveštenja o dodeli ugovora, ukoliko naručilac navedeno obaveštenje objavi.
Ukoliko je naručilac objavio samo obaveštenje o dodeli ugovora, za ugovore zaključene primenom odredaba čl. 11-21. zakona, zahtev za zaštitu prava kojim se osporava zakonitost zaključenja takvog ugovora smatraće se blagovremenim ako je podnet najkasnije u roku od 30 dana od dana objavljivanja obaveštenja o dodeli ugovora.
Zahtev za zaštitu prava kojim se osporava zakonitost ugovora koji je zaključen bez prethodno sprovedenog postupka javne nabavke smatraće se blagovremenim ako je podnet u roku od 60 dana od dana saznanja za takav ugovor, a najkasnije u roku od šest meseci od dana zaključenja ugovora.
Ovlašćenja i odgovornosti u postupku nabavke
Nosilac realizacije koordinira radom komisije za nabavku, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka nabavke odgovorni su: odgovorno lice Naručioca, nosilac realizacije i komisija za nabavku, odnosno lice zaduženo za sprovođenje postupka nabavke.
Svaka organizaciona jedinica Naručioca, odnosno svako lice, koje sprovodi radnje u postupku nabavke u skladu sa propisima i ovim pravilnikom, odgovara za preduzete radnje.
Za tehničke specifikacije predmeta nabavke odgovorno je lice koje ih izrađuje.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Zaječara".
Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje da važi Pravilnik o bližem uređenju planiranja i sprovođenja postupka javnih nabavki na koje se zakon ne primenjuje, kao i nabavki društvenih i posebnih usluga na praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama i nabavkama na koje se zakon ne primenjuje ("Službeni list grada Zaječara", br. 30-2023 od 22.08.2023. godine).
Prilozi i sastavni delovi ovog Pravilnika su:
- Obrazac za iskazivanje potrebe za nabavkama
- Obrazac o sprovedenom ispitivanju tržišta
Ovaj pravilnik se objavljuje na internet stranici Naručioca.
OBRAZAC ZA ISKAZIVANJE POTREBA ZA NABAVKAMA
ORGANIZACIONA JEDINICA - __________________________________
1. Naziv javne) nabavke/nabavke (naziv nabavke koji će odgovarati sadržini tehničke specifikacije, predmeru i predračunu ili opisu predmeta nabavke) |
|
2. Vrsta predmeta javne nabavke/nabavke - Upisati da li su dobra, usluge ili radovi. Ako se nabavka radi po partijama upisati nazive partija |
|
3. Iznos planiranih sredstava za javnu nabavku/nabavku -procenjena vrednost bez PDV i sa PDV (ukoliko se radi o nabavci koja traje duže od 1 godine navesti vrednost planiranu u prvoj godini i posebno za naredne godine) |
|
4. Napomenu da je potrebno sprovesti pregovarački postupak javne nabavke, ukoliko organizacioni deo smatra da su ispunjeni uslovi za sprovođenje pregovaračkog postupka javne nabavke, odnosno napomenu da se za nabavku određenog predmeta Zakon ne primenjuje, sa obrazloženjem; |
|
5. Okvirni datum pokretanja postupka |
|
6. Okvirni datum zaključenja ugovora - godišnji kvartal u kome se planira zaključenje ugovora. |
|
7. Predlog perioda na koji se ugovor zaključuje |
|
8. Kratak opis razloga i opravdanosti planiranja nabavke (i opravdanosti obima nabavke) |
|
9. Način na koji je utvrđena procenjena vrednost javne nabavke/nabavke |
|
10. Napomena (ukoliko imate nešto da dodate što nije obuhvaćeno napred navedenim a bitno je za predmetnu nabavku) |
|
NAPOMENA: Obrazac 1. se popunjava za svaku pojedinačnu nabavku koju planirate u 2024. godini.
U Zaječaru, _______________
|
|
RUKOVODILAC |
|
M.P. |
|
IZVEŠTAJ O SPROVEDENOM ISTRAŽIVANJU TRŽIŠTA
1. |
Predmet javne nabavke |
2. |
Procenjena vrednost bez PDV-a i sa PDV-om |
3. |
Vrsta postupka javne nabavke |
4. |
Postojanje tehničke specifikacije, predmera i predračuna radova i slično (ko i kojoj formi je izradio) |
5. |
Naziv organizacione jedinice, službenika i odgovornog lica za sprovođenje istraživanja tržišta |
6. |
Vreme (period) vršenja istraživanja tržišta |
7. |
Metode korišćene u istraživanju tržišta (uvidom na Portalu JN, putem interneta, publikacija, kataloga, korišćenjem baza podataka, elektronskom poštom, telefonom/faksom, neposrednim kontaktom, anketama, upitnicima i drugo) |
8. |
Dostupnost na tržištu predmeta JN |
9. |
Analiza tržišta (privredni subjekti koji nude predmet JN - potencijalni ponuđači, iskustva iz ranijih godina, kvalitet izvršavanja ugovornih obaveza, eventualne negativne reference) |
10. |
Rezultati istraživanja u pogledu cene, kvaliteta, rokova isporuke, garancija i slično |
11. |
Da li je i kako u postupku istraživanja tržišta obezbeđen i zaštićen integritet postupka |
12. |
Da li je vršeno dodatno istraživanje tržišta kako bi se obezbedilo da procenjena vrednost bude validna u vreme pokretanja postupka, na koji način i rezultati tog postupka |
13. |
Uz ovaj obrazac prilaže se: izveštaj, zapisnik, službena beleška ili neki drugi dokument, o sprovedenom istraživanju tržišta koji potpisuje službenik koji je sprovodio samo istraživanje i odgovorno lice za sprovođenje istraživanja tržišta |
U (naziv opštine/grada naručioca) |
|
__________________________ |
|
|
(lice koje je sprovelo istraživanje) |
Datum: |
|
__________________________ |
|
|
(odgovorno lice - rukovodilac) |