PRAVILNIKGRADA SUBOTICE O NAČINU I ROKOVIMA VRŠENJA POPISA IMOVINE I OBAVEZA I USKLAĐIVANJA KNJIGOVODSTVENOG STANJA SA STVARNIM STANJEM("Sl. list grada Subotice", br. 4/2026) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje način vršenja popisa kao i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza i usaglašavanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom.
Sprovođenje godišnjeg popisa imovine i obaveza predstavlja jednu od osnovnih pripremnih radnji za sastavljanje finansijskog izveštaja.
Ovim pravilnikom reguliše se:
- predmet popisa;
- ciljevi, vrste i rokovi popisa;
- kriterijum za razvrstavanje osnovnih sredstava, sitnog inventara i potrošnog materijala,
- formiranje popisnih komisija;
- organizacija popisa i obaveze učesnika u popisu,
- priprema popisa i zaduženje učesnika u popisu;
- obavljanje popisa, utvrđivanje razlika nakon popisa i sastavljanje izveštaja o popisu, donošenje rešenja o rezultatima popisa, usaglašavanje stanja u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom i likvidacija utvrđenih viškova i manjkova;
- drugi poslovi u vezi sa popisom, koji se obavljaju prema odredbama ovog pravilnika.
Osnovnim sredstvima dodeljuje se inventarski broj i svako pojedinačno osnovno sredstvo fizički mora biti označeno inventarskim brojem kako bi se stekli uslovi za preciznu identifikaciju osnovnog sredstva prilikom sprovođenja popisa.
Sekretarijat za opštu upravu i zajedničke poslove Gradske uprave Grada Subotice odgovoran je za fizičko označavanje osnovnih sredstava inventarskim brojevima koja im zapisnički dostavlja Sekretarijat za finansije - Služba za računovodstvo.
Pod popisom se podrazumeva utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza, kao i usaglašavanje sa knjigovodstvenim stanjem.
Cilj popisa je utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza u određenom trenutku i usaglašavanje stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem, u cilju provere tačnosti knjigovodstvene evidencije i pravilnosti rukovanja materijalnim vrednostima.
Popis obuhvata imovinu i obaveze, u skladu sa pravilnikom koji propisuje klasifikacioni okvir i kontni plan za budžetski sistem, kao i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje je utvrđeno popisom.
Predmet popisa su sve pozicije bilansa stanja (osim pozicije kapitala) i obuhvata:
- nefinansijsku imovinu (u stalnim sredstvima i u zalihama);
- finansijsku imovinu (novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti, potraživanja i kratkoročni plasmani, kao i aktivna vremenska razgraničenja),
- obaveze (obaveze po osnovu rashoda za zaposlene, obaveze po osnovu ostalih rashoda, obaveze iz poslovanja, pasivna vremenska razgraničenja) i
- tuđu imovinu koja se vodi u vanbilansnoj evidenciji.
Pomoćna knjiga osnovnih sredstava treba da sadrži sledeće podatke:
- Inventarni broj;
- Naziv osnovnog sredstva;
- Datum nabavke;
- Broj računa (fakture), okončane situacije, ugovora o donaciji i sl.;
- Naziv dobavljača;
- Nabavnu vrednost (fakturna vrednost dobavljača uvećana za zavisne troškove dopreme, carine, montaže, poreza i sl., odnosno dovođenje u stanje upotrebe) - osnovica za obračunavanje amortizacije;
- Datum stavljanja osnovnog sredstva u upotrebu;
- Vek trajanja;
- Nomenklaturni broj;
- Godišnju amortizacionu stopu;
- Ispravku vrednosti;
- Ukupno obračunatu ispravku vrednosti;
- Sadašnju vrednost;
- Lokaciju;
- Ime i prezime zaposlenog lica koje je zaduženo za navedeno osnovno sredstvo;
- Datum i osnov otuđenja (rashodovanje, prodaja, poklon i sl.) i
- Napomenu.
II KRITERIJUM ZA RAZVRSTAVANJE OSNOVNIH SREDSTAVA, SITNOG INVENTARA I POTROŠNOG MATERIJALA
Osnovni kriterijum za knjigovodstveno razgraničenje opreme od sitnog inventara je očekivani vek upotrebe, odnosno procenjeno trajanje korišćenja. Ako je procenjeno trajanje korišćenja nekog sredstva duže od jedne godine evidentira se kao oprema, a ako je kraće od jedne godine evidentira se kao sitan inventar. Osnov za očekivani vek upotrebe osnovnog sredstva je garantni list koji se dobija uz osnovno sredstvo (npr. vatrogasni aparati i dr.).
Drugi kriterijum za knjigovodstveno razgraničenje opreme od sitnog inventara je vrednost. Sredstva koja su vrednosno značajna evidentiraju se kao oprema, a ostala sredstva evidentiraju se kao sitan inventar. Sredstva koja se u procesu rada koriste duže od jedne godine (klešta, šrafcigeri, viljuške, kašike i dr.), a nisu vrednosno značajna evidentiraju se kao sitan inventar.
Treći kriterijum za knjigovodstveno razgraničenje opreme od sitnog inventara je trošenje u poslovnim aktivnostima, odnosno otpis. Osnovna sredstva se troše duži niz godina i amortizuju se u skladu sa Pravilnikom o nomenklaturi nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava sa stopama amortizacije a sitan inventar se troši, odnosno otpisuje stavljanjem u upotrebu.
Kriterijumi za knjigovodstveno razgraničenje sitnog inventara od potrošnog materijala je da se sitan inventar koristi kao sredstvo ili predmet rada, a potrošni materijal ulazi u sastav novog proizvoda
Nabavka zaštitne i radne odeće i obuće za zaposlene, koja se daje zaposlenima na korišćenje vodi se kao potrošni materijal i otpisuje se 100% stavljanjem u upotrebu.
Komunikaciona sredstva (mobilni telefoni, fiksni telefoni i sl.) u knjigovodstvu se vode kao sitan inventar u upotrebi.
Popis imovine i obaveza može biti redovan i vanredan.
Redovan popis imovine i obaveza vrši se na kraju poslovne godine, sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Za redovan godišnji popis imovine i obaveza Rešenje o popisu i obrazovanju komisija za popis i terminima popisa donosi se najkasnije do 1. decembra tekuće godine i dostavlja se svim članovima popisnih komisija.
Za vanredan popis, Gradonačelnik Grada Subotice posebnim aktom obrazuje popisnu komisiju.
Vanredni popis može da se vrši u toku godine u izuzetnim slučajevima propisanim zakonom (statusne promene, promene oblika organizovanja i dr.), u slučajevima promene odgovornog lica - računopolagača, nastanka štete usled elementarnih nepogoda, pojave krađe i pronevere, u slučajevima dotrajalosti osnovnih sredstava i sitnog inventara, kao i u drugim slučajevima po nalogu Gradonačelnika Grada Subotice a na osnovu predloga Načelnika Gradske uprave Grada Subotice.
Pre početka popisa vrši se usklađivanje promena i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga i evidencija sa glavnom knjigom.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom, vrši se na kraju budžetske godine, sa stanjem na dan 31. decembra tekuće godine.
IV ORGANIZACIJA POPISA I OBAVEZE UČESNIKA U POPISU
Gradonačelnik Grada Subotice, na predlog Načelnika Gradske uprave, rešenjem obrazuje Centralnu popisnu komisiju i potreban broj stalnih i povremenih komisija imovine i obaveza i imenuje predsednike i članove komisija najkasnije do 1. decembra tekuće godine.
Rešenjem o popisu i obrazovanju komisija za popis i terminima popisa određuje se datum početka popisa, koji može biti i pre i posle 31. decembra:
- kada se popis obavi pre 31. decembra potrebno je popisne liste korigovati za sve poslovne promene koje su nastale od dana obavljanja popisa do 31. decembra,
- kada se popis obavi posle 31. decembra stanje imovine i obaveza treba uskladiti na dan 31. decembar
Gradonačelnik Grada Subotice donosi Rešenje o popisu i obrazovanju komisija za popis i terminima popisa kojom utvrđuje:
- predmet popisa;
- potreban broj i nadležnost pojedinih komisija;
- vreme obavljanja popisa;
- rok za podnošenje Planova rada komisija, zavedenih i potpisanih od strane predsednika popisne komisije,
- rok za podnošenje izveštaja o popisu i popisnih lista Centralnoj popisnoj komisiji,
- rok za dostavljanje Izveštaja o izvršenom popisu Centralne popisne komisije i
- krajnji rok za usvajanje Izveštaja o izvršenom popisu koji može biti najkasnije do 24. februara tekuće godine za prethodnu godinu.
Gradonačelnik Grada Subotice dostavlja Rešenje o popisu i obrazovanju komisija za popis i terminima popisa internoj reviziji.
Sekretarijat za finansije - Služba za računovodstvo, pre vršenja popisa, treba da obezbedi:
- da su dokumentima, odnosno knjigovodstvenim ispravama obuhvaćene sve poslovne promene u toku budžetske godine,
- da te isprave tačno odražavaju nastale poslovne promene,
- da su podaci iz dokumenta uredno i bez grešaka evidentirani na odgovarajućim kontima, odnosno u poslovnim knjigama,
- da inicira usaglašavanje obaveza prema dobavljačima i stanje datih avansa sa stanjem na dan 31. decembar,
- da članovima popisne komisije, pre početka popisa, dostavi popisnu listu sa upisanim podacima i to: nomenklaturni broj, naziv i vrstu, jedinicu mere i eventualno neki drugi podatak (na popisnoj listi ne smeju pre popisa da budu upisani podaci o količini i vrednosti),
- po izvršenom popisu, dostavlja popisnoj komisiji podatke o knjigovodstvenom stanju popisane imovine i
- da po izvršenom popisu, a na osnovu Odluke o usvajanju izveštaja o popisu, u knjigovodstvu sprovede knjiženje na način koji je utvrđen Odlukom o usvajanju izveštaja o popisu.
Rad popisne komisije obuhvata:
- utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje, i to: brojanjem, merenjem, procenom i sličnim postupcima, bližim opisivanjem popisane imovine i unošenjem tih podataka u popisne liste,
- utvrđivanje stvarnog stanja na osnovu popisnih lista na popisnim mestima i tom prilikom se sačinjavaju dva (2) primerka popisnih lista imovine od kojih se jedan primerak, potpisan od strane popisne komisije i lica koje zadužuje imovinu u datom prostoru, ostavlja na popisnom mestu kao zaduženje za stalnu imovinu koja se koristi, a drugi primerak predstavlja sastavni deo izveštaja o popisu,
- evidentiranje u popisne liste naturalnih promena sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis,
- evidentiranje o oštećenju imovine sa uočenim primedbama,
- dostavljanje posebnih popisnih lista za imovinu koja se nalazi kod drugih pravnih subjekata, na osnovu verodostojne dokumentacije,
- popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartije od vrednosti i stalnih sredstava plaćanja koji se vrši brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste,
- popis gotovine i hartije od vrednosti koje se nalaze na računima i depo-računima popisuju se na osnovu izvoda sa stanjem tih sredstava na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis,
- popis finansijske imovine i obaveza vrši se prema stanju u poslovnim knjigama,
- prikupljanje podataka o sredstvima koja se u trenutku popisa fizički ne nalaze kod pravnog lica (imovina izdata na revers, roba na putu i sl.) i evidentiranje istih u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije (ugovori, revers o datoj imovini i sl.),
- prikupljanje podataka o tuđim sredstvima koja se na dan popisa zateknu kod pravnog lica i evidentiranje istih u posebnim popisnim listama i dostavljanje pravnom licu - imaocu prava svojine na tim sredstvima,
- utvrđivanje razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja u saradnji sa odgovarajućim stručnim službama, analizira utvrđene viškove i manjkove i uzroke njihovog nastajanja, a po potrebi uzima i izjave odgovornih lica,
- sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu uz koji se prilaže popisna lista i dokumentacija koja je služila za sastavljanje popisne liste i
- dostavljanje izveštaj o izvršenom popisu Centralnoj popisnoj komisiji u rokovima utvrđenim Rešenjem o popisu i obrazovanju komisija za popis i terminima popisa
Centralna popisna komisija ima zadatak da:
- kontroliše i koordinira rad svih popisnih komisija,
- stara se o ispravnosti sprovođenja popisa,
- proverava da li su komisije za popis blagovremeno donele planove rada,
- utvrđuje da li su popisne komisije na vreme započele i završile popis,
- prati njihov rad u toku popisa,
- proverava da li su izvršene pripreme za popis od strane svih učesnika u obavljanju poslova popisa,
- u toku popisa obavlja kontrolu tačnosti izvršenog popisa,
- vodi računa da se popis završi do utvrđenog roka,
- od formiranih popisnih komisija pribavlja primerak Plana rada i pojedinačne izveštaje popisnih komisija,
- kontroliše propuste i nepravilnosti pojedinačnih izveštaja popisnih komisija i vraća ih na doradu i dopunu i određuje primereni rok za dostavljanje novog izveštaja,
- sastavlja i dostavlja Izveštaj o izvršenom popisu celokupne imovine i obaveza sa predlogom rešenja i dostavlja Gradonačelniku radi usvajanja i odlučivanja po utvrđenim odstupanjima, kao i internoj reviziji,
- preduzima druge radnje neophodne za vršenje popisa imovine i obaveza u skladu sa propisima i
- vrši druge zadatke po nalogu Gradonačelnika Grada Subotice.
Komisiju za popis čine predsednik, zamenik predsednika i najmanje dva člana i zamenika člana u zavisnosti od procenjenog obima vrste popisa. Izuzetno se može imenovati i jedan član i njegov zamenik.
Za članove komisije za popis ne mogu biti imenovana lica koja su odgovorna za rukovanje imovinom koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci, kao ni lica koja vode analitičku evidenciju te imovine.
Komisija za popis može predložiti Gradonačelniku Grada Subotice angažovanje veštaka ili odgovarajuće pravno lice za procenu kvaliteta, vrednosti i upotrebljivosti pojedinih oblika imovine i obaveza.
Komisija za popis pre početka popisa sastavlja Plan rada koji mora biti potpisan od strane predsednika popisne komisije, zaveden i sadržati datum donošenja i to najkasnije do 10. decembra tekuće godine, u kojem, u skladu sa uputstvima za popis, predviđa i sve potrebne radnje pre popisa, za vreme popisa i nakon popisa, radnog vremena, rokova i načina sprovođenja popisa. Prilikom obavljanja popisa komisije za popis su dužne da se pridržavaju Plana rada.
Plan rada komisija za popis dostavlja Gradonačelniku Grada Subotice na potpis, Centralnoj popisnoj komisiji i internoj reviziji.
Lica materijalno odgovorna za imovinu koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci dužni su da izvrše raspored i obeležavanje sredstava i ostale neophodne pripreme radi što lakšeg, bržeg i pravilnijeg popisivanja.
Sekretarijat za finansije - Služba za računovodstvo dužna je da pripremi popisne liste sa nomenklaturnim brojevima, nazivima, vrstom i jedinicama mere imovine koja se popisuje, kao i dodatne podatke kojima raspolaže, koji su neophodni za identifikovanje imovine.
Podaci iz knjigovodstva, odnosno iz odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisijama za popis pre upisivanja stvarnog stanja u popisne liste i pre nego što članovi komisija za popis potpišu te liste.
Usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom, vrši se najkasnije do 28.februara. tekuće godine za prethodnu godinu, za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj.
Kada se popis vrši posle 31. decembra, neophodno je izvršiti svođenje stanja po popisu sa stanjem na dan 31. decembra.
Svođenje stanja po popisu sa stanjem na dan 31. decembra, odnosno na dan izvršenog popisa u toku godine, vrši se pomoću knjigovodstvene dokumentacije.
V POPIS NEFINANSIJSKE IMOVINE U STALNIM SREDSTVIMA I ZALIHAMA
Popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima obuhvata: nekretnine i opremu, nematerijalna ulaganja, dragocenosti, prirodnu imovinu i nefinansijsku imovinu u pripremi i nematerijalnu imovinu.
Popis nefinansijske imovine u zalihama obuhvata: zalihe materijala, rezervnih delova, alata, sitnog inventara i robe.
Popis nematerijalne imovine obuhvata: kompjuterske softvere, književna i umetnička dela, ostala nematerijalna osnovna sredstva, nematerijalnu imovinu u pripremi i avanse za nematerijalnu imovinu.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima sadrže sledeće podatke:
- redni broj;
- inventarni broj;
- naziv osnovnog sredstva;
- neotpisanu sadašnju vrednost osnovnog sredstva;
- mesto gde se nalazi, odnosno lokaciju osnovnog sredstva;
- eventualno utvrđeni višak ili manjak.
Primerkom popisnih lista smatraju i elektronski zapisi (zapis izvorno nastao u elektronskom obliku) koji moraju biti overeni (verifikovani) elektronskim potpisom (sertifikatom).
Imovina drugih pravnih subjekata (tuđa imovina) koja se u trenutku popisa, u skladu sa validnom dokumentacijom, nalazi na korišćenju kod vršioca popisa evidentira na posebnim popisnim listama, koje se dostavljaju tom pravnom subjektu, najkasnije do 10. januara naredne godine.
Imovina data u zakup ili na korišćenje popisuje se na osnovu raspoložive dokumentacije i pomoćnih evidencija, uz pribavljanje popisnih lista, potpisanih i overenih od strane popisne komisije korisnika te imovine.
Gradonačelnik Grada Subotice za vršenje popisa imovine iz prethodnog stava, može da uputi komisiju da izvrši popis kod pravnog lica koje tu imovinu koristi ili da sa tim pravnim licem formira mešovitu komisiju za popis.
Imovina koja na dan popisa nije zatečena (imovina data na popravku, imovina data na zajam, imovina u inostranstvu i sl.) unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do poslednjeg dana popisa nisu primljene popisne liste od pravih lica kod kojih se imovina nalazi.
Imovina čija je vrednost umanjena zbog oštećenja, neispravnosti, zastarelosti i sl. popisuje se na posebnim popisnim listama.
Utvrđeni manjak ne može se prebijati sa viškom, osim sporadično u slučaju očigledne zamene pojedinih materijala i robe.
Popis nematerijalnih ulaganja vrši se na osnovu dokumenata koji su služili kao osnov za knjiženje.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima potpisuju rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije i odgovorno lice.
Popisne liste nefinansijske imovine u zalihama potpisuju rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije i odgovorno lice.
VI POPIS NOVČANIH SREDSTAVA, PLEMENITIH METALA, HARTIJA OD VREDNOSTI, POTRAŽIVANJA, KRATKOROČNIH PLASMANA I AKTIVNIH VREMENSKIH RAZGRANIČENJA
Popis novčanih sredstava, plemenitih metala, hartija od vrednosti, potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
Pre popisa novčanih sredstava, plemenitih metala, hartija od vrednosti, potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja i pre pripreme za izradu godišnjeg finansijskog izveštaja, obavlja se usaglašavanje pomoćnih knjiga i evidencija sa stanjem glavne knjige.
Novčana sredstva na podračunima uključenim u konsolidovani račun trezora, novčana sredstva na deviznim računima otvorenim u Upravi za trezor i Narodnoj banci Srbije, popisuju se na osnovu izvoda stanja tih računa na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Popis akcija i učešća u kapitalu vrši se na osnovu izvoda iz zvaničnih registara, Centralnog registra hartija od vrednosti i Agencije za privredne registre, odnosno na osnovu potvrde izdavaoca ukoliko učešće nije predmet zvaničnog registra.
Popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrednosti i stranih sredstava plaćanja vrši se brojanjem prema apoenima i upisivanju utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Popis potraživanja, kratkoročnih plasmana i aktivnih vremenskih razgraničenja obuhvata:
- potraživanja od kupaca u zemlji i inostranstvu;
- potraživanja od zaposlenih;
- potraživanja od drugih organa i organizacija;
- potraživanja po osnovu preplaćenih poreza i doprinosa;
- ostala potraživanja;
- kratkoročni plasmani;
- dati avansi, depoziti i kaucije;
- aktivna vremenska razgraničenja.
U posebnim popisnim listama iskazuju se potraživanja u dinarima, potraživanja u stranoj valuti, kao i potraživanja koja su sumnjiva, sporna i zastarela.
VII POPIS OBAVEZA I PASIVNIH VREMENSKIH RAZGRANIČENJA
Popis obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
Pre popisa obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja i pre primene za izradu godišnjeg finansijskog izveštaja obavlja se usaglašavanje pomoćnih knjiga i evidencija sa glavnom knjigom.
U posebnim popisnim listama iskazuju se obaveze u dinarima, obaveze u stranoj valuti, obaveze koje su zastarele, kao i obaveze za koje ne postoje validna dokumentacija.
VIII USAGLAŠAVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
Popis finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se prema stanju u poslovnim knjigama, s tim što se mora konstatovati za koje su finansijske plasmane, potraživanja i obaveza izvršena usaglašavanja na Obrascu IOS do roka utvrđenog u Uredbi o budžetskom računovodstvu.
Usaglašavanje stanja finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se na dan sastavljanja finansijskih izveštaja.
Poverilac je dužan da dostavi svom dužniku popis nenaplaćenih potraživanja do 25. januara naredne godine sa stanjem na dan 31. decembar tekuće godine, a dužnik je obavezan da u roku od pet dana od dana prijema popisa neizmirenih obaveza, proveri svoju obavezu i o tome obavesti poverioca. Posebnu pažnju treba obratiti na zastarelost potraživanja i obaveza.
Dužnik je dužan da inicira dostavljanje popisa nenaplaćenih obaveza na Obrascu IOS do 25. januara naredne godine sa stanjem na dan 31. decembar tekuće godine. Navedeno se odnosi na dobavljače sa materijalno značajnim prometom u toku kalendarske godine.
Komisija za popis potraživanja i obaveza proverava na osnovu analitičke evidencije, knjigovodstvenih dokumenata i vraćenih overenih izvoda otvorenih stavki (IOS) da li postoji osnov za potraživanje ili obavezu, proverava tačnost iskazanih potraživanja i obaveza, upoređuje ih sa stanjem u računovodstvenim evidencijama na dan 31. decembra i konstatuje eventualna odstupanja.
Komisija za popis potraživanja i obaveza sastavlja posebnu popisnu listu za potraživanja i posebnu popisnu listu za obaveze.
Komisija za popis potraživanja i obaveza treba da obrati pažnju na popis sumnjivih i spornih potraživanja, čekova i menica ili drugih instrumenata obezbeđenja plaćanja kojima je rok za naplatu istekao, kao i potraživanja bez uredne dokumentacije. U izveštaju o popisu popisna komisija u posebnim popisnim listama iskazuje sporna, nenaplativa i zastarela potraživanja, sporne i zastarele obaveze, kao i potraživanja i obaveze za koje ne postoji tačna, odnosno potpuna dokumentacija.
IX POPIS OSTALIH SREDSTAVA - VANBILANSNA EVIDENCIJA
Komisija za popis popisuje i ostala sredstva koja nisu obuhvaćena prethodnim članovima pravilnika, a pre svega sredstva koja se vode u vanbilansnoj evidenciji.
Sredstva iz stava 1. ovog člana komisija za popis popisuje prema stanju iz knjigovodstvene evidencije na dan 31. decembra i proverava njihovu tačnost.
U sladu sa propisima, popis knjiga, filmova fotosa i arhivske građe vrši se jednom u pet godina.
Komisija za popis nakon obavljenog popisa sastavlja izveštaj o obavljenom popisu, koji sadrži:
- stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza;
- razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- uzroke neslaganja između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- predlog za likvidaciju utvrđenih razlika;
- predlog za knjiženje manjkova, odnosno viškova, pripremljenih na osnovu odgovarajuće dokumentacije za evidentiranje utvrđenih razlika i izjava lica odgovornih za manjak;
- predlog za rashodovanje, zbog oštećenja, zastarelosti ili nekog drugog razloga;
- objašnjenje o razlikama nastalim kao posledica zamene pojedinih istovrsnih ili sličnih sredstava;
- predlog mera za otklanjanje utvrđenih manjkavosti u korišćenju imovine i postupanju sa imovinom;
- mišljenje o sumnjivim, spornim i zastarelim potraživanjima;
- mišljenje o spornim i zastarelim obavezama;
- druge primedbe i predloge u vezi sa popisom.
Izveštaje o popisu potpisuju predsednik i zamenik predsednika i svi članovi i zamenici članova popisnih komisija.
Komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji izveštaj o izvršenom popisu nefinansijske imovine do roka utvrđenog u Rešenju o popisu i obrazovanju komisija za popis i terminima popisa, a najkasnije do 25. januara naredne godine.
Komisija za popis dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji izveštaj o izvršenom popisu finansijske imovine do roka utvrđenog u Rešenju o popisu i obrazovanju komisija za popis i terminima popisa, a najkasnije do 15. februara naredne godine.
Centralna popisna komisija kontroliše izveštaje o izvršenom popisu pojedinih popisnih komisija, objedinjuje ih i sastavlja Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza.
Centralna popisna komisija Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza sa predlogom mera, izveštajima pojedinih komisija za popis i potpisanim popisnim listama i od strane odgovornog lica, dostavlja Gradonačelniku Grada Subotice najkasnije do 25. februara naredne godine, radi usvajanja i odlučivanja o utvrđenim odstupanjima, kao i internoj reviziji.
Centralna komisija za popis sa predsednicima komisija za popis, Gradonačelnikom Grada Subotice i šefom Službe za računovodstvo razmatra Izveštaj o izvršenom popisu i na osnovu toga Gradonačelnik Grada Subotice donosi Odluku o usvajanju izveštaja o izvršenom popisu, najkasnije do 26. februara naredne godine, kojim je obuhvaćeno sledeće:
- postupak sa utvrđenim manjkovima;
- postupak sa utvrđenim viškovima;
- kalo, rastur, kvar i lom;
- rashod imovine koja je dotrajala i više nije upotrebljiva;
- otpis potraživanja i obaveza;
- postupak sa sumnjivim, spornim i zastarelim potraživanjima;
- postupak sa spornim i zastarelim obavezama;
- poreske obaveze u vezi sa utvrđenim manjkom, viškom, rashodom ili otpisom;
- odgovornost i obaveze zaposlenih kojima su manjkovi stavljeni na teret;
- i drugim činjenicama vezanim za popis.
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza, popisne liste i izveštaje o izvršenom popisu pojedinih komisija za popis zajedno sa Odlukom o usvajanju godišnjeg popisa dostavlja se Sekretarijatu za finansije - Službi za računovodstvo na knjiženje u pomoćnim knjigama i glavnoj knjizi, radi usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem najkasnije u roku od dva dana od dana usvajanja, a najkasnije do 28. februara tekuće godine za prethodnu.
Za organizaciju popisa odgovoran je Gradonačelnik Grada Subotice ili lice koje on ovlasti.
Centralna komisija za popis odgovorna je za ispravnost sprovođenja popisa i kontrolu tačnosti izvršenog popisa.
Komisija za popis je odgovorna za pravilno sprovođenje popisa i za verodostojnost izveštaja o popisu.
Učešće u radu komisije za popis smatra se izvršenje radne obaveze zaposlenog.
Šef Službe za računovodstvo odgovoran je za pravilno sprovođenje usaglašavanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, odnosno evidentiranje Odluke o usvajanju izveštaja o izvršenom popisu.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Subotica".