PRAVILNIKO BUDŽETSKOM RAČUNOVODSTVU GRADA KRAGUJEVCA("Sl. list grada Kragujevca", br. 10/2026) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje: organizacija računovodstvenog sistema, interni računovodstveni kontrolni postupci, lica odgovorna za zakonitost, ispravnost i sastavljanje isprava o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaju, kretanje računovodstvenih isprava i rokovi za njihovo dostavljanje.
Pod budžetskim računovodstvom u smislu ovog pravilnika podrazumevaju se uslovi i način vođenja poslovnih knjiga, sastavljanje, prikazivanje, dostavljanje i objavljivanje finansijskih izveštaja za potrebe eksternih i internih korisnika kao i klasifikacija i sadržaj računovodstvenih isprava i drugih evidencija kojim se prate promene stanja imovine i kapitala, potraživanja i obaveza, izvora finansiranja, prihoda i primanja, rashoda i izdataka i rezultata poslovanja.
Budžetsko računovodstvo u smislu ovog pravilnika obuhvata i način kretanja, odnosno procedure sastavljanja, kontrole i dostavljanja računovodstvenih isprava kao i utvrđivanja rokova izvršenja pojedinih faza u cilju potpunosti i ažurnosti računovodstvene evidencije.
II ORGANIZACIJA RAČUNOVODSTVENOG SISTEMA
Organizacija računovodstvenog sistema Grada Kragujevca temelji se na poštovanju principa efikasnosti, ekonomičnosti i efektivnosti trošenja javnih sredstava kao i javnosti, tačnosti, potpunosti i ažurnosti finansijsko-računovodstvenog izveštavanja.
Organizacija računovodstvenog sistema uključuje:
1. Poslove budžetskog računovodstva-organizaciju i uslove;
2. Osnove za vođenje budžetskog računovodstva i finansijsko izveštavanje;
3. Računovodstvene isprave;
4. Vođenje poslovnih knjiga;
5. Usaglašavanje poslovnih knjiga;
6. Usaglašavanje potraživanja i obaveza;
7. Popis imovine i obaveza;
8. Zaključivanje poslovnih knjiga;
9. Finansijsko izveštavanje, i
10. Arhiviranje, čuvanje i uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala i računovodstvenih isprava i ostale računovodstvene dokumentacije.
1. Poslovi budžetskog računovodstva - organizacija i uslovi
Poslovi budžetskog računovodstva obavljaju se u okviru jedinstvenog organizacionog dela kao međusobno povezani poslovi, utvrđeni aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta.
Poslove budžetskog računovodstva organizuje i obavlja gradska uprava nadležna za poslove finansija kao jedinstveni organizacioni deo gradske uprave. Poslovi budžetskog računovodstva Grada organizovani su kroz odeljenje nadležno za poslove trezora, odeljenje nadležno za evidenciju osnovnih sredstava i odeljenja koja obavljaju finansijsko-računovodstvene poslove za direktne korisnike budžeta Grada.
Budžetsko računovodstvo organizuje se sa ciljem da se obezbede podaci na osnovu kojih se može obavljati: utvrđivanje prihoda i primanja, rashoda i izdataka, uvid u stanje i kretanje imovine i obaveza, utvrđivanje rezultata poslovanja, sastavljanje godišnjih i periodičnih finansijskih izveštaja, izrada analiza i informacija o poslovanju i radu i drugih izveštaja po potrebi.
Poslove iz nadležnosti uprave obavljaju rukovodioci uprave, rukovodioci užih organizacionih jedinica (sekretarijat, odeljenja, službe, grupe) i lica neposredno zadužena za obavljanje finansijsko-materijalnih i administrativno-tehničkih poslova, u skladu sa pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta. Poslove budžetskog računovodstva obavljaju stručna lica koja nisu kažnjavana za krivična dela koja ih čine nepodobnim za obavljanje poslova iz oblasti računovodstva i koja su obučena za vođenje poslovnih knjiga, sastavljanje i prezentaciju finansijskih izveštaja u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor, a koja su raspoređena za obavljanje ovih poslova u skladu sa aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta.
Lica stručna za vođenje poslova budžetskog računovodstva, u cilju profesionalnog usavršavanja, pohađaju obuke, stručne kurseve, seminare i predavanja u skladu sa načinom i programom stručnog osposobljavanja za vođenje poslovnih knjiga, sastavljanje i prezentaciju finansijskih izveštaja koji donosi ministar nadležan za poslove finansija.
2. Osnove za vođenje budžetskog računovodstva i finansijsko izveštavanje
Osnova za vođenje budžetskog računovodstva jeste gotovinska osnova.
Gotovinska osnova podrazumeva da se transakcije i ostali događaji evidentiraju u trenutku kada se gotovinska sredstva prime, odnosno isplate.
Izuzetno, primljena sredstva od donacija, humanitarne pomoći i finansijske pomoći Evropske unije u devizama, evidentiraju se kao prihod u momentu konvertovanja i uplate tih sredstava u dinarima na propisani uplatni račun javnog prihoda, odnosno u momentu evidentiranja dinarske protivvrednosti plaćanja izvršenog u devizama iz sredstava donacija, humanitarne pomoći i finansijske pomoći Evropske unije preko podračuna izvršenja budžeta Grada.
Osnovni elementi računovodstva su prihodi, primanja, rashodi i izdaci, definisani zakonom kojim se uređuje budžetski sistem. Finansijski izveštaji pripremaju se na principima Međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor na gotovinskoj osnovi. Grad Kragujevac može voditi računovodstvene evidencije i prema obračunskoj osnovi za potrebe internog izveštavanja, pod uslovom da se finansijski izveštaji izrađuju na gotovinskoj osnovi radi konsolidovanog izveštavanja.
Finansijski izveštaji na gotovinskoj osnovi sadrže informacije o izvoru sredstava prikupljenih u toku određenog perioda, nameni za koju su sredstva iskorišćena i saldu gotovinskih sredstava na dan izveštavanja.
Računovodstvena isprava je javna isprava koja predstavlja pisani dokaz ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni. Računovodstvena isprava obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz nje nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.
Računovodstvena isprava mora biti potpisana od strane lica koje je ispravu sastavilo, lica koje je ispravu kontrolisalo i lica odgovornog za nastalu poslovnu promenu i drugi događaj i dostavljena na knjiženje narednog dana, a najkasnije u roku od dva dana od dana nastanka poslovne promene i drugog događaja.
Faktura (račun), kao računovodstvena isprava sastavljena i dostavljena u elektronskom obliku, mora biti potvrđena od strane odgovornog lica koje svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom potvrđuje njenu verodostojnost u skladu sa zakonom.
Lica odgovorna za sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava svojim potpisom na ispravi garantuju da je istinita i da verno prikazuje poslovnu promenu.
Računovodstvena isprava sastavlja se u potrebnom broju primeraka na mestu i u vreme nastanka poslovnog događaja.
Knjiženja u poslovnim knjigama vrše se samo na osnovu validnih računovodstvenih isprava (dokumenata) iz kojih se može saznati osnov o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaju. Računovodstvenom ispravom smatraju se i računovodstvene isprave koje se sastavljaju kod direktnog korisnika ili u finansijskoj službi direktnih korisnika, na osnovu koje se vrši knjiženje u poslovnim knjigama (na primer: računi, ugovori, odluke, rešenja o knjiženju manjkova i viškova po popisu, isprave o usaglašavanju potraživanja i obaveza, obračuni, pregledi, specifikacije i dr.).
Računovodstvena isprava iz člana 6. ovog pravilnika je osnov za knjiženje promena na imovini, potraživanjima, obavezama, kapitalu, prihodima i primanjima i rashodima i izdacima.
Elektronski dokument, koji je nastao u skladu sa zakonom kojim se uređuje elektronski dokument, elektronska identifikacija i usluge od poverenja u elektronskom poslovanju, smatra se validnom računovodstvenom ispravom.
Za potrebe računovodstvenih evidencija elektronski dokument se pretvara u kopiju u papirnoj formi, u skladu sa navedenim zakonom. Računovodstvena isprava knjiži se istog dana kada je primljena, a najkasnije narednog dana od dana prijema.
Osnovni elementi računovodstvene isprave su:
1. Naziv i adresa izdavaoca isprave,
2. Naziv i broj isprave,
3. Datum i mesto izdavanja isprave,
4. Sadržina poslovne promene,
5. Vrednost na koju glasi isprava,
6. Poslovi koji su povezani sa ispravom,
7. Potpis lica koje je ispravu sastavilo, kao i potpis ovlašćenog lica.
Računovodstvene isprave sadrže i druge elemente u skladu sa propisima koji određuju sadržaj te isprave.
Računovodstvena isprava koja ima funkciju računa kojim se potvrđuje promet dobara i usluga za obveznike PDV-a, obavezno treba da sadrži:
1. Naziv, adresu i PIB obveznika-izdavaoca računa,
2. Mesto i datum izdavanja i redni broj računa,
3. Naziv, adresu i PIB obveznika-primaoca računa,
4. Vrstu i količinu isporučenih dobara ili vrstu i obim usluga,
5. Datum prometa dobara i usluga i visinu avansnih plaćanja,
6. Iznos (poreske) osnovice,
7. Poresku stopu koja se primenjuje,
8. Iznos PDV-a koji je obračunat na osnovicu,
9. Napomenu o odredbi Zakona o porezu na dodatu vrednost na osnovu koje nije obračunat PDV,
10. Napomenu da se za promet dobara i usluga primenjuje sistem naplate.
Prema mestu nastanka, računovodstvene isprave mogu biti ulazne, izlazne i interne.
Ulazne (eksterne) računovodstvene isprave su: ulazni računi, prijemnice, privremene situacije, ugovori i druga dokumenta zasnovana na zakonu, poslovnoj promeni i drugom događaju. Eksternoj računovodstvenoj ispravi dodeljuje se delovodni broj, čiji je datum zavođenja jednak danu njenog prijema.
Račune parafira načelnik gradske uprave i zaposleni koga je rukovodilac ovlastio za kontrolu tačnosti podataka.
Izlazne računovodstvene isprave sastavljaju se na osnovu dokaza o izvršenom poslu (overene otpremnice za isporučeno dobro, odnosno overenog naloga o izvršenoj usluzi, zapisnika i sl.), u formi izlaznih računa, knjižnog zaduženja, odnosno odobrenja, otpremnice, izjave i drugih dokumenata zasnovanih na nastalom poslovnom događaju.
Interne računovodstvene isprave sačinjavaju se za interne potrebe.
Interne računovodstvene isprave su isprave koje cirkulišu u okviru organa Grada, a to su rešenja i zapisnici komisija, rukovodilaca organa Grada, akti Gradskog veća i Skupštine Grada, reversi, trebovanja, pregledi, specifikacije, knjižna pisma, kalkulacije i druge isprave.
Sve interne računovodstvene isprave sastavljaju se odmah nakon nastanka poslovnog događaja, a dostavljaju se nadležnom finansijskom odeljenju istog dana na knjiženje.
Fakture i knjižna odobrenja i zaduženja, koje se sastavljaju i izdaju za potrebe direktnih korisnika budžeta Grada u nadležnom finansijskom odeljenju, sastavljaju se u dva primerka od kojih se jedan šalje kupcu a drugi se dostavlja na knjiženje u pomoćnim knjigama i evidencijama.
Fakture i knjižna odobrenja i zaduženja koje se sastavljaju i izdaju za potrebe direktnih korisnika budžeta Grada u nadležnom finansijskom odeljenju kroz sistem elektronskih faktura sastavljaju se u jednom primerku i overavaju i čuvaju u skladu sa propisima kojima se uređuje sistem elektronskih faktura.
Ostale računovodstvene isprave sastavljaju se u potrebnom broju primeraka zavisno od vrste posla koji je uređuje ispravom.
Kretanje računovodstvenih isprava podrazumeva prenos i uslove prenosa računovodstvenih isprava od mesta njihovog sastavljanja, odnosno ulaska eksternog dokumenta u pisarnicu Grada, preko mesta obrade i kontrole, do mesta knjiženja i arhiviranja.
Za dostavljanje računovodstvenih isprava odgovorno je lice koje je učestvovalo u poslovnoj promeni, prema opštem aktu kojim se uređuje organizacija i sistematizaciji radnih mesta.
Primopredaja računovodstvenih isprava vrši se potpisom lica koje je predalo računovodstvenu ispravu licu koje je ispravu primilo preko interne dostavne knjige, sa obaveznim upisivanjem datuma primopredaje.
Primopredaja računovodstvenih isprava putem elektronske pošte vrši se potvrdom prijema elektronske pošte.
Za svaki izvršeni promet dobara i usluga, kao i u slučaju da se naplati naknada ili deo naknade pre nego što je izvršen promet dobara i usluga (avansna uplata) izdaje se račun, odnosno avansni račun.
Račun potpisuju, pored lica koje je ispravu sastavilo i lice koje je ispravu kontrolisalo kao i lice odgovorno za nastalu poslovnu promenu i drugi događaj.
Računi se zavode po datumima izdavanja u knjigu izlaznih računa koja se vodi u finansijskom odeljenju nadležnog direktnog korisnika, tako što broj računa nosi broj delovodnog protokola - iz knjige izlaznih računa.
Poslovne knjige su sveobuhvatne evidencije o finansijskim transakcijama Grada Kragujevca kojima se obezbeđuje uvid u stanje i promene stanja na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima i izdacima, prihodima i primanjima.
Poslovne knjige imaju karakter javnih isprava.
Poslovne knjige vode se i finansijski izveštaji sastavljaju za period od jedne budžetske godine. Izuzetno, pojedine pomoćne knjige mogu se voditi za period duži od jedne budžetske godine (pomoćna knjiga osnovnih sredstava i druge).
Poslovne knjige otvaraju se na početku budžetske godine na osnovu bilansa stanja i zaključnog lista prethodne poslovne godine.
Poslovne knjige vode se po sistemu dvojnog knjigovodstva, hronološki, uredno i ažurno, u skladu sa strukturom konta koja je propisana pravilnikom kojim se uređuje standardni klasifikacioni okvir i kontni plan za budžetski sistem (dalje: Kontni plan).
Poslovne promene vode se na propisanim šestocifrenim subanalitičkim kontima.
Pomoćne knjige za indirektne korisnike budžeta Grada čiji je osnivač Grad Kragujevac i kojima se sredstva iz budžeta prenose putem transfera, vode se na osmocifrenim kontima rashoda i izdataka radi obezbeđivanja potpune analitičke evidencija prenetih transfernih sredstava.
Poslovne knjige vode se u elektronskom obliku.
Za vođenje poslovnih knjiga u elektronskom obliku koristi se softver koji obezbeđuje očuvanje podataka o svim proknjiženim transakcijama i nemogućnost neovlašćene promene proknjiženih poslovnih događaja, omogućava funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i onemogućava brisanje proknjiženih poslovnih promena.
Poslovne knjige su: dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige i evidencije.
Dnevnik je obavezna poslovna knjiga u kojoj se evidentiraju sve poslovne promene, hronološki, po redosledu nastanka. Vodi se uporedo sa glavnom knjigom i služi za evidentiranje dugovne i potražne strane svake transakcije, omogućavajući ažurnost i kontrolu izvršenih knjiženja.
Glavna knjiga sadrži sve poslovne promene na imovini, obavezama, kapitalu, prihodima i rashodima, sistematizovane na propisanim šestocifrenim i osmocifrenim kontima za svakog direktnog i indirektnog korisnika. Glavnu knjigu trezora Grada vodi odeljenje nadležno za poslove trezora po sistemu dvojnog knjigovodstva. Glavna knjiga trezora jeste osnova za pripremanje finansijskih izveštaja. Pomoćne knjige i evidencije su analitičke evidencije koje se vode sa ciljem da se obezbede detaljni podaci u vezi sa praćenjem stanja i kretanja imovine, obaveza, kapitala, prihoda i primanja i rashoda i izdataka.
Direktni korisnici budžeta Grada svoje finansijsko poslovanje ne obavljaju preko svojih podračuna i vode samo pomoćne knjige i evidencije. Godišnji finansijski izveštaj finansijska služba nadležna za određenog direktnog korisnika budžeta Grada sastavlja na osnovu podataka iz svojih računovodstvenih evidencija i podataka iz godišnjih finansijskih izveštaja indirektnih korisnika ukoliko ih direktni korisnik ima u svojoj nadležnosti. Godišnji finansijski izveštaj direktnog korisnika budžeta Grada sadrži:
1. Izveštaj o izvršenju budžeta - Obrazac IB;
2. Bilans stanja - Obrazac IB;
3. Obrazloženja uz godišnji finansijski izveštaj o izvršenju budžeta.
Indirektni korisnici budžeta Grada svoje finansijsko poslovanje obavljaju preko svojih podračuna i vode glavnu knjigu. Godišnji finansijski izveštaj indirektni korisnika budžeta Grada sastavlja na osnovu podataka iz svojih računovodstvenih evidencija. Godišnji finansijski izveštaj indirektnog korisnika budžeta Grada sadrži:
1. Izveštaj o novčanim tokovima - Obrazac NT,
2. Izveštaj o izvršenju budžeta - Obrazac IB,
3. Bilans stanja - Obrazac BS, kao deo napomena,
4. Bilans prihoda i rashoda - Obrazac PR, kao deo napomena,
5. Napomene sa objašnjenjima,
6. Obrazloženja uz godišnji izveštaj o izvršenju budžeta.
Glavna knjiga trezora Grada mora biti usaglašena sa transakcijama i poslovnim događajima evidentiranim u pomoćnim knjigama i evidencijama direktnih korisnika budžeta grada Kragujevca.
Završni račun budžeta Grada sastavlja se na osnovu podataka iz glavne knjige trezora Grada i podataka iz konsolidovanih godišnjih finansijskih izveštaja direktnih korisnika budžetskih sredstava Grada. Završni račun budžeta Grada uključuje:
1. Izveštaj o novčanim tokovima - Obrazac NT,
2. Izveštaj o izvršenju budžeta - Obrazac IB,
3. Bilans stanja - Obrazac BS, kao deo napomena,
4. Bilans prihoda i rashoda - Obrazac PR, kao deo napomena,
5. Računovodstvene politike,
6. Napomene sa objašnjenjima,
7. Obrazloženja uz godišnji izveštaj o izvršenju budžeta i
8. Izveštaj eksterne revizije, i
9. Izveštaj o učinku programa, uključujući i učinak na unapređenju rodne ravnopravnosti.
Pomoćne knjige i evidencije koje se vode su:
1. Pomoćna knjiga kupaca, koja obezbeđuje detaljne podatke o svim potraživanjima od kupaca,
2. Pomoćna knjiga dobavljača, koja obezbeđuje detaljne podatke o svim obavezama prema dobavljačima,
3. Pomoćna knjiga osnovnih sredstava, koja obezbeđuje detaljne podatke o svim osnovnim sredstvima,
4. Pomoćna knjiga zaliha, koja obezbeđuje detaljne podatke o svim promenama na zalihama,
5. Pomoćna knjiga plata, koja obezbeđuje detaljne podatke iz obračuna o svim pojedinačnim isplatama za svakog zaposlenog,
6. Pomoćna knjiga blagajne (dinarske, devizne i dr.),
7. Pomoćna evidencija izvršenih isplata, koja obezbeđuje detaljne podatke o svim rashodima i izdacima,
8. Pomoćna evidencija ostvarenih priliva, koja obezbeđuje detaljne podatke o svim prihodima i primanjima,
9. Pomoćna evidencija plasmana, koja obezbeđuje detaljne podatke o svim kratkoročnim i dugoročnim plasmanima,
10. Pomoćna evidencija donacija, koja obezbeđuje detaljne podatke o primljenim donacijama, i druge pomoćne knjige.
5. Usaglašavanje poslovnih knjiga
Usklađivanje evidencija i stanja glavne knjige sa dnevnikom, kao i pomoćnih knjiga i evidencija sa glavnom knjigom, vrši se pre popisa imovine i obaveza i pre pripreme finansijskih izveštaja.
6. Usaglašavanje potraživanja, plasmana i obaveza
U sklopu pripremnih radnji za sastavljanje godišnjeg finansijskog izveštaja vrši se usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se uređuje popisom, na kraju budžetske godine, na dan 31. decembar.
Grad Kragujevac kao poverilac, dužan je da do 25. januara tekuće godine dostavi svom dužniku popis nenaplaćenih potraživanja sa stanjem na dan 31. decembar prethodne godine.
Dužnik je obavezan da u roku od pet dana od dana prijema popisa neizmirenih obaveza, proveri svoju obavezu i o tome obavesti poverioca. Ukoliko dužnik propusti da obavesti poverioca-Grad Kragujevac o iznosu obaveze u njegovim evidencijama, smatra se da je saglasan sa popisom obaveza.
Ukoliko Grad Kragujevac ne izvrši usaglašavanje obaveza sa dobavljačima na dan 31.12. na inicijativu dobavljača, nadležno finansijsko odeljenje dostavlja dobavljaču zahtev za sravnjenje obaveza na dan 31.12. Dobavljač je obavezan da u roku od pet dana od dana prijema popisa nenaplaćenih potraživanja, proveri svoje potraživanje i o tome obavesti Grad. Ukoliko poverilac propusti da obavesti grad Kragujevac kao dužnika o iznosu potraživanja u svojim evidencijama, smatra se da je saglasan sa popisom potraživanja.
Usaglašavanje potraživanja, plasmana i obaveza vrši se putem IOS Obrasca.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji Grada sa stvarnim stanjem vrši se sprovođenjem popisa.
Popis se može sprovoditi kao redovni godišnji popis i kao vanredni.
Redovni godišnji popis imovine i obaveza vrši se sa stanjem na dan 31.12. tekuće godine.
Način i rokovi vršenja popisa i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem obavljaju se u skladu sa pravilnikom kojim se uređuju način i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Republike Srbije i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem i posebnim internim aktom Grada.
8. Zaključivanje poslovnih knjiga
Poslovne knjige zaključuju se posle sprovedenih evidencija svih ekonomskih transakcija i obračuna na kraju budžetske godine, odnosno u toku budžetske godine, u slučaju statusnih promena i drugim slučajevima.
Poslovne knjige koje se koriste više od jedne godine zaključuju se po prestanku njihovog korišćenja.
Poslovne knjige zaključuju se najkasnije do roka za dostavljanje finansijskih izveštaja za prethodnu godinu.
Dnevnik i glavna knjiga trezora vodi se u informacionom sistemu, u skladu sa propisima kojima se uređuje budžetsko računovodstvo. Za tačnost, potpunost i ažurnost računovodstvenih podataka evidentiranih u glavnoj knjizi trezora odgovoran je glavni kontista glavne knjige trezora, koji vrši kontrolu evidentiranih poslovnih promena i, po potrebi, parafira preglede glavne knjige.
Finansijsko izveštavanje vrši se periodično i godišnje.
Periodični finansijski izveštaji su tromesečni (kvartalni) finansijski izveštaji koji se sačinjavaju na Obrascu IB-Izveštaj o izvršenju budžeta za periode: januar-mart, januar-jun, januar-septembar i januar-decembar. Godišnji finansijski izveštaj-završni račun obuhvata period od jedne budžetske godine od 1.1. do 31.12.
Finansijski izveštaji sastavljaju se u skladu sa pravilnikom kojim se uređuje priprema, sastavljanje i podnošenje finansijskih izveštaja korisnika budžetskih sredstava, organizacija za obavezno socijalno osiguranje, korisnika sredstava Republičkog fonda za zdravstveno osiguranje i budžetskih fondova. Finansijski izveštaji pripremaju se na principima gotovinske osnove u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardom za javni sektor - Finansijsko izveštavanje na gotovinskoj osnovi.
Tromesečni finansijski izveštaji i završni račun budžeta Grada Kragujevca sastavljaju se na osnovu konsolidovanih, prethodno usaglašenih, podataka iz računovodstvenih evidencija direktnih korisnika budžeta grada Kragujevca.
Tromesečne periodične finansijske izveštaje o izvršenju finansijskog plana indirektni korisnici budžeta grada Kragujevca dostavljaju nadležnom direktnom korisniku u roku od deset dana od dana isteka tromesečja, za potrebe planiranja i kontrole izvršenja budžeta, kroz informacioni sistem za podnošenje finansijskih izveštaja-ISPFI.
Finansijske izveštaje iz stava 2. ovog člana direktni korisnici koji u svojoj nadležnosti imaju indirektne korisnike usklađuju sa podacima sadržanim u glavnoj knjizi trezora i podacima iz svojih evidencija, vrše konsolidaciju podataka i u roku od 20 dana od dana isteka tromesečja dostavljaju konsolidovani periodični finansijski izveštaji o izvršenju finansijskog plana odeljenju nadležnom za poslove trezora kroz informacioni sistem za podnošenje finansijskih izveštaja-ISPFI.
Direktni korisnici budžeta grada Kragujevca koji u svojoj nadležnosti nemaju indirektne korisnike, periodični finansijski izveštaji o izvršenju finansijskog plana dostavljaju u roku od 20 dana od dana isteka tromesečja odeljenju nadležnom za poslove trezora kroz informacioni sistem za podnošenje finansijskih izveštaja-ISPFI.
Završni račun budžeta grada Kragujevca za prethodnu godinu, u formi nacrta odluke, odeljenje nadležno za poslove trezora dostavlja Gradskom veću do 30. aprila tekuće godine. Gradsko veće dostavlja predlog odluke o završnom računu budžeta za prethodnu godinu Grada Skupštini Grada do 1. juna tekuće godine. Odeljenje nadležno za poslove trezora do 30. juna tekuće godine dostavlja kroz informacioni sistem za podnošenje finansijskih izveštaja-ISPFI usvojenu odluku o završnom računu budžeta Grada Upravi za trezor.
Grad Kragujevac na svojoj internet stranici objavljuje odluku o budžetu (i sve izmene), građanski vodič kroz odluku o budžetu, informator o radu kao link ka Jedinstvenom informacionom sistemu informatora o radu, odluku o završnom računu budžeta grada i vodič kroz odluku o završnom računu budžeta grada.
10. Arhiviranje, čuvanje i izlučivanje poslovnih knjiga i računovodstvenih isprava
Računovodstvene isprave i poslovne knjige čuvaju se sa sledećim vremenom čuvanja:
• 50 godina - finansijski izveštaji,
• 10 godina - dnevnik, glavne knjige, pomoćne knjige i evidencije,
• 5 godina - izvorna i prateća knjigovodstvena dokumentacija,
• trajno - evidencije o zaradama.
Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu, u poslovnim prostorijama Grada.
Elektronski dokument se čuva na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumentacija ili digitalna kopija u skladu sa zakonom kojim se uređuje elektronski dokument.
Vreme čuvanja počinje poslednjeg dana budžetske godine na koju se navedena dokumentacija odnosi.
Rukovodioci unutrašnjih organizacionih jedinica u organu nadležnom za poslove finansija vode brigu o redovnom uništenju bezvrednog dokumentarnog materijala (poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja, kojima je prošao propisani rok čuvanja). Propisani rok čuvanja utvrđen je Listom kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja u skladu sa odredbama uredbe kojom se uređuje budžetsko računovodstvo.
Odabiranje arhivske građe i uništavanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja vrši komisija koju imenuje načelnik uprave.
Komisiju za uništenje bezvrednog dokumentarnog materijala čine najmanje tri člana. Komisiju čine predstavnik Istorijskog arhiva Šumadije, predstavnik službe čiji se materijal uništava odnosno lice zaduženo za čuvanje materijala koji se uništava i lice iz organizacione jedinice Grada zaduženo za poslove pisarnice.
Uništenje bezvrednog dokumentarnog materijala sprovodi se nakon prijema rešenja Istorijskog arhiva Šumadije kojim se dozvoljava uništenje. Istorijski arhiv Šumadije izdaje rešenja nakon dostavljanja zapisnika komisije o dokumentarnom materijalu koji treba da se uništi.
Istorijski arhiv Šumadije daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.
Uništenju bezvrednog dokumentarnog materijala prisustvuje komisija.
Komisija sastavlja zapisnik o uništenju bezvrednog dokumentarnog materijala u tri primerka od kojih se jedan dostavlja Istorijskom arhivu Šumadije, jedan pravnom licu koje fizički vrši uništenje a treći ostaje upravi. Pravno lice koje vrši uništenje bezvrednog dokumentarnog materijala dostavlja potvrdu o kretanju otpada u cilju zaštite podataka kako ne bi došlo do povrede prava i pravnog interesa lica na koja se dokumentarni materijal odnosi.
III INTERNI RAČUNOVODSTVENI KONTROLNI POSTUPCI
Interne računovodstvene kontrole obuhvataju skup procedura i aktivnosti koje imaju za cilj da obezbede:
- poslovanje u skladu sa propisima, internim aktima i ugovorima;
- realnost i integritet finansijskih i drugih poslovnih izveštaja;
- ekonomičnost, efikasnost ili efektivnost korišćenja javnih sredstava;
- upravljanje rizicima;
- zaštitu sredstava i podataka (informacija).
Interna računovodstvena kontrola treba da obezbedi zakonitost, potpunost, istinitost, pouzdanost i verodostojnost računovodstvenih isprava, računovodstvenih evidencija, podataka i finansijskih izveštaja.
Za uspostavljanje, održavanje i redovno ažuriranje sistema finansijskog upravljanja i internih kontrola odgovoran je načelnik uprave.
Za sprovođenje sistema finansijskog upravljanja i internih kontrola u upravi nadležnoj za poslove finansija Grada odgovorni su načelnici odeljenja, šefovi službi i zaposleni izvršioci.
Odgovornost za sprovođenje pojedinačnih faza poslovnih procesa definisana je internim procedurama.
Postupak interne kontrole naročito podrazumeva:
- kontrolu planiranja rashoda i izdataka - provera i utvrđivanje da li su rashodi i izdaci planirani u skladu sa stvarnim potrebama;
- kontrolu ispravnosti korišćenja budžetskih aproprijacija i kvota u skladu sa Odlukom o budžetu grada Kragujevca;
- kontrolu dokumentovanosti poslovnih promena-da li poslovnu promenu prati validna računovodstvena dokumentacija;
- kontrolu preuzimanja obaveza u skladu sa odredbama zakona kojim se uređuje budžetski sistem i aktom o budžetu (usklađenost sa odobrenim aproprijacijama i kvotama);
- proveru ispravnosti i zakonitosti transakcija posebno u delu kojim se uređuju javne nabavke;
- proveru ispravnosti i tačnosti podnetih zahteva-formalna, računska i suštinska kontrola;
- proveru tačnosti budžetske klasifikacije: programske, organizacione, funkcionalne, ekonomske i prema izvorima finansiranja;
- proveru da li je dokumentacija overena od strane ovlašćenih lica i
- proveru da li je transakcija odobrena od strane odgovornog lica.
Proces interne kontrole vrši se proceduralno i hijerarhijski na tri nivoa:
• I nivo-nivo izvršioca: formalna, računska i suštinska kontrola;
• II nivo-nivo načelnika odeljenja i šefa službe: kontrola zakonitosti računovodstvene isprave, ispravnosti poslovne transakcije i kontrola ispravnosti i pravovremenosti rada neposrednih izvršilaca stručne službe;
• III nivo-nivo odgovornog lica-rukovodioca direktnog korisnika.
Odgovornost iz stava 1. ovog člana potvrđuje se potpisom lica na svakom nivou kontrole u skladu sa ovim pravilnikom.
IV ODGOVORNOST LICA ZA BUDŽETSKO RAČUNOVODSTVO
Načelnik uprave odgovoran je za preuzimanje obaveza, njihovu verifikaciju, izdavanje naloga za plaćanje koje treba izvršiti iz sredstava organa kojim rukovodi i izdavanje naloga za uplatu sredstava koja pripadaju budžetu, kao i za davanje podataka o izvršenim plaćanjima i ostvarenim prihodima i primanjima i za zakonitu, namensku, ekonomičnu i efikasnu upotrebu budžetskih sredstava. Takođe je odgovoran za istinitost, pouzdanost i potpunost finansijskih izveštaja, kao i za poštovanje rokova za njihovo dostavljanje.
Rukovodilac korisnika, kao naredbodavac, može preneti pojedina ovlašćenja iz stava 1. ovog člana i na druga lica korisnika.
Načelnici odeljenja kroz koja su organizovani poslovi budžetskog računovodstva i neposredni izvršioci odgovorni je za vođenje poslovnih knjiga, pripremu i podnošenje finansijskih izveštaja u skladu sa odgovornostima propisanim internim procedurama za svaki pojedinačni poslovni proces.
Pod odgovornošću iz stava 1. ovog člana smatra se odgovornost vezana za:
1. Sastavljanje i dostavljanje periodičnih i godišnjih izveštaja o izvršenju budžeta u propisanom roku;
2. Vođenje poslovnih knjiga po sistemu dvojnog knjigovodstva, hronološki, uredno i ažurno;
3. Vođenje poslovnih knjiga u elektronskom obliku uz pomoć softvera koji obezbeđuje očuvanje podatka o svim proknjiženim transakcijama, funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i koji onemogućava brisanje proknjiženih poslovnih promena;
4. Dostavljanje računovodstvenih isprava i dokumentacije na knjiženje u propisanom roku, kao i njihovo hronološko, uredno i ažurno evidentiranje u poslovnim knjigama;
5. Zaključenje poslovnih knjiga u propisanim rokovima i čuvanje poslovnih knjiga i računovodstvenih isprava na način i u propisanim rokovima;
6. Usklađivanje poslovnih knjiga, popisa imovine i obaveza i usaglašavanje imovine i obaveza u propisanim rokovima.
Za sastavljanje računovodstvene isprave odgovoran je izvršilac koji neposredno učestvuje u sastavljanju isprave i dužan je da svojim potpisom na ispravi garantuje da je istinita i da verno prikazuje poslovni događaj. Računovodstveni izvršioci odgovorni su za hronološko, uredno i ažurno vođenje glavne knjige, poverenih pomoćnih knjiga i evidencija, sačinjenih na bazi podataka iz računovodstvenih isprava, prema vrsti posla koju obavljaju, u skladu sa opštim aktom kojim se uređuje radni odnos i sistematizacija radnih mesta.
Odgovornosti pojedinačnih nivoa zaposlenih kod korisnika u poslovima koje obavljaju detaljnije su utvrđeni procedurama u okviru sistema finansijskog upravljanja i kontrole.
Za verodostojnost, tačnost i potpunost računovodstvenih isprava odgovorno je lice koje prema aktu o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta sastavlja računovodstvene isprave i to potvrđuje svojim potpisom.
Za nastalu poslovnu transakciju i drugi događaj odgovorno je lice koje neposredno učestvuje u nastanku poslovne promene, saglasno pojedinačnom aktu rukovodioca organa i opštim aktom kojim se uređuje unutrašnja organizacija i sistematizacija radnih mesta.
Za kontrolu zakonitosti i ispravnosti računovodstvene isprave za nastalu poslovnu transakciju i drugog poslovnog događaja odgovorni su načelnici odeljenja kroz koja su organizovani poslovi budžetskog računovodstva. Zaposleni je dužan da svojim potpisom na ispravi garantuje da je istinita i da verno prikazuje poslovnu promenu i drugi događaj.
Funkcija naredbodavca i računopolagača ne mogu se preklapati.
Naredbodavac je rukovodilac korisnika budžetskih sredstava, odnosno lice koje je odgovorno za upravljanje sredstvima, preuzimanje obaveza, izdavanje naloga za plaćanje koji se izvršavaju iz sredstava organa, kao i za izdavanje naloga za uplatu sredstava koja pripadaju budžetu. Navedena ovlašćenja naredbodavac ne može preneti na druga zaposlena lica kod korisnika.
Računopolagač je lice koje je prema opštem ili pojedinačnom aktu organa odgovorno za zakonitost, ispravnost i sastavljanje isprava o poslovnoj promeni i drugim poslovnim događajima koji se odnose na korišćenje sredstava organa, odnosno budžetskih aproprijacija, kao i za zakonitost i ispravnost sastavljanja isprava o poslovnoj promeni i drugim poslovnim događajima u vezi sa korišćenjem sredstava i druge imovine.
Donošenjem ovog Pravilnika prestaje da važi Pravilnik o budžetskom računovodstvu broj 110-171/15-XV od 13.11.2015. godine.
Ovaj Pravilnik o budžetskom računovodstvu stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Kragujevca".