PRAVILNIKO BUDŽETSKOM RAČUNOVODSTVU I RAČUNOVODSTVENIM POLITIKAMA("Sl. list grada Subotice", br. 26/2026) |
Ovim Pravilnikom o budžetskom računovodstvu i računovodstvenim politikama (u daljem tekstu: Pravilnik) se propisuju računovodstvene politike koje se koriste za pripremu, sastavljanje i prezentaciju finansijskih izveštaja na principima gotovinske osnove, u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardom za javni sektor na gotovinskoj osnovi.
Odredbe ovog pravilnika primenjuju se na direktne korisnike budžetskih sredstava Grada Subotice: Skupštinu Grada Subotice, Gradsko veće Subotice, Gradonačelnika Subotice, Gradsku upravu Grada Subotice, Pravobranilaštvo Subotice, Lokalnog ombudsmana Subotice i Službu za internu reviziju Grada Subotice.
Odredbe ovog Pravilnika primenjuju se i na mesne zajednice.
Ovlašćenja i odgovornosti nalogodavaca za mesne zajednice utvrđena je Odlukama o formiranju mesnih zajednica.
II OSNOV ZA VOĐENJE BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA
Pod budžetskim računovodstvom, u smislu ovog pravilnika, podrazumevaju se osnovni uslovi vođenja poslovnih knjiga i drugih evidencija, sa dokumentacijom na osnovu koje se evidentiraju sve transakcije i drugi događaji koji iskazuju stanje i promene na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima, izdacima, prihodima i primanjima, kao i utvrđivanje rezultata poslovanja.
Budžetsko računovodstvo se vodi po sistemu dvojnog knjigovodstva na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima propisanim Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem.
Vođenje budžetskog računovodstva zasniva se na gotovinskoj osnovi, po kojoj se transakcije i ostali događaji evidentiraju u trenutku kada se gotovinska sredstva prime, odnosno isplate, u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardom za javni sektor, u delu koji se odnosi na gotovinsku osnovu, u cilju praćenja izvršenja budžeta, odnosno finansijskog plana.
Izuzetno od stava 2. ovog člana, primljena sredstva od donacija, humanitarne pomoći i finansijske pomoći Evropske unije u devizama, evidentiraju se kao prihod u momentu konvertovanja i uplate tih sredstava u dinarima na propisani uplatni račun javnog prihoda, odnosno u momentu evidentiranja dinarske protivvrednosti plaćanja izvršenog u devizama iz sredstava donacija, humanitarne pomoći i finansijske pomoći Evropske unije preko podračuna izvršenja budžeta Grada Subotice.
Računovodstvene evidencije za potrebe internog izveštavanja se vode prema obračunskoj osnovi, pod uslovom da se finansijski izveštaji izrađuju na gotovinskoj osnovi.
III ORGANIZACIJA BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA
U okviru jedinstvenog organizacionog dela - Sekretarijat za finansije Gradske uprave obavljaju se poslovi budžetskog, kao međusobno povezani poslovi utvrđeni Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta u Gradskoj upravi grada Subotice, Gradskom pravobranilaštvu grada Subotice, Lokalnom ombudsmanu grada Subotice i Službi za internu reviziju grada Subotice (u daljem tekstu Pravilnik o sistematizaciji).
Poslovi budžetskog računovodstva obavljaju se u okviru Sekretarijata za finansije Gradske uprave Subotica i to u:
- Službi za trezor, budžetsko planiranje i izveštavanje i
- Službi za računovodstvo.
Služba za računovodstvo obavlja poslove budžetskog računovodstva za direktne korisnike budžeta Grada i za mesne zajednice-indirektne korisnike budžeta Grada.
Poslove budžetskog računovodstva obavljaju šef Službe za računovodstvo i stručna lica koja su raspoređena za obavljanje finansijsko-operativnih i knjigovodstvenih poslova, u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji, kao i u skladu sa programom stručnog osposobljavanja za vođenje poslovnih knjiga, sastavljanje i prezentaciju finansijskih izveštaja i sa Međunarodnim računovodstvenim standardom za javni sektor na gotovinskoj osnovi.
Za zaposlena lica neophodno je kontinuirano stručno osposobljavanje pohađanjem obuka, stručnih kurseva, seminara i predavanja.
Poslovi Službe za računovodstvo su:
- organizovanje kretanja knjigovodstvenih dokumenata,
- prikupljanje knjigovodstvenih dokumenata,
- prijem ulaznih elektronskih faktura za sve direktne korisnike budžeta,
- sprovođenje kontrole knjigovodstvenih dokumenata,
- evidentiranje poslovnih promena u poslovnim knjigama,
- obračun plata i naknada plata i pripadajućih i poreza i doprinosa na plate i njihovu isplatu,
- obračun i isplatu drugih primanja fizičkih lica uz pripadajuće poreze i doprinose,
- obračun poreza na dodatu vrednost,
- interni obračuni poreza na dodatu vrednost,
- obezbeđivanje potvrda o poreskim oslobođenjima,
- sastavljanje i podnošenje kvartalnih periodičnih finansijskih izveštaja direktnih korisnika budžeta Grada,
- sastavljanje i podnošenje godišnjih finansijskih izveštaja mesnih zajednica,
- sastavljanje i podnošenje završnih računa za direktne korisnike budžeta Grada,
- sastavljanje i podnošenje konsolidovanog završnog računa budžeta Grada,
- čuvanje poslovnih knjiga, knjigovodstvenih dokumenata i finansijskih izveštaja koji su u odštampanom obliku do momenta predaje arhivskom odeljenju Gradske uprave i
- ostali poslovi koje odredi Sekretar sekretarijata za finansije, odnosno Načelnik Gradske uprave.
Šef Službe za računovodstvo odgovoran je za vođenje poslovnih knjiga i pripremu, sastavljanje i podnošenje finansijskih izveštaja.
Šef Službe za računovodstvo utvrđuje kontrolne postupke kojima se obezbeđuje provera ažurnosti i tačnosti proknjiženih poslovnih promena i njihovu međusobnu usaglašenost.
Služba za računovodstvo obavezna je da u knjigovodstvu obezbeđuje podatke u rokovima i za period za koji se u toku godine sastavljaju periodični finansijski izveštaji, godišnji finansijski izveštaji i završni računi.
Osnova finansijskog izveštavanja
Za potrebe pripreme i sastavljanja Izveštaja o novčanim tokovima u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor (IPSAS) na gotovinskoj osnovi, prilivi i odlivi evidentiraju se i prezentuju na gotovinskoj osnovi, u periodu kada je gotovina primljena, odnosno isplaćena.
Finansijsko izveštavanje vrši se periodično i godišnje.
Periodični i godišnji finansijski izveštaji sastavljaju se i podnose u skladu sa pravilnikom kojim se uređuje priprema, sastavljanje i podnošenje finansijskih izveštaja korisnika budžetskih sredstava u rokovima utvrđenim budžetskim kalendarom.
Indirektni korisnici budžetskih sredstava sastavljaju tromesečno periodične finansijske izveštaje o izvršenju budžeta i dostavljaju nadležnom direktnom korisniku u roku od deset dana po isteku tromesečja, za potrebe planiranja i kontrole izvršenja budžeta.
Finansijske izveštaje iz stava 1. ovog člana direktni korisnici usklađuju sa podacima sadržanim u glavnoj knjizi trezora i podacima iz svojih evidencija, vrše konsolidaciju podataka i dostavljaju organu uprave nadležnom za poslove finansija, u roku od 20 dana po isteku tromesečja.
Indirektni korisnici budžetskih sredstava sastavljaju godišnje finansijske izveštaje na osnovu podataka iz svojih računovodstvenih evidencija.
Godišnji finansijski izveštaji direktnih korisnika budžetskih sredstava predstavljaju konsolidovane finansijske izveštaje, odnosno uključuju podatke iz svojih računovodstvenih evidencija i podatke iz godišnjih finansijskih izveštaja njihovih indirektnih korisnika budžetskih sredstava.
Konsolidovani završni račun budžeta Grada Subotice sastavljaju se na osnovu podataka iz glavne knjige trezora i podataka iz konsolidovanih godišnjih finansijskih izveštaja direktnih korisnika budžetskih sredstava.
Sistem budžetskog računovodstva
Sistem budžetskog računovodstva obuhvata:
1. Vođenje poslovnih knjiga i računovodstvenih evidencija,
2. Računovodstvene informacione sisteme,
3. Računovodstvene isprave, kretanje računovodstvenih isprava i rokove za sastavljanje i dostavljanje istih,
4. Interne računovodstvene kontrolne postupke,
5. Odgovornost za zakonitost, ispravnost i sastavljanje računovodstvenih isprava,
6. Priznavanje, procenjivanje, prezentacija pozicija finansijskih izveštaja i računovodstvene politike.
Vođenje poslovnih knjiga i računovodstvenih evidencija
Poslovne knjige se vode u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu, Uredbom o budžetskom računovodstvu, Pravilnikom o načinu pripreme, sastavljanja i podnošenja finansijskih izveštaja korisnika budžetskih sredstava i korisnika sredstava organizacija za obavezno socijalno osiguranje, Uredbom kojom se uređuje primena Međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor i odredbama ovog Pravilnika.
Budžetsko računovodstvo organizovano je tako da se obezbeđuju podaci iz kojih se može vršiti utvrđivanje prihoda i primanja i rashoda i izdataka, uvid u stanje i kretanje imovine, potraživanja i obaveza, utvrđivanje rezultata poslovanja, sastavljanje periodičnih i godišnjih finansijskih izveštaja, završnih računa i konsolidovanog završnog računa budžeta Grada, izrada analiza i informacija o poslovanju i radu i drugih izveštaja po potrebi.
Služba za računovodstvo organizuje i vodi knjigovodstvo na način koji omogućuje ovlašćenim inspekcijskim organima uvid u knjiženje svih promena.
Budžetsko računovodstvo se vodi po sistemu dvojnog knjigovodstva na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima propisanih Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem.
Šef Službe za računovodstvo vrši analitičko raščlanjenje propisanih subanalitičkih konta na subsubanalitička konta (sedmocifrena i višecifrena) radi obezbeđivanja pomoćnih evidencija. Sume subsubanalitičkih konta moraju dati zbirove subanalitičkih (šestocifrenih) konta.
Vođenje budžetskog računovodstva zasniva se na gotovinskoj osnovi po kojoj se transakcije i ostali događaji evidentiraju u trenutku kada se gotovinska sredstva prime, odnosno isplate, u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardom za javni sektor, u delu koji se odnosi na gotovinsku osnovu.
Računovodstvene evidencije za potrebe internog izveštavanja se vode prema obračunskoj osnovi, pod uslovom da se finansijski izveštaji izrađuju na gotovinskoj osnovi radi konsolidovanog izveštavanja (za direktne korisnike koji u svojoj nadležnosti imaju indirektne korisnike).
Prema obračunskoj osnovi se vode evidencije imovine, potraživanja i obaveza, a mogu i drugi potrebni podaci.
Poslovne knjige čine: dnevnik, glavna knjiga trezora, glavne knjige mesnih zajednica, pomoćne knjige direktnih korisnika budžeta, pomoćne knjige i evidencije.
Dnevnik je obavezna poslovna knjiga u kojoj se hronološki i sistematično evidentiraju sve nastale poslovne promene u poslovanju.
Glavna knjiga sadrži sve poslovne promene sistematizovane na propisanim šestocifrenim kontima, a u okviru konta po redosledu njihovog nastajanja, u hronološkom smislu.
Analitičko raščlanjavanje propisanih sub-analitičkih konta (na sub-sub-analitička konta) vrši šef Službe za računovodstvo.
Sistem glavne knjige trezora čine: glavna knjiga Grada Subotice i glavne knjige indirektnih korisnika.
Glavna knjiga trezora sadrži računovodstvene evidencije za svakog direktnog i indirektnog korisnika i predstavlja osnovu za sastavljanje konsolidovanih završnih računa.
Glavnu knjigu Grada Subotice vodi Sekretarijat za finansije - Služba za računovodstvo i Služba za trezor, budžetsko planiranje i izveštavanje.
Direktni korisnici budžeta Grada vode pomoćne knjige i evidencije.
Mesne zajednice i svi ostali indirektni korisnici budžeta Grada vode glavnu knjigu, jer svoje finansijsko poslovanje obavljaju preko sopstvenih računa kod Uprave za trezor.
Podaci iz pomoćnih knjiga i evidencija direktnih korisnika budžeta Grada i glavnih knjiga indirektnih korisnika sintetizuju se i knjiže u glavnoj knjizi trezora, a na osnovu periodičnih i godišnjih finansijskih izveštaja i završnih računa.
Pomoćne knjige su analitičke evidencije koje su subanalitičkim kontom povezane sa glavnom knjigom i vode se u cilju obezbeđenja analitičkih podataka u izvršavanju određenih namena i praćenja stanja i kretanja imovine.
Pomoćne knjige obuhvataju:
- pomoćne knjige direktnih korisnika budžeta;
- pomoćne knjige kupaca;
- pomoćnu knjigu dobavljača;
- pomoćnu knjigu datih avansa za robu/usluge;
- pomoćnu knjigu osnovnih sredstava;
- pomoćnu knjigu sitnog inventara u upotrebi;
- pomoćnu knjigu plata;
- pomoćnu knjigu blagajne;
- pomoćnu knjigu putnih naloga i
- ostale pomoćne knjige po potrebi.
Oblik pomoćnih knjiga prilagođava se načinu knjiženja.
Pomoćne evidencije obuhvataju:
- pomoćnu evidenciju izvršenih isplata;
- pomoćnu evidenciju ostvarenih priliva;
- pomoćnu evidenciju plasmana;
- pomoćnu evidenciju duga;
- pomoćnu vanbilansnu evidenciju i
- ostale pomoćne evidencije po potrebi.
Vođenje poslovnih knjiga mora biti uredno, ažurno i uopšte takvo da obezbeđuje uvid u hronološko knjiženje transakcija i drugih događaja.
U vođenju budžetskog knjigovodstva, podnošenju odgovarajućih periodičnih i godišnjih finansijskih izveštaja i završnih računa i izveštaja o poslovanju, mora se obezbediti tačnost, uz puno poštovanje utvrđenih rokova.
Smatraće se da je knjigovodstvo ažurno:
- ako se u glavnoj knjizi kao i odgovarajućim analitičkim knjigovodstvima odnosno pomoćnim knjigama, knjiženja nastalih promena sprovedu u roku od dva dana od dana prijema odgovarajućeg dokumenta u knjigovodstvo;
- ako se poslovne promene određene korišćenjem računara kontrolišu i ažuriraju u poslovnim knjigama u računarskim medijima svaki dan;
- ako su periodični i godišnji finansijski izveštaji, završni računi i drugi izveštaji sastavljeni i podneti nadležnim organima u roku koji je utvrđen zakonom i drugim aktima i
- ako su u blagajnički izveštaj unete sve promene istog dana kada su i nastale i ako je isti izveštaj zaključen svakog dana.
Poslovne knjige imaju karakter javnih isprava.
Poslovne knjige se vode za period od jedne budžetske godine, izuzev pojedinih pomoćnih knjiga koje se mogu voditi za period duži od jedne budžetske godine.
Poslovne knjige se vode za svaku godinu posebno. Zaključno sa danom 31.12. tekuće godine vrši se njihovo zaključivanje, a sa danom 01.01. naredne poslovne godine, vrši se njihovo otvaranje.
Izuzetak mogu predstavljati samo analitičke evidencije nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava kod kojih se ne vrši godišnje zatvaranje i otvaranje poslovnih knjiga, nego se jednom otvorena knjigovodstvena kartica koristi dok je ulaganje u toku ili sredstvo u upotrebi.
Poslovne knjige se vode u vidu slobodnih listova ili u elektronskom obliku.
Za uredno i ažurno vođenje poslovnih knjiga odgovorna su neposredno lica koja ih vode.
Ukoliko se poslovne knjige vode u elektronskom obliku obavezno je korišćenje takvog softvera koji obezbeđuje kvalitetno očuvanje podataka o svim proknjiženim transakcijama, a omogućava funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i onemogućava brisanje evidentiranih - proknjiženih poslovnih promena.
U toku jedne poslovne godine poslovne knjige koje se vode putem računara moraju u svakom trenutku biti dostupne na monitoru računara, te istovremeno mora postojati i mogućnost da se poslovna knjiga štampa u celosti ili delimično, u zavisnosti od ukazanih potreba.
Pomoćna knjiga putnih naloga vodi se u vidu slobodnih listova.
Pomoćna knjiga osnovnih sredstava se vodi na analitičkim karticama na kojima se obezbeđuju podaci koji sadrže: inventarski broj, naziv osnovnog sredstva i bliži opis, amortizacionu grupu i procenat amortizacije, naziv dobavljača, datum i broj fakture o nabavci, lokaciju, nabavnu vrednost uključujući i zavisne troškove nabavke, ispravku vrednosti, sadašnju vrednost, datum otuđenja i rashodovanja i druge potrebne podatke.
U poslovnim knjigama se knjiže početna stanja i poslovne promene uz poštovanje načela ažurnosti i urednosti, što se obezbeđuje na sledeći način:
- knjiženja se vrše na osnovu verodostojnih isprava koje su prethodno kontrolisane i uredno likvidirane,
- na osnovu verodostojnih knjigovodstvenih isprava daje se nalog za knjiženje i to na posebnom obrascu ili se kontiranje vrši na samom, izvornom dokumentu,
- sve poslovne promene nastale u jednom mesecu proknjižiće se u istom tom mesecu i
- knjiženja se obavezno vrše hronološkim redom.
Pravo pregleda i uvida u poslovne knjige imaju isključivo organi ovlašćeni u skladu sa Zakonom.
Zaposleni u Sekretarijatu za finansije i zaposleni u Gradskoj upravi i lica iz Gradske uprave kojima se dostavljaju podaci iz poslovnih knjiga kao i lica koja vrše pregled poslovnih knjiga, ne mogu bez prethodno pribavljane pismene saglasnosti Načelnika Gradske uprave upoznati druga lica sa podacima koji su sadržani u poslovnim knjigama i knjigovodstvenim ispravama.
Računovodstveni informacioni sistemi
Računovodstveni poslovi obavljaju se korišćenjem informacionih sistema, i to:
- MEGA - interni informacioni sistem za planiranje i praćenje izvršenja budžeta, vođenje glavne knjige i pomoćnih knjiga, evidenciju osnovnih sredstava i obradu i praćenje poslovne dokumentacije (pisarnica)
- SEF - prijem, slanje, evidentiranje i praćenje elektronskih faktura i elektronskog evidentiranja prethodnog poreza, u skladu sa propisima,
- CRF - centralni registar faktura za praćenje obaveza prema dobavljačima,
- ISKRA - obračun plata, naknada i drugih primanja zaposlenih, postavljenih i izabranih lica,
- E-bolovanje - elektronska razmena podataka o privremenoj sprečenosti za rad zaposlenih i komunikacija sa RFZO,
- SPIRI - unos i obrada naloga za plaćanje i praćenje izvršenja platnih transakcija preko Uprave za trezor,
- ORIS - evidentiranje poslovnih promena u glavnoj knjizi trezora i izrada računovodstvenih izveštaja,
- E-otpremnice - prijem, izdavanje i evidentiranje elektronskih otpremnica, u skladu sa propisima,
- Registar zaposlenih - unos, ažuriranje i dostavljanje podataka o zaposlenim, izabranim, postavljenim i angažovanim licima,
- ISPFI - za izradu i dostavljanje periodičnih i godišnjih finansijskih izveštaja Ministarstvu finansija,
- Portal Uprave za trezor - preuzimanje izvoda i
- drugi zakonom propisan informacioni sistemi.
Pored navedenih informacionih sistema, u obavljanju poslova budžetskog računovodstva mogu se koristiti i drugi pomoćni softverski programi i aplikacije namenjeni vođenju evidencija, obradi podataka, izradi izveštaja i drugim računovodstvenim poslovima, u skladu sa potrebama rada i važećim propisima.
Računovodstvene isprave, kretanje računovodstvenih isprava i rokovi za dostavljanje
Računovodstvena isprava je javna isprava koja predstavlja elektronski zapis ili pisani dokument o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaju koji sadrži sve podatke na osnovu kojih se vrši knjiženje u poslovnim knjigama, tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.
U poslovne knjige mogu se unositi poslovne promene i drugi događaji samo na osnovu validnih računovodstvenih isprava (dokumenata) o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaju.
Računovodstvenom ispravom smatra se elektronska faktura izdata u skladu sa Zakonom o elektronskom fakturisanju.
Elektronska faktura predstavlja verodostojnu ispravu, ako je od strane izdavaoca elektronske fakture ili informacionog posrednika u njegovo ime poslata primaocu elektronske fakture preko sistema elektronskih faktura (SEF).
Pod elektronskom fakturom podrazumeva se faktura, avansna faktura, konačna faktura, dokumenta o povećanju naknade, dokumenta o smanjenju naknade odnosno knjižna zaduženja i knjižna odobrenja, privremene i konačne situacije i dr. dostavljene putem aplikacije Sistema elektronskih faktura (SEF).
Računovodstvenom ispravom smatraju se i računovodstvene isprave koje sastavljaju direktni korisnici, na osnovu kojih se vrši knjiženje u poslovnim knjigama, kao što su odluke, rešenja, zapisnici, zahtevi za knjigovodstveno evidentiranje promena na imovini (otuđenje, pribavljanje, razmena), obračuni, pregledi, specifikacije i drugo.
Predračuni (profakture) ne izdaju se preko aplikacije Sistema elektronskih faktura (skraćeno SEF) i ne predstavljaju verodostojnu računovodstvenu ispravu.
Predračuni (profakture) primaju se u papirnom obliku ili putem maila ali se ne zavode u Sistemu elektronskih faktura (SEF) niti u Centralni registar faktura (CRF).
Validnim računovodstvenim ispravama smatraju se:
a) Elektronska faktura koja sadrži elemente propisane članom 7. Zakona o elektronskom fakturisanju:
1) naziv, adresu, poreski identifikacioni broj i matični broj izdavaoca elektronske fakture;
2) poslovni račun izdavaoca elektronske fakture;
3) naziv, adresu i poreski identifikacioni broj i matični broj primaoca elektronske fakture;
4) poslovni račun primaoca elektronske fakture;
5) redni broj i datum izdavanja elektronske fakture;
6) datum isporuke dobara, odnosno pružanja usluga ili avansne uplate;
7) iznos avansnih plaćanja;
8) instrukcije za plaćanje;
9) podatke o vrsti i količini isporučenih dobara ili vrsti i obimu usluga;
10) iznos osnovice poreza na dodatu vrednost;
11) poresku stopu poreza na dodatu vrednost;
12) iznos poreza na dodatu vrednost koji je obračunat na osnovicu;
13) ukupan iznos elektronske fakture;
14) napomenu o odredbi zakona kojim se uređuje porez na dodatu vrednost na osnovu koje nije obračunat porez na dodatu vrednost.
b) Ostale računovodstvene isprave koje sastavljaju direktni korisnici, a na osnovu kojih se vrši knjiženje u poslovnim knjigama, kao što su: odluke, rešenja, zapisnici, zahtevi za knjigovodstveno evidentiranje promena na imovini (otuđenje, pribavljanje, razmena), obračuni, pregledi, specifikacije i drugo, koje sadrže sledeće osnovne podatke:
- naziv budžetskog korisnika;
- naziv i broj isprave;
- mesto i datum izdavanja isprave;
- sadržinu poslovne promene;
- vrednost na koju glasi isprava;
- potpis lica koje je ispravu sastavilo, lica koje je ispravu kontrolisalo, kao i lica odgovornog za nastalu poslovnu promenu i drugi događaj.
Računovodstvene isprave sadrže i druge elemente u skladu sa propisima koji određuju sadržaj te isprave.
Verodostojnim knjigovodstvenim ispravama smatraju se ulazne i izlazne elektronske fakture za sve direktne korisnike budžeta Grada primljene/poslate putem aplikacije Sistema elektronskih faktura (SEF).
Administrator aplikacije Sistema elektronskih faktura (SEF) za sve direktne korisnike budžeta Grada je šef Službe za računovodstvo, koji ima sve privilegije i upravlja korisnicima.
Računovodstvena isprava se dostavlja na knjiženje narednog dana, a najkasnije u roku od dva (2) dana od dana nastanka poslovne promene i drugog događaja.
Svi direktni budžetski korisnici Grada Subotice obavezni su da na zahtev Sekretarijata za finansije otklone sve nepravilnosti i nezakonitosti uočene nakon prijema i kontrole računovodstvenih isprava dostavljenih na knjiženje.
Tok kretanja računovodstvenih isprava podrazumeva prenos i uslove prenosa računovodstvenih isprava od mesta njihovog sastavljanja, prijema eksternog dokumenta preko sistema elektronskih faktura (SEF), odnosno ulaska drugog eksternog dokumenta u pisarnicu budžetskog korisnika, preko mesta obrade i kontrole od strane budžetskog korisnika do mesta knjiženja i arhiviranja.
Tok kretanja računovodstvenih isprava je propisan Uputstvom o radu trezora Grada Subotice.
Elektronska faktura smatra se dostavljenom u trenutku izdavanja. Sistem elektronskih faktura (SEF) beleži datum izdavanja fakture a ne datum prometa dobara/usluga. Datumom izdavanja fakture će se smatrati sistemski datum slanja fakture.
Obzirom da se elektronska faktura smatra dostavljenom u trenutku izdavanja, rokovi za izmirenje novčanih obaveza prema odredbama Zakona o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama ostaju nepromenjeni.
Primljena elektronska faktura u Sistemu elektronskih faktura (SEF) prihvata se ili odbija u roku od 15 dana od dana prijema elektronske fakture. U suprotnom, elektronska faktura po isteku roka od 15 dana automatski dobija status "prihvaćena" i po zakonu smatra se prihvaćenom.
Pristiglu elektronsku fakturu Služba za računovodstvo dostavlja direktnom budžetskom korisniku radi obavezne provere i kontrole formalno-pravnog i suštinskog osnova za ispostavljanje fakture u štampanom obliku, dok se prilozi šalju u elektronskom, pute m email-a. Direktni budžetski korisnik dostavlja Službi za računovodstvo informaciju da li se prihvata ili se odbija elektronska faktura.
U slučaju odbijanja elektronske fakture direktni korisnik budžeta dostavlja konkretan razlog odbijanja, što je i obavezan korak bez kojeg se postupak odbijanja fakture ne može realizovati, čime se dobavljaču omogućava uvid u nedostatke radi ispostavljanja nov e, ispravne elektronske fakture putem aplikacije Sistema elektronskih faktura (skraćeno SEF).
U slučaju prihvatanja fakture direktni korisnik budžeta dostavlja potvrdu o prihvatanju u elektronskom obliku, putem email-a.
Povratnu informaciju o prihvatanju odnosno odbijanju fakture direktni korisnik budžeta dostavlja na E-mail: racun@subotica.rs, a Služba za računovodstvo sprovodi potvrdu odnosno odbijanje fakture u SEF-u.
U slučaju da Služba za računovodstvo ne dobije blagovremeno informaciju da se određena elektronska faktura odbija uz navedeni razlog odbijanja, po isteku od 15 dana od dana izdavanja elektronske fakture ona automatski dobija status "prihvaćena" i po zakonu se smatra prihvaćenom.
Nakon automatskog "prihvatanja" elektronske fakture svaki naknadno utvrđeni razlog odbijanja elektronske fakture u Sistemu elektronskih faktura (SEF) mora neposredno sa dobavljačem da rešava direktni korisnik budžeta.
Odbijanje elektronske fakture samo po sebi ne proizvodi pravno dejstvo jer je to obaveštenje dobavljaču da primalac po njoj neće postupati.
Aplikacija E-otpremnica omogućava dostavljanje elektronske otpremnice/prijemnice kao jedinstvenog dokumenta. Otpremnica i prijemnica se izdaju kao poseban dokument u elektronskom obliku.
Službi za računovodstvo neophodno je dostaviti svaku elektronsku otpremnicu/prijemnicu odmah po prijemu robe, jer ona predstavlja robni dokument neophodan za knjiženje.
Odgovorno lice direktnog korisnika Rešenjem određuje ovlašćene zaposlene da vrše overu elektronskih otpremnica/prijemnica.
Izlazne elektronske fakture putem aplikacije Sistema elektronskih faktura (SEF) označavaju se identifikacionom oznakom lica koje sačinjava izlaznu fakturu u skladu sa Odlukom o identifikacionoj oznaci.
Računovodstvena isprava pre knjiženja u poslovnim knjigama mora biti potpisana od strane lica odgovornog za nastalu poslovnu promenu i drugi događaj, lica koje je ispravu sastavilo i lica koje je ispravu kontrolisalo.
Lica iz stava 1. ovog člana svojim potpisima na ispravi garantuj u da je isprava istinita i da verno prikazuje poslovnu promenu.
Računovodstvene isprave sastavljaju se kod direktnog korisnika budžeta u kojem je i obavljena poslovna promena najkasnije narednog dana od dana kada je poslovna promena nastala i dostavlja se na knjiženje u poslovne knjige istog dana, a najkasnije u roku od dva (2) dana od dana nastanka poslovne promene i drugog događaja putem dostavne knjige.
Svi direktni korisnici budžeta dužni su da Službi za računovodstvo dostavljaju računovodstvene isprave na knjiženje u rokovima koje utvrđuje ovaj Pravilnik.
Direktni korisnici budžeta obavezni su:
- da računovodstvene isprave sastavljaju blagovremeno i uredno, u skladu sa zakonskim propisima i uputstvima Službe za računovodstvo, pre isplate likvidiraju - predaju na knjiženje i
- da na zahtev Službe za računovodstvo u sastavljanju računovodstvenih isprava otklone sve nepravilnosti i nezakonitosti.
Knjigovodstvene isprave odnosno obračuni kojim se pravdaju privremeno izuzeta novčana sredstva (akontacije) iz blagajne ili sa računa kod Uprave za trezor za izvršenje određenog službenog zadatka ili posla ili nabavke materijala, predaju se urednim i dokumentovanim obračunom, odnosno računom u roku koji ne može biti duži od tri (3) dana, računajući od dana obavljenog posla, uz obavezno priloženi pisani Izveštaj sa službenog putovanja, shodno internom Pravilniku o službenim putovanjima i naknadi putnih troškova.
U likvidaturi se vode pomoćne evidencije i to:
- knjiga ulaznih i knjiga izlaznih elektronskih faktura,
- knjiga primljenih faktura (za one fakture koji se mogu koristiti za odbitak prethodnog PDV-a),
- knjiga izdatih faktura (obavezna evidencija izlaznog PDV-a),
- knjiga primljenih i izdatih čekova, menica i drugih hartija od vrednosti,
- knjiga predaje naloga za prenos Upravi za trezor i
- knjiga predaje čekova, menica za naplatu - realizaciju Upravi za trezor.
Obračun plata zaposlenih kod direktnih korisnika budžeta grada Subotice vrši likvidator obračuna plata u Sekretarijatu za finansije, na osnovu elemenata za obračun plata i odgovarajućih Rešenja o raspoređivanju koje donosi odgovorno lice direktnog korisnika budžeta za svakog zaposlenog koja su uneta u matičnu datoteku zaposlenih informacionog sistema ISKRA od strane Odeljenja za ljudske resurse Gradske uprave grada Subotice.
Radnu listu svojim potpisima obavezno overavaju:
- zaposleni na koga se radna lista odnosi,
- zaposleni koji je popunio radnu listu i
- odgovorno lice direktnog budžetskog korisnika u kojem zaposleni radi.
Radnu listu odobrava odgovorno lice direktnog budžetskog korisnika grada.
Likvidator obračuna plata na osnovu radnih lista, evidencija bolovanja i drugih odsustvovanja sa rada, administrativnih, sudskih ili drugih zabrana i rešenja vrši obračun plata i pripadajućih poreza i doprinosa u informacionom sistemu ISKRA i podnosi elektronsku prijavu Poreskoj upravi - obrazac PPP-PD.
Isplata plata i naknada plata vrši elektronskim putem na račune koje zaposleni imaju kod poslovnih banaka.
Obračunske liste za akontaciju plate i za konačan obračun plate dostavljaju se svakom zaposlenom elektronskim putem - isključivo putem poslovnog maila.
Reklamacije, primedbe i prigovore na obračun i isplate plata prima i raspravlja likvidator obračuna plata.
Korekcije po eventualno usvojenim primedbama zaposlenog na obračun plate i naknade plate zaposlenih sprovode se u radnoj listi prilikom narednog obračuna plate.
Služba za računovodstvo organizuje i vodi blagajnu za sve direktne korisnike budžeta radi naplate i isplate manjih materijalnih troškova poslovanja i izuzetno i troškova službenog puta u zemlji, uz prethodno odobrenje neposrednog nalogodavca.
U kasi blagajne, pored gotovog novca čuvaju se i primljeni čekovi, menice ili druge hartije od vrednosti.
O prometu gotovog novca u blagajni, blagajnik je dužan da vodi knjigu dinarske blagajne.
Sve uplate i isplate u gotovom novcu hronološki se registruju u Dnevniku blagajne - blagajničkom izveštaju za svaki dan kada postoji promet u blagajni.
Blagajnički dnevni izveštaj je pomoćna knjiga u koju se beleže sve dnevne pojedinačne poslovne promene, koje nastaju u vezi sa poslovanjem gotovim novcem.
U blagajnički dnevni izveštaj unose se podaci (opisno) o dokumentaciji i ispravama na osnovu koje se vrši prijem novca u blagajni kao i podaci o ispravama na osnovu kojih se vrše isplate gotovog novca iz blagajne.
Blagajnički dnevnik se sastavlja za svaki dan kada je bilo uplata, odnosno isplata preko blagajne.
Podaci u dnevniku se unose hronološki, prema vremenskom redosledu transakcija.
Isplate odnosno naplate preko blagajne, blagajnik vrši po nalogu za isplatu odnosno nalogu za naplatu koje potpisuje primalac odnosno uplatilac i blagajnik, a Dnevnik blagajne potpisuju blagajnik i šef Službe za računovodstvo.
Uz naloge za isplatu odnosno naplatu obavezno se prilažu originalne verodostojne knjigovodstvene isprave.
Blagajnik je dužan da istog a najkasnije narednog radnog dana, gotov novac primljen po bilo kojem osnovu uplati na račun otvoren kod Uprave za Trezor i taj gotov novac ne može se koristiti za plaćanja i isplate.
Ukoliko postoji potreba za podizanjem gotovog novca za isplatu manjih materijalnih troškova od strane zaposlenih tada se za te potrebe može podići gotov novac sa računa i o tome mora postojati računovodstveno ispravna dokumentacija (gotovinski račun sa priloženim fiskalnim računom).
Gotovinski račun izdat od strane prodavca i koji je priložen uz fiskalni račun prodavca mora da sadrži broj fiskalnog računa, PIB Grada i podatke o ukupnom iznosu naknade (ne sme da sadrži podatke o iznosu osnovice i stopi PDV-a). Fiskalni račun prodavca obavezno mora da sadrži PIB Grada jer u suprotnom ne može se priznati trošak niti podići gotovina sa računa.
Podignuti gotov novac blagajnik je dužan da utroši odnosno isplati iz blagajne istog a najkasnije narednog dana u odnosu na dan kada je gotov novac podignut.
Preostali, neutrošeni iznos gotovog novca, odnosno iznos za koji ne postoji računovodstveno ispravna dokumentacija o utrošku gotovog novca blagajnik je dužan da istog dana, a najkasnije narednog dana uplati na račun otvoren kod Uprave za Trezor.
Na kraju radnog vremena blagajnik zaključuje Dnevnik blagajne prenosom početnog stanja i utvrđivanjem ukupno naplaćenog i isplaćenog iznosa (prometa) i novog stanja gotovog novca na kraju tog radnog dana.
Kada blagajnik zaključi Dnevnik blagajne čiji saldo mora da odgovara stanju gotovog novca u kasi, šef Službe za računovodstvo kontroliše stanje blagajne i pravilnost blagajničkog poslovanja, a utvrđeno stanje - nalaz, potvrđuje svojim potpisom na Dnevniku blagajne.
Dnevnik blagajne (original) sa nalozima za uplatu i isplatu i priloženom dokumentacijom - ispravama, dostavlja se knjigovodstvu na knjiženje, a kopija ostaje u blagajni.
Knjigovodstvene isprave moraju biti uredno snabdevene potrebnim potvrdama i overene i da iznosi na njima nisu ispravljani, brisani ili poništavani. Ukoliko je u popunjavanju dokumenta ipak nastala greška, ispravka se izuzetno, može izvršiti tako što će se pogrešan podatak tankom crtom precrtati i iznad njega ispisati ispravan podatak. Evidentirana ispravka mora biti overena od strane lica koje je ispravku izvršilo odnosno, od lica koje sastavlja knjigovodstveni dokument.
Kod dokumenata gotovinskog i bezgotovinskog platnog prometa (nalozi blagajne, čekovi, menice kao i izvodi za raspolaganje novčanim sredstvima na tekućem računu i posebnim računima izdvojenih namenskih sredstava kod Uprave za trezor) ne sme se vršiti ispravka grešaka, već se mora sastaviti novi dokument. Ukoliko se dokument izrađuje računarskom tehnikom, ispravka mora biti sprovedena i u odgovarajućoj bazi podataka.
Na osnovu Zakona o porezima na imovinu i Zakona o poreskom postupku i poreskoj administraciji Služba za računovodstvo u obavezi je da za svaki Ugovor o donaciji/poklonu gde je Grad Subotica primalac donacije podnese Poresku prijavu elektronskim putem u roku od 15 dana od dana nastanka poreske obaveze odnosno primopredaje predmeta donacije (bez obzira da li je predmet donacije novac, pokretna ili nepokretna stvar) sa dokumentacijom potrebnom za utvrđivanje poreske obaveze i to:
- potpisan i overen Ugovor o donaciji/poklonu od strane poklonodavca i poklonoprimca sa svim bitnim elementima kao što je vrednost donacije (analitička vrednost svake pojedinačne stavke koja je predmet donacije) i
- Zapisnik o primopredaji donacije overen i potpisan od strane poklonodavca i poklonoprimca.
Navedeno Služba za računovodstvo dostavlja Poreskoj upravi elektronski, putem Poreske prijave, te je Službi za računovodstvo potrebno dostaviti originalne primerke Ugovora o donaciji i Zapisnika o primopredaji odmah po izvršenoj primopredaji predmeta donacije kako bi se ispoštovala zakonska obaveza a ujedno i izvršila odgovarajuća knjiženja u poslovnim knjigama Grada.
Prema članu 21. Zakona o porezima na imovinu Grad kao jedinica lokalne samouprave (poklonoprimac) oslobođen je plaćanja poreza na poklon ali bez obzira na to postoji zakonska obaveza podnošenja Poreske prijave sa skeniranim originalnim navedenim dokumentima.
Porez na poklon utvrđuje se Rešenjem poreskog organa.
Sekretarijat za finansije u obavezi je da Ministarstvu finansija dostavlja Ugovore o donaciji/poklonu u roku od 15 dana od dana potpisivanja istog.
Izuzetak su IPA ugovori, koji su već registrovani u Ministarstvu finansija.
Interni računovodstveni kontrolni postupci
Pod internim računovodstvenim kontrolnim postupcima podrazumevaju se postupci vršenja interne kontrole računovodstvenih isprava na osnovu kojih se planiraju i izvršavaju budžetski rashodi i izdaci.
U postupcima interne kontrole kontrolišu se računovodstvene isprave u pogledu zakonitosti, potpunosti, istinitosti i tačnosti podataka sadržanih u njima.
Interne računovodstvene kontrolne postupke, u skladu sa ovim Pravilnikom, vrše lica zaposlena u organima i službama Grada Subotice, kojima je u opisu poslova vršenje postupaka kontrole u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji.
Postupak kontrole iz prethodnog člana obuhvata:
1. planiranja rashoda,
2. preuzimanje obaveza,
3. izvršavanje naloga za plaćanje.
U postupku kontrole vrši se sledeće:
1. provera i utvrđivanje da li su rashodi planirani u skladu sa stvarnim potrebama za izvršavanje funkcija direktnog korisnika;
2. provera usaglašenosti korišćenja budžetskih aproprijacija sa Odlukom o budžetu Grada Subotice i finansijskim planovima;
3. kontrola preuzimanja obaveza i izvršavanja naloga za plaćanje;
4. kontrola dokumentovanosti poslovnih promena;
5. proverava ispravnost i zakonitost transakcija (prvenstveno da li je plaćanje u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama)
6. proverava tačnost budžetskih klasifikacija i
7. overa transakcije.
Interna kontrola vrši se kod svih direktnih budžetskih korisnika grada Subotice.
Interni kontrolor može u prethodnoj kontroli zadržati dokumentaciju zahteva za plaćanje na overi najduže tri dana radi kontrole.
Kada u postupku kontrole interni kontrolor utvrdi postojanje nezakonitosti, netačnosti ili neispravnosti u vršenju poslova, usmeno ili pismeno će upozoriti izvršioca posla i odgovorno lice, na postojanje uočenih nepravilnosti i predmet:
1. ne overava,
2. vraća na dopunu.
Nakon sprovedenog postupka kontrole, interni kontrolor svojim potpisom overava transakciju koju je kontrolisao.
Ako se u postupku interne kontrole utvrde nezakonitosti i nepravilnosti radi čijeg otklanjanja je potrebno sprovesti hitne mere, interni kontrolor je u obavezi da o uočenim nezakonitostima i nepravilnostima odmah obaveste Sekretara Sekretarijata za finansije.
U tom slučaju Sekretar sekretarijata za finansije sastavlja izveštaj o utvrđenim nezakonitostima i nepravilnostima koji dostavlja naredbodavcu za izvršenje budžeta grada Subotice.
Odgovornost za zakonitost, ispravnost i sastavljanje računovodstvenih isprava
Nalogodavac za isplatu potraživanja i obaveza je odgovorno lice direktnog budžetskog korisnika. Naloge za prenos, čekove, menice i druge instrumente plaćanja preko računa kod Uprave za trezor odobrava odnosno potpisuje naredbodavac - Gradonačelnik Subotice odnosno lice koje on ovlasti.
Rukovodilac direktnog budžetskog korisnika Grada Subotice odgovoran je za preuzimanje obaveza, njihovu verifikaciju, izdavanje naloga za plaćanje, i izdavanje naloga za uplatu sredstava koja pripadaju budžetu, kao i za zakonitu, namensku, ekonomičnu i efikasnu upotrebu budžetskih sredstava.
Odgovorno lice direktnog budžetskog korisnika grada Subotice može rešenjem odrediti lice koje je odgovorno za zakonitost i ispravnost nastalih poslovnih promena i koje vrši kontrolu ispravnosti sastavljanja knjigovodstvenih isprava. Rešenjem određeno lice potvrđuje svojim potpisom zakonitost i ispravnost poslovne promene na Zahtevu za plaćanje, Zahtevu za prenos i Zahtevu za evidentiranje.
Za verodostojnost, tačnost i potpunost računovodstvenih isprava odgovorno je lice koje je određeno da sastavlja zahtev za plaćanje što potvrđuje lično, svojim potpisom na zahtevu za plaćanje.
Internu kontrolu računovodstvenih isprava vrši lice koje je određeno da kontroliše računovodstvene isprave u pogledu pravnog osnova nastale poslovne promene i namenskog korišćenja sredstava preuzimanja obaveza.
Zaposleni koji je ovlašćen da vrši proveru potpunosti knjigovodstvene isprave, obavezno mora utvrditi najmanje sledeće:
- da li je knjigovodstvena isprava istinita po svojoj sadržini,
- da li je poslovna promena izvršena u skladu sa važećim propisima,
- da li je formalno - pravno ispravna odnosno, da li sadrži sve elemente i
- da li je računski ispravna odnosno, da eventualno ne sadrži računske greške.
Knjigovodstvenu ispravu pre knjiženja i plaćanja potpisuje odgovorni zaposleni za proveru potpunosti računovodstvenih isprava.
Činjenicu da je izvršio proveru, ovlašćeni zaposleni overava svojim potpisom.
Formiranje, kretanje (protok) i dostavljanje knjigovodstvenih isprava kao i određivanje odgovornosti pojedinih zaposlenih za ispravnost, tačnost i zakonitost istih uređuje se odredbama ovog Pravilnika i Pravilnikom o sistematizaciji.
Po izvršenoj proveri knjigovodstvene isprave za svaku poslovnu promenu na računima izdaje se Nalog za knjiženje.
Nalog za knjiženje je knjigovodstvena isprava kojom ovlašćeno lice naređuje da se izvrši knjiženje u poslovnim knjigama. Nalog za knjiženje izdaje se na posebnom, naročito za tu svrhu pripremljenom obrascu ili na samom dokumentu za pravdanje.
Ukoliko se nalog za knjiženje izdaje na posebnom obrascu na dokumentu za pravdanje mora se označiti broj naloga za knjiženje.
Pravilnikom o sistematizaciji određena su lica:
- za prijem ulaznih knjigovodstvenih isprava (elektronskih faktura, situacija, obračuna, potvrda, specifikacija, rekapitulacija, menica, čekova, akcija i drugih instrumenata plaćanja) i
- za ispostavljanje i potpisivanje naloga za knjiženje, menica, čekova i drugih instrumenata plaćanja.
Lica ovlašćena za prijem pošte i materijala dužna su da prvog narednog dana po prijemu pošte odnosno drugog pisanog materijala, predaju knjigovodstvene isprave Službi za računovodstvo.
Sekretarijat za finansije odgovoran je za vođenje poslovnih knjiga, pripremu i podnošenje finansijskih izveštaja.
Pod odgovornošću iz stava 1. ovog člana smatra se odgovornost u vezi sa:
1. sastavljanjem i dostavljanjem tromesečnih, periodičnih izveštaja o izvršenju budžeta u propisanom roku koji je utvrđen do 15. U mesecu, po isteku svakog tromesečja u okviru budžetske godine, kao i za dostavljanje godišnjih finansijskih izveštaja sa obrazloženjima u propisanom roku do 31. marta tekuće godine,
2. vođenjem poslovnih knjiga po sistemu dvojnog knjigovodstva, i to hronološki, uredno i ažurno,
3. vođenjem poslovnih knjiga u elektronskom obliku uz pomoć softvera koji obezbeđuje čuvanje podatka o svim proknjiženim transakcijama, funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i koji onemogućava brisanje proknjiženih poslovnih promena,
4. dostavljanjem računovodstvenih isprava i dokumentacije na knjiženje u propisanom roku, kao i njihovo hronološko, uredno i ažurno evidentiranje u poslovnim knjigama,
5. zaključenjem poslovnih knjiga u propisanim rokovima i čuvanjem poslovnih knjiga i računovodstvenih isprava na način i u propisanim rokovima, usklađivanjem poslovnih knjiga, popisa imovine i obaveza i usaglašavanjem imovine i obaveza u propisanim rokovima.
Obračunski radnici odgovorni su za mesečni unos finansijskih pokazatelja za sve direktne korisnike budžeta Grada u aplikaciju Registra zaposlenih u skladu sa zakonskim odredbama, kao i za unos obračuna plata, naknada plata i ostalih primanja zaposlenih u informacionom sistemu ISKRA, obračun i obustavu poreza, doprinosa i drugih zakonskih obaveza. Pripremaju naloge za isplatu, sačinjavaju i dostavljaju propisane poreske i druge izveštaje, vode odgovarajuću evidenciju i obavljaju druge poslove u vezi sa obračunom zarada u skladu sa važećim propisima.
Služba za računovodstvo vrši mesečni obračun PDV-a, interne obračune PDV-a, pojedinačni i zbirni unos mesečno obračunatog PDV-a kao i evidenciju prethodnog poreza u aplikaciji Sistema elektronskih faktura (skraćeno SEF), podnosi odgovarajuće poreske prijave putem aplikacije ePorezi u saradnji sa zaposlenima iz Sekretarijata za imovinsko pravne poslove Gradske uprave koji obavljaju poslove fakturisanja izlaznih dokumenata.
Služba za računovodstvo prati mesečnu realizaciju prometa iz tri (3) fiskalna uređaja locirana u Sekretarijatu za imovinsko pravne poslove i matičnoj službi radi obračuna PDV -a u skladu sa Zakonom o fiskalizaciji i drugim pratećem zakonskim propisima.
Mesečni obračun PDV-a vrši se prema tačno utvrđenom ekonomskom kriterijumu za odbitnu stavku PDV-a.
Šef Službe za računovodstvo sa izvršiocima za evidentiranje osnovnih sredstava sačinjava u toku budžetske godine odgovarajuća Rešenja Gradonačelnika vezano za prenos, uknjižavanje i isknjižavanje nefinansijske imovine u pripremi u/iz poslovnih knjiga Grada, po okončanju investicija, a na osnovu Zapisnika dostavljenog od strane Sekretarijata za investicije i razvoj Gradske uprave, Službe za lokalni ekonomski razvoj i ostalih Sekretarijata/Službi Gradske uprave u čijoj nadležnosti je praćenje investicionih ulaganja.
Zaposleni koji neposredno rade u Službi za računovodstvo ne mogu raspolagati materijalnim sredstvima, imovinom i novčanim sredstvima.
Šef Službe za računovodstvo dužan je da se stara o pravilnom primenjivanju važećih finansijsko - materijalnih propisa u poslovanju direktnih korisnika budžeta Grada.
U slučaju povrede ili nepridržavanja važećih propisa o finansijsko - materijalnom poslovanju pri radu direktnih korisnika budžeta Grada, šef Službe za računovodstvo je dužan da obavesti Sekretara sekretarijata za finansije i naredbodavca za budžet kako bi se uočene nepravilnosti otklonile.
Priznavanje, procenjivanje, prezentacija pozicija finansijskih izveštaja i računovodstvene politike
Priznavanje, procena i prezentacija pozicija finansijskih izveštaja vrši se u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor i računovodstvenim politikama koje se na njima baziraju.
Prilikom priznavanja, procene i prezentacije pozicija finansijskih izveštaja vrši se poštovanje principa materijalnog značaja.
Računovodstvene politike su principi, osnove, pravila i prakse usvojene prilikom pripreme i prezentacije finansijskih izveštaja.
Direktni budžetski korisnici i indirektni budžetski korisnici za priznavanje prihoda i primanja, rashoda i izdataka koriste gotovinsku osnovu računovodstva prema kojoj se transakcije i događaji priznaju kada entitet primi ili isplati gotovinu (ili gotovinske ekvivalente).
Osnova za vođenje računovodstva u cilju praćenja izvršenja budžeta, odnosno finansijskog plana je gotovinska osnova i koristi se za pripremu i sastavljanje Izveštaja o izvršenju budžeta.
Računovodstvenim politikama uređuju se osnove za pripremu i sastavljanje Izveštaja o novčanim tokovima u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor (IPSAS) na gotovinskoj osnovi, u periodu kada je gotovina primljena odnosno isplaćena.
Interno uputstvo za evidentiranje konta rashoda (klasa 4) posredstvom konta obaveza (klasa 2) i usklađivanje šema knjiženja sa informacionim sistemom SPIRI donosi Sekratrijat za finansije Gradske uprave.
Osnovni elementi računovodstva su prihodi, primanja, rashodi i izdaci, definisani zakonom kojim se uređuje budžetski sistem.
Tekući prihodi su porezi, doprinosi za obavezno socijalno osiguranje, neporeski prihodi, samodoprinos, donacije, transfer i finansijska pomoć Evropske unije u smislu zakona kojim se uređuje budžetski sistem.
Utvrđivanje tekućih prihoda i primanja zasniva se na principu naplaćene realizacije shodno gotovinskoj osnovi.
Obračunati nenaplaćeni prihodi evidentiraju se u okviru pasivnih vremenskih razgraničenja.
Povraćaj neutrošenih budžetskih sredstava od strane budžetskih korisnika uređuje se posebnim aktom Sekretarijata za finansije.
Donacije obuhvataju, na osnovu prethodno zaključenih ugovora, bespovratno primljena sredstva od pravnih i fizičkih lica za finansiranje pojedinih namena i/ili za finansiranje redovne delatnosti.
Donacije mogu biti tekuće i kapitalne.
Donacije obuhvataju i poklone u naturi koji se evidentiraju u poslovnim knjigama kao povećanje nefinansijske imovine i izvora kapitala.
Ostatak neutrošenih sredstava, na ime primljenih donacija prenosi se u narednu godinu za istu namenu.
Prilikom knjigovodstvenog evidentiranja priliva sredstava od donacija, humanitarne pomoći i finansijske pomoći Evropske unije u devizama postoji izuzeće od gotovinske osnove.
Neiskorišćena sredstva donacija, humanitarne pomoći i finansijske pomoći Evropske unije u devizama koja čine saldo deviznih računa na dan 31. decembra knjiže se na odgovarajućim subanalitičkim kontima u okviru sintetičkog konta 121400 - Devizni račun, uz odobrenje odgovarajućeg subanalitičkog konta u okviru sintetičkog konta 291100 - Razgraničeni prihodi i primanja i ne utiču na rezultat poslovanja.
Memoranduske stavke za refundaciju rashoda obuhvataju prihode po osnovu memorandumskih stavki za refundaciju rashoda iz prethodne godine.
U ove prihode spadaju i prihodi koji se naplate od fondova za zdravstveno osiguranje na ime naknade po osnovu bolovanja preko 30 dana, po osnovu naknade za porodiljsko odsustvo i drugo.
Primanja su sredstva koja se ostvaruju prodajom nefinansijske i finansijske imovine i zaduživanjem.
Primanja od prodaje nefinansijske imovine evidentiraju se u momentu naplate uz istovremeno odobravanje u korist izvora kapitala.
Primanja od prodaje finansijske imovine predstavljaju prilive po osnovu prodaje finansijske imovine i to: primanja od prodaje domaće finansijske imovine i primanja od prodaje strane finansijske imovine.
Primanja od prodaje finansijske imovine čine i primanja od otplate kredita datih fizičkim licima i domaćinstvima u zemlji i primanja od prodaje domaćih akcija i ostalog kapitala - sredstva od prodaje kapitala u postupku privatizacije.
Primanja od zaduživanja predstavljaju prilive po osnovu primanja od zaduživanja i to: primanja od domaćih zaduživanja, primanja od inostranog zaduživanja i primanja po osnovu garancija.
Naplata javnih prihoda i primanja prati se na mesečnom, kvartalnom i godišnjem nivou.
Prihodi i primanja priznaju se u momentu uplate na račun izvršenja budžeta, odnosno naplate.
Rashodi su tekući rashodi za zaposlene, za korišćenja usluga i roba, otplatu kamata i pratećih troškova zaduživanja, subvencije, dotacije, transferi, rashodi za socijalno osiguranje i socijalnu zaštitu, i ostali tekući rashodi.
Rashodi koji nisu izvršeni, a za koje su preuzete obaveze, evidentiraju se zaduženjem obračunatih neplaćenih rashoda (aktivnih vremenskih razgraničenja) uz odobrenje obaveza.
Rashodi koji su unapred plaćeni, shodno gotovinskoj osnovi, evidentiraju se u kategoriji rashoda prema određenoj nameni.
Izdaci su izdaci nastali u svrhu nabavke nefinansijske i finansijske imovine i za otplatu glavnice kredita.
Tekući rashodi i izdaci evidentiraju se shodno gotovinskoj osnovi u momentu kada je plaćanje izvršeno.
Izvršenje rashoda i izdataka prati se na mesečnom, kvartalnom i godišnjem nivou.
Prilikom sastavljanja finansijskih izveštaja, administrativni transferi direktnih budžetskih korisnika dati indirektnim budžetskim korisnicima Grada Subotice (kategorija 490000), u postupku konsolidacije upoređuju se sa prihodima iz budžeta indirektnih korisnika (kategorija 790000), a zatim se međusobno zatvaraju.
Iz tekućih prihoda i primanja od prodaje nefinansijske imovine pokrivaju se tekući rashodi i izdaci za nefinansijsku imovinu.
Kada su tekući prihodi i primanja od prodaje nefinansijske imovine veći od tekućih rashoda i izdataka za nefinansijsku imovinu nastaje budžetski suficit, i suprotno, kada su tekući rashodi i izdaci za nefinansijsku imovinu veći od tekućih prihoda i primanja od prodaje nefinansijske imovine nastaje budžetski deficit.
Godišnjim budžetom, odnosno rebalansom budžeta određuje se način korišćenja suficita, odnosno način finansiranja (pokrića) budžetskog deficita.
Završni račun budžeta Grada Subotice dobijen je konsolidacijom prihoda, primanja, rashoda i izdataka direktnih i indirektnih korisnika i Glavne knjige trezora i isključivanjem administrativnih transfera.
Nefinansijska imovina u stalnim sredstvima
Nefinansijskom imovinom u stalnim sredstvima smatraju se nekretnine i oprema, dragocenosti, kultivisana imovina, prirodna imovina i nefinansijska imovina u pripremi.
Stalnim sredstvima smatraju se ona sredstva čiji je očekivani korisni vek upotrebe duži od jedne godine.
Ova sredstva se evidentiraju po nabavnoj vrednosti umanjenoj za ispravku vrednosti po osnovu amortizacije.
Nabavnu vrednost čini fakturna vrednost uvećana za zavisne troškove nastale do momenta stavljanja u upotrebu.
Izvršene nabavke tokom godine povećavaju sredstva i izvore kapitala.
Nefinansijska imovina u pripremi obuhvata izdatke za stalna sredstva od početka ulaganja do početka korišćenja.
Pod otpisom vrednosti podrazumeva se sprovođenje ispravke vrednosti osnovnih sredstava u poslovnim knjigama za iznos amortizacije obračunat po godišnjem obračunu.
Knjiženje obračunatog otpisa (amortizacija) nepokretnosti, opreme i ostale nefinansijske imovine vrši se na teret kapitala.
Amortizacija stalne nefinansijske imovine - osnovnih sredstava, obračunava se za svako sredstvo pojedinačno shodno zakonom propisanim stopama, koje su određene tako da se nabavna vrednost osnovnih sredstava amortizuje primenom proporcionalne metode u toku predviđenog veka upotrebe osnovnog sredstva. Stope amortizacije su propisane Pravilnikom o nomenklaturi nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava sa stopama amortizacije.
Osnovna sredstva koja nisu navedena u nomenklaturi, raspoređuju se u amortizacione grupe ili delove amortizacionih grupa u koje su raspoređena najsličnija osnovna sredstva.
Obavezi otpisa, to jest obračuna amortizacije ne podležu sledeća nematerijalna ulaganja i osnovna sredstva: zemljišta i šume, prirodna bogatstva koja se ne troše, spomenici kulture i istorijski spomenici, dela likovne, vajarske i druge umetnosti, lokalni putevi sa zemljanom i makadamskom podlogom, kao i objekti u njihovom sastavu, knjige i časopisi, nematerijalna ulaganja u pripremi, avansi za nematerijalna ulaganja, osnovna sredstva u pripremi i avansi za osnovna sredstva.
Obračun amortizacije osnovnih sredstava se vrši od prvog u narednom mesecu u odnosu na mesec nabavke, a prilikom otuđivanja/rashodovanja amortizacija se vrši do kraja meseca u kome je osnovno sredstvo otuđeno/rashodovano.
Jednom otpisano osnovno sredstvo, bez obzira što se i dalje koristi, ne može biti predmet ponovnog procenjivanja vrednosti.
Za nefinansijsku imovinu koja se rashoduje ili otuđuje, pre isknjiženja iz knjigovodstvene evidencije vrši se obračun amortizacije, nakon čega se isknjižava zaduženjem odgovarajućeg konta ispravke vrednosti za iznos otpisane vrednosti i konta izvora nefinansijske imovine u stalnim sredstvima za iznos neotpisane (sadašnje) vrednosti, a odobrenjem odgovarajućeg konta nefinansijske imovine za iznos nabavne vrednosti. Iznos sredstava za koji se otuđi - proda nefinansijska imovina evidentira se u korist izvora novčanih sredstva - primanja od prodaje nefinansijske imovine.
Nabavna vrednost nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava služi kao osnovica za otpisivanje ovih ulaganja.
Za zgrade i druge građevinske objekte, osnovicu za obračun amortizacije čine:
- cena dobavljača ili izvođača radova;
- izdaci za projektnu ili drugu dokumentaciju na osnovu koje je kupovina odnosno izgradnja ili dogradnja izvršena;
- izdaci za pripremu terena;
- izdaci za dobijanje potrebnih dozvola za izgradnju priključka na vodovodnu, kanalizacionu, elektroenergetsku, toplovodnu i dr. mrežu;
- izdaci za uređivanje površina namenjenih zgradama (pristupni putevi, parkinzi, ograde, zelene površine i sl.) i
- izdaci za gromobransku zaštitu životne i radne sredine.
Za opremu, osnovicu za obračunavanje amortizacije čine:
- izdaci za njenu kupovinu (iznos cene dobavljača) odnosno izradu ili doradu;
- izdaci za projektnu i drugu dokumentaciju;
- izdaci za dopremanje opreme;
- izdaci za montažu;
- izdaci za proveru tehničke ispravnosti opreme;
- izdaci za pribavljanje dozvole za stavljanje u upotrebu;
- izdaci za dažbine pri nabavci opreme, do stavljanja opreme u upotrebu i
- izdaci neophodni za opremu ili stavljanje u upotrebu nabavljene opreme.
Za osnovna sredstva koja su preuzeta prenosom bez naknade ili uz delimičnu naknadu, osnovicu za obračun amortizacije čini neamortizovana (sadašnja) vrednost tih sredstava po kojoj su kod prenosioca vođena do momenta preuzimanja uvećana za izdatke prenosa.
Primanja nastala prilikom prodaje osnovnih sredstava povećavaju izvore kapitala, odnosno primanja od prodaje nefinansijske imovine u stalnim sredstvima.
Gubitak nastao prilikom otuđivanja i rashodovanja osnovnih sredstava predstavlja smanjenje vrednosti nefinansijske imovine u stalnim sredstvima i izvora kapitala.
Pod tekućim održavanjem osnovnih sredstava podrazumevaju se radovi koji se preduzimaju radi sprečavanja oštećenja koja nastaju upotrebom osnovnih sredstava ili radi otklanjanja oštećenja, a sastoje se od pregleda, popravki i preduzimanja preventivnih i zaštitnim mera, odnosno svi radovi kojima se obezbeđuje održavanje osnovnih sredstava na zadovoljavajućem nivou upotrebljivosti. Podrazumevaju se radovi koji se obavljaju u kraćem vremenskom periodu od jedne godine, a sve radi toga da bi se osiguralo nesmetano funkcionisanje osnovnog sredstva, za sve vreme trajanja veka njegove upotrebe na nivou tehničke sposobnosti.
Primeri tekućih popravki i održavanja su:
- redovno servisiranje prema tehničkim podacima i uputstvima;
- zamena dotrajalih i neispravnih delova i komponenti;
- zamena i/ili popravka vodovodno-kanalizacionih, električnih instalacija, kao i pogona i instalacija za grejanje i dr.;
- krečenje, farbanje, zamena obloga, zamena sanitarija, radijatora i
- drugi slični radovi.
Kod tekućeg održavanja objekata, zgrada i opreme ne povećava se njihova nabavna vrednost.
Pod kapitalnim ili investicionim održavanjem osnovnih sredstava podrazumevaju se sve velike popravke na osnovnim sredstvima, kapitalni remont, zamenu bitnih sastavnih delova osnovnog sredstva čija je vrednost veća od veka upotrebe osnovnog sredstva kao celine pri čemu se istovrsni radovi na osnovnim sredstvima izvode prema pravilu u dužim vremenskim razmacima od jedne godine i osiguravaju mu nesmetano funkcionisanje prema prvobitnoj nameni. Podrazumeva se izvođenje građevinsko-zanatskih radova, odnosno drugih radova zavisno od vrste objekta u cilju poboljšanja uslova korišćenja objekta u toku eksploatacije.
Primeri investicionog održavanja su:
- dogradnja, nadgradnja, adaptacija, rekonstrukcija i sanacija.
Kod kapitalnog ili investicionog održavanja objekata, zgrada i opreme povećava se njihova nabavna vrednost.
Za nefinansijsku imovinu koja se rashoduje ili otuđuje, pre isknjiženja iz knjigovodstvene evidencije vrši se obračun amortizacije, nakon čega se isknjižava zaduženjem odgovarajućeg konta ispravke vrednosti za iznos otpisane vrednosti i konta izvora nefinansijske imovine u stalnim sredstvima za iznos neotpisane (sadašnje) vrednosti, a odobrenjem odgovarajućeg konta nefinansijske imovine za iznos nabavne vrednosti.
Prilikom otpisa (rashoda) obavezno se pribavlja mišljenje Gradskog pravobranilaštva o opravdanosti navedenog.
Iznos sredstava za koju se nefinansijska imovina otuđi - proda evidentira se u korist izvora novčanih sredstava - primanja od prodaje nefinansijskih sredstava u stalnim sredstvima.
Nefinansijska imovina u zalihama
Nefinansijska imovina u zalihama evidentira se po nabavnoj vrednosti. Nabavnu vrednost čine neto fakturna vrednost i zavisni troškovi nabavke. Pod zavisnim troškovima nabavke podrazumevaju se svi direktni troškovi u postupku nabavke do uskladištenja.
Zalihe sitnog inventara i potrošnog materijala se evidentiraju po nabavnoj ceni, a obračun izlaza sa zaliha vrši se po metodi ponderisane prosečne cene.
Sitan inventar i potrošni materijal se otpisuju u celosti prilikom stavljanja u upotrebu.
Rashodovan sitan inventar i potrošni materijal isknjižavaju se iz evidencije zaduženjem subanalitičkog konta izvora nefinansijske imovine, i to za: potrošni materijal - konto zalihe potrošnog materijala i sitan inventar - konto zalihe sitnog inventara, a odobrenjem odgovarajućeg subanalitičkog konta - zalihe sitnog inventara i zaliha potrošnog materijala.
Rashodovan sitan inventar u upotrebi isknjižava se iz evidencije zaduženjem konta ispravke vrednosti sitnog inventara u upotrebi i odobravanjem konta sitan inventar u upotrebi.
Zalihe sitnog inventara u upotrebi i potrošnog materijala, koje se nabavljaju za obavljanje redovne delatnosti, iskazuju se kao tekući rashod u trenutku nabavke.
Za sve stvari sitnog inventara u upotrebi i potrošnog materijala, bez obzira na pojedinačnu nabavnu cenu, ispravka se vrši u celini prilikom stavljanja u upotrebu i o njima se vodi samo evidencija.
Sitan inventar u upotrebi evidentira se po vrsti, količini i vrednosti i to analitički po direktnim korisnicima budžeta/sekretarijatima/službama Gradske uprave.
Sitan inventar u upotrebi se evidentira po nabavnim cenama. Nabavna vrednost sitnog inventara u upotrebi obavezno sadrži neto fakturnu vrednost, troškove carine, porez, troškove transporta, osiguranja i druge troškove nabavke.
U predmete iz kategorije sitnog inventara u upotrebi spadaju i auto-gume i ambalaža.
Evidentiranje nabavke službene, zaštitne i radne odeće i obuće zaposlenih, koja se daje zaposlenima na korišćenje na rok od godinu dana, u knjigovodstvenoj evidenciji se vodi kao sitan inventar u upotrebi nezavisno kolika je njihova nabavna vrednost. Ova sredstva se otpisuju u celosti prilikom nabavke putem ispravke vrednosti i o njima se vodi samo evidencija.
Rashodovan sitan inventar u upotrebi i potrošni materijal isknjižava se iz evidencije zaduženjem subanalitičkog konta izvori nefinansijske imovine i to za: potrošni materijal konto zalihe potrošnog materijala i za sitan inventar konto zalihe sitnog inventara u upotrebi, a odobrenjem odgovarajućeg subanalitičkog konta zalihe sitnog inventara u upotrebi i zaliha potrošnog materijala.
Rashodovan sitan inventar u upotrebi isknjižava se iz evidencije zaduženjem konta ispravke vrednosti sitnog inventara u upotrebi i odobravanjem konta sitan inventar u upotrebi, uz prethodno pribavljeno Mišljenje Gradskog pravobranilaštva o opravdanosti istog.
Dugoročna finansijska imovina sastoji se od: učešća kapitala u domaćim javnim nefinansijskim preduzećima i institucijama, učešća kapitala u ostalim domaćim finansijskim institucijama, učešća kapitala u domaćim nefinansijskim privatnim preduzećima i učešća kapitala u domaćim poslovnim bankama.
Učešće u kapitalu procenjuje se po nabavnoj vrednosti.
Učešće u kapitalu na osnovu uplate novih ulaganja evidentira se kao povećanje učešća u kapitalu i izdataka za finansijsku imovinu.
Učešće u kapitalu na osnovu uplate novih ulaganja evidentira se kao povećanje učešća u kapitalu i izdataka za finansijsku imovinu.
Izvori kapitala se povećavaju, odnosno smanjuju za povećanje, odnosno smanjenje vrednosti učešća u kapitalu.
Kod godišnjeg popisa sa stanjem na dan 31. decembar tekuće godine obaveza Sekretarijata za finansije je utvrđivanje tačne vrednosti učešća u kapitalu javnih preduzeća i privrednih društava čiji je Grad osnivač i preduzimanje aktivnosti da javna preduzeća i privredna društva u saradnji sa Gradom kao osnivačem usaglase vrednost osnivačkog kapitala iskazanog u poslovnim knjigama Grada i upisanog kod Agencije za privredne registre.
Gotovina i gotovinski ekvivalenti obuhvataju novčana sredstva kojima Grad raspolaže na računima kod Uprave za trezor, kao i druga novčana sredstva koja su odmah raspoloživa ili se mogu povući na zahtev.
Gotovina predstavlja gotovinska sredstva obuhvaćena na sintetičkim kontima, i to: 121100 - Žiro i tekući računi, 121200 - Izdvojena novčana sredstva i akreditivi, 121300 - Blagajna, 121400 - Devizni račun, 121500 - Devizni akreditivi, 121600 - Devizna blagajna i 121700 - Ostala novčana sredstva.
Gotovina obuhvata i depozite po viđenju koji se mogu povući na zahtev entiteta, a koji su obuhvaćeni na analitičkim kontima: 123910 - Kratkoročno oročena dinarska sredstva, 123920 - Kratkoročno oročena devizna sredstva i 123930 - Ostali kratkoročni plasmani u zemlji.
Novčana sredstva (gotovina) u domaćoj valuti iskazuje se u poslovnim knjigama i finansijskim izveštajima po nominalnoj vrednosti.
Gotovina u stranoj valuti tokom godine preračunava se u dinarsku protivvrednost primenom zvaničnog srednjeg kursa Narodne banke Srbije koji važi na dan nastanka promene (datum izvoda).
Na poslednji dan izveštajnog perioda gotovinska sredstva koja se nalaze na deviznim računima, preračunavaju se u dinare prema zvaničnom srednjem kursu Narodne banke Srbije na taj dan (datum izveštavanja).
Nerealizovani dobici i gubici, koji proizlaze iz promena kurseva stranih valuta, nisu novčani tokovi, što znači da ukoliko nema priliva ili odliva gotovine, isti nisu novčani tokovi.
Negativne i pozitivne kursne razlike nastale na gotovini u stranoj valuti iskazuju se u Izveštaju o novčanim tokovima kao efekti kursnih razlika na saldo gotovine u devizama.
Stanje gotovine na početku i kraju izveštajnog perioda prikazuje se u Izveštaju o novčanim tokovima.
Novčana sredstva budžeta Grada Subotice na dan 31. decembar tekuće godine obuhvataju sva stanja sredstava na podračunima koji su uključeni i čine sastavni deo Konsolidovanog računa trezora 505.
Stanje računa - konsolidovanog računa trezora 505 sastoji se od stanja računa 500 - Stanje svih podračuna korisnika budžetskih sredstava, umanjenog za iznos plasiranih sredstava kod banaka na računima: 210 - depozit kod banaka i 213 - oročena sredstva kod banaka.
Ograničena gotovina predstavlja novčana sredstva koja se nalaze na računima Grada, ali nisu slobodno raspoloživa za korišćenje.
Ograničenja raspolaganja novčanim sredstvima mogu nastati na osnovu:
- zakona i drugih propisa,
- ugovora o finansiranju projekata,
- namenskih transfera,
- donatorskih sredstava.
Ograničena novčana sredstva koriste se isključivo za namene za koje su odobrena.
Gotovina koja se nalazi na računima Grada, a koja je ograničena za korišćenje u skladu sa propisima ili ugovorima, obelodanjuje se u napomenama uz finansijske izveštaje.
Prema računovodstvenim politikama gotovinski ekvivalenti proširuju obuhvat priznavanja gotovine.
Gotovinski ekvivalenti predstavljaju kratkoročna, visoko likvidna finansijska sredstva koja se mogu brzo, do tri meseca i kraće, pretvoriti u poznati iznos novca i koja su izložena zanemarljivom riziku od promene vrednosti.
Gotovinski ekvivalenti koji zadovoljavaju navedene kriterijume obuhvaćeni su na pojedinim analitičkim, odnosno subanalitičkim kontima u okviru sintetičkih konta: 121900 - Hartije od vrednosti i 123300 - Hartije od vrednosti namenjene prodaji.
Ulaganja u kapital isključuju se iz gotovinskih ekvivalenata, osim u slučaju da ispunjavaju uslove saglasno odredbama stava 2. ovog člana.
Gotovinski tokovi - Izveštaj o novčanim tokovima
Izveštaj o novčanim tokovima prikazuje prilive i odlive gotovine i gotovinskih ekvivalenata Grada u izveštajnom periodu.
Izveštaj o novčanim tokovima sastavlja se u skladu sa propisima koji uređuju finansijsko izveštavanje korisnika budžetskih sredstava i u skladu sa računovodstvenom osnovom zasnovanom na gotovinskom principu.
Prilivi i odlivi gotovine priznaju se u momentu naplate, odnosno plaćanja.
Izveštaj o novčanim tokovima sadrži:
- saldo gotovine i gotovinskih ekvivalenata na početku izveštajnog perioda;
- ukupne prilive i odlive iz poslovnih aktivnosti, investicionih aktivnosti i aktivnosti finansiranja;
- ukupan neto gotovinski tok;
- efekte kursnih razlika na saldo gotovine u devizama (i druge promene) i
- saldo gotovine i gotovinskih ekvivalenata na kraju izveštajnog perioda.
Krajnje stanje gotovine i gotovinskih ekvivalenata mora biti usklađeno sa stanjem novčanih sredstava evidentiranih u Glavnoj knjizi trezora i Bilansu stanja.
Podaci iz Izveštaja o novčanim tokovima moraju biti usklađeni sa podacima iz Izveštaja o izvršenju budžeta.
Razlike između priliva i prihoda, odnosno odliva i rashoda, objašnjavaju se u Napomenama uz finansijske izveštaje.
Materijalnost informacija i ispravljanje grešaka
Stavka, informacija ili greška smatra se značajnom ako njeno izostavljanje ili pogrešno prikazivanje može uticati na finansijske odluke korisnika izveštaja.
Grad Subotica utvrđuje prag značajnosti u iznosu koji je jednak ili veći od 3% pojedine vrste priliva ili odliva gotovine na sintetičkom nivou ekonomske klasifikacije entiteta.
Ako je greška u nivou utvrđenog praga ili je veća od njega, ne knjiži se kao trošak tekućeg perioda izveštavanja, već se ispravlja stanje na dan 1. januara i u izveštaju o novčanim tokovima prikazuje se prethodna godina onako kako bi bila da do greške nije došlo.
Materijalno beznačajne greške se ne ispravljaju, nego se poslovni događaji iz prethodnog perioda koji nisu evidentirani u periodu u kojem su nastali, koji su evidentirani u pogrešnom iznosu ili su pogrešno klasifikovani, prikazuju u tekućem izveštajnom periodu.
Ukupne prilive i ukupne odlive gotovine, kao i prilive i odlive gotovine za svaku aktivnost, treba prezentovati na bruto osnovi.
Bruto prikazivanje podrazumeva da se prilivi i odlivi novčanih sredstava prikazuju odvojeno, bez međusobnog prebijanja.
Prilivi i odlivi ne mogu se međusobno prebijati, osim u slučajevima kada je izveštavanje na neto osnovi dozvoljeno u skladu sa zakonskim i podzakonskim aktima i računovodstvenim politikama.
Primena bruto principa obezbeđuje transparentnost i jasno prikazivanje novčanih tokova.
Neto prikaz može se primeniti samo u slučajevima kada Grad deluje kao posrednik u transakcijama ili kada se radi o transakcijama brzog obrta, visokih iznosa i kratkih rokova dospeća.
Izveštavanje na neto osnovi primenjuje se u skladu sa propisima koji uređuju finansijsko izveštavanje korisnika budžetskih sredstava i međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor.
Ukoliko se prilivi i odlivi gotovine, koji zadovoljavaju prethodne uslove da budu prezentovani na neto osnovi, u budžetu iskazuju na bruto osnovi, potrebno ih je i u Izveštaju o novčanim tokovima prezentovati na bruto osnovi radi uporedivosti ova dva izveštaja.
Kratkoročna potraživanja procenjuju se po nominalnoj vrednosti umanjenoj indirektno za iznos verovatne nenaplativosti potraživanja, a direktno ukoliko je nemogućnost naplate potpuno izvesna i dokumentovana.
Kratkoročna potraživanja obuhvataju potraživanja budžetskih korisnika po osnovu prodaje od kupaca u zemlji i inostranstvu, po osnovu zakupa i druga potraživanja: za kamate, potraživanja od zaposlenih, potraživanja od drugih organa i organizacija, potraživanja po osnovu preplaćenih poreza i doprinosa i ostala potraživanja.
Kratkoročna potraživanja evidentiraju se u momentu nastanka promene zaduženjem, a odobrenjem obaveza iz grupe pasivnih vremenskih razgraničenja. U momentu naplate, zatvara se konto pasivnih vremenskih razgraničenja, a odobrava se odgovarajući konto u klasi prihoda.
Kratkoročni plasmani procenjuju se po nominalnoj vrednosti umanjenoj indirektno za iznos verovatne nenaplativosti potraživanja, a direktno za nastalu i dokumentovanu nenaplativost.
Kratkoročni plasmani obuhvataju kratkoročne kredite, date avanse, depozite, kaucije i ostale kratkoročne plasmane sa rokom dospeća odnosno prodaje do godinu dana od dana činidbe, odnosno od dana godišnjeg bilansa.
Kratkoročni krediti obuhvataju kredite odobrene u zemlji, pravnim i fizičkim licima, sa rokom povraćaja do godinu dana.
Dati avansi obuhvataju avanse date za nabavku materijala, robe i za obavljanje usluga. Iznos neiskorišćenih, odnosno neopravdanih datih avansa, na dan sastavljanja završnog računa iskazuje se na odgovarajućem subanalitičkom kontu potraživanja za date avanse, kao i na kontu tekućih rashoda i pasivnih vremenskih razgraničenja (razgraničeni plaćeni rashodi), u skladu sa gotovinskom osnovom za vođenje budžetskog računovodstva.
Aktivna vremenska razgraničenja
Aktivna vremenska razgraničenja obuhvataju razgraničene rashode do jedne godine (premije osiguranja, pretplatu za stručne časopise i literaturu, rashode za grejanje i druge rashode), obračunate neplaćene rashode i ostala aktivna vremenska razgraničenja.
Aktivna vremenska razgraničenja obuhvataju nastale obaveze budžetskih korisnika, koje terete rashode budućeg obračunskog perioda u kome će biti plaćene.
Obaveze se dele na:
- domaće i strane dugoročne obaveze (obaveze prema pravnim licima sa uzajamnim učešćem, dugoročni krediti, obaveze po dugoročnim hartijama od vrednosti i druge dugoročne obaveze);
- domaće i strane kratkoročne finansijske obaveze (obaveze prema pravnim licima sa uzajamnim učešćem, kratkoročni krediti i ostale kratkoročne finansijske obaveze);
- obaveze po osnovu rashoda za zaposlene;
- obaveze po osnovu ostalih rashoda, izuzev rashoda za zaposlene;
- obaveze po osnovu subvencija, donacija i transfera;
- obaveze za socijalno osiguranje i
- kratkoročne obaveze iz poslovanja (obaveze prema dobavljačima i ostale obaveze iz poslovanja).
Dugoročne obaveze su obaveze sa rokom dospeća dužim od godinu dana.
Kratkoročnim obavezama smatraju se obaveze koje dospevaju u roku do godinu dana od dana činidbe odnosno od dana godišnjeg bilansa.
Obaveze se procenjuju u visini nominalne vrednosti proistekle iz odgovarajuće poslovne i finansijske transakcije odnosno u visini očekivane isplate po tom osnovu, ukoliko je ona viša.
Smanjenje obaveza po osnovu zakona, vansudskog poravnanja i sl. vrši se direktnim otpisom.
Obaveze iskazane u stranoj valuti procenjuju se prema srednjem kursu valute na dan bilansiranja.
Izvore kapitala čine preneta neutrošena sredstva iz ranijih godina i ostali izvori kapitala preneti iz prethodne godine.
Pasivna vremenska razgraničenja
U okviru pasivnih vremenskih razgraničenja iskazuju se unapred naplaćeni odnosno obračunati prihodi i troškovi tekućeg perioda za koje nije primljena isprava ili kad obaveza plaćanja nastaje u budućem periodu.
Pasivna vremenska razgraničenja obuhvataju:
- razgraničene prihode (razgraničeni prihodi iz donacija),
- razgraničene plaćene rashode (akontacija za službeno putovanje, avan s za materijal, avans za nabavku nefinansijske imovine i dr.),
- obračunate (fakturisane) nenaplaćene prihode i primanja i
- ostala pasivna vremenska razgraničenja.
Razgraničeni prihodi obuhvataju primljene donacije sa namenom utvrđenom ugovorom. Razgraničeni plaćeni rashodi obuhvataju iznose koji su u obračunskom periodu isplaćeni, a u momentu izvršene isplate nisu evidentirani kao tekući rashod ili izdaci za nabavku nefinansijske imovine. Na dan bilansiranja za iznos izvršene isplate evidentiranje se vrši zaduženjem odgovarajućeg konta tekućeg rashoda ili izdatka, a odobrenjem konta razgraničeni plaćeni rashodi.
Obračunati nenaplaćeni prihodi i primanja obuhvataju fakturisane nenaplaćene tekuće prihode i primanja po osnovu prodaje nefinansijske imovine.
Ostala pasivna vremenska razgraničenja obuhvataju obaveze fondova za refundaciju na ime naknade po osnovu bolovanja zaposlenih u trajanju preko 30 dana, naknada za porodiljsko odsustvo, naknada za invalide rada druge kategorije, kao i ostala pasivna vremenska razgraničenja.
U pasivna vremenska razgraničenja mogu se uključiti i rashodi po osnovu kamata koje dospevaju za plaćanje u rokovima dužim od 12 meseci.
Sredstva rezerve se ne raspoređuju unapred.
U okviru Odluke o budžetu Grada Subotice deo planiranih primanja se zadržava na posebno iskazanim aproprijacijama na ime:
- tekuće budžetske rezerve i
- stalne budžetske rezerve.
Sredstva tekuće budžetske rezerve koriste se za neplanirane svrhe koje nisu iskazane u aproprijacijama ili za svrhe za koje se u toku godine pokaže da aproprijacije nisu bile dovoljne. Sredstva tekuće budžetske rezerve koriste se na osnovu "Rešenja o upotrebi tekuće budžetske rezerve" koje donosi Gradonačelnik Subotice na predlog Sekretarijata za finansije Gradske uprave Grada Subotice. Odobrena sredstva po rešenju predstavljaju povećanje aproprijacija direktnih korisnika za određene namene i iskazuje se na kontu za čiju su namenu sredstva usmerena.
Sredstva stalne rezerve se koriste za finansiranje rashoda u otklanjanju posledica vanrednih događaja, kao što su poplave, suše, zemljotres, požar, ekološka katastrofa i druge elementarne nepogode, odnosno drugih vanrednih događaja, koji mogu da ugroze život i zdravlje ljudi ili proizvodu štetu većih razmera. U stalnu budžetsku rezervu opredeljuje se najviše do 0,5 % ukupnih prihoda za budžetsku godinu. Rešenje o upotrebi sredstava stalne budžetske rezerve donosi Gradsko veće Grada Subotice na predlog Sekretarijata za finansije Gradske uprave Grada Subotice. Izveštaj o korišćenju sredstava stalne budžetske rezerve dostavlja se Skupštini Grada Subotice uz Završni račun budžeta.
Vanbilansna aktiva obuhvata: osnovna sredstva u zakupu, primljenu tuđu robu i materijal, hartije od vrednosti van prometa, avale i druge garancije i ostalu vanbilansnu aktivu.
Vanbilansna pasiva obuhvata: obaveze za osnovna sredstva u zakupu, primljenu tuđu robu i materijal, hartije od vrednosti van prometa, avale i ostale garancije i ostalu vanbilansnu pasivu.
Stanje sredstava na deviznom računu korisnika iskazuje se kao dinarska protivvrednost po srednjem kursu Narodne banke Srbije odgovarajuće valute.
Finansijski plasmani potraživanja i obaveza u stranoj valuti preračunavaju se u dinarsku protivvrednost prema srednjem kursu stranih valuta na dan isplate. Tako utvrđenim preračunatim dinarskim iznosima finansijskih plasmana potraživanja i obaveza utvrđuju se pozitivne, odnosno negativne kursne razlike.
Prilikom dostave godišnjih finansijskih izveštaja nadležnom direktnom korisniku budžeta, indirektni korisnici budžeta dužni su da obelodanjuju u napomenama uz godišnje finansijske izveštaje:
1. Opšte informacije (sedište, zakonski oblik, pravni sistem u kom posluje, opis prirode poslova i glavnih aktivnosti, zakone koji regulišu poslovanje indirektnog korisnika budžeta, promene koje su se desile i bile su prezentovane u finansijskim izveštajima u prethodnim periodima);
2. Računovodstvenu osnovu koja je korišćena za sastavljanje izveštaja o novčanim tokovima, kao i budžetsku osnovu koja je korišćena za sastavljanje izveštaja o izvršenju budžeta;
3. Stanje gotovine i gotovinskih ekvivalenata na početku i na kraju izveštajnog perioda, pojedinačno po sintetičkim kontima (121100 - Žiro i tekući računi, 121200 - Izdvojena novčana sredstva i akreditivi, 121300 - Blagajna, 121400 - Devizni račun, 121500 - Devizni akreditivi, 121600 - Devizna blagajna i 121700 - Ostala novčana sredstva, 121900 - Hartije od vrednosti, 123300 - Hartije od vrednosti namenjene prodaji, 123910 - Kratkoročno oročena dinarska sredstva, 123920 - Kratkoročno oročena devizna sredstva i 123930 - Ostali kratkoročni plasmani u zemlji);
4. Datum odobravanja finansijskih izveštaja (datum kada su odobreni za objavljivanje, nadležni organ koji je dao odobrenje, ukoliko neko telo ima ovlašćenje da ispravi finansijske izveštaje nakon njihovog objavljivanja, indirektni korisnik budžeta obelodanjuje tu činjenicu);
5. Ograničenja gotovinskih salda (prirodu i iznos većih gotovinskih salda koja nisu raspoloživa indirektnom korisniku budžeta ili podležu ograničenju, prirodu i iznos odobrenih, a nepovučenih kreditnih sredstava koja mogu biti na raspolaganju za buduće poslovne aktivnosti, sa navođenjem ograničenja);
6. Bilans stanja - Obrazac BS (informacije o obavezama, imovini, kapitalu);
7. Bilans prihoda i rashoda - Obrazac PR (informacije o budžetskom suficitu/deficitu i suficitu nakon korekcija);
8. Usklađivanje priliva i odliva iz Izveštaja o izvršenju i Izveštaja o novčanim tokovima, uz prikazivanje razlika koje proizilaze iz različite računovodstvene i budžetske osnove, vremenskih razlika i razlika u obuhvatu entiteta;
9. Dodatne informacije koje nisu prikazane u finansijskim izveštajima, ali su neophodne za fer prezentaciju priliva i odliva gotovine i salda gotovine (iznose značajne gotovine koju Grad kontroliše, ali koju ne može slobodno koristiti zbog zakonskih ili ugovornih ograničenja - namenska sredstva, znatni iznosi namenskih sredstava sa republičkog nivoa i sl.).
Ne popunjava se svaki OP u izveštaju o novčanim tokovima sa napomenom, već se broj unosi samo za one pozicije (konta) za koje postoji potreba za obelodanjivanjem, gde postoji značajno odstupanje, specifičan izvor prihoda, potreba za detaljnijim pojašnjenjem.
Usklađivanje koje se odnosi na tačku 8. ovog člana obelodanjuje se u napomenama i može se prezentovati u obliku sledeće tabele sa dodatnim objašnjenjima:
u hiljadama dinara
Red. |
Opis |
Ukupni prihodi i primanja/prilivi |
Ukupni rashodi i izdaci/odlivi |
1. |
Izveštaj o izvršenju budžeta |
|
|
2. |
Razlike u osnovama izveštavanja |
|
|
3. |
Razlike u periodu izveštavanja |
|
|
4. |
Razlike u obuhvatanju izveštajnih entiteta |
|
|
5. |
Izveštaj o novčanim tokovima |
|
|
U navedenoj tabeli, pod rednim brojem 1. unose se podaci iz Izveštaja o izvršenju budžeta - Obrazac IB, oznaka OP 5171, odnosno oznaka OP 5435.
Pod rednim brojem 5. unose se podaci iz Izveštaja o novčanim tokovima - Obrazac NT, oznaka OP 4132, odnosno oznaka OP 4133.
Pod rednim br. 2, 3. i 4. unose se razlike između Izveštaja o izvršenju budžeta i Izveštaja o novčanim tokovima koje proističu iz različite računovodstvene i budžetske osnove, različitog perioda izveštavanja i različitog obuhvata izveštajnih entiteta.
Usklađivanje prometa i stanja glavne knjige sa dnevnikom, kao i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom vrši se najmanje jednom godišnje pre popisa imovine, potraživanja i obaveza i pre sastavljanja finansijskog izveštaja - završnog računa.
Za potrebe redovnog godišnjeg finansijskog izveštavanja obavezno se vrši usklađivanje finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza sa stanjem na dan sastavljanja finansijskog izveštaja, odnosno na dan 31. decembra tekuće godine.
Dužnicima se do 25. januara tekuće godine dostavlja popis nenaplaćenih potraživanja sa stanjem na dan 31. decembra prethodne godine.
Usaglašavanje potraživanja i finansijske imovine sa dužnicima, korisnik vrši putem IOS obrasca, koji je propisan ovim pravilnikom i čini njegov sastavni deo.
Ukoliko se u postupku usaglašavanja potraživanja i obaveza pojavi neslaganje, pisanim putem se obaveštava direktan budžetski korisnik Grada Subotice, u cilju zahtevanja međusobnog direktnog usaglašavanja.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji korisnika budžetskih sredstava sa stvarnim stanjem vrši se sprovođenjem popisa.
Popis se može sprovoditi kao redovni godišnji popis i kao vanredni.
Redovni godišnji popis imovine i obaveza vrši se sa stanjem na dan 31. decembra tekuće godine.
Način i rokovi vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, obavljaju se u skladu sa pravilnikom kojim se uređuju način i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Republike Srbije i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, kao i posebnim aktom Grada Subotice, kojim se uređuje popis imovine i obaveza.
Zaključivanje poslovnih knjiga i rokovi čuvanja računovodstvenih isprava
Na kraju budžetske godine se posle sprovedenih evidencija svih ekonomskih transakcija odnosno posle knjiženja svih poslovnih promena i obračuna, odmah po sastavljanju finansijskog izveštaja - Završnog računa za prethodnu godinu, zaključuju poslovne knjige.
Pomoćne knjige koje se koriste dve ili više godina, izuzetno se ne zaključuju po završetku godine, već se zaključivanje vrši po prestanku njihovog korišćenja.
Poslovne knjige se zaključuju i odlažu na način koji omogućuje uvid u iste do isteka roka njihovog čuvanja.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji, čuvaju se u rokovima koji su kao minimalni, propisani članom 17. stav 4. Uredbe o budžetskom računovodstvu, a vreme čuvanja počinje poslednjeg dana budžetske godine na koji se navedena dokumentacija odnosi.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji se čuvaju:
50 godina - finansijski izveštaji;
10 godina - dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige i evidencije;
5 godina - izvorna i prateća dokumentacija;
trajno - evidencija o zaradama i
trajno - elektronske fakture.
Poslovne knjige (dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige i evidencije) koje se vode na računaru i računovodstvenom softveru čuvaju se na računaru.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu u štampanom obliku i na računaru u elektronskom obliku ili u drugom obliku arhiviranja.
Elektronske fakture čuvaju se trajno na portalu eFaktura. Svako njihovo štampanje predstavlja kopiju originalnog dokumenta na koji se stavlja naznaka da se originalni primerak čuva na portalu EFaktura uz svojeručan potpis izvršioca za evidentiranje faktura direktnih korisnika.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji u štampanom obliku čuvaju se u prostorijama Gradske uprave (Arhiva Gradske uprave).
Finansijski izveštaji i završni računi čuvaju se u elektronskoj formi u aplikaciji Informacionog sistema za podnošenje finansijskih izveštaja (skraćeno ISPFI) Uprave za trezor, overeni elektronskim potpisima od strane ovlašćenog lica i lica koje je sastavljalo obrasce finansijskog izveštaja i završnog računa.
Za čuvanje poslovnih knjiga i računovodstvenih isprava i računovodstvenog softvera zadužena su lica koja ih obrađuju. Kada se ove isprave predaju u arhivu u štampanom obliku onda ih čuva i odgovara za njih Arhiva Gradske uprave.
Uništavanje poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja, kojima je prošao utvrđeni odnosno propisani rok čuvanja, vrši komisija koju formira Načelnik Gradske uprave uz prisustvo predstavnika Arhiva, lica koje je zaduženo za čuvanje navedene dokumentacije, Sekretara sekretarijata za finansije i šefa Službe za računovodstvo.
Komisija sastavlja zapisnik o uništavanju poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja.
Sastavljanje finansijskih izveštaja
Finansijski izveštaji treba da prikažu informacije koje su razumljive, relevantne za potrebe odlučivanja i odgovornosti korisnika, uporedive, blagovremene, proverljive i koje verno predstavljaju prilive gotovine, odlive gotovine i gotovinska salda i ostale obelodanjene informacije na način da su potpune, neutralne i bez materijalnih grešaka.
Periodični finansijski izveštaji i godišnji finansijski izveštaj sastavljaju se na osnovu međunarodnih računovodstvenih standarda, uredbe kojom se uređuje budžetsko računovodstvo i pravilnika kojim se uređuje način pripreme, sastavljanja i podnošenja finansijskih izveštaja korisnika budžetskih sredstava.
Periodični finansijski izveštaji i godišnji finansijski izveštaj sastavljaju se na osnovu evidencija o primljenim sredstvima i izvršenim plaćanjima, koja su usaglašena sa glavnom knjigom trezora, kao i na osnovu drugih analitičkih evidencija.
Način pripreme, sastavljanja, podnošenja finansijskih izveštaja, sadržaj obrazaca na kojima se sastavljaju i dostavljaju finansijski izveštaji kao i vrste finansijskih izveštaja uređen je na osnovu Pravilnika, uputstava i instrukcija koje propisuje, na osnovu zakonskih ovlašćenja, Ministar finansija u Vladi Republike Srbije.
Direktni i indirektni korisnici budžeta Grada podnose sledeće vrste finansijskih izveštaja:
- periodični finansijski izveštaj (indirektni korisnici budžeta Grada podnose ga 10 dana po isteku tromesečja dok direktni korisnici budžeta Grada 20 dana po isteku tromesečja);
- godišnji finansijski izveštaj (indirektni korisnici budžeta Grada podnose ga do 28. februara tekuće godine za prethodnu godinu);
- završni račun (direktni korisnici budžeta Grada podnose ga do 31. marta tekuće godine za prethodnu godinu i Grad Subotica do 01. jula tekuće godine za prethodnu godinu);
- konsolidovani finansijski periodični izveštaj (direktni korisnik Gradska uprava u čijoj nadležnosti su indirektni korisnici budžeta Grada podnosi ga 20 dana po isteku tromesečja) i
- konsolidovani finansijski godišnji izveštaj (direktni korisnik Gradska uprava u čijoj nadležnosti su indirektni korisnici budžeta Grada podnosi ga do 31. marta tekuće godine za prethodnu godinu).
Služba za računovodstvo sastavlja periodične finansijske izveštaje za direktne korisnike budžeta Grada u toku godine za periode: januar - mart, januar - juni i januar - septembar, a na kraju budžetske godine sa stanjem na dan 31. decembra završni račun direktnih korisnika budžeta Grada i završni račun budžeta Grada, konsolidovani finansijski periodični izveštaj direktnog korisnika Gradske uprave i konsolidovani finansijski godišnji izveštaj direktnog korisnika Gradske uprave.
Konsolidovani finansijski godišnji izveštaj direktnog korisnika Gradska uprava uključuje podatke iz svojih računovodstvenih evidencija i podatke iz godišnjih finansijskih izveštaja indirektnih korisnika budžeta iz svoje nadležnosti.
Završni račun budžeta Grada Subotice sastavlja se na osnovu podataka iz glavne knjige trezora i podataka iz konsolidovanog godišnjeg finansijskog izveštaja direktnog korisnika Gradska uprava.
Obrasci finansijskih izveštaja su:
- obrazac BS - Bilans stanja (pokazuje stanje imovine, kapitala i obaveza na dan bilansiranja)
- obrazac PR - Bilans prihoda i rashoda (pokazuje prihode, rashode i rezultat poslovanja (dobit ili gubitak) u poslovnoj godini do dana bilansiranja)
- obrazac NT - Izveštaj o novčanim tokovima (pokazuje tokove gotovine po osnovu poslovne aktivnosti, investicione aktivnosti i aktivnosti finansiranja) i
- obrazac IB - Izveštaj o izvršenju budžeta (prikazuje razliku između odobrenih sredstava i izvršenja).
U zavisnosti od vrste finansijskih izveštaja podnose se sledeći obrasci:
- za periodični finansijski izveštaj podnosi se obrazac IB - Izveštaj o izvršenju budžeta;
- za godišnji finansijski izveštaj podnose se obrasci BS - Bilans stanja, PR - Bilans prihoda i rashoda, NT - Izveštaj o novčanim tokovima i IB - Izveštaj o izvršenju budžeta,
- za završni račun direktni korisnici budžeta Grada podnose obrazac BS - Bilans stanja i obrazac IB - Izveštaj o izvršenju budžeta i
- za konsolidovani finansijski periodični izveštaj podnosi se obrazac IB - Izveštaj o izvršenju budžeta.
Godišnji finansijski izveštaj obuhvata:
1. Izveštaj o novčanim tokovima - Obrazac NT,
2. Izveštaj o izvršenju budžeta - Obrazac IB,
3. Računovodstvene politike,
4. Napomene sa objašnjenjima:
- opšte informacije o podnosiocu izveštaja;
- računovodstvenu osnovu koja je korišćena za sastavljanje Izveštaja o novčanim tokovima i osnovu koja je korišćena za sastavljanje Izveštaja o izvršenju budžeta;
- informacije o stanju gotovine i gotovinskih ekvivalenata na početku i kraju izveštajnog perioda;
- datum odobravanja finansijskih izveštaja za objavljivanje;
- informacije o gotovini koja se nalazi na računima podnosilaca izveštaja, ali nije raspoloživa za korišćenje ili podleže ograničenjima za korišćenje, kao i informacije o neiskorišćenim pozajmicama;
- Bilans stanja - Obrazac BS;
- Bilans prihoda i rashoda - Obrazac PR;
- usklađivanje prihoda i primanja i rashoda i izdataka iz Izveštaja o izvršenju budžeta - Obrazac IB i priliva i odliva iz Izveštaja o novčanim tokovima - Obrazac NT;
- dodatne informacije koje nisu prikazane u finansijskim izveštajima, ali su neophodne za fer prezentaciju priliva i odliva gotovine i salda gotovine.
5. Obrazloženja uz godišnji izveštaj o izvršenju budžeta:
- obrazloženje odstupanja između odobrenih sredstava i izvršenja;
- izveštaj o korišćenju sredstava iz tekuće i stalne budžetske rezerve;
- izveštaj o garancijama datim u toku fiskalne godine;
- izveštaj o primljenim donacijama i zaduženju na domaćem i stranom tržištu novca i kapitala i izvršenim otplatama dugova.
Direktni i indirektni korisnici budžeta Grada podnose u propisanim rokovima obrasce Upravi za trezor u elektronskoj formi kroz informacioni sistem za podnošenje finansijskih izveštaja (skraćeno ISPFI), za čiji pristup se koriste identifikacioni podaci, u skladu sa tehničkim uputstvom Uprave za trezor.
Administrator informacionog sistema za podnošenje finansijskih izveštaja (skraćeno ISPFI) je šef Službe za računovodstvo.
Potpisivanje finansijskih izveštaja se vrši elektronskim potpisom koji je izdat od ovlašćenog sertifikacionog tela i kojim se potvrđuje integritet podataka i identitet korisnika.
Sve navedene vrste finansijskih izveštaja dostavljaju se Upravi za trezor u elektronskoj formi kroz informacioni sistem za podnošenje finansijskih izveštaja (skraćeno ISPFI).
Obrasce konsolidovanog završnog računa budžeta Grada Subotice zajedno sa Odlukom o Konsolidovanom završnom računu usvojenom od strane Skupštine Grada Subotice do 01.07. tekuće godine za prethodnu godinu dostavljaju se Ministarstvu finansija - Upravi za trezor Beograd u elektronskoj formi kroz informacioni sistem za podnošenje finansijskih izveštaja (skraćeno ISPFI).
Sekretarijat za finansije Grada Subotice obavezan je da redovno prati izvršenje budžeta i najmanje dva puta godišnje informiše Gradsko veće Grada Subotice, a obavezno u roku od petnaest dana po isteku šestomesečnog, odnosno devetomesečnog perioda.
U roku od petnaest dana od podnošenja izveštaja iz stava 2. ovog člana nadležni izvršni organ lokalne vlasti usvaja i dostavlja izveštaje Skupštini Grada Subotice.
Godišnji finansijski izveštaji Grada Subotice pripremaju se za izveštajni period koji obuhvata jednu budžetsku godinu, odnosno period od 1. januara do 31. decembra tekuće godine.
Izveštajni datum je poslednji dan izveštajnog perioda, odnosno 31. decembar godine na koju se izveštaji odnose. Na ovaj dan vrši se presek svih poslovnih knjiga i utvrđuje stanje imovine, potraživanja i obaveza Grada Subotice.
Grad će izvršiti usklađivanje (korekciju) iznosa priznatih u finansijskim izveštajima za sve događaje koji pružaju dodatne dokaze o stanjima koja su postojala na izveštajni datum (31. decembar). Ovo uključuje prispele račune za troškove nakon izveštajnog perioda, koji se odnose na izveštajni period.
Grad neće vršiti korekcije za događaje koji su posledica okolnosti nastalih nakon izveštajnog datuma.
U Izveštaju o napomenama, Sekretarijat za finansije - Služba za računovodstvo, za svrhe finansijskog izveštavanja prema Međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor, navodi da se finansijski izveštaji smatraju odobrenim za objavljivanje kada ih potpiše gradonačelnik grada Subotice, uz napomenu da izveštaje naknadno razmatra i usvaja Skupština grada.
Događaji koji nastanu nakon datuma odobravanja od strane gradonačelnika grada Subotice, a pre usvajanja na Skupštini, ne unose se u izveštaje kao korektivni događaji (osim ako zakon nalaže drugačije), već se o njima može dati samo informacija ukoliko su ekstremno značajni.
Danom stupanja na snagu ovog Pravilnika prestaje da važi Pravilnik o budžetskom računovodstvu i računovodstvenim politikama donet pod brojem IV-40-2/2023 od dana 23.01.2023. godine ("Sl. list Grada Subotice", br. 4/2023) i Izmene i dopune pravilnika o budžetskom računovodstvu i računovodstvenim politikama broj 001967737-2026-09693-004-000-022-045 od dana 14.04.2026. godine ("Sl. list Grada Subotice", br. 12/2026).
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u Službenom listu Grada Subotice.