PRAVILNIKPOKRAJINSKOG SEKRETARIJATA ZA POLJOPRIVREDU, VODOPRIVREDU I ŠUMARSTVO AUTONOMNE POKRAJINE VOJVODINE O NAČINU PRIJAVE I PROCEDURAMA PRI SPROVOĐENJU PROJEKATA I TROŠENJU SREDSTAVA IZ FONDOVA EVROPSKE UNIJE I DRUGIH FONDOVA("Sl. list AP Vojvodine", br. 48/2024) |
I OPŠTE ODREDBE
Član 1
Pravilnikom Pokrajinskog sekretarijata za poljoprivredu, vodoprivredu i šumarstvo Autonomne pokrajine Vojvodine o načinu prijave i procedurama pri sprovođenju projekata i trošenju sredstava iz fondova Evropske unije i drugih fondova (u daljem tekstu: Pravilnik) uređuju se načini, pravila prijave i procedure pri realizaciji projekata i rad svih lica koja su uključena u realizaciju projekata kojima rukovodi Pokrajinski sekretarijata za poljoprivredu, vodoprivredu i šumarstvo (u daljem tekstu: Pokrajinski sekretarijat) kao vodeća institucija ili u kojima učestvuje kao partnerska institucija.
Član 2
Ovim Pravilnikom utvrđuju se međusobna prava i obaveze svih lica uključenih u realizaciju projekata iz člana 1. ovog Pravilnika, kao i procedure upravljanja projektima, počev od postupka izrade prijave projekta, zaključno sa usvajanjem završnog izveštaja o realizaciji projekta od strane finansijera i konačnom isplatom celokupnog iznosa sredstava namenjenih za realizaciju projekta od strane finansijera.
Član 3
Pojedini izrazi koji se koriste y ovom Pravilniku imaju sledeće značenje:
Međunarodni ugovor sa aneksima koji čine njegov sastavni deo je ugovor koji rukovodilac projekta potpisuje sa finansijerom projekta u ime konzorcijuma ili zajedno sa svim partnerima. Međunarodnim opštim ugovorom regulišu se sva pitanja vezana za upravljanje projektom, ciljevi i rokovi za realizaciju projekta, budžet i izveštavanje o realizaciji projekta;
Finansijer projekta je institucija koja obezbeđuje finansijska sredstva potrebna za realizaciju projektnih aktivnosti;
Partnerski konzorcijum čine partnerske institucije uključene u realizaciju međunarodnog projekta
Institucija rukovodilac projekta (u daljem tekstu: vodeća institucija) je pravno lice koje je direktni korisnik budžeta projekta kao koordinator projektnog konzorcijuma, potpisuje ugovor o realizaciji projekta u ime projektnog konzorcijuma i direktno odgovara finansijeru projekta za pravovremenu i korektnu implementaciju projekta u skladu sa odredbama ugovora;
Partner na projektu je pravno lice koje je direktni korisnik budžeta projekta i direktno učestvuje u realizaciji projekta kao član projektnog konzorcijuma, potpisuje partnerski (konzorcijumski) ugovor ili sličan akt i direktno odgovara vodećoj instituciji projekta za svoj rad na projektu;
Rukovodilac projekta je fizičko lice zaposleno kod vodeće institucije i rukovodi projektom u kojem Pokrajinski sekretarijat učestvuje kao vodeća institucija ili partner. U slučaju da je Pokrajinski sekretarijat vodeća institucija rukovodilac projekta direktno odgovara Pokrajinskom sekretarijatu za realizaciju projektnih aktivnosti i zadataka Pokrajinskog sekretarijata u skladu sa odredbama ugovora o realizaciji projekta.
Ukoliko je Pokrajinski sekretarijat partnerska institucija na projektu, pokrajinski sekretar će odrediti koordinatora članova projektnog tima imenovinih ispred Pokrajinskog sekretarijata (u daljem tekstu: koordinator). Koordinator projekta direktno odgovara pokrajinskom sekretaru za realizaciju projektnih aktivnosti i zadataka Pokrajinskog sekretarijata u skladu za zahtevima projekta.
Projektni tim čine fizička lica koja imenuje pokrajinski sekretar na predlog rukovodioca projekta odnosno koordinatora, a koja su zadužena za sprovođenje projektnih aktivnosti i zadataka Pokrajinskog sekretarijata u skladu sa zahtevima projekta. Za svoj rad na projektu direktno odgovaraju rukovodiocu projekta. Fizička lica koja čine projektni tim mogu biti zaposlena u Pokrajinskom sekretarijatu.
Partnerski (konzorcijumski) sporazum je dokument koji po potrebi potpisuju odgovorna lica partnerskih institucija, a kojim se detaljno uređuju međusobni odnosi i odgovornosti partnera i rešavaju pitanja nedovoljno definisana međunarodnim ugovorom uključujući raspodelu sredstava i pitanja zaštite i vlasništva nad intelektualnom svojinom.
Direktni troškovi su svi troškovi koji direktno proizilaze iz implementacije samih projektnih aktivnosti. U direktne troškove spadaju: materijalni troškovi, potrošni materijal, nabavka opreme, zarade i naknade za rad, troškovi putovanja za potrebe projekta, troškovi organizacije nekog događaja i troškovi podugovaranja usluga trećeg lica i sl.
Indirektni troškovi predstavljaju troškove koji nisu u direktnoj vezi sa samim projektnim aktivnostima, ali je neophodno da budu pokriveni da bi projektni tim ili institucija koja realizuje projekat nesmetano funkcionisali. U indirektne troškove spadaju troškovi održavanja prostora u kom se radi, režijski troškovi, ostali administrativni troškovi i sl., kao i neplanirani operativni troškovi (tkz. "Оverhead").
II PROCEDURA PRIJAVE PROJEKATA
Član 4
Sektor za sprovođenje poljoprivredne politike, praćenje evropskih integracija u oblasti ruralnog razvoja i savetodavne službe blagovremeno obaveštava Pokrajinskog sekretara o mogućnostima pristupa fondovima ili o mogućnostima stvaranja partnerskih konzorcijuma.
Pokrajinski sekretar imenuje rukovodioca projekta ukoliko je Pokrajinski sekretarijat vodeća institucija, odnosno koordinatora ukoliko je Pokrajinski sekretarijat partner.
Rukovodilac projekta je dužan da sastavi informaciju koja sadrži: podatke o tipu konkursa i programu iz kog se finansira, apstrakt projekta, načinu finansiranja, predlog partnerskim institucijama, predlog članova projektnog tima ili ključnih osoba, informaciju o trajanju projekta, planiranom budžetu (ukupnom i onom za Pokrajinski sekretarijat) i procenu rizika.
Na osnovu finansijskih, materijalnih, kadrovskih i drugih mogućnosti za realizaciju projekta, pokrajinski sekretar daje ili odbija saglasnost za prijavu ili učešće na projektu.
Nakon dobijanja saglasnosti rukovodilac projekta podnosi prijavu nadležnoj međunarodnoj instituciji na odobravenje projekat.
Ukoliko se prijava odnosi na kapitalni projekat vrednosti preko 50.000 eura Pokrajinski sekretarijat je dužan da od Pokrajinske Komisije za kapitalne investicije zatraži ocenu projekta na način propisan Uredbom o kapitalnim projektima.
III UPRAVLJANJE PROJEKTOM
Član 5
Međunarodni ugovor je osnovni akt vođenja projekta koji u ime Pokrajinskog sekretarijata potpisuje pokrajinski sekretar.
Rukovodilac projekta po potpisivanju ugovora jedan original ugovora sa pripadajućim aneksima predaje Pisarnici na zavođenje, jedan primerak zadržava i čuva za potrebe izveštavanja, a kopiju ugovora sa odobrenim budžetom predaje Sektoru za materijalno - finansijske poslove.
Original ugovora čuva se i po završetku projekta u skladu sa rokovima predviđenim međunarodnim ugovorom i pozitivnim propisima Republike Srbije.
Kada je Pokrajinski sekretarijat partner na projektu, prava i obaveze Pokrajinskog sekretarijata se mogu regulisati partnerskim sporazumom, a koordinator sa partnerskim sporazumom postupa na način propisan stavom 2. i 3. ovog člana.
Za svaki projekat će se ovlastiti lice koje će finansijski pratiti izvođenje projekta.
Član 6
Nakon odabira prijave projekta za finansiranje od strane finansijera i potpisivanja ugovora o projektu rokovodilac projekta predlaže, a pokrajinski sekretar donosi Odluku o imenovanju članova projektnog tima, u slučaju da je Pokrajinski sekretarijat vodeća institucija.
U slučaju da je Pokrajinski sekretarijat partner, Pokrajinski sekretar će vodećoj instituciji predložiti članove projektnog tima i koordinatora.
Član 7
Rukovodilac projekta može menjati projektni tim u bilo kom trenutku realizacije projekta, a u skladu sa potrebama projekta i najboljom praksom.
U slučaju potrebe za izmenom člana projektnog tima, rukovodilac projekta podnosi Pokrajinskom sekretaru predlog za izmenu člana projektnog tima uz obrazloženje o razlozima izmene.
Članovi projektnog tima za svoj rad odgovaraju rukovodiocu projekta, ako je Pokrajinski sekretarijat vodeća institucija, odnosno koordinatoru ukoliko je Pokrajinski sekretarijat partner na projektu.
Član 8
Rukovodilac projekta ovlašćen je da upravlja radom na projektu i odgovoran je za koordinaciju svih aktivnosti i uspešnu realizaciju projekta, što između ostalog obuhvata i:
- poštovanje rokova za realizaciju projektnih aktivnosti u skladu sa odredbama ugovora o projektu;
- namensko trošenje sredstava za realizaciju projektnih aktivnosti iz budžeta projekta;
- upravljanje projektnim timom i koordinaciju zadataka članova tima;
- pripremu i sprovođenje detaljnog plana realizacije projekta u skladu sa odredbama ugovora;
- pripremu i sprovođenje detaljnog plana javnih nabavki predviđenih projektom;
- redovno izveštavanje koordinatora, odnosno finansijera projekta u rokovima propisanim pravilima konkretnog projekta;
- sarađuje sa stručnim službama Pokrajinskog sekretarijata,
- izveštavanje po zahtevu Pokrajinskog sekretara ili po ukazanoj potrebi, o aktivnostima koje se preduzimaju u cilju uspešne realizacije projekta i predlaganje mera za unapređivanje ili okončanje rada na projektu,
- podnosi periodične i završne izveštaje finansijeru prema odredbama međunarodnog ugovora i
- ukoliko je Pokrajinski sekretarijat institucija rukovodilac projekta, koordiniranje aktivnosti svih partnera na projektu i prikupljanje finansijske dokumentacije od partnerskih institucija u cilju pravovremenog podnošenja izveštaja finansijeru projekta.
Član 9
Ukoliko je Pokrajinski sekretarijat partner na projektu, pri upravljanju delom projekta koji realizuje Pokrajinski sekretarijat, koordinator projekta je obavezan da:
- sarađuje sa rukovodiocem projekta;
- obezbeđuje sprovođenje dela aktivnosti koji se realizuju od strane Pokrajinskog sekretarijata;
- sarađuje sa stručnim službama Pokrajinskog sekretarijata;
- blagovremeno planira nabavku opreme, potrošnog materijala i drugih vrsti nabavki neophodnih za realizaciju projekta;
- obezbeđuje podatke i dokumentaciju rukovodiocu projekta koji su neophodni za podnošenje periodičnih i završnih izveštaja.
Član 10
Članovi tima su dužni da:
- završavaju aktivnosti određene od strane rukovodioca projekta u zadatim rokovima;
- podnose izveštaj rukovodiocu projekta o izvršenim aktivnostima;
- vode evidenciju rada na projektnim zadacima na mesečnom nivou ili u nekom drugom vremenskom okviru definisanom potrebama, u skladu sa ugovorom.
IV FINANSIRANJE PROJEKTA
Član 11
Finansijska sredstva, Finansijer ili vodeća institucija uplaćuje direktno Pokrajinskom sekretarijatu u skladu sa međunarodnim ugovorom.
Sredstva iz stava 1. ovog člana uplaćuju se na namenski račun Pokrajinskog sekretarijata.
Član 12
Pokrajinski sekretarijat kao vodeća institucija prenosi sredstva na račune partnera na projektu u skladu sa međunarodnim ugovorom ili partnerskim (konzorcijumskim) ugovorom.
Partnerski (konzorcijumski) ugovor iz stava 1. se mora pozivati na međunarodni ugovor o realizaciji projekta i prava i obaveze koje proističu iz njega.
V SUFINANSIRANJE I INDIREKTNI TROŠKOVI POKRAJINSKI SEKRETARIJATA (OVERHEAD)
Član 13
Pokrajinski sekretarijat može konkurisati kod drugih potencijalnih finansijera radi obezbeđivanja sredstava za sufinansiranje.
Rukovodilac projekta može predložiti mere za obezbeđivanje sredstava za sufinansiranje u dogovoru sa pokrajinskim sekretarom.
Član 14
Rukovodilac projekta je u obavezi da u budžetu projekta predvidi indirektne troškove u maksimalno dozvoljenom iznosu. Kada nije definisan maksimalno dozvoljen iznos, za indirektne troškove treba predvideti minimum 10% sredstava u odnosu na iznos direktnih troškova.
Predviđeni "indirektni troškovi" se moraju trošiti u skladu sa uslovima predviđenim ugovorom o realizaciji projekta prateći dinamiku trošenja direktnih sredstava, sem ako eksplicitnim pravilima programa finansiranja nije drugačije predviđeno.
Pokrajinski sekretarijat u celosti raspolaže sredstvima koja su u budžetu projekta definisana pozicijom indirektnih troškova.
Odluke o planiranju i utrošku sredstava iz stava 1. ovog člana donosi pokrajinski sekretar, uz obavljene konsultacije sa rukovodiocem projekta.
Isto se primenjuje na deo budžeta projekta koji pripada Pokrajinskom sekretarijatu kada je Pokrajinski sekretarijat partner na projektu.
Član 15
Plaćanje svih troškova (npr. overe i prevoda ugovora kod nadležnih organa, takse) koji su nastali pre odobrenja projekta i prispeća sredstva, nadoknađuju se iz sredstava projekta osim ako to nije moguće po odredbama međunarodnog opšteg ugovora.
VI REALIZACIJA SLUŽBENIH PUTOVANJA U OKVIRU PROJEKTA
Član 16
Službeno putovanje, u smislu ovog Pravilnika, je putovanje na koje se upućuje lice angažovano na projektu radi izvršenja projektnog zadatka za potrebe projekta van radnog mesta.
Licu angažovanom na projektu rešenje za put u inostranstvo i nalog za službeno putovanje izdaje Pokrajinski sekretar, na osnovu pismenog zahteva na koji saglasnost daje rukovodilac projekta odnosno koordinator ukoliko je Pokrajinski sekretarijat partner na projektu.
Službeno putovanje u okviru projekta realizuje se u skladu sa podzakonskim aktom Republike Srbije i opštim aktom Pokrajinske vlade koji regulišu službena putovanja.
Finansiranje službenog putovanja se odvija prema raspoloživim sredstvima u budžetu projekta za ovu vrstu troškova.
VII NABAVKA DOBARA I USLUGA
Član 17
Rukovodilac projekata, za potrebe izrade Finansijskog plana i Plana javnih nabavki Pokrajinskog sekretarijata daje pisanim putem finansijske inpute o potrebama projekta Sektor za materijalno-finansijske poslove do 01. oktobra tekuće godine za narednu godinu.
Član 18
Nabavka dobara i usluga za potrebe realizacije međunarodnog projekta sprovodi se u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama, i opštim aktom Pokrajinskog sekretarijata ako pravilima međunarodnog projekta nije drugačije definisano, u skaldu sa međunarodnim ugovorom.
Ukoliko nabavka podrazumeva formiranje komisije za javnu nabavku, rukovodilac projekta u ime Pokrajinskog sekretarijata je u obavezi da učestvuje u njenom radu.
Pri nabavci nefinansijske imovine Pokrajinski sekretarijat je dužan da postupa u skladu sa aktima Autonomne pokrajine Vojvodine.
Član 19
Ukoliko se porez na dodatu vrednost prilikom nabavke dobara i usluga ne priznaje kao trošak u skladu sa pravilima međunarodnog programa i odredbama međunarodnog ugovora, rukovodilac projekta, odnosno koordinator na projektu dužan je da zajedno sa Sektorom za materijalno - finansijske poslove sprovede sve neophodne postupke radi oslobođenja od PDV-a.
VIII PODUGOVARANJE
Član 20
Određeni delovi posla predviđeni međunarodnim ugovorom mogu se u skladu sa odredbama međunarodnog ugovora, preneti na druga pravna lica ili fizička lica (podugovaranje) - podugovarače, koja nisu deo projektnog konzorcijuma ili članovi projektnog tima, nisu potpisnici niti direktni korisnici ugovora o realizaciji projekta.
Pokrajinski sekretarijat postupak izbora i zaključivanja ugovora sa podugovaračem sprovodi u skladu sa odredbama međunarodnog ugovora i odredbama Zakona o javnim nabavkama.
Pokrajinski sekretarijat, kao vodeća institucija ili partner na projektu, ugovorom iz stava 2. ovog člana definiše prava i obaveze podugovarača i vremenski okvir za realizaciju aktivnosti i isplatu naknada, a u skladu sa potrebama posla i relevantnim odredbama ugovora.
Podugovori iz stava 2 ovog člana moraju se pozivati na međunarodni ugovor i sadržati odredbu o obavezi podugovarače da prihvate određena prava, obaveze i odgovornosti koje proističu iz relevantnih odredbi ugovora.
IX ZARADE I NAKNADE ZA RAD NA PROJEKTU (STAFF COSTS)
Član 21
Lica angažovana na projektu, svoja prava, obaveze i ovlašćenja ostvaruju na osnovu:
- Ugovora o radu;
- Ugovora o dopunskom radu;
- Ugovora o privremenim i povremenim poslovima;
- Ugovora o delu;
- Ugovora o autorskom delu.
Vrsta ugovora će biti određena uz konsultacije sa Sektorom za opšte i pravne poslove Pokrajinskog sekretarijata.
Zaključenje navedenih ugovora vrši se u skladu sa Zakonom o radu i Zakonom o zaposlenima u autonomnoj pokrajini i lokalanoj samoupravi.
Član 22
Mesečna bruto zarada odnosno mesečna bruto naknada za rad na projektu određuje se na osnovu kategorije angažovanog lica i sredstava po budžetu projekta.
Naknadu za rad određuje Pokrajinski sekretar, na predlog rukovodioca projekta, odnosno koordinatora kada je Pokrajinski sekretrijat partner na projektu, a u skladu sa budžetom projekta.
Član 23
Isplata zarada i naknada za rad na projektu vrši se po nalogu rukovodioca projekta, a na osnovu mesečnih radnih listi (timesheets) i izveštaja o izvršenim aktivnostima koje se vode za sva angažovana lica ili na drugi način po zahtevu Finansijera.
Anagažovana lica su odgovorna za tačnost i ažurnost radnih lista i izveštaja o izvršenim aktivnostima.
Rukovodilac projekta, odnosno kordinator, je dužan da radi isplate zarada i naknada za rad, Sektoru za materijalno - finansijske poslove blagovremeno dostavi radne liste (timesheets) i izveštaje o izvršenim aktivnostima za period za koji se isplaćuje zarada, odnosno naknada za rad, potpisane od strane člana projektnog tima i rukovodioca projekta, odnosno koordinatora projekta, kao i drugu potrebnu dokumentaciju neophodnu za isplatu zarade, odnosno naknade za rad.
Član 24
Isplata naknada za rad na projektu učesnicima na projektu - nerezidentima Republike Srbije vrši se na osnovu međunarodnog ugovora o izbegavanju dvostrukog oporezivanja zaključenog između Republike Srbije i zemlje čiji je rezident učesnik projekta, pod uslovom da nerezident Republike Srbije dostavi potrebnu dokumentaciju u skladu sa propisima Republike Srbije.
Ukoliko lice angažovano na projektu - nerezident Republike Srbije, ne podnese dokumentaciju iz stava 2 ovog člana, isplata naknade za rad na projektu vrši se u skladu sa propisima Republike Srbije, bez primene međunarodnog ugovora o izbegavanju dvostrukog oporezivanja.
X POSTUPANJE U SLUČAJU PREPOZNAVANJA NEPRAVILNOSTI ILI SUMNJE NA PREVARU KOJE MOGU NASTATI U POSTUPANJU SA DOBIJENIM FINANSIJSKIM SREDSTVIMA
Član 25
Zaposleni Pokrajinskog sekretarijata koji prepozna nepravilnosti ili posumnja na prevaru u postupanju sa dobijenim finansijskim sredstvima, ima obavezu da pismenim putem obavesti pokrajinskog sekretara o učinjenim nepravilnostima.
U slučaju sumnje na nepravilnost, pokrajinski sekretar će, radi utvrđivanja činjeničnog stanja, tražiti od rukovodioca projekta svu potrebnu dokumentaciju, koju će po dobijanju, bez odlaganja dostaviti internom revizoru.
Nakon pribavljenog mišljenja (procene) internog revizora, a ukoliko se iz dostavljene dokumentacije utvrde nepravilnosti, pokrajinski sekretar će preduzeti mere u skladu sa važećim Zakonima.
XI IZVEŠTAVANJE
Član 26
Pokrajinski sekretarijat kao vodeća institucija je odgovoran za podnošenje svih izveštaja o realizaciji projekta (u daljem tekstu: izveštaj) finansijeru projekta, odnosno Pokrajinski sekretarijat kao partner odgovoran je za podnošenje dela izveštaja vodećoj instituciji kada je partner, u skladu sa ugovorom o projektu i pravilima programa.
Periodične i konačni izveštaj u ime i za račun Pokrajinskog sekretarijata podnosi rukovodilac projekta, a koordinator u ime i za račun Pokrajinskog sekretarijata dostavlja podatke za periodične i konačni izveštaj rukovodiocu projekta kada je Pokrajinski sekretarijat partner.
Pokrajinski sekretarijat kao vodeća institucija je dužan da sve izveštaje iz stava 1 sa pratećom dokumentacijom arhivira i čuva i nakon završetka projekta, u skladu sa ugovorom o projektu i pravilima programa i domaćeg zakonodavstva, te da ih na zahtev parafira i dostavi nadležnim službama
Ukoliko podneti izveštaj od strane Finansijera projekta ne bude prihvaćen rukovodilac projekta je dužan da o tome bez odlaganja obavesti pokrajinskog sekretara.
Rukovodilac projekta je dužan da na zahtev pokrajinskog sekretara podnese izveštaj o bilo kojoj aktivnosti u vezi sa projektom.
XII PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 27
Na sva pitanja koja nisu regulisana ovim Pravnikom primenjivaće se pravila međunarodnog programa, međunarodnog ugovora i pozitivno zakonodavstvo Republike Srbije.
Član 28
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu AP Vojvodine".