PRAVILNIKO NAČINU I ROKOVIMA VRŠENJA POPISA IMOVINE I OBAVEZA KORISNIKA BUDŽETSKIH SREDSTAVA I USKLAĐIVANJA KNJIGOVODSTVENOG STANJA SA STVARNIM STANJEM("Sl. glasnik grada Požarevca", br. 3/2019) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje način vršenja popisa kao i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza i usaglašavanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom.
Ovim pravilnikom reguliše se:
- predmet popisa;
- ciljevi, vrste i rokovi popisa;
- formiranje popisnih komisija;
- priprema popisa i zaduženje učesnika u popisu;
- obavljanje popisa, utvrđivanje razlika nakon popisa i sastavljanje izveštaja o popisu, donošenje rešenja rezultatima popisa, usaglašavanje stanja u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom i likvidacija utvrđenih viškova i manjkova;
- drugi poslovi u vezi sa popisom, koji se obavljaju prema odredbama ovom pravilnika.
Pod popisom se podrazumeva utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza, kao i usaglašavanje sa knjigovodstvenim stanjem.
Cilj popisa je utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza u određenom trenutku i usaglašavanje stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem, u cilju provere tačnosti knjigovodstvene evidencije i pravilnosti rukovanja materijalnim vrednostima.
Popis obuhvata imovinu i obaveze, u skladu sa pravilnikom koji propisuje klasifikacioni okvir i kontni plan za budžetski sistem, kao i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje je utvrđeno popisom.
Imovina koja je predmet popisa obuhvata:
- nefinansijsku imovinu (u stalnim sredstvima i u zalihama);
- finansijsku imovinu (novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti, potraživanja i kratkoročni plasmani, kao i aktivna vremenska razgraničenja).
Obaveze koje su predmet popisa iz stava 1. ovog člana obuhvataju:
- obaveze po osnovu rashoda za zaposlene;
- obaveze po osnovu ostalih rashoda izuzev rashoda za zaposlene;
- obaveze iz poslovanja;
- pasivna vremenska razgraničenja.
Popis imovine i obaveza može biti redovan i vanredan.
Redovan popis imovine i obaveza vrši se na kraju poslovne godine, sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Redovan popis imovine i obaveza može da otpočne najranije 30 dana pre isteka budžetske godine, odnosno pre 31. decembra tekuće godine.
Vanredni popis može da se vrši u toku godine u izuzetnim slučajevima propisanim zakonom (statusne promene, promene oblika organizovanja i dr.), u slučajevima promene odgovornog lica - računopolagača, nastanka štete usled elementarnih nepogoda, pojave krađe i pronevere, u slučajevima dotrajalosti osnovnih sredstava i sitnog inventara, kao i u drugim slučajevima po nalogu načelnika Gradske uprave.
Pre početka popisa vrši se usklađivanje promena i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga i evidencija sa glavnom knjigom.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom, vrši se na kraju budžetske godine, sa stanjem na dan 31. decembra tekuće godine.
Načelnik Gradske uprave rešenjem obrazuje Centralnu popisnu komisiju i potreban broj stalnih i povremenih komisija imovine i obaveza i imenuje predsednike i članove komisija najkasnije do 1. decembra tekuće godine.
Načelnik Gradske uprave donosi Rešenje obrazovanju komisija za popis kojom utvrđuje:
- predmet popisa;
- broj i nadležnost pojedinih komisija;
- vreme obavljanja popisa;
- rok za podnošenje izveštaja o popisu i popisnih lista Centralnoj popisnoj komisiji.
Načelnik Gradske uprave dostavlja Rešenje o obrazovanju komisija za popis internoj reviziji.
Komisiju za popis čine predsednik i najmanje dva člana.
Za članove komisije za popis ne mogu biti imenovana lica koja su odgovorna za rukovanje imovinom koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci, kao ni lica koja vode analitičku evidenciju te imovine.
Komisija za popis može predložiti načelniku Gradske uprave angažovanje veštaka ili odgovarajuće pravno lice za procenu kvaliteta, vrednosti i upotrebljivosti pojedinih oblika imovine i obaveza.
Komisija za popis pre početka popisa sastavlja Plan rada, najkasnije do 10. decembra tekuće godine, u kojem, u skladu sa uputstvima za popis, predviđa i sve potrebne radnje pre popisa, za vreme popisa i nakon popisa. Prilikom obavljanja popisa komisije za popis su dužne da se pridržavaju Plana rada.
Plan rada komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji i internoj reviziji.
Lica materijalno odgovorna za imovinu koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci dužni su da izvrše raspored i obeležavanje sredstava i ostale neophodne pripreme radi što lakšeg, bržeg i pravilnijeg popisivanja.
Finansijska služba je dužna da pripremi popisne liste sa nomenklaturnim brojevima, nazivima, vrstom i jedinicama mere imovine koja se popisuje, kao i dodatne podatke kojima raspolaže, koji su neophodni za identifikovanje imovine.
Podaci iz knjigovodstva, odnosno iz odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisijama za popis pre upisivanja stvarnog stanja u popisne liste i pre nego što članovi komisija za popis potpišu te liste.
Usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom, vrši se najkasnije do 31. 03. tekuće godine za prethodnu godinu, za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj.
Kada se popis vrši posle 31. decembra, neophodno je izvršiti svođenje stanja po popisu sa stanjem na dan 31. decembra.
Svođenje stanja po popisu sa stanjem na dan 31. decembra, odnosno na dan izvršenog popisa u toku godine, vrši se pomoću knjigovodstvene dokumentacije.
II POPIS NEFINANSIJSKE IMOVINE U STALNIM SREDSTVIMA I ZALIHAMA
Popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima obuhvata: nekretnine i opremu, nematerijalna ulaganja, dragocenosti, prirodnu imovinu i nefinansijsku imovinu u pripremi i nematerijalnu imovinu.
Popis nefinansijske imovine u zalihama obuhvata: zalihe materijala, rezervnih delova, alata, sitnog inventara i robe.
Popis nematerijalne imovine obuhvata: kompjuterske softvere, književna i umetnička dela, ostala nematerijalna osnovna sredstva, nematerijalnu imovinu u pripremi i avanse za nematerijalnu imovinu.
Rad komisije za popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima i zalihama obuhvata:
1. utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje (merenjem, brojanjem, procenom i dr.), bliže opisivanje popisane imovine i unošenje tih podataka u popisne liste;
2. utvrđivanje stvarnog stanja na osnovu popisanih lista na popisnim mestima i tom prilikom sačinjava dva primerka popisnih lista imovine od koji se jedan primerak potpisan od strane popisne komisije i lica koje zadužuje imovinu u datom prostoru ostavlja na popisnom mestu kao zaduženje za stalnu imovinu koja se koristi, a drugi primerak predstavlja sastavni deo izveštaja o popisu;
3. evidentiranje u popisne liste naturalne promene nastalih u periodu vršenja popisa pre i posle 31. decembra godine za koju se vrši popis i svođenje na stanje na dan 31. decembra te godine;
4. evidentiranje o oštećenju imovine sa uočenim primedbama;
5. dostavljanje posebne popisne liste za imovinu koja se nalazi kod drugih pranih subjekata, na osnovu verodostojne dokumentacije;
6. unošenje cena popisane imovine;
7. vrednosno obračunavanje popisane imovine;
8. unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja u popisne liste;
9. utvrđivanje razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja;
10. sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima sadrže sledeće podatke:
- redni broj;
- inventarni broj;
- naziv osnovnog sredstva;
- neotpisanu sadašnju vrednost osnovnog sredstva;
- mesto gde se nalazi, odnosno lokaciju osnovnog sredstva;
- eventualno utvrđeni višak ili manjak.
Tuđa imovina popisuje se u posebnim popisnim listama koje se najkasnije do 10. januara naredne godine dostavljaju vlasnicima imovine na overu i potpis.
Imovina data u zakup ili na korišćenje popisuje se na osnovu raspoložive dokumentacije i pomoćnih evidencija, uz pribavljanje popisnih lista, potpisanih i overenih od strane popisne komisije korisnika te imovine.
Načelnik Gradske uprave za vršenje popisa imovine iz prethodnog stava, može da uputi komisiju da izvrši popis kod pravnog lica koje tu imovinu koristi ili da sa tim pravnim licem formira mešovitu komisiju za popis.
Imovina koja na dan popisa nije zatečena (imovina data na popravku, imovina data na zajam, imovina u inostranstvu i sl.) unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do poslednjeg dana popisa nisu primljene popisne liste od pravih lica kod kojih se imovina nalazi.
Imovina čija je vrednost umanjena zbog oštećenja, neispravnosti, zastarelosti i sl. popisuje se na posebnim popisnim listama.
Utvrđeni manjak ne može se prebijati sa viškom, osim sporadično u slučaju očigledne zamene pojedinih materijala i robe.
Popis nematerijalnih ulaganja vrši se na osnovu dokumenata koji su služili kao osnov za knjiženje.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima potpisuju rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije i odgovorno lice.
Popisne liste nefinansijske imovine u zalihama potpisuju rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije i odgovorno lice.
III POPIS NOVČANIH SREDSTAVA, PLEMENITIH METALA, HARTIJA OD VREDNOSTI, POTRAŽIVANJA, KRATKOROČNIH PLASMANA I AKTIVNIH VREMENSKIH RAZGRANIČENJA
Popis novčanih sredstava, plemenitih metala, hartija od vrednosti, potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
Pre popisa novčanih sredstava, plemenitih metala, hartija od vrednosti, potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja i pre pripreme za izradu godišnjeg finansijskog izveštaja, obavlja se usaglašavanje pomoćnih knjiga i evidencija sa stanjem glavne knjige.
Novčana sredstva na podračunima uključenim u konsolidovani račun trezora, novčana sredstva na deviznim računima otvorenim u Narodnoj banci Srbije, popisuju se na osnovu izvoda stanja tih računa na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Popis akcija i učešća u kapitalu vrši se na osnovu izvoda iz zvaničnih registara, Centralnog registra hartija od vrednosti i Agencije za privredne registre, odnosno na osnovu potvrde izdavaoca ukoliko učešće nije predmet zvaničnog registra.
Popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrednosti i stranih sredstava plaćanja vrši se brojanjem prema apoenima i upisivanju utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Popis potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja obuhvata:
- potraživanja od kupaca u zemlji i inostranstvu;
- potraživanja od zaposlenih;
- potraživanja od drugih organa i organizacija;
- potraživanja po osnovu preplaćenih poreza i doprinosa;
- ostala potraživanja;
- kratkoročni plasmani;
- dati avansi, depoziti i kaucije;
- aktivna vremenska razgraničenja.
U posebnim popisnim listama iskazuju se potraživanja u dinarima, potraživanja u stranoj valuti, kao i potraživanja koja su sumnjiva, sporna i zastarela.
IV POPIS OBAVEZA I PASIVNIH VREMENSKIH RAZGRANIČENJA
Popis obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
Pre popisa obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja i pre primene za izradu godišnjeg finansijskog izveštaja obavlja se usaglašavanje pomoćnih knjiga i evidencija sa glavnom knjigom
U posebnim popisnim listama iskazuju se obaveze u dinarima, obaveze u stranoj valuti, obaveze koje su zastarele, kao i obaveze za koje ne postoje validna dokumentacija.
V USAGLAŠAVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
Usaglašavanje finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza sa dužnicima i poveriocima vrši se najmanje jednom u toku godine u skladu sa Uredbom.
Finansijska služba je obavezna da dužnicima dostavi izvod otvorenih stavki (IOS), najkasnije do 5. decembra tekuće godine.
Komisija za popis potraživanja i obaveza proverava na osnovu analitičke evidencije, knjigovodstvenih dokumenata i vraćenih overenih izvoda otvorenih stavki (IOS) da li postoji osnov za potraživanje ili obavezu, proverava tačnost iskazanih potraživanja i obaveza, upoređuje ih sa stanjem u računovodstvenim evidencijama na dan 31. decembra i konstatuje eventualna odstupanja.
Komisija za popis potraživanja i obaveza sastavlja posebnu popisnu listu za potraživanja i posebnu popisnu listu za obaveze.
Komisija za popis potraživanja i obaveza treba da obrati pažnju na popis sumnjivih i spornih potraživanja, čekova i menica ili drugih instrumenata obezbeđenja plaćanja kojima je rok za naplatu istekao, kao i potraživanja bez uredne dokumentacije. U izveštaju o popisu popisna komisija u posebnim popisnim listama iskazuje sporna, nenaplativa i zastarela potraživanja, sporne i zastarele obaveze, kao i potraživanja i obaveze za koje ne postoji tačna, odnosno potpuna dokumentacija.
Komisija za popis popisuje i ostala sredstva koja nisu obuhvaćena prethodnim članovima pravilnika, a pre svega sredstva koja se vode u vanbilansnoj evidenciji.
Sredstva iz stava 1. ovog člana komisija za popis popisuje prema stanju iz knjigovodstvene evidencije na dan 31. decembra i proverava njihovu tačnost.
U sladu sa propisima, popis knjiga, filmova fotosa i arhivske građe vrši se jednom u pet godina.
VII IZVEŠTAJ O IZVRŠENOM POPISU
Komisija za popis nakon obavljenog popisa sastavlja izveštaj o obavljenom popisu, koji sadrži:
- stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza;
- razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- uzroke neslaganja između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- predlog za likvidaciju utvrđenih razlika;
- predlog za knjiženje manjkova, odnosno viškova, pripremljenih na osnovu odgovarajuće dokumentacije za evidentiranje utvrđenih razlika i izjava lica odgovornih za manjak;
- predlog za rashodovanje, zbog oštećenja, zastarelosti ili nekog drugog razloga;
- objašnjenje o razlikama nastalim kao posledica zamene pojedinih istovrsnih ili sličnih sredstava;
- predlog mera za otklanjanje utvrđenih manjkavosti u korišćenju imovine i postupanju sa imovinom;
- mišljenje o sumnjivim, spornim i zastarelim potraživanjima;
- mišljenje o spornim i zastarelim obavezama;
- druge primedbe i predloge u vezi sa popisom.
Komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji izveštaj o izvršenom popisu nefinansijske imovine do roka utvrđenog u Rešenju o obrazovanju komisija za popis, a najkasnije do 25. januara naredne godine.
Komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji izveštaj o izvršenom popisu finansijske imovine do roka utvrđenog u Rešenju obrazovanju komisija za popis, a najkasnije do 15. februara naredne godine.
Centralna popisna komisija kontroliše izveštaje o izvršenom popisu pojedinih popisnih komisija, objedinjuje ih i sastavlja Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza.
Centralna popisna komisija Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza sa predlogom mera, izveštajima pojedinih komisija za popis i potpisanim popisnim listama i od strane odgovornog lica, dostavlja načelniku Gradske uprave najkasnije do 25. februara naredne godine, radi usvajanja i odlučivanja o utvrđenim odstupanjima, kao i internoj reviziji.
Načelnik Gradske uprave razmatra Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza i donosi Odluku o usvajanju izveštaja o popisu do 28. februara naredne godine, kojim je obuhvaćeno sledeće:
- postupak sa utvrđenim manjkovima;
- postupak sa utvrđenim viškovima;
- kalo, rastur, kvar i lom;
- rashod imovine koja je dotrajala i više nije upotrebljiva;
- otpis potraživanja i obaveza;
- postupak sa sumnjivim, spornim i zastarelim potraživanjima;
- postupak sa spornim i zastarelim obavezama;
- poreske obaveze u vezi sa utvrđenim manjkom, viškom, rashodom ili otpisom;
- odgovornost i obaveze zaposlenih kojima su manjkovi stavljeni na teret;
- i drugim činjenicama vezanim za popis.
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza, popisne liste i izveštaje o izvršenom popisu pojedinih komisija za popis zajedno sa Odlukom o usvajanju izveštaja o popisu dostavlja se Finansijskoj službi na knjiženje u pomoćnim knjigama i glavnoj knjizi, radi usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem najkasnije u roku od dva dana od dana usvajanja.
Za organizaciju i pravilnost popisa odgovoran je načelnik Gradske uprave ili lice koje on ovlasti.
Komisija za popis je odgovorna za pravilno sprovođenje popisa i za verodostojnost izveštaja o popisu.
Učešće u radu komisije za popis smatra se izvršenje radne obaveze zaposlenog.
Neosnovano odbijanje učešća u radu komisije za popis smatraće se povredom radne obaveze.
Rukovodilac finansijske službe odgovoran je za pravilno sprovođenje usaglašavanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, odnosno evidentiranje Odluke o usvajanju izveštaja o popisu.
Za sva pitanja koja nisu regulisana ovim Pravilnikom, odnosno koja nisu blagovremeno usklađena sa zakonskim odredbama, primenjuju se direktno odredbe Uredbe i drugih podzakonskih akata.
Danom donošenja ovog Pravilnika prestaje da važi Pravilnik o popisu imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem broj 09-06-255/2016-4 od 26.12.2016. godine.