UPUTSTVO O POLITIKAMA VLASNIČKOG UPRAVLJANJA USTANOVAMA GRADA SREMSKA MITROVICA ("Sl. list grada Sremska Mitrovica", br. 1/2026)

Sadržaj

1.	UVOD	2
2.	ULOGA GRADA SREMSKA MITROVICA KAO OSNIVAČA USTANOVA I NAČIN OSTVARIVANJA VLASNIČKIH PRAVA	3
3.	RASPODELA OBAVEZA I ODGOVORNOSTI U UPRAVLJANJU I RUKOVOĐENJU USTANOVOM	3
3.1	OBAVEZE I ODGOVORNOSTI OSNIVAČA	3
3.2	OBAVEZE I ODGOVORNOSTI USTANOVA	4
3.3	SISTEM INTERNIH KONTROLA	5
4.	STRATEŠKI PRIORITETI GRADA SREMSKA MITROVICA U CILJU OSTVARIVANJA JAVNOG INTERESA	7
5.	CILJEVI I KLJUČNI POKAZATELJI POSLOVANJA USTANOVA	7
6.	PROCEDURA INTEGRISANOG NADZORA	7
6.1	PLANIRANJE	7
6.2	IZVEŠTAVANJE	10
7.	NAČIN KOMUNIKACIJE OSNIVAČA I USTANOVA	12
8.	POLITIKA TRANSPARENTNOSTI	13

 

1. UVOD

Grad Sremska Mitrovica kao osnivač ustanova u okviru ovog Uputstva utvrđuje svoju politiku vlasničkog upravljanja ustanovama koje su kao indirektni korisnici budžeta osnovane za obavljanje pojedinih delatnosti iz nadležnosti grada i zadovoljavanje potreba građana. Vlasnička politika obuhvata skup smernica, pravila i procedura kojima se definišu:

1. Uloga grada Sremska Mitrovica kao osnivača i način ostvarivanja vlasničkih prava;

2. Raspodela obaveza i odgovornosti u upravljanju i rukovođenju ustanovama;

3. Strateški prioriteti grada Sremska Mitrovica u cilju ostvarivanja javnog interesa;

4. Ciljevi i ključni pokazatelji poslovanja ustanova;

5. Procedure integrisanog nadzora nad radom ustanova;

6. Način komunikacije između osnivača i ustanova;

7. Politika transparentnosti.

Definisanje vlasničke politike grada Sremska Mitrovica za ustanove je deo šireg spektra aktivnosti lokalne samouprave da uredi oblast upravljanja i nadzora nad ustanovama čiji je osnivač kako bi ih bolje strateški usmerila, unapredila njihovo poslovanje, povećala njihovu transparentnost u radu i odgovornost za rezultate.

Grad Sremska Mitrovica je osnovao dvanaest ustanova:

1. Biblioteka "Gligorije Vozarović"

2. Galerija "Lazar Vozarević"

3. Zavod za zaštitu spomenika kulture

4. Istorijski arhiv "Srem"

5. Muzej Srema

6. Pozorište "Dobrica Milutinović"

7. Centar za kulturu "Sirmijumart"

8. Ustanova za negovanje kulture "Srem"

9. Poslovno-sportski centar "Pinki"

10. Atletski stadion

11. Turistička organizacija grada

12. Predškolska ustanova "Pčelica"

2. ULOGA GRADA SREMSKA MITROVICA KAO OSNIVAČA USTANOVA I NAČIN OSTVARIVANJA VLASNIČKIH PRAVA

Grad Sremska Mitrovica, kao informisan i aktivan vlasnik osigurava da se upravljanje i rukovođenje u ustanovama sprovodi na transparentan i odgovoran način, sa potrebnim stepenom profesionalnosti i efikasnosti.

U cilju ostvarivanja vlasničkih prava grad Sremska Mitrovica:

• Obezbeđuje kvalitet strukture upravljanja i rukovođenja u ustanovama;

• Uvodi integrisani nadzor nad radom ustanova koji uključuje organizacionu strukturu i organizacione jedinice, mehanizme i procedure koji omogućavaju integrisan nadzor nad ustanovama;

• Jasno i nedvosmisleno definiše očekivanja od svake ustanove u skladu sa ciljevima javnih politika i prati i meri performanse svake ustanove pojedinačno;

• Jasno definiše okvir i procedure transparentnog, struktuiranog i kompetitivnog postupka kandidovanja, selekcije i imenovanja članova upravnih i nadzornih odbora, i procedure evaluacije njihovog učinka;

• Uspostavlja transparentan i struktuiran postupak imenovanja i razrešenja direktora ustanova;

• Definiše procedure komunikacije sa ustanovama u redovnim i vanrednim okolnostima;

• Definiše politiku transparentnosti koja određuje pravila i principe izveštavanja javnosti.

3. RASPODELA OBAVEZA I ODGOVORNOSTI U UPRAVLJANJU I RUKOVOĐENJU USTANOVOM

Vlasnička politika se zasniva na jasnoj podeli uloga i odgovornosti osnivača i organa upravljanja ustanove.

3.1 OBAVEZE I ODGOVORNOSTI OSNIVAČA

Grad Sremska Mitrovica kao osnivač ustanova postavlja institucionalni okvir za vršenje integrisanog nadzora nad radom ustanova. Integrisan nadzor nad radom ustanova podrazumeva da se nadzor vrši koordinacijom gradskih uprava i Gradskog veća.

i. Gradsko Veće

• Usvaja i predlaže programe poslovanja i izveštaje o radu ustanova i upućuje Skupštini grada na donošenje.

• Daje saglasnost na akta/dokumenta ustanova koje usvaja Skupština grada.

• Načelnik nadležne gradske uprave izveštava gradsko Veće o svim pitanjima vezanim za ustanove.

ii. Nadležna gradska uprave je zadužena za:

• Izradu uputstva za pripremu nacrta budžeta grada Sremska Mitrovica za sledeću godinu koje sadrži predloženi obim sredstava za potrošnju ustanova u narednoj godini, kao i način planiranja rashoda i izdataka;

• Distribuciju uputstva za pripremu nacrta budžeta grada Sremska Mitrovica;

• Podršku u izradi i administrativnu proveru finansijskih i programskih dokumenata i akata ustanova koje gradsko Veće treba da usvoji;

• Definisanje, praćenje i analizu finansijskih pokazatelja uspešnosti poslovanja ustanova;

• Definisanje, praćenje i analizu operativnih pokazatelja ustanova;

• Konsolidaciju izveštaja ustanova i dostavljanje dokumenata ustanova drugim stručnim službama.

3.2 OBAVEZE I ODGOVORNOSTI USTANOVA

Organi upravljanja u ustanovama su upravni odbor i direktor. Kod ustanova koje imaju i nadzorni odbor čija je funkcija nadzor nad poslovanjem ustanove, sve odredbe ove vlasničke politike koje se primenjuju na upravni odbor, primenjuju se i na nadzorni odbor i njegove članove.

i. Nadzorni odbor

Nadzorni odbor obavlja nadzor nad radom i poslovanjem ustanove. Članove nadzornog odbora imenuje Skupština grada.

Nadzorni odbor je dužan da najmanje jednom godišnje podnese izveštaj o radu svom osnivaču.

Naknadu za rad članova nadzornog odbora propisuje osnivač.

ii. Upravni odbor

Upravni odbor predstavlja telo koje štiti interese i zalaže se za ostvarenje ciljeva osnivača, te nadzire i usmerava rad direktora ustanove. Članove upravnog odbora imenuje Skupština grada.

Upravni odbor je odgovoran za:

1) Donošenje i sprovođenje poslovne i razvojne politike ustanove;

2) Donošenje Godišnjeg programa poslovanja sa finansijskim planom;

3) Usvajanje polugodišnjih i godišnjih izveštaja o realizacije Godišnjeg programa poslovanja;

4) Usvajanje finansijskih izveštaja;

5) Predlaganje kandidata za direktora ustanove;

6) Nadzor nad radom direktora putem evaluacije njegovog učinka;

7) Podnošenje izveštaja gradskom Veću najmanje jednom godišnje (a na zahtev osnivača i češće), radi informisanja o izvršenom nadzoru nad radom i finansijskim poslovanjem i drugim pitanjima od značaja za rad ustanove.

Upravni odbor ne može preneti pravo odlučivanja o pitanjima iz svoje nadležnosti na direktora ili drugo lice.

Naknadu za rad članova upravnog odbora propisuje osnivač.

iii. Direktor ustanove

Direktor ustanove je odgovoran za operativno rukovođenje, ukupni učinak i uspeh ustanove. Direktor ustanove je odgovoran za:

1) Organizaciju i rukovođenje radom ustanove;

2) Vođenje materijalno-finansijskog poslovanja ustanove;

3) Zakonitost rada ustanove;

4) Predlaganje planova poslovne strategije i razvoja ustanove i njihovo sprovođenje;

5) Predlaganje Godišnjeg programa poslovanja sa finansijskim planom i njegovo sprovođenje;

6) Predlaganje finansijskih izveštaja i izveštaja o realizaciji programskih aktivnosti;

7) Integrisanje principa dobrog upravljanja u poslovanje ustanove;

8) Izvršavanje odluka upravnog odbora.

Za svoj rad direktor je odgovoran upravnom odboru. Direktor je dužan da upravnom odboru dostavi sve materijalno značajne i druge informacije i podatke na osnovu kojih upravni odbor sprovodi svoj mandat i donosi odluke.

3.3 SISTEM INTERNIH KONTROLA

U cilju uspostavljanja sveobuhvatnog i integrisanog nadzora nad radom ustanova čiji je osnivač grad Sremska Mitrovica, ustanove su dužne da uspostave adekvatan sistem internih kontrola koji obuhvata:

1) Sistem finansijskog upravljanja i kontrole (FUK)

2) Upravljanje rizicima

3) Funkciju interne revizije

Za uspostavljanje sistema internih kontrola u ustanovi odgovoran je direktor ustanove.

1) Sistem finansijskog upravljanja i kontrole (sistem FUK)

Sistem FUK mora biti uspostavljen u skladu sa smernicama Centralne jedinice za harmonizaciju Ministarstva finansije Republike Srbije na način da definiše odgovornosti i zaduženja svih zaposlenih na svim organizacionim i hijerarhijskim nivoima ustanove. Sistem FUK mora, takođe, jasno definisati i primeniti interne procedure i pravila za ključne procese u svim oblastima poslovanja ustanove. Odgovarajuće kontrolne aktivnosti kojima se umanjuju rizici koji mogu negativno uticati na realizaciju ciljeva ustanove moraju biti ugrađene u sve procese i procedure.

Ustanova je dužna da sistem internih kontrola dokumentuje kroz odgovarajuća dokumenta, i to:

1) Popis i opis svih poslovnih procesa koji se odvijaju u ustanovi;

2) Popis i opis svih procedura sa vidno definisanim internim kontrolama.

Sve ustanove su u obavezi da godišnji izveštaj o statusu sistema FUK koji dostavljaju Ministarstvu finansija u skladu sa zakonskim odredbama, dostave i osnivaču, odnosno nadležnoj gradskoj upravi, najkasnije do 15. aprila tekuće godine za prethodnu godinu.

2) Upravljanje rizicima

Upravljanje rizicima je integralni deo sistema FUK i podrazumeva koordinisane i kontinuirane aktivnosti u cilju smanjenja rizika po poslovanje ustanove. Upravljanje rizicima mora biti sveobuhvatno tako da su rizici definisani za sve oblasti rada ustanove na strateškom i operativnom nivou i za sve procese koji se odvijaju u ustanovi.

Ustanova je dužna da sačini i redovno ažurira Registar rizika, kao i Strategiju upravljanja rizicima koja treba da precizno definiše način i mehanizme praćenja rizika, kao i izveštavanja o njima u redovnim intervalima kako bi se rizici koji mogu uticati na realizaciju strateških i operativnih ciljeva u kontinuitetu održavali na prihvatljivom nivou.

Ustanove su dužne da o rizicima izveštavaju osnivača u sklopu svojih polugodišnjih i godišnjih izveštaja.

3) Interna revizija

Ustanove su deo revizorskog obuhvata interne revizije osnivača. To podrazumeva da interni revizor osnivača ima pravo vršiti reviziju svih programa, aktivnosti i procedura ustanove, a u skladu sa Poveljom interne revizije grada Sremska Mitrovica i Godišnjim planom rada interne revizije. Ustanova je u obavezi da sarađuje sa internim revizorom osnivača i da omogući pristup svojim evidencijama, zaposlenima i imovini neophodnoj za obavljanje zadataka revizije.

Ustanova može uspostavi sopstvenu funkciju interne revizije u samoj ustanovi uz obaveznu prethodnu saglasnost osnivača.

4. STRATEŠKI PRIORITETI GRADA SREMSKA MITROVICA U CILJU OSTVARIVANJA JAVNOG INTERESA

Grad Sremska Mitrovica ima usvojen Plan razvoja grada Sremska Mitrovica u kojem su definisane dugoročne strateške smernice razvoja lokalne zajednice. Strateški prioriteti grada Sremska Mitrovica za ustanove su utvrđeni u okviru razvojnog pravca 4. Unapređenje društvenih delatnosti i razvojnog pravca 5. Održivi ekonomski razvoj.

Pored toga grad Sremska Mitrovica je usvojio Srednjoročni plan u kojem su definisani trogodišnji ciljevi. Ciljevi za ustanove su dati u delu prioritetnih ciljeva Grada Sremska Mitrovica za trogodišnji period.

5. CILJEVI I KLJUČNI POKAZATELJI POSLOVANJA USTANOVA

Grad Sremska Mitrovica definiše ciljeve i ključne finansijske i operativne pokazatelje za sve ustanove čiji je osnivač kako bi osigurala da su ciljevi ustanova usklađeni sa strateškim prioritetima osnivača i da ustanova adekvatno doprinosi ukupnom društveno-ekonomskom razvoju lokalne zajednice.

Grad Sremska Mitrovica kao osnivač sprovodi dijalog sa rukovodstvima ustanova u vezi definisanih ciljeva, načina praćenja napretka, merenja učinka i evaluacije rezultata u svrhu poboljšanja efektivnosti, efikasnosti i odgovornosti ustanova.

Grad Sremska Mitrovica će svake godine u dijalogu sa ustanovom analizirati i revidirati postavljene ciljeve i indikatore kako bi se obezbedilo potpuno razumevanje očekivanja i zadatih ciljeva.

6. PROCEDURA INTEGRISANOG NADZORA

Procedura integrisanog nadzora se sprovodi kroz procese planiranja i izveštavanja.

6.1 PLANIRANJE

Ustanova je dužna da za svaku kalendarsku godinu donese godišnji program poslovanja i dostavi ga osnivaču na saglasnost. Godišnji program poslovanja usvaja upravni odbor ustanove na predlog direktora.

Godišnji program poslovanja je operativni godišnji plan i predstavlja pregled svih konkretnih ciljeva (strateških i operativnih) na koje će se ustanova fokusirati u datoj godini. Godišnji program poslovanja ustanova priprema na osnovu pisane instrukcije/smernica osnivača koje jasno ukazuju rukovodstvu ustanove šta se od njih očekuje u datoj poslovnoj godini i obuhvataju jasne, konkretne i merljive poslovne i finansijske ciljeve koje ustanova treba da ostvari i kojim se ključnim indikatorima poslovanja oni mere.

Ustanova je u obavezi da kao osnov za izradu svojih godišnjih planova koristi ciljeve dobijene od osnivača.

Proces pripreme godišnjeg programa poslovanja ustanove mora biti usklađen sa postupkom pripreme budžeta u jedinicama lokalne samouprave koji se odvija po proceduri uređenoj Zakonom o budžetskom sistemu, u rokovima određenim kalendarom budžeta za lokalne samouprave.

Shodno budžetskom kalendaru, 1. avgusta će grad Sremska Mitrovica dostaviti svojim direktnim korisnicima budžetskih sredstava uputstvo za pripremu nacrta odluke o budžetu grada za narednu godinu. Ovo Uputstvo priprema gradska uprava nadležna za poslove budžeta grada Sremska Mitrovica i ono sadrži predloženi obim sredstava za potrošnju u narednoj godini, kao i način planiranja rashoda i izdataka.

Po prijemu ovog Uputstva nakon upoznavanja sa obimom sredstava koji im je predložen za potrošnju u narednoj godini, kao i sa načinom planiranja rashoda i izdataka, direktni budžetski korisnici koji u svojoj nadležnosti imaju indirektne korisnike (ustanove) dostavljaju Uputstvo ustanovama i obaveštavaju ih o osnovnim ekonomskim pretpostavkama i smernicama za pripremu budžeta grada Sremska Mitrovica za narednu godinu. Istovremeno će biti određen i rok u kojem su ustanove dužne da dostave podatke neophodne za izradu predloga finansijskog plana. Po isteku tog roka i na osnovu dobijenih podataka, direktni korisnik objedinjuje podatke iz finansijskih planova indirektnih korisnika sa predlogom finansijskog plana za svoju funkciju i dostavlja ga gradskoj upravi nadležnoj za poslove budžeta grada Sremska Mitrovica, najkasnije do 15. septembra. Ustanove su dužne da u datom roku dostave svoje finansijske planove, što podrazumeva da postupak planiranja aktivnosti ustanova mora započeti pre dostavljanja Uputstva.

Pripremljen nacrt predloga aktivnosti ustanove (programski deo) i procena troškova realizacije planiranih aktivnosti treba da budu završeni do 25. jula, kako bi se do 31. jula obavile konsultacije sa nadležnim direktnim budžetskim korisnikom.

Nakon dobijanja Uputstva za pripremu budžeta (1. avgusta) ustanove treba da usklade već pripremljen nacrt programa sa Uputstvom i nacrt Godišnjeg programa poslovanja ustanova za budžetsku i naredne dve fiskalne godine dostave nadležnim direktnim korisnicima budžeta na objedinjavanje najkasnije do 25. avgusta.

Nadležni direktni korisnik je dužan da objedinjeni predlog dostavi gradskoj upravi nadležnoj za poslove budžeta grada Sremska Mitrovica najkasnije do 1. septembra. Nakon toga, aktivnosti na donošenju Godišnjeg programa poslovanja se nastavljaju u skladu sa budžetskim kalendarom.

Nakon usvajanja budžeta grada Sremska Mitrovica, potpisuju se ugovori o finansiranju delatnosti ustanova kulture i sve ustanove nastavljaju svoj rad na izradi Godišnjeg programa poslovanja.

Detaljna procedura i kalendar izrade i donošenja Godišnjeg programa poslovanja ustanova dat je u nastavku:

DONOŠENJE GODIŠNJEG PROGRAMA POSLOVANJA USTANOVA

Krajnji rok	Aktivnost	Odgovorna institucija
1. jul	Pokretanje inicijative od strane direktora ustanova za izradu plana za narednu godinu	Ustanova
20. jul	Pripremljen predlog aktivnosti/akcija od strane rukovodioca organizacionih jedinica ustanove (programski deo) i procenjeni troškovi njihove realizacije	Ustanova
30. jul	Konsultacije sa nadležnim direktnim budžetskim korisnikom oko programskih aktivnosti	Ustanova Nadležni direktni budžetski korisnik
1. avgust	Izrada Uputstva za pripremu budžeta i dostavljanje ustanovama	Gradska uprava nadležna za poslove budžeta Nadležni direktni budžetski korisnik
20. avgust	Urađen nacrt Godišnjeg programa poslovanja ustanova za budžetsku i naredne dve fiskalne godine u skladu sa Uputstvom za pripremu budžeta	Ustanova
25. avgust	Pripremljen i dostavljen Predlog Godišnjeg programa poslovanja ustanova za budžetsku i naredne dve fiskalne godine nadležnom direktnom budžetskom korisniku	Ustanova
27. avgust	Administrativna kontrola i kontrola kvaliteta pripremljenih predloga godišnjih programa poslovanja ustanova. U slučaju potrebe, vratiti ustanovi na doradu sa definisanim rokom za ispravku/dopunu	Nadležni direktni budžetski korisnik
15. septembar	Izrada objedinjenog (zbirnog) finansijskog plana za budžetsku i naredne dve fiskalne godine i dostavljanje Gradskoj upravi za budžet i lokalni ekonomski razvoj	Nadležni direktni budžetski korisnik
25. oktobar	Usvajanje Predloga Godišnjeg programa poslovanja ustanova za budžetsku i naredne dve fiskalne godine od strane Upravnog odbora	Ustanova
1. novembar	Usvojen Godišnji program poslovanja ustanova za budžetsku i naredne dve fiskalne godine dostavljen gradskom Veću	Ustanova
1. novembar	Dostavljanje nacrta Odluke o budžetu gradskom Veću	Gradska uprava nadležna za poslove budžeta
15. novembar	Dostavljanje predloga Odluke o budžetu Skupštini grada	Gradsko Veće
20. decembar	Donošenje Odluke o budžetu grada Sremska Mitrovica	Skupština grada
25. decembar	Dostavljanje Odluke o budžetu grada Sremska Mitrovica nadležnom Ministarstvu	Nadležni organi gradske uprave
31. decembar	Usvajanje godišnjih programa poslovanja ustanova	Skupština grada
31. decembar	Zaključenje ugovora o finansiranju delatnosti ustanova kulture	Nadležni direktni budžetski korisnik
15. januar	Objavljivanje Godišnjeg programa poslovanja ustanove za budžetsku i naredne dve fiskalne godine na veb stranici ustanove	Ustanova

Programe poslovanja ustanova usvaja Skupština grada, nakon saglasnosti gradskog Veća na podnete programe poslovanja. Način i procedura dostavljanja programa poslovanja ustanova gradskom Veću i Skupštini grada je propisana Uputstvom o postupku izrade i dostave gradskom Veću i Skupštini grada Programa poslovanja i izveštaja o realizaciji Programa poslovanja ustanova čiji je osnivač grad Sremska Mitrovica. Uputstvo sadrži i metodologiju izrade programa poslovanja i izveštaja o radu ustanova, kao i propisane obrasce koje su u obavezi da poštuju sve ustanove. Uputstvo je dato u Prilogu 1.

6.2 IZVEŠTAVANJE

Grad Sremska Mitrovica će redovno pratiti realizaciju Godišnjeg programa poslovanja ustanove čiji je osnivač. Sve ustanove su dužne da podnose izveštaje o realizaciji planiranih aktivnosti kroz godišnji (kumulativni) izveštaj koji obuhvata period 1. januar - 31. decembar. Godišnji izveštaj o radu ustanova podnosi direktnom korisniku budžeta najkasnije 15. marta naredne godine.

Osnivač će uz instrukciju za izradu godišnjeg programa poslovanja koje će sadržati i ciljeve za svaku ustanovu, definisati i indikatore na osnovu kojih će se pratiti realizacija godišnjeg programa poslovanja i o kojima ustanova mora izveštavati.

Ustanove su dužne da svoje izveštaje pripremaju i dostavljaju u skladu sa Uputstvom o postupku izrade i dostave gradskom Veću i Skupštini grada Programa poslovanja i izveštaja o realizaciji Programa poslovanja ustanova čiji je osnivač grad Sremska Mitrovica. Uputstvo sadrži i metodologiju izrade programa poslovanja i izveštaja o radu ustanova, kao i propisane obrasce koje su u obavezi da poštuju sve ustanove. Uputstvo je dato u Prilogu 1.

Svaki direktni korisnik koji u svojoj nadležnosti ima ustanove kao indirektne budžetske korisnike, dužan je da u roku od 15 dana konsoliduje izveštaje ustanova iz svoje nadležnosti i podnese zbirni godišnji izveštaj nadležnom organu najkasnije 1. aprila naredne godine.

Gradsko Veće usvaja izveštaje o radu ustanova na prvoj sledećoj sednici.

Postupak i kalendar izrade i dostavljanja izveštaja ustanova dat je u tabeli u nastavku:

Krajnji rok	Aktivnost	Odgovorna institucija
31. decembar	Poslednji dan realizacije planiranih aktivnosti za izradu Godišnjeg izveštaja o radu ustanove
31. januar	Prikupljanje podataka o realizovanim aktivnostima za Godišnji izveštaj o radu ustanove	Ustanova
1. februar	Priprema dokumenta Godišnji izveštaj o radu ustanove	Ustanova
5. februar	Informisanje svih zaposlenih o postignutim rezultatima u realizacija Godišnjeg programa poslovanja za period od 12 meseci	Ustanova
10. februar	Usvajanje Godišnjeg izveštaja o radu ustanove od strane Upravnog odbora	Ustanova
15. februar	Usvojen Godišnji izveštaj o radu ustanove i odluka poslati direktnom budžetskom korisniku	Ustanova
20. februar	Administrativna kontrola i kontrola kvaliteta godišnjih izveštaja ustanova. U slučaju potrebe, vratiti ustanovi na doradu sa definisanim rokom dostavljanja izmene/dopune	Nadležni direktni budžetski korisnik
1. mart	Konsolidacija godišnjih izveštaja i priprema izveštaja za sednicu gradskog Veća	Nadležne službe gradske uprave Gradsko Veće
1. april	Razmatranje godišnjih izveštaja i donošenje zaključaka	Gradsko Veće
10. april	Objavljivanje usvojenog godišnjeg izveštaja na veb prezentaciji ustanove Objavljivanje konsolidovanog godišnjeg izveštaja na veb prezentaciji grada Sremska Mitrovica	Ustanova Nadležne službe gradske uprave

 

7. NAČIN KOMUNIKACIJE OSNIVAČA I USTANOVA

U cilju efikasnog integrisanog nadzora grada Sremska Mitrovica nad radom ustanova, komunikacija između osnivača i ustanova mora biti formalizovana u pisanom obliku.

Osnovni alat komunikacije ustanove sa osnivačem je Godišnji izveštaj o radu. Procedura komunikacije i postupanja u procesu izveštavanja je detaljno opisana kroz Uputstvo o postupku izrade i dostave gradskom Veću i Skupštini grada Programa poslovanja i izveštaja o realizaciji Programa poslovanja ustanova čiji je osnivač grad Sremska Mitrovica (Prilog 1).

Procedura kontinuiranog izveštavanja treba da obuhvati i komunikaciju o materijalno značajnim informacijama, naročito onim koje se odnose na materijalno značajan rizik.

Osnivač može najmanje jednom godišnje organizovati sastanak sa članovima nadzornog i upravnog odbora ustanove (tzv. godišnji sastanak) na kojem će se diskutovati o pitanjima od značaja za funkcionisanje i aktivnosti ustanove.

Osnivač može uspostaviti i redovne mehanizme komunikacije sa izvršnim rukovodstvom ustanove u cilju rešavanja operativnih pitanja u vezi sa radom ustanove koji imaju uticaja na život građana i lokalne zajednice. Ključni mehanizam komunikacije sa izvršnim rukovodstvom će biti redovni i vanredni kolegijumi koje će organizovati i voditi Gradonačelnik, a kojima će prisustvovati i rukovodioci nadležnih direktnih budžetskih korisnika, koji će biti od posebnog značaja u slučaju nepredviđenih materijalno značajnih okolnosti za rad ustanova. Osnivač je u obavezi da vodi zapisnik sa svakog održanog kolegijuma i da isti dostavi i direktoru i nadzornom i upravnom odboru ustanove u roku od pet dana nakon održanog kolegijuma.

U slučaju iznenadnih i neočekivanih materijalno značajnih okolnosti, ustanova (direktor i upravni odbor) je u obavezi da odmah o tome obavesti osnivača u formalnoj pisanoj proceduri elektronskim putem preko nadležne gradske uprave.

U slučaju kriznih situacija u koje je direktno uključena ustanova, osnivač će definisati komunikacijski protokol koji će podrazumevati ko koga obaveštava, ko/gde je izvor pouzdanih informacija, ko daje izjave, itd.

8. POLITIKA TRANSPARENTNOSTI

Grad Sremska Mitrovica je posvećen principima proaktivne transparentnosti i otvorenosti u radu.

Sve ustanove čiji je osnivač grad Sremska Mitrovica dužne su da poštuju visoke standarde proaktivne transparentnosti i objavljivanja informacija. Ovo podrazumeva da informacije o radu, uslugama i pravim građana budu blagovremeno i lako dostupne, kao i da postoji mogućnost da građani utiču na unapređenje postojećih ili kreiranje novih usluga.

Svaka ustanova je u obavezi da ima sopstvenu i ažurnu veb stranicu na kojoj će blagovremeno i tačno objavljivati sledeće informacije:

1) Sve usluge koje pruža i sve relevantne obrasce za ostvarivanje prava korisnika usluga;

2) Organizacionu strukturu, sistematizaciju radnih mesta i broj zaposlenih;

3) Članove izvršnog rukovodstva i njihove radne biografije;

4) Članove upravnog odbora i njihove radne biografije;

5) Godišnji program poslovanja;

6) Godišnji izveštaj o realizaciji programa poslovanja;

7) Cenovnik usluga;

8) Jasno definisanu proceduru za prijavu žalbi korisnika usluga.

Nadležni organ grada Sremska Mitrovica će vršiti proveru dostupnosti i ažurnosti objavljenih gore navedenih informacija na veb stranici ustanove u redovnim intervalima.

Grad Sremska Mitrovica će na svojoj veb prezentaciji objavljivati i redovno ažurirati sledeće informacije o ustanovama:

1) Spisak ustanova sa kontakt podacima i direktnim linkom ka veb stranici ustanove;

2) Osnovne informacije o uslugama koje ustanova pruža;

3) Odluke o imenovanjima članova upravnih i nadzornih odbora ustanova sa njihovim radnim biografijama;

4) Dokumentaciju iz postupka imenovanja direktora ustanove;

5) Poslednje usvojene programe rada i izveštaje;

6) Konsolidovane izveštaje o realizaciji programa poslovanja ustanova.

Ustanove su dužne da na zahtev osnivača dostave informacije koje će biti objavljene na veb prezentaciji grada Sremska Mitrovica.