ODLUKAO KANCELARIJSKOM POSLOVANJU("Sl. list AP Vojvodine", br. 9/2001) |
Ovom Odlukom uređuje se kancelarijsko poslovanje pokrajinskih organa, organizacija i službi (u daljem tekstu: organa pokrajinske uprave) u vršenju poslova kojima se ostvaruju prava i dužnosti Pokrajine.
Ova Odluka primenjuje se i na organe opština i gradova kada vrše poverene poslove iz okvira prava i dužnosti Pokrajine.
Kancelarijskim poslovanjem u smislu ove Odluke smatra se: prijem, razvrstavanje, evidentiranje, dostavljanje u rad i praćenje ažurnosti rada organa, otpremanje, arhiviranje i čuvanje arhiviranih predmeta, izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala i predaju arhivske građe nadležnom arhivu, u radu organa pokrajinske uprave i drugih organa i organizacija kada rešavaju o pravima, obavezama i pravnim interesima stranaka u oblastima ostvarivanja prava i dužnosti Pokrajine.
Pojmovi utvrđeni Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", broj 80/92) imaju isto značenje i u ovoj Odluci.
Podnesci se primaju predajom od stranaka neposredno ili na zapisnik, prijemom preko poštanske službe i preko dostavljača.
Za podneske koji su neposredno predati izdaje se potvrda o predaji podneska, prijem pošte preko poštanske službe vrši se po propisima poštanske službe, a prijem pošte koja se dostavlja preko dostavljača potvrđuje se stavljanjem datuma, čitkog potpisa i pečata ovlašćenog lica na dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima odnosno stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnoj knjizi.
Osnovna evidencija o predmetima i aktima u organima pokrajinske uprave može se voditi putem kartoteka, skraćenog delovodnika ili putem automatske obrade podataka.
Osnovna evidencija o predmetima i aktima obavezno sadrži: klasifikacioni znak iz jedinstvene klasifikacije predmeta i akata po materiji; osnovne podatke o pošiljaocu i primaocu; podatke iz kojih se može utvrditi gde se predmet odnosno akt nalazi, do arhiviranja.
Razvrstavanje primljenih predmeta i akata vrši se po klasifikacionim znacima, po sadržini materije koja se u predmetu obrađuje i po organima pokrajinske uprave.
Po sadržini materije predmeti se razvrstavaju u deset glavnih grupa, i to:
0 - ustavno uređenje, organizacija i rad organa i statistika;
1 - rad i radni odnosi i socijalno osiguranje;
2 - lična stanja građana, unutrašnja uprava;
3 - privreda;
4 - finansije;
5 - zdravlje i socijalna zaštita;
6 - prosveta, nauka, kultura;
7 - pravobranilaštvo i pravosuđe;
8 - odbrana;
9 - predmeti koji ne spadaju u grupe od 0 do 8
U okviru ove podele na glavne grupe vrši se dalje raščlanjavanje na grupe (dvocifreni znaci) i podgrupe (trocifreni znaci).
Akt o raščlanjavanju obaveznih klasifikacionih znakova na grupe i podgrupe, donosi pokrajinski sekretar nadležan za poslove uprave.
Akti i predmeti koji su propisom određeni kao službena tajna evidentiraju se u posebne evidencije.
Starešina koji rukovodi organom pokrajinske uprave, ako posebnim propisom nije drugačije određeno, određuje koji se akti i predmeti smatraju tajnim u skladu sa zakonom i drugim propisom, utvrđuje stepen tajnosti odnosno poverljivosti, način postupanja sa tim predmetima i aktima i mere njihove zaštite.
Akti službene prepiske obavezno sadrže: zaglavlje koje se sastoji iz naziva države, autonomne pokrajine, naziva i sedišta organa, klasifikacionog znaka, broja i datuma akta, naziva i sedišta primaoca, tekst akta, broj priloga koji se prilažu uz predmet odnosno akt, otiska službenog pečata i funkcije i potpisa ovlašćenog lica.
Predmeti i akta primljeni u pisarnici nakon razvrstavanja i uvođenja u osnovnu evidenciju stavljaju se u odgovarajući omot i dostavljaju u rad organima pokrajinske uprave putem interne dostavne knjige.
Način dostave predmeta i akata koji se ne zavode u osnovnu evidenciju (pošta upućena na ličnost, pozivi za sednice, kao i pozivi i obaveštenja o čijem prispeću nije bitno da postoji trag, službeni listovi, časopisi i druge publikacije) će se urediti propisom iz člana 14 ove Odluke.
Rešeni odnosno završeni predmeti koje treba otpremiti, arhivirati ili ustupiti nekoj drugoj unutrašnjoj organizacionoj jedinici, vraćaju se pisarnici preko interne dostavne knjige.
Završeni predmeti i drugi registraturski materijali čuvaju se u arhivi prema rednim brojevima iz arhivske knjige, koja se vodi kao opšti inventarski pregled celokupnog arhivskog materijala.
Organi pokrajinske uprave dužni su da vrše tekuće odabiranje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala u skladu sa utvrđenim listama kategorija registraturskog materijala i rokovima čuvanja.
Lista kategorija registraturskog materijala, rokovi čuvanja, način odabiranja i izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala će se urediti propisom iz člana 14 ove Odluke.
Organi pokrajinske uprave obavezni su da postupaju po Uredbi o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", broj 80/92) i Uputstvu o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", br. 10/93 i 14/93) kad vrše poverene poslove državne uprave iz okvira prava i dužnosti Republike.
Pokrajinski sekretar nadležan za poslove uprave, doneće propis kojim će se na bliži način urediti postupanje sa predmetima u radu organa pokrajinske uprave u skladu sa odgovarajućim propisima iz oblasti kancelarijskog poslovanja, kao i druga pitanja vezana za organizaciju i rad organa na prijemu, rešavanju i arhiviranju predmeta i akata.
Ova Odluka stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu AP Vojvodine".