PRAVILNIK O POLITIKAMA VLASNIČKOG UPRAVLJANJA JAVNIM USTANOVAMA GRADA UŽICA ("Sl. list grada Užica", br. 6/2026)

1. UVOD

Grad Užice kao osnivač ustanova u okviru ovog Pravilnika utvrđuje svoju politiku vlasničkog upravljanja ustanovama koje su kao indirektni korisnici budžeta osnovane za obavljanje pojedinih delatnosti iz nadležnosti Grada i zadovoljavanje potreba građana. Vlasnička politika obuhvata skup smernica, pravila i procedura kojima se definišu:

1. Uloga grada Užica kao osnivača i način ostvarivanja vlasničkih prava;

2. Raspodela obaveza i odgovornosti u upravljanju i rukovođenju ustanovama;

3. Strateški prioriteti grada Užica u cilju ostvarivanja javnog interesa;

4. Ciljevi i ključni pokazatelji poslovanja ustanova;

5. Procedure integrisanog nadzora nad radom ustanova;

6. Način komunikacije između osnivača i ustanova;

7. Politika transparentnosti.

Definisanje vlasničke politike grada Užica za ustanove je deo šireg spektra aktivnosti lokalne samouprave da uredi oblast upravljanja i nadzora nad ustanovama čiji je osnivač kako bi ih bolje strateški usmerila, unapredila njihovo poslovanje, povećala njihovu transparentnost u radu i odgovornost za rezultate.

Grad Užice je osnovao 11 ustanova:

1. Narodno pozorište Užice - Produkcija dramskih predstava, negovanje pozorišne umetnosti,

2. Narodni muzej Užice - Prikupljanje i proučavanje materijala značajnog za kulturnu i političku istoriju grada i okoline,

3. Narodna biblioteka Užice - Bibliotečko-informaciona delatnost, matična funkcija, izdavačka delatnost, usluge korisnicima i kulturni program,

4. Istorijski arhiv Užice - Zaštita, prikupljanje, sređivanje i obrada arhivske građe sa područja Zlatiborskog okruga,

5. Gradska galerija Užice - Organizovanje izložbi iz oblasti umetnosti nauke i kulture,

6. Gradski kulturni centar Užice - Organizacija koncerata, izložbi, filmskih projekcija, predstava, radionica i izdavaštvo,

7. Turistička organizacija Užice - Promocija turističkog potencijala i negovanje kulturno-istorijskog nasleđa,

8. Turistička organizacija Regija Zapadna Srbija - Razvoj i unapređenje turizma u Užičkom kraju i okolnim opštinama,

9. Regionalni centar za profesionalni razvoj zaposlenih u obrazovanju - Usavršavanje i edukacija prosvetnih radnika,

10. Gradski centar za usluge socijalne zaštite - Pružanje i razvoj usluga socijalne zaštite,

11. Predškolska ustanova Užice - Vaspitanje, obrazovanje, nega, ishrana i preventivna zdravstvena zaštita dece uzrasta od 6 meseci do polaska u školu.

2. ULOGA GRADA UŽICA KAO OSNIVAČA USTANOVA I NAČIN OSTVARIVANJA VLASNIČKIH PRAVA

Grad Užice, kao informisan i aktivan vlasnik osigurava da se upravljanje i rukovođenje u ustanovama sprovodi na transparentan i odgovoran način, sa potrebnim stepenom profesionalnosti i efikasnosti.

U cilju ostvarivanja vlasničkih prava grad:

• Obezbeđuje kvalitet strukture upravljanja i rukovođenja u ustanovama;

• Uvodi integrisani nadzor nad radom ustanova koji uključuje organizacionu strukturu i organizacione jedinice, mehanizme i procedure koji omogućavaju integrisan nadzor nad ustanovama;

• Jasno i nedvosmisleno definiše očekivanja od svake ustanove u skladu sa ciljevima javnih politika i prati i meri performanse svake ustanove pojedinačno;

• Jasno definiše okvir i procedure transparentnog, strukturiranog i kompetitivnog postupka kandidovanja, selekcije i imenovanja članova upravnih i/ili nadzornih odbora i procedure evaluacije njihovog učinka;

• Uspostavlja transparentan i struktuiran postupak imenovanja i razrešenja direktora ustanova;

• Definiše procedure komunikacije sa ustanovama u redovnim i vanrednim okolnostima i

• Definiše politiku transparentnosti koja određuje pravila i principe izveštavanja javnosti.

3. RASPODELA OBAVEZA I ODGOVORNOSTI U UPRAVLJANJU I RUKOVOĐENJU USTANOVOM

Vlasnička politika se zasniva na jasnoj podeli uloga i odgovornosti osnivača i organa upravljanja ustanove.

3.1 OBAVEZE I ODGOVORNOSTI OSNIVAČA

Grad Užice je odgovoran za kvalitet strukture upravljanja i rukovođenja ustanovama. Ovim dokumentom grad Užice jasno uspostavlja da će u roku od najviše godinu dana od usvajanja ovog dokumenta definisati, kao deo politike upravljanja ustanovama:

1. Principe, pravila i praksu nominovanja i izbora kandidata za članstvo u upravnim i/ili nadzornim odborima ustanova, kao i njihovo razrešenje;

2. Delokrug, kapacitet i dinamiku rada upravnih i/ili nadzornih odbora;

3. Način kontrole performansi upravnih i/ili nadzornih odbora i

4. Kvalitet rukovodeće strukture u ustanovama.

Grad Užice kao osnivač ustanova postavlja institucionalni okvir za vršenje integrisanog nadzora nad radom ustanova. Integrisan nadzor nad radom ustanova podrazumeva da se nadzor vrši koordinacijom različitih stručnih službi Gradske uprave za finansije i Gradske uprave za poslove organa grada, opštu upravu i društvene delatnosti (kultura, obrazovanje, itd.) i Gradskog veća.

Gradsko Veće

Za koordinaciju nadzora nad radom ustanova zadužen je član gradskog veća koji:

• Koordinira nadzor koji vrše stručne službe i

• Izveštava Gradsko veće o svim pitanjima vezanim za ustanove i usvajanje dokumenata ustanova (programa poslovanja i izveštaja), kao i za davanje saglasnosti na dokumenta ustanova koje usvaja Skupština grada Užica.

Gradska uprava za finansije

Gradska uprava za finansije je zadužena za:

• Izradu uputstva za pripremu nacrta budžeta grada Užica za sledeću godinu koje sadrži predloženi obim sredstava za potrošnju ustanova u narednoj godini, kao i način planiranja rashoda i izdataka;

• Distribuciju uputstva za pripremu nacrta budžeta grada Užica;

• Podršku u izradi i administrativnu proveru finansijskih dokumenata i akata ustanova koje Gradsko veće treba da usvoji;

• Definisanje, praćenje i analizu finansijskih pokazatelja uspešnosti poslovanja ustanova.

Gradska uprava za poslove organa grada, opštu upravu i društvene delatnosti

Gradska uprava za poslove organa grada, opštu upravu i društvene delatnosti je zadužena za:

• Podršku u izradi i administrativnu proveru programskih dokumenata i akata ustanova koje Gradsko veće treba da usvoji;

• Definisanje, praćenje i analizu operativnih pokazatelja ustanova;

• Konsolidaciju izveštaja ustanova i dostavljanje dokumenata ustanova drugim stručnim službama.

3.2 OBAVEZE I ODGOVORNOSTI USTANOVA

Organi upravljanja u ustanovama su upravni odbor i direktor. Kod ustanova koje imaju i nadzorni odbor čija je funkcija nadzor nad poslovanjem ustanove, sve odredbe ove vlasničke politike koje se primenjuju na upravni odbor, primenjuju se i na nadzorni odbor i njegove članove.

Nadzorni odbor

Nadzorni odbor obavlja nadzor nad radom i poslovanjem ustanove. Članove nadzornog odbora imenuje Skupština grada Užica. Nadzorni odbor je dužan da najmanje jednom godišnje podnese izveštaj o radu svom osnivaču.

Naknadu za rad članova nadzornog odbora (gde je to zakonski moguće) propisuje osnivač.

Upravni odbor

Upravni odbor predstavlja telo koje štiti interese i zalaže se za ostvarenje ciljeva osnivača, te nadzire i usmerava rad direktora ustanove. Članove upravnog odbora imenuje Skupština grada Užica.

Upravni odbor je odgovoran za:

1) Donošenje i sprovođenje poslovne i razvojne politike ustanove;

2) Donošenje Godišnjeg programa poslovanja sa finansijskim planom;

3) Usvajanje polugodišnjih i godišnjih izveštaja o realizacije Godišnjeg programa poslovanja;

4) Usvajanje finansijskih izveštaja;

5) Predlaganje kandidata za direktora ustanove;

6) Nadzor nad radom direktora putem evaluacije njegovog učinka;

7) Podnošenje izveštaja Gradskom veću najmanje jednom godišnje (a na zahtev osnivača i češće), radi informisanja o izvršenom nadzoru nad radom i finansijskim poslovanjem i drugim pitanjima od značaja za rad ustanove.

Upravni odbor ne može preneti pravo odlučivanja o pitanjima iz svoje nadležnosti na direktora ili drugo lice.

Naknadu za rad članova upravnog odbora (gde je to zakonski moguće) propisuje osnivač.

Direktor ustanove

Direktor ustanove je odgovoran za operativno rukovođenje, ukupni učinak i uspeh ustanove. Direktor ustanove je odgovoran za:

1) Organizaciju i rukovođenje radom ustanove;

2) Vođenje materijalno-finansijskog poslovanja ustanove;

3) Zakonitost rada ustanove;

4) Predlaganje planova poslovne strategije i razvoja ustanove i njihovo sprovođenje;

5) Predlaganje Godišnjeg programa poslovanja sa finansijskim planom i njegovo sprovođenje;

6) Predlaganje finansijskih izveštaja i izveštaja o realizaciji programskih aktivnosti;

7) Integrisanje principa dobrog upravljanja u poslovanje ustanove;

8) Izvršavanje odluka upravnog odbora.

Za svoj rad direktor je odgovoran upravnom odboru. Direktor je dužan da upravnom odboru dostavi sve materijalno značajne i druge informacije i podatke na osnovu kojih upravni odbor sprovodi svoj mandat i donosi odluke.

3.3 SISTEM INTERNIH KONTROLA

U cilju uspostavljanja sveobuhvatnog i integrisanog nadzora nad radom ustanova čiji je osnivač grad Užice, ustanove su dužne da uspostave adekvatan sistem internih kontrola koji obuhvata:

1) Sistem finansijskog upravljanja i kontrole (FUK)

2) Upravljanje rizicima

3) Funkciju interne revizije

Za uspostavljanje sistema internih kontrola u ustanovi odgovoran je direktor ustanove.

1) Sistem finansijskog upravljanja i kontrole (sistem FUK)

Sistem FUK mora biti uspostavljen u skladu sa smernicama Centralne jedinice za harmonizaciju Ministarstva finansija Republike Srbije na način da definiše odgovornosti i zaduženja svih zaposlenih na svim organizacionim i hijerarhijskim nivoima ustanove. Sistem FUK mora, takođe, jasno definisati i primeniti interne procedure i pravila za ključne procese u svim oblastima poslovanja ustanove. Odgovarajuće kontrolne aktivnosti kojima se umanjuju rizici koji mogu negativno uticati na realizaciju ciljeva ustanove moraju biti ugrađene u sve procese i procedure.

Ustanova je dužna da sistem internih kontrola dokumentuje kroz odgovarajuća dokumenta i to:

1) Popis i opis svih poslovnih procesa koji se odvijaju u ustanovi;

2) Popis i opis svih procedura sa vidno definisanim internim kontrolama.

Sve ustanove su u obavezi da godišnji izveštaj o statusu sistema FUK koji dostavljaju Ministarstvu finansija u skladu sa zakonskim odredbama, dostave i osnivaču, najkasnije do 15. aprila tekuće godine za prethodnu godinu, Gradskoj upravi za poslove organa grada, opštu upravu i društvene delatnosti.

2) Upravljanje rizicima

Upravljanje rizicima je integralni deo sistema FUK i podrazumeva koordinisane i kontinuirane aktivnosti u cilju smanjenja rizika po poslovanje ustanove. Upravljanje rizicima mora biti sveobuhvatno tako da su rizici definisani za sve oblasti rada ustanove na strateškom i operativnom nivou i za sve procese koji se odvijaju u ustanovi.

Ustanova je dužna da sačini i redovno ažurira Registar rizika, kao i Strategiju upravljanja rizicima koja treba da precizno definiše način i mehanizme praćenja rizika, kao i izveštavanja o njima u redovnim intervalima kako bi se rizici koji mogu uticati na realizaciju strateških i operativnih ciljeva u kontinuitetu održavali na prihvatljivom nivou.

Ustanove su dužne da o rizicima izveštavaju osnivača u sklopu svojih godišnjih izveštaja.

3) Interna revizija

Ustanove su deo interne revizije osnivača. To podrazumeva da interni revizor osnivača ima pravo da obavlja reviziju svih programa, aktivnosti i procedura ustanove, a u skladu sa Poveljom interne revizije grada Užica i Godišnjim planom rada interne revizije. Ustanova je u obavezi da sarađuje sa internim revizorom osnivača i da omogući pristup svojim evidencijama, zaposlenima i imovini neophodnoj za obavljanje zadataka revizije.

Ustanova može uspostavi sopstvenu funkciju interne revizije u samoj ustanovi uz obaveznu prethodnu saglasnost osnivača.

4. STRATEŠKI PRIORITETI GRADA UŽICA U CILJU OSTVARIVANJA JAVNOG INTERESA

Grad Užice ima usvojen Plan razvoja grada Užica u kojem su definisane dugoročne strateške smernice razvoja lokalne zajednice. Strateški prioriteti grada Užica za ustanove su dati u:

- Prioritetni cilj 13 Povećanje obuhvata dece predškolskim vaspitanjem i obrazovanjem

- Prioritetni cilj 16 Unapređenje kvaliteta i dostupnosti usluga socijalne zaštite

- Prioritetni cilj 17 Stvaranje preduslova za unapređenje kulturnih sadržaja sa fokusom na decu i mlade

- Prioritetni cilj 33 Održivi razvoj turizma i povećanje turističkog prometa

5. CILJEVI I KLJUČNI POKAZATELJI POSLOVANJA USTANOVA

Grad Užice definiše ciljeve i ključne finansijske i operativne pokazatelje za sve ustanove čiji je osnivač kako bi osigurao da s u ciljevi ustanova usklađeni sa strateškim prioritetima osnivača i da ustanova adekvatno doprinosi ukupnom društveno- ekonomskom razvoju lokalne zajednice.

Grad Užice kao osnivač sprovodi dijalog sa rukovodstvima ustanova u vezi definisanih ciljeva, načina praćenja napretka, merenja učinka i evaluacije rezultata u svrhu poboljšanja efektivnosti, efikasnosti i odgovornosti ustanova.

Grad Užice će svake godine u dijalogu sa ustanovom analizirati i revidirati postavljene ciljeve i indikatore kako bi se obezbedilo potpuno razumevanje očekivanja i zadatih ciljeva.

6. PROCEDURA INTEGRISANOG NADZORA

Procedura integrisanog nadzora se sprovodi kroz procese planiranja i izveštavanja.

6.1 PLANIRANJE

Ustanova je dužna da za svaku kalendarsku godinu donese godišnji program poslovanja i dostavi ga osnivaču na saglasnost. Godišnji program poslovanja usvaja upravni odbor ustanove na predlog direktora.

Godišnji program poslovanja je operativni godišnji plan i predstavlja pregled svih konkretnih ciljeva (strateških i operativnih) na koje će se ustanova fokusirati u datoj godini. Godišnji program poslovanja ustanova priprema na osnovu pisane instrukcije osnivača koje jasno ukazuju rukovodstvu ustanove šta se od njih očekuje u datoj poslovnoj godini i obuhvataju jasne, konkretne i merljive poslovne i finansijske ciljeve koje ustanova treba da ostvari i kojim se ključnim indikatorima poslovanja oni mere.

Ustanova je u obavezi da kao osnov za izradu svojih godišnjih planova koristi ciljeve dobijene od osnivača.

Proces pripreme godišnjeg programa poslovanja ustanove mora biti usklađen sa postupkom pripreme budžeta u jedinicama lokalne samouprave koji se odvija po proceduri uređenoj Zakonom o budžetskom sistemu, u rokovima određenim kalendarom budžeta za lokalne samouprave.

Shodno budžetskom kalendaru, 1. avgusta će grad Užice dostaviti svojim direktnim i indirektnim korisnicima budžetskih sredstava uputstvo za pripremu nacrta budžeta lokalne vlasti za sledeću godinu. Ovo Uputstvo priprema Gradska uprava za finansije grada Užica i ono sadrži predloženi obim sredstava za potrošnju u narednoj godini, kao i način planiranja rashoda i izdataka.

Po prijemu ovog Uputstva nakon upoznavanja sa obimom sredstava koji im je predložen za potrošnju u narednoj godini, kao i sa načinom planiranja rashoda i izdataka, direktni budžetski korisnici koji u svojoj nadležnosti imaju indirektne korisnike (ustanove) dostavljaju isto Uputstvo ustanovama i obaveštavaju ih o osnovnim ekonomskim pretpostavkama i smernicama za pripremu budžeta grada Užica za narednu godinu. Istovremeno će biti određen i rok u kojem su ustanove dužne da dostave podatke neophodne za izradu predloga finansijskog plana. Po isteku tog roka i na osnovu dobijenih podataka, direktni korisnik objedinjuje podatke iz finansijskih planova indirektnih korisnika sa predlogom finansijskog plana za svoju funkciju i dostavlja ga Gradskoj upravi za finansije grada Užica, najkasnije do 15. septembra. Ustanove su dužne da u datom roku dostave svoje finansijske planove, što podrazumeva da postupak planiranja aktivnosti ustanova mora započeti pre dostavljanja Uputstva Gradske uprave za finansije.

Nakon dobijanja Uputstva za pripremu budžeta (1. avgusta) ustanove treba da usklade već pripremljen nacrt programa sa Uputstvom i nacrt Godišnjeg programa poslovanja ustanova za budžetsku i naredne dve fiskalne godine dostave nadležnim direktnim korisnicima budžeta na objedinjavanje najkasnije do 25. avgusta.

Nadležni direktni korisnik je dužan da objedinjeni predlog dostavi Gradskoj upravi za finansije najkasnije do 15. septembra. Nakon toga, aktivnosti na donošenju Godišnjeg programa poslovanja se nastavljaju u skladu sa budžetskim kalendarom.

Nakon usvajanja budžeta grada Užica, ustanove nastavljaju svoj rad na izradi Godišnjeg programa poslovanja.

Detaljna procedura i kalendar izrade i donošenja Godišnjeg programa poslovanja ustanova dat je u nastavku:

DONOŠENJE GODIŠNJEG PROGRAMA POSLOVANJA USTANOVA

Krajnji rok	Aktivnost	Odgovorna institucija
1. jul	Pokretanje inicijative od strane direktora ustanova za izradu plana za narednu godinu	Ustanova
20. jul	Pripremljen predlog aktivnosti od strane rukovodioca organizacionih jedinica ustanove (programski deo) i procenjeni troškovi njihove realizacije	Ustanova
30. jul	Konsultacije sa nadležnim direktnim budžetskim korisnikom oko programskih aktivnosti	Ustanova Nadležni direktni budžetski korisnik
1. avgust	Izrada Uputstva za pripremu budžeta i dostavljanje ustanovama	Gradska uprava za finansije Nadležni direktni budžetski korisnik
1. septembar	Pripremljen i dostavljen Predlog Godišnjeg programa poslovanja ustanova za budžetsku i naredne dve fiskalne godine nadležnom direktnom budžetskom korisniku	Ustanova
10. septembar	Administrativna kontrola i kontrola kvaliteta pripremljenih predloga godišnjih programa poslovanja ustanova. U slučaju potrebe, vratiti ustanovi na doradu sa definisanim rokom za ispravku/dopunu	Nadležni direktni budžetski korisnik
15. septembar	Izrada objedinjenog (zbirnog) finansijskog plana za budžetsku i naredne dve fiskalne godine i dostavljanje Gradskoj upravi za finansije	Nadležni direktni budžetski korisnik
1. novembar	Dostavljanje nacrta Odluke o budžetu Gradskom veću	Gradska uprava za finansije
15. novembar	Dostavljanje predloga Odluke o budžetu Skupštini grada	Gradsko veće
20. decembar	Donošenje Odluke o budžetu grada Užica	Skupština grada Užica
25. decembar	Dostavljanje Odluke o budžetu grada Užica Ministarstvu finansija	Gradska uprava za finansije
15. januar	Objavljivanje Godišnjeg programa poslovanja ustanove za budžetsku i naredne dve fiskalne godine na veb stranici ustanove	Ustanova

Programe poslovanja ustanova usvaja Skupština grada Užica, nakon saglasnosti Gradskog veća na podnete programe poslovanja. Način i procedura dostavljanja programa poslovanja ustanova Gradskom veću i Skupštini grada Užica je propisana Uputstvom o postupku izrade i dostave Gradskom veću i Skupštini grada Užica Programa poslovanja i izveštaja o realizaciji Programa poslovanja ustanova čiji je osnivač grad Užice. Uputstvo sadrži i metodologiju izrade programa poslovanja i izveštaja o radu ustanova, kao i propisane obrasce koje su u obavezi da poštuju sve ustanove. Uputstvo je dato u Prilogu 1.

6.2 IZVEŠTAVANJE

Grad Užice će redovno pratiti realizaciju Godišnjeg programa poslovanja ustanove čiji je osnivač. Sve ustanove su dužne da podnose izveštaje o realizaciji planiranih aktivnosti jednom godišnje kroz Godišnji (kumulativni) izveštaj koji obuhvata celu kalendarsku godinu, odnosno period 1. januar - 31. decembar. Godišnji izveštaj o radu ustanova podnosi direktnom korisniku budžeta najkasnije 28. februara naredne godine.

Osnivač će uz instrukciju za izradu godišnjeg programa poslovanja koje će sadržati i ciljeve za svaku ustanovu, definisati i indikatore na osnovu kojih će se pratiti realizacija godišnjeg programa poslovanja i o kojima ustanova mora izveštavati.

Ustanove su dužne da svoje izveštaje pripremaju i dostavljaju u skladu sa Uputstvom o postupku izrade i dostave Gradskom veću i Skupštini grada Užica Programa poslovanja i izveštaja o realizaciji Programa poslovanja ustanova čiji je osnivač grad Užice. Uputstvo sadrži i metodologiju izrade programa poslovanja i izveštaja o radu ustanova, kao i propisane obrasce koje su u obavezi da poštuju sve ustanove. Uputstvo je dato u Prilogu 1.

Svaki direktni korisnik koji u svojoj nadležnosti ima ustanove kao indirektne budžetske korisnike, dužan je da u roku od 15 dana konsoliduje izveštaje ustanova iz svoje nadležnosti i podnese zbirni izveštaj nadležnom organu do 30. marta naredne godine.

Gradsko veće utvrđuje Predloge izveštaja o radu ustanova na prvoj sledećoj sednici.

Skupština grada Užica usvaja Izveštaje o radu ustanova najkasnije do 31. maja tekuće godine za prethodnu godinu.

Postupak i kalendar izrade i dostavljanja izveštaja ustanova dat je u tabeli u nastavku:

Krajnji rok	Aktivnost	Odgovorna institucija
31. decembar	Poslednji dan realizacije planiranih aktivnosti Godišnjeg izveštaja o radu ustanove	Ustanova
31. januar	Prikupljanje podataka o realizovanim aktivnostima za Godišnji izveštaj o radu ustanove	Ustanova
31. januar	Priprema dokumenta za Godišnji izveštaj o radu ustanove	Ustanova
20. mart	Usvajanje Godišnjeg izveštaja o radu ustanove od strane Upravnog odbora	Ustanova
20. mart	Usvojen Godišnji izveštaj o radu ustanove i odluku poslati direktnom budžetskom korisniku	Ustanova
30. mart	Administrativna kontrola i kontrola kvaliteta godišnjih izveštaja ustanova. U slučaju potrebe, vratiti ustanovi na doradu sa definisanim rokom dostavljanja izmene/dopune	Nadležni direktni budžetski korisnik
30. mart	Konsolidacija godišnjih izveštaja i priprema izveštaja za sednicu Gradskog veća	Nadležne službe gradskih uprava
30. april	Razmatranje godišnjih izveštaja i donošenje zaključaka	Gradsko veće
31. maj	Skupština grada Užica usvaja Godišnje izveštaje ustanova	Gradska skupština
10. jun	Objavljivanje usvojenog godišnjeg izveštaja na veb prezentaciji ustanove Objavljivanje konsolidovanog godišnjeg izveštaja na veb prezentaciji grada Užica	Ustanova Nadležne službe gradske uprave

7. NAČIN KOMUNIKACIJE OSNIVAČA I USTANOVA

U cilju efikasnog integrisanog nadzora grada Užica nad radom ustanova, komunikacija između osnivača i ustanova mora biti formalizovana i dominantno u pisanom obliku.

Procedura komunikacije i postupanja u procesu izveštavanja je detaljno opisana kroz Uputstvo o postupku izrade i dostave gradskom veću i Skupštini grada Užica Programa poslovanja i izveštaja o realizaciji Programa poslovanja ustanova čiji je osnivač grad Užice (Prilog 1).

Procedura kontinuiranog izveštavanja treba da obuhvati i komunikaciju o materijalno značajnim informacijama, naročito onim koje se odnose na materijalno značajan rizik.

Osnivač će najmanje jednom godišnje organizovati sastanak sa članovima nadzornog i/ili upravnog odbora ustanove (tzv. godišnji sastanak) na kojem će se diskutovati o pitanjima od značaja za funkcionisanje i aktivnosti ustanove.

Osnivač će uspostaviti i redovne mehanizme komunikacije sa izvršnim rukovodstvom ustanove u cilju rešavanja operativnih pitanja u vezi sa radom ustanove koji imaju uticaja na život građana i lokalne zajednice. Ključni mehanizam komunikacije sa izvršnim rukovodstvom će biti redovni i vanredni kolegijumi koje će organizovati i voditi gradonačelnik, a kojima će prisustvovati i član gradskog Veća nadležan za rad ustanova i rukovodioci nadležnih direktnih korisnika budžeta, koji će biti od posebnog značaja u slučaju nepredviđenih materijalno značajnih okolnosti za rad ustanova. Osnivač je u obavezi da vodi zapisnik sa svakog održanog kolegijuma i da isti dostavi i direktoru i nadzornom i/ili upravnom odboru ustanove u roku od pet dana nakon održanog kolegijuma.

U slučaju iznenadnih i neočekivanih materijalno značajnih okolnosti, ustanova (direktor i upravni odbor) je u obavezi da promptno o tome obavesti osnivača u formalnoj pisanoj proceduri elektronskim putem preko člana gradskog veća zaduženog za koordinaciju integrisanog nadzora nad ustanovama.

U slučaju kriznih situacija u koje je direktno uključena ustanova, osnivač će definisati komunikacijski protokol koji će podrazumevati ko koga obaveštava, ko/gde je izvor pouzdanih informacija, ko daje izjave, itd.

8. POLITIKA TRANSPARENTNOSTI

Grad Užice je posvećen principima proaktivne transparentnosti i otvorenosti u radu.

Sve ustanove čiji je osnivač grad Užice dužne su da poštuju visoke standarde proaktivne transparentnosti i objavljivanja informacija. Ovo podrazumeva da informacije o radu, uslugama i pravim građana budu blagovremeno i lako dostupne, kao i da postoji mogućnost da građani utiču na unapređenje postojećih ili kreiranje novih usluga.

Svaka ustanova je u obavezi da ima sopstvenu i ažurnu veb stranicu na kojoj će blagovremeno i tačno objavljivati sledeće informacije:

1) Sve usluge koje pruža i sve relevantne obrasce za ostarivanje prava korisnika usluga;

2) Organizacionu strukturu, sistematizaciju radnih mesta i broj zaposlenih;

3) Članove izvršnog rukovodstva i njihove radne biografije;

4) Članove upravnog odbora i njihove radne biografije;

5) Godišnji program poslovanja;

6) Polugodišnji i Godišnji izveštaje o realizaciji godišnjeg programa poslovanja;

7) Cenovnik usluga;

8) Jasno definisanu proceduru za prijavu žalbi korisnika usluga.

Nadležni organ grada Užica će vršiti proveru dostupnosti i ažurnosti objavljenih gore navedenih informacija na veb stranici ustanove u redovnim intervalima.

Grad Užice će na svojoj veb prezentaciji objavljivati i redovno ažurirati sledeće informacije o ustanovama:

1) Spisak ustanova sa kontakt podacima i direktnim linkom ka veb stranici ustanove;

2) Osnovne informacije o uslugama koje ustanova pruža;

3) Postupak selekcije i imenovanja članova upravnih odbora ustanova sa njihovim radnim biografijama;

4) Dokumentaciju iz postupka imenovanja direktora ustanove;

5) Poslednje usvojene programe rada i izveštaje;

6) Konsolidovane izveštaje o realizaciji programa poslovanja ustanova.

Ustanove su dužne da na zahtev osnivača dostave informacije koje će biti objavljene na veb prezentaciji grada Užica.