PRAVILNIKO POSTUPANJU I IZVEŠTAVANJU O NEPRAVILNOSTIMA U ORGANIMA GRADA NOVOG SADA("Sl. list Grada Novog Sada", br. 22/2026) |
Ovim pravilnikom uspostavlja se sistem za upravljanje nepravilnostima u organima Grada Novog Sada (u daljem tekstu: Grad) i propisuje se način evidentiranja i postupanja po prijavljenim nepravilnostima, način i rokovi izveštavanja o nepravilnostima, kao i uslovi za imenovanje lica zaduženog za prijem sumnje na nepravilnosti u organima Grada.
Cilj upravljanja nepravilnostima je smanjenje nivoa rizika od pojave neželjenih događaja, čime se povećava razumno uveravanje da će se unapred definisani ciljevi organa Grada ostvariti.
Mere propisane ovim pravilnikom odnose se na zaposlena, izabrana i postavljena lica u organima Grada, Službi Skupštine Grada Novog Sada, Službi izvršnih organa Grada Novog Sada, Službi za internu reviziju Grada Novog Sada, Pravobranilaštvu Grada Novog Sada i Lokalnom ombudsmanu Grada Novog Sada.
Nepravilnost predstavlja svako kršenje neke odredbe, propisanih pravila i ugovora, koje je posledica činjenja ili nečinjenja lica iz člana 2. ovog pravilnika, a koje za posledicu ima, ili bi moglo imati negativan uticaj na ostvarivanje ciljeva organa Grada i/ili neopravdane troškove.
Upravljanje nepravilnostima predstavlja uspostavljanje odgovarajućeg sistema za otkrivanje, beleženje, postupanje po obaveštenjima i izveštavanje.
Rešavanje nepravilnosti predstavlja sprovođenje odgovarajućih mera radi umanjenja ili naknade efekta posledica realizovane nepravilnosti.
Odgovorno lice u organima Grada uspostavlja sistem internih kontrola čiji integralni deo čini upravljanje nepravilnostima.
III KLASIFIKACIJA NEPRAVILNOSTI
Nepravilnosti u skladu sa ovim pravilnikom klasifikuju se kao:
- nepravilnosti po vrsti uticaja
- nepravilnosti po prirodi
- nepravilnosti po oblasti poslovanja.
Nepravilnosti po vrsti uticaja razvrstavaju se na: finansijske, operativne i reputacione.
Finansijske nepravilnosti predstavljaju događaje ili radnje koje imaju direktan uticaj na povećanje troškova ili umanjenje prihoda poslovanja.
Operativne nepravilnosti predstavljaju događaje ili radnje koje mogu prekinuti pružanje usluga korisnicima ili odstupanje od realizacije utvrđenih ciljeva.
Reputacione nepravilnosti predstavljaju događaje ili radnje koje ugrožavaju ugled organa Grada.
Nepravilnosti po prirodi razvrstavaju se na: sistemske, jednokratne i greške.
Sistemske nepravilnosti predstavljaju odstupanja u procesu primene pravila interne kontrole koje se periodično ponavljaju ili imaju veliku verovatnoću da će se pojaviti u sistemu kao takve, tokom vremena i kroz različite poslove.
Jednokratne nepravilnosti pojavljuju se samo jednom, kod jednokratnih projekata u dužem vremenskom periodu, ili prvi put, te se kao takve ne mogu u potpunosti podvesti pod postojeća pravila i procedure sistema interne kontrole.
Greške predstavljaju nedosledno izvođenje propisanih kontrolnih aktivnosti za koje je pojedinac zadužen i najčešće nastaju zbog nepažnje ili nedovoljne obučenosti zaposlenih.
Nepravilnosti po oblasti poslovanja razvrstavaju se na: tehničke, ugovorne, administrativne i finansijske.
Tehničke nepravilnosti predstavljaju izostanak određenih radnji ili događaja koji su osnov za pružanje usluge korisnicima.
Ugovorne nepravilnosti predstavljaju izostanak određenih radnji ili događaja obuhvaćenih ugovornim odnosom sa drugim povezanim licima.
Administrativne nepravilnosti odnose se na utvrđivanje i obezbeđivanje prava zaposlenih po osnovu rada, uslova za rad ili bezbednosti zaštite na radu.
Finansijske nepravilnosti odnose se na finansijsko postupanje u organima Grada (poštovanje rokova, pravila razdvajanja dužnosti, dostavljanje potpune, potvrđene, potpisane i blagovremene finansijske dokumentacije, čuvanje finansijske dokumentacije i jasnih ovlašćenja za prihvatanje obaveza ili formiranja potraživanja.
IV IZUZECI OD PROPISANIH PRAVILA FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE
Odobrena odstupanja predstavljaju izuzetke od propisanih pravila finansijskog upravljanja i kontrole u okviru organa Grada i ne predstavljaju nepravilnost u smislu ovog pravilnika.
Kada zaposleni ili rukovodioci užih organizacionih jedinica uoče, radi efikasnijeg i efektivnijeg izvršenja radnih zadataka, potrebu za odstupanjem od propisanih pravila rada u okviru poslovnog procesa, neophodno je da se za odobrenje obrate rukovodiocu koji je odgovoran za taj proces i koji ima ovlašćenja da donosi odluke u vezi sa načinom rada u tom poslovnom procesu.
Zahtev za odobrenje treba da sadrži obrazložene razloge za odstupanje od propisanih pravila rada i efekte po rezultate poslovnog procesa.
Rukovodilac koji je odgovoran za poslovni proces može odobriti odstupanje od propisanih pravila rada na osnovu procene navedenih razloga iz podnetog zahteva. Ovo odobrenje ne može biti u suprotnosti sa zakonom i podzakonskim aktima.
Radi unapređenja sistema finansijskog upravljanja i kontrole potrebno je beležiti izuzetke i tokom redovnih (godišnjih) pregleda sistema o njima izveštavati rukovodioce organa Grada.
Na osnovu analize o vrstama i broju izuzetaka, rukovodilac organa Grada donosi odluku o ažuriranju ili izmeni pojedinih pisanih procedura.
V ODGOVORNOSTI U SISTEMU UPRAVLJANJA NEPRAVILNOSTIMA
Lica iz člana 2. ovog pravilnika su u obavezi da prijave sumnju na nepravilnosti ukoliko dođu do saznanja o njoj.
Posebne odgovornosti u sistemu upravljanja nepravilnostima imaju: rukovodioci organa Grada, rukovodilac Službe Skupštine Grada Novog Sada, rukovodilac Službe izvršnih organa Grada Novog Sada, rukovodilac Službe za internu reviziju Grada Novog Sada, Pravobranilac Grada Novog Sada, Lokalni ombudsman Grada Novog Sada, kao i rukovodioci svih užih organizacionih jedinica.
Rukovodioci iz stava 2. ovog člana dužna su da preduzimaju mere za umanjenje rizika od nepravilnosti.
Rukovodioci svih užih organizacionih jedinica iz stava 2. ovog člana, odgovorni su rukovodiocu za uspostavljanje, primenu, praćenje, unapređenje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole iz svoje nadležnosti, a u okviru ovlašćenja i odgovornosti koja su im dodeljena.
Obaveza rukovodilaca svih užih organizacionih jedinica je da omoguće primenu svih definisanih koraka postupka upravljanja nepravilnostima koji su u njihovoj nadležnosti, odnosno da se uočene sumnje na nepravilnosti u okviru procesa za koje su odgovorni beleže na propisan način, klasifikuju, u skladu sa ovlašćenjima rešavaju ili prosleđuju nadležnim licima za rešavanje, kao i da rukovodioca izveštavaju o nepravilnostima iz svog delokruga rada.
Služba za internu reviziju Grada Novog Sada procenjuje adekvatnost, ekonomičnost, efikasnost i efektivnost sistema internih kontrola i na osnovu objektivnih dokaza daje ocenu nivoa sprovođenja postojećih procedura upravljanja rizicima.
VI IMENOVANJE LICA ZADUŽENOG ZA PRIJEM SUMNJE NA NEPRAVILNOST
Rukovodilac organa Grada dužan je da donese rešenje o imenovanju lica zaduženog za prijem sumnje na nepravilnost.
Lice imenovano za prijem sumnje na nepravilnost treba da ispunjava sledeće uslove:
- stečeno visoko obrazovanje na osnovnim akademskim studijama u obimu od najmanje 240 ESPB bodova, master akademskim studijama, master strukovnim studijama, specijalističkim akademskim studijama, specijalističkim strukovnim studijama, odnosno na osnovnim ili specijalističkim studijama u trajanju od najmanje četiri godine,
- najmanje tri godine radnog iskustva u struci.
Lice imenovano za prijem sumnje na nepravilnost ne može biti: interni revizor, rukovodilac i zamenik rukovodioca za praćenje i razvoj sistema finansijskog upravljanja i kontrole, rukovodilac, zamenik rukovodioca i član radne grupe za razvoj i praćenje sistema finansijskog upravljanja i kontrole.
VII EVIDENTIRANJE I RAZVRSTAVANJE NEPRAVILNOSTI
Rukovodioci užih organizacionih jedinica kao i svi zaposleni, dužni su da prijave odstupanja, nedoslednosti ili kršenja pisanih pravila koje predstavljaju nepravilnost ili izazivaju osnovnu sumnju da je došlo do nepravilnosti, bez obzira na veličinu i značaj.
Prijava sumnje na nepravilnost definisana je Obrascem 1. koji čini sastavni deo ovog pravilnika i podnosi se licu zaduženom za prijem sumnje na nepravilnost.
Obrazac prijave sumnje na nepravilnost sadrži:
- podatke o organu Grada u kome je uočena nepravilnost (naziv, adresa, jedinstveni broj korisnika javnih sredstava, ime, prezime i naziv radnog mesta/funkcije starešine organa Grada, radno mesto, ime i prezime lica zaduženog za prijem sumnje na nepravilnost, radno mesto, ime i prezime lica koje je uočilo nepravilnost ili naziv uže organizacione jedinice od koje je prosleđena sumnja na nepravilnost);
- podatke o poslovnom procesu (naziv poslovnog procesa i redni broj nepravilnosti iz navedenog poslovnog procesa);
- podatke o nepravilnosti (kratak opis sumnje na nepravilnost, navođenje priloženih dokaza, utvrđena nepravilnost, klasifikaciju nepravilnosti po vrsti uticaja, po prirodi ili po oblasti poslovanja, odluku o daljem postupanju, datum obaveštenja licu koje je uočilo nepravilnost o daljem postupanju, dokaz o dostavljanju licu ovlašćenom za prijem informacija i vođenje postupka u vezi sa uzbunjivanjem, dokaz o dostavljanju sumnje na nepravilnost višem nivou rukovođenja ukoliko lice koje je zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost nema ovlašćenje da istu razreši);
- podatke o datumu i mestu prijema sumnji na nepravilnost i
- potpis lica zaduženog za prijem sumnje na nepravilnost.
VIII POSTUPANJE PO SUMNJI NA NEPRAVILNOST
Lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost dužno je da vodi evidenciju o postupanju po sumnji na nepravilnost.
Evidencija o postupanju po sumnji na nepravilnost definisana je Obrascem 2. koji čini sastavni deo ovog pravilnika.
Evidencija o postupanju sumnji na nepravilnost sadrži:
- podatke o organu Grada u kome je uočena nepravilnost (naziv, adresa, jedinstveni broj korisnika javnih sredstava, ime, prezime i naziv radnog mesta/ funkcije starešine organa Grada, radno mesto, ime i prezime lica zaduženog za prijem sumnje na nepravilnost, radno mesto, ime i prezime lica koje je uočilo nepravilnost ili naziv uže organizacione jedinice od koje je prosleđena sumnja na nepravilnost);
- podatke o poslovnom procesu (naziv poslovnog procesa i redni broj nepravilnosti iz navedenog poslovnog procesa);
- podatke o nepravilnosti (kratak opis sumnje na nepravilnost, navođenje priloženih dokaza, utvrđena nepravilnost, klasifikaciju nepravilnosti po vrsti uticaja, po prirodi ili po oblasti poslovanja, odluku o daljem postupanju, datum obaveštenja licu koje je uočilo nepravilnost o daljem postupanju, dokaz o dostavljanju licu ovlašćenom za prijem informacija i vođenje postupka u vezi sa uzbunjivanjem, dokaz o dostavljanju sumnje na nepravilnost višem nivou rukovođenja ukoliko lice koje je zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost nema ovlašćenje da istu razreši);
- podatke o datumu i mestu prijema sumnji na nepravilnost;
- utvrđena nepravilnost;
- vrsta nepravilnosti;
- preduzeta aktivnost za umanjenje rizika od uočene nepravilnosti;
- doneta mera za otklanjanje ili umanjenje posledica realizovanih nepravilnosti;
- rok za otklanjanje uzroka nepravilnosti;
- navođenje dokaza o realizaciji mere za otklanjanje ili umanjenje posledica realizovanih nepravilnosti;
- obaveštenje rukovodiocu onog organa Grada u kome je zaposleno, postavljeno ili izabrano lice koje je podnelo prijavu na sumnju na nepravilnost, o preduzetim aktivnostima za umanjenje rizika i merama za otklanjanje ili umanjenje posledica nepravilnosti.
Nakon prijave sumnje na nepravilnost, lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost preduzima sledeće radnje:
- evidentira prijavu na sumnju na nepravilnost;
- od lica koje je prijavilo sumnju na nepravilnost može zatražiti da u roku od tri dana od dana prijema prijave, dostavi dodatne informacije i propratnu dokumentaciju, ukoliko postoje kao dokaz za navedeno u prijavi;
- od rukovodioca organizacione jedinice u čijoj je nadležnosti proces na koji se odnosi prijava, može zatražiti da u roku od pet dana dostavi dokaz o funkcionisanju procesa za koji je podneta prijava;
- procenjuje prirodu i verodostojnost sumnje na nepravilnost, kao i da li prijava sumnje na nepravilnost ispunjava formalne zahteve prijave i
- prosleđuje prijavu na dalje postupanje rukovodiocima koji su odgovorni za taj deo procesa u kome je nepravilnost uočena.
Nakon prijave sumnje na nepravilnost, lice zaduženo za prijem sumnji na nepravilnost, dužno je da odluči o daljem postupanju.
Ukoliko lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnosti utvrdi da ne postoji nepravilnost, postupak se okončava, odnosno sačinjava se Izveštaj sa obrazloženjem.
Ukoliko lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost utvrdi da postoji nepravilnost koja nema elemente informacije o uzbunjivanju, dužno je da u okviru svojih ovlašćenja sačini Izveštaj o utvrđivanju nepravilnosti.
Ukoliko lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost utvrdi da postoji nepravilnost koja sadrži elemente informacije o uzbunjivanju, dužno je da predmetnu prijavu, sa svim pratećim dokazima, prosledi licu zaduženom za prijem informacije i vođenje postupka u vezi sa uzbunjivanjem, na dalje postupanje.
Nakon okončanja postupka, lice ovlašćeno za prijem informacije i vođenje postupka u vezi sa uzbunjivanjem, dužno je da licu zaduženom za prijem sumnji na nepravilnost dostavi informaciju o ishodu postupka, radi unosa u evidenciju.
Ukoliko lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost posumnja da prijavljena nepravilnost sadrži elemente prevare, dužno je da o tome, bez odlaganja, obavesti rukovodioca organa Grada.
Ukoliko postoje elementi koji ukazuju na sumnju na prevaru, rukovodilac organa Grada prosleđuje prijavu nadležnom organu na dalje postupanje.
Ukoliko sumnja na nepravilnost ne može da se razreši u delokrugu rada i u okviru ovlašćenja lica zaduženog za prijem sumnji na nepravilnost, lice zaduženo za prijem sumnji na nepravilnost dužno je da bez odlaganja obavesti rukovodioca organa Grada, kao i da rukovodiocu organa Grada dostavi kompletnu dokumentaciju sa svim priloženim dokazima, sa predlogom o razvrstavanju, na dalje postupanje.
Rukovodilac organa Grada odlučuje o predlogu o razvrstavanju nepravilnosti iz člana 4. ovog pravilnika i daljem postupanju.
Informacije u vezi sa postupanjem po svim prijavama sumnji na nepravilnost, dostavljaju se licu zaduženom za prijem sumnji na nepravilnost, koje je dužno da sve prijave evidentira uključujući i slučajeve koji su odbačeni, a dokumenta odlaže u odgovarajuće pojedinačne predmete.
Lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost u roku od 30 dana od dana prijema prijave, u pisanom obliku o preduzetim merama obaveštava lice koje je upozorilo na nepravilnost.
Lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost dužno je da sa podacima kojima raspolaže postupa u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.
Ako postoji sumnja da je lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost uključeno u nepravilnost ili prevaru, prijava se dostavlja rukovodiocu organa Grada, na dalje postupanje.
Za utvrđene nepravilnosti rukovodilac organa Grada donosi odgovarajuću meru za otklanjanje ili umanjenje posledica, u situacijama gde je to moguće.
Mera za otklanjanje ili umanjenje posledica utvrđene nepravilnosti izvršava se u unapred određenom roku. Nakon proteka utvrđenog roka, u evidenciji se navode dokazi o realizovanim merama za otklanjanje ili umanjenje posledica utvrđene nepravilnosti.
Informacija o preduzetim aktivnostima za umanjenje rizika i merama za otklanjanje ili umanjenje posledica nepravilnosti, u slučaju da je sumnja na nepravilnost dobijena od drugog organa Grada, dostavlja se rukovodiocu tog organa Grada u kome su otklonjene ili umanjene posledice utvrđenih nepravilnosti.
IX IZVEŠTAVANJE O NEPRAVILNOSTIMA
Lice zaduženo za prijem sumnje na nepravilnost priprema objedinjeni godišnji izveštaj o nepravilnostima.
Objedinjeni godišnji izveštaj o nepravilnostima podnosi se jednom godišnje i to do 15. februara tekuće godine za prethodnu godinu.
Objedinjeni godišnji izveštaj o nepravilnostima dostavlja se rukovodiocu organa Grada, rukovodiocu zaduženom za sistem finansijskog upravljanja i kontrole i radnoj grupi za uspostavljanje, održavanje i redovno ažuriranje sistema finansijskog upravljanja i kontrole.
Objedinjeni godišnji izveštaj definisan je Obrascem 3. koji čini sastavni deo ovog pravilnika i sadrži sledeće podatke:
- izveštajni period;
- naziv organa Grada;
- naziv poslovnog procesa;
- broj prijavljenih sumnji na nepravilnost;
- broj odbačenih sumnji na nepravilnost;
- broj nepravilnosti sa elementima informacije o uzbunjivanju shodno zakonu koji uređuje zaštitu uzbunjivača;
- broj nepravilnosti koje iziskuju eksterno rešavanje;
- broj utvrđenih nepravilnosti koje mogu da se razreše u organu Grada;
- broj nepravilnosti po vrstama;
- broj realizovanih mera za otklanjanje ili umanjenje posledica realizovanih nepravilnosti u izveštajnom periodu (po vrstama);
- broj nerealizovanih mera za otklanjanje ili umanjenje posledica realizovanih nepravilnosti u izveštajnom periodu (po vrstama).
Objedinjeni godišnji izveštaj o nepravilnostima sadrži informacije koje se dostavljaju Ministarstvu finansija Republike Srbije - Centralnoj jedinici za harmonizaciju, u okviru godišnjeg izveštaja o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole, do 31. marta tekuće godine za prethodnu godinu.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Novog Sada".
Obrasci 1-3, koji su sastavni deo ovog pravilnika, nisu objavljeni u "Sl. listu Grada Novog Sada", br. 22/2026.