ODLUKAO KODEKSU KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA DRUŠTAVA KAPITALA("Sl. glasnik RS", br. 77/2024) |
1. Donosi se Kodeks korporativnog upravljanja društava kapitala, koji je odštampan uz ovu odluku i čini njen sastavni deo.
2. Ova odluka stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".
KODEKS
KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA DRUŠTAVA KAPITALA
Zakonom o upravljanju privrednim društvima koja su u vlasništvu Republike Srbije ("Službeni glasnik RS", broj 76/23 - u daljem tekstu: Zakon) propisano je da Vlada, na predlog Ministarstva, donosi Kodeks korporativnog upravljanja društava kapitala (u daljem tekstu: Kodeks).
Kodeks predstavlja zbir načela profesionalnog poslovnog ponašanja i dobrih principa kojima se jača korporativna i vlasnička odgovornost sprovođenjem standarda ponašanja, a namenjen je privrednim društvima na koje se primenjuje Zakon o upravljanju privrednim društvima koja su u vlasništvu Republike Srbije (u daljem tekstu: društva kapitala).
Cilj Kodeksa je uspostavljanje i unapređenje principa korporativnog upravljanja i transparentnosti poslovanja društava kapitala, radi obezbeđenja odgovornog i efikasnog upravljanja i ojačavanja profesionalizma i konkurentnosti u cilju očuvanja nacionalnog interesa i dobrobiti za Republiku Srbiju.
Centralizovano vlasničko upravljanje sprovodi se preko ministarstva nadležnog za poslove privrede (u daljem tekstu: Ministarstvo), uz izvesna odstupanja za vlasničko upravljanje društvom kapitala koje obavlja delatnost proizvodnje i snabdevanja električnom energijom, odnosno prirodnim gasom, koje se sprovodi preko ministarstva nadležnog za poslove energetike, u skladu sa Zakonom (u daljem tekstu: nadležni organi).
Centralizovano vlasničko upravljanje vrši se u skladu sa ciljevima:
1) očuvanja nacionalnih i strateških interesa;
2) očuvanja tržišta i zaštite potrošača;
3) umanjenja socijalnog raslojavanja društva;
4) održivog upravljanja životne sredine i održivog korišćenja prirodnih resursa Republike Srbije;
5) unapređenja ekonomskog, industrijskog i društvenog razvoja.
Vodeći se navedenim ciljevima, nadležni organi koji sprovode politiku državnog vlasništva (u daljem tekstu: vlasnička politika), u upravljanju državnim portfeljem redovno će donositi, objavljivati i ažurirati vlasnička pravila, donositi i određivati politiku vlasništva i opšte godišnje ciljeve, određivati delokrug, opravdanje i svrhu državnog vlasništva, kao i očekivane rezultate i kriterijume uspešnosti poslovanja društava kapitala.
Kodeks će doprineti ostvarivanju dobrobiti za društvo kapitala i očuvanja strateškog i nacionalnog interesa, kroz povećanje stručnosti i nezavisnosti organa upravljanja, sprečavanje sukoba interesa, borbe protiv korupcije, ostvarivanje transparentnosti poslovanja, kao i održivog upravljanja životnom sredinom.
Organi društva kapitala su dužni da se prilikom preuzimanja dužnosti upoznaju sa Kodeksom, kao i da ga obavezno primenjuju.
1. Sprovođenje vlasničke politike
U sprovođenju vlasničke politike upravljanja državnom imovinom u obliku akcija ili udela u društvima kapitala nadležni organi Republike Srbije koji sprovode vlasničku politiku će prioritet dati državnim ciljevima i finansijskim rezultatima društava kapitala, s obzirom da bez finansijskih rezultata i državne održivosti nije moguće postići društvene ciljeve.
Vlasnička politika se manifestuje kroz efektivno i efikasno upravljanje akcijama i udelima, izbor predstavnika Republike Srbije u skupštini društva, politiku dividendi odnosno dobiti društava kapitala, pravovremenog i efikasnog sistema izveštavanja, kao i upravljanja kriznim situacijama. Nadležni organi koji sprovode vlasničku politiku će, u donošenju odluka vezanih za vlasničku politiku, pre svega uvažavati potrebe stabilnosti poslovanja, ostvarivanja dobiti, investiranja i konkurentnosti, kao i nadležnosti i odgovornosti organa upravljanja društava kapitala.
Neophodno je da nadležni organi koji sprovode vlasničku politiku od društava kapitala dobijaju pravovremene, potpune i tačne informacije o poslovanju, kako bi se sprovodila efikasna vlasnička politika.
Takođe, nadležni organi koji sprovode vlasničku politiku će razviti efikasan sistem izveštavanja u društvima kapitala radi praćenja njihovog poslovanja i nadzora, kao i u kojoj meri ostvaruju zadate ciljeve.
U društvima kapitala u kojima Republika Srbija nije jedini član, nadležni organi koji sprovode vlasničku politiku će razviti aktivnu i efikasnu komunikaciju kroz adekvatni sistem konsultacija, a shodno dobroj praksi korporativnog upravljanja podsticaće se manjinski članovi da se aktivno uključe u korporativno upravljanje.
Društva kapitala su dužna da dostavljaju nadležnom organu koji sprovodi vlasničku politiku: 1) srednjoročni plan poslovanja; 2) godišnji plan poslovanja; 3) periodični izveštaj o poslovanju; 4) druge podatke o poslovanju, po potrebi.
Nadležni organi koji sprovode vlasničku politiku će na osnovu praćenja ključnih pokazatelja uspeha poslovanja redovno prikupljati i analizirati podatke i po potrebi, izveštavati javnost o rezultatima poslovanja društava kapitala.
Primena Kodeksa podrazumeva da:
- društva kapitala usklade svoju organizaciju i poslovanje sa preporukama Kodeksa;
- društvo kapitala dostavi nadležnom organu koji sprovodi vlasničku politiku izveštaj o implementaciji Kodeksa, kroz popunjen Godišnji upitnik korporativnog upravljanja (u daljem tekstu: Godišnji izveštaj), koji sadrži podatke o primeni preporuka Kodeksa ili obrazloženje razloga odstupanja od njih, najkasnije do kraja prvog tromesečja tekuće godine, za prethodnu godinu;
- na zahtev nadležnog organa koji sprovodi vlasničku politiku dostavlja dodatne pisane informacije i izveštaje u vezi sa primenom odredaba Kodeksa.
Kodeks se sastoji od preporuka i koje se zasnivaju na principu "postupi ili objasni", odnosno ako društvo kapitala odstupi ili ne primeni neku od preporuka ovog Kodeksa, dužno je da u Godišnjem izveštaju obrazloži zašto nije došlo do primene, odnosno zašto je došlo do odstupanja.
Godišnji izveštaj se objavljuje na internet stranici društva kapitala, a objedinjeni izveštaj o implementaciji Kodeksa svih društava kapitala se objavljuje na internet stranici nadležnog organa koji sprovodi vlasničku politiku.
U daljem tekstu date su preporuke društvima kapitala za sprovođenje korporativnog upravljanja, shodno važećim propisima i najboljoj uporednoj praksi.
II POSVEĆENOST PRINCIPIMA KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA
2.1. Status, organizacija i opšti akti
2.1) Preporuka: Status, organizacija i korporativno upravljanje, kao i svrha osnivanja društva kapitala treba da bude utvrđena osnivačkim aktom, odnosno statutom društva, a obezbeđenje ravnopravnog i jednakog tretmana svih članova društva, kao i položaj, prava i odgovornosti članova treba da budu utvrđeni aktima o osnivanju društva kapitala.
Osnivačkim aktom, odnosno statutom društva (u daljem tekstu: opšti akt) i drugim internim aktima, društva kapitala moraju u potpunosti da utvrde status, organizaciju i korporativno upravljanje, kao i svrha osnivanja društva. Osnivački akt/statut mora da sadrži registrovanu delatnost i ključne ciljeve društva.
Ugovor o osnivanju društva kapitala, ako ima više osnivača, mora da na odgovarajući način reguliše odnose, kao i obaveze i prava osnivača, kako bi se sprečili eventualni sporovi i nesporazumi.
Društva kapitala koja, shodno zakonu, obavljaju delatnost od opšteg interesa, obavezno je da, pored registrovane delatnosti, u osnivačkom aktu navedu koju delatnost od opšteg interesa obavljaju.
Takođe, osnivačkim aktom se utvrđuju i odgovornosti u procesu donošenja odluka, određivanje zakonskog zastupnika i davanje saglasnosti na odluke organa upravljanja i druga pitanja, u skladu sa zakonom.
2.2) Preporuka: Društvo kapitala je dužno da ima i druge interne akte, u skladu sa zakonom, da ustanovi način kontrole pravilne primene internih akata, kao i da se kontinuirano stara o implementaciji uspostavljenih pravila.
Internim aktima treba precizno definisati ulogu i nadležnost skupštine društva, kao i odgovornost i podelu nadležnosti između skupštine, odbora direktora, odnosno nadzornog odbora i izvršnih direktora u društvu. Potrebno je definisati nadležnost svakog organa u društvu sa preciziranjem poslova koje obavlja, pravima i obavezama koje ima, kao i procedurama koje u radu mora da poštuje i primenjuje.
Prilikom usvajanja internih akata društvo treba da vodi računa o usklađenosti i međusobnoj povezanosti samih akata, da redovno vrši evaluaciju internih akata, kao i da ih redovno ažurira i usklađuje.
Društvo kapitala u internim aktima definiše i usvaja pravila i procedure za rešavanje eventualnih sukoba interesa između članova i društva.
Društvo koje nije javno akcionarsko društvo treba svojim internim aktima da propiše opravdane razloge za istupanje člana iz društva, kao i da detaljno uredi postupak istupanja, način određivanja naknade članu koji istupa iz društva i sredstva iz kojih se vrši ta isplata.
2.3. Donošenje Etičkog kodeksa
2.3) Preporuka: Društvo kapitala je u obavezi da donese Etički kodeks, u skladu sa instrukcijom Ministarstva, kojim će se obuhvatiti odredbe koje se odnose na (1) radnu disciplinu i dužnosti prema društvu, (2) odnose sa klijentima i poslovnim partnerima, (3) postupanje sa imovinom društva kapitala, (4) sprečavanje nezakonitih radnji, (5) sukob interesa. Etičkim kodeksom su takođe određena pravila i obaveze svih zaposlenih u odnosu na ove oblasti, kao i pravila o ponašanju na poslu i praksama koje su predmet sankcionisanja. Od značaja je da ovaj akt tretira i pitanje poslovne tajne, kao i lojalnosti društvu kapitala.
Zakonom su utvrđeni kriterijumi za upravljanje društava kapitala:
1) društvo kapitala koje je veliko ili srednje pravno lice u skladu sa zakonom kojim se uređuje računovodstvo, organizuje se kao društvo kapitala sa dvodomnim upravljanjem (skupština i jedan ili više direktora u društvu s ograničenom odgovornošću; skupština, nadzorni odbor, jedan ili više izvršnih direktora, odnosno izvršni odbor u akcionarskom društvu);
2) društvo kapitala koje je malo ili mikro pravno lice, u skladu sa zakonom kojim se uređuje računovodstvo, organizuje se kao društvo kapitala sa jednodomnim upravljanjem (skupština i jedan ili više direktora u društvu s ograničenom odgovornošću; skupština i jedan ili više direktora koji čine odbor direktora u akcionarskom društvu).
3.1. Članovi/akcionari i skupština društva kapitala i jednak i ravnopravni tretman svih članova/akcionara društva
3.1) Preporuka: U slučaju gde Republika Srbija nije jedini član/akcionar društva kapitala, potrebno je da se vodi računa o jednakom i ravnopravnom tretmanu svih članova društva, u skladu sa zakonom, imajući u vidu specifičnost uloge i interesa članova u različitim društvima.
Broj predstavnika Republike Srbije u skupštini društva određuje se osnivačkim aktom, odnosno statutom, posebno vodeći računa o veličini društva, uravnoteženoj zastupljenosti polova, kao i složenosti poslovanja društva kapitala.
Preporučuje se društvima kapitala da imaju jednog predstavnika Republike Srbije u skupštini društva, a izuzetno u jednodomnim društvima najviše do tri predstavnika Republike Srbije u skupštini društva.
Konsultacije sa Ministarstvom i drugim nadležnim organima se vrše redovno, a pre imenovanja nadzornog odbora, konsultacije su obavezne.
3.2) Preporuka: Redovna sednica skupštine se saziva jednom godišnje, a pored redovnih sednica skupštine, društvo kapitala može da saziva i vanredne sednice uvek kada postoje razlozi i potreba odlučivanja o pitanjima iz nadležnosti skupštine.
Članovi društva kapitala preko svojih predstavnika, na sednici skupštine ostvaruju svoje pravo da donose odluke, da dobijaju informacije, kao i da definišu ciljeve društva, i to po unapred utvrđenim i propisanim pravilima.
Na redovnim (godišnjim) sednicama skupštine, članovi dobijaju najvažnije informacije o poslovanju društva i donose odluke, a odbor direktora odnosno nadzorni odbor treba da se stara da se na dnevnom redu redovne (godišnje) sednice skupštine nađu pitanja koja se u skladu sa zakonom razmatraju na toj sednici.
Društvo kapitala je dužno da ima poslovnik o radu skupštine kojim se bliže uređuje način rada i odlučivanja na skupštinskim sednicama.
Predstavnik Republike Srbije u skupštini društva kapitala (u daljem tekstu: predstavnik RS), zastupa interese Republike Srbije i dužan je da izvršava svoje poslove stručno i savesno, sa pažnjom dobrog privrednika.
Predstavnik RS imenuje se na četiri godine i razrešava aktom ministra, nakon prethodne saglasnosti Vlade.
Pored uslova propisanih Zakonom za obavljanje funkcije, u ispunjavanju svojih obaveza i odgovornosti, predstavnik RS je dužan da: odgovorno postupa u korišćenju imovine i resursa; unapređuje etičko ponašanje; postupa u skladu sa zakonima, podzakonskim aktima i aktima društva kapitala, kao i da redovno vrši konsultacije sa Ministarstvom i drugim nadležnim organima, za poslove od značaja za društva kapitala.
3.3) Preporuka: Nadzorni odbor čine lica koja imaju znanje, sposobnost i profesionalnu stručnost neophodnu za uspešno rukovođenje, usmeravanje i nadzor nad društvom kapitala. Broj članova nadzornog odbora određuje se osnivačkim aktom, odnosno statutom, posebno vodeći računa o veličini društva, uravnoteženoj zastupljenosti polova, kao i složenosti poslovanja društva kapitala.
Preporučuje se društvima kapitala da imaju do pet članova (uključujući i predsednika) nadzornog odbora, a izuzetno u velikim i složenijim društvima kapitala do sedam članova (uključujući i predsednika) nadzornog odbora.
Nadzorni odbor mora imati najmanje jednog nezavisnog člana, a oni moraju imati uspešno iskustvo iz privatnog sektora.
Nadzorni odbor, odnosno odbor direktora podnosi skupštini društva izveštaj u kome je, pored sadržaja izveštaja propisanog zakonom, dužan da oceni ukupnu uspešnost poslovanja društva, rad uprave društva, kao i da predstavi poseban osvrt na svoju saradnju sa direktorom.
Takođe, nadzorni odbor je dužan da obavesti skupštinu o mogućem postojanju sukoba interesa na strani jednog od njegovih članova i članova odbora, kao i o preduzetim merama u vezi sa tim.
Svaki član nadzornog odbora dužan je da obavesti društvo i nadzorni odbor o svom članstvu u nadzornim ili odborima drugih društava, a ne preporučuje se da obavlja funkciju u organima drugog konkurentnog društva kapitala.
Društvo kapitala vodi evidenciju svih društava u kojima su njegovi članovi članovi nadzornog odbora, odbora direktora ili uprave.
3.3.1. Rad nadzornog odbora
3.3.1) Preporuka: Operativne procedure nadzornog odbora treba da budu utvrđene u poslovniku o radu koji reguliše rad nadzornog odbora.
Predsednik nadzornog odbora, treba da obezbedi da su sastanci dobro organizovani i da se redovno održavaju. Članovi moraju: učestvovati u diskusijama i glasanju; zahtevati da se o važnim pitanjima raspravlja na sastancima nadzornog odbora; obavestiti nadzorni odbor kada nisu u mogućnosti da prisustvuju sastancima. Uz to, članovi nadzornog odbora treba da imaju dovoljno vremena za obavljanje svojih funkcija.
Pored rasporeda sastanaka koji uključuje teme kojima će se baviti, nadzorni odbor treba da ima i svoj plan rada. Preporučuje se da nadzorni odbor izradi godišnji kalendar sastanaka koji bi direktorima omogućio da planiraju sastanke. Kalendar treba da služi samo kao orijentaciona smernica, dok nadzorni odbor treba da održava i vanredne sastanke kada je to potrebno. Članovi nadzornog odbora dobijaju sve potrebne informacije i materijale najmanje osam dana pre sastanka, a ovaj rok može biti skraćen kad se radi o sastancima u hitnim slučajevima.
Predsednik nadzornog odbora je dužan da obezbedi njegovu celokupnu efektivnost, kao i da održava redovnu komunikaciju sa skupštinom društva, a po potrebi i sa nadležnim organima koji sprovode vlasničku politiku.
3.3.2. Komisije nadzornog odbora
3.3.2) Preporuka: Nadzorni odbor može formirati privremene i stalne komisije, koje bi odboru omogućile da se bavi većim brojem složenih pitanja na efikasniji način, a društvo kapitala koje je veliko, odnosno srednje pravno lice u skladu sa zakonom kojim se uređuje računovodstvo, u obavezi je da ima Komisiju za reviziju.
Komisija za reviziju ima najmanje dva ili tri nezavisna člana koji čine većinu, uključujući predsednika. Svi članovi treba da poznaju finansijsku materiju, a najmanje jedan mora da ima relevantno iskustvo u finansijama i računovodstvu.
Takođe, društvo može imati i druge komisije, a prilikom imenovanja organa društva kapitala obrazuje se Komisija za imenovanja koja sprovodi proceduru izbora nadzornog odbora i direktora društva kapitala.
Nadležnost i sastav Komisije za imenovanja se uređuju internim aktom društva.
Ova komisija je nadležna za izradu matrice veština i plana sukcesije, pripremu kratke liste kandidata, evaluaciju i predlaganje kandidata, formiranje baze podataka potencijalnih kandidata sa različitim referencama, i vođenje evidencije o članstvu u odborima i mandatima direktora.
Preporučuje se da komisija ima tri člana, koju bi činili iskusni direktori iz javnog ili privatnog sektora, kao i nezavisni eksterni stručnjak za pretragu kandidata kao i lica koja imaju relevantna znanja iz oblasti upravljanja ljudskom resursima.
Matrica veština mora da uključi dodatne uslove propisane ovim aktom za nezavisnog člana nadzornog odbora (neizvršnog člana odbora direktora).
Pored potrebnih znanja, preporuka je da se kroz matricu veština zahtevaju i kvaliteti poput integriteta, nezavisnosti i profesionalnosti.
4.1. Sastav, nadležnost, struktura
4.1) Preporuka: Društvo kapitala treba da ima efikasne direktore, odnosno odbor direktora, u sistemu jednodomnog upravljanja, a u akcionarskom društvu izvršni odbor u sistemu dvodomnog upravljanja (u daljem tekstu: izvršni organi).
Sastav izvršnih organa zavisi od delatnosti, veličine (broj zaposlenih), stepena razvoja i drugih karakteristika poslovanja društva kapitala. Takođe, sve ovo je od značaja prilikom utvrđivanja optimalnog broja direktora, njihove kvalifikacione strukture, odnosno profesionalnih i drugih kriterijuma koje treba da ispune.
Sva lica imenovana u ove organe obavezno ispunjavaju zakonom propisane uslove, a direktor, odnosno predsednik odbora direktora/izvršnog odbora treba da bude lice koje ima organizacione i liderske sposobnosti, izuzetan profesionalni ugled i lični integritet, kao i da uživa poverenje članova društva i drugih članova odbora.
Preporučuje se većim društvima kapitala, sa većim obimom posla i zaposlenih da imaju više od tri direktora, odnosno odbor direktora, a društvima koja nemaju veliki obim poslova da imaju jednog direktora.
Lice koje obavlja funkciju direktora društva kapitala imenuje se nakon sprovedenog javnog konkursa, a proceduru javnog konkursa sprovodi društvo kapitala, vodeći računa o transparentnosti postupka.
_______
1 Odredbe vezane za odbor direktora shodno se primenjuju i na direktora kao inokosni organ upravljanja, osim u slučaju kada se pravila odnose isključivo na kolegijalni organ upravljanja.
4.2. Odnos sa nadzornim odborom i evaluacija
4.2) Preporuka: Izvršni organi daju nadzornom odboru informacije potrebne za rad, uključujući i ocenjivanje kvaliteta svog rada.
Nadzorni odbor treba da izvršnim organima postavi jasne i merljive ciljeve, kreira sistem konstantnog upravljanja učinkom, a rad direktora se periodično ocenjuje na osnovu postignutih ciljeva.
Nadzorni odbor može vršiti evaluaciju učinka izvršnih organa jednom godišnje, a po potrebi i češće. Društvo kapitala donosi smernice za evaluaciju, s posebnom pažnjom posvećenom utvrđivanju indikatora uspeha i ličnog doprinosa, koje su direktno vezane za sistem nadoknada sa uspehom postizanja ciljeva.
4.3) Preporuka: Sva lica u organima društva po stupanju na funkciju treba da budu upoznata sa poslovanjem društva kapitala, a tokom trajanja mandata, dužna su da kontinuirano unapređuju svoje sposobnosti i znanja.
Lica u organima društva kapitala moraju da se edukuju iz oblasti korporativnog upravljanja, a radi provere znanja u obavezi su da polože ispit i dobiju uverenje o položenom ispitu (sertifikat) koje izdaje Ministarstvo.
Izuzetno, obavezu polaganja ispita nema lice koje ima međunarodno priznati sertifikat i položen odgovarajući ispit u inostranstvu iz oblasti korporativnog upravljanja, što dokazuje overenom dokumentacijom pre stupanja na funkciju.
4.4) Preporuka: Direktori za svoj rad treba da budu plaćeni u skladu sa finansijskom uspešnošću društva kapitala, kao i ostvarivanjem srednjoročnih i godišnjih ciljeva i planova, na osnovu akta Vlade.
Članovi nadzornog odbora treba da, shodno uspehu poslovanja, primaju adekvatnu naknadu, koja ne bi trebalo da bude postavljena u znatnoj meri niže, a ni iznad naknada koje se isplaćuju u društvima kapitala iz iste delatnosti, osim u slučaju kada je iznos naknade određen posebnim aktom.
Struktura naknada treba da bude jednostavna i sadrži i fiksne i varijabilne komponente (npr. rukovođenje komisijom).
Nadzorni odbor je odgovoran za politiku zarada i nagrađivanja zaposlenih, posebno direktora, koja bi trebalo da bude povezana sa finansijskom uspešnošću poslovanja i ostvarivanjem ciljeva, a u skladu sa opštom politikom Vlade.
4.5. Saradnja i odnos između skupštine, nadzornog odbora i direktora
4.5) Preporuka: U društvu kapitala je potrebno da se uspostavi aktivan dijalog između odbora direktora, odnosno nadzornog odbora i članova društva (predstavnika u skupštini društva).
Nadzorni odbor mora aktivno da sarađuje sa direktorima i o svojim odlukama blagovremeno izveštava kako direktore, tako i članove društva.
Direktori su dužni da blagovremeno izveštavaju predstavnike u skupštini društva, odnosno nadzorni odbor o svim činjenicama i okolnostima koje mogu biti od uticaja na poslovanje, položaj ili imovinsko stanje društva kapitala, odnosno zavisnih društava kapitala.
Ministarstvo će izraditi instrukciju za ocenjivanje nadzornih odbora i direktora. Cilj ocenjivanja (bilo putem ocenjivanja ili samoocenjivanja) je da skupština i nadležni organi koji vrše vlasničku politiku budu upoznati na koji način članovi nadzornog odbora i direktori doprinose ispunjenju postavljenim zadacima.
4.6) Preporuka: Društvo kapitala treba da ima lice, a po potrebi odeljenje koje se stara o radu, sednicama, pisanju akata, organizaciji rada skupštine i nadzornog odbora, a u akcionarskim društvima može se statutom odrediti sekretar društva.
Sekretar društva obavlja poslove od ključne važnosti za uspostavljanje i osiguranje neometanog funkcionisanja struktura i praksi koje su sadržane u korporativnoj dokumentaciji, uključujući one koje se odnose na korporativno upravljanje.
Sekretar društva kapitala se stara o uslovima za nesmetan rad nadzornog odbora, i stara se da se sastanci nadzornog odbora održavaju u skladu sa propisanim pravilima.
5.1. Ispunjavanje opštih ciljeva
5.1) Preporuka: Društva kapitala, najkasnije do 1. avgusta tekuće godine dostavljaju Ministarstvu predloge za izradu Smernica za utvrđivanje opštih godišnjih ciljeva društva kapitala (u daljem tekstu: opšti cilj). Preporučuje se da društvo kapitala pažljivo razmotri i blagovremeno pripremi predloge za opšte godišnje ciljeve.
Društvo kapitala je obavezi da definiše i razradi posebne ciljeve sa ključnim pokazateljima učinka i identifikuje rizike za ostvarenje tih ciljeva.
Organi društva kapitala nadležni su za definisanje posebnih ciljeva i odgovorni su za njihovu realizaciju.
5.2) Preporuka: Potrebno je da društvo kapitala obezbedi samostalno finansiranje i takvo raspolaganje novčanim tokovima koje će mu omogućiti nesmetano obavljanje delatnosti i omogućiti dalji rast i razvoj.
Društva kapitala treba da pripremaju finansijske izveštaje u skladu sa računovodstvenim standardima visokog kvaliteta. Društvo kapitala, kao korisnik javnih sredstava u smislu zakona kojim se uređuje budžetski sistem, dužno je da primenjuje sve pozitivnopravne propise koji se odnose na javni sektor.
Društvo kapitala koje pored poverene usluge od opšteg ekonomskog interesa, obavlja i druge delatnosti uključujući i druge poverene usluge koje nisu u međusobnoj vezi, dužno je da vodi odvojene račune za svaku delatnost pojedinačno, u skladu sa propisima.
5.3. Profesionalan izbor finansijskog direktora
5.3) Preporuka: Društvo kapitala treba da ima propisanu proceduru (u okviru sektora ljudskih resursa) o uspostavljanju komisije koja imenuje/bira finansijskog direktora i jasnu politiku koja obezbeđuje da se u procesu izbora finansijskog direktora ocenjuje integritet, strateško razmišljanje i znanje iz oblasti finansija svih potencijalnih kandidata.
VI TRANSPARENTNOST I JAVNOST POSLOVANJA
6.1. Objavljivanje ključnih podataka
6.1) Preporuka: Društva kapitala su dužna da u godišnjem izveštaju obaveste nadležni organ za sprovođenje vlasničke politike o ispunjenju zakonske obaveze o objavljivanju na internet stranici.
Pored zakonom propisanih obaveza za obaveznost obaveštavanja javnosti, preporučuje se da se na internet stranici društva kapitala prikaže spisak članova društva i udela, a ako je akcionarsko društvo, onda i spisak akcionara sa brojem i vrstom akcija, spisak zavisnih društava (ukoliko ima) i podatke o učešću u vlasništvu drugih društava kapitala.
Prilikom obaveštavanja javnosti, društvo kapitala je dužno da koristi jezik razumljiv ciljnoj grupi i da svim zainteresovanim stranama omogući ravnopravan i blagovremen pristup.
Licima koja imaju pristup informacijama koje nisu javno objavljene, korišćenje i upravljanje tim informacijama treba da bude ograničeno samo u svrhu poslovanja društva kapitala.
Društvo kapitala je dužno da uspostavi: 1) mehanizme koji obezbeđuju da se priroda i značaj ovih informacija i povezana ograničenja objasne licima koja imaju ili dolaze u kontakt sa privilegovanim informacijama; 2) nadzor nad protokom privilegovanih informacija i njihovom eventualnom zloupotrebom, posebno u postupku raspisivanja i sprovođenja javnih tendera za nabavku dobara ili eksternih usluga.
VII KONTROLNO OKRUŽENJE I PROCESI
7.1. Struktura sistema internih kontrola
7.1) Preporuka: Društvo kapitala treba da ima uspostavljen sistem internih kontrola i funkciju internog revizora koji ima autoritet, ugled, nezavisnost, resurse i mogućnost pristupa tj. direktne komunikacije sa nadzornim odborom.
Sistem internih kontrola je koncipiran u skladu sa međunarodno priznatim okvirima (kao što je COSO okvir i sl.), a interni revizor se angažuje uz saglasnost Komisije za reviziju (ukoliko postoji) i ima direktan pristup Komisiji za reviziju.
Nadzorni odbor mora da osigura uspostavljanje funkcionalnih, operativnih, finansijskih standarda i standarda izveštavanja u celom društvu, kao i svim povezanim licima.
7.2) Preporuka: Kao deo sistema interne kontrole, interna revizija mora biti efikasna i sveobuhvatna, u skladu sa propisanim standardima i ima objektivne i kompetentne revizore.
Nadzorni odbor i izvršni organi su dužni da unapređuju rad kako bi funkcije interne revizije blagovremeno identifikovale probleme vezane za upravljanje društvom, upravljanje rizikom i internu kontrolu.
Da bi se obezbedila organizacijska nezavisnost i objektivnost interne revizije lica zaposlena u internoj reviziji odgovaraju internom revizoru koji funkcionalno odgovara nadzornom odboru. Interni revizor je zaposlen u društvu. Zbog značaja uloge nadzornog odbora, u internoj reviziji, da bi se osigurala nezavisnost i objektivnost delovanja interne revizije, neophodno je da interna revizija bude kontrolisana i da se njome upravlja od strane nadzornog odbora tj. komisije za reviziju kroz uspostavljanje direktne linije izveštavanja, kao i praćenja aktivnosti po nalazima interne revizije.
Takođe, mora biti izvršena adekvatna popunjenost ovog organizacionog dela, s obzirom da nemaju sva lica licence Ministarstva finansija - Centralne jedinice za harmonizaciju.
7.3. Upravljanje rizicima i nadzor
7.3) Preporuka: Društvo kapitala treba da ima uspostavljenu funkciju za upravljanje rizicima, kao i da donese interni akt o definisanju mape ključnih rizika poslovanja društva kapitala i registra rizika.
Društvo upravlja rizicima i u vezi sa zaštitom životne sredine i društvenim rizicima, i to za svaku potencijalnu ili aktuelnu aktivnost i posledicu, u vezi sa: (1) fizičkim, prirodnim ili kulturnim okruženjem; (2) okruženjem i zaposlenima; (3) delatnošću.
7.4) Preporuka: Društvo kapitala je u obavezi da ima odgovarajuću funkciju koja se stara za etiku i usklađenost sa propisima (Compliance), prati regulatorni okvir i procenjuje rizike neusklađenosti poslovanja, a nadzorni odbor donosi interni akt o radu ove funkcije.
Preporučuje se u većim društvima da ovu funkciju obavlja odeljenje/sektor, s obzirom da neusklađenost u poslovanju nosi rizik od pravnih ili regulatornih sankcija, materijalnog i finansijskog gubitka ili gubitka reputacije i štetu koju društvo kapitala može da ima u slučaju nepoštovanja propisa.
Funkcija koja se stara za usklađenost poslovanja sa propisima redovno podnosi izveštaj nadzornom odboru o novim propisima, rokovima, kao i efektima koji oni mogu imati na poslovanje društva.
7.5) Preporuka: Reviziju redovnih godišnjih finansijskih izveštaja, velikih pravnih lica, javnih akcionarskih društava, društava od javnog interesa i konsolidovanih godišnjih finansijskih izveštaja velikih grupa pravnih lica u smislu zakona kojim se uređuje računovodstvomože da obavlja društvo za reviziju koje ima u radnom odnosu sa punim radnim vremenom zaposlena najmanje četiri licencirana ovlašćena revizora, osim ako posebnim zakonom nije drukčije uređeno.
Godišnji finansijski izveštaji moraju da podležu standardima visokog kvaliteta, što daje razumno uveravanje da finansijski izveštaji u svim materijalnim aspektima tačno prikazuju finansijsku poziciju društva i daje objektivne rezultate njegovog poslovanja i povezanih tokova novca.
7.5.1) Preporuka: Komisija za reviziju obezbeđuje nezavisnost eksternog revizora. Komisija za reviziju redovno izveštava nadzorni odbor osnivača o preduzetim merama u cilju obezbeđivanja nezavisnosti revizora. Komisija za reviziju razmatra nacrt revizorskog izveštaja s revizorima i nakon usaglašavanja izveštaja, komisija predstavlja izveštaj nadzornom odboru. Ukoliko se u izveštaju eksternog revizora iskažu nedostaci u finansijskim izveštajima društva, sistemu internih kontrola ili u sistemima za upravljanje rizikom, Komisija za reviziju i nadzorni odbor moraju da donesu mere unapređenja i otklanjanja nedostataka.
7.6) Preporuka: Neophodno je omogućiti stalne obuke u društvu koja omogućava da svi zaposleni budu upoznati sa antikorupcijskim standardima i merama koje se sprovode u samom društvu.
Društvo kapitala treba da ima procedure putem kojih zaposleni mogu pisanim ili usmenim putem da iznesu opravdanu sumnju ili dokaz ako su uočili bilo kakvu nezakonitost - uzbunjivači. Postupak uzbunjivanja i izveštavanja o unutrašnjem uzbunjivanju je potrebno posebno unaprediti, kao i obavezu imenovanja lica ovlašćenih za prijem informacija i vođenje postupka u vezi sa unutrašnjim uzbunjivanjem.
VIII KOMUNIKACIJA SA ČLANOM/AKCIONAROM
8.1. Preporuka: Predstavnici RS u skupštini društva, nadzorni odbor i po potrebi drugi organi društva su u obavezi da redovno komuniciraju sa nadležnim organom za sprovođenje vlasničke politike i drugim relevantnim organima, a komunikacija obuhvata i konsultacije, obaveštavanje o eventualnim problemima u poslovanju u razumnom roku, kao i novonastalim poteškoćama u radu društva.
O primeni ovog kodeksa staraju se nadležni organi za sprovođenje vlasničke politike.